دستورالعمل بايگانی موضوعی

صفحه 1:
‎ee tress))‏ و ‎ 

صفحه 2:


صفحه 3:
معو وس ی ‎Eee Dep ce Ley eR Te pam‏ ا ‎Eee SU Creel‏ بیان ارزش و اهمیت بایگانی باید به سه نکته توجه شود ۰ ۱ ارزش تاریخی اسناد ( بیانگر حقایق و سند قضاوت )" 7 ‏اهميت بايكانى ( حلقه اتصال سازمان با كذشته حنود و منيع تقديه‎ '" SS ) ‏سازمان و افرراد در رابطه با ماموریتها و...‎ ‏و‎ 

صفحه 4:
- بایگانی عبارتست از فن طبقه بندی » تنظیم و نگهدار ی 1 ‎ee el ne re ere Pere w heer on‏ 2 وقت وبا كمال سهولت و بااصرف حداقل هرينه ‎Sy‏ ‏[ ا ل - بایگانی به محلی که اسناد ومدارک طبق ضوایطی معین در 

صفحه 5:
ار سر یر له ا ل زا دارد » آن پررونده یا سند در بایگانی جاری باقی خواهد ماند . ا ل 0 جاری بمدت سه سال در آنجا نگهداری مي‌شود . = ا 000 آنها رجوع مى شود . و امحاء اوراق زائد به آنجا منتقل و به مدت ۲۵ سال نگهداری می شوند . 

صفحه 6:
بطور جداگانه دسته بندی و نگهداری شوند ۰ کر مى سود 5 

صفحه 7:
(۱۲ ee eee goes peeks ‏یز ما‎ 6 Sa IG 6 alld - ‏تفکیک, ار زشيابى وامحاء اوراق زاك‎ ‏دائمي در آنجا تكهدارى‎ Bre) ‏می‌شود.‎ 

صفحه 8:
- كرالك انرات بدیستی از شید لانشن لا - یلق انم سکن داقر انر تب سر ‎a‏ ی سر 12101 ‏وساي رده هام‎ ies ار ورن ها توا و۳ | ف آآ دراین شیوه علاوه بر باه ‎erie DN‏ مر دم( © اری می نمایند . ی رده‌ها در سطوح مختلف دارای بایگانی مستقل بوده و مجاز ‎Bethe yee yer NS ei eV cre‏ بإيكائى را 

صفحه 9:
متم‌کن توسط شعبه مد کور نگهداری مش = ۳ - استاد دارای طبقه بندی در سای رد ‎Ye PP WSN TSH IS Pert nn‏ 

صفحه 10:
*محموعه ای است از اسناد ممبوط و مه وس و ِ رعايت نظم و ترتيب وبا رعايت تقدم و تاضر ۶ ۳ يى پوشه با کلاسور نگهداری شده باشد . 

صفحه 11:
5 هل نو ساقه ‎a‏ | آیین ناسه های مصوب دراج رديه سازمان بوجود آمده و دارای ارزش نگهداری باشد . 

صفحه 12:
2 age 0 aa ye Oe eet) ‏غیر‌مجا ز آسن‎ 7 ee ee ‏دسترسى‎ ‎Ce Oa al en tae ‏مى گیسرد.‎ NA 

صفحه 13:
0 a ad : id ae et براى تنظيم اسناد بايد نكات ذيل مورد توجه قرار كي ۰ ۱ - جایگزینی یا چینش صحیح و منطقی اسناد ۱ 0 6 رعایت تعداد برگه های پررونده ( ۱۲۰ ببرگ ) ۵ نصب برچسب و برگه (ضرع ) اطلاعات پررونده 

صفحه 14:
سایر موارد مشابه می باشد . 

صفحه 15:
ع ع ا ا نترد ر 

صفحه 16:
‎e NY paren lta te‏ زر ‎See ey ata Ye nee)‏ مورد باشد 9 

صفحه 17:
* طيقه بندى از نظ بايكانى عبارتست از تقسيم بندى اسناد و مدارك ب آنها حداقل يك موضوع خاص و مشترك وجود داشته وداراى حخصوه ۱ اطمینان : به شکلی که محل دقیق سند مشخص باشد . = ‎Erte‏ ا ‎Se‏ ‏"- سهولت : طورى كه اجراى آن بسادكى ميسس و براى مجرى ‎ee SC‏ 4 - انعطاف پذیرری : با تغييررات احتمالى قابل انعطاف باشد . ۵ توسعه پذیری : در صورت لنروع قابلیت گسترش داشته باشد . 

صفحه 18:
شوت روش اسمی ‎eee Bs ee‏ ل مانند؛ نم اضراده نام سازمانهه نام مناطبق جغرافیایی و موا و آن طبقه بندى مى شوند . لل رد محتوای پررونده تحت عنوان یک موضوع خاص تشکیل می شوند - ا ل رت یا کارتن و جزروه دان باشد . 

صفحه 19:
۱ روش الفبایی ( مانند دفترچه تلفن يا لتامه ها ) ۲ روش الفبایی و شماره ای با گروه بندی حروف اول و دوم نام خانوادگی " ۱ 4 - روش شماره كذارى ب اساس حرف اول و دوع نام خانواد ككى Pe PSY eerie ELS Eee rs Tomy ۳ 

صفحه 20:
‎١ *‏ روش شماره كذارى محدود يا متطع ‎re NES SL eS) ES tere SEA is‏ ۱ * “روش شماره كذارى اعشارى يا دسيمال 

صفحه 21:
‎tie‏ روش کارتن یا جزوه دان ؟ ۳- روش ت رکیبی 

صفحه 22:
۱ by ees ‏لازم به يادآوريست اك جه ممكن است برخى از موضوعات با عن‎ * ‏تشابه اسمی داشته باشد اما مبنای دسته بندی به هیچ وجه تقسیمات‎ ‏سازمانی نیسته بنابر‌این موضوعات به یک رده حاص احتصاص ندارد و‎ ‏رده ها در تماسی سطوح می‌توانند متناسب با نوع مکاتبات تمام یا بخشی از"‎ موضوعات را در بایگانی رده خود. داشته باشند . 

صفحه 23:
ايجاد نظم و ترتيب و وحدت رويه در حفظ و نكهدارى استاد” تسريع در گرردش مکاتبات در سطوح مختلف صرفه جویی در متابع انسانی » مالی و زمان گردش مکاتبات ‎BUS ts yet ae re ee ee‏ تسهيل در دسترسى به اسناد ومدارك مورد ثياز تسهيل در زمينه تعيين تكليف ير وندهاى براى انتقال و امحاء و ... ‎payer‏ ا كت موازی و مشابه 

صفحه 24:
Toad eae Lets Seyi eae ‏اختصاص داده شده و هس موضوع نیز با اختصا‎ ۲ ‏شماره خاص تا چهار سطح شامل؛ عناوین با موصوعات‎ کلی» عناوین یا موضوعات اصلیء عناوین با موضوعات فرعی و عناوین یا موضوعات جزئی به دسته بندي‌هاي کوچکتري تفسیم می شود : 

صفحه 25:
Dy gare eget cn rn ‏ل‎ re) * ب عدد ۱۳ بیانگر کد موضوع اصلی ( در آمدها: باشد . SD eT Tee Pee eS at i . ‏دولتی) ) می باشد‎ 0 ‏ل‎ Er OBIT eS Ol Slee tia eee Lee rer nr T) ‏اختصاص کدها‎ 0 ‏ا‎ 

صفحه 26:
‎ee! 5‏ موضوع کلی ((طمرح و بمرنامه» ‎ ‎ ‎a‏ ل ل ل 7 ‏* د - كد موضوع جرزئى روش صدور ب ىك مرخصى» 1 1[ 1# 

صفحه 27:
re , ae LEE ane peau) Oe ero ene ‏مشخص وبا موضوع ضرعى سر سر‎ SU ‏موضوع براى هم عنوان و د ر مجموع بالغ‎ ٠١ ‏در اين مورد تين كمتر از‎ 2 ۱ ‏توضیح : حح‎ ‏د رصورت يك سند مور دنظ, باهيجيك از موضوعات | يا فرعى تناسب نداشت دز‎ -( ا 00 جاد و موضوع مورد نظس از 9 استعالام يأ ‎b‏ 2001011111 1- در صور لزوم موضوعات فرعى را مى توان به موضوعات جرزئى نين تقسيم كرد ‎٠‏ 3 

صفحه 28:
مر ار 0011 ره ‎eee eed‏ 0 تحویل پررونده به دبیمخانه توسط بایکان تحويل يرونده به اقدام كننده ie tele LE Taig تحویل پرونده به بایگانی 

صفحه 29:
تأیید پیش نویس توسط مسئول ممربوطه تایپ نامه رفع اشكال نامه امضاء ب ركه دوم و سيس اول و دوم توسط مسئولين مربوظه شما ركذارى و تاريخ 0 ل 00 

صفحه 30:
مرس کلاسور تهب بر نصب فم راهتما الصاق مدارك بترتيب تاربخ ضرب مهس كنترل برككه 

صفحه 31:
Se 0 يل بايكانى شود . ‎iii ed OL a‏ م * ج 7 به دلیل یا به دستور توح 

صفحه 32:
تاک ۳ در خواست شفاهی یا کتبی مسئول مربوطه (اقدام کننده ۲ " ‎ *‏ درج مشخصات سندیاپرونده در فرع مربوطه توسط بایگان ۱ 0 كنترل ضرم تحويل بررونده در يايان روز توسط بايكان براى بآز يس " پرونده = درج تاریخ عودت در فرع پررونده ضروجی توسط بایگان 

صفحه 33:
ا ل رس ‎did‏ ا ا اا اا 0 

صفحه 34:
۱ ی - ارسال سند به بایگانی طبقه بندی ‎ae seme as‏ oes 

صفحه 35:
‎ee ts‏ برگه ارجاعی بجای سند در پرونده ‎ayen 3‏ کت © تكميل ضرم يادآورى و الصاق آن به سند توسط بايكان ‎Tre Ea)‏ 0 ‎PUY Sys ‏ال‎ ‎0 ‏توصیح : ‎ced‏ ا ا ل ل د ‎erty pele in|o7—])‏ ا ل ا ۰ ‎ ‎ 

صفحه 36:
ب 3۳:5 ‎gle Lad oddy2-1 ©‏ ا ا رس ‎: ‏به بايكانى راكد‎ coy ye eee avr bP EC IDENT ote aad ‏آرشیو‎ ‏* 4-انحلال یک واحد یا یک یگان ©- واكذارى بخشى از وظايف يك رده به رده ديك 

صفحه 37:
‎١ *‏ تكميل ضرم مربوطه توسط تحويل دهنده در دو سخه ‎ns‏ رم ‏ا ا ل 1 بايكان ‎on‏ 

صفحه 38:
عم کیت داشتن در ساختمان ‎١ *‏ تناسب وسعت بایگانی با حجم ۱ و ‏* > روشنایی و هوای مناسب ‏و ‎er eye ts PS ee es‏ * ۷-تأمین از لحاظ عبور ومرور 

صفحه 39:
‎EOC ere ee‏ ی قفسه ‏ رایانه تلفن -ماشین منگنه (پانچ) -ماشیم ‎an ee‏ رد رز ‎OES OnE BS‏ رآ ‎as‏ ی ۱ ‎ 

صفحه 40:
a) aes ‏و‎ resi 109 ‏د درمورد استادى كات‎ Sere WEST LES) ete el eS ESE ee yey arches pet) Caen Sree | SONS Tere ‏ا‎ SE een ۸-در مورد پیوست‌های اسناد و مدارک . 4- در مورد ظرفيت هر يوشه يا كلاسور. 3 و كد ۱ -در مورد پررونده هایی که دارای طبقه بندی‌های متفاوت هستتد- | ایگانی پررونده های پررسنلی و اطلاعات. 4 در مورد آموزش و اجراى طررح در زبرمجموعه. در مورد اصلاح ساختار و سازمان. ۱ ‎١٠‏ -در مورد نظارت از رده هاى زيرمجموعه. 

صفحه 41:
تصاوير تعدادي از وسابل نار 

صفحه 42:


صفحه 43:


صفحه 44:


صفحه 45:


صفحه 46:


صفحه 47:
—_— = ‎rege‏ ۵ اب ۴ نما ب ۳ 3 ۱ تعدادي 2 لت مرخ ‎ 

صفحه 48:


صفحه 49:


صفحه 50:


صفحه 51:


صفحه 52:


صفحه 53:


صفحه 54:


صفحه 55:


صفحه 56:


بسم هللا الرحمن الرحيم )) مقدم دانشجويان عزيز را گرامي مي داريم (( موضوع درس: دستورالعمل بايگاني موضوعي تابستان 1383 مقدمه بايگاني موضوعي گنجينه اسرار و حافظه هسته مركزي فعاليتهاي يك سازمان محسوب مي ش##ود ،همچ##نين اس##ناد بايگ##اني مي توانن##د بيانگر س###ير ايجاد و رون###د تح###والت ساختاري و سازماني و در نتيج###ه مبن###اي تحقيقات علمي و قضاوتهاي تاريخي حال و آين##ده باش #ن د ،بن##ابر اين ب##راي بيان ارزش و اهميت بايگاني بايد به سه نكته توجه شود . 1ـ ارزش تاريخي اسناد ( بيانگر حقايق و سند قضاوت ) 2ـ اهميت بايگاني ( حلقه اتصال سازمان با گذش##ته خ##ود و منب##ع تغذي##ه سازمان و افراد در رابطه با ماموريتها و… ) 3ـ نقش بايگان ( حفاظت از اسناد بايد به چه كساني سپرده شود ) )) تعاريف و اصطالحات (( بايگاني : ـ بايگاني عبارتست از فن طبقه بندي ،تنظيم و نگهداري و حف##اظت اسناد و م##دارك ،ب##ر طب##ق روش معين ،ب##ه نحويك##ه در اسرع وقت و با كمال سهولت و با صرف حداقل هزينه ،نيروي انساني و وقت بت وان به آن اسناد دسترسي پيدا كرد . ـ بايگ##اني ب##ه محلي ك##ه اس##ناد و م##دارك طب##ق ض##وابطي معين در آنجا نگهداري مي شود نيز گفته مي شود . تعريف انواع بايگاني از نظر مدت زمان نگهداري اسناد : • -1بايگاني جاري = محلي است كه اسناد بمدت 2سال پس از صدور دس##تور بايگ##اني نامه هاي وارده و صدور نامه هاي صادره در آنجا نگهداري مي شود . • طبق برخي از تعاريف تاماداميكه سازمان در ارتباط مستمر با پرون###ده يا س###ند قرار دارد ،آن پرونده يا سند در بايگاني جاري باقي خواهد ماند . • 2ـ بايگ##اني نيم##ه جاري = محلي اس##ت ك##ه پرون##ده ها و اس##ناد پس از طي مراح##ل بايگاني جاري بمدت سه سال در آنجا نگهداري مي شود . • مراجعه به اين گونه پرونده ها معموًال مستمر نب وده و بنابر مورد و نياز سازمان ب##ه آنها رجوع مي شود . • 3ـ بايگ###اني راك###د = محلي اس###ت ك###ه پرون###ده هاي نيم###ه جاري پس از تفكي###ك ، ارزشيابي و امحاء اوراق زائد به آنجا منتقل و به مدت 25سال نگهداري مي شوند . • 1ـ اسناد و پرونده هاي جاري ،نيمه جاري و راكد بايد بطور جداگانه دسته بندي و نگهداري شوند . • 2ـ بايگاني راكد معموًالدر مراکز سازمان‌ها ايجاد مي شود . •محلي اس##ت ك##ه اس##ن اد و م##دارك با ارزش نظامي ،تاريخي ،حقوقي و … پس از تفكيك ،ارزش###يابي و امحاء اوراق زائ###د بط###ور دائمي در آنجا نگهداري مي‌شود. تعريف انواع بايگاني از نظر شيوه و محل نگهداري اسناد : • الف ـ سيستم يا نظام متمركز = در اين شيوه كليه امور بايگ##اني از قبيل طبقه بندي ،كد گذاري ،تنظيم و نگه##داري پرون##ده ها فق##ط ميگيرد و ساير رده ها در بايگاني مركزي (بايگاني كل) صورت ‌ مجاز به داشتن بايگاني جداگانه و يا نگهداري پرون##ده ها نخواه##د بود . • ب ـ سيس###تم نيم###ه متمركز = در اين ش###يوه عالوه ب###ر بايگ###اني مركزي‌ ،اولين س##طح از زي##ر مجموع##ه رده ن##يز مجاز ب##ه ايجاد بايگاني مستقل بوده و پرونده ها و اسناد مربوط##ه را نگه##داري مي نمايند . • ج ـ سيستم غير متمركز يا پراكنده = در اين شيوه كليه رده ها در سطوح مختلف داراي بايگاني مستقل ب##وده و مجاز ب##ه نگه##داري پرونده ها و اسناد مربوط به خود نمي باشند . • 1ـ اس##ناد داراي طب##ق بن##دي سري و بكلي سري در رده هايي ك##ه داراي ش##عبه اس##ناد وي##ژه مي باش##ند ب ‌هط##ور متمركز توسط شعبه مذكور نگهداري مي‌شوند . • 2ـ اس###ناد داراي طبق###ه بن###دي در ساير رده ها توس###ط دبيرخانه مركزي رده نگهداري مي شود . • مجموعه اي است از اسناد مربوط به يك موضوع مشخص و يا يك شخص خاص ك####ه با رعايت نظم و ترتيب و با رعايت تقدم و تأخر در يك پوشه يا كالسور نگهداري شده باشد . •به هر ن##وع سابقه اعم از مكت##وب ،منق##وش و مضبوط گفت##ه مي ش##ود ك##ه ب##ه م##وجب مقررات و آيين نام###ه هاي مص###وب در اج###راي وظ###ايف ي###ك سازمان بوج###ود آم###ده و داراي ارزش نگه###داري باشد . •س#####ندي اس#####ت ك#####ه اطالعات آن داراي ارزش حف##اظتي ب##وده و به‌منظ##ور جلوگ##يري از افش##اي غيرمجاز آن و تع###يين مح###دوديت‌هاي الزم ب##راي دسترس###ي ،در يكي از چه ار ن###وع طبق###ه بن###دي به‌كلي سري ،سري ،خيلي محرمان###ه و محرمان###ه قرار مي‌گيرد. • منظم ومرتب كردن پرونده ها در هري##ك از گروههاي تع##يين ش##ده در طبق##ه بندي اسناد را تنظيم پرونده مي گويند . • براي تنظيم اسناد بايد نكات ذيل مورد توجه قرار گيرند : • 1ـ جايگزيني يا چينش صحيح و منطقي اسناد • 2ـ رعايت تقدم و تأخر در چينش اسناد • 3ـ اجتناب از نگهداري اسناد تكراري و غير ضروري • 4ـ رعايت تعداد برگه هاي پرونده ( 120برگ ) • 5ـ نصب برچسب و برگه (فرم ) اطالعات پرونده •برچسب پرونده ي ا سرل ف عبارتست از فرمي ك##ه ب##راي شناسايي پرون########ده ها ب########ر روي آنها نصب و حاوي مشخصات كلي مانند شماره ،موضوع ،تاريخ تش##ك يل و ساير موارد مشابه مي باشد . : •فرمي است كه بمنظور شناسايي پرونده ها يا اسناد موجود در كارتن يا زونكن روي آنها نصب مي شود و حاوي مشخصاتي مانند كد يا موضوع بايگاني مي باشد . •كد يا شناس ه يا عالمت رمز عبار ت س##ت از تب##ديل ي##ك موضوع يا اسم يا حروف به ي##ك عالمت قراردادي ك##ه مي تواند بصورت عدد يا حرف ي ا تركي#######بي از هر دو مورد باشد . • • • • • • طبقه بندي از نظر بايگاني عبارتست از تقسيم بندي اسناد و مدارك به دسته هايي كه ميان آنها حداقل يك موضوع خاص و مشترك وجود داشته و داراي خصوصيات ذيل باشد . 1ـ اطمينان :به شكلي كه محل دقيق سند مشخص باشد . 2ـ سرعت :بگونه اي كه بسادگي و در كوتاهترين زمان قابل دسترسي باشد . 3ـ سهولت :طوري كه اجراي آن بسادگي ميسر و براي مجري قابل فهم باشد . 4ـ انعطاف پذيري :با تغي يرات احتم الي قابل انعطاف باشد . 5ـ توسعه پذيري :در صورت لزوم قابليت گسترش داشته باشد . (( روشهاي بايگاني )) • • ال##ف ـ روش اس##مي = در اين روش اس##ناد ب##ر اساس شاخص##ه‌هايي مانند؛ نام افراد ،نام سازمانها ،نام مناطق جغرافيايي و م##وارد مش##ابه آن طبقه بندي مي شوند . • ب ـ روش موض###وعي = در اين روش اس###ناد ب###ر اساس عن###وان و محتواي پرونده تحت عنوان يك موضوع خاص تشكيل مي شوند . • ج ـ ساير روشها = كه ممكن است تركيبي از چند روش يا ت##اريخ يا كارتن و جزوه دان باشد . الف ـ روش اس##مي شامل : 1ـ روش الفبايي ( مانند دفترچه تلفن يا لغتنامه ها ) 2ـ روش الفبايي و شماره اي با گروه بندي حروف اول و دوم نام خانوادگي 3ـ روش شماره گذاري متوالي يا مسلسل 4ـ روش شماره گذاري بر اساس حرف اول و دوم نام خانوادگي 5ـ روش شماره رمز الفبايي 6ـ روش حرف و عدد 7ـ روش سازماني • 1ـ روش شماره گذاري محدود يا مقطع • 2ـ روش شماره گذاري مركب يا روش موضوعي شماره اي • 3ـ روش شماره گذاري اعشاري يا دسيمال • 1ـ روش تاريخي • 2ـ روش كارتن يا جزوه دان • 3ـ روش تركيبي • روش بايگاني موضوعي يكي از مشكل ترين و ب ‌هعبارت ديگر تخصص###ي‌ترين و روشهاي بايگاني محسوب مي شود . ‌ رايجترين و دقيق‌ترين در عين حال ‌ • الزم به يادآوريست اگر چه ممكن است برخي از موضوعات با عناوين سازماني تشابه اسمي داشته باشد اما مبناي دسته بندي به هيچ وجه تقسيمات و عناوين سازماني نيست ،بنابراين موضوعات به يك رده خاص اختصاص ن##دارد و كلي##ه رده ها در تمامي س###طوح مي‌توانن###د متناسب با ن###وع مكاتبات تمام يا بخش###ي از موضوعات را در بايگاني رده خود داشته باشند . • • • • • • • ايجاد نظم و ترتيب و وحدت رويه در حفظ و نگهداري اسناد تسريع در گردش مكاتبات در سطوح مختلف صرفه جويي در منابع انساني ،مالي و زمان گردش مكاتبات جلوگيري از دسترسي افراد غير مجاز به اسناد تسهيل در دسترسي به اسناد و مدارك مورد نياز تسهيل در زمينه تعيين تكليف پروندهاي براي انتقال و امحاء و ... تمركز اطالعات مربوط به يك موضوع ب##ه منظ##ور جلوگ##يري از مكاتبات موازي و مشابه •روش شماره‌گذاري مركب(روش موضوعي– شماره‌اي) : •در اين روش ب####ه هر ي####ك از عن####اوين كلي ي####ك ش####ماره اختصاص داده ش###ده و هر موض###وع ن###يز با اختصاص ي###ك شماره خاص تا چهار سطح شامل؛ عناوين يا موضوعات كلي، عناوين يا موضوعات اصلي ،عناوين يا موض####وعات فرعي و عن###اوين ي###ا موض###وعات ج###زئي ب.ه دس.ته بن.دي‌هاي كوچكتري تقسيم مي شود . • در سازمان نمونه كد 241213به‌شرح ذيل توجيه مي‌گردد : • ال##ف – ع##دد 24بيانگر ك##د موض##وع كلي ‹‹ام##ور مالي و بودج##ه و اعتبارات›› مي باشد . • ب -عدد 12بيانگر ك##د موض##وع اص##لي ‹‹ در آم##دهاي دول##تي›› مي باشد . • ج – ع####دد 13بيانگر ك####د موض####وع فرعي ‹‹ در آم####دهاي غ####ير دولتي›› مي باشد . • د – در ص##ورت نياز ،پرون##ده درآم##د هاي دول##تي ن##يز مي‌توان##د با اختصاص ك###دهاي وي###ژه ب###ه موض###وعات ريزتر مانن###د در آم###دهاي كشاورزي ،فروشگاهي ،خدماتي و ...تقسيم شود . • در سازمان نمونه دیگر كد 13 14 12 11به شرح ذيل توجيه مي شود : • الف – کد موضوع كلي «طرح و برنامه» 13 • ب – کد موضوع اصلي «سيستم‌ها و روشها» 13 • ج – کد موضوع فرعي «سيستم‌هاي عمومي» 14 ‌‌ 13 14 12 • د – کد موضوع جزئي «روش صدور برگ مرخصي» 13 14 12 11 • • • • تعيين شناسه يا كد مكاتيات بر عهده مسئولين دبيرخانه و يا مسئول تفكيك و توزي###ع مكاتبات مي باشد و بايد بترتيب ابتدا از بي ن موضوعات كلي‌ ،موضوع مورد نظر را تشخيص داده و سپس از بين موضوعات اصلي مربوط به هر موضوع كلي (كه براي هركدام كمتر از ده م###ورد و در مجم###وع ش###امل ح.داکثر 100موض###وع مي ش###ود) موض###وع م.ورذ نظر را مشخص و براي تعيين موضوع فرعي نيزاز بين موض##وعات فرعي موض##وع اص##لي (ك##ه در اين م ورد نيز كمتر از 10موضوع براي هر عنوان و د ر مجموع بالغ بر 500موض##وع مي شود) موضوع فرعي را مشخص نمود. توضيح : -1در صورتي‌كه سند مورد نظر با هيچيك از موضوعات اصلي يا فرعي تناسب نداش##ت در گروه كلي و در صورت امكان فرعي ي##ك پرون##ده متفرق##ه ايجاد و موض##وع م##ورد نظر از نيرو استعالم يا پيشنهاد داده شود . -2در صور لزوم موضوعات فرعي را مي توان به موضوعات جزئي نيز تقسيم كرد . – – – – – – – – ضرب مهر كنترل بر روي سند وارده ثبت مكاتبه در دفتر انديكاتور ارجاع به بايگاني پس از تعيين موضوع ثبت مش خصات و تعداد برگه ها بر روي مهر كنترل تحويل پرونده به دبيرخانه توسط بايگان تحويل پرونده به اقدام كننده عودت پرونده به دبيرخانه پس از اقدام تحويل پرونده به بايگاني • • • • • • • • تنظيم پيش نويس نامه تأييد پيش نويس توسط مسئول مربوطه تايپ نامه رفع اشكال نامه امضاء برگه دوم و سپس اول و دوم توسط مسئولين مربوطه شمارگذاري و تاريخ تعيين كد بايگاني بر روي برگه دوم بايگاني برگه د وم و ارسال برگه اول • • • • • اختصاص پوشه يا كالسور نصب برچسب نصب فرم راهنما الصاق مدارك بترتيب تاريخ ضرب مهر كنترل برگه • الف -طي مذاكره يا طي نامه شماره --------تاريخ -----اق##دام ش##د بايگاني شود . • ب – به دليل يا به دستور -------تا تاريخ -------بايگاني شود . • ج – به دليل يا به دستور -------اقدامي ندارد بايگاني شود . • • • • • در خواست شفاهي يا كتبي مسئول مربوطه (اقدام كننده ) درج مشخصات سند يا پرونده در فرم مربوطه توسط بايگان الصاق فرم يادآوري تاريخ ارجاع روي پرونده كنترل فرم تحويل پرونده در پايان روز توسط بايگان براي باز پس گ###يري پرونده درج تاريخ عودت در فرم پرونده خروجي توسط بايگان • • الف ـ اسناد سري و بكلي سري در مركز اسناد ويژه ب ‌هصورت متمركز • ب ـ محرمانه و خيلي محرمانه در دبيرخانه مركزي همان رده • 1ـ تكميل برگه ارجاعي • 2ـ ارسال سند به بايگاني طبقه بندي • 3ـ الصاق برگه ارجاعي به پرونده در محل مربوطه • 4ـ قرار دادن س ند طبقه بندي شده بر اساس تاريخ وصول در زونكن همان درجه • 1ـ تكميل فرم درخواست توسط مسئول مربوطه يا اقدام كننده • 2ـ تكميل برگه ارجاعي توسط بايگان • 3ـ جايگزيني برگه ارجاعي بجاي سند در پرونده • 4ـ ثبت مشخصات سند در برگه اسناد خروجي • 5ـ تكميل فرم يادآوري و الصاق آن به سند توسط بايگان • 6ـ تحويل سند به متقاضي • 7ـ تحويل برگه درخواست به متقاضي پس از عودت نامه • 8ـ ثبت تاريخ عودت و بايگاني سند توسط بايگان • توضيح : • سند در بدو ورود پس از ثبت و ساير اقدامات مي توان..د قب..ل از الصاق به پرونده به مدت ده روز در اختيار اقدام كننده باشد . • • 1ـ پرون##ده جاري پس از انقض##اي م##دت نگه##داري و پس از انجام ض##وابط ب##ه بايگاني نيمه جاري • 2ـ پرونده نيمه جاري پس از انقضاي مدت نگهداري و پس از انجام ض###وابط به بايگاني راكد • 3ـ پرون##ده راك##د پس از انقض##اي م##دت نگه##داري و پس از انجام ض##وابط ب##ه آرشيو • 4ـ انحالل يك واحد ي ا يك يگان • 5ـ واگذاري بخشي از وظايف يك رده به رده ديگر • 1ـ تكميل فرم مربوطه توسط تحويل دهنده در دو نسخه • 2ـ درج تاريخ انتقال در فرم ليست پرونده هاي موجود توسط بايگان • 3ـ ايجاد پرون##ده ب##راي نگه##داري اس##ناد تحوي##ل پرون##ده هاي انتق##الي ،توس##ط بايگان • 1ـ مركزيت داشتن در ساختمان • 2ـ تناسب وسعت بايگاني با حجم مكاتبات و توسعه پذيري در آينده • 3ـ داشتن زواياي مستقيم و قابل تقسيم بندي • 4ـ روشنايي و هواي مناسب • 5ـ برخورداري از استحكام الزم بويژه دركف محل بايگاني • 6ـ برخوداري از امكانات حفاظتي و تأميني • 7ـ تأمين از لحاظ عبور و مرور •رايانه ـ كمد ريلي ،دوار يا ثابت ـ گاو ص##ندوق ـ ان##واع قفسه ـ رايانه ـ تلفن ـ ماشين منگنه (پانچ) ـ ماشين دوخت ـ مه###ر كن###ترل ـ اس###تامپ ـ پوش###ه ـ زونكن ـ كالس###ور ـ كارتن ـ جاس###وزني ـ منگن###ه كش ـ جاي گ###يره ـ ان###واع گيره ـ تقويم روميزي ـ ميز و صندلي • • • • • • • • • • • • • • • • • 1ـ در مورد اسناديكه موضوع آن مب هم است . 2ـ در مورد اسنادي كه داراي چند موضوع مختلف است . 3ـ در مورد اسنادي كه داراي چند پاراف مختلف است . 4ـ درمورد اسنادي كه فاقد شماره يا تاريخ و موضوع است. 5ـ در مورد بايگاني رونوشت اسناد توسط رده هاي زير مجموعه . 6ـ در مورد اسنادي كه با استفاده از رايانه اسكن مي شود . 7ـ در مورد عدم ثبت اسناد سري و بكلي سري در رايانه . پيوستهاي اسناد و مدارك . ‌ 8ـ در مورد 9ـ در مورد ظرفيت هر پوشه يا كالسور. 10ـ در مورد پرونده هايي كه تمام يا اكثر اوراق آنها طبقه بندي دارد . بنديهاي متفاوت هستند . 11ـ در مورد پرونده هايي كه داراي طبقه ‌ 12ـ در مورد بايگاني مكاتبات داخلي. 13ـ در مورد بايگاني پرونده هاي پرسنلي و اطالعات. 14ـ در مورد آموزش و اجراي طرح در زیرمجموعه. 15ـ در مورد اصالح ساختار و سازمان. 16ـ در مورد بهينه سازي سيستم. 17ـ در مورد نظارت از رده های زیرمجموعه. تصاوير تعدادي از وسايل بايگاني تعدادي از برگه هاي مورد استفاده در بايگاني موضوعي