مدیریت اسناد و بایگانی

مدیریت اسناد و بایگانی

اسلاید 1: مديريت اسناد و بايگانی تنظيم: گروه امور اداري

اسلاید 2: مديريت امور دفتری: مجموعه اصول و روشهايی است که ناظر بر دريافت و ثبت، تهيه و صدور نامه های اداری می باشد و موجب هماهنگی، کنترل و بهبود روشهای گردش نامه های اداری در کليه سطوح سازمانی می باشد. امور دفتری يا سيستم گردش نامه های اداریدريافت،ثبت، ارجاع ،پيگيری وصدور می شودو هر کدام از مداحل مذکور نيز از اقدامها و مراحل جزيی تری برخوردارمی باشد.

اسلاید 3: دبير خانه: دبيرخانه و دفاتر مديريتها به عنوان واحدهای مسئول امور دفتری انجام وظيفه می نمايند و در واقع مرکز کنترل و هماهنگ کننده سيستم اموردفتری و گردش نامه های اداری می باشد.

اسلاید 4: نامه های اداری: يک وسيله مکتوب اداری است که در اجرای وظايف اداری تهيه و يا دريافت می شود. از ارکان نامه های اداری می توان به شماره، تاريخ و امضاء اشاره کرد. نامه های اداری که فاقد سه مشخصه فوق باشد در دفاتر و دبير خانه ها ثبت نمی شود و برای اصلاح بازگشت داده می شود.

اسلاید 5: يادداشت اداری: برای هدايت و راهنمايی و تسريع در امور و وظايف اداری از طرف سطوح سازمانی نوشته و صادر می شود و می تواند فاقد شماره باشد و دارای تاريخ و امضاء می باشد.

اسلاید 6: انواع نامه های اداری از نظر علوم اداری:1- وارده 2- صادره شخصی اداری محرمانه 1- محرمانه 2- خيلی محرمانه 3- سری 4- کلی سری

اسلاید 7: انواع نامه های اداری از نظر امور دفتری دسته نامه های بازگشتی يا عطفی،پيرو وابتدا به ساکن تقسيم می شود.

اسلاید 8: عوامل سازماندهی مديريت امور دفتری: کارکنان با تجربه وآموزش ديده.تعيين نوع نظام و سيستم مديريت امور دفتری تعيين خرده سيستمها و روشهای کاری تعيين مکان مناسب با نوع دبير خانه تعيين ابزار و وسايل مناسب با نوع دبير خانه تعيين و تهيه دستورالعملها و راهنما های لازمه تعيين دفاتر وفرمهای کنترل کننده مشخص و معين

اسلاید 9: عناوين شغلی دبير خانه ها در نظام متمرکز امور دفتریرئيس دفتر يا دبير خانه معاون يا دستيار رئيس دفتر يا دبير خانه مسئول ثبت نامه ها يا دفاتر ثبت وصدور نامه ها مسئول جمع آوری و توزيع نامه ها

اسلاید 10: تفکيک نامه ها در مديريت امور دفتری: عادی بازکردنی قابل کنترل

اسلاید 11: نامه های باز نکردنی: نامه های خصوصی و اداری وپژه نامه های باز شدنی

اسلاید 12: فرم کنترل نامه: مشخصات نامه های ارسالی وکليه واحدهای مربوطه را همراه با مهلت اقدام برای گيرندگان مشخص می نمايد.

اسلاید 13: کد گذاری نامه: برای تسهيل کار متصديان تعيين مسير گردش نامه، بايد کليه واحدهای دارای کد شناسايی باشند تا به وسيله کد گذاری امر شناسايی و توزيع نامه ها آسانتر صورت پذ يرد.

اسلاید 14: انواع دفاتر وفرمهای مديريت امور دفتری:دفتر ثبت وارده و صادره دفتر اندکس دبيرخانه دفتر راهنمای الفبايی دفتر اندکس شماره ای دفتر ارسال ورسيد نامه ها فرمها: فرم در خواست پرونده فرم جانشين پرونده فرم ارجاع نامه

اسلاید 15: کنترل نامه ها: برای ثبت نامه های وارده و صادره همچنين تعيين محل آنها به کار برده می شود.

اسلاید 16: روشهای کنترل: کنترل تک فرمی کنترل از طريق فرم ارسال نامه ها کنترل از طريق دفتر رسيد نامه ها کنترل از طريق دفتر ثبت وارده و صادره نامه ها

اسلاید 17: نظام غير متمرکز مديريت امور دفتری: استفاده برای سازمانهای بزرگی که حجم نامه های وارده آنها زياد است، بسيار مناسب می باشد.

اسلاید 18: بايگانی قسمت اول :تعاريف و اصطلاحات بايگانی

اسلاید 19: تعريف بايگانی: بايگانی به مفهوم فن طبقه بندی، تنظيم و نگاه داری و حفاظت اسناد ومدارک، بر طبق روشی معين به نحوی که در اسرع وقت و با کمال سهولت و با صرف حداقل هزينه، نيروی انسانی و وقت، بتوان به آن اسناد دست يافت. بايگانی به معنای محل نگاه داری اسناد بر طبق ضوابط معين و علمی

اسلاید 20: تعريف طبقه بندی از نظر بايگانی: تقسيم بندی اسناد به دسته هايی که حداقل ميان آنها يک موضوع خاص و مشترک وجود داشته باشد.

اسلاید 21: يک طبقه بندی منطقی و صحيح که اساس تشکيل پرونده است، بايد دارای اين خصوصيات باشد:اطمينان، سرعت، سهولت، قابليت انعطاف

اسلاید 22: تعريف تنظيم اسناد: منظم و مرتب کردن پرونده ها در هر يک از گروه های تعيين شده در طبقه بندی اسناد را اصطلاحأ تنظيم مي گويند.

اسلاید 23: تعريف کد يا علامت رمز: از تبديل اسم و يا يک موضوع به يک علامت قراردادی. اين علامت می تواند به صورت شماره يا حرف انتخاب شده باشد.کد به منزله ی علامت اختصاری طبقه بندی نيز محسوب می شود.

اسلاید 24: اداره امور بايگانی هر سازمان با استفاده ازسه شيوه صورت می گيرد.نظام متمرکز بايگانی نظام غير متمرکز نظام پرکنده

اسلاید 25: مزايای نظام غير متمرکز: ترديک بودن پرونده ها به استفاده کنندگان آشنا بودن اقدام کنند گان به عناوين پرونده ها احساس تعلق بيشتر بايگان به اداره خود و در نتيجه کارآيی بيشتر

اسلاید 26: قسمت دوم: اصول روش های بايگانی منطقی ترين نوع طبقه بندی مربوط به بايگانی طبقه بندی بر مبنای شاخص هايی بر اساس نام افراد، سازمان ها و مناطق جفرافيايی طبقه بندی بر اساس موضوع و مفاد نامه طبقه بندی بر اساس تاريخ

اسلاید 27: روشهای تنظيم پرونده های اسمی: روش الفبايی ساده ترتيب ثبت اسامی پوشه ها و دفاتر راه نما روش شماره گذارمتوالی يا مسلسل روش شماره گذاری بر اساس حرف اول و دوم نام خانوادگی روش شماره ی رمز الفبايی روش حرف و عدد

اسلاید 28: روش هايی که برای تنظيم مکاتبات اداری و پرونده های موضوعی مورد استفاده قرار می گيرد:روش الفبايی روش شماره ای مسلسل روش شماره گذاری مرکب يا روش موضوعی روش شماره گذاری محدود يا مقطع و روش کارتن – جزوه دان روش اعشاری يا دسيمال

اسلاید 29: روش جغرافيايی: تشکيل پرونده به نام يک واحد خاص مانند شهر، منطقه و يا استان

اسلاید 30: روش شماره ای محض: اين روش فقط شماره ی پرونده يا شماره سند ملاک تنظيم است. اين روش در بايگانی حسابداری اسناد هزينه، بانک ها، پرونده ی اشتراک آب وبرق و تلفن يا در بايگانی خودروها می توان مشاهده کرد.

اسلاید 31: روش تاريخی: اساس طبقه بندی مکاتبات در روش تاريخی، زمان ايجاد، مراجعه و يا تعقيب پرونده يا سند مورد نظر می باشد. بنابراين اسناد و پرونده هايی که ملاک مراجعه به آن ها ، سال ، ماه ، هفته يا روز است، تنظيم و بايگانی می گردند.

اسلاید 32: تسجيل راکد بودن پرونده ها: عنوان پرونده تاريخ اولين و آخرين برگ موجود در پرونده شماره يا کد پرونده ساير اطلاعات مورد نياز

اسلاید 33: در بايگانی راکد پرونده ها به دو طريق تنظيم می گردد.با همان شماره و کد جاری درقفسه ها نگاهداری می شود شماره و کد جديد با تنظيم دفتر راهنمای بايگانی راکد در قفسه ها نگاهداری می شود.

اسلاید 34: پايان