صفحه 1:
سمینار مدیریت زان
تدوین : علیرضا احمد ی
۱۳۸۶ بهار
time management
صفحه 2:
اگر نتوانید وقت خود را برنامه ریزی کنید . هیچ چیز دیگر را هم نمی
توانید اداره کنید.)پیترد راکر(
یک روز ۸۶۴۰۰ انیه میباشد اما چگونه است که برخی اشخاص
سازمانهای بزرگ را در زمان یاد شده اداره میکنند در حالیکه برخی دیگر
در همین زمان قادر به اجرای ساده ترین کارها نیز نیستند؟
ارزش یک صدم انیه را از دونده‌ای بپرس که در مسابقات المپیک مدال
نقره گرفته است
برای دانستن ارزش یک دقیقه. از کسی که از قطار جا مانده است بیرسید
بهره وری ۴ مولفه دارد : کمیت . کیفیت . هزینه و زمان
time management
صفحه 3:
زمان دو جنبه دارد:
۱- جنبه درونی (زمان رولنی) : وقت یابه تعبیر مردم کوچه و بازار حوصله.این همان نوع
از زمان انست که لحظه های تامطلوب بسیار کند می گذرد و در لحظه های مطلوب
بسیار تند.
چگینه افراد به صورت نا خود آگاه زمان را برای خود طولانی یا کوتاه می کنند.حتما"
این تجربه برای شما پیش آمده است که در مواقعی که به شدت تحت فشار ناشی از
موقعیت ناراحث کننده ای بوده لیدزمان یار "کند سپری می شدمثال دیگر رالعی
توان در مورد مسابقات فوتبال ذکر کرد؛هنگامی که یک تیم با یک گل از حریف
پیش است و بازی شرایط ویژه ای (همانند مسابقه فینال جام جهانی)را داشته
باشد,زمان برای بازیکنان و طرفداران تیم برنده‌به کندی و برای بازیکنان و طرفداران
تیم بازنده به سرعت می گذرددلین تصور نأشی از شرلیط و بش است که بر افرا
در حالتهای گوناگون رخ می دهد.ما می توانیم از این قضیه به,نفع خود استفاده
كيين
- جنبه بيرونى (زمان تقويمى) :.حس حركتيست كه آدمى كذشت لن را در جرخش
عقربه هاى ساعت دنبال ميكند.
time management
صفحه 4:
تفاوت های فرهنگی و نگرش به زمان
*_مردم دنیا ادراکات متفاوتی از زمان دارند.بعنوان مثال تفاوت در میانگین ساعات کاری "
.وقت شناسی و اوقات فراغت__
* نوع نگرش افراد در کشورهاو فرهنگهای مختلف نسبت به زمان متفاوت است.در
بعض از فرهتگها زمان بسبار ماو وزبتابراین برنامه ریزی و مدیریت مان رحس
ys Ulan) ea مورد كشورهاى تر توديعه يافته همانئد ايران: زمان 195 ملق
جى برنامكى نا ى ماست جه بسنا أفرادى براع لزه بزنامه ريزئ. بسيار مدون 5 PES,
نيز.داشته باشند اما بى ls Sl رجامعه وجود دارد. آنها را از زمل و
برنامه زمانى عقب مى اندازد.
اكر:ميخواهيد از.وقت خود جه شيوه ائ اتريخش ea) لاتليد نكرشها و عادات خوة
را بشناسید.شیوه استفاده از زمان به عادتهای ما برمیگردد بنابرلین کمی وقت صرف
كنيد تا بياموزيد جكونه ميتوان این عادات را بهبود بخشید.
* یک تکنیک برای و تحلیل و شناخت عادات عبارتست از تقسیم زمان به بخش
آهای ۲۰ دقیقه ای و ثبت دیق فعالیتهای انجام شده در این دوره وآنبپس)/دسته
بندی کارهای مشلبه و تعیین وقت صرف شده برای هر گروه و مرور و تجزیه و تحلیل
آن
ل
time management
صفحه 5:
تغییر نگرش
تکرش ما سنك Lally sigan در حال تغییر ات انا
تکنولوژیهای نوین کار ۰ سفر و ارتباطات ما را تحت تاثیر قرار
میدهداینتوتت . بت الکترو كا #رهراييماها و ماشینها
مدرن ضمن ایجاد سهولت بیشتر در انجام کارهای روزلنه باعث
ایجاد محدودیت زمانی به دلیل سرعت در انجام کارها
میگردند . بطور کلی آهنگ زندگی نسبت به زمان قدیم تندتر
شنده است؛
time management
صفحه 6:
فرآيند بهبود مدیریت زمان
شدن ذهن افراد نسبت به عمر به عنوان اصلی ترین سرمایه
۲ شناسایی آفات ء راهزنان . دام ها و دلایل اتلاف زمان
۲ جستجوی راه حلهایی برای پیشگیری از اتلاف زمان و بکارگیری تدربجی
آنها در زندگی شخصی و کاری
مدیریت زمان یعنی انضباط شخصی.پدیده نظم در مدیریت زمان و
درزندگی انسان بسیار مهم و ارزشمند است,چرا که باعث می شود انسان
ازاين طريق بهتر و سریع تر به مقصدها و هدف های خود برسد و از
اعتماد به نفیین الاک بهرمرهتد گردد.بتابراین در مد بر سگوزمان:: نظم در
سرلوحه ی تمام امور قرار دارد.کلید طلایی و مهم ترین و اساسی ترین
عوامل «مدیریت زمان».«هدف» و «نظم» می باشند.
مدیریت زمان یعنی انجام کارها بصورت موثر نه با شتاب
time management
صفحه 7:
خود ارزیابی
عملکرد روزانه شما چگونه است؟
شما چگونه ساعات کاری خود را تقسیم میکنید؟آیا کارهایتان را اولویت بندی میکنید؟آیا ابتدا
کارهای مهم و فوری رالنجام ميدهید یا کارهای خوشایند؟چرا با اينکه می دانیم اول باید کارهای
مهم و فوری را انجام دهیم « اين موضوع را رعایت نمیکنیم؟
* انسان از لنجام کارهای فکری گریزان است و بیشتر به دنبال انجام دادن کارهای تکراری و اموری که
در.آنها تجربه دارد : است.
شناسایی الگوها
با یاری گرفتن از سوالات زیر الگوی رفتاری خود را بيابید و
صرف میکنید.
۱) آیا کارهایی را انجام میدهم که فرد دیگری باید لنجام دهد؟
۲ آیا در قهرستی که تهیه کرده ام آلکوی تکراری وجود جارد؟ لا و۳18 هن بیشنتر ضرف گروه یک
مت ود
۲ توزیع کارهای انجام شده در طول روز به چه شکل است:
۴ آیا اوقاتی وجود دارد که شما خیلی پرمشغله باشید و دیگران بیکار باشند؟
۵ آیا انجام کارها اغلب بیش از حد تصور من بطول می انجامد؟
۶ ایا برای خلاقیت و نوآوری وقت کافی صرف میکنم؟
روی کدام یک از گروهها وقت بیشتری
time management
صفحه 8:
ارزیابی الگوهای رفتار کاری با چرخه نیروی ذهنی و بدنی ۳
هر فردی از لحاظ توان فکری و بدنی دارای یک ریتم خاصی
اعتت برای مثال در ساعاتی از روز در اوج توان فکری BGT
بوده و در ساعاتی دیگر از کمترین کارآیی ممکن برخودار
است.طبق اندازه گیریهای اماری . متوسط فعالیت روزانه و
نوسانات آن را می توان با استفاده از نمودار زیر شرح داد.
نمودار ص 6*0 کتاب جدید
گرچه تفاوتهایی در بین افراد به خاطر گوناگونی در عادات
تغذیه و مسائل شخصیتی وجود دارد ولی بطور کلی میتوان
گفت :
time management
صفحه 9:
بالاترین سطح فعالیت معمولا در صبح رخ می دهداین سطح از فعالیت مجددا در
aes (ag كود
بعد از دومین وضعیت فعالیت سطح بالا در غروب ۰ منحنی اجرا بطور پیوسته سقوط
یکند تا اینکه در چند ساعت بعد از نیمه شب به پایین ترین نقطه آن
همه ما بايد أز يس این نوسانات در فعالیتهای شتخصی برآییم‌مهم آن است که آهنگ
نوسانات و تغییرات روزلنه خودتان را معلوم کنید تا بتوانید برنامه های پیچیده و
دشوار (نوع للف) را برای نقطه اوج صبح تنظیم نمایید.در طی زملنی که فعالیت رو به
کاهش می گذارد . شما نباید بر خلاف آهنگ بیولوژیک خودتان کاری انجام دهید
بلكه سعى كنيذ تا تمدد اعصاب كرذه و از لين وضع ۲ #تماسهای اجتمافی و
كارهاى روزمره استفاده كنيد(وظايف نوع ج).يكبار ديكر در اواخر بعد از ظهر وقتى
که منجنی"فتالیت افزایش میلید . میتوانید کار روی وظلیف مهم راز سر بگیرید.
(وظایف نوع ب)
یک ساعت کار و بعد ۱۰ دقیقهآللتراجت
time management
صفحه 10:
پس‌سعی کنید: با ریدم یدج خوه ا 9 as
* روش آنجام کار : بری چند روز میزان خستكى يا سر حال
بودنتان را در هر ساعت یادداشت نموده و نمودار بیوریتم خود
را ترسیم نمایید.
* حال بهتر است از این پس زمان بندی انجام کارهای خود را بر
اساس بیوریتم انجام دهید.بدین مفهوم که کارهای مهم و فوری
در نقطه اوج صبح . فعالیتهای مهم یا فوری در نقطه اوج بعد از
ظهر و کارهای مهم و غیرفوری در نقاط افت انجام گيرند.
time management
صفحه 11:
ارزيا 3 ننونی در زمینه مدیریت زمان
اين مرحله از اهميت بسيارى برخوردار بوده و شالوده موفقيت هاى
آتى مارا تشكيل ميدهد.
# تحلیل نحوه فعلی صرف زمان
# شناخت alge اتلاف زمان
# تغییر عادات روشهای پیشین
time management
صفحه 12:
تکمیل پرسشنامه خود ارزیابی / ایجاد جدول زمانبندی
رجوع به پرسشنامه للگر
زیادی حواهد تمود:
جدول زمانی انجام کار که شامل ۵ ستون میباشد : (زمان . فعالیت . نتيجه . مدت و برنامه ریزی)
پس از تکمیل جدول به سوالات زیر پاسخ دهید.
چه درصدی از کارهایم از پیش برنامه ریزی شده بود؟
آیا روز کاری ام دارای ساختار درستی بود؟
آیا کارهای برنامه ریزی شده بیش از حد انتظار به طول انجامیده است؟
چرا زمانی طولانی را صرف کارهای بی حاصل کردم؟
چند مورد در کارهایم وقفه ایجاد شد؟
آیا در مورد نحوه گذراندن وقت خود به دیگران حق دخالت میدهم؟
چه زمانی از روز بیشترین بهره وری را دار
آیا بهره وری داشته ام یا فقط خودم را مشغول كرده ام؟
چگونه میتوانم کنترل بیشتری بر وقت خود داشته باشم؟
برای چند درصد از وقت خود میتوانستم برنامه ریزی درستی بعمل آورم؟
کارایی من چه میزان بوده است؟(از ۱ تا ۱۰)
تر از ۵ مورد مثبت باشد . بینشها و راه حلهای ارلئه شده به شما کمک
time management
صفحه 13:
* حال بايد با کمک كرفتن از جدول زمانى . نقش هر يك از
عوامل اتلاف وقت خود را بسنجيم.شناخت مواردى كه وقت ما ۲
را هدر ميدهد . مرحله عمده اى در جهت ييشرفت بشمار مى
آید.
کنار گذاردن عادت های اتلاف وقت
جانشین ساختن عادات صرفه جویی در وقت
فرآبند چند مرحله ای تغبیر
۱) یاداشت نمودن عامل اتلاف زمان
۲ تهیه فهرست مشکلات حاصل از Sole اتلاف وقت
۲ تجسم ذهنی عادت صرفه جویی در زمان
۴ پرورش عادت صرفه جویی در زمان
time management
صفحه 14:
ده مورد از رایج ترین عوامل اتلاف زمان
۱- گم کردن چیزهای مور5 تیاز
sey كان لم
۳- وقفه ها اثر تیغ اره ای)
۴- تعلل ها
۵- کاغذ بازیهای بی حاصل
۶- مشکلات کاری
۷- واگذاری کار بصورت معکوس
۸- کمال طلبی
9- جلسات
۰- آشفتگی و عدم تمرکز
time management
صفحه 15:
تسلط بر مکاتبات اداری
* در لین بخش به روشهای کنترل کاغذهای اداری (که دائما روی
میزمان انباشته میشود) » میپردازیم.
الف- مبارزه برای کاهش مکاتبات
ب- رسیدگی موثر به کاغذهای کار
ج- بایگانی موثر و صحیح
صفحه 16:
مبارزه برای کاهش مکاتبات کاری
* مکاتبات کم اهمیت پر هزینه است و توجه ما را از كارهلى pee مردام Blob plas
گزارشها ,فکسها »نامه ها »مجله ها با سایر کاغذهای بی که روزلنه روی میز ما قرار میگیر
را مورد بررسی قرار دهیم . متوجه خواهیم شد که اکترآنهااصولا از ادا نمیبیست تولید شده باشند.
* غالبا دیگران را بخاطر اوسال کاغذهای بی لهمیت سرزنش میکنیم اما در اکثر مارد روش کاری خود
ماست که موجب انباشته شدن کاغذهای اداری میشود.(چند بار لین جملات را به همکاران خود گفته
اید : یک نسخه از ن را برای پرونده های من بفرستید . گزراش این موضوع را برای من بنویسید.
2
از آنكه درخواست ارسال مدركى را بكنيم . بايد از ضرورت آن مطمئن بشويم.كاغذ بايد به عنوان
أخرين جاره در نظر گرفته شود.
* _ همزمان با کاستن از انبوه کاغذهای وارده باید کاغذهای ارسالی را نیز کاهش دهیم.
جك ليست كاهش مكاتبات كارو
* حذف برخی اسامی از فهرست نامه های صادره در داخل و خارج شرکت.
* درخواست از همکاران مبتی بر اینکه گزارش کار خود را مختصر و فشرده نمایند.
# تغییر مسیر نامه ها به هنگام لزوم
# صحبت کردن جایگزین نوشتن گردد.
* درخواست از همکاران که فقط موارد خاص را گزارش نمایند.
# کاستن از حجم کاغذهای ارسالی
# بازگرداندن کاغذهای کاری غیر ضروری به فرستنده انها
time management
صفحه 17:
رسبدكى موثر به مکاتبات کاری
* یک مدرک بارها و بارها بررسى ميشود ولى اقدامى روى آن صورت نمى بذيرد.
آزمايش سرخك براى تعيين اين ميزان
پیامدهای یک میز کار آشقته:
۱) بهره وری پایین
۲) از دست دادن فرصتها و مهلت های انجام کار آفرین روز ماه آوریل :
۲ جستجوی دیوانه وار برای اطلاعات گم ش * روز مهانی سازماندهی میزها (۱۰ اردیبهشت)
۲ ساعتهای طولانی کار
۵ افزایش اضطراب و پریشانی
۶) از دست دادن روحیه
۷ حواس پرتی های ناخواسته
۸ مشکلات غیر منتظره
اتى براى مديريت اداری
جسمی کنید هر یک ا کات زاو بار بر رت
# به هنگام رسیدگی به نامه های وارده مصمم باشید و قاطعانه عمل کنید.
* مخيط کار را در یک زمان مشخص فقط په یک پروژه اختصاص دهید.
از کازیه بمنوان محلی برای انبار کردن کاعذقا کازی ایستفاده نکنید.
* روش 84 را مورد استفاده قرار دهید. (ارجاع دادن . اقدام « بایگانی » دور ریختن)
# جهت پیگیری کارهای ناتمام . یک پرونده در دست اقدام تشکیل دهید
time management
صفحه 18:
31856 هه
شامل دو مرحله میباشد:
پاکسازی سیستم از کاغذهای بیهوده
عبارت از بررسی سیسته دور آندا گت بدارکی که هرگز فوصت‌بمطالیه آنها را نخواهیم داشت »
پرونده هایی که در صورت لزوم در جاهای دیگژی قابل دسترسی هستند و پرونده هایی که رسیدگی به
آنها ارزش چندانی ندارد مأباشد.
*_ لزوم تشکیل بایگانی فعال وإراكد
۲) سازماندهی مجدد پرونده ها
* _اگر از فهرست پرونده.های موجوک كلهي] نداشته افد با تنم آنها نباشید . بدون شک
سیستم بایگانی شما هیچفاید ای نخواقة داشّت.
شش روش برای طبقهمشدی اطلاایططریین رکطبقه بندی ور فا قورع . حروف الفبا . تاریخ ۰
SS, مناطق جفرافیالل | وتتاره
آتی جهت مدیریت پرونده ها
* استفاده از عناوین ساده برای پرونده ها
* تقسیم کردن پرونده های حجیم
* جدا کردن پرونده های در دست اقدام از سوابقی که به ندرت مورد استفاده قرار میگیر:
* قرار دادن قفسه پرونده ها در نزدیکی میز کار
© جلوكيرى از انباشته شدن پرونده ها بر روی میز
* بکارگیری یک سیستم طبقه بندی معتبر
# پاکسازی پرونده ها بطور مرتب
time management
صفحه 19:
برنامه ریزی
زندگی خود را بازپس گیر؛ فقط یک ساعت از ۲۴ ساعت روزتان را وقف خودتان کنید تا ۲۳ ساعت
باقی‌مانده تحت فرمان شما قرار گیرد.
یکی از مهمترین مهارتهای مدیریت زمان بشمار می آید.
برنامه ریزی به معنای آمادگی جهت تحقق اهداف است و راهی جهت نجات دادن و ذخیره سازی وقت
بشمار می ايند
۸ دقیقه امادگی برای هر روز کاری و بات قدم بر روی برنامه ها می تولند در نهایت ۱ ساعت
ذخیره فده دروپی دافته باشد. 4
اگرهسامت برای قطع درختی وقت داشتم .۶ شاعت تن وا صرف نیز کردن ثبر خود می کردم *
ابراهام لینکلن
زملتی که صرف برنامه ریزی می کنیدبه هدر نمی رود بلکه در دراز مدت موجب صرفه جویی در وقت
می شود. 7
بسیاری از مردم وقت خود را صرف امور و وظایف فرعی عدیده ای میکنند بجای آنکه وقتشان را بر
روی تعداد اندکی از فعالیتهای اصلی و اساسی متمرکز نمایند
قانون يارتو " ۲
میتوقا موز[ نامه ریزی انسفت که کارها را بصورت نوشته مرآورین!
مشخص ساختن اهداف
تدوین طرحهای عملی برای تحقق آنها
برنامه های روزمره
time management
صفحه 20:
اهداف
* اگرهدفی برای نشانه روی نداشته باشید؛
آگر مقضدتان ناکچطآفا باشد » بطورحتم
به خواسته های دیگران کرده و ت
نبايد از ياد ببريم كه دستيابى به موفقي
است.
صفحه 21:
* افراد با انگیزه ی بیشتر . اهداف والاتر و بلندتری را انتخاب می نمایند . درحللی
افراد.بی انگیزه . اهداف کوتاه مدت و پست تری را برمی گزینند (دانش آموز با انگیزه
به ۲۰ فکر می کند و دانش آموز بدون انگیزه به ۱۰ رضایت می دهد).
هدف خوب باید دارای مشخصات زیر باشد :
۱- یک هدف باید چیزی را طلب کند.
۲- هدف باید دست یافتنی باشد.
۳- هدف باید مشخص و روشن باشد.
۴- هدف باید قابل اندازه گیری باشد.
۵-هدف باید در محدوده زمانی مشخص باشد.
۶-هدف باید مکتوب و مدون باشد.
۷- هدفهای کاری باید مورد تایید افرد مافوق باشد.
2۸ هدفها باید قابلیت انعطاف پذیری:داشته باشند
time management
صفحه 22:
مشخص ساختن اهداف کاری با تجسم خلاق و باریگرفتن از پرسشهای زیر
* تا زمان بازنشستكى به جه جيزهايى مى خواهم دست يافته باشم؟ 7
چه درامدی را برای خود در نظر Speaks
aa میدهم برای خودم کار کنم يا آنکه مدیر ارشد یک شرکت بزرگ
باشم؟
آیا در همین کشور به کار خود ادامه میدهم یابه خارج از کشور خواهم
رفت؟
آیا داشتن تحصیلات بالاتر به نفع من است؟
* چه مهارتهای کاری باید کسب کنم؟
کار در کدام صنعت را ترجیح میدهم؟
ها( من جيسنلا
* به كداميك از سازمانهاى حرفه اى ملحق ميشوم؟
time management
صفحه 23:
اهداف شخصی
* سرگرعی هاو عا :5 اق که مایلم بذ انها oye
چه مکانی را برای زندگی میپسندم؟
LI لازم است وقت بیشتری را باشانقاده بگذرانم؟
* مایل هستم به کذام نقاط دنب سفر ۱5
* آيا بايد زبان جدیدی بیاموزم؟
آیا باید رژیم غذایی مناسبتری در پیش بگیرم؟
* خانه مورد علاقه من چگونه است؟
time management
صفحه 24:
تدووین طرحهای عملی
طرحهای عملی که برای هر یک از اهدافمان تعیین میکنیم . ما را قدم به
قدم در رسیدن به هدف راهنمایی خواهند کرد. ss ۲
فواید:
* اهداف بزرگ را به مراحل قابل دستیابی تقسیم میکند.
* انگیزه لازم را برای دستیابی به اهداف بوجود می آورد.
* عملی کردن برنامه هایمان را آسان تر میسازد.
* نگرش و دیدگاه کلی و مفیدی به ما میدهد.
* مارا قادر میسازد تا بجای کارهای فوری بر کارهای مهم تمرکز کنیم.
* معیاری برای قضاوت در مورد پیشرفت کار در اختیار ما قرار میدهد.
* مارا یاری میکند تا مشکلات را بینی کنیم.
ت#دویرای دستیایی به اهداگو لگرلی هر یک از مراحل HOG
time management
صفحه 25:
#برنامه های روزانه
پس از تهه طرحهای عملی لازم است چارچوب زماتی را محدود کرده و توجه خود را به هیهفهرست کارهای روزانه معطوف سار
نقش برنامه های روزانه:
- »هارا فلدر ميسارد نا أكاهانه برنامه ريزى كج
«به عنوان يك يادأورى كننده عمل ميثمايد.
Se eS ae
#کنک میکندتاکرها را در مهلت تعیین شده به تسم ليم
#اتكيره و Sisco sees ak plc
#كمك ميكند تا توجه خود را بر اولويتها متمركز سازيم.
هشت اصل براى تنظيم برنامه های روزانه کارا
0١ برنامه ریزی ۵ دقیقه ای
۲ انتقال کارهای نیمه تمام امروز
۲ بنمهریزیفعالیهای فد
؟) در نظر كرفتن فعاليتهابى كه به هدف مربوط ميشود.
3) كارهابى كه حق تقدم دارند.
ع) محول كردن فعاليتها
تخمین زمان لازم رای اجرای هر فعاليت
۸ بررسی نامه ها و فزودن موردی از نها به فهرست
time management
صفحه 26:
مدیریت حلسات
اغلب مدیران حدودا ۳۰ الی ۵۰ درصد زندگی کاری خود را در جلسات بسر میبرند.
تفاوتهای فرهنگی در مورد جلسات
در کشور ژاپن شرکت کردن در جلسات بصورت انفرادی توهین آمیز است.آنها برای
احترام گذاشتن به میزبان بصورت دسته جمعی در جلسات شرکت مینماید.در
کشورهای عربی معمولا مدت زمان جلسه اغلام نميشود و با توافق حضار جلسه خاتمه
میابد.
فوائد تشکیل جلسه:
#انتقال اطلاعات و دریافت بازخورها
#تولید عقاید جدید
#ایجاد توافق نظر در مورد بعضی تصمیمات يا اقدامات
ال#الستفاده از نظرات كارشناسان مختلف براق حل مشكلات
time management
صفحه 27:
چه کارهایی را باید پیش از جلسه انجام داد؟
* چه فعالیتهایی باید در حین جلسه صورت پذیرد؟
* بعد از جلسه جه بايد كرد؟
وظليف رئيس جلسه عبارتند از حصول اطمينان از قرار كرفتن افراد مناسب در مكان
و زمان درست و همچنین در اختیار داشتن اطلاعات لازم
a
Bei عوامل مغرب دراگ
* افرادی که دیر به ج
* دستور کار پنهان
بحث های بی هدف :
* اخذ نظرات افراد صاحب !
* وقفه ها (داستان نماینده
بحث و جدل
*!_عدم قاطعيت كروه
ما بايد رويكرد كنشى داشته باشيم نه واكنشى
(Syl
time management
صفحه 28:
مهار کردن تماس های تلفنی
در تماسهای تلفنی ناخواسته :شخص دیگری نحوه سپری
کردن وقت ما را‌تعیین ی کند.رٍمز موفقیت مدیریت تماس
های تلفنی در حذف یا کوتاه گردن تماشی»مای بیهوده و بذل
بیشترین توجه نسپت بة مکالمات/مهم است.
ضمن برنامه ریزی مکالماتقبل-ازآهز تلفن"ازخود بپرسیم چه
اطلاعاتی را sab در اختیار دیگران بگذارم و به چه اطلاعاتی
نیازمندم؟بهترین راه برای انتقال پیام کدام است؟چه مدارکی
بايد در دسترس باشد؟
time management
صفحه 29:
معمولا اراد بای شروع گزارش با مشکل مواچه هستنداگر شما نیز این مشکل را
دارید روش خود را عوض نماییدبهترین روش در این گونه موارد این است که به
ساختار al كزارش توجه نتموده و هر جه به ذهبتان ميايد را بتويسيكددر انتها
ee ee at ae جات ]كيه ايج
فکر باشید که یکباره گزارش کاملی تنظیم نمایید . از یک گزارش معمولی شروع و
سس اصلاخات را اعمال تما ۳
كمال طلبى
برخى مواقع در نظر كرفتن جزييات كار عاقلانه اى است اما در بيشتر موارد نتيجه
منقى در بر خواهد ادك
أكر 60 درصد كارى درست بيش بروك غاليا كافى واف الوق اما اگر بخواهیم :۱۰۰
درضد درست بيش برود لين غالبا بدين معنى خراهد ٠! لكوكارهاى مهم تر زوى
میزمان بدون رسیدگی باقی خواهد ماند.علاوه بر ن زمان اضافی که برای هر یک از
کارها صرف میشود ندرا ار خود را باز خواهد يافت 309 (tals eld Le
بازدهی مصداق پیدا ميکند.
توصیه : اگر دیگران پیش نویس نامه ها و گزارش های ما را تهیه میکنند ۰ بهتر است
از تصحیح کار آنها خودداری کنیم و متوجه این نکته باشیم در حالیکه شیوه نوشتاری
ار اي با ما تفاوت دارد اما ارزش و ری هبعج Py
time management
صفحه 30:
قانون 100 (رعایت فشردگی و سادگی)
این قانون باید در تمام کارهایی که انجام میدهیم رعایت
شود.اگر برای حل موضوعی یک تلفن کوتاه کافی باشد .
تشکیل یک جلسه اتلاف وقت خواهد بود.نوشتن یک گزارش
۰ صفحه ای در حالیکه فقط ۲ صفحه کافی است . کار بیهوده
ای محسوب میشود.اگر فردی را چندین بار در روز ببینیم دیگر
نیازی به فرستادن یادداشت برای او نیست.
time management
صفحه 31:
قاطعیت
اگر کوهی از نامه های اداری اطراف ما را گرفته باشد ۰ نشان دهنده عدم
قاطعیت ما در کار است.هر یک از مدارکی که در حال حاضر در کازیه ما 7"
قرارداره؛ مبین تصم لگ که هنوز اتخاذ نشده است؟
لین که عادت است که تعدل۳|ندکی از ما ميتوانيم به اسانی |۳۰
نماییم.هنگامی كه بيش از حد در مورد تصمیم گیریهای دشوار ee
اندیشیم ؛مهلت ها و فرضت های با ولاز دست خواهیم داد.
بايد تصمیم گیریهای سریع را تجربه کنیم و ببینیم چه پیامدهایی
خواهد داشت‌باید متوجه باشیم که اين نوع تصمیم گیریها نیز به حد
کافی موثر است.غالبا نیاز به اطلاعات بیشتر بهانه ای ميشود برای به
تعویق انداختن تصمیم گیریهادر حالیکه اکثرا تصمیم گیری را بدلیل
51 خالا تتايج نامطلزیی به دنیال حواهند داش لوبعد يوكول
مینماییم.اما یک تصمیم گیری دشوار به مرلتب بهتر از آن است که هیچ
time management
صفحه 32:
هر اندازه هم که برنامه ریزی ما موثر باشد . بلید همواره آمادگی انطباق
با شرایط متغیر را داشته باشیم.,غالبا ميتوانيم تخ
بینی کنیم‌مثلا چنانچه صبح ها تلفن های زیادی داشته باشیم . نباید
انجام کارهای فوری را در آن زمان برنامه ریزی کنیم.
٠ محول ساختن وظایف
واگذاری یا محول ساختن وظلیف . هنر انجام دادن کار از طریق دیگران
است . هر چه بیشتر در مسیر شغلی خود پیش می رویم . نياز به
همکاران برای انجام دادن کارها محسوس تر میشود.بسیاری از مدیران از
محول وكزةنوكار به ديكياق و عدم كنترلى كه لين كاد إدنبالمه خواهد
داشت واهمه دارند اما آزاد ساختن وقت خود برای انجام کارهای مهمتر
و مفیدتر ضروریست.
ييرات احَد el را پیش
time management
صفحه 33:
داشتن نگرش من تندگی » امکان موفقیت سا را[ آفرایش
میدهد.ما هميشه میتوانیم برای مشکلاتی که با آنها مواجه
هستیم بهلنه ای بیابیم.اگر نگرش ما منفی باشد ۰ بجای آنکه به
دنبال راه حل باشیم » دائما دیگرار شیب مشکلات خوذ مس
بینیم و آنها را سرزنش می کنیم.نگرش مثبت در دیگران نیز
انگیزه بوجود می آورد تا کارها را به انجام اگند.
time management
