برنامه‌های عملیاتی

برنامه‌های عملیاتی

اسلاید 1: برنامه‌های عملیاتیAction Programs

اسلاید 2: عنوانبرنامه‌های عملیاتینوعابزارمراحل استفادهبرنامه ریزیموضوعمدیریت پروژه / استراتژیسطحفردیپیچیدگیمتوسط

اسلاید 3: . این ابزار معمولا تکنیکی مناسب برای مدیریت تعداد کمی از وظایف است. مشکل ما در بسیاری از شرایط این است که این ابزار، فهرستی از اقدامات متمرکز و برنامه ریزی شده نیست؛ بلکه تنها فهرستی است که به مرتب ساختن مجموعه ای از وظایف مختلف و دسته بندی نشده که همچنان حل و اجرا نشده اند، می پردازد.معمولا در فهرست انجام کارها فعالیت هایی از قبیل برقراری تماس با اشخاص، در سطح فعالیت های بزرگتری مانند شروع رنگ آمیزی یک منزل مسکونی قرار میگیرد. علاوه بر این اغلب جزییات اجرایی کارها در این فهرست نادیده گرفته شده و یا حذف میشود. (برای نمونه؛ برای پروژه رنگ آمیزی منزل، جزئیات اجرایی بیشتر شامل : انتخاب زمینه رنگ، خرید رنگها وغیره؛ میشود).این بدین معنا است که شما قصد انجام وظایف موردنیاز را دارید ولی اغلب در پیشبرد کارهای یک پروژه بزرگ و با اهمیت، با شکست روبه رو میشوید یا حتی اگر بخواهید که یک پروژه را به عنوان یکی از کارهایی که باید انجام شود، به صورت کامل به انتها برسانید، باید همه توجه خود را تنها صرف آن پروژه کنید. در نتیجه در چنین شرایطی اگر وظیفه ی دیگری داشته باشید، این چند وظیفه ای شدن باعث مشکلاتی در راستای تکمیل پروژه می شود. یکی از شرایطی که طی آن، اکثر مدیران ارشد این مشکل را تجربه کرده اند، شرایطی است که باید برای چند پروژه به صورت همزمان فرایندهای لازم را تعریف کنند. در چنین شرایطی، وجود برنامه های عملیاتی واقعا مفید است. در واقع می توان برنامه های عملیاتی را نسخه قدرتمندتر و گسترده تری از فهرست انجام کارها دانست.از آنجایی که این تکنیک اهداف بلندمدت، میان مدت و کوتاه مدت را با یکدیگر ترکیب می کند، به شما این امکان را میدهد که بدون فراموش کردن تعهدهای پیش رو، به زمانبندی پروژه بپردازید.در این برنامه به اولویتبندی نیز توجه میشود، بنابراین میتوانید بدون نیاز به تخصیص زمان برای فعالیتهای کم ارزش، تمرکز خود را به طور کامل بر فعالیت های مهمتر قراردهید. این تکنیک فرصت خوبی را ایجاد میکند تا در موارد لازم بتوانید کارها را به سایر افراد محول کنید. این کار باعث میشود تا درحالیکه بهره وری و اثربخشی خود را افزایش میدهید، به خوبی زمان را ذخیره کرده و دقیقا مطابق با برنامه زمان بندی شده عمل کنید.نحوه استفاده از ابزاربرای تهیه برنامه عملیاتی، 4 مرحله زیر را دنبال کنید :

اسلاید 4: مرحله اول: جمع آوری یک فهرست از تمام مسائل پیرامون خود که باید حل شوند، تهیه کنید. همه مواردی که احساس میکنید برای حل آنها باید اقدامی از طرف شما انجام شود مهم یا غیرمهم، کوچک یا بزرگ، فردی یا حرفه ای باید گردآوری و نوشته شوند.در مقیاس وسیع، این عوامل به صورت اتوماتیک گردآوری میشوند. برای نمونه؛ درخواستهای الکترونیکی در حساب ایمیل شما ذخیره میگردد، نامه های نیازمند توجه در بخش مناسب برنامه کامپیوتری شما قرار داده میشود، نامه هایی که به صندوق پستی شما می رسد و یا پیام هایی که درخواست انجام کاری را دارند در پست صوتی انباشته خواهند شد.اما موارد دیگری نیز برای جمع آوری وجود دارند. برای نمونه؛ چیزهایی که در ذهن شما ذخیره شده است، پروژه هایی که تمایل به راه اندازی آنها دارید و سایر ایده هایی که روی کاغذ نوشته شده اند، همه و همه باید در یک جا جمع آوری شوند. توجه داشته باشید که اهداف شخصی تان نیز حتما در این فهرست نوشته شوند.مرحله دوم: هرس کردن فهرست تهیه شده در مرحله اول را براساس هر یک از عوامل موجود در آن، بررسی کنید. از خود بپرسید: آیا باید اقدامی بر روی آن انجام گیرد؟. همیشه همه چیزهایی که در مسیر شما قرار می گیرد، مرتبط و یا با اهمیت نیستند. بنابراین به فهرست تهیه شده خود نگاه کنید و موارد غیر مرتبط و یا بی اهمیت را از آن حذف نمایید.مرحله سوم: اولویت بندی و سازماندهی این مرحله خود شامل 3 بخش می شود:•اول : محتوای فهرست جدید را مرور کنید. هریک از اقدامات مجزایی که بخشی از یک پروژه بزرگتر هستند را شناسایی کرده و آن ها را برای ایجاد یک پروژه مشترک، در یک گروه قرار دهید .برای نمونه؛ فرض کنید در منزل خود می خواهید فضای حمام منزل را توسعه داده و اتاق نشیمن را رنگ آمیزی کنید. در این صورت نام پروژه کلی شما نوسازی منزل خواهد بود. و یا در محل کار به دنبال فراهم کردن الزامات ایجاد یک سیستم جدید، آزمایش اولیه آن و آموزش کارکنان برای کارکردن با این سیستم، هستید. همه این اقدامات تحت عنوان پروژه سیستم کامپیوتری دسته بندی میشوند. در واقع میتوان گفت که با انجام این کار، این عوامل به صورت عناصری خود سازمان یافته در قالب پروژه های یکپارچه به روز رسانی می شوند.توجه کنید که اهداف شخصی شما به عنوان پروژه های مجزا و مستقل در این فهرست درنظر گرفته شده باشند.

اسلاید 5: •دوم: هر یک از پروژه های تعریف شده را برحسب اهمیت، اولویت بندی کنید. (برای نمونه؛ از طریق امتیازدهی از 1 تا 6). در این اولویت بندی، اهداف شخصی شما جزو مهمترین پروژه ها محسوب میشوند.•سوم: پروژه های اولویت بندی شده را در قالب یک برنامه عملیاتی تنظیم کنید. برنامه های عملیاتی از 3 بخش تشکیل می شوند:1.فهرست فعالیت های آینده : این فهرست اقداماتی را که برای پیشبرد پروژه در گام بعد انجام خواهد شد نشان می دهد.2.فهرست اقدامات محول شده : این فهرست پروژه و اقداماتی که به سایر افراد محول شده است را نشان خواهد داد.3. فهرست پروژه ها : این فهرست کلیه پروژه هایی که در آنها مشارکت دارید و نیز وظایف فردی را که در قبال هر یک از این پروژهها بر عهده دارید، نشان میدهد.با انجام این مرحله، بزرگترین بخش یعنی تهیه فهرستی از پروژه ها انجام می شود. این فهرست، مجموعه ای از فعالیت ها و پروژه های اولویت بندی شده ای است که شما آن ها را به اتمام رسانده اید.معمولا فهرست پروژه ها در پسبرنامه عملیاتی نهفته است و معمولا تنها در طی فرآیندهای بازنگری هفتگی پروژه ها، بکارگرفته می شوند. در گام بعد، از طریق فهرست پروژه و شناسایی وظایفی که به دیگران محول شده است، فهرست فعالیت های محول شده را تهیه نمایید. در این فهرست باید پروژه های محول شده به همراه نام فرد مسئول ثبت شده و نقاط کنترلی که درنظر گرفته اید، مشخص شوند.اغلب فهرست پروژه های محول شده در برنامه عملیاتی بعد از فهرست پروژه می آید. زیرا شما اغلب اوقات به آن مراجعه خواهیدکرد.در نهایت؛فهرست فعالیت های آینده را تهیه کنید. این فهرست، فعالیت های منطقی و کوچک بعدی را نشان می دهد که باید برای پیشبرد پروژه های اولویت دار انجام شوند. پروژه های اولویتدار پروژه هایی هستند که باید طبق نیاز و یا در خواست شما اقدامات لازم برای اجرای آن ها، به سرعت انجام شوند. این فهرست در صفحه اول برنامه عملیاتی قرار میگیرد و معمولا در طول یک روز، بارها به آن مراجعه می شود.

اسلاید 6: اگر بعد از بررسی فهرست فعالیت های آینده متوجه نوعی آشفتگی وظایف در آن شدید، میتوانید اقدامات کم اهمیت تر و یا غیرضروری را از این فهرست حذف و به فهرست پروژه برگردانید و اگر شرایط برعکس بود؛ می توانید اقدامات بیشتری را از فهرست پروژه به فهرست فعالیت های آینده منتقل کنید. البته این کار (کاهش آشفتگی وظایف در فهرست فعالیت های آینده) میتواند از طریق اولویت بندی اقدامات (برای نمونه؛ امتیاز دهی از 1 تا 3) نیز انجام شود؛ چرا که به وسیله آن می¬توانید دقیقا بر موارد لازم تمرکز کنید (در فهرست فعالیتهای آینده، نباید اقداماتی با اولویتهای بیشتر از 3 داشته باشید).مرحله چهارم : اجرایی کردن برنامه عملیاتیاگرچه فهرست برنامه عملیاتی شما نسبتا زیاد به نظر میرسد، ولی شما نیاز ندارید که همه فعالیتها را روزانه انجام دهید. معمولا کارها از بالاترین بخش از صفحه و یا صفحات، برای اجرا، انتخاب می شوند. یا اینکه برخی از فعالیتها برای تکمیل، دارای یک روز مشخص یا یک زمان مشخص هستند. متناسب با شیوه ای که انتخاب می کنید، برای انجام این اقدامات می توانید یا آن ها را در بالاترین صفحات برنامه عملیاتی قراردهید و یا زمان اجرای آنها را در تقویم خود علامتگذاری کنید.این صفحات مشابه همان شکل قدیم فهرست انجام کارهای شما است. اقدامات خاص کوتاه مدت در این فهرستها طرح ریزی می شود و اقدامات مربوط به پروژه های بزرگتر در فهرست پروژه نگهداری خواهدشد.باید برنامه عملیاتی خود را در زمانهای معینی نظیر: هفتگی یا ماهانه، مرور کنید (برای این کار زمانی را در برنامه زمانبندی خود مشخص کنید). اقدامات تکمیل شده را از فهرست حذف کرده و یا آنها را بایگانی کنید. اقدامات لازم را از فهرست پروژه به صفحات جلوی پروژه، انتقال دهید و در نهایت اقدامات جدیدی که در طی مسیر کار ایجاد می¬شوند را نیز اضافه کنید.

اسلاید 7: ابزارهای مرتبطفهرست انجام کارها To-Do Listsمزایااین رویکرد امکان تمرکز همزمان بر فعالیت های روزانه و اهداف بلندمدت را فراهم می کند و این بدین معنا است که شما همیشه برای فعالیت های آینده ی خود در هر زمان، برنامه لازم را دارید. بنابراین شما می توانید کنترل همه کارها را در دست بگیرید و زمینه موفقیت خود را فراهم نمایید.علاوه بر این موارد؛ مهم ترین مزیت این ابزار بوجود آوردن امکان انجام چند وظیفه و همچنین امکان مدیریت و اجرای چند پروژه به صورت هم زمان است. این مزیت در زمانی که کار شما توسعه مییابد و یا شرایط شغلی شما دچار چالش ها و پیچیدگی های بیشتری میشود، اهمیت بیشتری دارد.کاربردهابرنامه عملیاتی شکل قدرتمندتر و گسترده تر فهرست انجام کارها می باشد. این تکنیک به شما کمک میکند تا مراحل لازم برای تبدیل شدن یک پروژه به مجموعهای از اقدامات قابل اجرا را بپیمایید و امکان مدیریت آن را در یک ساختار سه لایه فراهم می کند.•فهرست فعالیت های آینده؛ فهرستی از اقدامات دقیق و فوری است که برای پیشبرد پروژه باید اجرا شوند.•فهرست فعالیت های محول شده؛ فهرستی از ثبت جزئیات پروژه ها و اقدامات محول شده ای است که توسط شما به سایرین تفویض شده است.•فهرست پروژه ها؛ فهرستی از پروژه هایی است که شما می خواهید بر روی آن ها کار کنید، این فهرست شامل اقدامات غیرضروری که برای تکمیل پروژه بکار گرفته می شوند، نیز خواهد بود.معایب

اسلاید 8: زماننیروی کاردانشهزینهمنابع مورد نیاز

اسلاید 9: برای کسب اطلاعات بیشتر به وب‌سایت ام‌جی‌تولز مراجعه نمایید...