سیستم های اطلاعاتی حسابداری

سیستم های اطلاعاتی حسابداری

اسلاید 1: سیستم های اطلاعاتی حسابداری ترجمه و تالیف: دکتر محسن دستگیر ودکتر علی سعیدیتحت نظر: استاد ارجمند آقای دکتر رمضانی ارائه دهندگان: مرتضی اسماعیلی،مرتضی رسولی پور،مرتضی ماجدی و مهدی رضائیسیستم های اطلاعاتی حسابداری ترجمه و تالیف: دکتر محسن دستگیر - دکتر علی سعیدیتحت نظر: استاد ارجمند آقای دکتر رمضانی ارائه دهندگان: ماجدی ، رضائی ، اسماعیلی و رسولی پور

اسلاید 2: فصل دوم (سیستم های حسابداری مدیریت )اهداف فصل 1ـ پی بردن به روش های فراهم کردن جریان های اطلاعاتی از بالابه پایین واز پایین به بالای سازمان2ـ آشنایی با آن دسته از سیستم های اطلاعاتی که گزارشهای مورد استفاده داخل سازمان را تهیه می کنند.3ـ آشنایی با چگونگی استفاده از کدهای حساب ها برای تهیه گزارشهای حسابداری

اسلاید 3: سیستم های اطلاعاتی حسابداری رویدادها را شناسائی ،ثبت ،تلخیص واطلاعات حسابداری را گزارش می کند.استفاده کنندگان از اطلاعات درون یا برون سازمانی هستند.آنها از این اطلاعات برای سرمایه گذاری یا مدیریت استفاده می کنند.در سیستم های اطلاعاتی حسابداری مدیریت ،اطلاعات در دو مسیرجریان دارد:الف)جریان اطلاعاتی از بالابه پایینب) جریان اطلاعاتی از پایین به بالا

اسلاید 4: الف)جریان اطلاعاتی از بالا به پایینازرویدادهایی شروع می شودکه در سطح مدیریت ارشد سازمان اتفاق می افتد.سیستم این رویدادها را ثبت وتلخیص کرده وبه سطوح پایین تر سازمان گزارش می کند.سیستم بودجه ای، جریان اطلاعات از بالابه پایین را فراهم می کند.اطلاعات حسابداری«بودجه های ادواری»را تهیه می کند.بودجه با برقراری وهماهنگ کردن اهداف قابل اندازه گیری ،به دستیابی به اهداف کلیسازمان کمک می کند.برای یک سیستم کارا،نیازاست که مدیریت ارشدسازمان اهداف عملکردی سازمان راتدوین وگزارش کند.

اسلاید 5: ساختار سازمانساختار سازمان،محیطی رافراهم میکندکه درآن اطلاعات جریان پیدا می کند.ویژگی های سیستم بودجه برای عملکرد مناسب:تفکیک یا مجزا بودن بخش های سازمانبیان روشن مسئولیت و اختیارمدیر هر یک از بخش هاارائه گزارش هریک ازکارمندان تنها به یک مدیر سطح بالاترتعریف همه روابط رئیس ومرئوسی میان کارمندان توسط مدیر ارشدمدیریت ارشد ساختار سازمان را ازطریق نمودار سازمانی وشرح وظایف گزارش می دهد.نمودارسازمانی بخش ها را تعیین و روابط رئیس ومرئوسی را تعیین می کند.شرح وظایف مسئولیت کارکنان رادرکارها و وظایف خاص شان را تعیین می کند.شکل دیگر آن «بیانیه سیاست» است که توسط مدیریت ارشد برای انتقال مسئولیت ها به کارمندان استفاده می شود.

اسلاید 6: نمایشگر 1-2:نمودارسازمانی

اسلاید 7: بیانیه سیاست های سازمانسیاست های سازمان انتظارات مدیریت ارشد در رابطه با رفتار کارکنان را مشخص می کند.این سیاست ها دارای رهنمودهایی برای چگونگی انجام دادن وظایف خاص کارکنان است.آنها برای موثربودن باید «جامع وقابل اجرا» باشند.آیین رفتار حرفه ای یک بیانیه مدیریت است که سندی توضیحی از استانداردهای اخلاقی برای کارکنان می باشد.معمولا مدیریت ارشد اهداف خود را در ابتدای بیانیه آیین رفتار حرفه ای بیان می کندکه شامل موارد زیراست:رعایت قوانین ومقررات نحوه ارتباط با مقامات رسمی ثبت درست وجوه،دارایی ها وپرداخت هافعایت های خارجی که نشان دهنده تضاد منافع استشرکت های فرعی ووابسته گزارش ها واطمینان بخشی

اسلاید 8: اهداف وعملکردیک سیستم بودجه مستلزم ارائه «اهداف عملکرد» از سوی مدیریت برای هریک ازبخش های سازمان می باشدبعدازان مدیریت ازطریق «بودجه های دوره ای» این اهداف رابه مدیریت بخش ها منتقل کرده که به آن سیستم بودجه عملکرد می گویند.اهداف عملکردی بخش هارا هماهنگ کرده به طوری که بارسیدن هربخش به هدف موردنظر تمامی اهداف سازمان محقق می شود.بسیاری ازشرکتها اهداف خودرا بااستفاده ازمعیارهایی مانند «سودباقیمانده» یا «نرخ بازده سرمایه گذاری» بیان می کنند.سیستم بودجه بندی عملکرداین اهداف رابه اهداف کوچکترتبدیل می کندکه درسطح دایره، بخش وشرکت فرعی معنی دار است.

اسلاید 9: نمایشگر3ـ2:اهداف عملکرد شرکت

اسلاید 10: روش های تعیین اهداف دوایرسیستم بودجه بندی عملکرد سیستمی امرانه هست چون مدیریت ارشد اهداف دوایر را برای مدیران سطوح پایین تدوین می کند.دلیل امرانه بودن این است که سیستم برای ترغیب کارکنان جهت رسیدن به اهداف «براختیارمدیریت ارشد» تاکید میکند.راه دیگر درتعیین اهداف عملکرد، مشارکت مدیران سطوح پایین سازمان هست که به ان «سیستم بودجه بندی مشارکتی » می گویند.موقعی که بودجه بندی مشارکتی به کارگرفته شود، اهداف عملکردی سطوح پایین برای رسیدن به عملکردمطلوب کلی شرکت، تعیین می شود.سرپرستان وزیردستان درباره این اهداف مذاکره کرده تا اهداف مدیریت ارشد محقق شود.ساختارسازمانی، سیاست هاواهدافعملکرددرسطح مدیریت ارشدشروع شده و یه سطوح پایین تر انتقال می یابند.هنگامی که اطلاعات باموفقیت به سطوح پایین جریان پیداکند،تفضیلی تر وخاص ترمی شودکه به آن «بسط اطلاعات» می گویند.

اسلاید 11: نمایشگر5ـ2:بسط اطلاعات

اسلاید 12: جریان اطلاعاتی ازپایین به بالادراین سیستم رویدادها درسطوح پایین تر اتفاق می افتد.این رویدادها ثبت وتلخیص شده و به مدیریت ارائه می گردد.سیستمی که این رویدادها را ثبت، پردازش و به مدیران سطح بالا ارائه کند «سیستم گرازشگری مسئولیت » نامیده می شود.شرکتها سیستم هایی را به کار می گیرندکه هم برای بودجه بندی عملکرد و هم برای گزارشگری مسئولیت مفیداند.دراین حالت آنها «سیستم حسابداری سنجش مسئولیت » خواهند داشت.سیستم فوق سنجه های عملکرد را که ممکن است پولی (مانند مقادیر درآمدها و هزینه ها) و یا آماری (مانند ساعات کاری واحد تولیدی) باشند را ثبت می کند.درگزارشهای ارائه شده ،این سنجه ها عملکردواقعی رابا تعیین شده مقایسه کرده وسپس عملکردمدیران ارزیابی می شود.

اسلاید 13: مراکز مسئولیتتعریف:سیستم های حسابداری سنجش مسئولیت ،اندازه گیری های عملکردواهداف ان را درپایین ترین سطح سلسله مراتب سازمانی جمع اوری کرده که به آن مراکز مسئولیت می گویند.درمواردی ممکن است مرکزمسئولیت شامل یک نفرباشد و یا شامل یک سرپرست وچندکارمند باشد.مراکز مسئولیت در سطوح بالاتر مدیریت نیز وجود داردکه شامل یک مدیر و چندین مرکز مسئولیت تحت امر وی باشد.

اسلاید 14: مراکز هزینه ، سود و سرمایه گذاریمرکز هزینه:دربرخی موارد تنها معیارعملکردپولی موجود،مبلغ هزینه های تحمل شده ان مرکزهست که ازطریق مقایسه هزینه های واقعی با بودجه شده ،عملکردمدیرارزیابی می شود.مرکزسود:دربرخی دیگر سودتحصیل شده توسط مرکز را ازطریق کسرکردن هزینه های تحمیل شده از درآمدهای تحصیل شده ارزیابی می شود.مرکزسرمایه گذاری:مرکزمسئولیتی که نه تنها درامد و هزینه کنترل بلکه مبلغ سرمایه گذاری مالکین شرکت که در آن انجام داده اند نیزمشخص وارزیابی می شود.

اسلاید 15: نمایشگر6ـ2:مراکزمسئولیت سطح بالا

اسلاید 16: گزارشهای عملکردسیستم اطلاعات راتهیه میکند،سیستم های سنجش مسئولیت اطلاعات رادرقالب گزارشهای عملکرد ارائه می کنند.اطلاعات ارائه شده درگزارش عملکرد به معیار های عملکردی بستگی داردکه توسط «مدیر» کنترل می شود.دربرخی موارد هزینه های واقعی با هزینه های بودجه شده مقایسه می شوندکه تفاوت آن نشان دهنده «انحراف بودجه» می باشد.گاهی اوقات هزینه های بودجه شده را به تفکیک ثابت و متغیر تهیه می شود که می تواند کنترل های موثری درپی داشته باشد.بودجه بندی انعطاف پذیر برای آن دسته مراکز هزینه مفید است که در آن خروجی مرکز به آسانی برحسب واحدهای «غیرپولی» قابل اندازه گیری باشد.درگزارش عملکرد در مراکز هزینه سطح بالای سازمان، هزینه های واقعی و بودجه ای کلیه مراکز خلاصه می شود.گزارش عملکرد برای مراکزسرمایه گذاری وسود شبیه هم هستند.

اسلاید 17: همواره درسطوح بالاترسازمان ،ازتفصیل وخاص بودن گزارشها کاسته می شود و بسیارخلاصه تر می شوند. به همین دلیل، جریان اطلاعاتی ازپایین به بالا همره با فرایند «کاهش داده ها» روبروست.نمایشگر11ـ2:کاهش داده ها

اسلاید 18: گردآوری داده هاسیستم های حسابداری سنجش مسئولیت،جریان های اطلاعاتی از بالابه پایین وازپایین به بالارا فراهم می اورند.این سیستم ها «گزارش عملکرد» را برای هریک ازمراکز مسئولیت تهیه می کنند.درآمدها وهزینه های بودجه شده برای فراهم نمودن جریان ازبالابه پایین ودرآمدها وهزینه های واقعی برای جریان از پایین به بالا خلاصه می شوند.

اسلاید 19: طبقه بندی وکدگذاریگاهی سیستم رویدادها رابراساس مرکزمسئولیت وبر اساس حسابهای موجود درفهرست حسابها دسته بندی و در واقع طبقه بندی می کنند.سیستم با اختصاص کدهایی شامل اعداد و ارقام به یک رویداد مالی طبقه بندی آن را مشخص می کند.درسیستم سنجش مسئولیت رویدادها به دو طریق طبقه بندی می شوند:برحسب حساب مناسب درفهرست حسابهابرحسب مرکز مسئولیتسیستم رویداد را با استفاده ازکدحساب مناسب برای آن حساب وکد مسئولیت مناسب برای آن مرکزمسئولیت، کدگذاری می کند.

اسلاید 20: کدهای مراکزمسئولیتسیستم ازطریق تخصیص کد مخصوص به هرمرکز مسئولیت قادر است که تعدادی زیاد مرکز مسئولیت را کدبندی کند.نمایشگر12ـ2نمونه های از کدها ی مسئولیت

اسلاید 21: کدهای حساب درسیستم حسابداری مالی، هرحسابی که در فهرست حسابها وجود دارد،کدحساب مخصوص به خودرا دارد.ساختارکدحساب درسیستم حسابداری سنجش مسئولیت،کدمسئولیت راباکدحساب ترکیب و یک ساختار منحصر به فردی را برای هرحساب موجود در فهرست حسابها برای هرمرکز مسئولیت، مشخص می کند.

اسلاید 22: کدهای بودجه ایسیستم بودجه بندی اهداف عملکرد برای هریک ازحسابهای صورت های مالی موجود در هر مرکز مسئولیت را با استفاده ازکدهای بودجه ای ثبت می کند.برای ایجاد تمایز بین مبالغ واقعی و بودجه ای، یک رقم به کدحساب اضافه می شود. (برای نمونه صفربرای مبالغ واقعی و 9 برای مبالغ بودجه ای)

اسلاید 23: گزارشگری مالی وحسابداری سنجش مسئولیتگزارشهای عملکردکه توسط سیستم حسابداری سنجش مسئولیت تهیه می شود برای اهداف مدیریتی مفید هستند.ولی شکل ومحتوای آن برای حسابداری مالی کافی و مناسب نیست.چون انهااز الزامات اصول پذیرفته حسابداری پیروی نمی کنند.سیسم به منظورتهیه صورتهای مالی درپایان دوره گزارشگری، بایدجمع های کل مربوط به هریک ازحسابهای صورتهای مالی را برحسب سرفصل صورتهای مالی طبقه بندی کند.سیستم اطلاعاتی حسابداری باید با استفاده از داده های گردآوری شده توسط سیستم هم گزارشهای مسئولیت و هم صورت های مالی را تهیه کند.

اسلاید 24: ساختارهای کدگذاریحسابداران درطراحی سیستم های حسابداری جدید مشارکت می کنند. آنها برای تعیین روشی برای طبقه بندی کدگذاری داده های مربوط به رویدادها کمک می کنند.اهمیت ساختارکدگذاریسیستم حسابداری ازکدها به منظورطبقه بندی، تلخیص و بازیابی داده ها استفاده می کند.ساختارکدگذاری باید برای تغییرات مورد نیاز درشرکت انعطاف پذیری داشته باشد.نباید هنگام رشد شرکت یا هنگام تغییر ماهیت کسب وکارشرکت، نیازمند جایگزینی باشد.انتخاب ساختارکدگذاری یک تصمیم بلند مدت است چون ایجاد تغییردر آن مشکل و نیاز به آموزش مجدد دارد.تهیه اطلاعات قابل مقایسه از داده های که به روش هایی متفاوت کدگذاری شده اند نیازمند سیستم های متفاوت است که نگهداری سیستم های زاید گران وناکارامد است .

اسلاید 25: انواع ساختارهای کدگذاریساختارهای کدگزاری که برای استفاده در حساب بیشتر عمومیت دارند چهارمورد هستند:کدهای متوالیکدهای دسته ای کدهای گروهی کدهای یاداور

اسلاید 26: کدهای متوالی شناسه ای منحصربه فردی را به ترتیب به اقلام داده ها تخصیص می دهد.عموما آن ها را به اسناد و مدارکی اختصاص می دهند، که توسط سیستم حسابداری پردازش میشوند. شامل چک ها، سفارش های فروش، درخواستها، سفارشات خرید، صورتحسابها وگزارشهای دریافت.کدهای متوالی کاربرد آسانی دارند وحسابداران را قادر می سازند که سوابق اسناد و مدارک موجود را نگه داری و استفاده غیرمجاز ازآنهارا شناسائی کنند.

اسلاید 27: کدهای دسته ای بسط کدمتوالی در واقع همان کد دسته ای است.طراحان برخی ازشماره های درکنار هم را که در توالی شماره ها قرارگرفته برای طبقه بندی های خاص کنارمی گذارند.طراحان سیستم کدها را به ترتیب به حساب ها اختصاص داده در نتیجه آن رقم اول بیانگر سرفصل صورت های مالی است.هر دسته شماره های اختصاص نیافته ای دارند تا از این طریق توسعه فهرست حسابها امکان پذیر باشد.

اسلاید 28: کدهای گروهیکدگروهی روش توسعه یافته کد دسته ای است که دران محل قرارگیری هر عدد و رقم درگروه از اهمیت برخوردار است.این محل قرارگیری، بیانگر ویژگی ها وخصوصیت های متفاوت طبقه بندی داده ها است.آنها عموما به صورت کدهای حساب مورد استفاده قرار می گیرند.اغلب کدهای گروهی به نحوی ساختاربندی شده اند که تفسیرهریک از رقم های ذکر شده بستگی به رقم سمت چپ آن دارد.کدهای گروهی انعطاف پذیرهستند زیرا تحلیل گر سیستم به راحتی می تواند هنگام نیاز به کدهای پیشین مشخصه جدیدی رااضافه یا حذف کند.

اسلاید 29: کدهای یادآورگاهی اوقات یاداوری کدهای گروهی کاری مشکل وسخت است کارکنانی در کدگذاری گروهی آشنا نیستند ممکن است در ثبت دچار اشتباه شوند.کدهای یادآور به آنها کمک می کند.ساختارکدگذاری یادآور اقلام داده ها را با ترکیب حروف و اعداد مشخص می کند.تیم طراحی ترکیب را به گونه ای انتخاب می کند که حسابدارن به آسانی می توانند داده های مربوط رابه یاد آورند.شرکت ها ممکن است هنگاه ایجاد کدهای محصول یا مشتری از آنها استفاده کنند.کدی که هر مشتری را مشخص می کند خلاصه نام مشتری است.که شامل 6حرف یا عدد باشد.هنگام استفاده صحیح، کدهای یادآور از بروز اشتباه در ورود داده ها جلوگیری می کند.کارکنان حسابداری به عنوان بخشی از فعالیت روزانه، رویدادهای حسابداری را کدگذاری وتفسیرمی کنند.

اسلاید 30: پایان