چگونگی تهیه شرح شغل، شرایط احراز و شرح وظایف پست های سازمانی با استفاده از روش تجزیه و تحلیل شغل

صفحه 1:


صفحه 2:
چگوتکی قبوبد شرح تقل ء ضوایط احراز 9 شوج وظليق پسترای سازه‌انیر یا استضاده از روش تجزیه و تحلیل شعل در دانتصکاه علسوم پزشکسی قبویسز 

صفحه 3:
تجزيه و تحليل. شخل ‎Job analysis‏ ۱. کارشکافی, مطالعه و ثبت جنبه های مشخص و اساسی هر یک از مشاغل ۲ عبارتست از مراحلی برای تشخیص خصوصیات و ویژ گیهای لازم برای انجام یک شغل و بررسی شرایطی که شغل در آن انجام می پذیرد. در تجزبه و تحليل شغل بابد به "! سوال اساسی باسخ دهیم ‎.١‏ جه نوع كارها و فعاليتهايى تشكيل دهنده شغل است. ‏۲. چگونه اين كارها و فعاليتها بايد به انجام برسد. ‏۳. شاغل بايد از نظر دانش, مهارت و يا رفتار جكونه بايد باشد. ‎ ‏* هنگام تجزیه و تحلیل شفل باید توجه داشت که شغل را آنچنان که انجام مى شود گزارش کرد. نه آنچنان که در گذشته انجام مى شده یا آنچنان که باید انجام شود. ان که در سازمانها و موسسات مشابه انجام می شود. ‏* مطالعه و بررسی اینکه شغل چگونه باید انجام گیرد. بعد از ت ‎ ‏زیه و تحلیل شغل صورت می گیرد. ‎ 

صفحه 4:


صفحه 5:


صفحه 6:
نتايج حاصل از تجزیه و تعلیل شغل . تهیه طرح سازمان و برقراری ارتباطات شرح شغل و شرایط احراز زظایف سازمان, معاونتها و واحدهای تابعه و مسئولین آنها يستهاى ‏ مان یزان اثربخشی تجزیه و تعلیل شغل ۱. تعهد مدیران سازمان به چگونگی جمع آوری اطلاعات بستگی دارد. ۳ نحوه تجزیه و تحلیل اطلاعات 

صفحه 7:
شرح قفا نحوه انجام وظایف مسئولیتها, تکالیف. اختیارات» شرایط کار و ساير اطلاعاتی که شغل را بشناساند. [ عنوان شغل الف) شناسنامه | *گروه و طبقه (ورود به شغل) ‎Jas‏ *عنوان سرپرست مستقیم پسنده شرح شغل اريخ تهيه / *تصویب کننده (رئیس واحد) ۱. خلاصه شغل: وظایف اصلی بصورت کلی بیان می شود. ۲ هدف شغل: از انجام اين شغل چه قسمتی از اهداف کلی سازمان ‎Cae‏ تامین می شود که بصورت تعریف کلی از شغل ارائه می شود. ‎ae‏ ۳ شرح وظایف: شرح وظایف پست بصورت مشروح و با در نظر ‎ ‎line GBS /‏ نوع و نحوه انجام آن بیان می شود. 

صفحه 8:
ج) مسئولیتها: پراساس وظایف و اختیاراتی که به شاغل داده می شود چه مسئولیتهایی در قبال سازمان و مسئولین مربوطه دارد. چ) ارتباطات و اختیارات: * نوع ارتباطات اداری متصدی شغل با دیگران, در داخل و خارج سازمان را بیان می کند. *حدود اختیارات, محدوده تصمیم گیری و تعداد افرادی که از او بطور مستقیم و غیر مستقیم دستور می گیرند. ح) شرایط کار: شامل شرایط محیط کار مثل سروصدا, گرما یا سرمای شدید. خطرات کار و دیگر شرایط کار را بیان می کند. خ) سایر اطلاعاتی که بتواند شغل را بشناساند. 

صفحه 9:
شرایط احراز شرايط لازم در فردی که بتواند شغل را بنحو احسن و منطبق بر استانداردهای کار انجام دهد. الف) مدارک و رشته های تحصیلی مورد نیاز * از بین مدارک تحصیلی مندرج در طرح طبقه بندی مشاغل. مدارکی که بیشترین انطباق با شرح وظایف را داشته باشد انتخاب می کنیم. * در صورتی که خارج از طرح طبقه بندی رشته تحصیلی دیگری منطبق با شغل باشد (ار تباط واحدهای درسی گذرانده یا وظایف اصلی و فعالیتهای شغل) به مدیریت تشکیلات پیشنهاد. تا جهت اصلاح طرح طبقه بندی به شورای امور اداری یا هیثت امناء ارسال شود. ب) دوره های آموزشی و کارآموزی مورد نیاز جهت | * انتصاب حین خدمت (اين قسمت از شرح وظايف بايد به تاييد واحد آموزش دانشگاه رسیده باشد) ج) تجربه لازم (جهت انتصاب) ج) خصوصيات فيزيكى و روحى و روانى شاغل ح) دورنما و شرايط ارتقاى مسير شغلى شاغل طى سوابق خدمتى به جه مشاغلى مى تواند ارتقاء و انتصاب يابو خ) خصوصیات و ویژ گیهای لازم دیگر 

صفحه 10:
موارد قابل توجه در تنظیم پرسشنامه ها * بخشنامه ای از طرف کمیسیون تحول اداری جهت جلب همکاری معاونتها و مدیریتها و سرپرستان حوزه مربوطه ارسال می شود و ضمن آن نحوه تکمیل پرسشنامه ها نیز توضیح داده می شود. “به تعداد كاركنان (رسدى و ييماتى) واعد مربوظه يرسشنايه بست و باز تخويل مسئولين بفشهامى. گردد. * برخی پستهای سازمانی که بلاتصدی بوده و همتراز آن مشاغلی هم نداشته باشند. تکمیل پرسشنامه بسته و مصاحبه با سرپرست واحد سازمانی انجام می گیرد. ن و اعضای تیم پرسشنامه های بسته و باز را تحویل شاغلین داده و از آنها می خواهند بر امه بسن را مكتيل رس ار رکه ‎Ani‏ سح لور * هماهنكى انجام مصاحبه بهتر است واحد به واحد انجام شود نه يراكنده. * مسئولين بخشها و اعضاى تيم طى هماهنكى هاى قبلى به واحد مراجعه و يرسشنامه بسته را تحويل كرفته و شروع به مصاحبه يا سوالات يرسشنامه باز مى نمايند. * طی بخشنامه صدرالاشاره از کارکنان خواسته می شود تا سررسید روز مصاحبه. کلیه اقدامات. فعالیتها و وظایفی که انجام می دهند در بر گهای مخصوص ثبت نمایند (جهت تکمیل بهتر و راحتتر پرسشنامه به روش مصاحبه) * ایجاد ارتباط صمیمی با کارکنان بخش مربوطه * هنگام مصاحبه با شاغل از 

صفحه 11:
موارد قابل توجه در تنظیم شرح شغل و شرايما احراز اطلاعات پرسشنامه ها (چند پرسشنامه مربوط به یک شغل) مطالعه, بررسی و پس از تجز تحلیل در محل های مربوطه درج می گردد. فرم شرح شغل و شرایط احراز و شرح وظایف پستهای سازمانی توسط: : سريرست صسعيم ". مدير واحد ۳. معاونت ذیربط ۴ مدیر تشکیلات تصویب شرح شغل و شرایط احراز و شرح وظایف پستهای سازمانی توسط: ۱. کمیته اجرائی طرح طبقه بندی مشاغل ۲. کمیته اصلاح ساختارهای تشکیلاتی ۳. کمیسیون تحول اداری شرح شغل و شرایط احراز در ۴ برگ تایپ و به اشخاص و واحدهای زیر فرستاده می شود. ۱. شاغل ۲. واحد ذيربط ۳ واحد تشکیلات ۴ دبیرخانه کمیسیون تحول اداری خلاصه شفل شرح وظايف يستهاى سازمانى حاوى م هدف شغل ‏ > در "ا برك تايب وبه تاييد شرح وظایف ۱ سر يرست مستقيم ۲ رئيس واحد می رسد. ". مدير تشكيلات 

صفحه 12:


تجزیه و تحلیل شغل ‏Job analysis تعریف .1کارشکافی ،مطالعه و ثبت جنبه های مشخص و اساسی هر یک از مشاغل .2عبارتست از مراحلی برای تشخیص خصوصیات و ویژگیهای الزم برای انجام موفقیت آمیز یک شغل و بررسی شرایطی که شغل در آن انجام می پذیرد. در تجزیه و تحلیل شغل باید به 3سوال اساسی پاسخ دهیم .1چه نوع کارها و فعالیتهایی تشکیل دهنده شغل است. .2چگونه این کارها و فعالیتها باید به انجام برسد. .3شاغل باید از نظر دانش ،مهارت و یا رفتار چگونه باید باشد. • هنگام تجزیه و تحلیل شغل باید توجه داشت که شغل را آنچنان که انجام می شود گزارش کرد ،نه آنچنان که در گذشته انجام می شده یا آنچنان که باید انجام شود ،یا آنچنان که در سازمانها و موسسات مشابه انجام می شود. • مطالعه و بررسی اینکه شغل چگونه باید انجام گیرد ،بعد از تجزیه و تحلیل شغل صورت می گیرد. هدف از تجزیه و تحلیل شغل الف) تهیه و تنظیم شرح شغل شامل .1شناسنامه شغل .2شرح وظایف .3مسئولیتها .4ارتباطات و اختیارات .5شرایط کار .6سایر اطالعاتی که بتواند شغل را بشناساند. ب) تهیه و تنظیم شرایط احراز شغل .1مدارک و رشته های تحصیلی مورد نیاز .2دوره های آموزشی و کارآموزی .3تجربه الزم .4خصوصیات روحی و جسمانی شاغل .5دورنما و شرایط ارتقای مسیر شغلی .6خصوصیات و ویژگیهای الزم دیگر  .1شناخت کلیت سازمان • اهداف • رسالت • ماموریت • استراتژی ها • مطالعه شرح وظایف دانشگاه ،معاونت ،مدیریت ،ادارات و گروهها و پستهای سازمانی .2مطالعه شرح وظایف دیگر دانشگاهها در حوزه مربوطه .3ترسیم نمودار سازمانی و بررسی و تجزیه و تحلیل آن مراحل تجزیه .4ترسیم نمودار پرسنلی حوزه مربوطه و تجزیه و تحلیل آن و تحلیل شغل .5انتخاب مشاغل برای تجزیه و تحلیل (کل جامعه آماری در حوزه ریاست و معاونتها) در دانشگاه .1پرسشنامه بسته توسط شاغل علوم پزشکی .6تکمیل پرسشنامه .2پرسشنامه باز توسط اعضای تیم حوزه مربوطه بصورت مصاحبه انفرادی تبریز .7تجزیه و تحلیل اطالعات و تنظیم شرح شغل و شرایط احراز و شرح وظایف پستهای سازمانی .8تهیه و تنظیم • نمودار سازمانی • نمودار پرسنلی • شرح وظایف دانشگاه ،مدیریت و ادارات حوزه ریاست • شرح وظایف رئیس دانشگاه ،مدیر ،روسای اداره /گروه و پستهای سازمانی حوزه ریاست • شرح وظایف معاونت ،مدیریت ،اداره یا گروه • شرح وظایف معاون ،مدیر ،رئیس اداره /گروه و پستهای سازمانی حوزه مربوطه نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل شغل .1تهیه طرح سازمان و برقراری ارتباطات .2تعیین شرح شغل و شرایط احراز .3تعیین شرح وظایف سازمان ،معاونتها و واحدهای تابعه و مسئولین آنها .4تعیین شرح وظایف پستهای سازمانی .5تعیین خط مشی برای عملیات کارمندیابی ،انتخاب و انتصاب ،آموزش و حقوق و مزایا .6افزایش بازدهی کار .7برقراری سیستم ایمنی و جلوگیری از حوادث و خطرات .8کمک به اصالح روشها و فرایندهای انجام کار .9اندازه گیری کارآیی و تعیین میزان شایستگی کارکنان .10کاهش نارضایتی و ناعدالتی میزان اثربخشی تجزیه و تحلیل شغل .1تعهد مدیران سازمان به .2چگونگی جمع آوری اطالعات .3نحوه تجزیه و تحلیل اطالعات بستگی دارد. شرح شغل نحوه انجام وظایف ،مسئولیتها ،تکالیف ،اختیارات ،شرایط کار و سایر اطالعاتی که شغل را بشناساند. الف) شناسنامه شغل ب) شرح وظایف •عنوان شغل •محل شغل •گروه و طبقه (ورود به شغل) •عنوان سرپرست مستقیم •نویسنده شرح شغل •تاریخ تهیه •تصویب کننده (رئیس واحد) .1خالصه شغل :وظایف اصلی بصورت کلی بیان می شود. .2هدف شغل :از انجام این شغل چه قسمتی از اهداف کلی سازمان تامین می شود که بصورت تعریف کلی از شغل ارائه می شود. .3شرح وظایف :شرح وظایف پست بصورت مشروح و با در نظر گرفتن میزان ،نوع و نحوه انجام آن بیان می شود. ج) مسئولیتها: براساس وظایف و اختیاراتی که به شاغل داده می شود چه مسئولیتهایی در قبال سازمان و مسئولین مربوطه دارد. چ) ارتباطات و اختیارات: • نوع ارتباطات اداری متصدی شغل با دیگران ،در داخل و خارج سازمان را بیان می کند. • حدود اختیارات ،محدوده تصمیم گیری و تعداد افرادی که از او بطور مستقیم و غیر مستقیم دستور می گیرند. ح) شرایط کار: شامل شرایط محیط کار مثل سروصدا ،گرما یا سرمای شدید ،خطرات کار و دیگر شرایط کار را بیان می کند. خ) سایر اطالعاتی که بتواند شغل را بشناساند. شرایط احراز شرایط الزم در فردی که بتواند شغل را بنحو احسن و منطبق بر استانداردهای کار انجام دهد. الف) مدارک و رشته های تحصیلی مورد نیاز • از بین مدارک تحصیلی مندرج در طرح طبقه بندی مشاغل ،مدارکی که بیشترین انطباق با شرح وظایف را داشته باشد انتخاب می کنیم. • در صورتی که خارج از طرح طبقه بندی رشته تحصیلی دیگری منطبق با شغل باشد (ارتباط واحدهای درسی گذرانده یا وظایف اصلی و فعالیتهای شغل) به مدیریت تشکیالت پیشنهاد ،تا جهت اصالح طرح طبقه بندی به شورای امور اداری یا هیئت امناء ارسال شود. ب) دوره های آموزشی و کارآموزی مورد نیاز جهت • استخدام • انتصاب • حین خدمت (این قسمت از شرح وظایف باید به تایید واحد آموزش دانشگاه رسیده باشد) ج) تجربه الزم (جهت انتصاب) چ) خصوصیات فیزیکی و روحی و روانی شاغل ح) دورنما و شرایط ارتقای مسیر شغلی شاغل طی سوابق خدمتی به چه مشاغلی می تواند ارتقاء و انتصاب یابد خ) خصوصیات و ویژگیهای الزم دیگر موارد قابل توجه در تنظیم پرسشنامه ها • بخشنامه ای از طرف کمیسیون تحول اداری جهت جلب همکاری معاونتها و مدیریتها و سرپرستان حوزه مربوطه ارسال می شود و ضمن آن نحوه تکمیل پرسشنامه ها نیز توضیح داده می شود. • به تعداد کارکنان (رسمی و پیمانی) واحد مربوطه پرسشنامه بسته و باز تحویل مسئولین بخشها می گردد. • برخی پستهای سازمانی که بالتصدی بوده و همتراز آن مشاغلی هم نداشته باشند ،تکمیل پرسشنامه بسته و مصاحبه با سرپرست مستقیم واحد سازمانی انجام می گیرد. • مسئولین بخشها و اعضyای تیم پرسشنامه های بسته و باز را تحویل شاغلین داده و از آنها می خواهند پرسشنامه بسته را تکمیل و پرسشنامه باز را مطالعه و آماده مصاحبه شوند. • هماهنگی انجام مصاحبه بهتر است واحد به واحد انجام شود نه پراکنده. • مسئولین بخشها و اعضای تیم طی هماهنگی های قبلی به واحد مراجعه و پرسشنامه بسته را تحویل گرفته و شروع به مصاحبه یا سواالت پرسشنامه باز می نمایند. • طی بخشنامه صدراالشاره از کارکنان خواسته می شود تا سررسید روز مصاحبه ،کلیه اقدامات ،فعالیتها و وظایفی که انجام می دهند در برگهای مخصوص ثبت نمایند (جهت تکمیل بهتر و راحتتر پرسشنامه به روش مصاحبه) • ایجاد ارتباط صمیمی با کارکنان بخش مربوطه • هنگام مصاحبه با شاغل از ایشان بخواهیم زمان انجام وظایف و تعداد تکرار آنرا حتی االمکان دقیق موارد قابل توجه در تنظیم شرح شغل و شرایط احراز اطالعات پرسشنامه ها (چند پرسشنامه مربوط به یک شغل) مطالعه ،بررسی و پس از تجزیه و تحلیل در محل های مربوطه درج می گردد. تایید فرم شرح شغل و شرایط احراز و شرح وظایف پستهای سازمانی توسط: .1سرپرست مستقیم .2مدیر واحد .3معاونت ذیربط .4مدیر تشکیالت تصویب شرح شغل و شرایط احراز و شرح وظایف پستهای سازمانی توسط: .1کمیته اجرائی طرح طبقه بندی مشاغل .2کمیته اصالح ساختارهای تشکیالتی .3کمیسیون تحول اداری شرح شغل و شرایط احراز در 4برگ تایپ و به اشخاص و واحدهای زیر فرستاده می شود. .1شاغل .2واحد ذیربط .3واحد تشکیالت .4دبیرخانه کمیسیون تحول اداری خالصه شغل شرح وظایف پستهای سازمانی حاوی در 3برگ تایپ و به تایید هدف شغل شرح وظایyف .1سرپرست مستقیم .2رئیس واحد .3مدیر تشکیالت می رسد. خسته نباشيد. پايان