مدیریت زمان ۴
اسلاید 1: سمینار مدیریت زمان تدوین : علیرضا احمدی بهار 1386
اسلاید 2: اگر نتوانيد وقت خود را برنامه ريزي کنيد ، هيچ چيز ديگر را هم نمي توانيد اداره کنيد.)پيتردراکر( یک روز 86400 ثانیه میباشد اما چگونه است که برخی اشخاص سازمانهای بزرگ را در زمان یاد شده اداره میکنند در حالیکه برخی دیگر در همین زمان قادر به اجرای ساده ترین کارها نیز نیستند؟ارزش يك صدم ثانيه را از دونده‌اي بپرس كه در مسابقات المپيك مدال نقره گرفته استبراي دانستن ارزش يك دقيقه، از كسي كه از قطار جا مانده است بپرسيد بهره وری 4 مولفه دارد : کمیت ، کیفیت ، هزینه و زمان
اسلاید 3: زمان دو جنبه دارد:1- جنبه درونی (زمان روانی) : وقت یا به تعبیر مردم کوچه و بازار حوصله.این همان نوع از زمان است که لحظه های نامطلوب بسیار کند می گذرد و در لحظه های مطلوب بسیار تند. چگونه افراد به صورت نا خود آگاه زمان را براي خود طولاني يا کوتاه مي کنند.حتما اين تجربه براي شما پيش آمده است که در مواقعي که به شدت تحت فشار ناشي از موقعيت ناراحت کننده اي بوده ايد،زمان بسيار کند سپري مي شد.مثال ديگر را مي توان در مورد مسابقات فوتبال ذکر کرد؛هنگامي که يک تيم با يک گل از حريف پيش است و بازي شرايط ويژه اي (همانند مسابقه فينال جام جهاني)را داشته باشد،زمان براي بازيکنان و طرفداران تيم برنده،به کندي و براي بازيکنان و طرفداران تيم بازنده به سرعت مي گذرد.اين تصور ناشي از شرايط ويژه اي است که براي افراد در حالتهاي گوناگون رخ مي دهد.ما مي توانيم از اين قضيه به نفع خود استفاده کنيم.2- جنبه بیرونی (زمان تقویمی) : حس حرکتیست که آدمی گذشت آن را در چرخش عقربه های ساعت دنبال میکند.
اسلاید 4: تفاوت های فرهنگی و نگرش به زمانمردم دنیا ادراکات متفاوتی از زمان دارند.بعنوان مثال تفاوت در میانگین ساعات کاری ، وقت شناسی و اوقات فراغتنوع نگرش افراد در کشورها و فرهنگهاي مختلف نسبت به زمان متفاوت است.در بعضي از فرهنگها زمان بسيار محدود و بنابراين برنامه ريزي و مديريت زمان اجتناب ناپذير است.اما در مورد کشورهاي کمتر توسعه يافته همانند ايران، زمان قرباني اصلي بي برنامگي ها ي ماست.چه بسا افرادي براي خود برنامه ريزي بسيار مدون و منعطفي نيز داشته باشند ،اما بي برنامگي هايي که در جامعه وجود دارد، آنها را از زمان و برنامه زماني عقب مي اندازد.اگر میخواهید از وقت خود به شیوه ای اثربخش بهره ببرید باید نگرشها و عادات خود را بشناسید.شیوه استفاده از زمان به عادتهای ما برمیگردد بنابراین کمی وقت صرف کنید تا بیاموزید چگونه میتوان این عادات را بهبود بخشید.یک تکنیک برای تجزیه و تحلیل و شناخت عادات عبارتست از تقسیم زمان به بخش های 30 دقیقه ای و ثبت دقیق فعالیتهای انجام شده در این دوره و سپس دسته بندی کارهای مشابه و تعیین وقت صرف شده برای هر گروه و مرور و تجزیه و تحلیل آن
اسلاید 5: تغییر نگرش نگرش ما نسبت به زمان دائما در حال تغییر است.ابداع تکنولوژیهای نوین کار ، سفر و ارتباطات ما را تحت تاثیر قرار میدهد.اینترنت ، پست الکترونیکی ، هواپیماها و ماشینهای مدرن ضمن ایجاد سهولت بیشتر در انجام کارهای روزانه باعث ایجاد محدودیت زمانی به دلیل سرعت در انجام کارها میگردند . بطور کلی آهنگ زندگی نسبت به زمان قدیم تندتر شده است.
اسلاید 6: فرآیند بهبود مدیریت زمان1) حساس شدن ذهن افراد نسبت به عمر به عنوان اصلی ترین سرمایه2) شناسایی آفات ، راهزنان ، دام ها و دلایل اتلاف زمان3) جستجوی راه حلهایی برای پیشگیری از اتلاف زمان و بکارگیری تدریجی آنها در زندگی شخصی و کاری مديريت زمان يعني انضباط شخصي.پديده نظم در مديريت زمان و درزندگي انسان بسيار مهم و ارزشمند است،چرا که باعث مي شود انسان ازاين طريق بهتر و سريع تر به مقصدها و هدف هاي خود برسد و از اعتماد به نفس بالاتر بهره مندگردد.بنابراين در مديريت زمان ، نظم در سرلوحه ي تمام امور قرار دارد.کليد طلايي و مهم ترين و اساسي ترين عوامل«مديريت زمان»،«هدف» و «نظم» مي باشند. مدیریت زمان یعنی انجام کارها بصورت موثر نه با شتاب
اسلاید 7: خود ارزیابیعملکرد روزانه شما چگونه است؟ شما چگونه ساعات کاری خود را تقسیم میکنید؟آیا کارهایتان را اولویت بندی میکنید؟آیا ابتدا کارهای مهم و فوری را انجام میدهید یا کارهای خوشایند؟چرا با اینکه می دانیم اول باید کارهای مهم و فوری را انجام دهیم ، این موضوع را رعایت نمیکنیم؟انسان از انجام کارهای فکری گریزان است و بیشتر به دنبال انجام دادن کارهای تکراری و اموری که در آنها تجربه دارد ، است.شناسایی الگوهابا یاری گرفتن از سوالات زیر الگوی رفتاری خود را بیابید و ببینید روی کدام یک از گروهها وقت بیشتری صرف میکنید.1) آیا کارهایی را انجام میدهم که فرد دیگری باید انجام دهد؟2) آیا در فهرستی که تهیه کرده ام الگوی تکراری وجود دارد؟ مثلا اوقات صبح من بیشتر صرف گروه یک میشود؟3) توزیع کارهای انجام شده در طول روز به چه شکل است؟4) آیا اوقاتی وجود دارد که شما خیلی پرمشغله باشید و دیگران بیکار باشند؟5) آیا انجام کارها اغلب بیش از حد تصور من بطول می انجامد؟6) ایا برای خلاقیت و نوآوری وقت کافی صرف میکنم؟
اسلاید 8: ارزیابی الگوهای رفتار کاری یا چرخه نیروی ذهنی و بدنی هر فردی از لحاظ توان فکری و بدنی دارای یک ریتم خاصی است برای مثال در ساعاتی از روز در اوج توان فکری و بدنی بوده و در ساعاتی دیگر از کمترین کارآیی ممکن برخودار است.طبق اندازه گیریهای آماری ، متوسط فعالیت روزانه و نوسانات آن را می توان با استفاده از نمودار زیر شرح داد.نمودار ص 41 کتاب جدید گرچه تفاوتهایی در بین افراد به خاطر گوناگونی در عادات تغذیه و مسائل شخصیتی وجود دارد ولی بطور کلی میتوان گفت :
اسلاید 9: بالاترین سطح فعالیت معمولا در صبح رخ می دهد.این سطح از فعالیت مجددا در باقی روز بدست نخواهد آمد. بعد از ظهر و بطور مشخص بعد از ناهار ، دوره عدم فعالیت و رکود شروع میشود. بعد از دومین وضعیت فعالیت سطح بالا در غروب ، منحنی اجرا بطور پیوسته سقوط میکند تا اینکه در چند ساعت بعد از نیمه شب به پایین ترین نقطه آن میرسد.همه ما باید از پس این نوسانات در فعالیتهای شخصی برآییم.مهم آن است که آهنگ نوسانات و تغییرات روزانه خودتان را معلوم کنید تا بتوانید برنامه های پیچیده و دشوار (نوع الف) را برای نقطه اوج صبح تنظیم نمایید.در طی زمانی که فعالیت رو به کاهش می گذارد ، شما نباید بر خلاف آهنگ بیولوژیک خودتان کاری انجام دهید بلکه سعی کنید تا تمدد اعصاب کرده و از این وضعیت برای تماسهای اجتماعی و کارهای روزمره استفاده کنید(وظایف نوع ج).یکبار دیگر در اواخر بعد از ظهر وقتی که منحنی فعالیت افزایش میابد ، میتوانید کار روی وظایف مهم را از سر بگیرید.(وظایف نوع ب)یک ساعت کار و بعد 10 دقیقه استراحت
اسلاید 10: پس سعی کنید با ریتم بدن خود آشنا شوید.روش انجام کار : برای چند روز میزان خستگی یا سر حال بودنتان را در هر ساعت یادداشت نموده و نمودار بیوریتم خود را ترسیم نمایید.حال بهتر است از این پس زمان بندی انجام کارهای خود را بر اساس بیوریتم انجام دهید.بدین مفهوم که کارهای مهم و فوری در نقطه اوج صبح ، فعالیتهای مهم یا فوری در نقطه اوج بعد از ظهر و کارهای مهم و غیرفوری در نقاط افت انجام گیرند.
اسلاید 11: ارزیابی مهارتهای کنونی در زمینه مدیریت زماناین مرحله از اهمیت بسیاری برخوردار بوده و شالوده موفقیت های آتی ما را تشکیل میدهد.* تحلیل نحوه فعلی صرف زمان* شناخت عوامل اتلاف زمان* تغییر عادات روشهای پیشین
اسلاید 12: تکمیل پرسشنامه خود ارزیابی / ایجاد جدول زمانبندیرجوع به پرسشنامه (اگر بیشتر از 5 مورد مثبت باشد ، بینشها و راه حلهای ارائه شده به شما کمک زیادی خواهد نمود. جدول زمانی انجام کار که شامل 5 ستون میباشد : (زمان ، فعالیت ، نتیجه ، مدت و برنامه ریزی)پس از تکمیل جدول به سوالات زیر پاسخ دهید.چه درصدی از کارهایم از پیش برنامه ریزی شده بود؟آیا روز کاری ام دارای ساختار درستی بود؟آیا کارهای برنامه ریزی شده بیش از حد انتظار به طول انجامیده است؟چرا زمانی طولانی را صرف کارهای بی حاصل کردم؟چند مورد در کارهایم وقفه ایجاد شد؟آیا در مورد نحوه گذراندن وقت خود به دیگران حق دخالت میدهم؟چه زمانی از روز بیشترین بهره وری را دارم؟آیا بهره وری داشته ام یا فقط خودم را مشغول کرده ام؟چگونه میتوانم کنترل بیشتری بر وقت خود داشته باشم؟برای چند درصد از وقت خود میتوانستم برنامه ریزی درستی بعمل آورم؟کارایی من چه میزان بوده است؟(از 1 تا 10)
اسلاید 13: حال باید با کمک گرفتن از جدول زمانی ، نقش هر یک از عوامل اتلاف وقت خود را بسنجیم.شناخت مواردی که وقت ما را هدر میدهد ، مرحله عمده ای در جهت پیشرفت بشمار می آید.کنار گذاردن عادت های اتلاف وقت جانشین ساختن عادات صرفه جویی در وقتفرآیند چند مرحله ای تغییر1) یاداشت نمودن عامل اتلاف زمان2) تهیه فهرست مشکلات حاصل از عادت اتلاف وقت3) تجسم ذهنی عادت صرفه جویی در زمان4) پرورش عادت صرفه جویی در زمان
اسلاید 14: ده مورد از رایج ترین عوامل اتلاف زمان1- گم کردن چیزهای مورد نیاز2- تماس های تلفنی3- وقفه ها (اثر تیغ اره ای)4- تعلل ها5- کاغذ بازیهای بی حاصل6- مشکلات کاری7- واگذاری کار بصورت معکوس8- کمال طلبی9- جلسات10- آشفتگی و عدم تمرکز
اسلاید 15: تسلط بر مکاتبات اداریدر این بخش به روشهای کنترل کاغذهای اداری (که دائما روی میزمان انباشته میشود) ، میپردازیم.الف- مبارزه برای کاهش مکاتباتب- رسیدگی موثر به کاغذهای کاریج- بایگانی موثر و صحیح
اسلاید 16: مبارزه برای کاهش مکاتبات کاریمکاتبات کم اهمیت پر هزینه است و توجه ما را از کارهای مهم باز میدارد.اگر تمام یادداشتها ، گزارشها ، فکسها ، نامه ها ، مجله ها یا سایر کاغذهای بی مصرفی که روزانه روی میز ما قرار میگیرد را مورد بررسی قرار دهیم ، متوجه خواهیم شد که اکثر آنها اصولا از ابتدا نمیبایست تولید شده باشند.غالبا دیگران را بخاطر ارسال کاغذهای بی اهمیت سرزنش میکنیم اما در اکثر موارد روش کاری خود ماست که موجب انباشته شدن کاغذهای اداری میشود.(چند بار این جملات را به همکاران خود گفته اید : یک نسخه از آن را برای پرونده های من بفرستید ، گزراش این موضوع را برای من بنویسید و ......)پیش از آنکه درخواست ارسال مدرکی را بکنیم ، باید از ضرورت آن مطمئن بشویم.کاغذ باید به عنوان آخرین چاره در نظر گرفته شود.همزمان با کاستن از انبوه کاغذهای وارده باید کاغذهای ارسالی را نیز کاهش دهیم.چک لیست کاهش مکاتبات کاری* حذف برخی اسامی از فهرست نامه های صادره در داخل و خارج شرکت* درخواست از همکاران مبنی بر اینکه گزارش کار خود را مختصر و فشرده نمایند.* تغییر مسیر نامه ها به هنگام لزوم* صحبت کردن جایگزین نوشتن گردد.* درخواست از همکاران که فقط موارد خاص را گزارش نمایند.* کاستن از حجم کاغذهای ارسالی* بازگرداندن کاغذهای کاری غیر ضروری به فرستنده انها
اسلاید 17: رسیدگی موثر به مکاتبات کارییک مدرک بارها و بارها بررسی میشود ولی اقدامی روی آن صورت نمی پذیرد.آزمایش سرخک برای تعیین این میزانپیامدهای یک میز کار آشفته:1) بهره وری پایین2) از دست دادن فرصتها و مهلت های انجام کار3) جستجوی دیوانه وار برای اطلاعات گم شده4) ساعتهای طولانی کار5) افزایش اضطراب و پریشانی6) از دست دادن روحیه7) حواس پرتی های ناخواسته8) مشکلات غیر منتظرهنکاتی برای مدیریت مکاتبات اداری*سعی کنید هر یک از مکاتبات را یک بار بررسی کنید.* به هنگام رسیدگی به نامه های وارده مصمم باشید و قاطعانه عمل کنید.* محیط کار را در یک زمان مشخص فقط به یک پروژه اختصاص دهید.* از کازیه بعنوان محلی برای انبار کردن کاغذهای کاری استفاده نکنید.* روش RAFT را مورد استفاده قرار دهید. (ارجاع دادن ، اقدام ، بایگانی ، دور ریختن)* جهت پیگیری کارهای ناتمام ، یک پرونده در دست اقدام تشکیل دهید آخرین روز ماه آوریل : روز جهانی سازماندهی میزها (10 اردیبهشت)
اسلاید 18: بایگانی موثرشامل دو مرحله میباشد:1) پاکسازی سیستم از کاغذهای بیهوده عبارت از بررسی سیستم و دور انداختن مدارکی که هرگز فرصت مطالعه آنها را نخواهیم داشت ، پرونده هایی که در صورت لزوم در جاهای دیگری قابل دسترسی هستند و پرونده هایی که رسیدگی به انها ارزش چندانی ندارد میباشد.لزوم تشکیل بایگانی فعال و راکد2) سازماندهی مجدد پرونده هااگر از فهرست پرونده های موجود آگاهی نداشته باشید یا قادر به یافتن آنها نباشید ، بدون شک سیستم بایگانی شما هیچ فایده ای نخواهد داشت. شش روش برای طبقه بندی اطلاعات عبارتند از : طبقه بندی بر اساس موضوع ، حروف الفبا ، تاریخ ، رنگ ، مناطق جغرافیایی و شمارهنکاتی جهت مدیریت پرونده ها* استفاده از عناوین ساده برای پرونده ها* تقسیم کردن پرونده های حجیم* جدا کردن پرونده های در دست اقدام از سوابقی که به ندرت مورد استفاده قرار میگیرند.* قرار دادن قفسه پرونده ها در نزدیکی میز کار* جلوگیری از انباشته شدن پرونده ها بر روی میز* بکارگیری یک سیستم طبقه بندی معتبر* پاکسازی پرونده ها بطور مرتب
اسلاید 19: برنامه ریزیزندگي خود را بازپس گير؛ فقط يك ساعت از 24 ساعت روزتان را وقف خودتان كنید تا 23 ساعت باقي‌مانده تحت فرمان شما قرار گيرد.یکی از مهمترین مهارتهای مدیریت زمان بشمار می آید.برنامه ریزی به معنای آمادگی جهت تحقق اهداف است و راهی جهت نجات دادن و ذخیره سازی وقت بشمار می اید.8 دقیقه امادگی برای هر روز کاری و ثبات قدم بر روی برنامه ها می تواند در نهایت 1 ساعت زمان ذخیره شده در پی داشته باشد.« اگر9ساعت براي قطع درختي وقت داشتم ,6 ساعت آن را صرف تيز کردن تبر خود مي کردم. » ابراهام لينکلن زماني که صرف برنامه ريزي مي کنيد،به هدر نمي رود بلکه در دراز مدت موجب صرفه جويي در وقت مي شود.بسیاری از مردم وقت خود را صرف امور و وظایف فرعی عدیده ای میکنند ، بجای آنکه وقتشان را بر روی تعداد اندکی از فعالیتهای اصلی و اساسی متمرکز نمایند.قانون پارتومهمترین قاعده در برنامه ریزی آنست که کارها را بصورت نوشته درآوریم.مشخص ساختن اهدافتدوین طرحهای عملی برای تحقق آنهابرنامه های روزمره
اسلاید 20: اهدافاگرهدفي براي نشانه روي نداشته باشيد، به جايي نخواهيد رسيد. !اگر مقصدتان ناکجاآباد باشد ، بطورحتم بدان خواهيد رسيد!اگر اهدافتان روشن نباشد ، باید دوچندان تلاش نمایید. (مارک تواین)تمثیل آلیس در سرزمین عجایبموفقیت چیزی نیست جز دستیابی به اهداف از پیش تعیین شدهافرادی که هدف مشخصی ندارند ، بیشتر وقت خود را صرف پاسخگویی به خواسته های دیگران کرده و تحت تاثیر آنان واقع میشوند.نباید از یاد ببریم که دستیابی به موفقیت بصورت تصادفی بسیار نادر است.
اسلاید 21: افراد با انگيزه ي بيشتر ، اهداف والاتر و بلندتري را انتخاب مي نمايند ، درحالي که افراد بي انگيزه ، اهداف کوتاه مدت و پست تري را برمي گزينند (دانش آموز با انگيزه به 20 فکر مي کند و دانش آموز بدون انگيزه به 10 رضايت مي دهد).هدف خوب بايد داراي مشخصات زير باشد :1- يک هدف بايد چيزي را طلب کند.2- هدف بايد دست يافتني باشد.3- هدف بايد مشخص و روشن باشد.4- هدف بايد قابل اندازه گيري باشد.5-هدف بايد در محدوده زماني مشخص باشد.6-هدف بايد مکتوب و مدون باشد.7- هدفهاي کاري بايد مورد تاييد افراد مافوق باشد.8- هدفها بايد قابليت انعطاف پذيري داشته باشند
اسلاید 22: مشخص ساختن اهداف کاری با تجسم خلاق و یاری گرفتن از پرسشهای زیرتا زمان بازنشستگی به چه چیزهایی می خواهم دست یافته باشم؟چه درامدی را برای خود در نظر دارم؟ترجیح میدهم برای خودم کار کنم یا آنکه مدیر ارشد یک شرکت بزرگ باشم؟آیا در همین کشور به کار خود ادامه میدهم یا به خارج از کشور خواهم رفت؟آیا داشتن تحصیلات بالاتر به نفع من است؟چه مهارتهای کاری باید کسب کنم؟کار در کدام صنعت را ترجیح میدهم؟شغل ایده آل من چیست؟به کدامیک از سازمانهای حرفه ای ملحق میشوم؟
اسلاید 23: اهداف شخصیسرگرمی ها و علایق خاصی که مایلم به انها بپردازم ، کدامند؟چه مکانی را برای زندگی میپسندم؟آیا لازم است وقت بیشتری را با خانواده بگذرانم؟مایل هستم به کدام نقاط دنیا سفر کنم؟آیا باید زبان جدیدی بیاموزم؟آیا باید رژیم غذایی مناسبتری در پیش بگیرم؟خانه مورد علاقه من چگونه است؟
اسلاید 24: ** تدوین طرحهای عملی طرحهای عملی که برای هر یک از اهدافمان تعیین میکنیم ، ما را قدم به قدم در رسیدن به هدف راهنمایی خواهند کرد.فواید:اهداف بزرگ را به مراحل قابل دستیابی تقسیم میکند.انگیزه لازم را برای دستیابی به اهداف بوجود می آورد.عملی کردن برنامه هایمان را آسان تر میسازد.نگرش و دیدگاه کلی و مفیدی به ما میدهد.ما را قادر میسازد تا بجای کارهای فوری بر کارهای مهم تمرکز کنیم.معیاری برای قضاوت در مورد پیشرفت کار در اختیار ما قرار میدهد.ما را یاری میکند تا مشکلات را پیش بینی کنیم.باید برای دستیابی به اهداف و اجرای هر یک از مراحل کار ، مهلت مشخصی را تعیین کنیم.
اسلاید 25: ***برنامه های روزانهپس از تهیه طرحهای عملی لازم است چارچوب زمانی را محدود کرده و توجه خود را به تهیه فهرست کارهای روزانه معطوف سازیم.نقش برنامه های روزانه:*ما را قادر میسازد تا آگاهانه برنامه ریزی کنیم.*به عنوان یک یادآوری کننده عمل مینماید.*به افکار ما نظم و سامان میبخشد.*کمک میکند تا کارها را در مهلت تعیین شده به اتمام برسانیم.*انگیزه لازم را برای انجام کارها به وجود می آورد.*کمک میکند تا توجه خود را بر اولویتها متمرکز سازیم.هشت اصل برای تنظیم برنامه های روزانه کارا1) برنامه ریزی 5 دقیقه ای2) انتقال کارهای نیمه تمام امروز3) برنامه ریزی فعالیتهای فردا4) در نظر گرفتن فعالیتهایی که به هدف مربوط میشود.5) کارهایی که حق تقدم دارند.6) محول کردن فعالیتها7) تخمین زمان لازم برای اجرای هر فعالیت8) بررسی نامه ها و افزودن مواردی از آنها به فهرست
اسلاید 26: مدیریت جلسات اغلب مدیران حدودا 30 الی 50 درصد زندگی کاری خود را در جلسات بسر میبرند.تفاوتهای فرهنگی در مورد جلسات در کشور ژاپن شرکت کردن در جلسات بصورت انفرادی توهین آمیز است.آنها برای احترام گذاشتن به میزبان بصورت دسته جمعی در جلسات شرکت مینماید.در کشورهای عربی معمولا مدت زمان جلسه اعلام نمیشود و با توافق حضار جلسه خاتمه میابد.فوائد تشکیل جلسه:*انتقال اطلاعات و دریافت بازخورها*تولید عقاید جدید*ایجاد توافق نظر در مورد بعضی تصمیمات یا اقدامات*استفاده از نظرات کارشناسان مختلف برای حل مشکلات
اسلاید 27: چه کارهایی را باید پیش از جلسه انجام داد؟چه فعالیتهایی باید در حین جلسه صورت پذیرد؟بعد از جلسه چه باید کرد؟ وظایف رئیس جلسه عبارتند از حصول اطمینان از قرار گرفتن افراد مناسب در مکان و زمان درست و همچنین در اختیار داشتن اطلاعات لازمعوامل مخرب در جلسات:افرادی که دیر به جلسه می آیند.دستور کار پنهان بحث های بی هدفاخذ نظرات افراد صاحب نظروقفه ها (داستان نماینده مجلس سنا با رئیس جمهور آمریکا)بحث و جدلعدم قاطعیت گروهما باید رویکرد کنشی داشته باشیم نه واکنشی
اسلاید 28: مهار کردن تماس های تلفنی در تماسهای تلفنی ناخواسته ، شخص دیگری نحوه سپری کردن وقت ما را تعیین می کند.رمز موفقیت مدیریت تماس های تلفنی در حذف یا کوتاه کردن تماس های بیهوده و بذل بیشترین توجه نسبت به مکالمات مهم است. ضمن برنامه ریزی مکالمات قبل از هر تلفن از خود بپرسیم چه اطلاعاتی را باید در اختیار دیگران بگذارم و به چه اطلاعاتی نیازمندم؟بهترین راه برای انتقال پیام کدام است؟چه مدارکی باید در دسترس باشد؟
اسلاید 29: مشکل گزارش نویسی معمولا افراد برای شروع گزارش با مشکل مواجه هستند.اگر شما نیز این مشکل را دارید روش خود را عوض نمایید.بهترین روش در این گونه موارد این است که به ساختار نهایی گزارش توجه ننموده و هر چه به ذهنتان میاید را بنویسید.در انتها میتوانید گزارش را ویرایش نموده و به نقطه مطلوب برسید.پس بجای اینکه به این فکر باشید که یکباره گزارش کاملی تنظیم نمایید ، از یک گزارش معمولی شروع و سپس اصلاحات را اعمال نمایید.کمال طلبی برخی مواقع در نظر گرفتن جزییات کار عاقلانه ای است اما در بیشتر موارد نتیجه منفی در بر خواهد داشت. اگر 90 درصد کاری درست پیش برود غالبا کافی خواهد بود ، اما اگر بخواهیم 100 درصد درست پیش برود این غالبا بدین معنی خواهد بود که کارهای مهم تر روی میزمان بدون رسیدگی باقی خواهد ماند.علاوه بر آن زمان اضافی که برای هر یک از کارها صرف میشود ، ندرتا ارزش خود را باز خواهد یافت و در اینجا قانون کاهش بازدهی مصداق پیدا میکند. توصیه : اگر دیگران پیش نویس نامه ها و گزارش های ما را تهیه میکنند ، بهتر است از تصحیح کار آنها خودداری کنیم و متوجه این نکته باشیم در حالیکه شیوه نوشتاری دیگران اندکی با ما تفاوت دارد ، اما ارزش و اعتبار آن به هیچ وجه کمتر از شیوه ما نیست.
اسلاید 30: قانون KISS (رعایت فشردگی و سادگی) این قانون باید در تمام کارهایی که انجام میدهیم رعایت شود.اگر برای حل موضوعی یک تلفن کوتاه کافی باشد ، تشکیل یک جلسه اتلاف وقت خواهد بود.نوشتن یک گزارش 10 صفحه ای در حالیکه فقط 2 صفحه کافی است ، کار بیهوده ای محسوب میشود.اگر فردی را چندین بار در روز ببینیم دیگر نیازی به فرستادن یادداشت برای او نیست.
اسلاید 31: قاطعیت اگر کوهی از نامه های اداری اطراف ما را گرفته باشد ، نشان دهنده عدم قاطعیت ما در کار است.هر یک از مدارکی که در حال حاضر در کازیه ما قرار دارد ، مبین تصمیمی است که هنوز اتخاذ نشده است. این یک عادت است که تعداد اندکی از ما میتوانیم به اسانی آن را ترک نماییم.هنگامی که بیش از حد در مورد تصمیم گیریهای دشوار می اندیشیم ، مهلت ها و فرصت های بسیاری را از دست خواهیم داد. باید تصمیم گیریهای سریع را تجربه کنیم و ببینیم چه پیامدهایی خواهد داشت.باید متوجه باشیم که این نوع تصمیم گیریها نیز به حد کافی موثر است.غالبا نیاز به اطلاعات بیشتر بهانه ای میشود برای به تعویق انداختن تصمیم گیریها.در حالیکه اکثرا تصمیم گیری را بدلیل آنکه احتمالا نتایج نامطلوبی به دنبال خواهند داشت ، به بعد موکول مینماییم.اما یک تصمیم گیری دشوار به مراتب بهتر از آن است که هیچ تصمیم گرفته نشود.
اسلاید 32: انطباق با شرایط و محیط هر اندازه هم که برنامه ریزی ما موثر باشد ، باید همواره آمادگی انطباق با شرایط متغیر را داشته باشیم.غالبا میتوانیم تغییرات احتمالی را پیش بینی کنیم.مثلا چنانچه صبح ها تلفن های زیادی داشته باشیم ، نباید انجام کارهای فوری را در آن زمان برنامه ریزی کنیم.محول ساختن وظایف واگذاری یا محول ساختن وظایف ، هنر انجام دادن کار از طریق دیگران است . هر چه بیشتر در مسیر شغلی خود پیش می رویم ، نیاز به همکاران برای انجام دادن کارها محسوس تر میشود.بسیاری از مدیران از محول کردن کار به دیگران و عدم کنترلی که این کار به دنبال خواهد داشت ، واهمه دارند اما آزاد ساختن وقت خود برای انجام کارهای مهمتر و مفیدتر ضروریست.
اسلاید 33: اتخاذ نگرش مثبت به زندگی داشتن نگرش مثبت به زندگی ، امکان موفقیت ما را افزایش میدهد.ما همیشه میتوانیم برای مشکلاتی که با آنها مواجه هستیم بهانه ای بیابیم.اگر نگرش ما منفی باشد ، بجای آنکه به دنبال راه حل باشیم ، دائما دیگران را مسبب مشکلات خود می بینیم و آنها را سرزنش می کنیم.نگرش مثبت در دیگران نیز انگیزه بوجود می آورد تا کارها را به انجام برسانند.
نقد و بررسی ها
هیچ نظری برای این پاورپوینت نوشته نشده است.