راهنمای مديريت مؤثر جلسات

صفحه 1:
شم الله الرحسن الرحيم 

صفحه 2:
: موضوع راهنماى مديريت موّثر حلسات : تهیه کننده فرزانه عابد بهار 83 

صفحه 3:
طرح اولیه براي موفقیت * هدف از برگزاري جلسات را بدانید. هدف جلسه يعني آنچه امید دارید. حاصل آید-تبادل نظر و اطلاعاتي است که براي خلق یک طرح بازاريابي ضروري است. در بدو امر دو هدف اساسي براي جلسه متصو < ارائه اطلاعات کسب اطلاعات 

صفحه 4:
رتباطات سازماني به اشکال مختلفي صورت مي گیرد: ادل نامه و یادفاشت ‎ales‏ تلف * ارانه گزارش وبا فاکسن اتخاذ تصمیم برای تشکیل جلسه به عوامل متعددي- نظیر رفع نيازهاي موجود- بستگي دآرد که به شرح زیر است: ‎LI"‏ باید اطلاعاتی را منتقل کنید یا این اطلاعات را از دیگران وک * آیا در صدد اشاعه مفهوم روحیه کار دسته جمعي هستید؟ * آیا قصد دارید نحوه استفاده از وسایل جدید را آموزش دهید؟ * آیا نیازمند دریافت پاسخي فوري براي حل مسأله اي مهم 

صفحه 5:
چه وقت باید اجلاسي برگزار =s گردد؟ 1 خلق یک ایده. طرح. یا پروژه مستلزم تعامل عقاید باشد. 2. پوياي گروهي از اساسي ترین عوامل تحقق یک هدف است. 3 محدودیت زماني. دیگر موارد حق انتخاب را محدود خواهد کرد 4.موضوع آنقدر پیچیده باشد که تعامل و توضیح را طلب کند. 5. دستور مافوق. برگزاري جلسه باشد. 

صفحه 6:
v آماده سازي براي جلسه مي خواهم چه نوع جلسه اي را برگزار کنم؟ ۷ چه کساني را باید دعوت کنم؟ تشکیل جلسه تنظیم کنم؟ جه وقتي را بايد برا ” در جه مكاني بايد اين جلسه را بركزار كنم؟ ‎ieee es | Ls‏ لوا شل * براي گردهمائي خود فهرست تشريفاتي را مبنا قرار ندهید. ۶ تنها گنانی را تغوت كنيد که فى خواهید شتونیه نظراتشان باشید. 

صفحه 7:
زمان جلسه 1 وقت كافي براي آماده شدن اختصاص دهید. 2 برگزاري جلسه را در تاریخ و ساعتي بيش بيني كنيد که شرکت کتقکان در دشتری پاش 3 از امه ری اي برگرری جات در رفزهای ‎Goes eee‏ طولاني. یا در روزهاي اول و آخر هفته ‎١‏ كنيد 4. جلسات صبح به مراتب يربارتر از جلسات 5. کار را با تفریح مخلوط نكنيد. Coal joy ‏آخریی ساعا‎ 

صفحه 8:
مکان جلسه 1.مکانی بیابید که راحت و نزدیک باشد. 2. یک نقطه بی طرف انتخاب کنید. 3.نسبت به سیاست بازي حساس باشید. 4 هزینه ها را بررسي کنید. 9تسهیلات لازم و مناشت را در نظر بگیرید: 

صفحه 9:
آماده سازي دیگران تهیه و تأمین اطلاعات لازم: 1 حدف از تشکیل جلسه و موضوع موردبحث را به انها ابلاغ كنيد. 2.اگر قرار است بیش از یک موضوع در جلسه مطرح شود. لازم است فتلا همه آنها در دور حلته دکر شود 3.به انها اطلاع دهید که چه انتظاری از آنان می رود. 4. اعلام كنيد كه جلسه جه وقت و در كجا بركزار خواهد شدو جه مدت به طول خواهد انجاميد. 

صفحه 10:
بایدها و نبايدهاي مدیریت جلسه ”تكليف اوليه خود را انجام دهيد. ۲ مراحل برگزراي جلسه را به خاطر بسپارید. ۲ توزیع دستور جلسه GUS ‏در جود شكل اران شركت‎ Gas کش کت تند كان ر] متزفى كليل ۲ قوانین را مبناقرار دهید. ۲ کلیه آراء و حقایق را جمع آوري و سپس ارزيابي کنید. 

صفحه 11:
” گردونه اجلاس را در گردش نگهدارید. 1چشم به ساعت داشته باشید. 2 سوالهاي خود را از قبل بدانید 3.ارتباط و اد را حفظ کنید. 4.همچنانکه جلسه را پیش مي برید. جمع بندي كنيد ۲ بر نتیجه گيري و اقدام تأکید کنید. با جمع ارتباط برقرار کنید. د رمباحثات. توازن را رعايت كنيد * مشاحرات زاتمتوقف کنید. وش کنید. ‎v‏ ید ار اوقت تب كدي 

صفحه 12:
تشویق اعضاء به شرکت فعال 1.به دورازهرگونه تعصب وارد جلسه شوید. 2 جلسه را با لبخند و سلام آغاز کنید. 3 تفاوتهاي موجود افراد را محترم بشمارید و این تفاوتها را به کار بگیرید. 4. استعداد و مهارت فردى اشخاص را شناسائی کنید. 5 افراد ذيصلاح در موقع لزوم تقدير كنيد. 6. آماده يذيرش اعتراض ديكران باشيد. cael peau 7 8.به اشاره ها توجه نشان دهید. 

صفحه 13:
lea Ls 1 در پي تفوق و تسلط بر مذاکرات نباشید. 2 شرکت کنندگان را کلافه نکنید. 3 صحبت دیگران را قطع نکنید.(مگر در موارد استثنائی ) .از برخوردهاي شخصي بپرهيزید. 5 تنها براي این که نظري ارئه شود اصراري بر مشارکت شرکت کنندگان نداشته باشید. 0 خود را گرفتار شوخي بیجا نسازید. 

صفحه 14:
بهره گيري هر چه بیشتر گروه 1.نشان دهید که خواستار مشارکت همه هستید. 2 سؤالات درست وامتامب ببرسيت 3در جستجوي فرصتهائي براي جذب هر جه بيشتر مشاركت افراد در بحث باشيد. 4. از هر فرصتی براي بسط موضوع مورد بحث استفاده کنید. 5.از تخصص و استعداد افراد براي افزایش مشارکت استفاده کنید. 6 هیچ فرد یا گروهي از موضوع مورد بحث خارج نشود و از نظرات و موضوعات شخصي بپرهيزد.(جلوگيري از کشمکش) 

صفحه 15:
مواجهه با وضعيتهاي دشوار مشکل عبارت است از امر یا شرايطي که براي شمابه عنوان مدیر جلسه مانعي ایجاد می کند و شما زا از رسیدن به هدف حلسه باز مین دارد. حواس پرتي, تأخیر, بي حالي. خستگي. هیجانات نامناسب و بیجاء هر یک موانعي است که می تواند روند جلسه را مختل کند و پیشبرد برنامه شما را با مشکل روبه رو سازد.ذيلاً مواردي از مشکلات معمول و برخي شیوه هاي مناسب براي آنها را مرور مي کنیم. چچ پچ گران: گروهي از افراد بي توجه به نظم جلسه. در ضمني که يکي از حاضران مشغول سخنراني یا طرح نظر خویش است. در حال گپ و صحبت یا گفتگوي درگوشي با یکدیگرند. 

صفحه 16:
راه هل ساده لین است که جلسه براي لحظاتی متوقف شود تا پچ پچ گران" صحبتهایشان را تمام کنند با دست کم پیامی به انها داده شود که سگوت آنها موجب امتنان است.یک نگاه معنی دار نیز بعضی اوقات همان کار را خواهد کرد پرچانگان: این گروه افرادي با حسن نیت هستند که هر چند نظرات بسياري براي ارلثه دارند» اما بدون آنکه در سخنان خویش ساماندهي و ترتیب و انسجامي را رعایت کنند. براي عرضه نقطه نظرات خود ناگزیر به تکرار مکررات مي شوند. ‎ol,‏ حل: د رجستجوي فرصت مناسبی باشید تا محترمانه رشته کلام را قطع 

صفحه 17:
مهمل گویان: گاهي اوقات در جلسات به افرادي برمي خورید که ادعا مي کنند حرفي براي گفتن و نظري براي عرضه در جلسه دارند. در حللي که نظریات آنها هیچ ربطي به موضوع جلسه نداشته و تنها موجب انحراف جریان مذاکرات به خارج از مدار اصلي مي شود. راه حل:در وهله اول مي توانید با طرح سوّال آنها را به سمت اصلي و مربوط به جلسه هذامت کنیدو اکر کارساز نبود مخترمانه آنها را نادیته اتکارند. غوغاگران: آدمهللي هستند که با جار و جنجال و شلوغ بازي مي خواهند حرف شوه رنه كرس ‎“NTE‏ واه حل | شتخص مذکی عوهت که رفتازشی رل توق سرد ورد ار بش بخواهید کر عسه ترک ند مهار بیهواه دست که وا همان روز با شما جلسه داشته باشد. 

صفحه 18:
اصرارورزان: برخي افراد به صرف داشتن عقیده اي خاص و اصرار فراوان براي اثبات لن بدون در نظرگرفتن میزان ارتباط لن نظریه به موضوع مورد بحث. موجبات زجر و ناراحتي دیگران را فراهم مي آورند. راه حل: بگذارید حرفش را بزند ولي مودبلنه به او بي اعتنلئي کنید.اگر باز هم ادامة كاد از فرصت استفادة و د كران را ندر مر كير بست فمافید.: آزران فرد بکدنده تعکر نمانید و از دیگران تخواهید نظر خمد ‎Bias ail Jf;‏ خودخواهان: این گروه مي پندارند درباره هر موضوع صاحب نظرند و هیچگاه ساکت نمی شونددر هر زمینه ای خوذ را متخصص می دانند. راه حل: روبرو ساختن نظر و دیدگاه آنان با دیگر صاحبنظران است. 

صفحه 19:
بي نظم هاء کساني که با تأخیر وارد جلسه شده و موجب حواس پرتي دیگران مي شوند و حرکت جلسه را حتي براي لحظاتي به عقب برمي گردانند. Alte ‏چنین افزادی بیع بزخورد کید سیلی نو وي رانه فهرست سور‎ Ne ‏و محورهاي مورد بحث آن جلب و توصیه کنید.‎ رئیس ها: ملال انگیزترین وضعيتي است که پیش مي آید. جلسه به خوبي پیش رفته و درباره همه چیز مذاکره شده است و حاضرین در حال جمع بندي و حصول نتایج هستند که رئیس از راه مي رسد و نظر ديگري ارائه مي دهد و نقطه نظرات محو مي شود. راه هل: با قاطعيت عمل كنيد و به قضلئت خود اتکا کنیدو از پافشاري مجدد بر نقطه نظرات فراهم آمده از مشارکت اعضاي جلسه دریغ نورزيدبايستي از شر ‎sale cee‏ تا نظر خود را ابراز کنند تا اينکه نظرات رئیس را بي پاسخ نگذاشته ‎ 

صفحه 20:
افراد خاموش: وجود شرکت کنندگان خاموش و بدون عقیده و ایده در یک گردهم آيي همانند زخمي بر دل رئیس جلسه زجرآور و وحشت زاست. ین بست: این حللت موقعي پیش مي آید که گفت و گوها بي آنکه به نتیجه و دستاوردهايي نزدیک شود. همه را در یک بن بست گرفتار مي کند. حرفهاي تكراري رد وبدل مي شود بي آنکه سودي داشته باشد و گره اي بگشاید. ‎oly‏ حل: در این موقع بهتر است با اقدام به مروري بر خلاضه اهم مطالب و محورهاي مورد بحث به حل مشکل بپردازید. از هیچکس نخواهید به شرح ضوع بیرداوه و ما تما مواقف کید ‎cigs‏ ظر افاه راسزال یداش همه تلاشها با شکست مواجهه شد بهتر است جلسه را خاتمه دهید و براي جلسه ديگري برنامه ريزي کنید. ‎ ‎ 

صفحه 21:
نقطه کور: آن وقتي است که حوصله ها سرآمده و نهایت خستگي و زمان کسالت أفراد قرا رسيده است. حاضران بيقرار,و وافاقد بهره وری هشتله هیچ محالن برای دستيابي به هدف و نتیجه گيري از جلسه فراهم نیست. ‎i‏ راه حل: یک بازنگري سریع ذهني ضروري است. در چنین موقعيتي نخستین قدم یک تنفس کوتاه است. وقتي جلسه بار دیگرآغاز شد. به موضوع مورد بحث در جلسه بازگردید و زمینه اي را فراهم آورید تا هرکس شخصاً در جریان مباحث قرار گیرد. سعي کنید تمامي حاضران از اهمیت جلسه و ربط آن به سازمان و موسسه تان و برنامه اي که در پیش است مطلع شوند و سپس نقش فردي خود را در این مسئله به روشني 

صفحه 22:
اوراق قابل توزیع و متون موارد و مطالبي که در اختیار شرکت کنندگان گذاشته مي شود: مي بایست حاوي اطلاعات ضروري باشند که ماه و بر تفهیم و توضیح محورهاي مذاکره بر تقویت نقطه نظر خاصي کمک کنند و خود هرگز نباید موضوع جلسه باشند. 1 وقت کافي براي برنامه ريزي اختصاص دهید. 2. مطالب اضافي باید کوتاه و گویا و حتي الامکان فهرست گونه باشد. 3 .اگر رهبري جلسه ایجاب مي کند که مطللب اضافي به طور دقیق خوانده شده باشد. اظمینان حاصل کنید که کلیه شرکت کنندگان مطالب را قبل از شروع تاریخ جلسه دریافت و مطالعه کرده باشند. 4 مرور گزارش به صورت گام به گام با شرکت کنندگان بي ثمرو بعضاً ‎Gall cdl‏ 5 مطالب اضافی باید به موضوع جلسه مربوط باشد. 

صفحه 23:
روشها و قواعد انتشار و توزیع مطالب کتبي: 1وقت كافي براي برنامه ريزي اختصاص دهید. 2. مطالب اضافي باید کوتاه و گویا و حتي الامکان فهرست گونه باشد. 3.اگر رهبري ایجاب مي ‎as as‏ مطللب اضافی به طور دقیق خوانده شده باشد. اطمینان حاصل کنید که کلیه شرکت کنندگان مطللب را قبل از شروع تاریخ جلسه دریافت و مطالعه کرده باشند. 4. مرور گزارش به صورت گام به گام با شرکت کنندگان بي ثمرو بعضاً کال او ات 5 مطالب اضافي بايد به موضوع جلسه مربوط باشد. 6. براي استفاده كمتر از مطللب كتبي. از ويدئو. بروزكتورء اورهد و ساير وسايل سمعي و بصري استفاده كنيد 7 رصورت امكان. مطالب جابي را يس از جلسه توزیع کنید. 8. مطالب كتبي تهيه شده بايستي روشن و جامع باشد. 9. به عنوان رئيس جلسه. بر توزيع مطالبو جزوات نظارت كنيد. 

صفحه 24:
استفاده از وسایل صوتي- تصويري به کار بردن وسایل صوتي تصويري در یک جلسه مستلزم رعلیت سه مرحله است: سازماندهی ۲ تدارک و آماده سازي جرا 

صفحه 25:
جمع بندي و نتیجه گيري جمع بندي یک جلسه فرايندي سه مرحله اي است: ۷ آماده سازي گروه جمع بندي ۲ خلاصه کردن نتایج و تصمیمات ۷ قدرداني از كارهاي انجام شده 

صفحه 26:
رأي گيري وارزيابي جلسه ارزيابي از هر چیز به عنوان بخش تکمیل کننده آن است. هسته مركزي ارزيلبي» مروري است که مي توانید به طور خلاصه از روند برگزاري جلسه و سرائجام موثرترین را در ارزيلبي جلسه؛ استفاده از فهرست و ردیف کارهايي است که در برنامه ريزي شخصي جلسه پیش بيني کرده بودیددر تعیین و بررسي این نکته که تا چه حد مي توانید جلسه تان را متفاوت از ن چه برگزار شد برگزار کنید. حتما جامع نگر و دقیق باشید. یج آن ارایه دهید. 

صفحه 27:
تهیه صورتجلسه هدف از گزارش نهلئي: گزارش نهلتي هر جلسه خلاصه اي از روند برگزاري جلسه است که شامل تصمیمات اتخاذ شده و اقدامات آتی می شود که شامل چند نکته است: ‎ee‏ 1 ثبت و ضبط کتبی مباحثات اجلاس 2 تسهیل پي گيري موارد مهم 3. گزارش نهاني گزارش پايلني بلید ضمن دربرگرفتن نظرات شما و ملاحظات مربوطه و اصلاحات لازم. تا جائتی که امکان دازد کوتاه ولی گویا و قابل بسط باشد. باید حتي الامکان جذاب. گیرا و قابل درک بنویسید. 

صفحه 28:
پایان 

بسم الله الرحمن الرحيم  :موضوع راهنماي مديريت مؤثر جلسات :تهيه کننده فرزانه عابد بهار 83 طرح اوليه براي مؤفقيت • هدف از برگزاري جلسات را بدانيد. هدف جلسه يعني آنچه اميد داريد ،حاصل آيد-تبادل نظر و اطالعاتي است که براي خلق يک طرح بازاريابي ضروري است. در بدو امر دو هدف اساسي براي جلسه متصور است: ارائه اطالعات ‏کسب اطالعات چرا جلسه؟ ارتباطات سازماني به اشکال مختلفي صورت مي گيرد: • تبادل نامه و يادداشت • تماس تلفني • ارائه گزارش و يا فاکس اتخاذ تصميم براي تشکيل جلسه به عوامل متعددي -نظير رفع نيازهاي موجود- بستگي دارد که به شرح زير است: آيا بايد اطالعاتي را منتقل کنيد يا اين اطالعات را از ديگران کسب کنيد؟ آيا در صدد اشاعه مفهوم روحيه کار دسته جمعي هستيد؟ آيا قصد داريد نحوه استفاده از وسايل جديد را آموزش دهيد؟ آيا نيازمند دريافت پاسخي فوري براي حل مسأله اي مهم هستيد؟ چه وقت بايد اجالسي برگزار گردد؟ .1خلق يک ايده ،طرح ،يا پروژه مستلزم تعامل عقايد باشد. .2پوياي گروهي از اساسي ترين عوامل تحقق يک هدف است. .3محدوديت زماني ،ديگر موارد حق انتخاب را محدود خواهد کرد. .4موضوع آنقدر پيچيده باشد که تعامل و توضيح را طلب کند. .5دستور مافوق ،برگزاري جلسه باشد. آماده سازي براي جلسه مي خواهم چه نوع جلسه اي را برگزار کنم؟ چه کساني را بايد دعوت کنم؟ چه وقتي را بايد براي تشکيل جلسه تنظيم کنم؟ در چه مکاني بايد اين جلسه را برگزار کنم؟ • کساني را دعوت کنيد که بايتس در جلسه تان باشند. • براي گردهمائي خود فهرست تشريفاتي را مبنا قرار ندهيد. • تنها کساني را دعوت کنيد که مي خواهيد شنونده نظراتشان باشيد. زمان جلسه .1وقت کافي براي آماده شدن اختصاص دهيد. .2برگزاري جلسه را در تاريخ و ساعتي پيش بيني کنيد که شرکت کنندگان در دسترس باشند. .3از برنامه ري__زي ب__راي برگ__زاري جلس__ات در روزه__اي تعطي__ل و تعطيالت طوالني ،يا در روزهاي اول و آخر هفته اجتناب کنيد. .4جلسات صبح به مراتب پربارتر از جلسات آخرين ساعات روز است. .5کار را با تفريح مخلوط نکنيد. مکان جلسه .1مکاني بيابيد که راحت و نزديک باشد. .2يک نقطه بي طرف انتخاب کنيد. .3نسبت به سياست بازي حساس باشيد. .4هزينه ها را بررسي کنيد. .5تسهيالت الزم و مناسب را در نظر بگيريد. آماده سازي ديگران تهيه و تأمين اطالعات الزم: .1هدف از تشکيل جلسه و موضوع موردبحث را به انها ابالغ کنيد. .2اگر قرار است بيش از يک موضوع در جلسه مطرح ش__ود ،الزم اس__ت قبٌال همه انها در دستور جلسه ذکر شود. .3به انها اطالع دهيد که چه انتظاري از آنان مي رود. .4اعالم کنيد که جلسه چه وقت و در کج__ا برگ__زار خواه__د ش__دو چ__ه مدت به طول خواهد انجاميد. بايدها و نبايدهاي مديريت جلسه ‏تکليف اوليه خود را انجام دهيد. مراحل برگزراي جلسه را به خاطر بسپاريد. توزيع دستور جلسه دقت در نحوه شکل استقرار شرکت کنندگان ‏شرکت کنندگان را معرفي کنيد. قوانين را مبنا قرار دهيد. کليه آراء و حقايق را جمع آوري و سپس ارزيابي کنيد.  گردونه اجالس را در گردش نگهداريد. .1چشم به ساعت داشته باشيد. .2سؤالهاي خود را از قبل بدانيد. .3ارتباط موضوعات و مباحث را حفظ کنيد. .4همچنانکه جلسه را پيش مي بريد ،جمع بندي کنيد. بر نتيجه گيري و اقدام تأکيد کنيد. با جمع ارتباط برقرار کنيد. د رمباحثات ،توازن را رعايت کنيد. مشاجرات را متوقف کنيد. ‏گوش کنيد. ‏همه چيز را بدقت ثبت کنيد. تشويق اعضاء به شرکت فعال .1به دورازهرگونه تعصب وارد جلسه شويد. .2جلسه را با لبخند و سالم آغاز کنيد. .3تفاوتهاي موجود افراد را محترم بشماريد و اين تفاوتها را به کار بگيريد. .4استعداد و مهارت فردي اشخاص را شناسائي کنيد. .5از افراد ذيصالح در موقع لزوم تقدير کنيد. .6آماده پذيرش اعتراض ديگران باشيد. .7صميمي باشيد. .8به اشاره ها توجه نشان دهيد. نبايدها .1در پي تفوق و تسلط بر مذاکرات نباشيد. .2شرکت کنندگان را کالفه نکنيد. .3صحبت ديگران را قطع نکنيد(.مگر در موارد استثنائي ) .4از برخوردهاي شخصي بپرهيزيد. .5تنها براي اين که نظري ارئه شود اص_راري ب_ر مش_ارکت ش_رکت کنن_دگان نداشته باشيد. .6خود را گرفتار شوخي بيجا نسازيد. بهره گيري هر چه بيشتر گروه .1نشان دهيد که خواستار مشارکت همه هستيد. .2سؤاالت درست و مناسب بپرسيد. .3در جستجوي فرصتهائي براي ج__ذب ه__ر چ__ه بيش__تر مش__ارکت اف__راد در بحث باشيد. .4از هر فرصتي براي بسط موضوع مورد بحث استفاده کنيد. .5از تخصص و استعداد افراد براي افزايش مشارکت استفاده کنيد. .6هيچ فرد يا گروهي از موضوع مورد بحث خارج نشود و از نظ__رات و موض__وعات شخصي بپرهيزد(.جلوگيري از کشمکش) مواجهه با وضعيتهاي دشوار مشکل عبارت است از امر يا شرايطي که براي شما به عنوان م__دير جلس__ه م__انعي ايجاد مي کند و شما را از رسيدن به هدف جلسه باز مي دارد. حواس پرتي ،تأخير ،بي حالي ،خستگي ،هيجانات نامناسب و بيجا ،هر يک موانعي است که مي تواند روند جلسه را مختل کند و پيشبرد برنامه شما را با مشکل روبه رو سازد.ذيًال مواردي از مشکالت معمول و برخي شيوه هاي مناسب براي آنه__ا را مرور مي کنيم. پچ پچ گران :گروهي از اف__راد بي توج__ه ب__ه نظم جلس__ه ،در ض__مني ک__ه يکي از حاضران مشغول سخنراني يا طرح نظر خويش اس__ت ،در ح__ال گپ و ص__حبت ي__ا گفتگوي درگوشي با يکديگرند. راه حل ساده اين است که جلسه براي لحظاتي متوق__ف ش__ود ت__ا ”پچ پچ گ__ران“ صحبتهايشان را تمام کنند يا دست کم پيامي به انها داده ش__ود ک__ه س__گوت آنه__ا موجب امتنان است.يک نگاه معني دار نيز بعضي اوقات همان کار را خواهد کرد. پرچانگان :اين گروه افرادي با حسن نيت هستند که ه__ر چن__د نظ__رات بس__ياري براي ارائه دارند ،اما بدون آنکه در سخنان خويش ساماندهي و ترتيب و انس__جامي را رعايت کنند ،براي عرضه نقطه نظرات خود ناگزير به تکرار مکررات مي شوند. راه حل :د رجستجوي فرصت مناسبي باش__يد ت__ا محترمان__ه رش__ته کالم را قط__ع کنيد. مهمل گويان :گاهي اوقات در جلسات به افرادي برمي خوريد که ادعا مي کنن__د ح__رفي براي گفتن و نظري براي عرضه در جلسه دارند ،در حالي که نظريات آنها هيچ ربطي ب__ه موضوع جلسه نداشته و تنها موجب انحراف جريان مذاکرات به خارج از م__دار اص__لي مي شود. راه حل :در وهله اول مي توانيد با طرح سؤال آنها را به سمت اصلي و مرب__وط ب__ه جلس__ه هدايت کنيد.و اگر کارساز نبود محترمانه آنها را ناديده انگاريد. غوغاگران :آدمهائي هستند که با جار و جنجال و شلوغ بازي مي خواهند حرف خ__ود را به کرسي بنشانند. راه حل :از شخص مذکور بخواهيد که رفتارش را متوقف سازد. واگر نشد از وي بخواهيد که جلسه را ترک کند و به او پيشنهاد دهيد که در همان روز با شما جلسه داشته باشد. اصرارورزان :برخي افراد به صرف داشتن عقيده اي خاص و اص__رار ف__راوان ب__راي اثبات آن بدون در نظرگرفتن م__يزان ارتب__اط آن نظري__ه ب__ه موض__وع م__ورد بحث، موجبات زجر و ناراحتي ديگران را فراهم مي آورند. راه حل :بگذاريد حرفش را بزند ولي مؤدبانه ب__ه او بي اعتن__ائي کني__د.اگر ب__از هم ادامه داد از فرصت استفاده و ديگران را نيز درگير بحث نمائيد. از آن فرد يکدنده تشکر نمائيد و از ديگران بخواهيد نظر خود را ارائه دهند. خودخواهان :اين گروه مي پندارند درباره هر موض_وع ص_احب نظرن_د و هيچگ_اه ساکت نمي شوند.در هر زمينه اي خود را متخصص مي دانند. راه حل :روبرو ساختن نظر و ديدگاه آنان با ديگر صاحبنظران است. بي نظم ها :کساني که با تأخير وارد جلسه شده و موجب حواس پ__رتي ديگ__ران مي شوند و حرکت جلسه را حتي براي لحظاتي به عقب برمي گردانند. با چنين افرادي سريعًا برخورد کنيد ،سپس توجه وي را به فهرست دستور جلس__ه و محورهاي مورد بحث آن جلب و توصيه کنيد. رئيس ها :مالل انگيزترين وضعيتي است که پيش مي آيد .جلسه به خ__وبي پيش رفته و درباره همه چيز م__ذاکره ش__ده اس__ت و حاض__رين در ح__ال جم__ع بن__دي و حصول نتايج هستند که رئيس از راه مي رسد و نظر ديگري ارائه مي دهد و نقطه نظرات محو مي شود. راه حل :با قاطعيت عمل کنيد و به قضائت خود اتکا کنيدو از پافشاري مجدد ب__ر نقطه نظرات فراهم آمده از مشارکت اعضاي جلسه دريغ نورزيد.بايستي از ش__رکت کنندگان بخواهيد تا نظر خود را ابراز کنن__د ت__ا اينک__ه نظ__رات رئيس را بي پاس__خ نگذاشته باشند. افراد خاموش :وجود شرکت کنندگان خ__اموش و ب__دون عقي__ده و اي__ده در ي__ک گردهم آيي همانند زخمي بر دل رئيس جلسه زجرآور و وحشت زاست. بن بست :اين حالت موقعي پيش مي آيد که گفت و گوها بي آنک__ه ب__ه نتيج__ه و دستاوردهايي نزديک شود ،همه را در ي__ک بن بس__ت گرفت__ار مي کن__د .حرفه__اي تکراري رد وبدل مي شود بي آنکه سودي داشته باشد و گره اي بگشايد. راه حل :در اين موقع بهتر است ب__ا اق__دام ب__ه م__روري ب__ر خالص__ه اهم مط__الب و محورهاي مورد بحث ب__ه ح__ل مش__کل بپردازي__د .از هيچکس نخواهي__د ب__ه ش__رح موضوع بپردازد و يا با شما مؤافقت کند .بعد ،نظ_ر اف_راد را س_ؤال کني_د.اگر هم_ه تالشها با شکست مواجهه شد بهتر اس__ت جلس__ه را خاتم__ه دهي__د و ب__راي جلس__ه ديگري برنامه ريزي کنيد. نقطه کور :آن وقتي است که حوصله ها سرآمده و نهايت خستگي و زمان کسالت افراد فرا رسيده است .حاضران بيقرار و و فاقد بهره وري هستند .هيچ مجالي براي دستيابي به هدف و نتيجه گيري از جلسه فراهم نيست. راه حل :يک بازنگري سريع ذهني ضروري اس__ت .در چ__نين موقعي__تي نخس__تين قدم يک تنفس کوتاه است .وقتي جلسه بار ديگرآغاز شد ،به موض__وع م__ورد بحث در جلسه بازگرديد و زمينه اي را فراهم آوريد تا هرکس شخصًا در جريان مب_احث قرار گيرد .سعي کنيد تمامي حاضران از اهميت جلس__ه و رب__ط آن ب__ه س__ازمان و مؤسسه تان و برنامه اي که در پيش است مطلع شوند و سپس نقش فردي خود را در اين مسئله به روشني بيابند. اوراق قابل توزيع و متون انتشاري در جلسه موارد و مطالبي که در اختي__ار ش__رکت کنن__دگان گذاش__ته مي ش__ود ،مي بايس__ت حاوي اطالعات ضروري باشند که عالوه بر تفهيم و توضيح محوره__اي م__ذاکره ب__ر تقويت نقطه نظر خاصي کمک کنند و خود هرگز نبايد موضوع جلسه باشند. .1وقت کافي براي برنامه ريزي اختصاص دهيد. .2مطالب اضافي بايد کوتاه و گويا و حتي االمکان فهرست گونه باشد. .3اگر رهبري جلسه ايجاب مي کند که مطالب اضافي به ط__ور دقي__ق خوانده شده باشد ،اطمينان حاصل کنيد ک__ه کلي__ه ش__رکت کنن__دگان مطالب را قبل از شروع تاريخ جلسه دريافت و مطالعه کرده باشند. .4مرور گزارش به صورت گام به گام با شرکت کنندگان بي ثمرو بعضًا کسالت آور است. .5مطالب اضافي بايد به موضوع جلسه مربوط باشد. روشها و قواعد انتشار و توزيع مطالب کتبي: .1وقت کافي براي برنامه ريزي اختصاص دهيد. .2مطالب اضافي بايد کوتاه و گويا و حتي االمکان فهرست گونه باشد. .3اگر رهبري جلسه ايجاب مي کند که مطالب اضافي به ط__ور دقي__ق خوان__ده ش__ده باشد ،اطمينان حاصل کنيد که کليه شرکت کنندگان مطالب را قبل از ش__روع ت__اريخ جلسه دريافت و مطالعه کرده باشند. .4مرور گزارش به صورت گام به گام با شرکت کنندگان بي ثمرو بعض__ًا کس__الت آور است. .5مطالب اضافي بايد به موضوع جلسه مربوط باشد. .6براي استفاده کمتر از مطالب کتبي ،از وي__دئو ،پروژکت__ور ،اوره__د و س__اير وس__ايل سمعي و بصري استفاده کنيد. .7د رصورت امکان ،مطالب چاپي را پس از جلسه توزيع کنيد. .8مطالب کتبي تهيه شده بايستي روشن و جامع باشد. .9به عنوان رئيس جلسه ،بر توزيع مطالبو جزوات نظارت کنيد. استفاده از وسايل صوتي- تصويري به کار بردن وسايل صوتي تصويري در يک جلس__ه مس__تلزم رع__ايت س__ه مرحل__ه است: سازماندهي تدارک و آماده سازي اجرا جمع بندي و نتيجه گيري جمع بندي يک جلسه فرايندي سه مرحله اي است: آماده سازي گروه جمع بندي خالصه کردن نتايج و تصميمات قدرداني از کارهاي انجام شده رأي گيري وارزيابي جلسه ارزيابي از هر چيز به عنوان بخش تکميل کننده آن است. هسته مرکزي ارزيابي ،مروري است که مي توانيد به طور خالصه از روند برگ__زاري جلسه و سرانجام و نتايج آن ارايه دهيد. مؤثرترين را در ارزيابي جلسه ،استفاده از فهرست و رديف کاره__ايي اس__ت ک__ه در برنامه ريزي شخصي جلسه پيش بيني کرده بوديد.در تع__يين و بررس__ي اين نکت__ه که تا چه حد مي توانيد جلسه تان را متفاوت از آن چه برگزار ش__د برگ__زار کني__د، حتمًا جامع نگر و دقيق باشيد. تهيه صورتجلسه هدف از گزارش نهائي :گزارش نهائي هر جلسه خالصه اي از روند برگزاري جلس__ه است که شامل تصميمات اتخاذ شده و اقدامات آتي مي شود که ش__امل چن__د نکت__ه است: .1ثبت و ضبط کتبي مباحثات اجالس .2تسهيل پي گيري موارد مهم .3گزارش نهائي گزارش پاياني بايد ضمن دربرگرفتن نظرات شما و مالحظات مربوطه و اص__الحات الزم ،تا جائي که امکان دارد کوتاه ولي گويا و قابل بسط باشد. بايد حتي االمکان جذاب ،گيرا و قابل درک بنويسيد. پايان