آشنایی با انواع بایگانی اسناد در سازمان‌ها

صفحه 1:
pr ? ¥ ۱ ° If 

صفحه 2:
95 ‏موضوع‎ ١ * , , ‏آشنایی با انواع بایگانی اسناد در سازمان‌ها‎ 

صفحه 3:
کسترش و توسعه فعالیتهای سازمان و افزایش تبادلأت سازمانی باعث می شود. این امر معضلاتی چون دشواری دسترسی به اسناد. کندی بازیابی آنها و از همه مهم‌تر . |" هزینه‌های سنگین نگهداری را دربر دارد. از جمله پيامدها 5 ابن مسائل مى توان به صرف زمان زیاد پرسنل در نگهداری , و بازیلبی اسناد» اشغال حجم زیادی از فضای فیزیکی برا نگهداری از لین اسناد. نگرانی های ناشی از حفظ و امنیک۳" يي اسناد و هزینه های خرید و نگهداری تجهیزات مناسب براقل ۰( بایگانی فیزیکی اسناد و... اشاره کرد. ۳ wy 7 5 

صفحه 4:
اهداف بایگانی ‎٠‏ مي بایگانی به طور اجمالى در بردارنده دو هدف عمده است : ‎١‏ له الف) اسناد حاوی اطلاعاتی هستند که سازمان های به ¥ وجود آورنده را ناگزیر از مسئولیت پذبری و ‎ee‏ ‏می کنند و از طرف دیگر جه عنوان ابزاری موثر در دسّت ‏ ر , ‏مدیران و هدایت مدیریت محسوب می‌شوند. ۳4 ‏ب) اسنادبه عنوان مدرک در مراحل ‎“ee? 9990 igi‏ ۳ 5 ‏استفاده قرار می گیرند. ۳ ¥ ۱۳/۴ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ 

صفحه 5:
روش‌های بایگانی از نظر جا و مکان از نظر محل ‎١‏ ستقرار آن در سازمان‌ها به سه گونه تقسیم‌بُندی كردد: ‎(Centralized Files) 35 io sb —J‏ + دراين شيوه كه معمولاً در سازمان‌های کوچک و ‎we,‏ تشکیلات محدود بایگانی که کلیه اسناد و مدارک سازمان و موّسسه در یکجا متمر کز شده و اداره ‎tS‏ ‏اسناد را عهده‌دار است. در این حالت واحد هاى قهز سازمان بطور مستقل فاقد بایگانی می‌باشد. ۰ ۳۳/۵ ¥ 

صفحه 6:
سازمان الف - بایگانی متعرکز * ۷ ۴ Wir 3 3 3 ۹ 5 * & z 2 a yt 4 me 

صفحه 7:
ب- بایکانی غیر متمر کز ‎(Decentralized Files)‏ در لین روش که معمولاً بعلت حجم مکاتبات زباد بهتر آست هر یک از واحدهای سازمان بطور مستقا . ۵ حداکانه ‎Wo clits‏ 2 = بایگانی باشند. 

صفحه 8:
ب- بایکانی نیمه متمر کز (8165 608۵11260 - تصوع) در لین روش بعلت حجم مکاتبات زیاد هر یک از واچدهای ۰ # سازمان دارای بایگلنی مربوط جه خود بوده و علاوه بر تن ب ‎wv‏ ‏علت نباز سازمان به کلیه اسناد همه واحدها؛ یک «بایگان مر کزی» نیز در تشکیلات سازمان شکل می کیرد - ۲ سازمان پ - (بایگانی نیمه متمرکز) Yv/A be) 

صفحه 9:
انواع بایگانی از نظر کاربرد و استفاده الف- بایکانی جاری: به روشهای مورد عمل در مورد پرژآونده های جاری و محل حفظ و نگهداری اسنادی است که به طور روزمره مورد استناد دستگاه ایجاد کننده سند است. . / * ب- بایگلنی نیمه جاری: محل نگهداری اسنادی است که . | 8 گاهگاهی مورد استفاده دستگاه ایجاد کننده قرار می کیرک ۱۱ محل آن در دستگاه ایجاد کننده سند و دور از اسناد.جار ۱ است وبا همان روش بایکلنی جاری, بایگلنی نیمه ری فلا عمل ميم نماید. ۳ 5 ج- بایکلنی راکد: محل نگهداری اسناد راكد است» ‎x,‏ ‏مورد استفاده در بایگانی جاری و نیمه جاری در این بابکانی ۳ استفاده ای ندارد. & ذف عي ‎rn‏ ۳۳/6۹ 

صفحه 10:
هد سوست + ۳۳/۰ وظايف بخش بايكانى وظيفه بایگلنی در هر سازمان طبقه بندی اسناد. ثبت و ضبط و کنترل آنهاست و لین وظیفه از مرحله دریافت ۹ سند آقاز وتا زملنی که به علت سلب ارزش و بطق" مقررات از بین می رود و یابه علت ارزش استثنایی در | أ محل معینی برای هميثه نگهداری می‌شود دوام [ 7 | خواهد یافت. . * 

صفحه 11:
محل مناسب بایگانی اتاقهای بایگلنی؛ مهم ترين بخش از ساختمانى است ككه به 5 موضوع حفظ و تكهدارى سوابق اختصاص داده شده است. ‎١‏ هه محوطه هلئی که دارای مشخصات زیر می‌باشند برای ¥ بایکانی نا مناسبند: یف ‎ye 9‏ ۲ - محيط هاى غير سالم, مانند سردابهاى مرطوب 9 ‎[١‏ |2 محوطه های زیر شیروانی . ۳۳۹ - محیط های خطرناک: مانند محوطه هلئی که نزدیکت ‎SF‏ دیگک بخاراست. - محیط های دارای مشکل از نظر دسترسی. ۳ - محیط های فاقد نظارت (جهت بایکانی اسناد محرمانه۷ we we 

صفحه 12:
جهت راهروهای بین قضسه هاست. ‎Y/Y‏ موارد درخور و مناسب بایگانی به شرح زیر است : - کف اتاق بایکلنی تحمل ۱۲۰۰ کیلو گرم بار را در هر ع متر مربع جا ارتفاع استاندارد ۲۰/۳ متر برای قفسههاى ۳ ‎Cob‏ داشته باشد. - پوشش داخلی و خارجی دیوارهای بایکلنی؛ از مصالح ‎٠.‏ ' + ضد رطوبت ساخته شده و از نظر حرارتی عایق‌بند ‎LA‏ شده باشد. -بهترین میزان دما برای بایگلنی؛ به طور متوسط ‎hte‏ ‏۰ درجه با رطوبت ۵۰ درصد می باشد. > ها -به منظور جلوگیری از تلبش خورشيد. بهترین روش چیدمان پرونده‌ها و قفسه هاء پشت به آفتاب و مخالنيي 

صفحه 13:
محافظ برونده‌ها محافظ پرونده ها شامل انواع مختلفی است مانند چوشه. کارتن بندی, پروندان (زونکن) یا کلاسور که با تج % موارد زير انتخاب مى كردد: 11 5 ee ‏با قفسه های بایگانی از لحاظ نوع. اندازه و‎ a = \ 1 . ‏مطابقت داشته باشد‎ لا جنس محافظ با توجه به عمر پرونده انتخاب گردد. 7 لا ضخامت پوشه یا پروندان (زونکن) با حجم ‎ag‏ ‏داخل پرونده مطابقت داشته باشد. لا كيرة نکهداری يا الصاق کننده سوابق نیز تأثير زیادی ۳ در تعیین نوع محافظ پرونده دارد. Y/Y 

صفحه 14:
جرخة حيات اسناد ‎-١‏ مرحلة ايجاد: در اين مرحله. هدف مهار و كاهش 7 توليد سوابق است. 4 ۲- مر حلشبه کار گیری و استفاده: در لین مرحله» هدك» ,1 دسترسی آسان به اطلاعات و همچنین تدوین اصول روشهای تشکیل پرونده» راكد سازى و تهية تجهیزات | | مناسب و ضروری می باشد. ۳- مرحلة تعیین تکلیف: نتيجة ارزشیلبی اساد. نتال "#۳۳ اسناد به آرشیو ملی و امحای اوراق می باشد که در این ۳ مرحله انجام می گیرد. ۱۳/۴ ¥ 

صفحه 15:
طبقه بندی از نظر بایگانی طبقه بندی از نظر بایکلنی عبارت است از تقسیم بندی‌باسناد ۰ ** به دسته هایی که حداقل میان آنها یک موضوع خاص و ‎WM‏ ‏مشت رک وجود داشته باشد. یک طبقه بندی منطقی و صحیح: ¥ اطمینان: طبقه بندی اسناد باید طوری پی ریزی شود که ;+ محل دقیق سند مشخص کردد. 9[ \ سرعت: طبقه بندی بلید موجبات دست بافتن به اسناد مور ,۱۲ * لزوم را در حداقل زمان فراهم سازد. ‎ae‏ ‏سهولت: نحوه ی طبقه بندى بايد.به سهولت قابل فهم بوديهوة هم اجرای آن امکانیذ بر باشد. قابلیت انعطاف: طبقه بندی باید طوری طرح ریزی شده * باشد که با تغیبرات احتمالی قابل انعطاف باشد. وزج 

صفحه 16:
منطقی ترین نوع طبقه بندی مربوط به بایگانی ‎.١‏ طبقه بندی بر مبناى شاخص هلي بر اساس نام افراد» مي سازمان ها و مناطق جفرافیایی + ‏۲ طبقه بندی بر اساس موضوع و مفاد نامه ۰ ‏۳ طبقه بندی بر اساس تاریخ ۲ .)+ ‏اصول بایگانی ‎te‏ \ ‎ ‎ ‏أ. اصل آسان بودن:به موجب لین اصل سیستم بایگانی" نحوه تنظيم مدارک و پرونده ها بایستی آسان و ‎BB‏ أ درك بوده و با صرف اندكى وقت مفهوم كردد . + \ ‏". اصل قابليت اجرا: براساس اين اصل سيستم مورت 3-1 استفاده بایستی جا توجه جه نوع و ماهیت کار و امکانات 5 دسترس و در عمل قابل پیاده شدن باشد . ¥ ۳۲/۶ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ 

صفحه 17:
۳ اصل قابلیت انعطاف:به موجب لین اصل سیستم بابکانی بليد قابليت تطلبق با تغييرات و تحولات را داشته باشد ودر ع این زمینه نیز پیش بینی لازم را انجام داده باشد . ‎wy‏ ‏؟. اصل هقت و سرعت: سيستم بايكانى و روش هاى مورد 5 عمل بایستی جه نحوی باشند که در عین ‎Tl Cee 9 HGS‏ امکان تسریع در عمل را نیز میسر سازند . ۵ اصل لفرادبا صلاحیت: کار کنان بایکلنی بایستی دارای شرايط لازم براى احراز اين شغل بوده و مهارت و تجر کافی را در این زمینه داشته باشند . ‎iF‏ ‏۶ اصل نظم اصولی و منطقی: در تشکیل پرونده 8 تيع ملل از تسوت ی پیروی شود. ‎T/A‏ 

صفحه 18:
روشهای تنظیم پرونده های بایگانی نحوة جيدمان و قرار دادن يرونده ها را در قفسههاى بايكانى * تنظيم كويند. روشهاى تنظيم با توجه به عملكرد و نياز دسكاوهي متفاوت است كه عمده ترين آنها عبارتند از : * روش الفبائی ساده و م رکب * روش شماره گذاری متوالی محض * روش جغرافیایی * روش عنوانی * روش شماره گذاری موضوعی يا م رکب ‎٠‏ روش شماره گذاری تاریخی ۶ روش شماره گذاری محدود با مقطع ‎٠‏ روش شماره گذاری کارتن - جزوه دان * روش شماره گذاری اعشاری با دسیمال روش شماره گذاری تلفیقی ‎" ‎۱ ‎١ ‏عه ‎ ‎۳۳/۸ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ 

صفحه 19:
|-روش الفبائی ساده و مرکب ۳ ۲ 5 1 59 00 در اين روشء پرونده ها به ترتیب حروف الفبای عنوّان : پرونده ها در قفسه هاى بايكانى جيده مى شوند. 4 ۲- روش شماره گذاری متوالی محض در این روش, به هریک از پرونده ها به ترتیب ‎ye‏ .)+ شماره‌ای اختصاص می یابد و در فهرست مخصوص ۳۲ 2 پرونده ها آورده می شود؛ آنگاه پرونده ها بر همین آنتا در قفسه های بایگانی چیده می شوند. 4و ۳- روش جغرافیانی در این روش, پرونده ها بر اساس محل جغرافیائی خود در ‎x:‏ قفسه هاى بايكانى جيده مى شوند . 0-8 we we ۳۳/۳۹ 

صفحه 20:
۴- روش عنوانی پرونده ها ¥ در این روش ملاک چیدمان پرونده ها در قضه هآی 9 ¥ بايكانى فقط عنوان مكاتبة آنها خواهد بود. 4 ۵- روش شماره گذاری موضوعی يا مرکب 2 در لین روش پرونده ها بر اساس موضوعات مورد عنيلهة ۷ در قفسه های بایگانی چیده می شوند . روش تنظیم ۱ موضوعىء از سه طریق امکان پذیر است : شماره ای" الفبائی و تنظیم شناسه‌ای. ۴ ۶- روش شماره گذاری تاریخی اساس طبقه بندی مکاتبات در روش تاربخی. زمان ایجاد؛ : مراجعه و با تعقیب پرونده یا سند مورد نظر می‌باشد. #۴ we we ۳۳/۳۰ 

صفحه 21:
۷- روش شماره گذاری محدود با مقطع یک سری از پرونده های مرتبط بدون توجه به شقاره های سری قبلی شماره گذاری می شوند. 4 ۸- روش شماره گذاری کارتن - جزوه دان ۷ در این روش پرونده ها بر اساس شماره های کارتن داي جزوه دان ها نامگذاری می شوند. 8 4- روش شماره گذاری اعشاری یا دسیمال از رقم های اعثاربرای تعیین طبقات و موقعیت = ۳ ۴ اصلی و فرعی پرونده ها استفاده میی شود. 0۰- روش شماره گذاری تلفیقی * تلفیقی از روش های فوق. | ‎wn‏ 

صفحه 22: