صفحه 1:
برگزاری جلسات آثربخش
Running Effective Meetings
۱۸۵۲ 5
صفحه 2:
صفحه 3:
اهمیت آماده سازی پیش از جلسه
برای کسب اطمینان از اينکه تمام افراد حاضر در جلسه فرصت آماده سازی ایده ها و اطلاعات خود را
داشته باشند. باید اقدامات لازم را تدارک ببینید. - براق نمونه؛ زمان برگزاری جلسه باید به گونه ای تنظیم
كردد كه تمامى افراد. فرصت كافى برای آماده سازی خود اشند.
پس از تعیین زمان و مکان جلسه, احتمالا در راستای آماده سازی, سوالاتی یرای شرکت کنندگان به وجود
مي آید بتابراین بهتر است, برای پاسخگویی به این سوالات, آدر دسترس باشند. اگر زهبر جلسه هستید.
یک دستور جلسه همراه با جزیی ترین NS کرده و آن را در اختیار سایرین قراز دهید. اين دستور
جلسه باید شامل اهداف و ساختار جلسه باشد. ارائه اين اطلاعات باعث می شود که شرکت کنندگان از
آمادگی کافی برای مشارکت حداکثری و دستیایی به اهداف جلسه, برخوردار ool
موفقیت جلسه تا حد زیادی به مهارت های رهبر جلسه بستگی دارد. یک رهبر یرای اطمینان از موفقیت
جلسه باید اقدامات زیر را مدنظر قرار دهد:
دستور
*آغاز بجث و تشویق اعضا به مشارکت فعال
«حفظ آرامش جلسه و کنترل روند بحث ها(نه یک روند خیلی سریع و نه یک روند خیلی آهسته)
*جمع بندی نظرات و پيشتهادات در پایان هر بخش
*اطمینان از ارسال سریع صورتجلسه برای تمام شرکت کنندگان
علاوه بر اين موارد كه باعث | بهره وری جلسه می شوند. موارد مهم دیگری نیز وجود دارند که با
مديريث آن ها مى توان از روند خوب و هماهنك جلسه اطمينان بيدا كرد.
صفحه 4:
مدیریت یک جلسه
انتخاب افراد مناسب برای حضور در جلسه یکی از مهم ترین عوامل موفقیت یک جلسه است. افرادی را
انتخاب کنید که برای مشارکت در بحث ها, تصمیم گیری و حل مسائل, قابلیت بالایی داشته باشند. تعداد
افراد حاضر در جلسه باید حداکثر 12 نفر باشد البته کمتر از اين تعداد نیز مناسب است. مطمئن شوید که
با توجه به موضوعات موجود در دستور جلسه, افرادی به جلسه دعوت شوند که از اطلاعات موتبط با اين
موضوعات, آگاهی داشته باشند.
اگر هزینه/ ساعت هماهنگی یک جلسه را برآورد کنید. متوجه می شوید که برگزاری یک جلسه بسیار گران
تمام خواهد شد. بنابراین باید مطمئن شوید که تمام افراد دعوت شده, در برنامه و
لحظه جلسه, ارزش افزوده ایجاد کند. بنابراین افرادی که نمی توانند در جلسه شرکت کنند را دعوت WSs
اما گزارش جلسه : ena ی
جلسه را در اختبار أنها بذارید) رمان جلسه را صرف طرح مسائلی نکنید که امکان انتقال آن ها با روش
های کم ایمیل یا نامه- نیز وجود دارد.
شما به عنوان یک رهبر باید جلسه را بگونه ای هدایت کنید که در آن افکار و ایده های همه اعضا شنیده
شود و دروا بك مناطره آراد شكل بگرید البته به شرطی که هیچ فردی بر دیگران مسلط نشده و
بین افراد. شکل نگیرد
al که جلنته را موقف کرده وه جمع دی آن بخش بردازد و سپس ست بسدی
راد ورد متس دگزی از مسر کلیس آفاز کت پم از حل ک ماه و كسب توافق عدومىا درمورد
راهکار ان یک تفر را مسئول انجام فعالیت موزدنطی کنید. بهتر اشت برای کاهش ابوامات» اقدامات
مصوب را خلاصه و جمع بتدی کرده و در صورت جلسه یادداشت کنید.
صفحه 5:
مراقبت از زمان
معمولا همه می کنند که جلسات. زمان افراد را تلف می کنند. راه هایی که به کمک آنها می توانید از
اتلاف وقت جلوگیری کنید عبارتند از؛
جلسه را يه موقع آغاز كنيد 0
*از دیرآمدن افراد چشم پوشی نکنید و مطالب قبلی را برای آن ها بازگو ننمایید. برای نمونه می توانید
ببيد: < دوست عزيز؛ ديز آمدن شماء زمان ارزشمته ساير اعضا را تلف می كند».
*یک زمان مشخص را برای پایان جلسه كرده و سفى كنيد از أن قزائر نروية:
یرای اينکه بتوانید جلسه را در موعد مقر به پایان برسانید. دستور جلسه خود را به ترتیب اهمیت
موضوعات تنظيم كنيد, در اين صورت با فرارسیدن زمان اتمام جلسه, تها مواردی حذف میشوند که از
تری برخورداز هستند و شما مجبور به حذف مواردی با اولویت بالا. نیستید.
*هر زمان که به تمام موازد موجود در دستورجلسه پرداختید و تیج مورد نظر حاصل شد. جلسه را پایان
دهید(حتی اگر زودتر از زمان مقرر بود).
انتشار صورت جلسه
صورت جلسه در برگیرنده تصمیمات اتخاذ شده و اقداماتی است که بنابر توافق جمعی, باید انجام شوند.
این ابزاز به ثبت روند جلسه پرداخته و از همه مهتر این امکان را فرآهم می کند که در جلسات بعدی
را مروز کرده و پیشرفت کارها را ارزیابی کنید. با ee عملکرد مثبت يا
منقى اقراد در مورد تصمیمات و اقدامات مضوب, کاملا ارزبانی شده و ذرنظر گرفته می شود
سبك و ساختار صورت جلسه به شرايط بستكى دارد. در مواقعی که موضوعات از اهمیت بالایی برخوردار
بوده و مستندات جلسه نیز مهم می باشند. صورت جلسه باید با جزتيات کامل تهیه شود. اما اگر شرایط
ات اتخاذ شده و اقدامات مصوب
شود). oe یک صورت جلسه هم
Slow جلسات
ا و نتایج کی ۱ ار افراد قرار می گیرد.
معمولا زهیر با راهنمای جلسه با 94 ا ل ار اماك أن وت را مه وب قر كان
قرار می دهد. البته بهتر است این کار در همان روز جلسه انجام شود.
صفحه 6:
ابا
مزايا
صفحه 7:
نیروی کا
ils
1 4K
0
صفحه 8:
براى كسب اطلاعات بيشتر به
وباسايت أم حى نول مراجحة
۳
۱۸۵۲ 5