آیین گزارش نویسی در بازرسی
اسلاید 1: برگزارکننده: دفتر بازرسی، ارزیابی عملکرد و پاسخگویی به شکایات دانشگاه علوم پزشکی شهید بهشتیارائه توسط: دکتر مهدیه بختیاری منشتاریخ برگزاری: مرداد ماه 1396 آیین گزارش نویسی در بازرسی
اسلاید 2: تعریف هاگزارش:* تعریف لغوی ( انتقال پاره ای از اطلاعات به شخصی که از مطلبی بی اطلاع است و یا اطلاع کافی ندارد و براي گرفتن تصمیم بدان نیازمند است)اسم مصدر، مرکب از « گزار + -ِ ش» است که در لغت نامه دهخدا بدین شرح معنا می شود: ( بیان امور گذشته، تعبیر خواب، شرح و تفسیر، گفتن سخن، عبور کردن و ترک کردن)اگر گزارش برای تصمیم گیری یا گشایش یک مشکل اداری تدوین گردد مکاتبه اداریدر غیر اینصورت خاطره ، شرح حال ، سفرنامه و ...
اسلاید 3: تعریف هاگزارش در اصطلاح بازرسی و نظارت :بیانیه ای رسمی بر اساس حکم اداری است که از طریق تحقیق، مشاهده و یا بازرسی و پس از تجزیه و تحلیل نهایتاً به صورت مستند و مستندل به همراه پیشنهاد تهیه و تدوین می گرددگزارش نویسی:* نگارش اطلاعات، رویدادها، حقایق، علل، مسایل، استنتاج، و ارایه راه حلی که به ترتیب و توالی منطقی، با روشنی و اختصار یا رسایی به خواننده منتقل شود * پیغامی که با سرعت، صحت و روشنی به خواننده می رسد و بر اصل ساده نویسی و سالم نویسی استوار است* فنی که با آگاهی از آن فن، مطالب هر موضوعی را می توان، طوري طبقه بندي کرد که هدف مورد نظر را در کوتاه ترین زمان و با ساده ترین کلام به دست آورد
اسلاید 4: ارکان اصلی گزارشموضوع :موضوع گزارش چیست؟ (مهمترین عنصر در تهیه هر گزارش که آگاهی و احاطه کامل بر آن سبب می شود به آسانی و در مدت زمان مناسب به نتیجه مورد نظر دست یافت) هدف :هدف از تنظیم گزارش کدام است؟گیرنده :گیرنده (خواننده) گزارش کیست؟(باید تصمیم گیرنده ی نهایی مطالب گزارش خود را شناسایی کنید و با اطلاع از اینکه آیا او خود تصمیم می گیرد یا آنکه گزارش را براي اظهار نظر نزد دیگران ارسال می کند، گزارش خود را به گونه اي تهیه کنید که رسیدن به هدف را سریع تر و مطمئن تر کند)
اسلاید 5: انواع گزارشبر اساس محتوااز نظر نوع و شکل کلیبرحسب نحوه ارائهکتبی، شفاهی، تصویری، صوتی، تلفیقیگزارش های اطلاعی(اخباری)گزارش های بیان مساله و ارزشیابیگزارش های تحلیلیرسمی: بلند و تشریفاتیغیر رسمی: کوتاه یا عادی
اسلاید 6: انواع گزارش از نظر نحوه ی ارائهکتبی (نوشتاری) : فرم ( کاربرد در سطوح پایین سازمان برای ارائه آمار عملکرد مثلا فرم ثبت میزان کار انجام شده توسط کارگر یک کارگاه تولیدی)نوشته های متداول( گزارشات متداول اداری که روزانه، هفتگی و ماهانه تهیه می گردد. از انواع مهم این نوع، گزارش اطلاعاتی است) کتاب و مجموعه(مشتمل بر مقدمه، تحلیل اطلاعات، نتیجه گیری و پیشنهاد نظیر کتب و پایان نامه و گزارشات مفصل و تحلیلی نظارت و بازرسی)شفاهی (گفتاری)گزارش غیرمکتوب که شفاها به اطلاع گیرنده می رسد. گزارش شفاهی به صورت حضوری بیشتر در نیروی انتظامی متداول است(حضوری، تلفنی، سخنرانی)صوتیگزارش از حوادث غیر مترقبه در رادیوتصویریگزارش از حوادث غیر مترقبه در تلویزیون (تصویری عمومی و اختصاصی)تلفیقیاز ترکیب دو یا چند نوع اشکال گزارش به دست می آید به صورت عکس و نوشته و یا اسلاید و گفتار
اسلاید 7: انواع گزارش از نظر محتواگزارش اطلاعاتی (اخباری)منظور از تهیه آنها تنها آگاهی دادن از یک وضعیت است. مانند گزارش هاي جنگی، حوادث، خسارت هاي ناشی از آتش سوزي، سیل و زلزله و...گزارش ارزشیابی و بیان مسالههدف از نگارش آن بررسی علل ( ریشه یابی) یک واقعه و بیان اطلاعات کافی از آن است. مانند گزارش در مورد مشکلاتی که در پی بیکاري و یا اعتیاد جوانان می تواند بوجود آید.گزارش تحلیلی (اطلاعاتی+ارزشیابی)هدف از تهیه این نوع گزارش علاوه بر بیان وضع موجود، ریشه یابی مسایل و تبیین راه حلها و پیشنهاد ها می باشد. گزارش هاي معمول بازرسی را می توان از این قبیل گزارش ها برشمرد. در این گونه گزارش ها، گزارشگر طی داوري و ارایه نظر، مدارک و مستندهاي کافی دال برتخلف و سوءجریان امور را ضمیمه می کند.
اسلاید 8: انواع گزارش از نظر نوع و شکل کلیگزارش رسمی (بلند یا تشریفاتی)گزارشاتی که بدون امضاء مستقیم تهیه کننده و به همراه یک نامه ضمیمه ارسال می گردد.گزارش غیر رسمی (کوتاه یا عادي)گزارشاتی که ذیل آن توسط تهیه کننده امضاء می گردد و فرستاده می شود.
اسلاید 9: چارچوب اصلی یک گزارش تحلیلی رسمی
اسلاید 10:
اسلاید 11:
اسلاید 12: اهمیت گزارشاهمیت نگارش گزارش در سازمان بطور جزء به شرح زیر است:در سازمان- ااطلاع از نقاط قوت و ضعف، فرصتها و تهدیدهاي سازمان- اطلاع مدیران از نحوه اجراي دستورها- آگاهی از نحوه کار کارکنان تحت سرپرستی- آگاهی از پیشرفت فعالیت و مراحل عملیات- آگاهی از روش هاي انجام دادن کار- اطلاع از وقوع مشکلات احتمالی- حصول اطمینان از اجراي صحیح قوانین
اسلاید 13: ویژگی هاي یک گزارش مفیدویژگی عمومی:ساده، روان و شفافرعایت اصل عدالت، صداقت و امانتداريپرهیز از کاربرد واژه هاي مبهم و چند پهلو و بندهاي طولانی ، تکراري و خسته کننده رعایت اصول دستور زبان و نگارش و نشانه گذاري درست نوآوري در نحوه ارائه مطالبقرار دادن نتیجه بازرسی در اختیار مراجع ذیربط ویژگی اختصاصی :پاسخ به تمامی پرسش هاي مطرح شده و انعکاس حقیقت هاضمیمه نمودن مدارك و مستندات لازمبیان نارسایی هامقایسه آنچه هست با آنچه باید باشدنتیجه گیري مناسب و ارایه پیشنهاد قابل اجرا
اسلاید 14: ویژگی هاي یک گزارش نویس موفق*محقق، باهوش، مبتکر و منطقی باشد *مهارت در برقراري ارتباط صحیح با افراد.*علاقه به کار گزارش نویسی و دارا بودن خلاقیت: *تجربه کافی : (باید نسبت به موضوع اشراف کامل داشته باشد که این مهم از طریق تجربه و مطالعه سوابق بدست می آید)* صداقت و امانتداري: (حقیقت را چنان که دیده است بیان کند و مصلحت اندیشی و تسامح نداشته باشد)
اسلاید 15: مراحل گزارش نویسی: قبل از نگارش(برنامه ریزی) نگارش بعد از نگارش(تجدیدنظر) برنامه ریزي ، تهیه و تدارك و ربط مطالببیایید فکر کنیم:راجع به چه چیز (موضوع)چرا (هدف) براي چه کسی (گیرنده) می خواهید بنویسید.اصلاح و تهیه متن نهاییمهمترین مرحله گزارش نویسی ( سند اجرایی و مرجع تصمیم ساز در اختیار مدیران ) اندیشیدن مطالعه، آگاهی و احاطه به موضوع دقت و تمرین
اسلاید 16: سه گام قبل از نگارشهدف تعیین کنگام اول : چطور آماده شوم؟؟؟مطابق با هدف ماموریت در نظر بگیرچارچوب اولیه تعیین و برنامه فعالیت تنظیم کن با مقام بالاتر تبادل نظر کنگام دوم : می خواهم اطلاعات جمع آوري کنمگام سوم : می خواهم داده ها را تجزیه و تحلیل کنمنظر خواهی از دستور دهنده گزارش، افراد با تجربه،استادان و صاحب نظرانشناخت منابع اطلاعاتی(تهیه فهرست اطلاعات مورد نیاز)تکنیک هاي جمع آوري اطلاعات (مشاهده،مصاحبه،پرسشنامه،اسناد)مطالعه دقیق کلیه اطلاعاتیادداشت مشکلات، نارسایی ها و شناخت علل آناستنتاج منطقی و علمیچاره اندیشی
اسلاید 17: نگارشمراحل نگارش یک گزارش اثر بخش:الف- تفکر و اندیشیدن قبل از نوشتنب- توجه به هدف، موضوع و طرح ربط منطقی مطالبج- تهیه پیشنویس
اسلاید 18: نگارشنکاتی که به منظور نگارش و ارایه یک گزارش اثربخش ضروري است:اندیشیدن مطالعه، آگاهی و احاطه به موضوع دقت و تمرینپیش نویس همچون اسکلت گزارش استراز یک نگارش خوب در بازنویسی صحیح آن است نویسندگان حرفه اي اغلب نوشته هاي خود را 5 تا 10 بار قبل از انتشار بازنگري می کنند. در ابتدا به سرعت و بدون هیچ گونه خود سانسوري ، به نوشتن متن اقدام نمایید. هدف خود را به درج تمام نکته هاي مهم روي کاغذ با حداکثر سرعت ممکن محدود کنید پس از آن زمان کافی براي بازنگري و اصلاح متن اختصاص دهید.در بازنگري پیش نویس تهیه شده دقت نمایید آیا متن در جهت اهداف اصلی می باشد. آیا موارد خواسته شده در گزارش منعکس شده است. آیا ساده نویسی رعایت شده است. آیا عبارات بکاربرده شده صریح و روشن می باشند. آیا رعایت نکات دستوري و نگارشی شده است. آیا حقایق بدرستی بیان شده است
اسلاید 19: تجدیدنظرالف- اصلاح و تجدید نظر :پس از استراحت کامل، گزارش را با صداي بلند بخوانید و حتی گزارش تهیه شده را به یکی از همکاران بدهید تا با فرصت کافی مطالعه کند و در مورد آن نظر بدهد.ب- بررسی گزارش پس از ماشین نویسی:به منظور جلوگیري از اشتباه هاي تایپی، اعمال سلیقه و دخل و تصرف تایپیست، حصول اطمینان از جامع و کامل بودن بودن گزارش لازم است تجدید نظر نهایی صورت پذیرد.(امضا کننده گزارش (تهیه کننده) مسوول اصلی صحت و سقم مطالب گزارش می باشد و دیگران مسوولیتی ندارند)
اسلاید 20: کار عملی گزارش تحلیلی کتبی تنظیم کنید:
نقد و بررسی ها
هیچ نظری برای این پاورپوینت نوشته نشده است.