آشنايی مسئولان دفاتر با اصول و مهارت‌های لازمه

صفحه 1:
به نام حق تعالی 35 آشنايى مسؤولان دفاتى با اصول و مهارتهاى لازمه 2000 

صفحه 2:
فهرست مطالب کلیات سازمان و مدبریت دا را نارای روابط اداری oe eee RCO RC es od el فراكرد تلفنى- نقش و وظايف مسؤول دفتر عملیات اداری مسژول دفتر مدیریت و برنامه ریزی استفاده از تلفن ‎aude‏ جند نكته مهم ‎Reser‏ ات 

صفحه 3:
تعربف سازمان 35 كروهى از واحدها و افراد كة براى رسيدن به هدفى مشتر با ضوابط و ارتباطهاى مشخص با هم همكارى مي نعايند 

صفحه 4:
انواع سازمان از نظر نوع ساختار 5 سازمان مکانیکی (دارای ساختار تشكيلاتي و فرایندی به نسبت ثابت که در اثر برنامه ها و محیط ثابت پدید مي آید.) 221101157 ۱ 

صفحه 5:
[19 ea Be yy res tes PP + ESI CO eerie ener eRe ae panel coer) Aeon ear) ‎LS eit nt ane)‏ م 

صفحه 6:
مناطق مديريت مسوولیت نسیاستگناری 2000 لديا دیران صف (مدیر تولید) امسووليت اجراى سياست كلى وخط مشى هاى سازمان 001000 me envy ‏تس‎ یران ستاد کمکی(مدیر امور اداری) مسوولیت عملکرد اجرایی وتولیدی Se ee reece 

صفحه 7:
مهمترين اصول مديريت برنامه ريزى 8 انتخاب بيك راه از ميان راه ها و شقوق مختلف براى عمليات و عملكردهاى آينده و تعيين راه هاى ‎BAR eee ornate enet homer)‏ ae PPE TIE Sea TE Tee a rem rere Setar ele Rom Rear ‏راط با جد كار ديكرى انام دهد وجه كسى مستوول‎ Sake فرايندى كه ازطريق آن. هدفها و فعاليتهاى كروه هاى كارى يك سازمان همسو شده تا اهداف كلى به نحو مطلوب تأمين شوند. ۲ ‏زیت‎ ‎۳ ‏0ط‎ e Pmiene he نظارت و کنترل فرایندی که از طرییق لّن تطلبق عملکرد واحد یا افراد.با فعالیت های برنامه ریزی شده بررسی می گردد. 

صفحه 8:
نحوه برقرارى ارتباطات سازمانى ۱۳ eg 1100000011 111 8 ‏ا الا‎ Ferenc ‏لام لل ا‎ OnE gee eS EYE) خصوصيات: سنديت داشتن- قابليت حفظ و نكهدارى نوشته- زبان مشترك ارتباطات جامعه مراحل: , م ا ل 2- مرحله گردش مکتوب و نوشته (اداره امور دفتری ) 3- مرحله حفظ و نگهداری مکتوب و نوشته (اصول بایگانی ) 

صفحه 9:
۳ تعريف عضوی از سازمان که به عنوان دستیار یک مدیر فعالیت نموده و باید خواسته ها و م ا ل ا ‎Se‏ ا صفات كارى صفات شخصی رازداری و وفاداری به سازمان Paar ee io rere) ‏ل‎ ‎| ‏هوشيارى و حافظه برتر‎ ‏سا‎ ‏مرتب بودن و سازمان دادن‎ لتکاء قدرت کارابی و اثر بخشی ۱۳ noo) 

صفحه 10:
روابط اداری ل للك ‎eR ea bor yore anno car‏ 1 روابط با همكاران ‎Pere re kere ie ie)‏ اثبات عضويت خودمان در كروه همكاران ‎eee)‏ ا ا ا ل | احترام: يذيرش مسؤرليتها و وظايف روابط با کارکنان جدید ‎ene Foe Tore L feees a es Pes kes [er PT oe‏ 10 

صفحه 11:
برخورد با كسانى كه با داشتن وقت قبلى به ملاقات رئيس مى آيند - مطلع ساختن مدير از فرا رسيدن زمان ملاقات ا ا 000 - داشتن رفتار مؤدبلنه و دوستانه .با ملاقات كننده تعارف روزنامه يا مجله و يذيرايى از ايشان درصورت حضور نامبرده زودتر از موعد 'نحوه معرفى 0 ‏ا ا ا‎ ok Doel a eld ‏هميشه: مرد به زن معرفى مى شود.‎ - Sy Ne Sted var ERC Sa tet eS aD Bia eee ela De eS hel eee ES eee ee a 

صفحه 12:
روابط با مراجعان عادى ‎aT 7‏ اه ارى ‏روابط با کسانی که تلفن می کنند ‏- ارجاع تلفن كننده به مسؤول اصلى انجام كار ‏ا ا ا ا ۱ ‎SE ed eas‏ ی ۱ نبت نموده و موعد دريافت باسخ را مشخص نمابيد. ‎Pavey es Peon ‏م‎ ‏- شمرده صحبت کردن.با حوصله بودن. دقت در کاربرد کلمه ها و داشتن روحیه ‎epee‏ ‎ ‏انتقادها و پيشنهادها 

صفحه 13:
مراحل گردش نامه Cc a Cy تعريف دبيرخانه محلی که در ّن. کلیه عملیات مربوط به دریلفت. ثبت: ارسال نلمه های اداری صورت عی گیرد و شلمل ‎shen‏ همانئد ورود و ساعت, دفتر أنديكس. دقتر أرسال نامه ها و راهنماى سيستم كردش فلم هام 5 ‎Hs‏ 

صفحه 14:
Peres Ey eae Perel Mary Rar rene cece eR Cn renege Es مسؤول دبيرخلنه براى نامه هاى سفارشى يستى ويا نامه هاى سازمانها و شركتها كه ‎ee tee eT Cet ae er‏ [۱ eee Re CT per eee here) i] nape a Wee Teer ee ‏نامه هاى محرمانه و مهر و موم شده. مسير خاص خود را طى مى كنئد.‎ 0000 ‏اا ا ام‎ 0 00 ‏ا ا ا ا لاا‎ Cs Meee ce | ‏ل‎ ester نامه نمود. 

صفحه 15:
عمليات مربوط به ثبت نامه ها ‎SER ۳‏ ۳3 رانا ِ = افا ار ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ 

صفحه 16:
مهر ورودی 00 دفتر اندیکس ( راهنمای دبیرخانه ) 1 182 [ فرستند | شمارة اتذيكاتوز | فرستتدة | شمارة اتديكاتور اشمارة اتذيكاتور 

صفحه 17:
OO eB ie a Sed aaa پیگیری نامه ها كردش و كنترل نامه ها در داخل واحد 

صفحه 18:
تعريف بايكانى ا ل ل ۱ ی ۳ ن دادن و اثبات فعالیتهای گذشته و حال ل 0 ل - اسناد و مدارک 

صفحه 19:
سند 5200055 0000 ‏ااا‎ r Car errr : ‏تعریف مدايريتي‎ 1 err Cae re teers ۱ Raed Se OS ICS oe Feces ed ot DEON cad ۳ روش هاى طبقه بندى و تنظيم م ال ل | رانندكى و ...) ل الت 2 

صفحه 20:
0۲3 معصومه صيرفى رضا صيرفى مهندس ابراهيم مرادى اصفهانى ضري امير عباسى tae iL aban ‏صيرفقئ‎ 271 احد / ‎rel‏ ‏سجادى كمال صیرفی - 0 3 صيرفى 06 oo ‏صیرفی‎ زركش اصفهانى سودابه (دكتر) عباسى امير مرادی اصفهانی ابراهیم ( مهندس ) 

صفحه 21:
eee ‏روش تاریخی‎ روش موضوعي 7 ۲ ۳ ۳ اداری ( - بخشنامه ها و آیین نامه ها- هیأت مدیره- خدمات- گزارشها و آمار ) كنترل ورود و خروج برونده از بايكانى ery 

صفحه 22:
پیام تلفني اشماره تلقن: :: en يبام تلفنى كيرندا 

صفحه 23:
پیگیری 27 شاما ارجاغ 707 Foes EN From) ‏استفاده از دفتر اندیکاتور‎ استفاده از نامه تاريخ ارجاع تم رجاع شود رت ر و ای ‏ لیات ل 7 

صفحه 24:
ا 0 ۱ 7 مربوطه قرار می گیرد تا در محدوده وظایف خود. صرف امور جاری واحد نمایند. خلاصه گزارش تتخواه کرد ‎Seve ees‏ كناب جم مخارج 322001 5 Sen ‏با‎ 000 ۱۳ ۱۳ ‏ريال‎ 40 ‏ريال‎ 0 ne ‏یا‎ ۵5 ‏ريال‎ 00494 935 ريال 

صفحه 25:
مدبريت و برنامه ريزى استفاده از تلفن وقتى مخاطب شما كوشى را برداشت : ها - اطمینان حاصل کنید که مخاطب شماء همان کسی است که باید باشد. ‎lal ad as‏ سا ‏- دقیق و مختصر حرف بزنید. ‏- مودبانه حرف بزنید. ‏- با صدای رساء صحبت کنید. ‎[0 PU Oars REECE ١ ‎۱ ‏هر‎ he sold ‏اكر مكالمه قطع شد. ارتباط مجدد را وظيفه خود بدانيد. نه مخاطب.‎ - 

صفحه 26:
3 ie Rel eee wer) ۳ - به مجرد آنكه تلفن زنك زد. كوشى را برداريد. | ل لل ۱ ا 1 vers esl eseeT CE Ss Breer se ee Feo - نام و شهاره تلفن كتندم رأ بددرستئ 1 اي ا ا لل ل ا eR ‏ا ا ا ا‎ oer Sy ‏داشته باشيد.‎ 

صفحه 27:
حلسه متداولتيين 00 رودررو بين إفراد ‎Foor Sr aa PS‏ ظور و هدف خاصى تشكيل مى انواع جلسه ۱ en ern e آموزشی در این جلسات مثل کلاس درس نشسته و آموزش مي بینند. مديربتى معمولاً در لين جلسات اكثر اعضاء نقش فعللى دايند و در بحث هاى مختلف شركت مى ا 0 ا ا ا ا ل ا | که می تواند یک تصمیم گيري باشد تبادل نظر می شود. 000 ‏ا‎ e ere ۳ [0 A Pes ee el rene Re al a de ole ‏ا‎ ee en ees i Sed 

صفحه 28:
۱ Ey Ree P Pe Capes Fo) ۱ Dace RU ltt cael ot od ol eal [9 ee em eas ae ۰ روزء ساعت و تاريخ جلسه. 3 سك دعوت نامه (در صورت دعوت تلفنى ) و دستور كار جلسه. 011 CRU Reve) ۱ ‏ا‎ ee gages oka ROPER CR RES CI On CORT aa Un eee pene ree SSBB ESM et ETS Bee T oto eat Re. Te ‏ا‎ ‎Rye Weg ‏اا‎ On Ope eee Icy ON Exeyyera ene Ee TepY OPC . ‏تحریر صورت جلسه‎ - 1 - توزيع نسخ صورت جلسه براى اشخاص مربوطه. بایگانی یک نسخه از صورت جلسه در پرونده مربوطه. 

صفحه 29:
RC) eee ewe ke] Cpe een Care eye Re we Sag) ۱ | Cree eee) ری ما مکا AK AK 3 ؟ موضوع 

صفحه 30:
نمونه سؤالات امتحانى 35 1- بافت و تركيب سازمان را جه جيزى تشكيل مى دهد؟ "" الف) گروهی از واحدها و افراد با ضوابط و ارتباطهای معين ب) تلاش براى رسيدن به هدفى مشتركف | د) اصل تقسيم كار و تعيين وظايف 2- نحوه كلي برقرارى ارتباط سازمانى به جه صورت است؟ الف) کتبی ا م ج) شفاهی "دا گزینه الف وچ 

صفحه 31:
‎creer Oe eS TCS Me Se tae‏ سر ‏۲ الف) هميشه زن به مرد معرفی می شود ۱ 00 ‎ce ee Sere ee oes renee) ‎Pee omer ne ‎ ‏4- كار تابل يعنى جه؟ ‎Foes ea ‏ااا‎ Cee Le CO See eee ed i Se Bien eT ‏ا‎ gee ACe) ‏ج) دسته بندی نامه های فوری و ارایه آن به مدیر‎ ‏را 

صفحه 32:
5- قأنون مدنى 'سند.را به جه صورت تعريفف كرذه اسبت؟ سب 1 ‏ا‎ On ree Te) ‏ب) هر نوشته أى كه در مقام دعوى يا دفاع قابل استناد باشد.‎ “ 2000 aie Pie oy ene eC OE Pe ‏د) طبقه بندى و تنظيم سند‎ ترا الف) شفاهی _ کتبی ee one are ee anes eed cl ‏د) غير حضورى _ حضورى‎ بيام را 

صفحه 33:
‎i # 5‏ ا ‎FS RSE OOS otal Daa RC aia‏ 5 ‎Hod ear PG ye alte ee ees‏ ‎ ‏الف) جلسه مشكل كشانى تج مر يرق ‏ج) جلسه معاملات تجارى ‎erm‏ ‏ا یر رس و ‎soon ere ae prone cre We .c‏ گویند؟ و۳ ب) هماهنگی ‎0 ‎5355