ساختار شکست کار مدیریت پروژه ها

ساختار شکست کار مدیریت پروژه ها

اسلاید 1: دکتر عبدالرضا بابامحمودیساختار شکست کارمديريت پروژه‌ها

اسلاید 2: چرخه مديريت پروژه بر اساس استاندارد(PMBOK)فرآيند آغازينفرآيند برنامه‌ريزيفرآيند اجرا و نظارتفرآيند کنترل و ارزيابيفرآيند اختتام

اسلاید 3: فعاليت پروژه پروژهفعاليتفعاليتزير پروژهزيرپروژهفعاليتفعاليتفعاليتفعاليتوظيفهوظيفهوظيفهوظيفه

اسلاید 4: فرآيند تعيين فعاليتهاي پروژه تعيين ساختار اقلام و موضوعات پروژه (PCWBS) تعيين ساختار اعمال (عمليات ) پروژه (FWBS) تعيين ساختار رابطه بين اعمال و موضوعات پروژه (RWBS) استخراج و تدوين فعاليت هاي پروژه

اسلاید 5: WBSتاکنون برای انجام کارها و فعالیت های روز آینده خود آنها را دسته بندی کرده اید ؟ اگر اینگونه بوده در حقیقت شما نیز برای مدیریت پروژه کارهای انجام نشده فردای خود از WBS ساختار تفکیک کار یا همان ساختار شکست کمک گرفته‏اید. واژه WBS که به اختصار از Work Breakdown Structure برگرفته شده است، ساختار تفکیک کار (شکست کار) معنی می دهد و تشریح کننده سلسله مراتب وظایفی است که درقالب بسته های کاری گروهبندی شده و در یک پروژه اجرا می شوند. WBS ساختار کار اجرایی را متناسب کرده و موجب کاهش هزینه های پروژه می گردد. در این گام ، دو نوع ساختار شکست کار برای هر پروژه تعریف را می نماییم : 1 - ساختار فیزیکی اقلام قابل تحویل (PCWBS): ساختار فیزیکی تقسیم کار پروژه(PCWBS)، تجزیه سلسله مراتبی و سطح به سطح یک پروژه به اقلام قابل تحویل (Deliverables) است و اقلام قابل تحویل ، خروجی هایی هستند که در انتهای پروژه تحویل می گردند که می توانند محصولات ، تجهیزات ، ماشین آلات ، تسهیلات ، سخت افزار ، نرم افزار ، دستور العمل ها و مدارک یا مجموعه ای از آنها باشند. عناصر PCWBS همیشه با اسم تعریف می شوند نه با فعل .

اسلاید 6: هدف از تهیه ساختار تفکیک کار WBS عبارتست از :1- شکستن محدوده کار به اجزای کوچکتر و قابل مدیریت که این اجزای قابل پیش بینی ، برنامه ریزی . قابل تخصیص به فرد یا افراد مسئول و یا دپارتمان ، جهت تشکیل می باشند. 2- ایجاد همزبانی بین صاحبان ، پیمانکاران ، مشاوران و دست اندرکاران پروژه . 3- به حداقل رساندن احتمال نادیده گرفته شدن بخشی از پروژه . 1- احراز اطمینان از بررسی تمامی اقلامی که بدون تکرار شدن در انتهای پروژه می بایست تحویل گردند .

اسلاید 7: مهمترین روش های تقسیم و تفکیک اقلام پروژه عبارتند از : 1- بر اساس واحدهای فیزیکی : یعنی اقلام هر سطح بر اساس مشخصات فیزیکی آن تقسیم بندی می شوند. 2- بر اساس تقسیمات جغرافیایی : در صورتیکه پروژه به مکان هایی که در آنها انجام می شود بستگی داشته باشد ، تقسیم اقلام پروژه بر اساس مکان های جغرافیایی انجام خواهد شد . 3- بر اساس سلسله مراتب زمانی : در این روش توالی انجام هر فاز پس از دیگری مدنظر قرار می گیرد و اقلام قابل تحویل هر فاز پیش نیاز انجام فازهای بعدی می باشند . 4- بر اساس ساختار سازمانی : در این روش ساختار پروژه و ساختار سازمانی بر یکدیگر منطبق می شوند . به عبارتی اقلام پروژه به واحدهای سازمانی مسئول هر یک شکسته می شود . در این روش نام واحدها و سازمان های سهیم در اجرای پروژه در سطح دوم نمودار PCWBS قرار می گیرد .

اسلاید 8: قابلیت ها و مشخصات PCWBS عبارتند از : 1- جمع پذیری 2- بررسی از بالا به پایین تا محصولی از قلم نیفتد . 3- هدایت طبیعی برنامه ریزی از اقلام به فعالیت ها . 4- ایجاد زمینه نظارت بر پروژه . 5- تاکید داشتن بر چیزها (Things) نه فعالیت ها (Activities)

اسلاید 9: ساختار عملیاتی تقسیم کار پروژه FWBS or Functional WBSساختار عملیاتی شکست کار ، تجزیه سلسله مراتبی و سطح به سطح عملیات یک پروژه است ؛ منظور از عملیات ، تلاش و انرژیی است که جهت بدست آوردن اقلام قابل تحویل پروژه موردنیاز خواهد بود ؛ این تلاش و انرژی در قالب تخصص ها و رده های تخصصی مختلف نمایان و مستند می شود . پروژه بایستی به چند مرحله کاملا متمایز دسته بندی گردد و چون کلیه فعالیت های خروجی در هر مرحله ، ورودی برای مرحله بعدی می باشد بایستی کلیه تغییرات در هر مرحله تحت کنترل درآیند .

اسلاید 10: معیارهای تقسیم FWBS عبارتند از : 1- ساختار سازمانی : در صورتیکه بر اساس Function سازماندهی شده باشد . 2- ماهیت کارها : در این معیار عملیات موردنیاز جهت تکمیل و تحویل هر یک از اقلام PCWBS بررسی و سپس این عملیات گروه بندی می شوند . 3- چرخه عمر پروژه (Project life cycle) : مهندسی ، تدارکات ، ساخت ، نصب و راه اندازی .

اسلاید 11: در تهیه FWBS توجه به نکاتی چند ضروریست : 1- عناصر FWBS به صورت فعل هستند و نه اسم . 2- لازم نیست که سطح شکست در تمامی عملیات به یک اندازه باشد ؛ یک عملیات ممکن است که تا سطوح بسیار تفضیلی شکسته شود در حالیکه عملیات دیگر در سطح کلی تعریف گردد . 3- FWBS را بر اساس سطحی که مدیریت و کنترل خواهد شد (کنترل عبارتست از تجزیه و تحلیل موجود ، مقایسه برنامه با عملکرد و تصمیم گیری در موارد بعدی) و یا بر اساس سطحی که نظارت خواهد گردید تهیه می شود . (نظارت عبارتست از جمع آوری داده ها و ارایه گزارشات).

اسلاید 12: فرآيند تعيين فعاليتهاي پروژه نکات مهم:به مجموع ساختارهاي PCWBS , FWBS , RWBS ، در اصطلاح ساختار شكست كار پروژه يا Work Breakdown Structure که اختصارا با WBS نمايش داده مي‌شود، گفته مي‌شود.اگر چه بسياري از افراد براي تعيين فعاليتهاي پروژه به صورت سليقه اي و کاملا تجربي عمل مي‌نمايند ، اما فرآيند بالا مي‌تواند به عنوان يک روش روتين براي تعيين روش‌مند فعاليت‌هاي هر پروژه مورد استفاده قرار گيرد.نام فرآيند ارائه شده براي تعيين فعاليت‌هاي پروژه، AMPM يا Andishevaran Methodology of Project Management مي‌باشد.

اسلاید 13: اهداف ساختار شكست كار پروژه تعيين محدوده آنچه كه در پروژه بايد به آن پرداخت يا عمل نمود.ايجاد مرز بين موضوعات و اعمال درون پروژه و بيرون پروژه ايجاد مبنايي معين براي تعريف فعاليتهاي پروژه

اسلاید 14: ساختار اقلام و موضوعات پروژه (PCWBS) تعريف :PCWBS = Project Work Breakdown Structureعبارتست از ساختار درختي حاصل از تجزيه سلسله مراتبي و سطح به سطح قلم يا موضوع اصلي يك پروژه به اقلام قابل تحويل يا موضوعات تشکيل دهنده آن ساختار سلسله‌مراتبي نمايش‌دهنده اجزاء قلم يا موضوع اصلي پروژه

اسلاید 15: ساختار اقلام و موضوعات پروژه (PCWBS) نکته : اجزاء ساختار PCWBS هميشه به شکل اسم يا Noun مي‌باشد.نتيجه: وجود هر جزء به شکل فعال در ساختار PCWBS ، نشان‌دهنده اشتباه طراح است.اهميت ساختار اقلام و موضوعات پروژه (PCWBS) صحت فعاليت هاي پروژه به ميزان زيادي به صحت ساختار اقلام و موضوعات بستگي دارد.دامنه و محدوده موضوعات و اقلام فعاليتهاي پروژه در ساختار PCWBS مشخص مي گردد.نمونه‌هايي از اقلام قابل تحويل پروژه محصولات، تجهيزات، ماشين‌آلات، تسهيلات، نرم‌افزار، سخت‌افزار، دستورالعمل‌ها و ...

اسلاید 16: مثال : ساختار PCWBS در پروژه ساخت رهياب (Router)

اسلاید 17: الگوي اوليه از ساختار اقلام و موضوعات در پروژه‌هاي فناوري اطلاعات(IT PCWBS)

اسلاید 18: نمونه اوليه از ساختار اقلام و موضوعات در پروژه‌هاي ايجاد سيستم تجارت الکترونيک

اسلاید 19: نمونه اوليه از ساختار اقلام و موضوعات در پروژه‌هاي ايجاد سيستم يادگيري الکترونيک

اسلاید 20: ساختار اقلام و موضوعات پروژه(PCWBS) نسبت ساختار PCWBS با عنوان پروژهنمايش دهنده اجزاء بخش موضوع يا قلم اصلي پروژه كه در عنوان پروژه مورد نظرعنوان پروژه = عمل اصلي + قلم اصليمفهوم ساختار اقلام پروژه اقلام : كليه اجزاء فيزيكي قابل مشاهده در ساختار PCWBS آنچه که در ساختار PCWBS آورده مي شود ، اجزاء قلم يا موضوع اصلي پروژه است.

اسلاید 21: ساختار اقلام و موضوعات پروژه(PCWBS) بخشي از اين اجزاء مي‌تواند شامل اقلام، يا همان اجزاء فيزيکي و قابل مشاهده باشد.بخش ديگر، شامل اجزايي است که به صورت فيزيکي قابل مشاهده نمي‌باشند.مثال: در ساختار اقلام و موضوعات پروژه ساخت رهيابمثال از اجزاء فيزيکي در ساختار : سخت افزارمثال از اجزاء غير فيزيکي و غير قابل مشاهده در ساختار: نرم افزار

اسلاید 22: ساختار اقلام و موضوعات پروژه(PCWBS) مفهوم ساختار موضوعات پروژه هر آنچه كه بعنوان قلم ( فيزيكي ) نباشد ← مثال : اجزاء كتاب ( مقدمه ، فهرست عناوين ، فصول )شكل فيزيكي موضوعات ← مستندات مقدمه ، مستندات فصول و ....

اسلاید 23: ساختار عمليات پروژه (FWBS) تعريف:عبارت است از ساختار سطح به سطح اجزاء موجود در عمل اصلي پروژهمثال اوليه از ساختار FWBS

اسلاید 24: مثال: ساختار عمليات (FWBS) پروژه ساخت رهياب

اسلاید 25: ساختار عمليات پروژه (FWBS) نسبت ساختار FWBS با عنوان پروژهنمايش دهنده اجزاء عمل اصلي پروژه نکته: کليه اجزاي ساختار عمليات FWBS پروژه، به شکل فعل (Verb) مي‌باشند.وجود هر جزئي که به صورت فعل نباشد، نشان‌دهنده ايراد در ساختار مي‌باشد.

اسلاید 26: ساختار رابطه بين عمليات و اقلام پروژه (RWBS) تعريف:RWBS = Relational Work Breakdown Structureنمايش دهنده رابطه بين اجزاء عمل اصلي و اجزاء قلم يا موضوع اصلي ميباشد.نكته : بين عمل اصلي و قلم يا موضوع اصلي پروژه در عنوان پروژه رابطه برقرار شده است.

اسلاید 27: ساختار رابطه بين عمليات و اقلام پروژه (RWBS) روش مستندسازي ساختار RWBS براي نمايش رابطه بين اجزاء از ماتريس استفاده مي شود. سطرهاي ماتريس : اجزاء PCWBS ستونهاي ماتريس : اجزاء FWBS مقدار درايه‌هاي ماتريس: يا صفر يا يکدرايه برابر با يک : وجود رابطه بين قلم يا موضوع و عمل قرار گرفته در سطر و ستوندرايه برابر با صفر: عدم وجود رابطه

اسلاید 28: ساختار رابطه بين عمليات و اقلام پروژه (RWBS) نصبساخت مکانيکيساخت نرم‌افزاريساختآزمايشتجزيه و تحليلطراحيمهندسيامکان‌سنجيFWBSPCWBS1111منبع تغذيه11111111سيستم نرم‌افزاري1111111کاربردها1111سيستم امنيتي111سيستم عامل1111جعبه سيستم1111111سيستم سخت‌افزاري111حافظه11111حافظه فرعي1111حافظه اصلي11111111برد اصلي111واسط‌هاي ارتباطي11111پردازنده

اسلاید 29: ساختار عنوان هر فعاليت پروژه عنوان هر فعاليت پروژه :عبارت است از تركيب يك عمل و يك قلم يا موضوععنوان فعاليت = عنوان عمل + عنوان قلم يا موضوععنوان عمل: يکي از اجزاي مورد استفاده در ساختار FWBS عنوان قلم يا موضوع: يکي از اجزاي مورد استفاده در ساختار PCWBS

اسلاید 30: ساختار عنوان هر فعاليت پروژه مثال:عنوان فعاليت: طراحي بخش سخت افزاريطراحي: جزئي از عمل ايجادبخش سخت افزاري: جزئي از موضوع اصليعنوان فعاليت: نصب سيستم عامل نصب : جزئي از عمل ايجادسيستم عامل: جزئي از موضوع يا قلم اصلي نتيجه: به کمک اين روش مي‌توان فرمت تعريف فعاليت‌هاي هر پروژه را هم مانند عنوان کلي آن استاندارد نمود. فرمت پيشنهادي براي فعاليت‌هاي پروژه، ارتباط منطقي با عنوان کلي پروژه دارد.

اسلاید 31: مثال: فعاليت‌هاي پروژه ايجاد شبکه کامپيوتري دانشکده

اسلاید 32: نمودار کلي ارتباط بين ساختارها و فعاليت‌ها با عنوان پروژه