کلیات تحول در نظام های اداری

کلیات تحول در نظام های اداری

اسلاید 1: 1حقيقتا خداوند سرنوشت هيچ قومي را دگرگون نميكند مگر اينكه خودشان بخواهندمسلمانی که دو روزش برابر باشد مغبون استحضرت محمد (ص)

اسلاید 2: 2کلیات تحول در نظام های اداری

اسلاید 3: 3تغییر و تحول قانون ثابت ولایتغیر جهان هستی است.امروزه ثابت ماندن، تغییر نکردن و بهبود نیافتن مساوی مرگ است.تنها دو گروه نمیتوانند افکار خود را عوض کنند: دیوانگان و مردگانانسان می تواند با تغییر ذهنیت خود زندگی خود را تغییر دهد.تغییر آن گاه شروع می شود که فردی پله بعدی را ببیند.عادت های کهنه یکی از موانع بسیار مهم تحول و بهبود است.نگاه ما به زندگی، نگاه عادتمندانه است که باید هوشمندانه باشد.جملات قصار

اسلاید 4: 4Change is a window to the future چرخ تغییر می چرخد

اسلاید 5: 5تحول یعنی فرآیند ذوب شدن اندیشه ها و باورها و رفتارهای سنتی و تثبیت ارزش های نوین و استقرار نظام های جدید.تعریف تحول

اسلاید 6: 6در عصر حاضر ،سازمانهایی موفق و كارآمد محسوب می شوند كه علاوه بر هماهنگی با تحولات جامعه امروزی ،بتوانند مسیر تغییرات ودگرگونیها را نیز در آینده پیش‌بینی كرده و قادر باشند كه این تغییرات را در جهت ایجاد تحولات مطلوب برای ساختن آینده‌ای بهتر هدایت كنند.موج دریا تجربه ترسناكی است، اگر در مقابل آن ایستادگی كنید شما را به گوشه ای پرتاب می كند، مع ذالك اگر بر آن سوار شوید می تواند در زمان كوتاهی شما را به جای دوری ببرد .به طور قطع بسیار ساده تر است كه منتظر امواج تغییر باشید و بر آنها سوار شوید تا اینكه اصرار ورزید كه بی‌حركت بمانید و به سویی رانده شوید. برای رسیدن به رشد ،توسعه و کمال باید تغییر و تحول ایجاد کرد.ضرورت تحول

اسلاید 7: 7ابزار تغییرنیروی انسانی: هدف وعامل تحول انسان ها هستند.تکنولوژی: ابزاری جهت تسریع و حصول اهداف تعییین شده است.اطلاعات: ماهیتا تغییر گرا است،

اسلاید 8: 8تغییرات در معرفتتغییرات در نگرش یا گرایشتغییرات در رفتار فردیتغییرات در رفتار گروهیسطوح ایجاد تغییر در انسانها

اسلاید 9: 9روان شناختی: دیدگاهی كه نوآوری را بیشتر یك امر روان شناختی و مربوط به میزان هوش و استعدادهای فردی تلقی می کند. جامعه شناختی: دیدگاه اجتماعی كه خلاقیت و نوآوری سازمانی را بیشتر امری جامعه شناختی و مربوط به فراهم آمدن محیط و زمینه مناسب برای بروز استعدادها می داند. سیستمی: دیدگاه سیستمی است كه ایجاد نوآوریها و استمرار و فراگیری آنها در سازمان را یك امر سازمانی یعنی فراتر از عوامل فردی و فراهم آوردن صرف امكانات و زمینه های لازم تلقی می كند .سه دید گاه دررابطه با تحول

اسلاید 10: 101.تغییر برنامه ای : کوششی آگاهانه وعمدی برای اداره رویداد به منظور رسیدن به نتایجی که از پیش تعیین گردیده است .2.تغییر خود جوش:یا نوعی دگرگونی که در کوتاه مدت به علت رویدادهای طبیعی و پیش آمدهای تصادفی ظاهر می گردد.3.تغییر تدریجی : با تکامل تندریجی که شامل مجموعه دگرگونی های بزرگ و کوچکی است که در دراز مدت در یک سازمان رخ میدهد. انواع تغيير

اسلاید 11: 11اجزاء تغییردیدگاهمهارتانگیزهمنابعبرنامه اجراتحول=VisionSkillsIncentivesResourcesActionPlanChange=

اسلاید 12: 12اجزاء تغییرمهارتانگیزهمنابعبرنامه اجراسردرگمی=دیدگاهانگیزهمنابعبرنامه اجرانگرانی=دیدگاهمهارتمنابعبرنامه اجرامقاومت=دیدگاهمهارتانگیزهبرنامه اجراناامیدی=دیدگاهمهارتانگیزهمنابعهرزرفتن=

اسلاید 13: 13فرآيند تغيير

اسلاید 14: 14معيارهاي اجراي تغيير بيش از آغاز فرآيند تغيير، چهار معيار بايد برآورده شوند:مسير يا نتيجه بايد تعيين شود. افراد بايد بدانند كه ماندن در شرايط فعلي خيلي سخت‌تر از رسيدن به نتايج تغيير است. يك سيستم يا استراتژي اجرا و اندازه‌گيري بايد بكار گرفته شود تا فاصله بين شرايط فعلي و آينده مطلوب به خوبي پر شود. مهارتها و منابع مورد نياز براي دستيابي به نتايج بايد واقعي و دست‌يافتني باشند.

اسلاید 15: 15عکس العمل نیروی انسانی در مقابل تغییرمقاومت(کاملا مخالف تغییر)تبعیت(50 درصد با تغییر موافق)رهبری(کاملا پذیرای تغییر)

اسلاید 16: 16انواع مقاومت:مقاومت فرديمقاومت سازماني

اسلاید 17: 17روش های استقرار تغییریکبارهموازیتدریجیمعیار انتخاب روش استقرار:میزان اطمینان به نتایج حاصل از تغییرات، نوع تغییرات ، شرایط امکانی و زمانی

اسلاید 18: 18نظارت بر اجرای تغییرضرورت:بهبود سیستمرفع معایب احتمالیآموزش حین اجراروش نظارت:مداومنوبه ای

اسلاید 19: 19ویژگی هایمدیریت تغییرتحملتسهیلتفهیمواحلل عقده من لسانی*يفقهوا قوليو اجعل لي وزيرا من اهليرب اشرح لی صدریو یسرلی امریمشارکت

اسلاید 20: 20ویژگی هایمدیریت تغییرسعه صدر و بردباری دست افزار سروری است و سالاری(امام علی(ع))تحمل و بردباری:با تمرین بردباری و تحمل انسان دو خصیصه مهم پیدا می کند:1.وسعت دید2.کرامت نفس

اسلاید 21: 21راهکار افزایش تحمل و بردباریآگاهی: به میزان افزایش آگاهی، انسان دیدش وسیع تر و تحملش افزون تر می گردد.عشق: عشق به کار و به زیر مجموعه و پرسنل تحمل انسان را افزون می نماید.ویژگی هایمدیریت تغییر

اسلاید 22: 22تسهیل و آسان سازی:نتیجه و بازتاب تفکر سهولت در انجام امور است.یک مدیر فکور همیشه کوتاه ترین راه را برای مقصد انتخاب میکند، راهی که مبتنی بر تفکر باشد.(صراط مستقیم)ویژگی هایمدیریت تغییر

اسلاید 23: هنگام بر خورد با مقاومت افراد:به ديدگاههاي مختلف احترام بگذاريد. موارد توافق را پيدا كنيد. در مقابل ايده‌هاي جديد پذيرا و انعطاف‌پذير باشيد

اسلاید 24: وظایف کلی مدیریت منابع انسانیجذب توسعه ايجاد انگيزش نگهداشت

اسلاید 25: رهبران تغییررهبران تغییر باید به کارمندان بگویند که:مقصد آنها كجاست كسب و كار آنها چيست با چه كساني كار خواهند كرد چه چيزي در راه است از آنها چه انتظاري مي‌رود ارزشها كدامند تغيير در رويه‌ها و فرايندها چه مواردي خواهد بود چگونه اين تغييرات اندازه‌گيري خواهد شد عملكرد آنها چگونه اندازه‌گيري خواهد شد چگونه رهبران، تغيير را مدل كرده و مي‌پذيرنددو اصل اساسي براي ايجاد تغيير سازماني وجود دارد: پيوستگي و تغيير.

اسلاید 26: سه استراتژي رهبري تغيير قدرت: مستبد، مشارکت با حداقل کارکنان تغيير از طريق استدلال: به کارکنان اطلاعات می دهد و تشخیص نیازهاو انگیزه بازآموزي:ارزش به آموزش و توسعه،تشویق کارکنان به فراگیری مهارت جدید

اسلاید 27: برنامه های مختلف تحول اداریبرنامه منطقی نمودن اندازه دولت برنامه تحول در ساختارهای تشکیلاتی دولت برنامه تحول در نظامهای مدیریتی تحول در نظامهای استخدامیبرنامه های آموزش و بهسازی نیروهای انسانی برنامه اصلاح فرایندها و روشهای انجام کار و توسعه فناوری اداری برنامه ارتقاء و حفظ کرامت مردم در نظام اداری

اسلاید 28: روش اجراء اصلاحات اداریتعیین قلمرو و محدوده اصلاحات اداریپیش بینی زمان مناسب برای انجام اصلاحات تعیین اولویت های مرحله ای برنامه اصلاحات اداری روشن بودن اهداف وراهبردهای کلی و جزئی (کلان وخرد ) و سازگار بودن آنها میزان مشارکت کارکنان و ذینفعان در اجرای برنامه اصلاحات منابع مورد نیاز اصلاحات ارزیابی عملکرد برنامه اصلاحات به منظور بازنکری و تصحیح برنامه ترویج موفقیت های حاصل از اجرای برنامه اصلاحات (ارایه الگوها و تجربه های موفق(وجود یک سندملی(قانون یا برنامه مصوب) وسازمان اجرایی مناسب برای اصلاحات در بخش دولتیحمایت مدیریت عالی کشور از برنامه اصلاحات و عزم جدی برای تححق آن

اسلاید 29: روشهای استقرار تغییر: روش موازی روش یکبارهروش تدریجی

اسلاید 30: عوامل موثر بر استقرار:1. زمان2. نیروی انسانی (آمادگی فیزیکی و آمادگی آموزشی)3. منابع (ابزار - وسایل)

اسلاید 31: اولويتهاي راهبرد تحول اداري منطقي كردن حجم سازمان.آموزش و بهسازي نيروي انسانيتكريم مردم و رضايتمندي ارباب رجوع.بهينه سازي سيستمها و روشهاي انجام كار.ارزيابي عملكرد مديريت و بهبود آن.توسعه اتوماسيون اداري و فن آوري اطلاعات.ارتقاي سطح سلامت نظام اداري.

اسلاید 32: نتایج حاصل از تحول اداری: تقسيم صحيح و منطقي كار درميان كاركنان.استقرار مناسب ترين روشها و شيوه هاي انجام كار.افزايش كارايي سازمان و كاهش هزينه هاي عملياتي و نيروي انساني.كوتاه ساختن زمان انجام كار و صرفه جويي در وقت مديران.تهيه اطلاعات صحيح و به موقع براي مديران به منظور اتخاذ تصميم مناسب.

اسلاید 33: بدانیم که:اولین قدم برای تحول ، داشتن هدف است.از آموزش به عنوان موثرترین ابزار تغییر استفاده کنید.برای ایجاد تحول ، تیم های کاری تشکیل داده و از آنها یاری بجویید.تحول را با قدرت و جسارت آغاز کنید.نیروی انسانی را کانون در برنامه های تحول قرار دهید.مدیران الگو و پرچمدار تحول هستند.دیدگاه کل نگر داشته باشید.از حمایت مدیریت عالی سازمان مطمئن شوید.مشارکت را ترغیب کنید.به کسانی که اشتراک مساعی کرده اند پاداش بدهید.

اسلاید 34: 34تحول از طریق تدوین و ابلاغ آئین امه و دستورالعمل اتفاق نمی افتد.تحول از طریق زور ، اجبار و ارعاب حاصل نمی شود.تحول قابل تفویض نیست.تحول اتفاقی و شانسی نیست.بدانیم که:

اسلاید 35: 35علاقهدانشتجربهقدرت تحلیل و تصمیم گیریمسئولیت پذیریتوان برقراری ارتباطتوانایی فیزیکیتوانایی فکریمعیارهای انتصابنیروی انسانی

اسلاید 36: 361- تحول تدريجي 2- تحول پيوسته 3- تحول گسسته روش تحول سازمانی

اسلاید 37: 371- تحول تدريجياين تحول نشان دهنده تغيير نسبتاً ثابت و خطي در محيط است. واكنش مناسب به اين تحول، ارتقاء و بهبود تدريجي است . 2- تحول پيوستهاين تحول شامل تغييريكنواخت و فزاينده در محيط در طي زمان است . واكنش مناسب به اين سطح از تحول، اصلاح و بهبود مستمر و پيوسته است. 3- تحول گسستهاين تحول نشان دهنده تغييرات ناگهاني، غيرخطي و عميق در يك محيط است. اين تحول عملكرد را از يك سطح به سطح كاملاً متفاوت و با لاتر هدايت مي كند. اين تحولات که اصولا بنيادين است «نقطه عطف استراتژيك» يا «چرخش راهبردي» مي نامد. اين سطح از تحول مستلزم تحول اساسي در محصولات، خدمات ، فرايندها، نظام ها ،‌ساختارا و الگوهاست.روش تحول سازمانی

اسلاید 38: 38تغيير بيشتر حالت سطحي و يك بعدي دارد و غالبا در لايه هاي بالايي سازمان يا عملكردها رخ ميدهد بدون اينكه پايه ها و زيربناها مورد بازبيني مجدد قرار گيرند . اما تحول حالت عمقي و چند بعدي دارد و لايه هاي زيرين سازمان و عملكردها را نيز تحت الشعاع خود قرار ميدهد . تحول دگرگوني اساسي در كليه سطوح سازماني و كارويژه ها ايجاد ميكند.تفاوت تغيير با تحول :

اسلاید 39: 391- وضوح اهداف و نقشها2- ايجاد انگيزش و تعهد3- ايجاد همکاری و ساخت گروهی4- انگيزش و سلوک کارکناناهداف تحول:

اسلاید 40: 401- موفقيت و تحصيل سود2- کارآيی و بهره وری3- کاهش و تلفيق تعارضات4- مسائل روحی و اخلاقی، غيبت و بازده فردیاهداف تغيير:

اسلاید 41: 411- طراحی شغل2- رفتار کارکنان3- فرايندهای گروهی4- فرهنگ و جو محيطی5- انتظارات نقشنقاط تغيير:

اسلاید 42: 42كايزن تركيبي دو كلمه اي از يك مفهوم ژاپني است كه تعريف آن تغيير به سمت بهتر شدن يا بهبود مستمر و تدريجي است. در واقع كايزن بر اين فلسفه استوار است كه براي ايجاد بهبود در سازمان ها لازم نيست به دنبال تغييرات انفجاري يا ناگهاني باشيم، بلكه هر نوع بهبود يا اصلاح به شرط آنكه پيوسته و مداوم باشد، ارتقاي بهره وري را در سازمان ها به ارمغان خواهد آورد. کایزن

اسلاید 43: بهبودتحول بهبود تدريجياضافه كردنادغامحذف

اسلاید 44: 44ارتقاي كارآئي efficiencyDoing things rightكارها را درست انجام دادنارتقاي اثر بخشي effectiveness Doing right thingsكارهاي درست را انجام دادن بهبود بهره وري productivityDoing right things rightكارهاي درست را درست انجام دادنهدف از تغيير بهبود مستمر بهره وري سازماني

اسلاید 45: 45روش بهبود تدريجي – كايزن kaizenروش جهش بزرگ – نوآوريخلاقيت يا creativity مرحله ذهنينوآوري يا innovation مرحله عملي يا پياده سازي روش تركيبي – كايزن و نوآوري رويکرد تحول سازماني

اسلاید 46: روش بهبود تدريجي - كايزنtimekaizenSlow and steady wins the raceرهرو آن نيست كه گهي تند و گهي خسته رود رهرو آن است كه پيوسته و آهسته رود

اسلاید 47: روش جهش بزرگ - نوآوريtimeinnovationinnovationinnovationinnovation

اسلاید 48: روش تركيبي – كايزن و نوآوريtimeinnovationinnovationinnovationkaizenkaizenkaizen

اسلاید 49: 49SHITSUKEآموزش افراد به پيروي از عادات پسنديده و نظارت اكيد بر اجراي قوانين محل كارSEIRIدسته بندي و كنار گذاشتن موارد غير ضروري از محل كار SEITONمرتب و منظم كردن اقلام ضروري به بهترين وجه ممكن ميباشد كه دسترسي به آنها را درمواقع لزوم آسان نمايدSEISOنظافت محل كار به ترتيبي كه هيچگونه گرد و غباري روي كف اتاقها و سالن ها ،‌ماشين آلات و تجهيزات باقي نماند SEIKETSUنگهداري محل كار بترتيبي كه با تكرار مرتب سازي روزانه راحتي و بهره وري حاصل شود 5 مرحله آماده سازی برای تغییر

اسلاید 50: 50با تشکر از حضور شما عزیزانموسسه تحقیقات پژوهشی علمی مدیریتکارکیاپایان