برگزاری جلسات اثربخش Running Effective Meetings
اسلاید 1: برگزاری جلسات اثربخشRunning Effective Meetings
اسلاید 2: عنوانبرگزاری جلسات اثربخشنوعابزارمراحل استفادهطراحی / اجراموضوعرهبری و مدیریتسطحگروهی / سازمانیپیچیدگیکم
اسلاید 3: اهمیت آماده سازی پیش از جلسه برای کسب اطمینان از اینکه تمام افراد حاضر در جلسه فرصت آماده سازی ایده ها و اطلاعات خود را داشته باشند، باید اقدامات لازم را تدارک ببینید. برای نمونه؛ زمان برگزاری جلسه باید به گونه ای تنظیم گردد که تمامی افراد، فرصت کافی برای آماده سازی خود داشته باشند.پس از تعیین زمان و مکان جلسه، احتمالا در راستای آماده سازی، سوالاتی برای شرکت کنندگان به وجود می آید، بنابراین بهتر است، برای پاسخگویی به این سوالات، در دسترس باشید. اگر رهبر جلسه هستید یک دستور جلسه همراه با جزیی ترین نکات تهیه کرده و آن را در اختیار سایرین قرار دهید. این دستور جلسه باید شامل اهداف و ساختار جلسه باشد. ارائه این اطلاعات باعث می شود که شرکت کنندگان از آمادگی کافی برای مشارکت حداکثری و دستیابی به اهداف جلسه، برخوردار باشند.موفقیت جلسه تا حد زیادی به مهارت های رهبر جلسه بستگی دارد. یک رهبر برای اطمینان از موفقیت جلسه باید اقدامات زیر را مدنظر قرار دهد:•تهیه دستور جلسه•آغاز بحث و تشویق اعضا به مشارکت فعال•حفظ آرامش جلسه و کنترل روند بحث ها(نه یک روند خیلی سریع و نه یک روند خیلی آهسته)•جمع بندی نظرات و پیشنهادات در پایان هر بخش•اطمینان از ارسال سریع صورتجلسه برای تمام شرکت کنندگانعلاوه بر این موارد که باعث افزایش بهره وری جلسه می شوند، موارد مهم دیگری نیز وجود دارند که با مدیریت آن ها می توان از روند خوب و هماهنگ جلسه اطمینان پیدا کرد.
اسلاید 4: مدیریت یک جلسهانتخاب افراد مناسب برای حضور در جلسه یکی از مهم ترین عوامل موفقیت یک جلسه است. افرادی را انتخاب کنید که برای مشارکت در بحث ها، تصمیم گیری و حل مسائل، قابلیت بالایی داشته باشند. تعداد افراد حاضر در جلسه باید حداکثر 12 نفر باشد البته کمتر از این تعداد نیز مناسب است. مطمئن شوید که با توجه به موضوعات موجود در دستور جلسه، افرادی به جلسه دعوت شوند که از اطلاعات مرتبط با این موضوعات، آگاهی داشته باشند.اگر هزینه/ ساعت هماهنگی یک جلسه را برآورد کنید، متوجه می شوید که برگزاری یک جلسه بسیار گران تمام خواهد شد. بنابراین باید مطمئن شوید که تمام افراد دعوت شده، در برنامه شرکت کرده و لحظه لحظه جلسه، ارزش افزوده ایجاد کند. بنابراین افرادی که نمی توانند در جلسه شرکت کنند را دعوت نکنید اما گزارش جلسه را در اختیار رئیس و یا تیم آن ها قرار دهید (بهترین کار این است که یک کپی از صورت جلسه را در اختیار آنها بگذارید). زمان جلسه را صرف طرح مسائلی نکنید که امکان انتقال آن ها با روش های کم هزینه تر و موثر تر- نظیر: ایمیل یا نامه- نیز وجود دارد.شما به عنوان یک رهبر باید جلسه را بگونه ای هدایت کنید که در آن افکار و ایده های همه اعضا شنیده شود و درواقع یک مناظره آزاد شکل بگیرید البته به شرطی که هیچ فردی بر دیگران مسلط نشده و مشاجره شخصی بین افراد، شکل نگیرد.گاهی بهترین کار این است که جلسه را متوقف کرده و به جمع بندی آن بخش بپردازید و سپس بحث بعدی را در مورد بخش دیگری از دستورجلسه، آغاز کنید. بعد از حل یک مساله و کسب توافق عمومی درمورد راهکار آن، یک نفر را مسئول انجام فعالیت موردنظر، کنید. بهتر است برای کاهش ابهامات، اقدامات مصوب را خلاصه و جمع بندی کرده و در صورت جلسه یادداشت کنید.
اسلاید 5: مراقبت از زمانمعمولا همه فکر می کنند که جلسات، زمان افراد را تلف می کنند. راه هایی که به کمک آنها می توانید از اتلاف وقت جلوگیری کنید عبارتند از: •جلسه را به موقع آغاز کنید.•از دیرآمدن افراد چشم پوشی نکنید و مطالب قبلی را برای آن ها بازگو ننمایید. برای نمونه می توانید بگویید: « دوست عزیز؛ دیر آمدن شما، زمان ارزشمند سایر اعضا را تلف می کند».•یک زمان مشخص را برای پایان جلسه مشخص کرده و سعی کنید از آن فراتر نروید.•برای اینکه بتوانید جلسه را در موعد مقرر به پایان برسانید، دستور جلسه خود را به ترتیب اهمیت موضوعات تنظیم کنید، در این صورت با فرارسیدن زمان اتمام جلسه، تنها مواردی حذف میشوند که از اهمیت پایین تری برخوردار هستند و شما مجبور به حذف مواردی با اولویت بالا، نیستید.•هر زمان که به تمام موارد موجود در دستورجلسه پرداختید و نتایج مورد نظر حاصل شد، جلسه را پایان دهید(حتی اگر زودتر از زمان مقرر بود).انتشار صورت جلسهصورت جلسه در برگیرنده تصمیمات اتخاذ شده و اقداماتی است که بنابر توافق جمعی، باید انجام شوند. این ابزار به ثبت روند جلسه پرداخته و از همه مهتر این امکان را فرآهم می کند که در جلسات بعدی تصمیمات جلسات گذشته را مرور کرده و پیشرفت کارها را ارزیابی کنید. با این کار، عملکرد مثبت یا منفی افراد در مورد تصمیمات و اقدامات مصوب، کاملا ارزیابی شده و درنظر گرفته می شود.سبک و ساختار صورت جلسه به شرایط بستگی دارد. در مواقعی که موضوعات از اهمیت بالایی برخوردار بوده و مستندات جلسه نیز مهم می باشند، صورت جلسه باید با جزئیات کامل تهیه شود. اما اگر شرایط اینگونه نباشد، صورت جلسه می تواند تنها یک فهرست ساده از تصمیمات اتخاذ شده و اقدامات مصوب باشد(البته باید نام فردی که مسئول یک کار مشخص شده است؛ ثبت شود). درکل یک صورت-جلسه هم نباید خیلی سطحی تهیه شود و هم نباید بیش از اندازه در جزییات، غرق بشود. با رعایت این نکته، هم به سرعت درک می شود و هم مطالب و نتایج جلسه کاملا در اختیار افراد قرار می گیرد.معمولا رهبر یا راهنمای جلسه تا 24 ساعت پس از اتمام آن، صورت جلسه را تهیه و در اختیار دیگران قرار می دهد. البته بهتر است این کار در همان روز جلسه انجام شود.
اسلاید 6: ابزارهای مرتبطاز بین بردن فضای سرد حاکم بر جلسات Ice Breakersمزایابسط و گسترش افکار و مدیریت فعالیت های گروهی و جمع آوری ایده به بهترین نحوهکاربردهایکی از قدرتمندترین ابزارها برای جمع آوری ایده ها، بسط و گسترش افکار و مدیریت فعالیت های گروهی، استفاده از جلسات است. البته اگر این ارتباط چهره به چهره با اعضای تیم و همکاران به درستی رهبری نشده و مقدمات آن فراهم بخوبی نگردد، قطعا کارایی نداشته و شکست خواهد خورد.معایب
اسلاید 7: زماننیروی کاردانشهزینهمنابع مورد نیاز
اسلاید 8: برای کسب اطلاعات بیشتر به وب‌سایت ام‌جی‌تولز مراجعه نمایید...
نقد و بررسی ها
هیچ نظری برای این پاورپوینت نوشته نشده است.