مراحل و روش های تدوین برنامه ریزی استراتژیک

مراحل و روش های تدوین برنامه ریزی استراتژیک

اسلاید 1: مراحل و روشهاي تدوين برنامه ريزي استراتژيك تهيه و تدوين : دكترعليرضايوسفياستاددانشگاه تهرانمدير مركز مطالعات استراتژيك دانشگاه تهران

اسلاید 2: انواع برنامه براساس سطوح سازمانياستراتژيك (Strategic)عبارت‏است‏از، تعيين اهداف بلندمدّت و حياتي سازمان و طريقه نيل به آن، با توجه به عوامل محيطي و با درنظر گرفتن آينده سازمانتاكتيكي (Tactical) عبارت‏است‏از، اتخاذ تصميم‏هاي كوتاه مدّت براي حداكثر بهره‏وري از منابع موجود باتوجه به تحوّلات محيط. دراين نوع برنامه‏ريزي وسايل (Means) لازم براي تحقق اهداف استراتژيك مشخص مي‏شود و اين كار سبب هماهنگي واحدهاي سازماني مي‏گردددر اين حالت تلاش جهت حصول به بهترين نتايج است (اثربخشي)عملياتي (Operational)عبارت‏است‏از، تعيين عمليات (فعّاليّت‏هاي) لازم جهت نيل‏به اهداف استراتژيك، ازطريق وسايل (تاكتيك‏هاي) تعيين‏شده در اين حالت تلاش جهت بهتر انجام دادن كارها مي‏باشد (كارآيي)

اسلاید 3: انواع برنامه ريزي برنامه ريزي جامعاين برنامه ريزي خطوط راهنماي كلي و جهت گيري كلي سازمان را مشخص مي سازد. برنامه ريزي عملياتيبرنامه ريزي عملياتي به فعل درآوردن تصميمات و چهارچوب هاي تعيين شده توسط برنامه ريزي جامع است. هر برنامه جامع جهت تحقق نيازمند برنامه عملياتي است .تركيب برنامه ريزي جامع و عملياتي را برنامه ريزي تلفيقي مي گويند.

اسلاید 4: برنامه‏ريزي استراتژيك(Strategic Planning) تعريف: عبارت است از تهية برنامه متناسب براي تطبيق قابليت‏هاي دروني با شرايط ويژة محيطي و ارزيابي قابليت‏هاي دروني ياتعيين قدم‏هاي لازم جهت پيش‏بيني نقطة تعادل(Equilibrium) سازمان با محيط و تنظيم استراتژي جديدبه‏عبارتي ديگر:كليه اقداماتي كه به تعريف اهداف و تعيين استراتژي مناسب براي دستيابي به آن هدف منجر مي‏شوددر واقع روش سيستماتيكي است كه فرايند مديريت استراتژيك را تأئيد و پشتيباني مي‏كند و قابليت تعيين چگونگي برنامه(Plan) به اقدام (Action) را ندارد و به‏تنهايي، سبب ايجاد شكاف ميان استراتژي تعيين شده و نتايج بدست آمده مي‏شود اضافه شدن جنبه‏هاي سازماني كارآفرينانه و رهبري به برنامه‏ريزي استراتژيك همان مديريت استراتژيك مي‏باشد بزرگترين مشكل مديريت استراتژيك، ايجاد خاصيت اجرائي برنامة استراتژيك مي‏باشد

اسلاید 5: ويژگي‏هاي برنامه‏ريزي استراتژيكبه تاثير عوامل خارجي توجه مي‏كندآينده‏نگر استنوعي برنامة بلندمدّت استمديريت عالي مسئول آن مي‏باشدزمينة اساسي براي تمامي برنامه‏هاي ديگر در سطوح سازماني را ترسيم مي‏كندموجب هدايت تمامي سازمان مي‏شودبه‏علت تجسم بهتر و دقيق آينده، امكان رسيدن به‏اهداف بيشتر استبدون برنامه‏ريزي عملياتي قابل اجرا نمي‏باشددر واقع برنامه‏ريزي استراتژيك به دو سوال پاسخ مي‏دهد چه بايد بكنيم؟اهداف چگونه بايد انجام دهيم؟استراتژي

اسلاید 6: مراحل فرآيند برنامه ریزی استراتژيكتحليل، شناخت و هدف‏گذاري(Goal Setting) تدوين استراتژي(Strategy Formulation) اجراي استراتژي(Strategy Implementation) ارزشيابي و كنترل(Evaluation & Control)

اسلاید 7: چرخه فرآيند برنامه ريزي عملياتيتوافقاوليهشناساييذي‏نفع‏هاتوصيف فلسفه،نقش و مأموريّتتعهّدات و ارزش‏هاشناخت محيط كلانشناخت محيط رقابتيشناخت محيط داخليشناخت فرصت‏ها و تهديدهاشناخت نقاط قوّت و ضعفشناخت مسائل استراتژيكتجزيه و تحليلSWOTارزيابي مجددمأموريت واهدافتنظيم گزينه‏هايمختلف استراتژيارزيابي و انتخابيك استراتژيتوصيف سازمان در آيندهتعيين اولويّت‏هاتخصيص منابعاصلاح ساختارتعيين خط مشيو سبك رهبريتعيينچشم‏اندازتعيينفعّاليّت‏هااجــرا حصول نتايجارزشيابيتحليل، شناخت و هدف‏گذاريكنترلتدوين استراتژياجـراي استراتژي

اسلاید 8: پانل كارگاهي و پياده سازي مدل فرضي الگو ي منابع انساني و ساختارسازماني

اسلاید 9: مرحلة اوّلتحليل، شناخت و هدف‏گذاري(Goal Setting)

اسلاید 10: تحليل، شناخت و هدف‏گذاريتجزيه و تحليل وضع موجودشناخت مسائل استراتژيكيشناخت عوامل محيطيشناخت فرصت‏ها و تهديدهاي محيطيشناخت نقاط قوّت و ضعف درونيتجزيه و تحليل فرصت‏ها و تهديدهاي محيطي و نقاط قوّت و ضعف دروني(SWOT Analysis) ارزيابي مجدد مأموريت و اهدافتنظيم گزينه‏هاي مختلف استراتژي

اسلاید 11: ذي‏نفع‏ها(Stakeholders) فرد، گروه يا سازمان كه مي‏تواند بر سازمان تاثير گذارد و يا از آن تاثير بپذيرد و علاوه‏ بر اين‏كه در فرايند مديريت استراتژيك مي‏بايستي علائق آن‏ها در نظر گرفته شود، در فرايند برنامه‏ريزي استراتژيك نيز مي‏بايستي مشاركت داشته باشد به ترتيب زير:شناسائي همة ذي‏نفع‏هاتعيين اهميّت هر‏يك از آن‏هامشخص كردن ديدگاه‏ها، معيار رضايت و اهداف آن‏هاتأثير آن‏ها بر برنامه‏هاي اجرائي

اسلاید 12: شناسائی مشتريان و نيازهای آنهابه سئوالات ذیل پاسخ دهید:1- چه کسانی خدمات را مصرف یا دریافت می کنند؟2- چه کسانی از عملکرد سازمان سود می برند ؟ ( داخلی و خارجی)3- مشتریان خارج سازمان چه کسانی هستند؟4- مشتریان داخل سازمان چه کسانی هستند؟5- عملکرد مناسب سازمان از نظر مشتریان چیست؟( داخلی و خارجی)6- آیا سازمان دیگری وجود دارد که نیاز مشتریان را رفع کند؟

اسلاید 13: چشم‏انداز(Vision) تعريف: چشم‏انداز يعني آن‏چه كه در آرزوي دست‏يافتن به آن مي‏باشيم. چشم‏انداز حالت آرماني داشته و كمّي نمي‏باشد و به سوال زير پاسخ مي‏دهد: آن‏چه مي‏خواهيم بشويم ؟در بيان آن بايستي سه موضوع در نظر گرفته شود:مقصودتوجيهفايدهضمناً موارد زير در نوشتن چشم‏انداز مي‏بايستي رعايت گرددآرزو روشن براي آينده در نظر گرفته شودچالش‏برانگيز و معني‏دار باشدمحكم ولي انعطاف‏پذير باشدساده، كوتاه و به‏يادماندني باشد

اسلاید 14: ويژگی چشم انداز:خلاصهقابل درک، ساده و روشنالهام بخش و چالشی، آرمانی و ترغیب کننده برای مشتریانقابل باوردر راستای رسالتنقطه تفاهم مشتریانقابل انعطا فتوصیف کننده خدمات آینده

اسلاید 15: نحوه تهيه چشم انداز: نگرش عمیق اعضا بیان شود: 1- سازمان در آینده بدنبال چیست؟ 2- سازمان چه تصمیماتی در آینده دارد؟ 3- آینده مطلوب سازمان چیست؟ 4- چه تصویری نسبت به مشتریان دارید؟ 5- کیفیت زندگی مشتریان چگونه ارتقا می یابد؟ 6- بزرگترین فرصت ها چیست؟

اسلاید 16: رسالت يا مأموريّت(Mission) تعريف رسالت يا مأموريّت معرّف علّت وجودي سازمان مي‏باشد و به دو سوال زير پاسخ مي‏دهد:چه مي‏كنيم؟ چه خواهيم كرد؟بيانية مأموريّت(Mission Statement) در واقع بيانية مأموريّت مشروعيّت ايجاد و ادامة حيات سازمان را تبيين مي‏كندمثلأ مأموريّت سازمان‏آب وفاضلاب حفظ و ارتقا وضع سلامت جامعه مي‏باشدبيانيه مأموريّت شامل اجزا زير مي‏باشد:بيان زمينة فعّاليّتبيات اهداف اصليبيان ارزش‏ها(Values) ، باورها و نگرش (فلسفة سازماني)

اسلاید 17: رسالت يا مأموريّت (ادامه)فلسفة سازماني (Organization Philosophy) منعكس كنندة باورها و ارزش‏ها و نگرش‏هاي اصلي سازمان است كه راهنمايي براي تصميم‏گيري مديران سازماني مي‏باشدمثال فلسفة رسالت بدين صورت است:تعهد به پياده سازي فرهنگ خودباوري درسطح جامعهمشتريانخدمات يا محصولاتمحدودة جغرافياييفن‏آورينقطه‏نظرات درارتباط با رشد و توسعة كشورفلسفة سازمانينقاط قوي درونيعلاقة ذي‏نفع‏هاعناصر بيانية مأموريتبيانية مأموريّت بايد الهام‏بخش و برانگيزنده باشد

اسلاید 18: رسالت MISSIONبیانیه جامع و مختصر از اهداف سازمان (سند عینی تلاش سازمان) ضرورت تهیه: 1- تدوین مقاصد مهم، روشن و مرتبط. 2- تبیین چارچوب اصلی برنامه ریزی. 3- متعهد ساختن کارکنان به تحقق اهداف. 4- جلب حمایت افراد خارج سازمان.

اسلاید 19: ارزش هاVALUES اصولی که از نظر فردی و اجتماعی در سازمان نوعی رفتار مناسب و برتر شمرده می شوندو در هر حال معیارهای ثابت سازمان برای تصمیم گیری ها هستند:صداقت، رازداری ،رضایت گیرنده خدمت در همه جا

اسلاید 20: کاربرد ارزشهای سازمانی:مبنا و معیار برای تصمیم گیریبیان کننده ارزش های مورد قبول جامعه و سازمانایجاد انگیزه در کارکنانوسیله تغییر فرهنگ سازمانیتبیین ساختار ومحرک عملیاتهای تبدیل دورنما به واقعیت

اسلاید 21: نقش و اهداف بيانية مأموريّتايجاد گرايش يكسان در تمام سازمانايجاد تفاهم در ارتباط با ايده‏هاي سازمانمنبع الهامي در ارتباط با فعّاليّت‏هاي روزمرهعامل هدايتي و گرايشي كاركنان در راستاي اهداف

اسلاید 22: شناخت محيط‏هاي سازمانيمحيط داخلي:منابع مالينيروي انسانيبازاريابي و فروشعمليات و توليدتحقيق و توسعهمديريتاستراتژي جاريمحيط كلان (PEST):عوامل سياسي(Political) عوامل اقتصادي(Economic) عوامل اجتماعي(Social) فن‏آوري (Technological)محيط رقابتي (پورتر):مشتريانتازه‏واردهاتدارك‏كنندگانكالا يا خدمت جانشينرقبا

اسلاید 23: شناخت محيط‏هاي سازماني (ادامه)براي شناخت محيط‏هاي سازماني ابتدا عوامل مربوطه شناسائي مي‏شوندمثلاً عوامل سياسي مي‏تواند شامل موارد زير باشدقوانين حمايت‏كنندهقوانين كارقوانين ارتباط با ساير كشورهاقوانين خصوصي‏سازيسپس جمع تعداد عوامل نيز مشخص مي‏شود. در مثال بالا جمع عوامل سياسي 4 مي‏باشدمجموع عوامل محيط كلان(PEST) و رقابتي به‏عنوان، عوامل محيطي(Environment) مجموع عوامل محيط داخلي به‏عنوان منابع(Resources) در نظر گرفته مي‏شود

اسلاید 24: ارزيابي عوامل محيطيمهّم‏ترين قسمت برنامه‏ريزي استراتژيك بوده و به عواملي تأكيد دارد كه ظهور و بروز آن‏ها در اختيار سازمان و مديّريت نمي‏باشدروش‏هاي ارزيابي عوامل محيطي:ريزبيني يا پويش‏گري(Scanning) رديابي(Trail) پيش‏بيني(Forecasting) پايش(Monitoring)

اسلاید 25: ارزيابي عوامل درونيدر ارزيابي محيط داخلي سه متغير درنظر گرفته مي‏شود:منابع(Input) استراتژي جاري، فرهنگ سازماني، نقش و مأموريّت(Process) عملكرد(Output) از بالا به پائين اطلاعات موجود كمتر مي‏شود و استفاده از نظرات ذي‏نفع‏ها در اين مورد كمك‏كننده خواهد بود نقاط‏قوّتي كه نشان‏دهندة مهارت خاص باشند و لبة تيز رقابت سازمان را تعيين كنند شايستگي بارز(Distinction Competence) مي‏نامند

اسلاید 26: ارزيابی عوامل داخلی موثر نقاط ضعفWeaknessنقاط قوتStrengths

اسلاید 27: مرحلة دوّمانتخاب و تدوين استراتژي(Strategy Formulation)

اسلاید 28: انتخاب و تدوين استراتژي (Strategy Formulation)ارزيابي گزينه‏هاي مختلف استراتژي: با معيارهاي انتخابي شامل:علاقة ذي‏نفع‏هااثربخشيكارآييكمترين تاثيرات سوءانتخاب يك استراتژيتوصيف سازمان در آينده و چشم‏انداز موفقيّت : درصورت اجراي استراتژي انتخابي

اسلاید 29: مشخصات تصميم‏هاي استراتژيكدر ارتباط با چشم‏انداز مي‏باشند با تطابق با محيط سروكار دارند با سازگاري فعاليّت‏ها با منابع سروكار دارند برمنابع سازمان تاثيرات عمده دارند بر تصميمات عملياتي تاثير دارند تحت تاثير انتظارات و ارزش‏هاي افراد قدرتمند مي‏باشند بر جهت‏گيري درازمدّت سازمان تاثير مي‏گذارند طبيعت پيچيده دارند

اسلاید 30: راه‏كارهاي استراتژي‏هاي اصلي(Generic Strategy Alternatives) استراتژي‏هاي رشد يا تهاجمي(Growth or Offensive Strategies) استراتژي‏هاي ثبات(Stability Strategies) استراتژي‏هاي كاهش يا تدافعي(Retrenchment or Defensive Strategies)استراتژي‏هاي تركيبي(Combination Strategies)

اسلاید 31: مرحلة سوّماجراي استراتژي(Strategy Implementation)

اسلاید 32: تدوين برنامة عملياتيبعد از انتخاب استراتژي اصلي سازمان، استراتژي مزبور به يك طرح عملياتي ترجمه مي‏شود (شامل اهداف كمّي، طرح، تخصيص منابع، و بودجه)ضمناً خط‏‏مشي، روش‏ها و مقررات (برنامه‏هاي جاري) نيز تدوين مي‏شود و سازمان‏دهي و مسائل انگيزش كاركنان و اتخاذ سبك رهبري مناسب نيز در نظر گرفته مي‏شود

اسلاید 33: تعريفپيش‏بيني و تعيين مراحل و توالي فعّاليّت‏هاي لازم براي تأمين اهداف استراتژيك از طريق وسايل (تاكتيك‏ها)، به‏تفكيك زمان، هزينه، نيروي انساني لازم، برنامه‏ريزي عملياتي ‏ناميده مي‏شودانواعجاري (Standing): مربوط به اهداف تكراري و روزمرهيك‏بار مصرف يا مداخله‏اي ( Single-Use or Interventional): مربوط به اهداف استثنايي، غيرتكراري، مانند طرح‏ها (Projects)برنامه‏ريزي عملياتي يا اجرايي (Operational Planning)

اسلاید 34: مراحل برنامه‏ريزي عملياتي تجزيه و تحليل وضعيّت موجود منطقهتعيين اهداف برنامهتعيين طرق نيل (استراتژي‏ها) به اهداف برنامهتعيين فعّاليّت‏هاي لازم براي هر استراتژيبيان شرح تفصيلي هر فعّاليّتتعيين شيوه پايش و ارزشيابي برنامه

اسلاید 35: تجزيه و تحليل وضعيّت موجود منطقهتعيين داده‏ها و اطلاعات مورد لزومجمع‏آوري داده‏هاي مورد لازم نظام ثبت و گزارش جاري بررسي‏هاي مقطعي (Survey) تجزيه و تحليل داده‏ها به‏منظور به‏دست آوردن اطلاعات لازم (شاخص‏ها)مقايسة اطلاعات فوق با اطلاعات يك سطح بالاتر به‏منظور تعيين مشكلات منطقهالويت‏بندي مشكلات

اسلاید 36: تعيين اهداف برنامه(Goals or Main Objectives) اهداف كليباتوجه به مشكلات اولويّت‏دار منطقه و مأموريت سازمان، به‏صورت كلي، غير كمّي و جهت‏دار بيان مي‏شود(Objectives or Specific Objectives) اهداف اختصاصياجزاي تشكيل دهنده هدف كلي را به‏صورت مشخص و قابل سنجش مي‏سازد. بدين وسيله برنامه قابل ارزشيابي مي‏گردد

اسلاید 37: اهميّت اهداف برنامهمسير و جهت حركت واحد يا سازمان‏را مشخص مي‏كندموجب تمركز تلاش‏ها و هماهنگي فعّاليّت‏ها مي‏گرددتصميمات را رهنمون مي‏شودسبب ايجاد انگيزه براي اجراي عمليات(برنامه)، مي‏شودارزشيابي برنامه را ممكن مي‏سازد

اسلاید 38: اهميّت اهداف برنامهمسير و جهت حركت واحد يا سازمان‏را مشخص مي‏كندموجب تمركز تلاش‏ها و هماهنگي فعّاليّت‏ها مي‏گرددتصميمات را رهنمون مي‏شودسبب ايجاد انگيزه براي اجراي عمليات(برنامه)، مي‏شودارزشيابي برنامه را ممكن مي‏سازد

اسلاید 39: نكاتي كه در تعيين اهداف مي‏بايستي رعايت شوددرنظر داشتن عوامل مؤثر بر بروز مشكلات منطقهتوجه به شرايط محيطي، منابع داخلي و آيندهتوجه به واقعيّات (تعيين اهداف دست‏يافتني)كمّي كردن اهداف (شامل فعل كمّي،استاندارد و ضابطه)منظور كردن قيد زمانيتعيين اهداف با مشاركت كاركناندرنظر داشتن مقصد و چشم‏انداز نهايي (مقوله سلامت)اولويّت‏بندي اهدافتوجه با اين‏نكته كه اهداف نتايج يكديگر را خنثي نكنند

اسلاید 40: خصوصيات اهداف اختصاصي(Specific Objectives) قابل اندازه‏گيري باشند Measurable)) دست‏يافتني باشند Attainable)) مرتبط با هدف كلي باشند Relevant)) داراي زمان مشخص باشند Time-bounded))به‏طور كلي :اهداف اختصاصي بايد SMART باشند

اسلاید 41: (Strategies) تعيين استراتژي‏ها استراتژي يعني تعيين طريق يا روش رسيدن به اهداف براي تعيين استراتژي‏ها مي‏توان از عوامل مؤثر بر ايجاد اهداف اختصاصي استفاده نمود (با استفاده از شبكه عليّت) استراتژي‏هاي انتخابي نيز همانند اهداف، جهت انتخاب، مي‏بايستي اولويّت‏بندي شونداستراتژي‏ها برخلاف اهداف حالت كمّي ندارند

اسلاید 42: (Activities) تعيين فعّاليّت‏هاهدف از برنامه‏ريزي تبديل اهداف به فعّاليّت‏ها مي‏باشدانواع فعّاليّت فعّاليّت‏هاي جاري: به فعّاليّت‏هاي جاري و تكراري سازمان اطلاق مي‏شود كه براساس سياست‏ها، دستورالعمل‏ها، مقررات و آئين‏نامه‏ها صورت مي‏گيرد(مانند ارائه انواع خدمات بهداشتي، تدارك وسايل و داروها، نظارت بر واحدهاي تابعه ) فعّاليّت‏هاي مداخله‏اي: براساس مشكلات خاصّ منطقه و اهداف غير تكراري، انجام مي‏گيردبرنامه عملياتي مي‏بايستي شامل هر دو نوع فعّاليّت‏ باشدفعّاليّت‏هاي جاري در بخش جدول تفصيلي به فعّاليّت‏هاي مداخله‏اي اضافه مي‏شوندفعّاليّت‏ها را نيز مي‏توان، عوامل مؤثر بر استراتژي‏ها، درنظر گرفتفعّاليّت‏ها نيز مي‏بايستي اولويت‏بندي شوند

اسلاید 43: جدول زمان‏بندي (Time Table) مهمترين و متداول‏ترين جدول زمان‏بندي مورد استفاده جدول گانت مي‏باشد كه قدمت آن به يك قرن مي‏رسدجدول گانت يك ابزار سودمند مديريّتي براي برنامه‏ريزي و كنترل (پايش فعّاليّت‏ها) مي‏باشد كه ترتيب زماني فعّاليّت‏هاي پيش‏بيني (برنامه‏ريزي) شده و فعاّليّت‏هاي انجام‏گرفته را نشان مي‏دهدجدول گانت يك نمودار ستوني است كه زمان در محور افقي و فعّاليّت‏ها در محور عمودي آن قرار گرفته‏اندستون‏هاي نمودار نشان‏دهندة نتيجة كار در يك مدّت معين استبراي تهية نمودار گانت ابتدا كلية فعّاليّت‏هاي هر استراتژي ليست شده، سپس موعد و مدّت زمان هر فعّاليّت پيش‏بيني مي‏شود و براساس تقدّم زماني، جدول گانت رسم مي‏گردددرحين اجراي برنامه، فعّاليْت‏هايي كه عملاً انجام گرفته‏اند نيز در جدول ، براي مقايسه (پايش) و انجام اقدامات اصلاحي، مشخص مي‏شوند

اسلاید 44: جدول گانت (Gantt Chart)ماه 12ماه 11ماه 10ماه 9ماه 8ماه 7ماه 6ماه 5ماه 4ماه 3ماه 2ماه 1×××فعّاليّت 1×××××فعّاليّت 2××فعّاليّت 3 × فعّاليّتي كه مي‏بايستي انجام شود فعّاليّتي كه انجام شده‏است

اسلاید 45: مرحلة چهارمارزشيابي و كنترل (Evaluation & Control)

اسلاید 46: ارزشيابي و كنترل (Evaluation & Control) تعريف انطباق نتايج با اهداف برنامه و اقدامات اصلاحي درصورت لزوم در اجزا برنامه (از Vision تاAction )از نظر:ساختار (Structure) سيستم(System) رفتار (Behavior) بدون تعيين استراتژي نبايد در ساختار، سيستم و رفتار تغيير ايجاد نمود

اسلاید 47: پايش و ارزشيابي برنامهارزشيابي (Evaluation)سنجش ميزان تحقق اهداف (اختصاصي)پايش (Monitoring) انطباق فعّاليّت‏هاي درحال اجرا با استانداردهاي برنامهپايش داراي دو جنبه مي‏باشد پايش كمّي: بهترين ابزار آن جدول گانت مي‏باشد پايش كيفي: مقوله بسيار مهمي مي‏باشد كه خود مجال ديگري مي‏طلبد