صفحه 1:
صفحه 2:
مدیریت زمان
کارشناس ارشد مدیریت تحول
صفحه 3:
مدیریت زمان و ضرورت به کار
Z <
گیری آن در هزاره جدید
صفحه 4:
مقدمه
اساس مدیریت زمان بر براثر بخشی اوقات استوار است و می توان گفت تنها رمز
. موفقیت آدمی تسلط بر زمان می باشد
در مدیریت زمان از روش هایی استفاده می شود که به انسان ها این امکان را
می دهد که با صرف حد اقل وقت وزمان بیشترین و بهترین نتایج را به دست
رد
مدیریت زمان به مدیران قدرت و شهامت تفویض اختبار می دهد که در نهایت
. به بهروه وری و کارایی موثر می انجامد
مدیر باید برای پرداختن به مسائل مهمتر با تمام وجود میل به آزاد کردن وقت
۰ ود داسته اس و در ادامه از زار متا برای مد یرت ان اسفاده ناد
در این مقاله سعی شده است به ضرورت به کار گیری مدیریت زمان توسط
مدیران واصول و مراحل مختلف آن وآسیب شناسی و تکنیکک های مدیریت
۰ زمان پرداخته شود
صفحه 5:
تعاریفی از مدیریت زمان
سیستمی است که به ما اموزش میدهد چگونه قرارهای سازمانی مان را »
.یادداشت هایمان را و وظایفی که نیازمند به ان هستیم انجام دهیم
مدیریت زمان عبارت است از کلیه مهارت هایی که غالبا افراد می آموزند تا
بر اساس این مهارت ها بتوانند در زمان مشخص مسئولیت خودشان را به
. نحو احسنت انجام دهند
ودر تعریف کامل تری مدیریت زمان یعنی اينکه کنترل زمان و كار خويش
. را به دست گرفته اجازه ندهیم امور و حوادث ماراهدایت کنند
صفحه 6:
اهمیت و ضرورت مدیریت زمان :
در مباحث مدیریت موضوع بهره وری زمان انجام کارها واستفاده صحیح اززمان و
زندگی کردن با نگرش صرفه جویانه به زمان است . زمان با ارزشمند ترین سرمایه موجود
در نزد هرفرد - گروه و سازمان است که با دیگر سرمایه ها قابل مقایسه نیست . برای اینکه
ما توازنی در برنامه هایمان داشته باشیم نیاز داریم تا زمان خود را سازماندهی کنیم . زمان
تنها یک عامل انویه در مدیریت زمان به شمار می آید. زیرا که عامل اساسی در
مديريت زمان واقعى بايد اولويت های شخصی ما باشد افراد بر اساس محیطی که در
آن رشد کرده و تربیت شده اند يكك چرخه بهره وری دارند و در ساعاتی از روز از
.بیشترین راندمان کاری برخوردارند و ما باید این ساعات را برای خود مشخص کنیم
صفحه 7:
۱
ح
هدف گذاری :
یک انسان موفق هیچ گاه بدون هدف دست به کار نمی زند.انسان بی هدفه كاملاً تابع حوادث و پیشامدهاست. کسی که
هدف روشن و مشخصی در زندگی دارد پس از رسيدن به موفقيت» احساس خوشبختی و آرامش می کند. اهداف
شماء به میل و خواسته ی خودتان مربوط است. تا همت عالی چه باشد!
تعیین اولویت : پس از آن که فهرست اهداف بلند مدت و کوتاه مدت شخصی. خانوادگی
حرفه ای خود را تهیه کردیده ضروری است که آن ها را به ترتیب اولویت معین انجام دهید
رعایت اولویت
تا زمانی که کار مهمتر و با درجه ی اولویت بالات زمین مانده است؛ دست به کارهای کم اهمیت تر نزیم.
مدیریت زمان < هدف گذاری + تعیین اولویت + رعایت اولویت
صفحه 8:
:كامهلى لازم براى كسب مهلرت مديريت زمان
اولين قدم براى مديريت زمان تعيين دقيق اهداف است كه بايد توجه داشت كه
هدف ما واقعی و قابل دست‌یابی باشد .
اهداف بلند مدت : منظور اهدافی است که در یک دوره‌ی زمانی طولانی » مغلا
پنج ساله قابل دست‌یابی باشد . مثل رسیدن به شغل پزشک .
اهداف میان مدت : اهدافی است که نسبت به اهداف بلند مدت در زمان
کوتاه‌تری قابل دسترسی هستند . ولی نیازمند گذشت زمانی می‌باشند . مثل
قبولی در کنکور
اهداف کوتاه مدت : اهدافی هستند که در زمان‌های کوتاه قابل دسترسی است .
این اهداف به عنوان دست‌یابی به اهداف بالا محسوب میشوند .
صفحه 9:
مراحل مدیریت زمان مطلوب
اساس مدیریت زمان براثربخشی و بهره وری استوار است و تسلط بر زمان نیز رمز موفقیت مدیران
ی
برای این منظور ابتدا باید هدف هایی که مدیران می خواهند به آن دست یابند وهمچنین فعالیت هایی
که در رسیدن به این اهداف مدیران را یاری می دهد مشخص باشد . در ادامه باید اهمیت و
. فوریت هر فعالیت نیز روشن باشد
: مراحل زیر می تواند مدیران را در جهت مدیریت زمان مطلوب و رضایت بخش پاری دهد
. فهرستواز لعدلفتسهیه شود - 1
. لهدلفیسر حسلهمیتشاناولو یس ندی‌ش ود - 2
٠ فعا لتهاوضرورعبرلعوسيدزبه لهدافه شخصشود - 3
لعهر هدفنسيز بايد فعا لهاي وإنجام كيرد آنها نيز اولويتبندوشود - 4
.هر فعا لشيز مطابقاولویت ند وزمانب ندی‌شود - 5
و در پایان تهیه برنامه روزانه انجام گیرد
صفحه 10:
عواملی که موجب مدیریت نادرست زمان می شوند
نترین فن در مدیریت زمان این است که یک مدیر در جستجوی عواملی باشد که موجب مدیریت
: نادرست زمان می شود که برخی از آنها به شرح زیر است
تاخیر داشتن و به قرار ملاقات نرسیدن
تصمیمات عجولانه گرفتن
ترس از تفویض اختیاریا پذیرش خلاقیت دیگران
سود کوتاه مدت را به میان مدت وبلند مدت ترجیح دادن
ناتوانی در پذیرش کارهای پیشنهادی دیگران وعدم کنترل اوضاع و موارد بسیار دیگر همچون شرح
وظايف
٠تعريف نشده »نداش
انظباط شخصی . کار کنان نا کافی .ناتمام گذاشتن وظایف و
صفحه 11:
: تکنیک های مدیریت زمان
آگاهی استفاده از زمان : شناخت امور و ایجاد تعادل آن با امکانات تصمیم گیری را ممکن وبرنامه ری
۰ قانون پارتو می گوید : هر کسی اصل را براین قرار دهد که از ۲۰ درصد فعالیت
دهد یا مدیرانی موفق هستند که از ده درصد کارهایشان که بیشترین نتایج را به
تحقیقات نشان داده که ۱۰درصد از وقت مدیران ٩۰ درصد نتایج را حاصل می شود
پیروی از اصول ۸۰-۲۰ يا ٠
خود :۸ درصد آنرادرست 1
همراه دارد اولویت دهند چون
حسابداری زمان :مدیر طق تخصیص مدت زمان برای اجرای کاراموری که باید انجام دهد مشخص می سازد که
. خود تعادل بین زمان اجرا ونوع فعلیت را انجام دهد
. اولویته بندی : مدیریت خوب کارهایی که باید برای رسیدن به امداف مطلوب انجام دهد اولویت بندی می کند
تم ر کز برزمان قابل کنترل : مدیرانی که در تشخیص و سازماندهی اوقات قابل کنترلشان توانمندند به مراتب کارهای
پیشتری به انجام میرسانند و به کارهای اولویت دار می پردازند
. عادت های خوب و صرفه جویی در زمان : نقاط ضعف و قدرت مدیران ارتباط مستقیمی با عادتهای آنان دارد
حذف فعالیت های کم اهمیت.: مدیر باید برای انجام کار در زمان محدود جداولی برای خود ترسیم و فعالیت های
. غیرمفید خود را مشخص نماید و راه های حذف ویا کاهش آن را ثبت نماید
صفحه 12:
درمدیریت زمان فعالیت‌ها, روش‌ها, تکنیک‌ها 9
:ابزارهای مختلفی دیگری نیز وجود دارد
Getting Things Done L. GTD*
ILS LL bed at SIS yl add ذهرشود خارج کسندو آنفارا بتک ند بسا لیزکار نهزاز يادآويى
لیرکه چه کسارهایا بسایدلنجام دهد رها میب ود و میولند روی‌کارهاون بش ده تس رکز کسند
WLS plied کف رآیند GTD در روشهای‌سنتیمدیرستیمان همه سفاهیم حول حور اولو یبسن یمی‌گردد. لا در روش
مشخص تعر يفصيئسود و طبت‌آن کارها یکیسه ی کلنجام میشوند
بسر مبای‌ساده سازعه کانیزم شب تکستترلو دریافتسمام لطلاعاتلسنکه بسرلعلنجام يكتكار لازم لست
۴ تکنیکنتک وجهف رنگی
لیر dip Soe A Sd ol bd yy SSS بسه لندازه پسیتزلهایایتا لابی‌جاسلبتسوجه بساشه. لین وش‌تسوسطالبلاع شده و
یس رما شهوم فسرلنچسکو کسیرلوشکلگرفته. بسا گرفتیز-کیکلزیادیسمی‌سرد و خیلی‌سادهقابلادگیروست
در لیروش‌شسط بسکشایمر در لختبار دارید و لنجام کار را بسه محدودههای۵ دقيقهلئ: فسيم مكنيد به هر كفلم از لين
محنودمهاببکنگوجه فسرنگیمیگویند بسیزجر ۵ دفیقه ۳ تا ۵ دقيقه زمازلسترلح قهرار دارد و بسعد كوجه فرنگی
.بعدىشروع میسود. لبزووشسرلولفرادی‌کسه دچار لختلالتسمر کزی‌ستند مسولند مفيد باشد
تعنیک تم رکز فراتكلين كاوى
این روش بر مبنای اولویت بندی کارها تشکیل شده. به این شکل که کارها را در یک ماتربس براساس این که چقدر باید سریع
بندی میشوند. این روش توسط استفان کاوی پایه‌ریزی شده و به این دلیل با نم فرانکلین کاوری شناخته
روش استفاده کرده‌اند. در این روش هدف این است که با مشخص کردن کارهای کم اهمیت‌تر بیشتر بر روی فعالیت‌هایی
.تمرك كرد كه إنجاع آنها ارزش بالاني دارد
صفحه 13:
بیانیه رسالت در مدیریت زمان
شناخت روشن اهداف و رسالت فرد» گروه و سازمان » به انتخاب و اجرای راهبرد
هایی که موجب برداشت واحد ازمقصد گردد کمک می کند .(ناش (VAM
: در این صورت به چند پرسش اساسی برخورد می کنیم
مدیرینهماناز کج آغاز میشود ؟ - 1
در ياسخ بايد كفت از زمان تدوین بیانیه اهداف و رسالت فرد . گروه ویا سازمان
مدیرییمانازچه زمانی‌آغاز میشود؟ - 2
. از زمانی که فعالیت هایی که باید صورت بپذیرد اولویت بندی ميشود
مسیریتسرلعاث رگذاریب هتر بررویسازمان‌چه باید بکند؟ -3
.با استفاده از راهبرد برد - برد اثرگذاری را به نسلهای آینده منتقل می کند
صفحه 14:
مزابای استفاده از مدیریت زمان
با مدیریت زمان مشخص میشود کدام یک از کارهایی که باید انجام داد
بااهمیت ترومهم تر هستند که موجب میشود به تعدادی از فعالیت ها
. اولویت داده و تعدادی حذف شود
موجب حذف مزاحمت ها و فعالیت های غیرضروری شده و در نتيجه زمان
. واقعی انجام کار افزایش می يابد
.استرس را کاهش داده که سلامتی روحی وجسمی رادربردارد
نتایج بهتری کسب میشود » کیفیت کاری را بهبود میبخشد ورضایت شغلی
بیشتر و کیفیت زند گی غی رکاری رابهبود میبخشد
.اشتباهات. کمتری رخ داده وبحرانهای کمتری نیز بوجود می آید
صفحه 15:
: اصول کمکی موثر در برنامه‌ریزی برای مدیریت زمان
(*15ا ۳۲0 ۲0)تهیه لیست کارهایی که می‌خواهید انجام دهید
کارهایی که می خواهید انجام دهید را بنویسید و بعد تصمیم بگیرید که در آن
لحظه چه کاری را می خواهید انجام دهید و چه کارهایی را به تعویق بیندازید
برنامه‌ریزی روزانه اهفتگی
قرارهای ملاقات کلاسها و جلسات را به ترتیب زمان وقوع بنویسید
قبل از اينکه به خواب بروید مطمئن شوید که برای روز بعد آماده اید و وقتی
که بیدار می شوید ببینید چه کارهایی را در پیش دارید
# برنامه‌ریزی بلندمدت
از یک جدول ماهانه استفاده کنید تا برنامه‌ریزی روزانه برای شما آسان شود
صفحه 16:
تنظیم زمان شخصی و اهمیت آن برای
.زمان شخصی مدیریت درباره کنترل استفاده از منابع با ارزش است
dee EFF سه كلمه
تعریف موثر و کارامد داشتن یا تاثیر مطلوب داشتن
کیفیت تولید با حداقل تلفات وحداقل تلاش
سعی و تلاش تنظیم زمان شخصی مدیریت
صفحه 17:
زمان شخصى مدير
تنظيم زمان شخصى مديريت مجموعه اى از ابزار هستند كه به شما اجازه ميدهند:
شط را جلف كيد
براى جلسات حاضر شويد
حجم بالاى كا ر را
بر پیشرفت پروژه ها نظارت کنید
تشخیص زمان را برای کارهای مهم انجام دهید
از پروژه های طولانی مدت اطمینان حاصل کنید و آنها را نادیده
یک روز موثر را طراحی و برنا مه ريزى كنيد
یک هفته کار امد را برنامه ریزی AS
و کارهارا به سادگی وبا کمی نظم و انظباط شخصی انجام دهید
از انجایی که زمان شخصی مد یک فرایند مدیریتی» مانند سایر فرایند هاست باید بر
.نامه ریزی » طراحی و پیش بینی شود و به طور منظم مورد رسید گی وبررسی قرار
صفحه 18:
نتیجه گیری
با استفاده موثر از زمان می توان اهداف را مشخص و وظایف و فعالیت‌ها را برنامه ریزی و اولویت بندی
نمود. با برنامه ریزی و اختصاص زمان درك افراد از زمان در دسترسء اف
ايش يافته و در نتيجه
مى توانند از زمان خود به صورت هدفمئد و سازمان يافته بهره مند شدند. اولويت بندى امور و
اختصاص زمان مشخص به هر فعاليت» موجب مى شود وظايف كوناكون به موقع انجام كيرد. يس با
استفاده از روشهاى مديريت زمان» بينش افراد در مورد نحوه استفاده از زهان بيشتر شده؛ تخمين
دقيق ترى از مدت زمان لازم جهت انجام كارها به دست مىآورند و در مجموع نتايج مبتدى حاصل
:مى كردد. برخى نتايج حاصل از شيوههاى مختلف مديريت زمان عبارتند از
آماده سازى براى برنامه ريزى آكاهانه
يا دآورى در انجام امورء سامان بخشيدن به افكار و فعاليتهاء انجام امور در زمان تعيين شده
»ايجاد انكيزه لازم براى انجام كارء متمركز ساختن توجه فرد به اولويتها
سرعت در پیشرفت و ارتقاء عملکرد شخصی- جل وگیری از اتلاف وقت و امور غیر ضروری
كاهش فشار روزانه و در نتيجه اف ایش کارایی؛ سازماندهی و بهره وری
فرصت بیشتر براى كارهاى مهم و ضرورى؛ استفادة كار آمد و اثربخش از وقت؟؛
ايش سلامت روانء اذ
صفحه 19:
تقویت مهارتِ تفویض اختیار؛ یعنی بعضی از کارها را به خودمان ختم
نکنیم, در خانه بخواهیم حتما این کار را خودمان انجام بدهیم. تفویض
کنیم بدهیم همکاران انجام دهند.
فراهم كردن زمينة رشد همکاران و دوستان؛ افزایش احتمال دست یابی
به اهداف؛ افزايش اثر بخشی و بهره وری
در مجموع با اجرای مدیریت زمان, برنامه ریزی و پایش, پیامدهای واقع
بینانه تری حاصل می‌گردد و همه چیز به شکل موثر تر انجام میشود
:دریابان سخنان تعدادی از بزرگان در مورد آهمیت مدیریت زمان بیان میشود
پیتر دراکر معتقد است که تا زمان را مدیریت نکنید نمی توانیم چیز دیگری را مدیریت کنیم .
هیچ جنگاوری بالاتر از زمان نییست؛ تنها اوست که فاتح نهایی است.(کیم وو چونگ)
اگر بر زمان احاطه داشته باشیده درمی یابید اکثر مردم کارهایی را که در عرض یک سال می توانند
انجام دهنده چقدر زیاد و کارهایی را که در مدت ده سال قادرند انجام دهند چقدر کم برآورد
می کنند.(آنتونی رابینز)
هیچ وقت نگو: «وقت ندارم». تو دقیقاً همان قدر وقت داری که کسانی مثل پاستون میکل آنژه مادر
ترزاء لطلن کلر» لثوناردو داوینچی, توملس جفرسون و آلبرت انیشتین وقت داشتند.(جکسون براون)
صفحه 20:
ای صاحب دانش و خداوند خرد چون ابر بهار .وقت در می گذرد
دانی چه کسی ز زند گی بهره برد آن زنده که وقت خود غنیمت شمرد
(بولقاسم حالت )
به اميد اينكه همه ما درست و اثربخش از زمانی که در اختبار
داريم
استفاده نمابيم
موفق و سربلندباشيد