مدیریت زمان در یک هفته

صفحه 1:
مديريت زمان برنامه آموزش مدیریت زمان در یک هفته توسط دكلان تريسى الل 1 هايده متولى مدیریت سایت دانشکده کامپیو تر 

صفحه 2:
مدیریت زمان * خود -ارزیابی " تسلط بر مكاتبات ادارى ‎٩‏ برنامه ریزی ‏. مدیربت جلسات ‏* مدیریت پروژه ها ‏" مهار كردن تماس هاى تلفنى ‏* نکات دیگری در باره ی مدیریت زمان و باز نگری 

صفحه 3:
خود ‏ ارزيابى ۱ * شناخت عوامل آتلاف زمان eee Sy Reh ee 

صفحه 4:
تحلیل نحوه کنونی صرف زمان و * ایجاد جدول زمان بندی کار ها 

صفحه 5:
ot از تکمیل پرسش نامه و جدول زمان بندی کارها خواهیم دانست که : ۱ 13) site SSL ae آنا روز كاري ام ساختاردرستى داشت؟ ايا كارهاى برنامه ريزى شده بيش از حد انتظار به طول انجاميد؟ 2 ا ا ل 2 من جند مورد وقفه در كارهايم ابجاد شد؟ آيا بهره ورى داشتم؟ ‎Rc‏ ل ا ا ا لل لا ‏جكونه مى توانم كنترل بيشترى بر وقت خود داشته باشم؟ ‏پل رل عمل آورم؟ ‎Z‏ ‏ميزان کارآیی ام را بر اساس امتیاز های 1 تا 10 چگونه بررآورد می 

صفحه 6:
[9 VG! Jolge cd LS " كم کردن چیز های مورد نیاز جلسات تماس های تلفنی وقفه ها تعلل ها ele 2 Ge cil se ‏مشکلات کاری‎ واگذاری کار به صورت معکوس کمال طلبی آشفتگی و عدم تمرکز 

صفحه 7:
تغيير دادن عادت ها * برای ایجاد تغییر فرآبند چهار مرحله ای زیر را باید درمورد هر ایک از عوامل اتلاف زمان به کار ببریم: " ياد داشت كردن عامل اتلاف زمان " نهيه فهرست مشكلات حاصل از عادت هاى اتلاف وقت تجسم ذهنى عادت صرفه جوبى در زمان ا رل 

صفحه 8:
تسلط ۳ مکاتبات ادار 23 ۶ مبارزه برای کاهش مکاتبات RS) ae eTocs a AS ‏بایگانی موّثر و صحبح‎ ۶ 3 fill 

صفحه 9:
مبارزه برای کاهش مکاتبات حذف برخی اسامی از فهرست نامه های صادژه به خارخ ازشرکت ‎Maren Yaron ye Cn es bale ape Kee‏ ۱ ‎ROCCE RAE Ca eC Cee oe ea‏ درخواست از همکاران مبنی بر مختصر و فشرده کردن گزارش کار ا سا سم رم صحبت کردن را جانشین نوشتن کردن PTO res Cees ere بازگرداندن کاغذ های کاری غیر ضروری به فرستنده آن ها 

صفحه 10:
رسیدگی موثر به کاغذ های کاری ۴ به هنگام رسیدگی به نامه های وارده مصمم باشید و قاطعانه عمل سعی کنید هر یک از مکتوبات را یک بار بررسی کنید. بیش از حد از دفاتر یادداشت استفاده نکنید. سور ی ‎Bal rene S\ URC ts Mey Sas ec bye eo rele aes)‏ ) اد ا ا ا ل ل اقدام کردن -بایگانی - دور ریختن ) را مورد استفاده قرار دهید. ۱ IU Seer ‏ال ا‎ ai eer Te) را( 

صفحه 11:
بایگانی موثر و صحیح " ياك سازى سيستم بليكاتى ۱4 از كاغذ هاى اليد ده * سازماندهی مجدد پرونده ها 1 3 

صفحه 12:
برنامه ریزی * مشخص ساختن اهداف ‎6H Tb Gy doy ©‏ عملى ۳ برنامه های روزانه 

صفحه 13:
مشسشعر , ساختن اهداف " اهداف كارى " اهداف شخصى اردع کت 

صفحه 14:
چم دص سا ‎ics‏ ا مى دهم براى خودم كار كنم با ان كه مدير ارشد يك شركت بزرى ن كشور به كار خود ادامه مى دهم يا به خارج از كشور خواهم رفت؟ ‎Sen re Ce o> cere agee‏ Ne See eh CS ‏رد‎ میدهم؟ کار در کدام صنعت را شغل ايده آل من جيست؟ ا سا 

صفحه 15:
اهداف شخصی ال ۱ چه مکانی را برای زندگی می پسندم؟ ی را با خانواده بگذرانم؟ وچ ۱ ‎no‏ 1ك ‎eee DIS eee ose dl ‏آيا بايد تناسب اندام خود را بهبود بخشم؟ ‏و ‏آبا لازم است وقت ‎ 

صفحه 16:
| Sil و ۱ Per ar ree iene errr Sy asec elie " عملى كردن برنامه هايمان را آسان تر مى سازد. اال ل ا ا 2 0 ۶ مارا قادر می سازد تا به جای کار های فوری بر کار های مهم سا ‎CS) oon‏ ار ور ‎DO‏ ‏۴ مارا یاری می کند تا مشکلات را پیش بینی کنیم. 

صفحه 17:
برنامه های روزانه PS POONA ERO ee oes " به عنوان يى يادآورئ كننده عمل مى كند. 0 لي ۱ رسانيم. ا ا كت " كمك مى كند نا توجه خود را بر اولويت ها متمركز 

صفحه 18:
هشت مرحله براى كارآيى طرح هاى روزانه ‎Seles!‏ ا نا ‏را( ‏برنامه ریزی فعالیت های فردا ‎eee pene ey)‏ ات کارهایی که حقّ نقدّم دارد ‏محوّل کردن فعالیت ها ‏تخمین زمان لازم برای اجرای هر فعالیت ‏بررسى نامه ها و افزودن مواردى از آن ها به فهرست 

صفحه 19:
مدیریت جلسات " جرا جلسات آن طوركه بايد اللنا چه کارهایی را باید پیش از جلسه انجام داد؟ ۶ چه کارهایی باید طی جلسات صورت كيرد؟ ا لكر 

صفحه 20:
۳ جلسات درست پیش 0 رود؟ هزینه تشکیل این جلسه ها چقدر بوده است؟ ای ۱ ‎vere) kale all‏ ۱ چه تعدادی از جلسه ها به دلیل تأخیر حضور شرکت کنندگان به تعوبق ۳ 1 AP Ne ener Rear era Con PWT) rom prea ‏م‎ ‎۱ peree yy eer in Sey cr eer ome rryencee Sy) peel cmeecmen gene omen) eee آيا جلسه هااز دستور كار خود منحرف شده است؟ آنا تصميماتى كه طى جلسة ها انخاذ شده به اجرا'در مده الست 

صفحه 21:
22( 2 ۰ ۲ ۳۵ ‎Poe) ae ee en epee ee Ds‏ * آبا تشکیل جلسه واقعاً ضروری است؟ " جه روش هاى دبكرى به جاى تشكيل جلسه وجو دارد؟ 0000 ا ل ل 0 2210 شود؟ ۱ هزینه تشکیل جلسه چقدر است؟ چه وسابل ونسیبلانی برای تشعیل جلسه ضروری است؟ اگر وجود یک دستور کار در جلسه الزامی است. ایا تهیه شده ودر اختیار همگان قرار گرفته است؟ و ۱ ‎el ile‏ ل ل ۱ " آيا لازم است همه شركت كنندكان در تمام طول جلسه حضور داشته باشند؟ 

صفحه 22:
مر و ‎a Paty‏ صم ea ‏ا ا‎ a جلسات چیست؟ * آبا حقبقتاً شرکت‌هن در جلسه ضروری است؟ " آیا راه های دیگری به جز شرکت در جلسه وجود دارد؟ " آيا از زمان و مكان تشكيل جلسه به خوبى آكاهى دارم؟ ا در سر شوم؟ " جه كمكى به جلسه خواهم كرن؟ " هدف من از شركت در جلسات جيست؟ 00 ‏ل‎ Rei ie " آبا شركت من در تمام طول جلسه ضرورى است يا أن كه حضور در بخشى از ان كافى است؟ 

صفحه 23:
وظايف رئيس در طول جلسات Rea) (pe gree ore Carpe ‏ال رت‎ eR ‏اا‎ "" اندک بودن تعداد شرکت کنندگان ا ها ۶ بحث و جدل " عدم قاطعيت كروه 

صفحه 24:
وظایف رئیس جلسه همواره جلسات را سر وقت آغاز كنيد اهداف مشخصى براى جلسات در طول جلسات همواره نگرش اقدامات جلسات قبلى را بى كيرئ كنيد. 0 ‏ا ا ا ا الا ا لي‎ ye) شركت کنندگان کم حرف را به شرکت فقالانه تشوبق کنید. ی ‎bey‏ ا ا ا ا ا ‎Cae Sy Oey)‏ ا ا ا ا ا ل ‏تصميمات و اقدامات اتخاذ شده را در خلال جلسه و هم جنين در يايان آن بن عدن كدر ‏اطمينان حاصل كنيد كه كليه موضوعات دستور جلسه بررسى شده است. جلسه را به موقع خاتمه دهید. ‎ ‎ 

صفحه 25:
Ap a oer ogee Wepcane PEC] PS ‏سر‎ ار رز ار محدود کردن مباحث در قالب دستور کار تمركز بر اهداف جلسه ا ۱۳| خود داری از بحث های خصوصی طی جلسه 

صفحه 26:
وظايف رئيس جلسه يس از خاتمه آن bree eee rence " آيا افراد ماسب در جلسة شركت كردة اندا؟ 00 0 ‏ا‎ nel] ‏ا تك لد‎ آيا صورت جلسه بابد توزيع شود؟ ‎reels)‏ ل كك ‎OR ‏ا ا‎ hea] heer) 

صفحه 27:
وظایف شرکت کنندگان پس از خاتمه جلسه ‎nen ae) ree BL a Ll‏ ان " آبا از اقدامات يى كيرى آكاهى كامل دارم؟ و 0 ‎Se TSB Me eee Ie ate) eS OBE ne 

صفحه 28:
ی * برنامه ریزی 7 ال کت ‎pees) rel ey ae‏ 

صفحه 29:
برنامه ریزی PERV gee " تحليل هزينه ‏ فايده ا ار " زمان بندى اجراى وظايف * محول کردن وظایف در مواقع مناسب 

صفحه 30:
كنترل يروزه ا ‎NS‏ ‏نسبت به صحت اجراى أن و اتخاذ اقدامات ‎SP ee ser)‏ ل ‎BS‏ 

صفحه 31:
كنترل " كار هاى زمان بندى شده يروزه را به طور روزانه نظارت كنيد. * وظایف پروژه را همواره در اولوبت 7الف * قرار دهید. " با استفاده از دفتر بادداشت خود مهلت بایان اختبارات را بی كيرى كنيد. " به طور ادوارى به صفحه شرح كلى يروزه مراجعه كنيد. * برای مدارکی که حساسیت زمانی دارد. یک پرونده در دست ۳ ۶ مدارک پروژه را در یک پرونده نگهداری کنید. 

صفحه 32:
۳ yy آيا به اهداف بروزه دست يافته ۱ 0 اگر پاسخ منفی است» علت آن چیست؟ 00 Meares ten Ure eee Cnc sa آيا تمام كارهاى يُرورُه از قبل مشخص شده بود؟ 0 ers reine ep Conroe ۱ Ree Di Sh tebe anit Deere prsypenesce it are ston pamer Carn re] ‏مناسب بودند؟‎ ‎see SPC een)‏ 01 ليل ‎Seno ee Ren nee se a ‎Seer ear youl yca ‏ا‎ ‎ ‎ 

صفحه 33:
۱۳ WSLS Ie) 5 دام تلفن اا رل ۱ ‏زد نس تشرد‎ eee ers i زده می شود 

صفحه 34:


صفحه 35:


صفحه 36:
تلفن هایی که از بیرون زده می شود چه تعداد از تلفن ها غیر منتظره بود؟ ۱ ‎ited eet ite a‏ مت ‏* چه تعدادی از ان تماس ها قابل رسیدگینوسط دیگران بود؟ ‏"" جه تعدادى از ابن تلفن ها مرا از انجام كارهاى مهم خود 0 ‏" جه تعدادى از اين تلفن ها قابل بى كيرى و تفكيك بود؟ 

صفحه 37:
فنون مدیریت تلفن هایی که از بیرون زده می شود 1 tee BN Seen 0 ‏ل ا ل‎ * در طول جلسات. ياسخ به تلفن ها را به بعد موكول كنيم. تلا " از افراد بخواهيم در مواقعى كه كار كمترى داريم» تماس بكير چا 1 ۴ در صورت امکان تماس های مهم را از تماس های غیر ضروری تفکیک کنیم. اس ‎Seeded ede OM cod ae Se‏ برندگان ناشناس خودداری 1 

صفحه 38:
تلفن هایی که به ببرون زده می شود 5 برنامه ريزى مکالمات ۴ برقراری تماس * بعد از تماس 

صفحه 39:
نکات دیگری در باره مدیریت زمان و بازنگری ۱ ۴ بازنگری 

صفحه 40:
le) Casto S49 Sl Ha) ‏زمان وسفر‎ ۴ تند خوانى پر رورت راز pee ee i) eer een CMEC ‏قاطعیت‎ * اال لك محول ساختن وظايف " اتخاذ نكرش مثبت به زندكى " اجتناب از ارسال نامه هاى الكترونيكى بيهوده 

صفحه 41:
۱ Me WS oe eB bon Sl heed eB) SB Toe براى رسيدن به اين هدف بايد : " عادت هاى قبل را فراموش كنيم . " روش هاى جديد را بياموزيم. براى ترك عادات نادرست و يادكيرى روش هاى جديد صبور باشيم. 

مديريت زمان برنامه آموزش مديريت زمان در يک هفته توسط دکالن تريسی هايده متولی مديريت سايت دانشکده کامپيوتر مديريت زمان خود ـ ارزيابی تسلط بر مکاتبات اداری برنامه ريزی مديريت جلسات مدي.ريت پروژه ها مهار کردن تماس های تلفنی نکات ديگری در باره ی مديريت زمان و باز نگری خود ـ ارزيابی ‏ ‏ ‏ تحليل نحوه کنونی صرف زمان شناخت عوامل اتالف زمان تغيير عادات وروشهای پيشين تحليل نحوه کنونی صرف زمان تکميل پرسشنامه ی خود ـ ارزيابی ايجاد جدول زمان بندی کار ها پس از تکميل پرسش نامه و جدول زمان بندی کارها خواهيم دانست که : ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ چه درصدی از کارهايم از پيش برنامه ريزی شده بود؟ آيا روز کاري ام ساختاردرستی داشت؟ آيا کارهای برنامه ريزی شده بيش از حد انتظار به طول انجاميد؟ چرا زمانی طوالنی صرف کارهای بی حاصل شد؟ چند مورد وقفه در کارهايم ايجاد شد؟ آيا بهره وری داشتم؟ چه زمانی از روز بيشترين بهره وری را داشتم؟ چگونه می توانم کنترل بيشتری بر وقت خود داشته باشم؟ برای چند درصد از وقت خود می توانستم برنامه ريزی درستی به عمل آورم؟ ميزان کارآيی ام را بر اساس امتياز های 1تا 10چگونه برآورد می کنم؟ شناخت عوامل اتالف زمان ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ گم کردن چيز های مورد نياز جلسات تماس های تلفنی وقفه ها تعلل ها کاغذ بازی های بی حاصل مشکالت کاری واگذاری کار به صورت معکوس کمال طلبی آشفتگی و عدم تمرکز تغيير دادن عادت ها ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ برای ايجاد تغيير فرآيند چهار مرحله ای زير را بايد درمورد هر يک از عوامل اتالف زمان به کار ببريم: ياد داشت کردن عامل اتالف زمان تهيه فهرست مشکالت حاصل از عادت های اتالف وقت تجسم ذهنی عادت صرفه جويی در زمان پرورش عادت صرفه جويی در زمان تسلط بر مکاتبات اداری ‏ ‏ ‏ مبارزه برای کاهش مکاتبات رسيدگی مؤثر به کاغذ های کاری بايگانی مؤثر و صحيح مبارزه برای کاهش مکاتبات ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ حذف برخی اسامی از فهرست نامه های صادره به خارج ازشرکت حذف برخی اسامی از فهرست توزيع نامه ها در داخل شرکت درخواست از همکاران که فقط موارد خاص را گزارش کنند درخواست از همکاران مبنی بر مختصر و فشرده کردن گزارش کار تغيير مسير نامه ها به هنگام لزوم صحبت کردن را جانشين نوشتن کردن کاستن از حجم کاغذهای ارسالی بازگرداندن کاغذ های کاری غير ضروری به فرستنده آن ها رسيدگی مؤثر به کاغذ های کاری ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ به هنگام رسيدگی به نامه های وارده مصمم باشيد و قاطعانه عمل کنيد. سعی کنيد ه.ر يک از مکتوبات را يک بار بررس.ی کنيد. بيش از حد از دفاتر يادداش.ت استفاده نکنيد. محيط کار را در يک زمان مشخص فقط به يک پروژه اختصاص دهيد. از کازيه به عنوان محلی برای انبار کردن کاغذ های کاری استفاده نکنيد. روش Act on it – File it – or Throw it Away Refer – ( RAFTارجاع کردن – اقدام کردن – بايگانی – دور ريختن ) را مورد استفاده قرار دهيد. جهت پيگيری کارهای ناتمام يک پرونده در دست اقدام تشکيل دهيد. کاغذ ها را در قفسه ميز دسته بندی کنيد. بايگانی مؤثر و صحيح پاک س.ازی سيستم باي.گانی از کاغذ های بيهوده سازماندهی مجدد پرونده ها برنامه ريزی مشخص ساختن اهداف برنامه ريزی طرح های عملی برنامه های روزانه مشخص ساختن اهداف اهداف کاری اهداف شخصی اهداف کاری ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ تا زمان بازنشستگی به چه چيزهايی می خواهم دست يافته باشم؟ چه در آمدی را برای خود در نظر دارم؟ ترجيح می دهم برای خودم کار کنم يا آن که مدير ارشد يک شرکت بزرگ باشم؟ آيا در همين کشور به کار خود ادامه می دهم يا به خارج از کشور خواهم رفت؟ آيا داشتن تحصيالت باالتر به نفع من است؟ در چه مهارت های کاری بايد پيشرفت کنم؟ کار در کدام صنعت را ترجيح میدهم؟ شغل ايده آل من چيست؟ به کدام يک از سازمان های حرفه ای ملحق شوم؟ اهداف شخصی ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ سرگرمی ها و عاليق خاصی را که مايلم به آن ها بپردازم کدامند؟ چه مکانی را برای زندگی می پسندم؟ آيا الزم است وقت بيشتری را با خانواده بگذرانم؟ مايل هستم به کدام نقاط دنيا سفر کنم؟ آيا بايد زبان جديدی بياموزم؟ آيا بايد رژيم غذايی مناسب تری در پيش بگيرم؟ آيا بايد تناسب اندام خود را بهبود بخشم؟ خانه مورد عالقه من کدام است؟ برنامه ريزی طرح های عملی ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ اهداف بزرگ را به مراحل قابل دستيابی تقسيم می کند. انگيزه الزم را برای دستيابی به اهداف به وجود می آورد. عملی کردن برنامه هايمان را آسان تر می سازد. نگرش و ديدگاه کلی و مفيدی به ما می دهد. ما را قادر می سازد تا به جای کار های فوری بر کار های مهم تمرکز کنيم. معياری برای قضاوت در مورد پيشرفت کار در اختيار ما قرار می دهد. ما را ياری می کند تا مشکالت را پيش بينی کنيم. برنامه های روزانه ما را قادر می سازد تا آگاهانه برنامه ريزی کنيم. به عنوان يک يادآوری کننده عمل می کند. به افکار ما نظم و سامان می بخشد. کمک می کند تا کارها را در مهلت تعيين شده به اتمام رسانيم. انگيزه الزم برای کارها را به وجود می آورد. کمک می کند تا توجه خود را بر اولويت ها متمرکز سازيم. هشت مرحله برای کارآيی طرح های روزانه ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ برنامه ريزی پنج دقيقه ای انتقال کارهای نيمه تمام امروز برنامه ريزی ف ّعاليت های فردا در نظر گرفتن ف ّعاليت هايی که به هدف مربوط می شود تقدم دارد کارهايی که ّ حق ّ مح ّول کردن ف ّعاليت ها تخمين زمان الزم برای اجرای هر ف ّعاليت بررسی نامه ها و افزودن مواردی از آن ها به فهرست مديريت جلسات ‏ ‏ ‏ ‏ چرا جلسات آن طورکه بايد پيش نمی رود؟ چه کارهايی را بايد پيش از جلسه انجام داد؟ چه کارهايی بايد طی جلسات صورت گيرد؟ بعد از جلسه چه بايد کرد؟ چرا جلسات درست پيش نمی رود؟ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ هزينه تشکيل اين جلسه ها چقدر بوده است؟ آيا هزينه شرکت در اين جلسه ها بيش از مزايای آن ها بوده است ؟ آيا جلسات از پيش و به طور صحيح برنامه رِيزی شده بود؟ چه تعدادی از جلسه ها به دليل تأخير حضور شرکت کنندگان به تعويق افتاد؟ آيا جلسه ها مکررٌأ بيش از حد انتظار به درازا کشيده است؟ آيا مشکالتی در ارتباط با دستگاه ها وتجهيزات وجود داشته است؟ آيا مشارکت من در اين جلسه ها ارزنده بوده است؟ آيا مشارکت سايرشرکت کنندگان نيزارزشمند بوده است؟ آيا جلسه ها از دستور کار خود منحرف شده است؟ آيا تصميماتی که طی جلسه ها اتخاذ شده به اجرا در آمده است؟ وظايف رئيس جلسه پيش از آغاز آـن ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ آيا تشکيل جلسه واقع ًا ضروری است؟ چه روش های ديگری به جای تشکيل جلسه وجود دارد؟ اهداف جلسه چيست؟ چه افرادی بايد حضور داشته باشند تا از دستيابی به اهداف اطمينان حاصل شود؟ نتايج دستيابی به اهداف چيست؟ هزينه تشکيل جلسه چقدر است؟ چه وسايل وتسهيالتی برای تشکيل جلسه ضروری است؟ اگر وجود يک دستور کار در جلسه الزامی است ،آيا تهيه شده ودر اختيار همگان قرار گرفته است؟ آيا تمام شرکت کنندگان از زمان شروع و محل تشکيل جلسه آگاهی دارند؟ آيا همه شرکت کنندگان اطالعات الزم را دريافت کرده اند؟ آيا الزم است همه شرکت کنندگان در تمام طول جلسه حضور داشته باشند؟ به عنوان شرکت کننده وظايف ما پيش از تشکيل جلسات چيست؟ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ آيا حقيقت ًا شرکت م.ن در جلسه ضروری است؟ آيا راه های ديگری به جز شرکت در جلسه وجود دارد؟ آيا از زمان و مکان تشکيل جلسه به خوبی آگاهی دارم؟ آيا برنامه ام را طوری تنظيم کرده ام که سر وقت در جلسه حاضر شوم؟ چه کمکی به جلسه خواهم کرد؟ هدف من از شرکت در جلسات چيست؟ چه مدارکی را بايد آماده سازم؟ آيا شرکت من در تمام طول جلسه ضروری است يا آن که حضور در بخشی از آن کافی است؟ وظايف رئيس در طول جلسات افرادی که دير به جلسه می آيند دستور کار پنهان بحث های بی هدف اندک بودن تعداد شرکت کنندگان وقفه ها بحث و جدل عدم قاطعيت گروه وظايف رئيس جلسه ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ همواره جلسات را سر وقت آغاز کنيد. اهداف مشخصی برای جلسات تعيين کنيد. در طول جلسات همواره نگرش مثبت داشته باشيد. اقدامات جلسات قبلی را پی گيری کنيد. فردی را که بايد صورت جلسه را ته ّيه کند ،مشخص سازيد. شرکت کنندگان کم حرف را به شرکت ف ّعاالنه تشويق کنيد. از مطرح شدن موارد جنبی جلوگيری کنيد. مباحث را به دستور کار جلسه محدود سازيد. در مورد جدول زمانی دستور کار سخت گير و قاطع باشيد. تصميمات و اقدامات اتخاذ شده را در خالل جلسه و هم چنين در پايان آن جمع بندی کنيد. اطمينان حاصل کنيد که کليه موضوعات دستور جلسه بررسی شده است. جلسه را به موقع خاتمه دهيد. چه اقداماتی بايد توسط شرکت کنندگان در خالل جلسه انجام گيرد؟ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ مشارکت فعال و سازنده محدود کردن مباحث در قالب دستور کار تمرکز بر اهداف جلسه آگاهی از اقدامات پی گيری خود داری از بحث های خصوصی طی جلسه وظايف رئيس جلسه پس از خاتمه آن ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ آيا جلسه موفق بوده است؟ آيا افراد مناسب در جلسه شرکت کرده اند؟ آيا همه موارد موجود در دستور کار مورد بررسی قرار گرفته است؟ چگونه بايد به کارهای ناتمام رسيدگی کرد؟ آيا صورت جلسه بايد توزيع شود؟ در آينده چه تغييراتی را بايد در روش خود منظور دارم؟ آيا بدون تشکيل جلسه نيز می توانستيم به نتايج مشابهی دست يابيم؟ وظايف شرکت کنندگان پس از خاتمه جلسه آيا حضور من در جلسه به راستی ضروری بود؟ آيا از اقدامات پی گيری آگاهی کامل دارم؟ آيا مشارکت سازنده ای در جلسه داشته ام؟ در جلسات بعدی چه تغييراتی را باي.د در روش خود منظور دارم؟ مديريت پروژه ها برنامه ريزی کنترل ارزيابی و بازنگری برنامه ريزی تعيين هدف تحليل هزينه ـ فايده تقسيم مراحل پروژه به فعاليت های جداگانه زمان بندی اجرای وظايف محول کردن وظايف در مواقع مناسب کنترل پروژه فرآيند نظارت بر پروژه است به نحوی که ما را نسبت به صحت اجرای آن و اتخاذ اقدامات اصالحی در موارد الزم مطمئن می سازد. کنترل ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ کار های زمان بندی شده پروژه را به طور روزانه نظارت کنيد. وظايف پروژه را همواره در اولويت ”الف“ قرار دهيد. با استفاده از دفتر يادداشت خود مهلت پايان اختيارات را پی گيری کنيد. به طور ادواری به صفحه شرح کلی پروژه مراجعه کنيد. برای مدارکی که حساسيت زمانی دارد ،يک پرونده در دست اقدام تهيه کنيد. مدارک پروژه را در يک پرونده نگهداری کنيد. ارزيابی و بازنگری ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ آيا به اهداف پروژه دست يافته ايم؟ آيا پروژه در مهلت تعيين شده به پايان رسيده است؟ اگر پاسخ منفی است ،علت آن چيست؟ آيا زمان کافی به برنامه ريزی اختصاص داده شده بود؟ آيا تمام کارهای پروژه از قبل مشخص شده بود؟ چه مشکالتی طی پروژه به وقوع پيوست که قابل اجتناب بود؟ چه مشکالتی با برنامه ريزی قبلی قابل پيشگيری بود؟ آيا افرادی که مسئوليت بخش های مختلف پروژه را بر عهده داشتند ،برای اين کار مناسب بودند؟ آيا همه افراد انگيزه تکميل پروژه را داشتند؟ آيا پروژه با بودجه تعيين شده به پايان رسيد؟ اگر بخواهيم از ابتدا شروع کنيم ،عملکرد ما چگونه خواهد بود؟ مهار کردن تماس های تلفنی دام تلفن تلفن های بيهوده تلفن هايی که از بيرون زده می شود تلفن هايی که به بيرون زده می شود دام تلفن تلفن های بيهوده تلفن هايی که از بيرون زده می شود ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ چه تعداد از تلفن ها غير منتظره بود؟ به چند تلفن نا خواسته پاسخ دادم؟ چند تلفن بيش از ح.د الزم به طول انجاميد؟ چه تعدادی از اين تماس ها قابل رسيدگیت.وسط دي.گران بود؟ چه تعدادی از اين تلفن ها مرا از انجام کارهای مهم خود بازداشت؟ چه تعدادی از اين تلفن ها قابل پی گيری و تفکيک بود؟ فنون مديريت تلفن هايی که از بيرون زده می شود ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ هنگامی که مشغول کار هستيم ،تلفن به فرد ديگری منتقل شود. ساعت آرامی را در نظر بگيريم که طی آن به تلفن پاسخ ندهيم. در طول جلسات ،پاسخ به تلفن ها را به بعد موکول کنيم. به تماس های فروشندگان ناخواسته ،با ادب ،محکم ،و مختصر پاسخ دهيم. از افراد بخواهيم در مواقعی که کار کمتری داريم ،تماس بگيرند. هنگام پاسخ گويی به تلفن از انجام کارهای جنبی بپرهيزيم. از يادداشت کردن روی قطعات پراکنده کاغذ خودداری کنيم. در صورت امکان تماس های مهم را از تماس های غير ضروری تفکيک کنيم. از قسمت پذيرش بخواهيم از دادن اسامی به تماس گيرندگان ناشناس خودداری کنند. فهرستی از بهانه ها را برای کوتاه کردن مکالمات تهيه کنيم. تلفن هايی که به بيرون زده می شود برنامه ريزی مکالمات برقراری تماس بعد از تماس نکات ديگری در باره مديريت زمان و بازنگری روش های ديگر مديريت زمان بازنگری روش های ديگر مديريت زمان ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ زمان وسفر تند خوانی کمال طلبی ممکن است خطر ناک باشد قانون ( KISSرعايت فشردگی و سادگی Keep It Short and Simple( - قاطعيت انطباق با محيط و شرايط محول ساختن وظايف اتخاذ نگرش مثبت به زندگی اجتناب از ارسال نامه های الکترونيکی بيهوده جمع بندی و نتيجه گيری مديريت زمان يعنی استفاده ی بهينه از وقت برای رسيدن به اين هدف بايد : عادت های قبل را فراموش کنيم . روش های جديد را بياموزيم. برای ترک عادات نادرست و يادگيری روش های جديد صبور باشيم.