بهبود تدارکات خدمات وزارت دفاع آمریکا

بهبود تدارکات خدمات وزارت دفاع آمریکا

اسلاید 1: بهبود تدارکات خدمات وزارت دفاع آمریکا از طریق بکارگیری رویکرد استراتژیکتهیه کننده: محمد اصفهانی

اسلاید 2: مقدمه:در حال حاضر میزان خرید و استفاده از خدمات در ارگان های دولتی و خصوصی رو به رشد می باشد. وزارت دفاع آمریکا نیز به همین ترتیب رشد چشمگیری در مصارف خدماتی خود داشته به گونه ای که در سال مالی 2000 معادل 53 میلیارد دلار در زمینه ی خدمات صرف نموده است. ولی با تحقیقات GAO و بازرس وزارت دفاع مشخص شده است که این مخارج به صورت کارآمدی مدیریت نشده است.

اسلاید 3: ادامه...در سال های اخیر شرکت های پیشرو (رهبر) راه های جایگزینی را برای مدیریت مصارف خدماتی خود در جهت رقابتی باقی ماندن، پاسخگوئی به بازار و فشارهای سهامداران، و مواجهه با رکودهای اقتصادی در بازارهای کلیدی خارجی (خارج از مرزها)، مورد بررسی و آزمون قرار داده اند.برای رسیدن به این وضعیت، شرکت های رهبر نگرش خود را نسبت به خرید (اکتساب) خدمات، مهندسی مجدد کردند.

اسلاید 4: ادامه ...این گزارش چهارچوبی استراتژیک که شرکت های پیشرو پذیرفته اند را شرح می دهد که می تواند این چهارچوب به هدایت تلاش های وزارت دفاع کمک کند. در این گزارش برای ارزیابی این که بهترین روش اختصاصی که می تواند توسط وزارت دفاع در ماموریت های آتی استفاده شود و یا با آن روش خود را وفق دهد، طرح ریزی می کنیم.

اسلاید 5: دامنه و روش کار (متدولوژی):ماموریت اصلی موسسه بر این که: 1- چگونه شرکت های پیشرو روش های کاری خود را در زمینه ی اکتساب خدمات، مهندسی مجدد کردند و 2- حوزه ای که وزارت دفاع باید در آن رویکرد مشابه را دنبال کند، تمرکز دارد.

اسلاید 6: ادامه...برای شناسایی و تعیین بهترین شیوه ها در بخش تجاری، تحقیقات موضوعی انجام داده و با دانشگاه ها، مجامع صنعتی، سازمان های تحقیقاتی، متخصصین در شیوه های خرید، تماس برقرار شده است.انتخاب تعدادی از شرکت هایی که در زمینه ی روش های تدارکات برای خرید خدمات، پیشرو شناخته شده اند.تهیه دستور کار استاندارد برای هر شرکت جهت به دست آوردن اطلاعات کلی در رابطه با ساختار سازمان، نقشها، ساختار و طبیعت واحد تدارکات آنها، فرآیندی که به وسیله ی آن نیازهای خدماتی اشان را تعیین می کنند، و روش شرکت برای انتخاب، مدیریت و ارزیابی تامین کنندگان خدماتش.

اسلاید 7: ادامه...مذاکره با هر شرکت در رابطه با جزئیات بیشتر خرید خدمات ویژه (خاص) جهت دریافت توضیحات بهتر مرتبط با مهندسی مجدد روش های خرید آن ها. بعد از دیدار از این شرکت ها، تهیه ی خلاصه ای از اطلاعات به دست آمده جهت اطمینان از ثبت و درک دقیق اطلاعات به دست آمده از هر شرکت. تهیه ی یک کپی از پیش نویس گزارش برای هر شرکت جهت تجدید نظر و توضیحات.مذاکره با مقامات وزارت دفاع جهت تعیین اینکه چگونه می توان از تجربیات شرکت های پیشرو برای هدایت تلاش های این وزارت خانه استفاده کرد.

اسلاید 8: ادامه ...بررسی و بازنگری دستورالعمل های راهنما، یادداشت ها و دیگر مدارک مرتبط با فعالیت های برنامه ریزی شده یا در حال اجرای تدارکات خدمات. بررسی موانع بالقوه بر سر راه استفاده از رویکردهای مشابه رویکردهای شرکت های پیشرو در وزارت دفاع با مقامات این وزارت خانه. ارایه رویکردها و عوامل کلیدی که شرکت های پیشرو برای مهندسی مجدد شیوه های تدارکات خدمات خود بکار گرفته اند.

اسلاید 9: عوامل کلیدی رویکرد استراتژیک شرکت های پیشرو ایجاد ساختار، فرآیندها و نقش های حمایت کنندهایجاد موفقیت از طریق رهبری، ارتباطات و معیارهاتعهد به رویکرد استراتژیکفراهم آوردن دانش بهبود یافته در زمینه ی مصارف خدمات

اسلاید 10: شرکت های پیشرو مورد مطالعه Brunswick Corporation, Lake Forest, illiniosThe Dun & Bradstreet Corporation, Murray Hill, New JerseyExxon Mobil Corporation, Fairfax, VirginiaElectronic Data Systems Corporation, Plano, TexasHasbro, Inc, Pawtucket, Rhode Island, and Merrill Lunch & Co., Inc, Jersey City, New Jersey

اسلاید 11: اصول و روش های شرکت های پیشرو (رهبر)تعهد: تعهدی محکم، استوار و صادقانه از طرف مدیریت ارشد بررسی و تشخیص ضرورت (شدت نیاز) تغییر روش های مصرف برای خدمات.آماده سازی (تامین) رهبری اجرائی قوی و کامل، شامل اهداف و مقاصد.دانش: فراهم آوردن دانش پیشرفته (بهبود یافته) در مخارج خدمات.ایجاد و توسعه ی سیستم اطلاعاتی برای تعیین میزان مصارف خدمات برای هر تامین کننده ی خدمات و هر نوع خدمت.تجزیه و تحلیل داده ها برای شناسایی و تعیین فرصت ها برای کاهش هزینه ها، بهبود سطوح خدمات، و فرآهم آوردن مدیریت بهتر تامین کنندگان خدمات

اسلاید 12: ادامه...تغییر: ایجاد نقش ها، فرآیندها و ساختار حمایتی.ایجاد و تعیین دوایر مسئول برای هماهنگی و یا مدیریت خرید خدمات.ایجاد روابط کاری فعال بین مصرف کنندگان نهایی، واحدهای تدارکات و دیگر ذی نفعان. اجرای فرآیندهای یکپارچه تر گروهی محور.ایجاد مهارت های خدماتی/ کالایی.حمایت: میسر نمودن موفقیت از طریق رهبری پایدار، ارتباطات، و معیارهای سنجش.فراهم آوردن حمایت پایدار از طرف رهبران (مدیران) ارشد برای تسهیل تغییرات.ایجاد خطوط دقیق ارتباطی بین همه بخش های تحت تاثیر. نمایش ارزش و اعتبار فرایندهای تازه از طریق استفاده از معیارها.

اسلاید 13: تغییر وظایف مدیران ارشد در خرید خدمات سنتیاستراتژیکخدمات در هسته ی اصلی کسب و کار به صورت فرعی (کمکی) مدنظر قرار می گرفت.خدمات در هسته ی اصلی کسب و کار به عنوان مرکز (اصل) مدنظر قرار می گرفت.مدیران عالی به صورت فعال در صدور تغییرات بر چگونگی خرید خدمات شرکت درگیر نمی شوند.مدیران عالی دستورالعمل ها و ماموریت ها برای تغییرات را مهیا، اهداف و مقاصد را ایجاد کرده و توجه فزاینده ای به خدمات ویژه دارند.

اسلاید 14: تفاوت رویکرد استراتژیک و سنتی به داده های مخارج سنتیاستراتژیکسیستم های مدیریتی اطلاعات و مالی بر روی اجزاء و مواد استفاده شده برای ساخت محصولات تمرکز می کنند، اما داده های مورد نیاز را برای مدیریت اثربخش مصارف خدمات فراهم نمی آورند.سیستم برای فراهم سازی داده های زمانی قابل اطمینان و قابل قبول در زمینه ی کسب خدمات ایجاد می شود.داده ها اصولا برای اهداف گزارش دهی بعد از وقوع استفاده می شوند. داده ها برای تعیین و شناسایی فرصت ها در توجیه و تفسیر منطقی پایگاه عرضه کنندگان و کاهش هزینه ها استفاده می شوند.

اسلاید 15: حداقل اطلاعات لازم از تجزیه و تحلیل مصارفچه انواعی از خدمات دریافت می شوند؟شرکت چه تعداد عرضه کننده برای یک خدمت به خصوص استفاده می کند؟آنها برای آن خدمات در کل و به ازای هر عرضه کننده چه مقدار خرج می کنند؟ چه بخش هایی در داخل شرکت خدمات را خریداری می کنند؟برخی شرکت ها این اطلاعات پایه ای را با داده های جزئی بیشتر مانند تعداد ساعت نیروی کار خریداری شده، نرخ دستمزد ساعتی پرداخت شده، و میزان سربار پرداخت شده تکمیل می کنند

اسلاید 16: تغییر نقش تدارکات در شرکت های پیشرو سنتی استراتژیک سازمان های محلی، مستقل با دید محدود بر روی مصارف کلی خدمت شرکت.سازمان های ماتریسی/مرکزی مسئول در قبال هماهنگی با مدیریت خریدهای خدمات نقش حمایتی واکنشی برای واحدهای کسب و کارروابط کسب و کاری کنشی (پیش گستر)هماهنگی محدود بین کسب و کار و واحدهای تدارکات و دیگر فعالیت ها مانند فعالیت های قانونی یا مالی فرایند خرید (تدارک) بر پایه ی گروه های کاری متقاطعمشتریان مهارت های خدماتی / محصولی.

اسلاید 17: عوامل بحرانی ایجاد موفقیت شرکت های مورد مطالعه ی در این بررسی دریافتند که سه جزء بحرانی برای فائق آمدن به مقاومت ها، موانع فرهنگی و دیگر موانع در جهت تلاش های مهندسی مجدد وجود دارد که عبارتند از: رهبری مداوم ارتباطاتارزیابی

اسلاید 18: تفاوت عوامل بحرانی موفقیت در دو رویکردسنتی استراتژیک رهبران شرکت به صورت فعال در زمینه ی بهبود و اکتساب خدمات متعهد نمی شوند.رهبران ارشد به طور فعالانه تعهد به دستیابی به تغییرات را تقویت می کنندواحد های کسب و کاری و دائره ی تدارکات به طور دقیق ارتباط یا هماهنگی ندارند.خطوط دقیق و مشخص ارتباطات میان تمامی قسمت های تحت تاثیر.ارزیابی عملکرد وجود نداردارزیابی عملکرد برای نشان دادن ارزش و اعتبار فرایندهای جدید بکار می رود.

اسلاید 19: مصارف وزارت دفاع در انواع خدمات

اسلاید 20: با تشکر از حسن توجه شماپائیز 1387