مدیریت عدم انطباق

مدیریت عدم انطباق

اسلاید 1: مدیریت عدم انطباق Nonconformity Management

اسلاید 2: سیستم کیفیتکنترل فرآیند(مدیریت نمونه، کنترل کیفی)خرید و انبارشممیزی(بازرسی)مدیریت عدم انطباقمدیریت اطلاعاتبهبود مستمررضایت مشتریایمنی، فضا و تاسیساتسازماندهیکارکنانتجهیزاتمستندسازی(مدارک و سوابق)

اسلاید 3: اهداف آموزشیتعریف عدم انطباقشناختن ابزارهای اصلی آگاهی یافتن از عدم انطباق و پایش آنهاشناختن ”اقدامات پیشگیرانه“، ”اقدامات فوری“ و ”اقدامات اصلاحی“ و درک ارتباط و تفاوت آنها

اسلاید 4: عدم انطباق چیست؟هررخدادی که تاثیر منفی بر روی یک سازمان داشته باشد. یا به عبارتی ما برای هر یک از اجزای آزمایشگاه(محیط، تجهیزات، روش های کاری، کارکنان ، مواد و ملزومات و ...) از پیش انتظاراتی را متصور هستیم و عدم انطباق هر چیزی که با خواسته های از قبل طراحی شده ما تطابق نداشته باشد. به عنوان مثال انتظار داریم برچسب روی نمونه ها کاملا“ چسبیده و خوانا باشد و اطلاعاتی از قبیل نوع تست ، نام بیمار و کد شناسایی را داشته باشد ، حال به هر دلیل این برچسب این موارد را نداشته باشد با انتظارات ما مغایرت دارد.

اسلاید 5: عدم انطباق قابل طبقه بندی است:عدم انطباق عمده (Major): رخدادی است که بطور مستقیم و قطعی بر عناصر سازمان اثر گذاشته و کیفیت عناصر اصلی و محصول آن را مخدوش کند.عدم انطباق جزئی (Minor): رخدادی که تاثیر مستقیم برکیفیت عناصر اصلی سازمان و محصول نداشته و آن را مخدوش نمی کند.

اسلاید 6:   براي تشخيص و درجه بندي عدم انطباق ها بايد از خود چهار سؤال زير را بپرسيد:سؤال 2: عدم انطباق چند بار تكرار شده است؟الف- به صورت مكرر و زيـادب – به صورت منفرد و نـادرسؤال1: اگر عدم انطباق ادامه پيدا كند چه مي شود؟الف- مشكل اساسي ايجاد مي شود.ب - مشكل، اساسي و جدي نيست.سؤال 4: چه تأثيـري روي مشتريان دارد؟الف- تأثيـر نامطلوبب – تأثير زياد نداردسؤال 3: احتمال بروز آن در آينده چقدر است؟الف – زياد استب – بعيد است

اسلاید 7: درجه ‌بندي عدم انطباقدرجه بندي عدم انطباق با در نظرگيـري:تـداوم عـدم انطبـاقتكـرارپذيـري عـدم انطبـاقتأثيـر منفي عـدم انطبـاق بر روي مشتـري

اسلاید 8: تعاریفاقدام اصلاحی(Corrective action): اقدامی که برای از بین بردن علت یک عدم انطباق یا وضعیت نامطلوب مشاهده شده انجام می شود.اقدام پیشگیرانه(Preventive action):اقدامی که برای از بین بردن علت یک عدم انطباق یا وضعیت نامطلوبی که وقوع آن محتمل است انجام می شود.

اسلاید 9: خطا چرا اتفاق میافتد؟ شفاف نبودن مسئولیت هامکتوب نبودن روش هاتعقیب نکردن روش های مکتوبفقدان آموزش یا ناقص بودن آنعدم کنترل بر خطاهای منشیگریانبارش غلط کیت ها و معرف هاعدم انجام کنترل کیفی داخلی و خارجی

اسلاید 10: نگهداری نادرست تجهیزاتدر طراحی سیستم اشتباه کرده ایم .در تفهیم نیازمندیهای اجرای سیستم اشتباه کرده ایم . در آموزش اجرای صحیح سیستم اشتباه کرده ایم . در اجرای صحیح سیستم ناتوان هستیم . شاخص های ارزیابی مناسبی نداریم .... خطا می تواند در هر یک از فرآیندهای مرتبط با انجام آزمایش اتفاق بیافتد! ادامه از قبل

اسلاید 11: عواقب خطای آزمایشگاهیمراقبت ناقص از بیمارانتهدید سلامت و مرگاقدام نامتناسب در زمینه سلامت عمومیاپیدمی شدن یک بیماری مسری تشخیص داده نشدهاتلاف منابع

اسلاید 12: چرخه مدیریت عدم انطباقآگاه شویدAwareتحقیق کنیدINVESTIGATEاقدام فوری انجام دهیدREMEDIATEاقدام اصلاحی انجام دهیدCORRECTاقدام پیشگیرانه انجام دهیدPREVENTIONپایش کنیدMONITOR

اسلاید 13: چرخه نا منطبق با گزارش آن اتفاق می افتداز آنجایی که نامنطبق ممکن است در تمامی فرآیند های آزمایشگاه اتفاق بیفتد، لذا حضور همیشگی مسئول فنی و یا مدیر آزمایشگاه در مکان وقوع نامنطبق تقریبا“ غیر ممکن است لذا تمامی افرادی که نامنطبق را مشاهده می کنند مسئول گزارش نمودن آن هستند.

اسلاید 14: چرا کارکنان از گزارش نامنطبق فرار می کنندنسبت به اهمیت آن واقف نیستند. می ترسند برایشان اتفاقی بیفتد و به آنها بگویند ”آنتن مدیریت ”می ترسند خود و یا همکارشان به واسطه این گزارش دچار مشکل شوند. می ترسند موجب سرزنش مدیریت و یا سایر همکاران قرار گیرند. سری درد نمی کند، دستمال نمی بندند. دستش نزن بدتر میشه و...

اسلاید 15: بهترین راه برای دریافت نامنطبق از سوی کارکنان این است که : در آزمایشگاه تعهد به برخورد با نامنطبق را فرهنگ سازی کنیم. مچ افراد را به واسطه گزارش نامنطبق نگیریم . زمان پاسخ به نامنطبق مکتوب را کوتاه کنیم. از پاسخ به موارد مکتوب نشده خودداری کنیم. از پرسنلی که نامنطبق را به صورت مکتوب گزارش می کنند تقدیر کنیم. از خودمان شروع کنیم و به موضوع اهمیت بدهیم. به چرخه مدیریت نامنطبق اطمینان و اعتقاد داشته باشیم.

اسلاید 16: چگونه نامنطبق را گزارش نماییم؟در یک دفتر از قبل پیش بینی شده در یک فرم از قبل طراحی شده اما ذکر این نکته اهمیت دارد که :گزارش نامنطبق باید مکتوب باشد.سریع باشد.کاملا“ صریح و شفاف باشد.

اسلاید 17: روش های آگاه شدن از عدم انطباقپایش فرآیندها - کنترل کیفی داخلیبازنگری مدیریتManagement Reviewممیزی داخلیممیزی خارجی-کنترل کیفی خارجی- اعتباربخشیشاخص های کیفیت- تاخیر در جوابدهی- تکرار آزمایش به دلیل خطای آنالیتیکال و یا غیر آنالیتیکال پایش شکایات

اسلاید 18: خطاهای شایع آزمایشگاهیگم شدن نمونهتاخیر در ارسال یا تحویل نمونهآلودگی نمونهانجام آزمایش غلطانجام آزمایش بدون توجه به دستورالعمل مکتوب آنکنترل های خارج از محدودهنتایج منفی یا مثبت کاذبتاخیر در گزارش دهیخطا در گزارشحوادث ایمنی آزمایشگاه

اسلاید 19: خطاهای مراحل قبل از آزمایشمثالها:نمونه برداری غلطعدم برچسب گذاری یا برچسب غلطشرایط نامناسب انبارش ونگهداری نمونهعدم استفاده از نگهدارندهشرایط نامناسب انتقال نمونهانبارش معرف ها و مواد در شرایط نامناسب

اسلاید 20: خطاهای مرحله آزمایشمثالها:عدم پیروی از روش صحیح آزمایشگزارش کردن نتایج در حالی که کنترل ها خارج از محدوده قابل قبول باشندخطای کالیبراسیوناستفاده از معرفهای تاریخ مصرف گذشتهخطای مربوط به وسایل حجم سنجیخطا در مراحل رقیق سازی

اسلاید 21: خطاهای مراحل بعد از آزمایشمثالها:خطای ”منشیگری“ در تهیه گزارشخطا در محاسباتگزارش ناخواناتاخیر درارسال گزارشعدم نگهداری اطلاعاتتفسیر غلط نتایج

اسلاید 22: اصلاح عدم انطباقاقدام اصلاحیاقدام پیشگیرانه

اسلاید 23: اقدامات پیشگیرانهاقدام پیشگیرانه برنامه ریزی شده است،اقدام پیشگیرانه به کار گروهی نیاز دارد،برای اقدام پیشگیرانه باید به ”احتمالات“، ”ایمنی“ و ”ریسک“ توجه کنیم.

اسلاید 24: فرآیند مدیریت عدم انطباقسیستمی برای واکنش فوری به عدم انطباقها و رخدادهای آزمایشگاه طراحی کنید:فرآیندی را ایجاد کنید که کلیه مشکلات را کشف کند.به یاد داشته باشید اگر به دنبال مشکلات نباشید آنها را کشف نمی کنید!کلیه مشکلات را ثبت و سوابق مربوط به آن را نگهداری کنید.علتها را تحقیق و اطلاعات را تجزیه و تحلیل کنید.اقدام اصلاحی انجام دهید.یافته ها و اقدامات را ثبت و مستندات آن را نگهداری کنید.وقوع مجدد رخدادها را بطور سازمان یافته زیر نظر بگیرید.به کسانی که تحت تاثیر مشکل یا خطا قرار گرفته اند اطلاع رسانی کنید.

اسلاید 25: مثال کاربردی از عدم انطباق در فرآیند انجام آزمایش آزمایشگاهعدم انطباق فقدان کالیبراسیون تجهیزات و ابزار هامحصول نامنطبق 1- عدم صحت فراتر از عدم صحت مجاز 2- جواب های خروجی با صحت نامناسب 3- تکرار های نابجا بر روی تست بیمار و کنترل و کالیبراتور و نهایتا افزایش پرت مواد مصرفی و لطمه اقتصادی به آزمایشگاه 4- بی اعتمادی و نارضایتی پزشک و بیمار نسبت به آزمایشگاه به دلیل عدم انطباق نتایج آزمایشگاه با شرایط بالینی ونهایتا کاهش پذیرش آزمایشگاه و زیان اقتصادی به بدنه آزمایشگاه اقدام اصلاحی انی کالیبر دستگاه با کالیبراتور و تست کالیبراسیون جهت تایید موفقیت کالیبراسیوناقدام اصلاحی و پیشگیرانه 1- آموزش مستمر نحوه کالیبراسیون تجهیزات آزمایشگاه و کاربرد و اهمیت آن در صحت نتایج خروجی آزمایشگاه 2- برنامه و تقویم منظم مسئول تجهیزات در کالیبراسیون تجهیزات در مواقع ضرورت و کالیبراسیون ابزار های حجمی و وزنی آزمایشگاه در فواصل زمانی معین 3- طراحی و اجرای برنامه کنترل کیفی داخلی با هدف کنترل صحت عملکرد روزانه تجهیزات با کمک سرم کنترل های تجاری و تست های آماری 4- سرویس عمومی تجهیزات قبل از بروز مشکلات جدی در تجهیزات و ابزار ها و نیاز به صرف هزینه بالا در باز سازی تجهیزات 5- تحویل دستگاه کالیبر شده و تست شده از سرویس کار های تجهیزات

اسلاید 26: ادامه از قبل عدم انطباق فساد راژنت ها و مواد مصرفی حصول نامنطبق 1- جواب های خروجی با دقت و صحت نامناسب و غیر قابل اعتماد 2- تکرار های نابجا بر روی تست بیمار و کنترل و کالیبراتور(کالیبراسیون مکرر و نابجا ) و نهایتا افزایش پرت مواد مصرفی و لطمه اقتصادی به آزمایشگاه 3- بی اعتمادی و نارضایتی پزشک و بیمار نسبت به آزمایشگاه به دلیل عدم انطباق نتایج آزمایشگاه با شرایط بالینی ونهایتا کاهش پذیرش آزمایشگاه و زیان اقتصادی به بدنه آزمایشگاه اقدام اصلاحی انی 1- دور ریختن معرف یا راژنت فاسد (بدون اثر) 2- تکرار تست بیمار با معرف و راژنت تازه تهیه شده و سالم تا حصول نتیجه دقیق و صحیح 3- اوت کردن کلیه کیت های تاریخ گذشته از فضای انبار یخچالی و غیر یخچالی آزمایشگاه اقدام اصلاحی و پیشگیرانه 1- آموزش کارکنان فنی درباره نحوه برخورد با کیت های تاریخ گذشته و نحوه استفاده بهینه و کامل از معرف ها و کیت ها 2- استفاده صحیح از نقطه سفارش جهت جلوگیری از منقضی شدن کیت ها 3- چیدمان کیت های یخچالی و غیر یخچالی به ترتیب تاریخ انقضا 4- مرجوع نمودن کیت های تاریخ نزدیک به شرکت یا آزمایشگاه های دوست و همجوار در صورت عدم امکان مصرف در تاریخ مقرر

اسلاید 27: و نهایتا“ در پایان سال :فهرستی از نامنطبق های گزارش شده را تهیه نمایید.ببنید برای چند نامنطبق، اقدام پیشگیرانه طراحی نموده و آن را اجرایی نموده اید.بررسی نمایید که چه تعداد موارد نامنطبق تکراری در طول سال گذشته داشته اید و آن را فهرست نمایید. این موضوع نشان می دهد که اقدامات پیشگیرانه شما تا چه میزان موثر بوده اند.

اسلاید 28: حال تاثیرات ناشی از این موارد عدم انطباق را به ”ریال ”تبدیل نمایید.آثار مالی ، تنها بخشی از هدیه استقرار سیستم مدیریت کیفیت می باشد شما می توانید در ستون بستانکاری خود، از طراحی و اجرای سیستم مدیریت کیفیت موارد ذیل را نیز بیفزایید :حیثیت کاری افزایش کیفیت جلوگیری از دوباره کاری آسودگی خاطرایمنی شغلی و....

اسلاید 29: با تشکر از توجه شما