گزارش نویسی
اسلاید 1: درس سمينار گزارش نويسي عباس افرازه پاييز 1383دانشگاه صنعتي اميرکبيردانشکده مهندسي صنايع
اسلاید 2: مقدمه:معمولاً براي تحقيق مبالغي هنگفت و زمان زيادي به مصرف مي رسد و زمان زيادي به تحليل نتايج اختصاص مي‌يابد. از اين رو متناسب با اين كوشش‌ها و مخارج بايد نتايج تحقيق نيز به گونه‌اي با ارزش عرضه شود.از آنجا كه از نظر بسياري از افراد انتقال كلمات در قالب گزارش كار دشواري است و معمولاًً اين اطمينان وجود ندارد كه گزارش نهايي پس از صرف وقت و كوشش دقيقاًً همان چيزي باشد كه انتظار دارند، لذا بايد در پي نكات و مشتركاتي بود كه اين موانع را برطرف نمايند.گزارش نويسي به عنوان يك جزء جدا نشدني از فرآيند تحقيق محسوب مي‌گردد.
اسلاید 3: تعريف واژه گزارشواژه گزارش (Report) در فرهنگ آكسفورد: يک بيانيه رسمي است از نتايج يك تحقيق يا هر بررسي كه براي تهيه آن اطلاعات معيني مورد نياز است و توسط فرد يا هيأتي دستور تهيه آن داده مي‌شود و به وسيله فرد يا افرادي تهيه مي‌شود.از تعريف فوق نتيجه مي گيريم که گزارش نويس بايد اجزاي زير را در تمام مراحل كار در نظر داشته باشد:موضوع: مسئلهنويسنده: فرد يا افرادخواننده: تفسير كنندهساخت: بيانيه رسمي هدف: ايجاد ارتباط از طريق نتايج يا اطلاعات معين
اسلاید 4: انواع گزارش از لحاظ منظور و مورد استفاده:گزارش تحصيلي و تحقيقي دانشگاهي: آن گزارشهايي است كه اغلب بر مبناي تحقيق خالص (Pure Research) تهيه مي‌گردد؛ يعني انگيزه محقق در تهيه اين گونه گزارشها بايد صرفاً ذوق و علاقه به مطالعه و حل مشكل مورد نظر باشد. گزارش اداري: اين نوع گزارش معمولاً به سفارش سازمانهاي مختلف مانند بانكها – شركتها – وزارتخانه‌ها و صنايع مختلف تهيه مي‌گردد.
اسلاید 5: انواع گزارش از نظر منابع و مآخذگزارش ساده: منبع و مأخذ چنين گزارشي صرفاً اطلاعات دست اول است مانند تهيه خلاصه يك كتاب يا تهيه گزارش مصاحبه با يك فرد در زمينه خاص و يا حتي اظهار عقيده شخصي درباره يك مطلب. گزارش تفصيلي: اطلاعات مورد نياز اين گونه گزارش علاوه بر منابع دست اول از منابع و مآخذ دست دوم و گاه سوم با رعايت اصول جمع‌آوري اطلاعات استخراج مي‌گردد. براي گزارشهاي واقعي تحقيقي و بخصوص دانشگاهي بايد اين نوع گزارش تهيه گردد.در چنين گزارشي عامل فرد از بين مي‌رود و نظرات و عقايد و اطلاعات از چندين منبع مختلف جمع‌آوري مي‌گردد.
اسلاید 6: انواع گزارش از نظر شكلگزارش غير رسمي: گزارش غير رسمي براي دادن اطلاعات مورد احتياج در موارد مختلف و اغلب در مواقع فوري تهيه مي‌شود. معمولاً براي تهيه اين گزارش از فرم، طرح و الگوي خاصي پيروي نمي‌شود. گزارش رسمي: معمولاً گزارش تحقيق به خصوص گزارشهاي علمي و دانشگاهي كه بر اساس تحقيق دقيق، طولاني و مستقل تهيه مي‌شود و تهيه كنندگان و خوانندگان آن افراد مطلع و تحصيلكرده هستند، بايد با رعايت اصول خاص و علمي گزارش نويسي تهيه شود.
اسلاید 7: انواع گزارش از لحاظ نحوه انعكاس اطلاعات و مطالبگزارش انشايي: اطلاعات و مطالب منعكس در اين چنين گزارشي كلاً به صورت متن ساده ادبي يا انشايي است. گزارش مختلط: براي انعكاس اطلاعات و مطالب مختلف است. در اين گونه گزارشها علاوه بر متن ساده از ارقام، فرمولها، جداول، منحني‌ها و امثال آن نيز استفاده مي‌شود.
اسلاید 8: انواع گزارش از نظر اندازه و مقدار گزارش طولاني: در تهيه گزارش بايد از تطويل كلام خودداري نمود، ولي گزارشي كه بيش از حد خلاصه و كوتاه باشد، رساننده مطلب به نحو احسن نخواهد بود. لذا اغلب گزارشها و بخصوص رسالات تحقيق طولاني است و در موارد بسيار به صورت كتاب ارائه مي‌شود.گزارش كوتاه: گزارش ساده را كه جنبه تحقيقي كمتري دارد، مي‌توان به صورت كوتاه تهيه كرد. بسياري از گزارشهاي اداري و برخي از گزارشهاي مختصر كلاسي كوتاه هستند. خيلي از گزارشهاي كوتاه به منظور صرفه جويي در وقت خواننده، صرفه جويي در مكان جهت بايگاني و نگهداري گزارش، توزيع ساده، اطلاع رساني سريع و امثال آن تهيه مي‌شود.
اسلاید 9: انواع گزارش از لحاظ نحوه ارائه:گزارش كتبي: هر گاه نتيجه تحقيق، بررسي، جمع‌آوري مطالب و استنتاج از آن به صورت كتبي و نوشته ارائه شود، گزارش كتبي تهيه شده است.گزارش شفاهي: نتيجه مطالعه، تحقيق و جمع آوري مطالب و استنتاج منطقي را مي‌توان يا صرفاًً به طور شفاهي و يا به طور شفاهي به همراه يک گزارش كتبي ارائه نمود.گزارش شفاهي بايد با ذكر هدف و منظور آغاز گردد. سپس حقايق با نظم منطقي به سمع حاضرين برسد و آنگاه خلاصه مطلب و نتيجه آن بيان شود.
اسلاید 10: انواع گزارش به لحاظ محتوا:گزارش مقدماتي: اين نوع گزارشات معمولاً در مطالعه مقدماتي و مواردي كه دستيابي فوري به نتايج اصلي، ضروري است تهيه مي‌شود. در چنين مواردي غالباً خلاصه‌اي از روشها و محدوديتها، اطلاعات مربوط به نمونه و روش انجام كار و تضادهاي مشاهده شده بين اين يافته‌ها و داده‌هاي منابع ديگر (در صورت وجود) به طور مختصر بيان مي‌شود.گزارش كلي: يك گزارش توصيفي است و براي كساني تهيه مي‌شود كه به نتايج تحقيق بيشتر از روش شناسي، زمينه‌هاي آماري، مراحل اجرا و تجزيه و تحليل علاقمند هستند. شامل: بيان هدفها، توصيف دامنه و سطح پوشش تحقيق، جمع‌آوري اطلاعات، نتايج كمي، تاريخ و مدت انجام بررسي، صحت بررسي، هزينه‌ها، ارزيابي، مسئوليتها، منابع و مآخذ و …. گزارش فني: اين گزارش براي بررسيهايي كه از اهميت خاصي برخوردارند و يا بررسيهايي كه فنون يا جريانات جديد مهمي را آزمايش مي‌كنند، جهت اهل فن تهيه مي‌شود. در اين نوع از گزارشات، علاوه بر نكات اصلي مثل اهداف، نحوه كسب اطلاع و منابع مورد استفاده، زمينه‌هاي فني چهارچوب نمونه گيري و آزمايش، مراحل اجرا و تجزيه و تحليلها و نظاير آن بايد ذكر و توصيف شوند.
اسلاید 11: مراحل گزارش نويسي از نظر زمان:بعد از نوشتنحروف چيني بازنگريكنترل نهاييهنگام نوشتنساختارزبان نحوه ارائهقبل از نوشتننويسندهمواد و منابعهدف از گزارشتعيين موضوع گزارشعلت انتخاب موضوعخواننده كيست ؟
اسلاید 12: مراحل گزارش نويسي از نظر ترتيب انجام كار:مراحل گزارش نويسي شامل انجام امور پنج‌گانه زير مي‌باشد:1- جمع آوري اطلاعات (يا پيشرفت نظريه‌ها)(Gathering the data (or developing the theory)2- تجزيه و تحليل و طبقه بندي نتايج (Analyzing and sorting the resultes) 3- طرح ريزي گزارش (Out lining the report)4- نوشتن پيش نويس (Writing the rough draft)5- تجديد نظر و اصلاح پيش نويس (Revising the rough draft)
اسلاید 13:
اسلاید 14: تجزيه و تحليل و طبقه بندي نتايج:با توجه به هدف تحقيق و مخاطب موضوع تعريف شده و نتايج را مشخص مي‌كنيم.نتايج مرتبط به هم در دسته‌هاي مختلف چيده مي‌شوند و به ترتيب اولويت طبقه بندي مي‌شوند.اطلاعات مرتبط به هر دسته از نتايج مشخص مي‌شوند.انتخاب اطلاعات مناسب براي رسيدن مخاطب به نتيجه و هدف گزارش و حذف موارد غيرضروري و مازاد از اطلاعات.نظم تصاوير، نمودارها، اشکال و … مرتبط با اطلاعات براي راهنمايي و درك بيشتر مخاطب از موضوع.ارائه مثال براي تأكيد و حمايت از نتايج بدست آمده.
اسلاید 15: طرح اوليه گزارش:تهيه چهارچوب اوليه، مرحله مقدماتي براي تهيه گزارش محسوب شده و به عنوان نقطه شروع و آغازين مورد استفاده قرار مي‌گيرد و به تدريج بسط و گسترش مي‌يابد.بنابراين بهتر است قبل از شروع به نوشتن گزارش ابتدا طرح كلي گزارش تهيه شود.دراين قسمت چهارچوب گزارش مي‌تواند در قالب عناويني نظير خلاصه، مقدمه، فرضيات، نظريه‌ها، تجزيه و تحليل، اسباب، آزمايشات، نمونه، نتايج، ضمائم و مراجع مطرح گردد.در طرح نهايي، اين سرفصلها بايد به گونه اي طرح شوند تا ضمن خلاصه و روشن بودن به عنوان يك راهنما عمل نموده و ترغيبي باشد براي خواندن گزارش.
اسلاید 16: تهيه عناوين و سرفصلها كه در نهايت منجر به فهرست مطالب گزارش مي‌شوند، بايد داراي مشخصات زير باشد:خلاصه باشد. روشن باشد. وطيفه راهنمايي را ايفا كند. ترغيب كننده خواننده براي خواندن گزارش باشد. داراي زيرعنوان‌هاي اصلي (فصل – بخش) و عناوين فرعي باشد. از نظر دستور زبان بدون فعل باشند.
اسلاید 17: تهيه پيش نويس:نوشتن پيش نويس بايد به سرعت بعد از پايان تحقيقات آغاز شود. چرا كه مطالب در ذهن محقق تازه است و هر چه تهيه اين مرحله از گزارش سريعتر باشد، محقق با آساني و تسلط و حضور ذهن بيشتري مي‌تواند يافته‌هاي خود را ساماندهي كند.تمركز بر اين باشد كه ‹‹چه چيز را مي‌خواهيم بگوييم؟›› نه آنکه ‹‹چگونه آن را بگوييم؟››بايد هر چه در ذهن است را در چهارچوب طرح اوليه بر روي كاغذ آورده و حتي‌الامكان در زمان نوشتن به مطالب قبلي بازنگشت و فقط بعد از پايان هر بخش آن را مرور كنيم، با اين ديدگاه كه آيا هر آنچه كه مي‌خواسته‌ايم گفته‌ايم يا نه؟ اگر نه، ناگفته‌ها را كامل كنيم.
اسلاید 18: مرور پيش نويس:بايد مدتي بعد از تهيه پيش نويس مجدداً به آن با ديدي انتقادي و به صورت يك خواننده مراجعه نمود.براي تطبيق نوشته حاضر با آنچه كه مطلوب است، بايد مراحل زير را انجام داد:1- اولين مرور براي بررسي محتويات گزارش2- دومين مرور براي فنون سازماندهي3- مرور سوم براي بررسي رعايت دستور زبان و نكات درست نويسي
اسلاید 19: مراحل نهايي آخرين بازبيني گزارش:جنبه‌هاي تجديد نظر عبارتند از:بررسي‌هاي كلي: چگونگي ارتباط بخشها و فصلها بررسي مي شوند.بررسي محتوا: كم و كاستي‌ها با ديدي منتقدانه مورد بررسي قرار مي گيرند.بررسي جامعيت: بررسي مي شود که آيا با توجه به منابع صرف شده و هدف تحقيق، مطلب تهيه شده از جامعيت برخوردار است.بررسي ادبي: متن تهيه شده از ديدگاه ادبي بررسي مي شود.مواردي كه در تجديد نظر مي‌تواند كارگشا باشند، عبارتند از:خود را به جاي خواننده گذاشتننظرخواهي از اهل فنتكميل‌هاي لازماخذ كمك از ويراستارتعداد تجديدنظر
اسلاید 20: ضوابط ادبي در نگارش:1- سبك نگارش: سبك نگارش بايد به گونه‌اي باشد كه خواندن آن آسان و درك و فهم آن براي گروهي كه كتاب جهت آنها نوشته شده، ممكن و ميسر باشد.2- لغات و اصطلاحات: از آنجا كه لغات و اصطلاحات در انتقال مفاهيم نقش اساسي دارند، لذا بايد لغات و اصطلاحات انتخاب شده براي خوانندگان آشنا و قابل فهم باشند. 3- قواعد دستوري: در گزارش بايد رعايت نكات ادبي و دستوري بشود و متن تحقيق زيبا، رسا، شيوا، قابل فهم و به دور از ابهام باشد. با رعايت اين نكته كه محتوا فداي الفاظ نگردد.4- علامتها و نقطه‌گذاريها: از علائم دستوري در جاي مناسب خود استفاده شود.5- پرهيزها: در نگارش گاهي بايد از اموري نظير توضيحات بيش از حد متعارف، جملات طولاني و … پرهيز شود.6- دسته بنديها: در نگارش تا آنجا كه ممكن است مطالب دسته بندي شود. هر مبحث عنواني داشته باشد، نوشته‌ها پاراگراف بندي شود، جمله بنديها ضابطه مند باشند، هر جمله يك مطلب را بيان كند.
اسلاید 21: ضوابط علمي و اخلاقي: بي طرفي: در تحقيق و عرضه نتايج بايد بي طرف بود. علميت: ساده نويسي نبايد سبب شود كه مسئله از صورت علمي خود خارج شود. صراحت: وابستگي‌ها و گرايش‌ها سبب خودداري از انعكاس صريح واقعيتها نشوند. رعايت تقدم و تأخر: تقدم و تأخر مطالب رعايت شود. رعايت عفت كلام و قلم: حريم اشخاص حقيقي و حقوقي رعايت شود. پرهيز از شخصيت زدگي
اسلاید 22: ملزومات يك گزارش خوب: نظم و ترتيب (Clarity): آشكار و بدون ابهام بودن متن، تعريف واضح مفاهيم و اعداد رياضي اختصار (Conciseness): توضيحات اضافه و خارج از موضوع در گزارش وجود نداشته باشد.پيوستگي (Continuity): بين تمام بخشهاي گزارش بايد پيوستگي و يكپارچگي وجود داشته باشد.واقعيت (Objectivity): ارزيابي صادقانه، بيان خطاهاي احتمالي و نواقص
اسلاید 23: سبك گزارش نويسي:نکاتي که يك سبك خوب را مشخص مي‌كنند، عبارتند از:طبيعي نوشتن راهنمايي خواننده: به خواننده آنچه را كه قصد داريم، بگوييم. (مقدمه) سپس به آنها مطلب گفته شود. (متن اصلي) سرانجام آنچه را كه گفته‌ايم، مرور كنيم. (جمع‌بندي و نتيجه گيري)رسيدن به نكته: بايد خواننده را مستقيماً و بدون گمراهي به نكته و هدفي كه از تهيه گزارش دنبال مي‌شود، رساند. تأكيد روي نظريات اصلي: به صورت طرح خلاصه آن در ابتدا و انتهاي هر بخش.جدا كردن حقايق از فرضيه‌ها، نظريه‌ها و عقايد شخصي كه هنوز به اثبات نرسيده‌اند.
اسلاید 24: اجزاي گزارش: عنوان(Title) عنوان نامناسب براي يك گزارش ممكن است باعث شود كه گزارش و منبع علمي قابل استفاده نبوده و از دست برود!اندازه آن حداكثر 120 حرف است.منعكس كننده و ترجمان موضوع مورد بررسي باشد.معرف سطح اصلي تلاش و كوشش باشد.نوع كار معلوم شود. (آزمايش، نظري، …)توخالي و فريب دهنده نباشد.جالب و رسا باشد.سئوالي را در ذهن برانگيزد.ايجاد رغبت جهت خواندن مطلب در افراد نمايد.
اسلاید 25: اجزاي گزارش: مقدمه (Introduction)برقراري ارتباط با خواننده موضوع گزارش را مشخص مي‌كند و شرح مي‌دهد. هدف، اهميت و دليل انتخاب موضوع را مشخص مي‌كند. ساختار و محدوده گزارش را معلوم مي‌كند. (تعيين مسير) نكات برجسته تحقيق در آن مشخص مي گردد. نوع گزارش را معلوم مي‌كند. مقدمه با ساختار نوشتار اصلي بايد سازگاري داشته باشد. ذكر جنبه‌هاي غيرمعمول گزارش (ضميمه، فيلم، ديسك، تعيين تاريخ و …) تشكر و قدرداني از افراد و عوامل دخيل در انجام تحقيق
اسلاید 26: اجزاي گزارش: متن اصلي شرح آزمايش فني: وسايل و لوازم آزمايش، روش آزمايش، نمونه‌هاي آزمايش و … قالب تجزيه و تحليل: بيان مشكل (مسئله)، فرضيات و حدود تحليل، شرح روش تحليلفرضيه‌ها در تحقيقات:- موضوع، مسئله و حدود مطالعه را مشخص مي‌سازند.- جهت مطالعه را مشخص مي‌سازند.- چهارچوب سازماندهي نتايج مطالعه را مشخص مي‌کنند.لذا بايد فرضيات در گزارش به خوبي بيان و تبيين گردد.
اسلاید 27: اجزاي گزارش: خطاها و دقتها در هر گزارش كه با مقادير سر و كار دارد، بايد صحت، دقت و قابليت توليد مجدد اطلاعات به طور واضح مشخص شود و نيز موارد اختلاف بايد به همراه داده‌ها توضيح داده شود.«صحت» بايد تحليلي از خطاهاي ممكن در تك تك اندازه‌گيري‌ها و چگونگي اين خطاها در نتايج نهايي منعكس شود. اين امر به عنوان «حداكثر خطاي احتمالي» بيان مي‌شود. «خطا» معمولاً شامل مقايسه نتايج بدست آمده از آزمايشات مجدد است. «دقت» نيز معمولاً به وسيله تعيين «دامنه انحراف» بيان مي‌شود.
اسلاید 28: اجزاي گزارش: طرح و بحث نتايج سازماندهي مطلوب و ارائه مطلوب نتايجارائه نتايج همراه با تحليلهاي مرتبط با نتيجه‌گيري‌هاي به عمل آمده. مقايسه نتايج بدست آمده با نتايج بدست آمده از ساير تحقيقات مشابه. نحوه سازماندهي، روشها و نحوه رسيدن به نتايج مشخص مي‌شود.توضيحات اضافي و طولاني بهتر است در بخش پيوست گزارش آورده شود. در انتهاي بحث يك خلاصه كوتاه از مباحث گفته شده مطرح مي‌شود.از ارائه جزئيات بي‌مورد خودداري شود.
اسلاید 29: اجزاي گزارش: بخش پاياني و تكميلياين بخش مي‌تواند به گونه‌اي باشد كه خواننده را ترغيب به خواندن جزئيات گزارش نمايد و يا برعكس او را از ورود به گزارش منحرف نمايد! لذا بخش پاياني بايد خود اتكا و مستقل از متن اصلي گزارش باشد.خصوصيات اين بخش:عدم استفاده از علامتهاي تعريف نشدهمعادلات، جداول، اشكال، مراجع و ضمائم در آن ذكر نمي‌شود.مطلب جديدي را معرفي نمي‌كند.يافته‌هاي عمده تحقيق را بيان مي‌كند. (خلاصه نتايج)استخراج نتيجه‌گيري از واقعيات بدست آمده است. (نتيجه گيري‌ها)بر پايه اطلاعات موجود اظهار عقيده، ارزيابي و توصيه مي‌كند. (آثار نتيجه‌گيري)
اسلاید 30: چگونگي تهيه يك خلاصه خوب:محل قرار گرفتن خلاصه در برخي گزارشات در ابتداي آن است و در برخي ديگر در انتهاي گزارش خلاصه معمولاً گزيده‌اي از سرمقاله و نتيجه‌گيري بحث است. (حدوداً 300 كلمه). تمام مدرك (نوشته) به دقت خوانده شود.موضوعات مهم و اصلي مجزا و خلاصه شود.مطالب اصلي هر بخش را مجزا و خلاصه كرد.مطالب تكراري، فهرستها، مثالها و توصيف جزئيات حذف شود.مطالب حذف شده در قالبي كلي تر بيان شود.مروري بر خلاصه تهيه شده كه آيا كاملاً متأثر از اصل مدرك است يا خير؟
اسلاید 31: اجزاي گزارش: كليدواژه‌ها (Indexes) معمولاً بخش آخر گزارشات كلمات موضوعي خاص (كليدواژه‌ها) (Index) را براي راهنمايي بهتر خواننده و ارجاع به صفحاتي كه اين كلمات در آن صفحات بكار رفته است، تهيه مي‌شود و براي اطلاع‌رساني نيز از اين كليدواژه‌ها براي بازيابي مطلب استفاده مي‌شود. اين كلمات وسيله‌اي هستند براي بازيابي اطلاعات. بهتر است كه كليدواژه‌هاي مناسب از كتب لغات تخصصي كه در اين ارتباط وجود دارد انتخاب شوند.
اسلاید 32: اجزاي گزارش: ضمائم (Appendixes) ضمائم بر اساس نوع و اهميت مطالب تهيه شده قابل تنظيم است. ليكن حتماً نبايد در هر گزارش وجود داشته باشد.موارد كاربرد:وارد كردن مشتقات رياضيارائه مثال شرح مفصل فنون، روشها و لوازم… براي هدف اصلي گزارش.فهرست نشانه‌ها و علائم. برنامه‌هاي كامپيوتري.
اسلاید 33: اجزاي گزارش: مراجع (References) منظور از ذكر مراجع عبارتند از:جهت نشان دادن كارهاي وابسته به موضوعتصديق كارهاي ديگران در زمينه مورد بحثجهت جلوگيري از تكرار توصيف (دستگاه‌ها) نحوه ايجاد نظريات با ديگر اطلاعات.تأييد فرضيه‌ها، نتيجه‌گيري‌ها، نقطه نظرات يا توضيحات مؤلف جهت مقايسه نتايج قبلي با نتايج كارهاي محقق.تعيين منابع كه مطلب از آنها تهيه شده است.
نقد و بررسی ها
هیچ نظری برای این پاورپوینت نوشته نشده است.