در این مقاله سعی شده است تا به حل اشتباهات رایج در ارائه و طراحی پاورپوینت بپردازیم. با در نظرگرفتن نکات زیر میتوان ارائه‌ای زیبا و جذاب آماده کرد:

۱-پر کردن اسلایدها با متن

شاید بزرگترین اشتباهی که افراد در ارائه پاورپوینت انجام می دهند این است که هر اسلاید را پر از متن و نوشته می کنند. دلیل اینکه شلوغ کردن اسلایدها با متن را اشتباه می دانیم این است که به طور طبیعی افراد تمایل به خواندن مطالب از روی صفحه نمایش ندارند. پس از خواندن متن مدتی طول می کشد تا آنچه خوانده شده است در ذهن افراد پردازش شود، بنابراین نمی توانند آنچه سخنران می گوید را گوش دهند.

اگر حجم اطلاعات زیادی روی یک اسلاید بنویسید، و قبل از اینکه مخاطبان بتوانند کل متن را بخوانند به سراغ اسلاید بعد بروید، این شانس از آن ها گرفته می شود که همه مطالب را بخواند، بنابراین ممکن است ناراحت شوند و دیگر به اسلایدهای باقی مانده توجه نکنند.

از اینکه اسلایدها فضای خالی داشته باشند نترسید، از این فضا برای تاکید بر روی آنچه برای شما مهم است استفاده کنید، حتی می توانید متون را در دو یا چند اسلاید بنویسید و با این کار بین دو مطلب مهم شکستی ایجاد کنید تا در ذهن مخاطب بنشیند.

اگر دچار شک هستنید، به یاد داشته باشید که مخاطبان یا به اسلایدها توجه می کنند یا به شما. به جای استفاده از جملات به هم چسبیده، می توانید از نقاط (bullet) و عبارات کوتاه استفاده کنید. یک قاعده کلی را در نظر داشته باشید، در هر اسلاید پنج بولت بنویسید و در هر بولت بیش از پنج کلمه ننویسید

۲- استفاده از گذارها و متحرک سازی ها

هر نسخه پاورپوینت شامل تعداد زیادی گذار یا transition می باشد، ولی نباید زیاد از آن ها استفاده کنید. استفاده از این متحرک سازی ها باعث انحراف ذهن مخاطب از مطلب اصلی می شود.

مطمئنا باید از متحرک سازی ها و گذارها استفاده کنید تا نمایش اسلایدها را جذاب کند، اما از یک گذار ساده استفاده کنید. نکته دیگر اینکه هیچ وقت هیچ وقت از گزینه های تصادفی استفاده نکنید که بدون شک احتمال اینکه گذارهای پیچیده در زمان های حساس انتخاب شود هست. شما که نمی خواهید ذهن مخاطبان خود را در مورد گذارها و این که در اسلاید بعد چه خواهد آمد مشغول کنید و از موضوع اصلی سخنرانی منحرف کنید، بنابراین هرچه اسلایدها را ساده تر ایجاد کنید به اهداف سخنرانی خود نزدیک تر خواهید شد.

۳- رنگ و فونت های متعدد

اگر نمی خواهید که اسلایدهایتان با فونت Times New Roman و پس زمینه ای سفید باشد، می توانید به راحتی آن را تغییر دهید. اما علاقمند به رنگارنگ کردن اسلایدها هستید، بهتر است از جند رنگ ثابت محدود استفاده کنید و برای تاکید یکی دو رنگ را برگزینید و مطالب اصلی را با آن رنگ ها نشان دهید.

همین موضوع در خصوص فونت نیز صادق است. اگر از یک فونت استفاده کنید، خواندن مطالب آسان تر خواهد بود. همان اندازه که متن فانتزی می شود، به همان اندازه هم احتمال اینکه خواندن صفحه نمایش غیر ممکن شود هست. یعی کنید از یک فونت در سراسر ارایه استفاده کنید و چند فونت را در یک اسلاید مخلوط نکنید. رنگ ها و فونت های متعدد در ارایه سخنرانی را کودکانه می کند و اسلایدها را شلوغ پلوغ می کند.
اگر نمی خواهید که اسلایدهایتان با فونت Times New Roman و پس زمینه ای سفید باشد، می توانید به راحتی آن را تغییر دهید. اما علاقمند به رنگارنگ کردن اسلایدها هستید، بهتر است از جند رنگ ثابت محدود استفاده کنید و برای تاکید یکی دو رنگ را برگزینید و مطالب اصلی را با آن رنگ ها نشان دهید.

همین موضوع در خصوص فونت نیز صادق است. اگر از یک فونت استفاده کنید، خواندن مطالب آسان تر خواهد بود. همان اندازه که متن فانتزی می شود، به همان اندازه هم احتمال اینکه خواندن صفحه نمایش غیر ممکن شود هست. یعی کنید از یک فونت در سراسر ارایه استفاده کنید و چند فونت را در یک اسلاید مخلوط نکنید. رنگ ها و فونت های متعدد در ارایه سخنرانی را کودکانه می کند و اسلایدها را شلوغ پلوغ می کند.

۴-خواندن کلمه به کلمه متون اسلایدها

این مورد احتمالا جایزه بدترین ویژگی ارایه را به خود اختصاص می دهد. خواندن کلمه به کلمه اسلایدها مانند این است که با مته به جان مغز مخاطبان افتاده باشید. مطمئن باشید این عمل از پویایی سخنرانی شما می کاهد.

یک نکته مهم را به خاطر بسپارید تا در حل این مشکل به شما کمک کند. نیازی نیست اسلایدها حاوی کل اطلاعاتی باشد که قصد ارایه آن ها را دارید. اطلاعاتی را در اسلایدهای خود قرار دهید که توجه مخاطبان را جلب می کند و در درک موضوع مفید هستند، بنابراین آن ها برای بدست آوردن اطلاعات اضافی تر به صحبت های شما گوش می دهند.

۵- استفاده از نمودارهای پیچیده و بی فایده

استفاده از نمودارها و اشکال (در حد اعتدال) باعث جالب تر شدن اسلایدها می شود و توجه مخاطبان را جلب می کند. هنگامی که داده های خود را در اسلاید نمایش می دهید، یک راه آسان نمایش دادن آن ها از طریق نمودار است.

استفاده از نمودار خیلی مفید است، اما خود را در آن ها غرق نکنید. مخاطب صبر و تحمل ندارد که همه انواع رنگ، خطوط و متن و… را کشف کنید. اگر نمودار نیاز به توضیحی اضافه دارد می تواندی در یک جمله آن را بیان کنید و نیازی به پیچیده کردن آن نیست.