سیستم های اطلاعاتی

صفحه 1:


صفحه 2:
بخش سوم کاربرد سیستم های اطلاعاتی حسابداری فصل دوازدهم چرخه ی درآمد : فروش و دریافت های نقدی تهیه شده توسط: احسمد سلیمی 

صفحه 3:
اهداف فصل ‎١‏ فعاليت هاى اصلى تجارى و فرآيند يردازش داده ها در جرخهى درآمد ‏۲- چگونگی تا ثیر پیشرفت فن آوری اطلاعات بر کارایی چرخه ی در آمد ۳- مهم ترین تهدید های چرخه ی درآمد و راههاى مقابله با اين تهديد ها ‏۴- تصمیمات کلیدی چرخه ی درآمد ‏۵- مدل داده پی چرخه ی درآمد ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ 

صفحه 4:
تعریف: چرخه ی درآمد مجموعه ايى از فعاليت هاي ‎Jd‏ متتاوب و قرایند پردازش اطلاعات مربوط به نهیه و آرائه ا ‎Sey‏ ‏تیان و نراقت وجوه حاصل از تروش ان کل و خممات چرخه هایی که گزارش اطلاعات داخلی آنها با چرخه ی درآمد در رابطه هستند: و3 چرخی توليد و مخارج برای شروع خرید یا تولید کالاهای اضافی برای تامین نیازهای مستریان ‎a‏ ی حقوق و دستمزد و مدیریت منابع انسانی برای محاسبه کمیسیون و پاداش وش ‏۳-گزارشگری دفتر کل برای تهیه ی صورت های مالی و گزارش عملکرد ‎۰ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ 

صفحه 5:
عالت هاى تجاريا جرخه درامد حمل كالا صدور صورتحساب دايره حسابهاى صدور نكهدارى دريافتنى وت حسابهای ‎otal‏ دایره صدور دایره حسابهای صورتحساب فروش 

صفحه 6:
سه وظیفه ی اصلی سیستم اطلاعاتی حسابداری چرخه ی درآمد: - فعالیت های تجاری اصلی چرخه ی در آمد ۲- تشریح اهداف کنترلی اصلی چرخه ی درآمد و تهدید ها ۲-ارائه مدل سیستم اطلاعاتی حسابداری کار آمد ‎Chale‏ إخهى درآمد بشتيبانى فجاليت هاي اصلی تجاری ازش کارآمد و ای بخش داده های معاملات و فعالیت مای زد ‎ ‏این مرحله شامل تمام فعاليت هاى يوط به مشترى يابى و بردازش سفارش, ‎af toe‏ سفاوش تروش اجام ا ل ‎ ‎3 ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ 

صفحه 7:
۱-۱-۱-پاسخ به درخواست اطلاعات مشتریان : درخواست مشتری ممکن است به طور مستفیم توسط دایره ی سفارش فروش یا دایره ی خدمات پس از فروش دریافت شده و به معاونت بازاریابی گزارش شود ‎ce‏ ۳ ae ‏آو‎ فراهم می آورد. = فروش های اعتباری(نسیه) باید قبل از ا وضعیت اعتباری مشتریان با سايقه ی خوش حسابی در هر بار فروش ضرورتی ندارد بلکه دریافت کنندگان سفارش برای تصویب اعتبار مشتریان خوش حسابی که دارای بدهی سررسید گذشته نیستند مجوز عمومی دارند که بر مبنای تععین یک سقف اعتبار برای هر مشتری بر مبنای سوابق فروش های نسیه و توان پرداخت وی انجام می شود. 

صفحه 8:
۳-۱-۱-بررسی سوجودی گالای انبار , موجودی انبار باید از نظر تعداد مورد بررسی قرار گیرد تا بتوان مشتری را در مورد وجود کالای مورد درخواست و تاریخ حمل و تحویل به وی آگاه ساخت بررسی مداوم موجودی انبار دارای اهمیت زیادی است زیرا هر گونه اشتباه در موجودی انبار و بهنگام نبودن آن موجب تاخیر در تحویل کالا و نارضایتی مشتری می شود. در صورتی که مقدار موجودی انبار برای تحویل سفارش مشتری کافی باشد سفارش فروش انجام و به واحد های ارسال کالاء کنترل انبار و صدور صورتحساب اطلاع داده می شود اگر مقدار موجودی انبار برای تحویل سفارش مشنری کافی نباشد یک سفارش فاقد موجودی برای آن دسته از کالاهایی که باید تولید یا خریدار: رند صادر می شود. 

صفحه 9:
دريافتٍ سفارشي مشترى نقله ى شروع فرآيتد نبت سفرش فروی و إيجاد اسناد و مدارك مختلف 1-کنترل اعتبار شماره حساب مشتری و شمارهاقلام موجودی کالا 2-کنترل داده ی اضافی شماره ی حساب های مشتریان نام مشتریان شماره و شرح اقلام 3 كنتول فیلد برای حصول انلمینان از این که تتها داده های عددی در فیلد های عددی وارد شدند. 4- آزمون معقولنهبودن برای ثبات صحت مقادیر سفارش داده شده 5- کنترل های دامنه در تاريخ سفارش و تحويل آن به منظور ارزيابى امكان انجام يا عدم انجام آن 6-آزمون كامل بودن براى اطمينان از كامل بودن و مريوط بودن داده ها سار کلاها کآزمون هي ززور نو مور ناکم شنوو مور ا د ‎aie a es‏ انا ی ‎So ated inh i‏ یب 9 ارائه می شود 

صفحه 10:
اشتباهات ایجاد شده در سفارش مشتریان تا زمانی که سفارش ها وارد سپ نشده اند کشف نمیشوند در این حالت مشتری مجبور است دوباره تماس بگیرد و اطلاعات صحیح را دریافت کند فرآیند تصویب اعتبار مشتری ز اين روش مستلزم صرف وقت زیاد است.فن آوری اطلاعاتی برای بهبود خدمات به مشتریان و پاسخگویی بموقع به تقاضای مشتریان به کار می رود. 

صفحه 11:
MS Yosh مرحله ی دوم چرخه ی درآمد تکمیل سفارش های مث مشتریان و ارسال کالای درخواست شده است کارگران انبار مسئولیت تکمیل سفارش های مشتریان را از طریق انتقال لزه ده جونى كانا له برك خزوع كالاايه دنت دیزی ترخبس كال متصدى تحويل كالا به مشتريان است در نهايت عملكرد هر دو دايره به مدير توليد كزارش مى شود. یک تصمیم كليدى كه ضرورى است هنكام تکمیل و ارسال سفارش مشتری گرفته شود تخاب تحوو ی حمل كال براي مشتری امست که بسیاری از شرکت ها برای حمل کالای خود برای مشتریان کامیون های باری فراهم می کنند. قوانین مالیاتی و مقررات کشورهای مختلف می تواند بر گزینه های حمل و توزیع کالا موثر باشد. 

صفحه 12:
اسناد و ‎Sylan‏ در مورد حمل کالا: برك خروج كالا رنه شده توسط سیستم ثبت فروش موجب اجراى فرآيند حمل مي شود کار ان دایره ی انبار از اطلاعات كالا براى شناسليى اقلامى كه بايد تحويل داد توند اشتفاده م کت ‎(Be ol‏ که پاید از انبار خارج شوند در برگ خرو. كالا از انبار علامت زده ميشوند سبس برگ خروج کالا به همراه کالای مورد نظر برای دایره ی حمل کال" ارسال می ترخیص شده توسط کارمند دایره ی حمل, شماره ی سفارش فروش, شماره ی اقلام كالا و مقادير انها توسط بايانه هاى رايا نه ايى به طور مستفیم ثبت زده می شوند. فرصت های استفاده از فن آوری اطلاعاتی در مورد حصل کالا: سیستم های خود کار انبار داری نه تنها در بسیاری از هزینه ها صرفه جویی کرده و كارايي مدیریت موجوزی کی شر کت را افزليش مى دهد بلكه مى تولئد منجن يه ۰ يى در مورد حمل كالا براى مشتريان شود. سيستم ارتباطات پیشرفته می توانند اطلاعات ‎Oe eed a‏ کت علاوه بر اين سیستم های مزبور می توانند برای مشتریان ارزش افزوده ایجاد 

صفحه 13:
۳-۱- صور تحساب فروش و حساب های دریافتنی : مرحله ی سوم چرخه ی درآمد. صدور صورتحساب است دو فعالیت در مرحله ی چرخه ی درآمد. صدور صورتحساب برای مشتری و نگهداری حساب های مشتری است. فعالیت های مزبور توسط دوایر صورتحساب فروش و حساب های دریافتنی انجام میشود كزارش اين فعاليت ها به رئيس حسابدارى ودر نهايت به مدير مالى شركت اراثه عى شود صورتحساب فروشء مشتريان را از مبلغى كه بايد برداخت كنند و محل يرداخت آن آگاه مى سازد. كاهى اوقات يس از به نتيجه نرسيدن تلاش هاى شركت براى وصول مطالبات» ضرورى است حساب مشترى مربوط به عنوان يك حساب غير قابل وصول حذف شود در اين حالت مدير دايرهى اعتبارات اعلاميه ى بستانكار براى مجاز كردن حذف حساب مشترى صادر ميكند بر خلاف حالت بر' كالا و تخفيفات ناشى از معيوب بودن كالا در اينجا نسخه ايى از اعلاميه ى مزبور براى مشترى ارسال نمى شود. 

صفحه 14:
انواع سیستم هاي صدوز صورتعسا: 1-سیستم پس فا کتور : صورتحساب فروش که پس از دریافت یک نسخه از بارنامه از دایره ی ترابری صادر می شود در این سیستم صورتحساب پس از تایید حمل و ارسال کالا صادر مي شود ا 0 ‎oe eee‏ ودر شركت هاى توليدى كاربرد دارد زيرا اغلب بين درياقت سفار, وتحویل ‎WS‏ فاصله ی زمانی وجود دارد. مر ۲-سیستم پیش فا کتور : در این حالت صورتحساب به محض تصویب سفا 1 دو نميشو اين زعا ايل هان موجودى ‎EES wo) BUS OL‏ ميشوند سيستم هاى بيش فا كتور ذ از به برخى اسناد و مدارك را از بين مى برد لي كداز ‎ee‏ يستى سقار ان ‎a‏ ميكتند يكار م روك 

صفحه 15:
های نگهداری حساب های 3 ۱- روش مانده ی انفرادی صورتحساب فروش: در این روش مشتریان بدهي خود را طبق هر صورتحساب فروش پرداخت می کنند دو 5 ل ا لوو الى كر یک نسخه را به همراه وجه پرداختی بر گرداند اين نسخه یک سند چرخشی به نام فرم تایید پرداخت است ۲- روش مانده ی تجمعی صورتحساب : در اين روش مشتریان به جای پرداخت مبلغ هر صورتحساب فروش مبلغ مندرج در ل ‎cers‏ ا ل م شاف صورتحساب فروش خاص براى كنترل مانده ی کل حساب بکار مى رود . 

صفحه 16:
فرصت های استفاده از فن آوری لطلاعات در مورد صورتحساب ها پردازش دسته یی صورتحساب های فروش می تواند به دو دلیل مشکلات گردش نقدینگی برای شرکت به وجود بیاورد دلیل ول و چی زا اس نما ۲ ‎one ee‏ انتخاب سیستم پردازش مستقیم صورتحساب و صدور صورتحساب فروش به محض رویت اعلامیه ی حمل کالای سفارش شده از طرف دایره ی حمل کالا قابل حل است. دلیل دوم:هنگامی که صورتحساب فروش از طریق پست عادی ارسال می شود یک تاخیر اضافی چند روزه بوحودمی آید که این مشکل نیز با استفاده از روش مبادله ی الکرونیکی داد ه ها برای صورتصاب پرطرف می شود 

صفحه 17:
۳-۱-وصول مطالبات: مرحله ی چهارم چرخه ی درآمد دریافت وجوه نقد از مشتریان است دو دایره در اين مرحله مشار کت دارند صندوقدار کسی که وجوه پرداختی مشتریان را کنترل و به حساب بانک شرکت واریز کرده و به رئیس حسابداری گزارش می کند و دایره ی حساب های دریافتنی حساب های مشتریان را بابت وجوه افتی بستانکار کرده و به مدیر مالی شر کت گزارش می کند . 

صفحه 18:
کنترل : امداف. تهدید ها و روش ها : قراهم کردن کنترل های کافی برای حصول اطمینان از تحقق اهداف زیر است: ۱- کلیه ی معاملات شر کت دارای مجوز صحیح هستند ۲- تمام معاملات ثبت شده معتبر هستند ۳-کلیه معاملات معتبر و دارای مجوز لازم هستند ۴-تمام معاملات به درستی ثبت شده اند ۵-دارایی ها در مقابل سرقت و استفاده نا صحیح محافظت میشوند ۶-فعالیت تجاری شر کت به شیوه ی کار آمد انجام می شوند © 

صفحه 19:
1-۲-ثبت سفارش فروش هدف اصلی ثبت سفارش فروش پردازش کار آمد سفارش های مشتریان است ۱-۱-۲-تهدید اول-فروش به مشتریان با اعنبار نامطلوب: تهدید عمده در مرحله ی پذیرش سفارش مشتری احتمال انجام فروش های نسیه یی است که بعدا بهای آن غیر قابل وصول باشد این تهدید را می توان با الزامی کردن گرفتن مجوز های لازم برای هر فروش نسیه از بین برد. 

صفحه 20:
2-۲-حمل کالا برای مشتری هدف اصلی مرحله ی حمل کالا اطمینان از حمل وتوزیع صحیح و کار آمد کالا به مشتریان است ۱-۲-۲-تهدید دوم-حمل اشتباه کالا برای مشتری : ا ا م برطرف کرد ۲-۲-۲-تهدید سوم-سرقت موجودی کالا : روش های کنترلی سرقت موجودی کالا: ۱-موجودی کالا باید در یک مکان امن نگهداری شود و دسترسی ۲-تمام نقل و انتقال داخلی موجودی کالا در شرکت مستند شود 

صفحه 21:
۳-۴-صدور صورتحساب فروش مدف اصلی این مرحله تنظیم سریع و دقیق صورتحساب فروش برای تمام فروش هاست. ۱-۳-۲ -تهدید چهارم-عدم صدور صورتحساب برای ۰ اين تهديد با تفکیک وظایف حمل کالا و صدور صورتحساب فروش کاهش می يابد. ۲-۳-۲-تهدید پنجم ساشتباه در صدور صورتحساب : با بازیابی مناسب داده ها و اطلاعات از فایل اصلی موجودی های کالا می توان از اشتباهات قیمت گذاری اجتناب کرد.اشتباهات مقادیر کالا ی حمل شده را میتوان با مقایسه ی مقادیر مندرج در بارنامه با مقادیر سفارش فروش تعیین کرد. 

صفحه 22:
۴-۷ -وصول مطالبات: ۱-۲-۲-تهدید ششم-سرقت وجوه نقد: ‎-١‏ دريافت وجه نقد يا جك و ثیت آنها در حساب مشتریان ؟- دريافت وجه نقد یا چک و تصویب اعلامیه ی بستانکار برای حساب مشتری ۳- صدور اعلامیه ی بستانکار و نگهداری حساب های مشتری ‏۲-۲-۲-تهدید هفتم -اشتباهات انتقال مبالغ در زمان بهنگام کردن حساب های دریافتنی : ‏انتقال اشتباه مبالغ را مى توان با مغایرت گیری نتایج پردازش داده ها با داد ه های وارده وستاده کشف کرد. ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ 

صفحه 23:
۱-۵-۷ -تهدید هشتم-از دست دادن داد ه ها و اطلاعات حساب های مشتریا تهیه ی دو نسخه ی پ از فایل های مهم مانند فایل اصلی حساب های دریافتنی و نگهداری یکی از آنها در سایت رایانه ای ش ر کت و دیگری خارج از سایت مزبور احتمال از دست دادن داده ها را کاهش می دهد. ee ‏بيه وبررسی گزارش های عملکرد مبنایی را برای ارزیابی اثر بخشی و کارایی فعالیت‎ های چرخه ی درآمد و کاهش دادن تهدید های عملکرد آن را فراهم می کندارزیابی عملکرد از طریق گزارش مای تجزیه و تحلیل سود آوری مشتری کانال های توزیع محصول و... امکان پذیر است. © 

صفحه 24:
yi ala Yan g ‏ارانه عدل سیستم اطلاعاتی‎ -۳ اطلاعات مللی و عملیاتی هر دو برای مدیریت فعالیت های چرخه ی درآمد و ارزیابی لن لازم است سیستم اطلاعاتی بر مبنای مدل داده یی منایع ,رویدادها و کارگزاران انواع تجزیه و تحلیل های ممکن را ارآئه می کند در سیستم مزبور آمکان ارتباط دادن داده های داخلی با انواع مختلف اطلاعات برون سازمانی آسان تر خواهد بودمهمتر این که تصمیم گیرندگان می توانند به آسانی با زبان های جستجوی ساده همه ی اطلاعات مزبور را از سیستم بازیابی و مورد استفاده قرار دهند. 

صفحه 25:
شرکت ها چگونه میتوانند از اطلاعات مشتریان برای افزایش فروش خود استفاده کنند؟ 1- داده های بدست آمده از منابع درون و برون سازمانی به وسیله ی مدل داد ه یی منابع برویدادهاو کارگزاران مبنای طراحی دوباره ی سیستم اطلاعاتی » به طور موثر و کار آمد یکپارچه شوند. ۲- روش های کنترلی کافی طراحی . ودر سیستم اطلاعاتی حسابداری نصب شود تا این اطمینان حاصل شود که داده های ذخيره شده در سیستم از صحت و دقت لازم برخوردارند. 

صفحه 26:
با تشکر از استاد محترمه سرکار خانم دکتر اکرم تفتیان تهیه شده توسط: احسمد سلیمی