صفحه 1:
صفحه 2:
0 آشنایی با اهمیت بایکانی در سازمانه
و باانواع سيستم هاى بايكاتى
3 أكافى آز اصول بايكانى
<- شناخت روشهای تنظیم اسناد
ا ات
صفحه 3:
٩ ار رل أن ارا توفي
سندءپرونده و آرشیو را تعریف كنيد
erre ee rae ee) ار
BV.)
اصولی را که بایستی در ایجاد سیستم ee
كنيد
در ار رل کرد رکه دید
9 مراحل بررسی سیستم بایگانی را بیان کنید
صفحه 4:
صفحه 5:
وظیفه بایکانی در هر سازمان طبقه بندی 1
ا رز( ۳ ار
تا زمانی که به علت سلب ارزش و برطبق مفرر " (
مى رود و يا به علت ارزش استتثنايى در محل مَعَيدوا
Ee rere peer
صفحه 6:
معاملات سازمان که ۰۰ ۰ ۱۳۳
ار را
هر شیءقابل استناد مثل نوار های اك
Oo ap ا 0
محسوب می شوند .
صفحه 7:
ا ال لا(
به یک موضوع شخص یا سازمان که بترانی
یک پوشه یا کلاسور نگهداری شده است .
صفحه 8:
آرشیو عبارت است از محل نکهداری دانمی ا:
۳
اداری »حقوقی »مالی »علمی ءتاریخی و ag
Erp) yee ees eee
صفحه 9:
صفحه 10:
افراد با صلاحیت
3- نظم اصولی و منطقی
صفحه 11:
به موجب این اصل سیستم بایکانی و نحوه تنظیم
يرونده ها بايستى اسان و قابل درك بوذه و
ESD
صفحه 12:
رل لاه ۳ ( 5
و ماهیت کار eC ۳
شدن باشد .
صفحه 13:
به موجب أين اصل سیستم د
تغييرات و تحولات را داشته باشد و در اين 7
بینی لازيم را نبا :۲۳ ۱5۳
صفحه 14:
سیستم بایکانی و روشهای مورد عمل د
كه در عين دقت و رصحت اسان .را
میسر سازند .
صفحه 15:
2) We fe yay es
. باشند
صفحه 16:
در 1 1 ۱1 2 (
اصولى و منطقى ييروى شود .رعايت نكات زير 3
شود :
ا ا ا Oi
مندرج در آن
ب- رعايت تقدم و تأخر در شماره و تاريخ نامه ها
ج- حفظ یک نسخه از هر نامه و حذف نسخه های اضاقی
د- رعايت حد متعادل براى قطر هر يرونده
صفحه 17:
6 لا
6- روش موضوعی
9- روش شماره اى
2
eB Te TBs!
0 روش تلفیقی
صفحه 18:
6 رز مر ۲
CES et i etree ee Eee ie!
نقايص
اصلاح سیستم و ارائه وضع پیشنهادی
هدفهای کلی فصل نهم
-1آشنایی با اهمیت بایگانی در سازمانها
-2آشنایی باانواع سیستم های بایگانی
-3آگاهی از اصول بایگانی
-4شناخت روشهای تنظیم اسناد
-5آشنایی با مراحل بررسی سیستم بایگانی
هدفهای رفتاری فصل نهم
-1بایگانی را تعریف نموده و اهمیت آن را توضیح دهید
-2سند،پرونده و آرشیو را تعریف کنید
- 3انواع سیستم های بایگانی را نام برده و به اختصار توضیح
دهید
-4اصولی را که بایستی در ایجاد سیستم بایگانی رعایت شوند ذکر
کنید
-5روشهای تنظیم اسناد را برشمرده و آنها را توضیح دهید
-6مراحل بررسی سیستم بایگانی را بیان کنید
تعریف بایگانی
بایگانی عبارت است از فن اداره ،نظارت وحفاظت اسناد و
مدارک سازمان به منظور نگهداری و مراجعه
وظیفه بایگانی
وظیفه بایگانی در هر سازمان طبقه بندی اسناد ،ثبت و ضبط
و کنترل آنهاست و این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و
تا زمانی که به علت سلب ارزش و برطبق مقررات از بین
می رود و یا به علت ارزش استثنایی در محل معینی برای
همیشه نگهداری می شود دوام خواهد یافت .
تعریف سند
سند عبارت است از حقایق کتبی در خصوص وقایع و
معامالت سازمان که ممکن است در فرمهای
چاپی ،کارت ،اوراق،کاغذ یا کتاب منعکس شود .بنابراین
هر شیءقابل استناد مثل نوارهای ضبط
صوت ،فیلم ،میکروفیلم و ...مادام که قابل استناد باشند سند
محسوب می شوند .
تعریف پرونده
پرونده عبارت است از مجموعه ای از اسناد و مدارک مربوط
به یک موضوع ،شخص یا سازمان که بترتیب خاصی در
یک پوشه یا کالسور نگهداری شده است .
تعریف آرشیو
آرشیو عبارت است از محل نگهداری دائمی اسناد و مدارک
گران بهایی که از نظر
اداری ،حقوقی ،مالی ،علمی ،تاریخی و فرهنگی ارزش
نگهداری دائمی را دارند.
انواع سیستم بایگانی
-1سیستم متمرکز
-2سیستم غیرمتمرکز
-3سیستم نیمه متمرکز (کنترل مرکزی )
اصول بایگانی
-1آسان بودن
-2قابلیت اجرا
-3قابلیت انعطاف
-4دقت و سرعت
-5افراد با صالحیت
-6نظم اصولی و منطقی
اصل آسان بودن
به موجب این اصل سیستم بایگانی و نحوه تنظیم مدارک و
پرونده ها بایستی آسان و قابل درک بوده و با صرف اندکی
وقت مفهوم گردد .
اصل قابلیت اجرا
براساس این اصل سیستم مورد استفاده بایستی با توجه به نوع
و ماهیت کار و امکانات در دسترس و در عمل قابل پیاده
شدن باشد .
اصل قابلیت انعطاف
به موجب این اصل سیستم بایگانی باید قابلیت تطابق با
تغییرات و تحوالت را داشته باشد و در این زمینه نیز پیش
بینی الزم را انجام داده باشد .
اصل دقت و سرعت
سیستم بایگانی و روشهای مورد عمل بایستی به نحوی باشند
که در عین دقت و صحت ،امکان تسریع در عمل را نیز
میسر سازند .
اصل افراد با صالحیت
کارکنان بایگانی بایستی دارای شرایط الزم برای احراز این
شغل بوده و مهارت و تجربه کافی را در این زمینه داشته
باشند .
اصل نظم اصولی و منطقی
در تشکیل پرونده ها و تنظیم مطالب آنها ،بایستی از یک نظام
اصولی و منطقی پیروی شود .رعایت نکات زیر توصیه می
شود :
الف -وجود ارتباط منطقی بین عنوان پرونده و موضوع نامه های
مندرج در آن
ب -رعایت تقدم و تأخر در شماره و تاریخ نامه ها
ج -حفظ یک نسخه از هر نامه و حذف نسخه های اضافی
د -رعایت حد متعادل برای قطر هر پرونده
روشهای تنظیم اسناد
-1روش الفبایی
-2روش موضوعی
-3روش شماره ای
-4روش جغرافیایی
-5روش تاریخی
-6روش تلفیقی
مراحل بررسی سیستم بایگانی
-1بررسی بایگانی در وضع موجود
-2تجزیه و تحلیل وضع موجود و تعیین نارسایی ها و
نقایص
-3اصالح سیستم و ارائه وضع پیشنهادی