دستورالعمل بايگانی موضوعی

صفحه 1:
‎ee tress))‏ و ‎ 

صفحه 2:


صفحه 3:
معو وس ی ‎Eee Dep ce Ley eR Te pam‏ ا ‎Eee SU Creel‏ بیان ارزش و اهمیت بایگانی باید به سه نکته توجه شود ۰ ۱ ارزش تاریخی اسناد ( بیانگر حقایق و سند قضاوت )" 7 ‏اهميت بايكانى ( حلقه اتصال سازمان با كذشته حنود و منيع تقديه‎ '" SS ) ‏سازمان و افرراد در رابطه با ماموریتها و...‎ ‏و‎ 

صفحه 4:
- بایگانی عبارتست از فن طبقه بندی » تنظیم و نگهدار ی 1 ‎ee el ne re ere Pere w heer on‏ 2 وقت وبا كمال سهولت و بااصرف حداقل هرينه ‎Sy‏ ‏[ ا ل - بایگانی به محلی که اسناد ومدارک طبق ضوایطی معین در 

صفحه 5:
ار سر یر له ا ل زا دارد » آن پررونده یا سند در بایگانی جاری باقی خواهد ماند . ا ل 0 جاری بمدت سه سال در آنجا نگهداری مي‌شود . = ا 000 آنها رجوع مى شود . و امحاء اوراق زائد به آنجا منتقل و به مدت ۲۵ سال نگهداری می شوند . 

صفحه 6:
بطور جداگانه دسته بندی و نگهداری شوند ۰ کر مى سود 5 

صفحه 7:
(۱۲ ee eee goes peeks ‏یز ما‎ 6 Sa IG 6 alld - ‏تفکیک, ار زشيابى وامحاء اوراق زاك‎ ‏دائمي در آنجا تكهدارى‎ Bre) ‏می‌شود.‎ 

صفحه 8:
- كرالك انرات بدیستی از شید لانشن لا - یلق انم سکن داقر انر تب سر ‎a‏ ی سر 12101 ‏وساي رده هام‎ ies ار ورن ها توا و۳ | ف آآ دراین شیوه علاوه بر باه ‎erie DN‏ مر دم( © اری می نمایند . ی رده‌ها در سطوح مختلف دارای بایگانی مستقل بوده و مجاز ‎Bethe yee yer NS ei eV cre‏ بإيكائى را 

صفحه 9:
متم‌کن توسط شعبه مد کور نگهداری مش = ۳ - استاد دارای طبقه بندی در سای رد ‎Ye PP WSN TSH IS Pert nn‏ 

صفحه 10:
*محموعه ای است از اسناد ممبوط و مه وس و ِ رعايت نظم و ترتيب وبا رعايت تقدم و تاضر ۶ ۳ يى پوشه با کلاسور نگهداری شده باشد . 

صفحه 11:
5 هل نو ساقه ‎a‏ | آیین ناسه های مصوب دراج رديه سازمان بوجود آمده و دارای ارزش نگهداری باشد . 

صفحه 12:
2 age 0 aa ye Oe eet) ‏غیر‌مجا ز آسن‎ 7 ee ee ‏دسترسى‎ ‎Ce Oa al en tae ‏مى گیسرد.‎ NA 

صفحه 13:
0 a ad : id ae et براى تنظيم اسناد بايد نكات ذيل مورد توجه قرار كي ۰ ۱ - جایگزینی یا چینش صحیح و منطقی اسناد ۱ 0 6 رعایت تعداد برگه های پررونده ( ۱۲۰ ببرگ ) ۵ نصب برچسب و برگه (ضرع ) اطلاعات پررونده 

صفحه 14:
سایر موارد مشابه می باشد . 

صفحه 15:
ع ع ا ا نترد ر 

صفحه 16:
‎e NY paren lta te‏ زر ‎See ey ata Ye nee)‏ مورد باشد 9 

صفحه 17:
* طيقه بندى از نظ بايكانى عبارتست از تقسيم بندى اسناد و مدارك ب آنها حداقل يك موضوع خاص و مشترك وجود داشته وداراى حخصوه ۱ اطمینان : به شکلی که محل دقیق سند مشخص باشد . = ‎Erte‏ ا ‎Se‏ ‏"- سهولت : طورى كه اجراى آن بسادكى ميسس و براى مجرى ‎ee SC‏ 4 - انعطاف پذیرری : با تغييررات احتمالى قابل انعطاف باشد . ۵ توسعه پذیری : در صورت لنروع قابلیت گسترش داشته باشد . 

صفحه 18:
شوت روش اسمی ‎eee Bs ee‏ ل مانند؛ نم اضراده نام سازمانهه نام مناطبق جغرافیایی و موا و آن طبقه بندى مى شوند . لل رد محتوای پررونده تحت عنوان یک موضوع خاص تشکیل می شوند - ا ل رت یا کارتن و جزروه دان باشد . 

صفحه 19:
۱ روش الفبایی ( مانند دفترچه تلفن يا لتامه ها ) ۲ روش الفبایی و شماره ای با گروه بندی حروف اول و دوم نام خانوادگی " ۱ 4 - روش شماره كذارى ب اساس حرف اول و دوع نام خانواد ككى Pe PSY eerie ELS Eee rs Tomy ۳ 

صفحه 20:
‎١ *‏ روش شماره كذارى محدود يا متطع ‎re NES SL eS) ES tere SEA is‏ ۱ * “روش شماره كذارى اعشارى يا دسيمال 

صفحه 21:
‎tie‏ روش کارتن یا جزوه دان ؟ ۳- روش ت رکیبی 

صفحه 22:
۱ by ees ‏لازم به يادآوريست اك جه ممكن است برخى از موضوعات با عن‎ * ‏تشابه اسمی داشته باشد اما مبنای دسته بندی به هیچ وجه تقسیمات‎ ‏سازمانی نیسته بنابر‌این موضوعات به یک رده حاص احتصاص ندارد و‎ ‏رده ها در تماسی سطوح می‌توانند متناسب با نوع مکاتبات تمام یا بخشی از"‎ موضوعات را در بایگانی رده خود. داشته باشند . 

صفحه 23:
ايجاد نظم و ترتيب و وحدت رويه در حفظ و نكهدارى استاد” تسريع در گرردش مکاتبات در سطوح مختلف صرفه جویی در متابع انسانی » مالی و زمان گردش مکاتبات ‎BUS ts yet ae re ee ee‏ تسهيل در دسترسى به اسناد ومدارك مورد ثياز تسهيل در زمينه تعيين تكليف ير وندهاى براى انتقال و امحاء و ... ‎payer‏ ا كت موازی و مشابه 

صفحه 24:
Toad eae Lets Seyi eae ‏اختصاص داده شده و هس موضوع نیز با اختصا‎ ۲ ‏شماره خاص تا چهار سطح شامل؛ عناوین با موصوعات‎ کلی» عناوین یا موضوعات اصلیء عناوین با موضوعات فرعی و عناوین یا موضوعات جزئی به دسته بندي‌هاي کوچکتري تفسیم می شود : 

صفحه 25:
Dy gare eget cn rn ‏ل‎ re) * ب عدد ۱۳ بیانگر کد موضوع اصلی ( در آمدها: باشد . SD eT Tee Pee eS at i . ‏دولتی) ) می باشد‎ 0 ‏ل‎ Er OBIT eS Ol Slee tia eee Lee rer nr T) ‏اختصاص کدها‎ 0 ‏ا‎ 

صفحه 26:
‎ee! 5‏ موضوع کلی ((طمرح و بمرنامه» ‎ ‎ ‎a‏ ل ل ل 7 ‏* د - كد موضوع جرزئى روش صدور ب ىك مرخصى» 1 1[ 1# 

صفحه 27:
re , ae LEE ane peau) Oe ero ene ‏مشخص وبا موضوع ضرعى سر سر‎ SU ‏موضوع براى هم عنوان و د ر مجموع بالغ‎ ٠١ ‏در اين مورد تين كمتر از‎ 2 ۱ ‏توضیح : حح‎ ‏د رصورت يك سند مور دنظ, باهيجيك از موضوعات | يا فرعى تناسب نداشت دز‎ -( ا 00 جاد و موضوع مورد نظس از 9 استعالام يأ ‎b‏ 2001011111 1- در صور لزوم موضوعات فرعى را مى توان به موضوعات جرزئى نين تقسيم كرد ‎٠‏ 3 

صفحه 28:
مر ار 0011 ره ‎eee eed‏ 0 تحویل پررونده به دبیمخانه توسط بایکان تحويل يرونده به اقدام كننده ie tele LE Taig تحویل پرونده به بایگانی 

صفحه 29:
تأیید پیش نویس توسط مسئول ممربوطه تایپ نامه رفع اشكال نامه امضاء ب ركه دوم و سيس اول و دوم توسط مسئولين مربوظه شما ركذارى و تاريخ 0 ل 00 

صفحه 30:
مرس کلاسور تهب بر نصب فم راهتما الصاق مدارك بترتيب تاربخ ضرب مهس كنترل برككه 

صفحه 31:
Se 0 يل بايكانى شود . ‎iii ed OL a‏ م * ج 7 به دلیل یا به دستور توح 

صفحه 32:
تاک ۳ در خواست شفاهی یا کتبی مسئول مربوطه (اقدام کننده ۲ " ‎ *‏ درج مشخصات سندیاپرونده در فرع مربوطه توسط بایگان ۱ 0 كنترل ضرم تحويل بررونده در يايان روز توسط بايكان براى بآز يس " پرونده = درج تاریخ عودت در فرع پررونده ضروجی توسط بایگان 

صفحه 33:
ا ل رس ‎did‏ ا ا اا اا 0 

صفحه 34:
۱ ی - ارسال سند به بایگانی طبقه بندی ‎ae seme as‏ oes 

صفحه 35:
‎ee ts‏ برگه ارجاعی بجای سند در پرونده ‎ayen 3‏ کت © تكميل ضرم يادآورى و الصاق آن به سند توسط بايكان ‎Tre Ea)‏ 0 ‎PUY Sys ‏ال‎ ‎0 ‏توصیح : ‎ced‏ ا ا ل ل د ‎erty pele in|o7—])‏ ا ل ا ۰ ‎ ‎ 

صفحه 36:
ب 3۳:5 ‎gle Lad oddy2-1 ©‏ ا ا رس ‎: ‏به بايكانى راكد‎ coy ye eee avr bP EC IDENT ote aad ‏آرشیو‎ ‏* 4-انحلال یک واحد یا یک یگان ©- واكذارى بخشى از وظايف يك رده به رده ديك 

صفحه 37:
‎١ *‏ تكميل ضرم مربوطه توسط تحويل دهنده در دو سخه ‎ns‏ رم ‏ا ا ل 1 بايكان ‎on‏ 

صفحه 38:
عم کیت داشتن در ساختمان ‎١ *‏ تناسب وسعت بایگانی با حجم ۱ و ‏* > روشنایی و هوای مناسب ‏و ‎er eye ts PS ee es‏ * ۷-تأمین از لحاظ عبور ومرور 

صفحه 39:
‎EOC ere ee‏ ی قفسه ‏ رایانه تلفن -ماشین منگنه (پانچ) -ماشیم ‎an ee‏ رد رز ‎OES OnE BS‏ رآ ‎as‏ ی ۱ ‎ 

صفحه 40:
a) aes ‏و‎ resi 109 ‏د درمورد استادى كات‎ Sere WEST LES) ete el eS ESE ee yey arches pet) Caen Sree | SONS Tere ‏ا‎ SE een ۸-در مورد پیوست‌های اسناد و مدارک . 4- در مورد ظرفيت هر يوشه يا كلاسور. 3 و كد ۱ -در مورد پررونده هایی که دارای طبقه بندی‌های متفاوت هستتد- | ایگانی پررونده های پررسنلی و اطلاعات. 4 در مورد آموزش و اجراى طررح در زبرمجموعه. در مورد اصلاح ساختار و سازمان. ۱ ‎١٠‏ -در مورد نظارت از رده هاى زيرمجموعه. 

صفحه 41:
تصاوير تعدادي از وسابل نار 

صفحه 42:


صفحه 43:


صفحه 44:


صفحه 45:


صفحه 46:


صفحه 47:
—_— = ‎rege‏ ۵ اب ۴ نما ب ۳ 3 ۱ تعدادي 2 لت مرخ ‎ 

صفحه 48:


صفحه 49:


صفحه 50:


صفحه 51:


صفحه 52:


صفحه 53:


صفحه 54:


صفحه 55:


صفحه 56: