صفحه 1:
Poe peas Uo
سازماندهی منابع آرشیوی
درس مدیریت آرشیو
BO Rees)
محمدرضا پاشنک
19 Weslo PAtaaTO WATER CET ERTU NY
001
صفحه 2:
مقدمه
واژه «آرشیو» تاریخچه و تعاریف آن
سازماندهی مواد آرشیوی, تاریخچه و مفهوم آن
عوامل موثر بر سازماندهی اطلاعات در آرشیو
تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی, مفاهیم
شیوه نامه تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی
استانداردهای توصیف
چالش های موجود در سازماندهی منابع آرشیوی
نرم افزارهای آرشیوی در ایران
صفحه 3:
رشد روز افزون تولید اسناد و در نتیجه انتقال اسناد واجد ارزش نگهداری
دائم به آرشیو و پیدایش شکل های جدید اسناد در دهه های اخیر تحول
اساسی در نحوه حفظ و نگهداری اسناد ایجاد نموده است. پس از
مجموعه سازی و گردآوری منلبع آرشیوی. اصلی ترین فعالیت آرشیویست
هاء سازماندهی این منابع باشد. سازماندهی, حفظ و نگهداری اسناد در
آرشیوهای هر کشوری, در حفظ بخش مهمی از تاریخ و فرهنگ آن کشور
اهمیت بسزایی دارد. سازماندهی منابع آرشیوی فعالیتی ست که با چالش
های متعددی برای آرشیویست ها به همراه است. زیرا استاندارد و
دستورالعمل مشخصی برای یکپارچه سازی فعالیتها و عملکرد یکسان در
این زمینه وجود نداشته و بعضا تنها به موارد کلی اشاره شده است. البته
نمی توان انتظار داشت که همانند حوزه کتابخانه و کتابداری, در حوزه
آرشیو هم قوانین ثابتی باشد که فرآیند سازماندهی از طریق آن قوانین
همانند سازماندهی منابع کتابی انجام شود. زیرا آرشیو و کتابخانه. علیرغم
شباهتها, تفاوتهایی هم دارند که یکی از آنها گوناگونی و تنوع بسیار زیاد
در نوع منابع آنها می باشد. همین امر. تدوین قواعد یکپارچه برای
سازماندهی اين منابع را همچون سازماندهی منابع کتابی. دشوار می سازد.
صفحه 4:
* فرهنگ معین. واه آرشیو را این گونه تعریف کرده است: جایی که اسناد.
اوراق. تصاویر. پرونده‌هاء صفحات موسیقی و مانند آن حفظ می‌شود .
* در اصطلاحنامه کتابداری. واژیه آرشیو به بایگانی ارجاع داده شده و بایگانی
معادل فایلینگ و آرشیو به کار رفته است. تعریف این دو واژه در این کتاب
چنین است: " ۱. کلیه سوابق و اسناد و مدارک عمومی يا تاریخی که توسط
دولت پا یک سازمان دولتی یا اداره پا موسسه و یا تاسیساتی از این قبیل
نگهداری می شود و نیز اسناد و مدارکی که خانواده يا فرد در ارتباط با کار
خود تهیه و یا دریافت می کند و آنها را تحت نظر خود محافظت يا نگهداری
می نماید. ۲. موسسه ای که مسئول حفظ و نگهداری سوابق و مدارک راکد
کشور است و به آنن آرشیو ملی یا مر کز اسناد ملی می گویند. در معنی
تخصصی و علمی آن که مرتبط با علم کتابداری و دکومانتاسیون است واژیه
آرشیو به کار برده ميشود. ۳. تنظیم اسناد و مدارک برحسب الفبا و یا
نظامهای دیگر را نیز بایگانی می گویند.
صفحه 5:
* واه آرشیو از کلمه یونانی ۵۳6۱۷۱۲۲ و يا واژه Archeion
مشتق گردیده و به مجموعه مدارک سازمانهای دولتی (آرشیو
عمومی). موسسات. سازمانها (آرشیو سازمانی)» موسسات تجارتی
(آرشی و شغلی با تجارتی). و مدارک خانوادگی و فردی (آرشیو
شخصی و خانوادگی) اطلاق می‌شود (عنقائیء ۱۳۵۹).
واثيه آرشيو برای اولین بار در سال ۱۶۰۳ در متون فرانسوی زبان به
معنای محل کار و ساختمان اداره پا محل استقرار حکومت و همچنین
به معنای «بایگانی» مجموعه اسناد و مدارک دولتی یا خصوصی به کار
گرفته شد(مرادی, ۱۳۷۳).
در حفاریهایی که در نقاط مختلف جهان انجام گرفته. هزاران لوح
کشف شده که وجود سه نوع | آرشيو را نشان می دهد: آرشیوهای
سلطنتی, آرشیوهای معابد و آرشیوهای خصوصی (فدایی عراقی.
CPAP
صفحه 6:
سازماذ
هی مواد آرفيوى» 5 oD,
بدون سازماندهی مناسب و بهینه اطلاعات. بازیابی اطلاعات به
صورت کامل و دقیق صورت نخواهد گرفت. سازماندهی مناسب
اطلاعات در محیط های اطلاعاتی همچون کتابخانه ها, آرشیوها و
بازیابی و جایابی سریع منابع اطلاعاتی می شود.
۳ پند سازماندهی منابع آرشیوی بايد توسط متخصصان حوزه
آرشیو صورت گیرد تا بتواند نیازهای بالفعل مراجعان و اهداف
بالقوه آنها را بر آورده سازد و در نهایت نتایج زیر را در پی داشته
باشد:
موزه هاء موجب
صفحه 7:
تشخیص انواع بسته های حامل اطلاعات قابل دسترس.
شناساسی آثار موجود در اثر يا آثاری که بخشی از اثر به شمار می
رود.
گردآوری منظم بسته های حامل اطلاعات به صورت مجموعه هائی
در کتابخانه هاء آرشیوها و موزه ها.
تهیه فهرستی از بسته های اطلاعاتی مبتنی بر قواعد استاندارد
مستندسازی.
تهیه راه های دسترسی به اطلاعات از طریق نام. عنوان. موضوع و
راه های دیگر.
تهیه ابزارهای تعیین محل برای هر کدام از بسته های حامل
اطلاعات. (رضائی شریف آبادی. ۱۳۸۸)
صفحه 8:
Ila sles و مفهوم آن
از زمان ثبت مدارک بر روی مواد و اجسام با دوام (سنگ, لوح گلین
3 ...) و جمع آوری آنها در مکانی خاص نیاز به تنظیم و سازماندهی
آن احساس شد.
در قرن دوازدهم., بايكانى مفهوم تازهداى يافت و آرشيوهاى جديد
ايجاد كرديد. در اين لرشيوها تنها اسنادى كه ارزش دائمی داشت.
به شیوه‌ای اصولی تنظیم. طبقه‌بندی. و نگهداری می‌شد و اسناد
کم‌ارزش و موقتی از میان می‌رفت.
در قرن جهاردههم. به حفظ ونكهدارى اسناد مربوط به
صورت‌حساب‌ها و مدارک مربوط به هزینه‌ها و حتی مکاتبات توجه
خاصی نشان داده شد و با توسعه و افزايش قدرت مقامات مرکزی و
تفکیک سازمانهای اداری. مخازن فراوانسی به وجود آمد و
فهرست‌هاپی برای آنها تهیه گردید.
صفحه 9:
سازماندهى مواد آرشيوى» ١
isi)
* در قرن هفدهم. دو تن از محققان فرانسوی برای اسناد موجود در
گنجینه پادشاهی فرانسه فهرستی الفبایی تهیه کردند. اندکی بعد
کلبر صدراعظم لوثی چهاردهم (۱۷۱۵-۱۶۴۳ م۰ مجمع تحقیقات
تاریخی را تأسیس کرد و به دستور او کتابدار سلطنتی تمام اسناد و
مدارک و نسخ خطی را مرتب و طبقه‌بندی کرد.
* در قرون جدید قابلیتها و ویژگیهای محیط و رسانه های جدید.
رویکردها و سطوح توصیف و مدیریت منابع آرشیوی را متحول
ساخته است. این تحولات در اواسط دهه ۱۹۹۰م.. یعنی پس از
تعمیم شبکه وب . به اوج خود رسید. به طوری که مبنای گسترش
استانداردها و نظام های مر تبط به بافت اطلاعاتی جدید گشت.
صفحه 10:
اطلاعات در nN شيو
* اهداف و وظایف
* اندازه و رشد بالقوه مجموعه
سرعت دستیابی مورد نیاز
* سطوح جزئیات مورد نیاز برای اغنای پرسشها و نوع مراجعان
* نحوه ارائه خدمات. (رضایی شریف آبادی. ۱۳۸۸)
صفحه 11:
از جمله وظایف عمده آرشیوها: تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی
است که می بایست بر اساس اصول پذیرفته شده آرشیو و نیز
استانداردهای بین المللی توصیف آرشیوی (۱5/۲) صورت پذیرد.
هدف از تنظیم و توصیف مواد آرشیوی, شناسایی و توصیف محتوای
مواد لرشیوی به منظور بالا بردن میزان دسترس پذیری انهاست.
این امر با ایجاد توصیفگرهای دقیق و متناسب برای مواد آرشیوی و
همچنین با سازماندهی آنها مطابق با الگو های از پیش تعیین شده.
امکان پذیر است. دقت در تنظیم و توصیف مواد آرشیوی در تمامی
مراحل مدیریت آنها (مراحل ایجاد. ارزشیابی, تنظیم و توصیف و
اشاعه) چه در زمان کنترل. محافظت و نگهداری بلند مدت و چه در
زمان ارائه خدمات می تواند نیازهای بالقوه کاربران را برآورده کند.
صفحه 12:
۱. کلیه اسناد آرشیوی اعم از دولتی. اهدایی و خریداری شده از اشخاص
حقیقی و حقوقی و غیر آنها. توسط کارشناسان متخصص, تنظیم و
توصیف می گردد.
۲. توصیف اسناد آرشیوی. در چارچوب کار برگه های توصیف اسناد
انجام می گیرد.
۳. فهرستنویسی اسناد آرشیوی مشتمل بر دو قسمت توصیفی و موضوعی
می باشد.
۴ در امر توصیف و تنظیم اسناد. مراعات اصول تنظیم و توصیف
آرشیوی, به ویژه دو اصل اساسی حفظ اصالت (منشاء) اسناد و نیز
حفظ نظم و ترتیب اولیه آنها ضروری است. بر اساس این اصول,
تمامیت و نظم و ترتیب اولیه هر پرونده می باید حفظ شود و از
هرگونه تغییر و دخل و تصرف در آلن اکیداً خودداری گردد و هر
مجموعه اسنادی همواره به نام منشاء ایجاد و يا دریافت آن, ثبت و
ضبط شود.
صفحه 13:
1 (al)
(dello)
۵ در تنظیم اسناد. به هر واحد پرونده یا سند. کد ویژه ای تخصیص
می یابد.
۶ نگارش عنوان سند در کاربر گه توصیف اسناد. در قالب چکیده
تلگرافی انجام می گیرد.
۷ در نگارش عنوان سند (اسناد متنی گذشته)؛ در عین توجه به رسایی
عبارت. از معادل سازی اصطلاحات و نیز ذکر اسامی جدید.
خودداری گردد.
۸ نمایه سازی اسناد آرشیوی و مستندسازی اسامی رجال مطرح در
استاد. بر اساس اصول و ضوابط مشخصی انجام می گیرد .
٩ در اسناد متنی که دارای ضمائم (اعم از ضمائم متنی و یا غیر متنی)
می باشد. ذکر نوع ضميمه. در کارب رکه توصیف. الزامی است.
۰ .با توجه به حجم انبوه اسناد. می توان آن دسته از اسناد متنی: دولتی
را که به لحاظ موضوعی از اهمیت کمتری برخوردارند را بّه جای
توصیف بر اساس واحد "پرونده"؛ بر مبنای "ردیف" (سری) اسناد
توصیف نمود.
صفحه 14:
(ادامه)
۱ گذشته از توصیف پرونده ای و توصیف بر پاية ردیف اسناد. لازم
است "توصیف مجموعه ای " نیز برای مجموعهٌ اسناد هر منشاء انجام
گیرد.
۲ تعیین محدودیتهای دسترسی به اسناد (بویژه اسناد خاص) برعهده
کميتةٌ ویژه ای است که اعضای ن. توسط ریاست سازمان انتخاب می
گردند.
جه به روند رو به رشد جایگزینی اسناد الکترونیکی به جای اسناد
اغذی در مبادلة اطلاعات, تمهیدات لازم برای جلوگیری از مخدوش
شدن اصل آرشیوی حفظ اصالت (منشاء) اسناد. در تنظیم آنها کاملاً
ضروری است.
۴. نظر به اينکه اسناد الکترونیکی می توانند مورد استفادةٌ مجدد و حذف
و اصلاح محتوا قرار گیرند و ارکان سند نظیر مهر و امضاء در این
گونه اشناد. قابلیت تغییر و مخدوش شدن را دارا می باشد. اتخاذ
تداییر اطمینان بخش جهت تضمین صحت و اعتبار آنها الزامی است.
صفحه 15:
۵. از آنجا که اسناد الکترونیکی با استفاده از رایانه, نمایه سازی و چکیده نویسی
می گردد. لازم است به گونه ای عمل شود که در فشرده سازی متن اسناد به
کمک رایانه. محوریت محتوا و موضوع اسناد. به خوبی روشن و در نمایه
سازی آنها نیز دقت کافی منظور گردد تا جامعیت و مانعیت در این نوع
نمایه سازی, هر چه بیشتر نمود عینی یابد.
۶. با توجه به ویژگی های اسناد الکترونیکی, توصیف مجموعه ای الکترونیکی
برای اینگونه از اسناد. کاملاً ضروری است.
VY تصمیمات نهایی کار گروه اسناد الکترونیکی, وابسته به شورای جهانی آرشیو
(108) در خصوص توصیف و تنظیم این گونه اسناد. اکیدا مورد توجه قرار
گیرد.
۸ بازبینی اسناد آرشیوی توسط کارشناس مستول گروه تنظیم و توصیف اسناد
الزامی است و متعاقب آتن, اسناد توصیف شده. در داخل کارتن های ویژه
(حسب نوع رسانه) به مرکز آرشیوی مربوط. جهت انجام اقدامات بعدی,
تحویل خواهد گردید.
صفحه 16:
استاندا ردهای توصیف
استانداردهای توصیف در برخی از کشورهای جهان:
* MAD: Manual of Archival Description
(Description standards projects in Great Britain)
* RAD: Rules for Archival Description
(Descriptive standards projects in Canada)
* SAD: Standards for Archival Description
(Descriptive standards handbook in U.S.A)
* APPM: Archives, Personal Papers, and Manuscripts
Published by the Library of Congress in 1983
* DACS: Describing Archives: a Content Standard
It is the U.S. implementation of international standards (i.e.,
ISAD(G) and ISAAR(CPF)) for the description of
archival materials and their creators
* EAD: Encoded Archival Description
A project initiated by the University of California, Berkeley,
Library in 1993
* EAC: Encoded Archival Context
1993 Bentley (Historical Library at the University of Michigan )
Fellowship
صفحه 17:
* افزایش و رشد اطلاعات اسناد آرشیوی
* حفاظت. نگهداری و سازماندهی اسناد آرشیوی
* دسترس پذیری اسناد آرشیوی
امنیت اطلاعات اسناد آرشیوی
امکانات مورد نیاز برای آرشیوهای دیجیتال
صفحه 18:
* با نگاهی به نرم افزارهای موجود در کتابخانه ها و مراکز آرشیوی به این نتیجه
مى رسيم که این نرم افزارها از کارآمدی زیادی برای مدیریت اطلاعات منابع
آرشیوی برخوردار نمی باشند و در واقع به آرشیو به عنوان موضوع فرعی
نگریسته شده است که از اهمیت و اولویت کمتری برخوردار است. گوناگونی نرم
افزارهای آرشیوی, عدم مدیریت یکسان این مراکز را باعث گردیده است. ایجاد
نظام مدیریت و سازماندهی منابع آرشیوی در قالب نرم افزارهای مخصوص
آرشیوهاء به این معنی نیست که اصول بنیادین آرشیو, یعنی حفظ نظم سازمانی و
احترام به نظم اولیه سند. نادیده گرفته شود. در واقع می توان نرم افزارهای
مناسبی در این حوزه با در نظر گرفتن این دو اصل آرشیوی تهیه نمود تا
پاسخگوی نیازهای اطلاعاتی پژوهشگران در مراکز آرشیوی باشد. از میان نرم
افزارهای موجود. هیچکدام استانداردهای آرشیوی را در نظر نگرفته اند و تنها
نرم افزارهای رسا و سیمرغ. آنهم بصورت مقدماتی و ضعیف. تا حدودى ايساد
(استانداردهای بین المللی تنظیم و توصیف آرشیوی) را مورد توجه قرار داده اند.
در ادامه با نرم افزار پارس آذرخش (نسخه 0ا[0[9) به عنوان یکی از نرم
افزارهای مورد استفاده در مراکز آرشیوی, آشنا می شویم.
صفحه 19:
با تشکر از توجه شما
موثق باشید