مبانی برنامه ریزی ۲

مبانی برنامه ریزی ۲

اسلاید 1: مبانی برنامه ریزی

اسلاید 2: برنامه عبارت از تعیین هدف کوتاه و پیش بینی راه رسیدن به آن است. در واقع برنامه، نوعی تعهد به انجام فعالیت های معین برای تحقق هدف به شمار می آید. برنامه ریزی بر سایر وظایف مدیران، اولویت دارد و مقدم بر آنان است. فراگرد برنامه ریزی ماهیتی پویا دارد، همچنین با توجه به ماهیت بسیار متغیر فراگردهای محیطی، تجدید نظر مستمر در برنامه ها ضرورت می یابد.

اسلاید 3: انواع برنامه ریزی1)برنامه ریزی راهبردی: با دوراندیشی و در جریان فراگردی نظام یافته انجام می گیرد و دارای مراحل ذیل است:الف)تعیین ماموریت ها و اهداف دوربرد و رسالت سازمان ب)تفکیک و تجزیه اهداف بلند مدت در قالب اهداف کمی و کیفی کوتاه مدت که به آن هدفگذاری می گویند. ج)تدوین و تنظیم خط مشی ها و اتخاذ سیاست های کلی د) طرح ریزی و تنظیم برنامه های عملیاتی. 2)برنامه ریزی عملیاتی: مراحل آن عبارتند از: الف)تدوین برنامه های کوتاه مدت (تنظیم بودجه و زمان بندی). ب) تعیین معیارهای کمی و کیفی سنجش عملکرد و ارزیابی هزینه های اجرای عملیات. ج) ارزیابی برنامه ها و تعیین موارد انحراف عملکرد از آن ها. د) تجدید نظر در برنامه ها و تهیه برنامه های جدید.3)برنامه ریزی تخصصی : که با توجه به ماهیت تخصصی برخی از وظایف مدیریت انجام می شوند عبارتند از : الف) برنامه ریزی و منترل تولید ب) برنامه ریزی نیروی انسانی. ج)برنامه ریزی مالی و تنظیم بودجه.

اسلاید 4: رهیافت های گوناگون به برنامه ریزی1)برنامه ریزی از داخل به خارج و برنامه ریزی از خارج به داخل: در برنامه ریزی داخل به خارج بر کارهایی تمرکز می شود که سازمان در حال حاضر انجام می دهد و تلاش می شود تا ان ها به بهترین صورت انجام پذیرند. در برنامه ریزی از خارج به داخل ، ابتدا محیط خارجی بررسی و تحلیل می شود و برای استفاده از فرصت ها و به حداقل رساندن مسائل ناشی از آن برنامه ریزی می گردد. برنامه ریزی از خارج به داخل هنگامی مفید است که سازمان بخواهد کاری منحصر به فرد انجام دهد و هدف این برنامه ریزی، یافتن فرصت های محیطی و استفاده بهینه از آن هاست.2)برنامه ریزی از بالا از پایین و برنامه ریزی از پایین به بالا : در برنامه ریزی از بالا به پایین، ابتدا مدیر عالی اهداف کلان را تعیین می کند و این امکان را برای مدیران سطوح دیگر فراهم می آورد تا در چارچوب اهداف کلان، برنامه های خود را تدوین کنند، در حالیکه برنامه ریزی از پایین به بالا با تدوین برنامه هایی شروع می شود که در سطوح عملیاتی شکل می گیرد، بدون آنکه به محدودیت های کلی سازمان توجه شود.

اسلاید 5: 3)برنامه ریزی و مدیریت بر مبنای هدف و نتیجه : در مدیریت بر مبنای هدف، برای ترکیب اهداف فردی و سازمانی تلاش می شود. این روش برنامه ریزی مبتنی بر این اعتقاد است که مشارکت مدیران و کارکنان در امر تعریف اهداف سازمانی در قالب اهداف فردی، آثار مبتنی بر روحیه و عملکرد کارکنان ایجاد می کند. مراحل برنامه ریزی بر مبنای هدف عبارتند از : 1)تعیین رسالت و ماموریت ها 2)تعیین نتایج مورد انتظار 3)تعریف شاخص های ارزیابی 4)تعریف اهداف عملیاتی 5)تنظیم برنامه های عملیاتی 6)طراحی سیستم کنترل عملیات. از جمله معایب این روش، وقت گیری بیش از حد و تاکید بیش از حد بر مستند سازی مکاتبات می باشد.

اسلاید 6: 4)برنامه ریزی و مدیریت بر مبنای استثناء: در این روش برنامه ریزی مدیران عالی فقط هنگامی در کارها دخالت می کنند که کهن انحراف عملکرد یک واحد از برنامه های پیش بینی شده ، از حد معینی تجاوز کند. برخی از ابزارهای مورد استفاده در این روش برای کنترل و نظارت بر عملکرد واحدها عبارتند از : بودجه ، هزینههای استاندارد شده و حسابداری مدیریت.5)برنامه ریزی اضطراری: بر اساس این روش ،حوادث و شرایط جدید پیش بینی می گردند و عکس العمل ها و پاسخ های مناسب برای آن ها در نظر گرفته می شوند.6)برنامه ریزی اقتضایی: در این نوع برنامه ریزی گزینه های گوناگون قابل اجراشناسایی می شوند و در صورتی که اعتبار برنامه اصلی به دلیل تغییرات محیطی، بیش از حد کاهش یابد، یکی از آن گزینه ها قابل اجرا خواهند بود. رمز موفقیت برنامه ریزی اقتضایی در شناسایی تغییر جهت های احتمالی در رخدادهای آتی است که می تواند بر برنامه های جاری اثرگذار باشد.

اسلاید 7: مراحل عمده برنامه ریزی1)شناسایی مقتضیات موجود (فرصت ها و محدودیت ها، زیرا آگاهی از مسائل و مشکلات و شناسایی فرصت های موجود، نقطه آغاز اقدام به برنامه ریزی است.) 2)تعیین اهداف کوتاه مدت 3) کسب اطلاعات کامل درباره فعالیت های ضروری برای تحقق اهداف 4) طبقه بندی و تحلیل اطلاعات 5) ارائه فرضیه هایی بر مبنای پیش بینی وضعیت آینده 6) جستجوی بدیل ها و برنامه های جایگزین 7) ارزیابی بدیل های گوناگون 8) انتخاب بدیل مناسب 9) تدوین برنامه های فرعی و پشتیبانی 10) تنظیم توالی فعالیت ها و جداول زمان بندی 11) بیان کردن برنامه ها در قالب ارقام بودجه و برنامه تخصیص منابع مالی 12) پیگیری پیشرفت کار

اسلاید 8: اثربخشی و محدودیت های برنامه ریزی: برنامه ریزی موثر مستلزم در نظر گرفتن تقدم زمانی فعالیت ها، هماهنگی و ارتباطات،تشریک مساعی، و آماده سازی شرایط برای اجرای برنامه می باشد. از جمله محدویت های برنامه ریزی این می باشد که : برنامه ریزی مستلزم هزینه و وقت است ولی تضمین کننده تحقق اهداف برنامه ریزی شده نیست، و سازمان های کوچک نمیتوانند به نحو مطلوب برنامه ریزی کنند، زیرا فاقد توان مالی و فرصت کافی برای صرف هزینه و وقت آنند.انواع سلسله مراتب برنامه ها: برنامه ها را می توان به دو دسته عمده تقسیم کرد: برنامه های راهبردی و برنامه های عملیاتی. برنامه های راهبردی عبارتند از برنامه هایی که برای کسب اهداف جامع سازمان طراحی می شوند به طوری که متضمن اجرای ماموریت باشند، و برنامه های عملیاتی و تاکتیکی جزئیات نحوه اجرای برنامه های استراتژیک و راهبردی را نشان می دهند که به دودسته برنامه های یکبار مصرف و برنامه های دائمی تقسیم می شوند.

اسلاید 9: تقسیم بندی برنامه ها : ماموریت ها و اهداف بلند مدت سازمان، علل اصلی ایجاد سازمان ها می باشند، و اهداف کوتاه مدت هر سازمان بر مبنای ماموریت ها و اهداف بلند مدت آن تدوین می شوند که باید تعیین کننده نتیجه مورد انتظار، نحوه انجام کار، محدوده زمانی انجام کار، هزینه و بودجه مورد نیاز برای انجام کار باشند.بنابراین هدف گذاری عبارت است از تجزیه ماموریت ها و اهداف بلند مدت در قالب اهداف کمی و کیفی کوتاه مدت. در تعیین اهداف کوتاه مدت می بایست اطلاعاتی در مورد وضعیت موجود و وضعیت مطلوب جمع آوری گردد، و هنگام جمع آوری اطلاعات و پیمایش در زمینه های مذکور باید موارد ذیل را مد نظر قرارداد: 1)بررسی میزان بازده کارهای عادی، بدین معنا که مشخص شود چه نوع محصولات و خدماتی، به چه میزان قابل عرضه اند و سپس معیارهای مورد نیاز برای اندازه گیری بازده معین می شوند تا به وسیله آنها تعداد واحد کالا و خدمات قابل ارائه در زمان پیش بینی شده معین گردد و سپس اهداف تعیین می شوند. 2)بررسی امکان بهبود بازده کارهای عادی، بدین معنا که با توجه به وضعیت موجود محصولات و خدمات، زمینه هایی که در آن ها بهبود و توسعه ضرورت دارد، مشخص شوند و سپس قابلیت و امکان ایجاد بهبود در ان زمینه ارزیابی گردد و مشخص شود که چه میزان توسعه و بهبود قابل ایجاد است. 3)بررسی امکان بهبود و توسعه توانایی های فردی و سازمانی.

اسلاید 10: راهبردها (استراتژی ها) : راهبرد عبارتست از برنامه جامع، منسجم، و کاملی که برای تحقق اهداف اساسی سازمان تدوین می گردد بنابراین راهبرد، نوعی برنامه است که برای نیل به مقاصد و اهداف اصلی سازمان تدوین می شود.خط مشی ها: خط مشی مشخص کننده محدوده ای است تصمیم های آتی، باید در ئاخل آن اتخاذ شوند، و دارای ویژگی های ذیل می باشند: 1) صراحت و وضوح 2) قابلیت اجرا 3) انعطاف پذیری 4) جامعیت 5) هماهنگی 6) مستدل بودن 7) متمایز بودن از قوانین و 8) کتبی بودن. خط مشی ها را می توان به سه دسته تقسیم کرد : خط مشی های اساسی، خط مشی های کلی، و خط مشی های خرد. خط مشی های خرد یا خط مشی های خاص واحدها بر مبنای خط مشی های کلی شکل می گیرند و خط مشی های کلی نیز بر مبنای خط مشی های اساسی تنظیم می شوند. برای مثال ، اگر خط مشی اساسی سازمان که توسط رئیس آن معین می شود بر ضرورت رشد و توسعه فعالیت سازمان تاکید داشته باشد، معاون تولید با تاکید بر فعالیت های بازاریابی و تولیدی، خط مشی کلی را وضع می کند و مدیر کارخانه الف با اهتمام به بهبود کیفیت و افزایش تنوع و میزان تولید محصولات،خط مشی خاص واحد خود را تنظیم می کند.

اسلاید 11: رویه ها و مقررات: رویه ها مشخص کننده شیوه عملیات و نحوه انجام کار هستند، و روش ها نحوه اجرای جدول زمانبندی رویه ها را معین می کنند. در حالیکه مقررات بدون ذکر قاطع و تفاوت زمانی انجام امور، اعمال و فعالیت ها را هدایت می کنند، در واقع هر رویه مبتنی بر مجموعه ای از مقررات است.برنامه های عملیاتی و بودجه: برنامه های عملیاتی در مورد فعالیت های تکراری و غیر تکراری در قالب برنامه های دائمی و یکبار مصرف تنظیم می شوند. بودجه یکی از برنامه های مهم کنترل است که در قالب اعداد و ارقام ارائه می شود در واقع بودجه برنامه ای است که نشان دهنده تعهدات آینده سازمان است.

اسلاید 12: مدیریت و برنامه ریزی پروژه هر پروژه مشتمل بر مجموعه کارهایی است که برای نیل به یک هدف کوتاه مدت و تک موردی انجام انجام می شوند و زمان آغاز و پایان مشخصی دارند. برخی از ابزار و فنون برنامه عبارتند از : نمودار میله ای (گانت)، نمودار شبکه ، فن ارزشیابی و تجدید نظر در برنامه، روش مسیر بحرانی.نمودار میله ای بر روی دو محور ترسیم می شود: محور افقی نشان دهنده زمان شروع و پایان هر فعالیت است و محور عمودی نشان دهنده مراحل انجام برنامه است . هر میله افقی نیز نشانه مدت پیش بینی شده برای هر فعالیت مورد نظر است به طوری که طول آن مدت زمان پیش بینی شده را بر حسب مقیاس مورد استفاده در نمودار نشان می دهد.

اسلاید 13: نمودار شبکه ای دارای مزایایی چون تکمیل شدن طرح اولویت بندی مراحل و مشخص شدن نحوه اجرای برنامه قبل از شروع به اجرای آن، تسریع در انتقال اطلاعات در مورد تغییرات برنامه و استفاده از آن به منزله یک منبع موثق اطلاعاتی، و معین شدن زمان مطلوب برای شروع و پایان هر فعالیت برنامه ریزی شده می باشد. علائم مورد استفاده در نمودار شبکه عبارتند از : 1) گره-که دایره یا مربعی است که نشان دهنده شروع یا خاتمه فعالیت ها است. 2) خط فعالیت- مجموعه وظایفی که برای یک فعالیت معین شده اند، با یک خط فعالیت نشان داده می شود. 3) نشانگر فعالیت- حروف یا نام هایی که روی خط فعالیت نوشته می شوند. 4) نشانگر مدت- اعدادی که زیر هر خط فعالیت نوشته می شوند. 5) نشانگر گره- هر گره با یک شماره که نشان دهنده آغاز یا پایان یک کار یا فعالیت است، مشخص می شود.

اسلاید 14: قواعد ترسیم نمودار شبکه عبارتند از : 1- هر فعالیت را بوسیله یک خط و دو گروه در دو طرف آن مشخص می کنند. 2-هیچ فعالیتی قبل از اتمام کلیه فعالیت ها و رویدادهای قبلی شروع نمی شود. 3- همه فعالیت ها و رویدادها به جز فعالیت های آغازین و پایانی باید حداقل یک فعالیت ما قبل و یک فعالیت ما بعد داشته باشند. 4- پس از وقوع هر فعالیت یا رویداد، فعالیت یا رویداد دیگری آغاز می شود، تا مرحله ای که شبکه به پایان برسد، بنابراین شکل شبکه همواره یک طرفه است. 5- تعداد بردارهایی که به یک دایره ختم می شوند نشان دهنده تعداد فعالیت هایی است که با تکمیل آن ها امکان شروع فعالیت بعدی به وجود می آید.

اسلاید 15: فن ارزشیابی و بازنگری برنامه و روش مسیر بحرانی: در فن ارزش یابی و تجدید نظر در برنامه یا پرت، با استفاده از نمودار شبکه، برای به حداقل رساندن تاخیر، وقفه و ناهماهنگی در تولید یک کالا یا انجام یک پروژه، برنامه ریزی می شود،به طوری که بر مبنای آن بتوان فعالیت ها را به طور منظم کنترل کرد. «به مسیری که اتمام آن بیشتر از سایر مسیرها طول می کشد و اگر کمترین تاخیر یا توقفی در آن روی دهد، زمان اتمام پروژه به همان میزان به تاخیر خواهد افتاد مسیر بحرانی می گویند.»روش مسیر بحرانی برای برنامه ریزی فراگردهای تکراری که در آنها کارها در محدوده زمانی معین انجام می شوند و زمان پایان آن ها مشخص است، به کار می رود در حالی که فن ارزشیابی و بازنگری برای فراگردهای غیر تکراری که در آن ها طول مدت انجام و زمان خاتمه کارها مشخص نیست و فقط به طور تقریب قابل برآورد است، کاربرد دارد. استفاده از این دو فن دارای محدودیت هایی نیز می باشد. مثلا هزینه ایجاد سیستم های مناسب برای اتخاذ این روش ها در مقیاس کلان، به ویژه با توجه به زمانی که صرف ایجاد ان ها می شود، باید در نظر گرفته شود، و این فنون نمی توانند همه مسایل مدیران را حل کنند.

اسلاید 16: ابعاد و جنبه های برنامه ریزیهنگام برنامه ریزی در سازمان ها توجه به عوامل ذیل ضرورت دارد: 1)موضوع برنامه ریزی 2)عوامل موثر بر برنامه ریزی 3)طول دوره برنامه ریزی 4)سطح برنامه ریزی در سازمان 5)ویژگی های خاص برنامه (مثل جامع و کلی یا جزئی و خاص بودن)