راهنمای مديريت مؤثر جلسات

صفحه 1:
شم الله الرحسن الرحيم 

صفحه 2:
: موضوع راهنماى مديريت موّثر حلسات : تهیه کننده فرزانه عابد بهار 83 

صفحه 3:
طرح اولیه براي موفقیت * هدف از برگزاري جلسات را بدانید. هدف جلسه يعني آنچه امید دارید. حاصل آید-تبادل نظر و اطلاعاتي است که براي خلق یک طرح بازاريابي ضروري است. در بدو امر دو هدف اساسي براي جلسه متصو < ارائه اطلاعات کسب اطلاعات 

صفحه 4:
رتباطات سازماني به اشکال مختلفي صورت مي گیرد: ادل نامه و یادفاشت ‎ales‏ تلف * ارانه گزارش وبا فاکسن اتخاذ تصمیم برای تشکیل جلسه به عوامل متعددي- نظیر رفع نيازهاي موجود- بستگي دآرد که به شرح زیر است: ‎LI"‏ باید اطلاعاتی را منتقل کنید یا این اطلاعات را از دیگران وک * آیا در صدد اشاعه مفهوم روحیه کار دسته جمعي هستید؟ * آیا قصد دارید نحوه استفاده از وسایل جدید را آموزش دهید؟ * آیا نیازمند دریافت پاسخي فوري براي حل مسأله اي مهم 

صفحه 5:
چه وقت باید اجلاسي برگزار =s گردد؟ 1 خلق یک ایده. طرح. یا پروژه مستلزم تعامل عقاید باشد. 2. پوياي گروهي از اساسي ترین عوامل تحقق یک هدف است. 3 محدودیت زماني. دیگر موارد حق انتخاب را محدود خواهد کرد 4.موضوع آنقدر پیچیده باشد که تعامل و توضیح را طلب کند. 5. دستور مافوق. برگزاري جلسه باشد. 

صفحه 6:
v آماده سازي براي جلسه مي خواهم چه نوع جلسه اي را برگزار کنم؟ ۷ چه کساني را باید دعوت کنم؟ تشکیل جلسه تنظیم کنم؟ جه وقتي را بايد برا ” در جه مكاني بايد اين جلسه را بركزار كنم؟ ‎ieee es | Ls‏ لوا شل * براي گردهمائي خود فهرست تشريفاتي را مبنا قرار ندهید. ۶ تنها گنانی را تغوت كنيد که فى خواهید شتونیه نظراتشان باشید. 

صفحه 7:
زمان جلسه 1 وقت كافي براي آماده شدن اختصاص دهید. 2 برگزاري جلسه را در تاریخ و ساعتي بيش بيني كنيد که شرکت کتقکان در دشتری پاش 3 از امه ری اي برگرری جات در رفزهای ‎Goes eee‏ طولاني. یا در روزهاي اول و آخر هفته ‎١‏ كنيد 4. جلسات صبح به مراتب يربارتر از جلسات 5. کار را با تفریح مخلوط نكنيد. Coal joy ‏آخریی ساعا‎ 

صفحه 8:
مکان جلسه 1.مکانی بیابید که راحت و نزدیک باشد. 2. یک نقطه بی طرف انتخاب کنید. 3.نسبت به سیاست بازي حساس باشید. 4 هزینه ها را بررسي کنید. 9تسهیلات لازم و مناشت را در نظر بگیرید: 

صفحه 9:
آماده سازي دیگران تهیه و تأمین اطلاعات لازم: 1 حدف از تشکیل جلسه و موضوع موردبحث را به انها ابلاغ كنيد. 2.اگر قرار است بیش از یک موضوع در جلسه مطرح شود. لازم است فتلا همه آنها در دور حلته دکر شود 3.به انها اطلاع دهید که چه انتظاری از آنان می رود. 4. اعلام كنيد كه جلسه جه وقت و در كجا بركزار خواهد شدو جه مدت به طول خواهد انجاميد. 

صفحه 10:
بایدها و نبايدهاي مدیریت جلسه ”تكليف اوليه خود را انجام دهيد. ۲ مراحل برگزراي جلسه را به خاطر بسپارید. ۲ توزیع دستور جلسه GUS ‏در جود شكل اران شركت‎ Gas کش کت تند كان ر] متزفى كليل ۲ قوانین را مبناقرار دهید. ۲ کلیه آراء و حقایق را جمع آوري و سپس ارزيابي کنید. 

صفحه 11:
” گردونه اجلاس را در گردش نگهدارید. 1چشم به ساعت داشته باشید. 2 سوالهاي خود را از قبل بدانید 3.ارتباط و اد را حفظ کنید. 4.همچنانکه جلسه را پیش مي برید. جمع بندي كنيد ۲ بر نتیجه گيري و اقدام تأکید کنید. با جمع ارتباط برقرار کنید. د رمباحثات. توازن را رعايت كنيد * مشاحرات زاتمتوقف کنید. وش کنید. ‎v‏ ید ار اوقت تب كدي 

صفحه 12:
تشویق اعضاء به شرکت فعال 1.به دورازهرگونه تعصب وارد جلسه شوید. 2 جلسه را با لبخند و سلام آغاز کنید. 3 تفاوتهاي موجود افراد را محترم بشمارید و این تفاوتها را به کار بگیرید. 4. استعداد و مهارت فردى اشخاص را شناسائی کنید. 5 افراد ذيصلاح در موقع لزوم تقدير كنيد. 6. آماده يذيرش اعتراض ديكران باشيد. cael peau 7 8.به اشاره ها توجه نشان دهید. 

صفحه 13:
lea Ls 1 در پي تفوق و تسلط بر مذاکرات نباشید. 2 شرکت کنندگان را کلافه نکنید. 3 صحبت دیگران را قطع نکنید.(مگر در موارد استثنائی ) .از برخوردهاي شخصي بپرهيزید. 5 تنها براي این که نظري ارئه شود اصراري بر مشارکت شرکت کنندگان نداشته باشید. 0 خود را گرفتار شوخي بیجا نسازید. 

صفحه 14:
بهره گيري هر چه بیشتر گروه 1.نشان دهید که خواستار مشارکت همه هستید. 2 سؤالات درست وامتامب ببرسيت 3در جستجوي فرصتهائي براي جذب هر جه بيشتر مشاركت افراد در بحث باشيد. 4. از هر فرصتی براي بسط موضوع مورد بحث استفاده کنید. 5.از تخصص و استعداد افراد براي افزایش مشارکت استفاده کنید. 6 هیچ فرد یا گروهي از موضوع مورد بحث خارج نشود و از نظرات و موضوعات شخصي بپرهيزد.(جلوگيري از کشمکش) 

صفحه 15:
مواجهه با وضعيتهاي دشوار مشکل عبارت است از امر یا شرايطي که براي شمابه عنوان مدیر جلسه مانعي ایجاد می کند و شما زا از رسیدن به هدف حلسه باز مین دارد. حواس پرتي, تأخیر, بي حالي. خستگي. هیجانات نامناسب و بیجاء هر یک موانعي است که می تواند روند جلسه را مختل کند و پیشبرد برنامه شما را با مشکل روبه رو سازد.ذيلاً مواردي از مشکلات معمول و برخي شیوه هاي مناسب براي آنها را مرور مي کنیم. چچ پچ گران: گروهي از افراد بي توجه به نظم جلسه. در ضمني که يکي از حاضران مشغول سخنراني یا طرح نظر خویش است. در حال گپ و صحبت یا گفتگوي درگوشي با یکدیگرند. 

صفحه 16:
راه هل ساده لین است که جلسه براي لحظاتی متوقف شود تا پچ پچ گران" صحبتهایشان را تمام کنند با دست کم پیامی به انها داده شود که سگوت آنها موجب امتنان است.یک نگاه معنی دار نیز بعضی اوقات همان کار را خواهد کرد پرچانگان: این گروه افرادي با حسن نیت هستند که هر چند نظرات بسياري براي ارلثه دارند» اما بدون آنکه در سخنان خویش ساماندهي و ترتیب و انسجامي را رعایت کنند. براي عرضه نقطه نظرات خود ناگزیر به تکرار مکررات مي شوند. ‎ol,‏ حل: د رجستجوي فرصت مناسبی باشید تا محترمانه رشته کلام را قطع 

صفحه 17:
مهمل گویان: گاهي اوقات در جلسات به افرادي برمي خورید که ادعا مي کنند حرفي براي گفتن و نظري براي عرضه در جلسه دارند. در حللي که نظریات آنها هیچ ربطي به موضوع جلسه نداشته و تنها موجب انحراف جریان مذاکرات به خارج از مدار اصلي مي شود. راه حل:در وهله اول مي توانید با طرح سوّال آنها را به سمت اصلي و مربوط به جلسه هذامت کنیدو اکر کارساز نبود مخترمانه آنها را نادیته اتکارند. غوغاگران: آدمهللي هستند که با جار و جنجال و شلوغ بازي مي خواهند حرف شوه رنه كرس ‎“NTE‏ واه حل | شتخص مذکی عوهت که رفتازشی رل توق سرد ورد ار بش بخواهید کر عسه ترک ند مهار بیهواه دست که وا همان روز با شما جلسه داشته باشد. 

صفحه 18:
اصرارورزان: برخي افراد به صرف داشتن عقیده اي خاص و اصرار فراوان براي اثبات لن بدون در نظرگرفتن میزان ارتباط لن نظریه به موضوع مورد بحث. موجبات زجر و ناراحتي دیگران را فراهم مي آورند. راه حل: بگذارید حرفش را بزند ولي مودبلنه به او بي اعتنلئي کنید.اگر باز هم ادامة كاد از فرصت استفادة و د كران را ندر مر كير بست فمافید.: آزران فرد بکدنده تعکر نمانید و از دیگران تخواهید نظر خمد ‎Bias ail Jf;‏ خودخواهان: این گروه مي پندارند درباره هر موضوع صاحب نظرند و هیچگاه ساکت نمی شونددر هر زمینه ای خوذ را متخصص می دانند. راه حل: روبرو ساختن نظر و دیدگاه آنان با دیگر صاحبنظران است. 

صفحه 19:
بي نظم هاء کساني که با تأخیر وارد جلسه شده و موجب حواس پرتي دیگران مي شوند و حرکت جلسه را حتي براي لحظاتي به عقب برمي گردانند. Alte ‏چنین افزادی بیع بزخورد کید سیلی نو وي رانه فهرست سور‎ Ne ‏و محورهاي مورد بحث آن جلب و توصیه کنید.‎ رئیس ها: ملال انگیزترین وضعيتي است که پیش مي آید. جلسه به خوبي پیش رفته و درباره همه چیز مذاکره شده است و حاضرین در حال جمع بندي و حصول نتایج هستند که رئیس از راه مي رسد و نظر ديگري ارائه مي دهد و نقطه نظرات محو مي شود. راه هل: با قاطعيت عمل كنيد و به قضلئت خود اتکا کنیدو از پافشاري مجدد بر نقطه نظرات فراهم آمده از مشارکت اعضاي جلسه دریغ نورزيدبايستي از شر ‎sale cee‏ تا نظر خود را ابراز کنند تا اينکه نظرات رئیس را بي پاسخ نگذاشته ‎ 

صفحه 20:
افراد خاموش: وجود شرکت کنندگان خاموش و بدون عقیده و ایده در یک گردهم آيي همانند زخمي بر دل رئیس جلسه زجرآور و وحشت زاست. ین بست: این حللت موقعي پیش مي آید که گفت و گوها بي آنکه به نتیجه و دستاوردهايي نزدیک شود. همه را در یک بن بست گرفتار مي کند. حرفهاي تكراري رد وبدل مي شود بي آنکه سودي داشته باشد و گره اي بگشاید. ‎oly‏ حل: در این موقع بهتر است با اقدام به مروري بر خلاضه اهم مطالب و محورهاي مورد بحث به حل مشکل بپردازید. از هیچکس نخواهید به شرح ضوع بیرداوه و ما تما مواقف کید ‎cigs‏ ظر افاه راسزال یداش همه تلاشها با شکست مواجهه شد بهتر است جلسه را خاتمه دهید و براي جلسه ديگري برنامه ريزي کنید. ‎ ‎ 

صفحه 21:
نقطه کور: آن وقتي است که حوصله ها سرآمده و نهایت خستگي و زمان کسالت أفراد قرا رسيده است. حاضران بيقرار,و وافاقد بهره وری هشتله هیچ محالن برای دستيابي به هدف و نتیجه گيري از جلسه فراهم نیست. ‎i‏ راه حل: یک بازنگري سریع ذهني ضروري است. در چنین موقعيتي نخستین قدم یک تنفس کوتاه است. وقتي جلسه بار دیگرآغاز شد. به موضوع مورد بحث در جلسه بازگردید و زمینه اي را فراهم آورید تا هرکس شخصاً در جریان مباحث قرار گیرد. سعي کنید تمامي حاضران از اهمیت جلسه و ربط آن به سازمان و موسسه تان و برنامه اي که در پیش است مطلع شوند و سپس نقش فردي خود را در این مسئله به روشني 

صفحه 22:
اوراق قابل توزیع و متون موارد و مطالبي که در اختیار شرکت کنندگان گذاشته مي شود: مي بایست حاوي اطلاعات ضروري باشند که ماه و بر تفهیم و توضیح محورهاي مذاکره بر تقویت نقطه نظر خاصي کمک کنند و خود هرگز نباید موضوع جلسه باشند. 1 وقت کافي براي برنامه ريزي اختصاص دهید. 2. مطالب اضافي باید کوتاه و گویا و حتي الامکان فهرست گونه باشد. 3 .اگر رهبري جلسه ایجاب مي کند که مطللب اضافي به طور دقیق خوانده شده باشد. اظمینان حاصل کنید که کلیه شرکت کنندگان مطالب را قبل از شروع تاریخ جلسه دریافت و مطالعه کرده باشند. 4 مرور گزارش به صورت گام به گام با شرکت کنندگان بي ثمرو بعضاً ‎Gall cdl‏ 5 مطالب اضافی باید به موضوع جلسه مربوط باشد. 

صفحه 23:
روشها و قواعد انتشار و توزیع مطالب کتبي: 1وقت كافي براي برنامه ريزي اختصاص دهید. 2. مطالب اضافي باید کوتاه و گویا و حتي الامکان فهرست گونه باشد. 3.اگر رهبري ایجاب مي ‎as as‏ مطللب اضافی به طور دقیق خوانده شده باشد. اطمینان حاصل کنید که کلیه شرکت کنندگان مطللب را قبل از شروع تاریخ جلسه دریافت و مطالعه کرده باشند. 4. مرور گزارش به صورت گام به گام با شرکت کنندگان بي ثمرو بعضاً کال او ات 5 مطالب اضافي بايد به موضوع جلسه مربوط باشد. 6. براي استفاده كمتر از مطللب كتبي. از ويدئو. بروزكتورء اورهد و ساير وسايل سمعي و بصري استفاده كنيد 7 رصورت امكان. مطالب جابي را يس از جلسه توزیع کنید. 8. مطالب كتبي تهيه شده بايستي روشن و جامع باشد. 9. به عنوان رئيس جلسه. بر توزيع مطالبو جزوات نظارت كنيد. 

صفحه 24:
استفاده از وسایل صوتي- تصويري به کار بردن وسایل صوتي تصويري در یک جلسه مستلزم رعلیت سه مرحله است: سازماندهی ۲ تدارک و آماده سازي جرا 

صفحه 25:
جمع بندي و نتیجه گيري جمع بندي یک جلسه فرايندي سه مرحله اي است: ۷ آماده سازي گروه جمع بندي ۲ خلاصه کردن نتایج و تصمیمات ۷ قدرداني از كارهاي انجام شده 

صفحه 26:
رأي گيري وارزيابي جلسه ارزيابي از هر چیز به عنوان بخش تکمیل کننده آن است. هسته مركزي ارزيلبي» مروري است که مي توانید به طور خلاصه از روند برگزاري جلسه و سرائجام موثرترین را در ارزيلبي جلسه؛ استفاده از فهرست و ردیف کارهايي است که در برنامه ريزي شخصي جلسه پیش بيني کرده بودیددر تعیین و بررسي این نکته که تا چه حد مي توانید جلسه تان را متفاوت از ن چه برگزار شد برگزار کنید. حتما جامع نگر و دقیق باشید. یج آن ارایه دهید. 

صفحه 27:
تهیه صورتجلسه هدف از گزارش نهلئي: گزارش نهلتي هر جلسه خلاصه اي از روند برگزاري جلسه است که شامل تصمیمات اتخاذ شده و اقدامات آتی می شود که شامل چند نکته است: ‎ee‏ 1 ثبت و ضبط کتبی مباحثات اجلاس 2 تسهیل پي گيري موارد مهم 3. گزارش نهاني گزارش پايلني بلید ضمن دربرگرفتن نظرات شما و ملاحظات مربوطه و اصلاحات لازم. تا جائتی که امکان دازد کوتاه ولی گویا و قابل بسط باشد. باید حتي الامکان جذاب. گیرا و قابل درک بنویسید. 

صفحه 28:
پایان