سيستم اتوماسيون اداری

صفحه 1:
2 دکتر وت قلی زاده :گردآورندگان بهرخ فاتح 872221317 کیانا کیا 872221319 د _ 

صفحه 2:
سیستم اتوماسیون اداری ‎j |‏ ي اداري, هستند که ‎ae‏ سل 0 ایجاه ارتباط و هو ‎ee‏ است ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاري از اهميت بسزايي _ برخوردار است و رمز بقاي سازمانها و تداوم فعاليتهاي انها مجهر شدن اين سارمانها نه اترارهاي رقايتي عضر اطلاغات ارتباطات؛ يعني سیستم هاي اطلاعاتي و قناوري اطلاعات ‏.است ‏در اين ميان از دهه 1960 كه جنبه هاي بيشتري از كار د گذانتتت1 525 ‎EE‏ ‏© اي مناسب که حجم با ۱ اطلاعات,مکانبات را دربرگیرد به وضوح احساس شد ‎ ‎ ‎ 

صفحه 3:
معد مه با گسترش روزافزون ارتباطات و پیدایش شكلهاي مختلف جریانات ارتباطي و در محیط پررقابت کسب و کار و دگرگونيهاي این محیط در دهه 1990 (جهاني شدن اقتصاد و تبدیل اقتصادها و جوامع صنعتي به اقتصاد خدماتي برپایه دانش و اطلاعات) لزوم توجه به سیستم هاي اطلاعاتي دوچن_دان شده است. به همین جهت» بحث سیستم هاي اتوماسیون اداري که نوعي از انواع سیستم هاي اطلاعاتي .است روز به روز اهميت بيشتري مي يابد سيستم هاي اتوماسيون اداري جيستند؟ جه مزايا و معايبي دارند؟ نياز واقعي به تكامل و ايجاد آنها جه بوده است؟ انواع كاربردها و يا زيرسيستم هاي آن جيست؟ ...چه تفاوتي با سایر سیستم هاي اطلاعاتي ۴ 2 

صفحه 4:
اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی اطلاعات يكي از منابع با ارزش و اصلي مدیران يك .سازمان است همان طور که منابع انساني, مواداولیه و منابع مالي در روند تولید داراي نقش وارزش خاصي هستند لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات, اطلاعات داراي ارزش ویژه د ع2 

صفحه 5:
از آنجا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسي براي کل فعاليتهاي سازمان محسوب مي ‎I rigs‏ بايستي سسیتم هايي را برپا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آنها را مدیریت کنند. هدف تهايي چنین سیستم هايي کسب اطمینان از صحت., اعتبار و روايي اطلاعات دردسترس, در زمان موردنیاز و به شکل قابل استفاده .است امروزه سيستم هاي اطلاعاتي نقش اساسي در همه زمينه هاي فعاليت يك شركت ايفا مي كنند. سيستم هاي اطلاعاتي كه به عنوان منبعي ارزشمند محسوب مي ‎rigs‏ توانايي مديران و کارکنان را افزايش داده و امکان تحقق انربخش اهمداف سازمان .را با بهره وري بالا موجب مي گردند د _ 

صفحه 6:
سالهاي اختراع رایانه متخصصان توجه چنداني به ‎Leh Sia‏ 4 تن مديران داشت و از ره ها ققحت دازش داده ها د امون حسا بداري استفاده مي شد. درحا ‎Ta pe‏ ن نوع كاربرد رايانه يردازش داده هاء گفته ‎aan‏ و أ .سيستم هاي يردازش داده. مقداري اطلاعات نيز توليد مي كنند در اوائل دهه 1960 و يس از اختراع انواع رايانه هاي جديد كه با هزینه کمتر ‎ule Mb‏ نري را اور نکن كردند روشهاي جديدترى براي معرفي تجهيزات خذید ترویج دادة شد يعني سیستم عاتي مديريت يس از كذشت يك دهه و به دليل به وجود آمدن جدید, سيستم اطلاعاتي جديد به نام سيستم .بوجود آمد 

صفحه 7:
انواع سيستم هاي اطلاعاتي ( ادامه ) يس از تكميل سيستم يشتيباني تصميم كيري موضوع افزايش بهره وري و كارايي دفاتر مديران و تسهيل ارتباطات بين مدير و كاركنان ازطریق به ‎SH‏ تجهیزات رایانه اي و الکترونيك مطرح گردید و در .سال 1980 سیستم هاي اتوماسیون اداري طراحي گردیدند د _ 

صفحه 8:
سير تکامل فناوری اداری سیز تکامل فناوري ادازي شامل دوره هاي فناوري اداري» .فناوري رایانه اي و فناوري ارتباطات است در دوره اولکارفرمایان‌در تلاش‌ب ودند تا محیطیرا به وجود-1 آورند که جدا از مسائلکارخانه ایو دیمعناي‌عام محیط تولید. .کلیه امور اداري پ رسنلیو جارتیدر آن‌صورنگیرد در دوه دوم! ی عنیف ناوییرلیانه, با ورود رلیانه هایک وچك-2 مدیرازتصمیم گرفتند که با استفاده از لین‌وسایلو سرمایه گذاریدر رلیانه ایکردن‌سازمان‌خود از سرعنو دقتولیانه در کاهش‌زمان‌کار و حذفاشتباها تانسانیاستفاده کرده و پیامد لین‌حرکیتبه وجود آمده, لیب ود که کاربرانرا ب رایلنجام امور .روزمره شانبه خوبیب اریکرد 

صفحه 9:
سیر تکامل فناوری اداری( ادامه ) در دوره سوم؛ ی عنیف ناوریارتباطات‌ب | گسترش3 روزافزونو همه جانبه علوم و فناوریرلیانه و لستفاده از وسایل‌جانبیآنو ی کپارچه شدنو ادغام هريك‌از لین .سیستم ها در ی کدیگر د _ 

صفحه 10:
تعریف اتوماسیون اداري اتوماسی_ون اداري» مشتمل بر تمام سیستم هاي الكترونيك رسمي و غيررسمي بوده که به برقراري ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط مي شود. کلمه اصلي که اتوماسیون اداري را از داده پردازي. سیستم اطلاعات مدیریت و .سیستم پشتيباني تصمیم متمایز مي سازد ارتباطات است | توماسیون اداري به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت .شفاهي و کتبي است آتوماسیون اداري عبارت است از کاربرد وسایل الكترونيك در فعاليتهاي دفتري به منظور افزايش كارايي؛ كارايي افزايش بافته ناشي از تکامل تبادل اطلاعات, در داخل دفتر و بين دفاتر و محيط انها بوده و درنتيجه با ارائه اطلاعات بهتر براي تصمیم گيري مي توا = 

صفحه 11:
مزایای مستقیم این مزایا عبارتند از: افزایش محصول يا بازده و صرفه .جويي در وقت يا نيروي کار معمولاً این مزایا که قابل اندازه گيري بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدينگي داشته :باشد عبارتند از تبدیل اطلاعات از شكلي به شكلي دیگر کمتر صورت مي گیرد. مانند نوشتن روي نوار که پس از آن روي کاغذ تایپ مي شود؛ فعاليتهاي غیرمولد مانند بايگاني, نگهداري سوابق و به هنگام رساني کمتر مي شود. سازماندهي پرسنل بهتر انجام مي شود. چرا که با استفاده از امکانات کنفرانس تلفني, مسافرت و گردهمايي 

صفحه 12:
مزایای غیرمستقیم اين مزایا غیرکمي هستند و ممکن است ازطریق سوداوري و رشد در بلندمدت سازمان را غني سازندء اين مزايا عبارتند از ابستكي كمتر به ادارات ديكر براي تهيه كبي, جاب و امور مشابه ديكر؛ * به دلیل افزایش اثربخشي کارکنان در انجام کارهاي خاص, رضایت شغلي انها اقوايش هت بابذ * به دليل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع. رضايت مشتريان بيشتر مي شود؛ * رقابت بیشتر سازمانها ازطریق استفاده از منابع اطلاعاتي و قابلیت لازم براي عکس العمل نسبت به فشارها و فرصتها. د _ 

صفحه 13:
معایب سیستم های اتوماسیون اداری *ایجاد تغییرات در محیط انساني, *نادیده گرفته شدن برخي از روابط اجتماعي و انساني درکارها و به صورت مكانيزه درامدن فعاليتها “ييجيده شدن و سختي كار با سيستم ها وز اخلاق توجيه اشتباهات صورت كرفته و نسبت دادن آنها به *مشکلات جسماني کارکنان در کار با رایانه, *نپذیرفتن سیستم هاي مکانیزه توسط مدیران و یا کارکنان, *کم شدن امنیت اطلاعات هم ازنظر دسترسي و هم ازنظر 5 

صفحه 14:
۳ be ‏بخشهاي اصلي سیستم:‎ کارتابل : وظیفه گردش انواع اطلاعات اداري و سازماني مانند گردش نامه هاء دستورات ؛ گزارش هاء پیغام هاء یادداشت ها وانواع فرم هاي اطلاعاتي الكترونيكي و غيرالكترونيكي را بر عهده دارد نامه : يك دبیرخانه و بايگاني الكترونيكي است که ثبت و حفظ اطلاعات انواع نامه هاء پیوست ها و محل فيزيكي نگهداري اين نامه ها را در قالب يك ساختار درختي دارد . -ارتباطات : مسوول ورود دقیق اطلاعات فرستنده ها و گیرنده هاي مرتبط با سازمان است . "تقویم : يك سررسید و تقویم الكترونيكي براي ساماندهي وظایف و قرارهاي سازماني و يادآوري آسان کارها است . "تماسها : براي ثبت هر ارتباط و تماس داخل و خارج سازمان 

صفحه 15:
امکانات عمومي سیستم: يارلمتريك بودزسيستم : به طوريكه بيكربنديو لستفادم از قسمتهايمختلفسيستم را(1 علسان قابل تنظيم و منطبق با سازمان و كاربران مي كند رابط كاربر بسيار آسانو هماه فهم به طوريكه لموزشسيستم تنها در جند ساعتميسر(2 لست دسته بنده سه دسته بنديو مرتبكردنلطلاعاتو مشاهده آنه بر لساس‌تسمام فیلدهایل 3 لطلاعاتین مایش‌دادم شدم مانند و زمان ارسال» فرستنده موضوع و فیلتر کردن‌لطلاعاتو نمایش‌آن‌بر لساس‌نیاز هایسازمانی( 4 نمایشانعطافپ ذیر : انتخابنمایش‌ستون‌هایلطلاعات ترتیبمحلننمایشو تغییر عنولز( 5 هاي آن توسط هر کاربر متناسب با نیاز و سلیقه 

صفحه 16:
انواع کاربردها پا زیرسیستم های اتوماسیون اداری :در زمینه کسباطلاعاتو کپیکردن‌آنها -1 ماشينهاي ‎ws‏ هوشمند, سندخوانها, , سیستم هاي صوتي .ديجيتالي, حروف چيني نوري :در زمینم ذخیرم سازیاطلاعات 2 كشوهاي بايگاني الکترونيك :3 - در زمینه ارتباطات سیستم تلفن رایانه اي, پست الکترونيك, ارسال فاکس: +تسهیلات کنفرانس از راه دور 2 

صفحه 17:
ارگونوميك اسطلاك ازگونومیك:حطالعه عواعل رل گسراجتی:ررضاء و کارا إصطلاح اركونوميك ‎٠‏ ها و وسایل تولید کار میم کنند را ری ی وقتي كاركنان در وضعيتيرتحت فشار قرار كيرند و براي مدت مديدي به صفحه مانیتور نگاه کنند, اعلب آنها دچار سردرد, .کمردرد و چشم درد و.... مي شوند ازطرف دیگر, مي توان گفت اتوماسیون اداري فراتر از اضافه کردن سیستم هاي نرم افزاري جدید است و بايستي مسائا مربوط به تغییر و مقاومت دربرابر تغییر را هم مدنظر داشت د _ 

صفحه 18:
مقایسه انواع سیستم های اطلاعاتی اتوما اداریب رای‌جریاناطلاعاندر داخل‌سازمارل1 ‎beet ir Al Se ON‏ | یط كاد د اتوماسیون‌ادا دعب سیر نان است‌بنابرلین(2 حتها لأستفا ستفاده مدیر از ستيك مدير بايستي ‎as‏ .و هم زلنشس 1 به منظور استفاده از از بعضیاز لبزارهاي بيجيده سیستم تصميم كيرودارا شد. ولیان فاده از و احتیاج به جنينابزار ييجيده توسط مدير را ندارد به .هميزدليلاتوماسيونادارئاز جذلبيتخاصييرخوردار لست د ع2 

صفحه 19:
نتیجه گیری طلي دهه 1970 کارا کارخانه ها 90 - 85 درصد بالا رفت, درحالي که کارای:دفتزي نها گردرضف ‎paul sila‏ داشته ین با سجن تست أبي به وجود مي أمدند که موجب | بهره وري و تارايس دفاتر هم مي شدند. از اين رو بعد از اي پرداز دادم موس ها اطااع همست هس بت ان تصمیم گیری: سیستم های اتوماسیون ادازي ب 4 وجود آمدتد این سیستم ها از طریق فناوري اطلاعاتي از امور اداري حمایت کرده و موب اقزا کارابي دفاتر مي شوند. کارا افزایش بافته شي از تکامل ‎etd‏ عات و سرعت و صحت اطلاعات در داخل ‎aa es‏ اد ‎mites ou‏ كبرق بسع ‎tan oles‏ لو برشا د _ 

صفحه 20:
نتیجه گيري (ادامه) دریعین‌جا رکه کاربردهایاتوماسیون‌اداریم وجبکارلییو- صرفه جويي‌هزینه ها و (فزلیش‌سرعنو لیجاد اداره بدون کاغذ ميشود, از لبعاد دیکر موجبددهم و برهم شدن إسناد و يوشه ها به ه وسيل چاپگر رلیانه. یا لفزلیش د ع2 

صفحه 21:
6 6 © © خام کاوبد: گاومته فزشی ‎ll md‏ !خر یشم ) ات تكسي 2 ‎ga@edea‏ © ل كادسد فرصي 1 ل كارصد فرضي ‎see‏ .+ ۰ پس ازورودیه سیستم صفحه اصلی را مشاهده خواهید کر "نم کاربریدراین قسمت مشاهده می‌شود. أ -مکان خروح از سیستم أ ۳-امکان تقییر کلمه عبور ش ‎al cla HES Jaa JS‏ پیشنویس: فکس:فرم. ‎Cooker ples Jets‏ ۵-هرکارتابل از سه پخش تشکیل شده است (دریافتی. ارسالی و حذف Gas 7 ۶- ام فعلیتهایمختلف کربری(سال پیشنویس ی © ۷-دریفتابزارهای خاص برایاستقاده از اسكن و لوده 17 2 ۸-امکان انجام تنظيمات (تقيير كلمه عبور و-) 47-دسترسى به راهتماى اتوماسيون ۱۰-دسترسی به ماهایمختلف اتوماسیون (مشاهده کارت Cant ‏۱۱-امکان انجامفعالیت‌ها توسط کاربر‎ ‏دسترسی بهدفترچه تلفن شخصی وعمومی‎ ۷ 6 دسترسی بهتقويم -دسترسی بهآیتم‌های برگیری مشاهده باگانی و زارش 

صفحه 22:
ابع و ماخذ: 0 - اسكندري؛ على رضناء يروي مواقع و مشكلات استقر سيستم هاي اطلاعاتي دربخش منابع انساني وزارت نفت» پایان نامه كارشناسي ارشد. ‎Blo‏ ا تهران, دانشکده متوريت 900۰ © - بهشتیان مهدي؛ ابوالحسني؛ حسین؛ سيستم هاي اطلاعاتي مدیریت؛ تهران: شرکت ‎(OPO. Ge»:‏ © - ثاقب تهراني» مهدي؛ تدين؛ شبتم. مدیریت فناوري اطلاعات. تهران: مرکز آموزش مدیریت دولتي» ‎(BOO.‏ ‏- سلماني» داود سیستم هاي اطلاعات مدیریت. تهران: دانشکده مدیریت» جزوه چاپي مقطع کارشناسي آرشد» نیمسال او 00 - .00 - شه نوازء هوشنك. اركونومي : و لنتقال تکنولوژي, تدبیر» ش ‎OPO. MOD‏ - سراي زا اضفر علي بناهيء علي. سیستم هاي اطلاعات مدبریت. تهران: میر» ۵ - عندليب آذرء مجتبي. اتوماسیون اداري. مدیریت» ش 6۲6 مرداد و شهريور .©70©) - فتحيء مجيد. مقدمه اي بر اطلاع رسأني و نظامهاي اطلاعات. مدیریت» شماره 00 و 0 مرداد 2 شهریور .4960 - کر؛ + بررسي علل مشکلات سیستم هاي اداري مکانیزه و اتوماسیون در وزارت آموزش و پرورش. پایان نامه كارشناسي ارشد. دانشگاه تهران؛ دانشکده مدیریت؛ 999۰ 0 - مجيدي اردولن. تنگناهاي اجتماعي در مکانیزاسیون و توسعه سیستم هاي كامپيوتري در سازمان. زارش كامبيوتر» شماره ‎adore. GSP‏ 0) - مؤمني» ‎ie‏ 25 متام اطلاعات. تهران: ‎GORE, stadt‏ - مك ‎ae‏ سيستم هاي أطلاعات مديريت. ترجمه مهدي جمشيديان و اكبر .مهدي پور. اد كه اصفهان» ‎ve‏