صفحه 1:
مبانی کنترل
صفحه 2:
مدیریت به فرایند انجام فعالیت ها بطور اثربخش و
کارآمد توسط دیگر افراد اشاره می کند. این فرایند. وظایف
يا فعاليت های برنامه‌ریزی, سازماندهی, رهبری و کنترل
را دربر می گیرد. -
صفحه 3:
کنتزل را می توان فرایند بازبینی فعالیت ها بزای کسب اطمینان از انجام فعالدت ها
بر طبق برنامه دانست. این فرایند شامل اصلاح کردن هر کاستی چشم گیر و
انحرافی نیز می شود.
همه مدیران باید درگیر کارکرد کنترل باشند حتی اگر کار در واحدهایشان طبق
برنامه پیش رود. واقعیت اینست که مدیران نمی توانند از چگونگی کار در واحدها
آگاهی یابند مگر اینکه بتوانند فعالیت در حال انجام را کنترل نموده و عملکرد واقعی
را با استاندارد مطلوبشان مقایسه کنند.
یک سیستم کنترل اثربخش می تواند اين اطمينان را بدهد که فعالیت ها به شیوه
هایی که منجر به دستیابی به اهداف سازمانی می شوند در حال اجرا هستند.
معیاری که اثربخشی این سیستم را تعیین می کند اینست که این سیستم تا چه حد
دستیابی به اهداف سازمانی را تسریع می کند. هر قدر سیستم کنترل در این امر
موفق تر باشد اثربخش تر است.
صفحه 4:
دیدگاهی است که بر کاربرد مکانیسم های خارجی بازار تأکید می
نماید. کنترل ها در مورد معیارهایی چون رقابت قیمت ها با سهم
بازار اعمال مى شوند. سازمان هایی که این دیدگاه را دارند عموما
آنهايى هستند كه داراى محصولات و خدماتى كاملاً ويه و جداكانه
هستند و در شرايط رقابت كامل قرار دارند. در جنين شرایطی.
بخشهاى مختلف سازمان نوعاً به مراكزى سودآور تبديل شده و با
درصد سهمی كه هر يك در سود كل شرکت دارند. ارزیابی می شوند.
مثلا در یک شرکت. تولیدی هر یک از بخش های مختلف که تولیداتی
مانند ویدئو. وسایل خانگی. و تجهیزات صنعتی دارند؛ بر مبتای سهم
سودی که در سود کل شرکت دارند ارزشیابی می شوند. با به
کارگیری چنین معیارهایی. مدیران درباره تخصیص منابع آینده.
تغییرات استراتژیک. و دیگر فعالیت هایی که نیاز به توجه دارند.
تصمیم گیری می کنند.
صفحه 5:
دومین دیدگاه. کنترل اداری نام دارد و بر قدرت رسمی تأکید
دارد و بر آبین نامه های اداری. مقررات. دستورالعمل ها و
سیاست ها متکی است. این نوع کنترل بر مبنای استاندارد
فعالیت هاء شرح کامل وظایف برای هدایت رفتار اداری کارمند
و سایر مکانیسم های اداری- مثل بودجه- صورت می گیرد تا
این اطمینان به دست آید که اعضای سازمان دارای رفتارهای
مناسب شغلی هستند و به استانداردهای عملکردی مورد نظر
دست می یابند. در بریتیش پترولیوم مدیران بخش های
مختلف از خودمختاری و آزادی عمل قابل توجهی برخوردارند
تا واحدهای خود را هر طور صلاح می دانند اداره کنند. گرچه
از آنها انتظار می رود که شدیدا به بودجه خود متکی باشند و
در محدوده رهنمودهای شرکت باقی بمانند.
صفحه 6:
این دیدگاه به سیستم های برنامه ریزی شده کنترل اشاره دارد که
در لن رفتارهای کارمند با توجه به ارزش های مشترک. هنجارها,
سنت هاء شعائر» باورهاء و جنبه های دیگر فرهنگ سازمانی تنظیم
می شود. در مقایسه با کنترل اداری- که در لن کنترل بر پایه
مکانیسم دشوار سلسله مراتب قرار دارد- کنترل فرهنگی مبتنی بر
فرد و گروه (فرهنگ) است تا رفتارهای کاری مناسب و مورد انتظار و
نیز معیارهای عملکرد را معین کند. کنترل فرهنگی نوعا در سازمان
هایی یافن می شود که در آنها تیم ها کاریرد گسترده داشته و
تکنولوژی مدام در حال دگرگونی استه مثلا در مایکروسافنته اعضای
سازمان در مورد رفتار کاری مطلوب و اهداف عملکردی که از آنها
انتظار می رود Suis آگاهی دارند. آنها بیشتر از سوی فرهنگ
سازمانى هدايت و كنترل مى شوش تا كنترل هاى ادارى.
صفحه 7:
صفحه 8:
انواع کنترل
“oe 075 | = امس ید
کنترل
بازخوردی
يس از وقوع مشكلات
صفحه 9:
QO
a
دقت. یک سیستم کنترلی دقیق. باید قابل اعتماد بوده و داده های
معتیر ارائه دهد.
أبه هنگام بودن. بهترین اطلاعات اگر کهنه باشند ارزش کمی دارند.
يس يك سیستم کنترل اثربخش باید اطلاعات را در زمان مناسب
رنه کند.
اقتصادی بودن. یک سیستم کنترل باید از نظر اقتصادی قابل قبول
باشد و باید بتواند در مقابل منافعی که می رساند. هزینه هایی را که
بر دارد توجیه کند.
انعطاف پذیری. کنترل های اثربخش باید به حد کافی قابلیت
انعطاف داشته باشند تا بتوانند خود را با تغیس معکوس موقعیت. و
با استفاده از فرصت های جدید تطبیق دهند
صفحه 10:
أقابل درک بودن. سیستم کنترلی که درک آن دشوار باشد می تواند
باعث بروز اشتباهاتد ناخواسته و ناامیدی کارمندان شده و در
نهایت کنار گذاشته شود.
لأمعیارهای معقول. معیارهای کنترل باید معقول و دست یافتنی
باشند. اگر بسیار سطح بالا با غیرمعقول باشند. به زودی اثر
انگیزشی خود را از دست می دهند.
جایگاه استراتزیک. مدیریت نمی تواند هر چیزی را که در سازمان
جریان دارد. کنترل کند. حتی اگر هم مى توانست. سود حاصل از اين
کار هزینه ناشی از لن را توجیه نمی کرد. در نتیجه. مديران يايد
عواملی را کنترل کنند که برای عملکرد سازمان جنبه استراتژیک
دارند.
صفحه 11:
لاتأكيد بر استثنا. مثلاً. اكر سياست مديريت به سريرستان اجازه
افزايش هزينه سالانه به ميزان يانصد دلار در ماه را مى دهد. هزينه
هاى فردى را تا هزار و يانصد دلار تصويب مى كند و هزينه هاى
سرمایه ای را تا ده هزار دلار مجاز می دارد. آنگاه تنها تغییرات بالاتر
از اين ارقام نيز به تصويب سطوح بالاتر مدیریت دارد. آين نقطه
نظارت. هاء کنترل هایی هستند که جزئی از محدودیت قدرت است و
سطوح بالاتر مدیریت را از مرور هزینه های روزانه معاف می دارد.
معیارهای چندگانه. چون به ندرت می توان عملکرد را از نظر عینی
به وسیله یک شاخص منفرد برآورد کرد. معیارهای چندگانه.
أرزشيابى داقيق تر عملكرد. را ممکن می سازند.
عمل اصلاحى. يى سيستم كنترل اثربخش نه تنها معين مى كند جه
هنكام انحرافى مهم از استاندارد صورت كرفته استه يلكه ييشتهاد
می کند چه عملی باید انجام شود تا انحراف اصلاح شود.