صفحه 1:
[NEWYORK | ToKYo | Moscow
” 0 م
06 : به
صفحه 2:
چکیده
استفاده موثر و اثر بخش از زمان ضرورتی اجتناب تاپذیر برای موفقیت در عرصه کا
2 ضرورت اب ناپذیر برای موفقیت در عرصه کار و
زندگی است. مدیریت زمان شامل مجموعه ای از مهارتها برای کنترل کردن و استفاده
بهتر از زمان است. اين اراثه به تشریح مفاهیم و اصول مدیریت زمان پرداخته و فنون و
ابزارى را برای مدیریت زمان در محیط زندگی و کار آرائه میکند.
صفحه 3:
مقدمه
در طول تاريخ تمدن‌ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته اند و این توجه در اين دوران نیز وجود دارد و عباراتی
مانند «وقت طلاست» گویای لین توجه است. جوامع امروزی جوامعی هستند که در آنها تعداد ساعات کافی در
طول روز وجود ندارد. فناوریهای نو محیطی فراهم آورده‌اند که تقریبً در مدت زمان کم میتوان به خیلی از
اطلاعات دسترسی پیدا کرد و خیلی کارها را سریعتر و آسانتر انجام داد اما تملیل به سریعتر انجام دادن کارها
و بیشتر کار اتجام دادن روز به رورس بح
هر سازمانی برای رسیدن به اهداف خود و جهت دادن به فعالیتهای کارکنان و در راستای هدف‌هایش به
سرپرستی, نظارت و هماهنگی نیز دارد در تعریف مدیزیت گفته می‌شوو مجموعه آی از وظایف که رفتار و
فعالیت سازمان را در مسیر هدف تنظیم, تصحیح. تقویت و راهنمایی میکند.
همه سازمانهای رسمی چه غیررسمی برای استمرار و تداوم فعالیت خود به مدیربت نیاز دارند.
فقدان مدیریت. موجب ناهماهنگی, انحراف از هدف, اتلاف وقت و انرژٍی میشود و سازمانها را به نایسامانی
و از هم پاشیدگی میکشاند.
موضوع «مديريت زمان» سالهاست كه ذهن افراد و صاحب نظران را به خود مشغول کرده و تاکنون دورههای آموزشی و همایشهای زیادی در اين
ارتباط بركزار شده انست اما أي واقعأ توانسته ايم بر زمان احاطه بيدا كنيم و أن را در کنترل خودداشته باشیم
حقيقت أن است كه ما بايد خود را اداره كنيم نه زمان راء جرا كه زمان اساسا اداره شدنى ابنت و خواه ناخواه زمان ميكدرد و اين ما هستيم كه يايد ا
آن به خوبی استفاده کنیم.
به یک تعبیر «مدیریت زمایم در کردن دیگراننبزمندیم,
همان مهارتایی است که براى اداره كردن خود نيازمتديم: توانايى و مجارت در برنامه ريزى. تفويض اختيار. سازماندهى رهيرى و كنتول.
واقع همان مديريث بر حويشتن للبت بو جالب است بدانید مهرتهایی که ما برای |
صفحه 4:
اصول مدیریت زمان
هد فكزاري: براي كسب موفقیت در هر امري باید اهدافي تعبین شوند و در اين اقدام بايد سطح و
زمینه اهداف مشخص گردند. اهداف باید مشخص, روشن, دفیق, مدون, قابل اندازه‌گيري و تحقق باشند.
تعیین اولویت: در صورت وجود اهداف متعدد باید اولويتهابراي اهداف منظور گردند.
رعایت اولویت: مدیریت زمان وقتي نتیجه مي‌دهد که هميشه به ترتیب درجات اولویت کار انجام شود.
حقیقت تا کار مهمتري زمین مانده است به کار کم اهمیت‌تر نباید دست زد
صفحه 5:
دسته بندي کارها از دیدگاه قدبر ی رای
۱ - كارهاي مهم و فوري (اورژانس)
۲ - كارهاي مهم اما غيرقوري
۳ - كارهاي فوري اما غیرمهم
€ - كارهاي کم‌اهمیت و غيرفوري
۵ - كارهاي ببهوده و وقت‌گیر
صفحه 6:
شناسایی عوامل موثر در اتلاف وا
عوامل موثر در اتلاف وقت
عدم تفويض اختيار,
تماسها و مكالمات زياد تلفنى,
چلسات بسیاری در سازمان
قبول و یا تحمیل بيش از حد مسئولیت و کار:
آشفتگی و بی نظمی فردی و عدم تمرکز فکری.
نداشتن کارکنان و همکاران شایسته و کارآمد.
مسافرتها و ماموریت های متعدد اداری:
امور شخصی و گرفتاری خانوادگی,
be eee ee eo
عدم برتامه ریزی مناسب, كار امور را به فرد افکندن:
صفحه 7:
همان گونه که مشاهده میشود موضوع «عدم تفویض اختیاری» شاید به عنوان مهم ترین
عامل انلاف وقت به ویژه برای مدیران عنوان شده است.
عدم تفویض اختیار, تماسها و مکالمات زیاد تلفنی, جلسات بسیاری در سازمان, قبول و
با تحمیل بش از جد مسئولیت و کاره آشفنگی وی تقایل فرری و عدم توركز فكرق/
نداشتن کارکنان و همکاران شایسته و کارآمد. مسافرتها و ماموریت های متعدد اداری؛
امور شخصی و گرفتاری خانوادگی, عدم برنایه بیزی چانست کار امور را به فرد
افکندن.
همان گونه که مشاهده میشود موضوع «عدم تفویص اختیاری» شاید به عنوان مهم ترین
عامل اتلاف وقت به ویژه برای مدیران عنوان شده است.
صفحه 8:
وجوه مختلف مدیریت زمان
اصول عمومی مدیریت زمان
مدیریت زمان مجموعه‌ای از مهارتها ست که شما را در استفاده موثر از زمان کمک میکنند.
رهنمودهای عمومی وجود دارند که میتوانند بای مدیریت زمان در حوزههای متفاوت مانند
خانه, مدرسه و کار استفاده شوند. در اين بخش, برخی از اين رهنمودهای را شرح می‌دهیم.
ابتدا لایل استفاده نکردن مردم از مدیریت زمان و مزایای حاصل از مدیریت زمان را مورد
بررسی قرار می‌دهیم.
احتمالاً روشنترین دلیل عدم استفاده از مدیریت زمان این است که مردم نمي‌دانند مذیریت
زمان چیست. دلیل دوم سستی و تنبلی است؛ بعضی از مردم فاقد هدف و انگیزش لازم برای
برنامهريزى مؤثر هستند. كروه سومى كه أن مديريت زهان اشتفادة تميكتد أنهابى هستيد كه
دوست دارند تحت فشار و تنگی وقت (دقیقه نود) و شرایط بحران کار کنند.
ممکن است در شرایطی استفاده نکردن از مدیریت زمان توجنه پذیر باشد اما مزایای
استفاده موفق از مدیویت زمان هر گونه دلیل یا توجیه را رد می کند. مدیریت زمان کمک
میکند که تعبین کتید کدام یک از کارهایی که انجام می‌دهید مهمترین هستند. این عمل به شما
اين امكان را مىدهد به برخی فعاليتها اولویت زیادی دهید و برخی از فعالیت‌ها را حذف کنید.
هم‌چنین مدیریت زمان به شما کمک میکند که از طریق حذف مزاحمت‌ها و فعالیتهای
غیرضروری, مدت زمانی که واقعا کار می‌کنید را افزايش دهید.
یکی از وجهه رضایت بعش عدیرتا رهان تاه ارس در نی است كاش سطع
صفحه 9:
1) چگونه وقت خود را می‌گذرانید؟
2( اولویت‌بندی فعالیت‌ها
3( برنامه‌ریزی
4( نکات سودمند برای بهبود کیفیت وقت :
از مزاحمت‌ها جلوگیری
کنترل کنید
بر بهره‌ور بودن تأکید کنید نه مشغول بودن
سرعت خود را تنظیم کنبد
صفحه 10:
مدت ران Rees
مدیریت زمان شخصی بخش قابل ملاحظه‌ای از زمان روزانه را صرف میکند. مهارتهای
مدیریت زمان شخصی در عمل دارای اشکالاتی هستند. اولویت‌بندی اهداف شخصی
می‌تواند خیلی مشکل باشد زیرا باید تسبت به فعالیتهای اولویت‌دار, در دسته دوم از
اهمیت قرار گیرند. این بخش به شما کمک میکند که اهداف شخصی خود را اولویت‌بندی
کنید بطوری که در برنامه شما قرار گیرند
1. فقط بگو «نه»
2 تعلل
3. اهداف شخصی
هدفكذارى كنيد
اهداف خود را اولویت‌بندی کنید
صفحه 11:
قوانین مدیریت زمان
1 فانون ۴۵۲۵۶۵ ۲۰:۸۰
ABC سیستم 2
صفحه 12:
سه تکنیک پرطرفدار مدیریت زمان
Getting Things Done L. GTD
تکنبک گوجه‌فرنگی یا ۳۵۲۵۵۵0۲۵
صفحه 13:
Getting Things Done L. GTD
شاید بتوان گفت 6۲0 مشهورترین تکتیک مدیریت زمان در دنبا باشد. این تکنیک توسط
الم 0۵۷1۵ پایه‌گذاری شد. آیده اصلی این تکنیک اینست که شخص ابتدا باید کارها را
از ذهن خود خارج کند و آنها را ثبت کند. با این کار دهن از یادآوری اینکه چه کارهایی را
باید انجام دهد رها میشود و می‌تواند روی کارهای ثبت شده تمرکز کند.
در روش‌های سنتی مدیریت: زمان, همه مفاهیم حول محور اولویت بندی می‌گردد. اما در
روش 610 برای انجام کارها یک فرآیند مشخص تعریف میشود و طبق آن, کازها یک به
يك انجام من شوند.
0 بر مبتای ساده سازی مکانیزم ثبت, کنترل و دریافت تمام اطلاعاتی است که برای
انجام یک کار لازم است. در مورد 6۲0 ترم‌افزارهای زیادی هم برای کامپیوترهای
شخصی و هم برای موبایل‌ها هوشمند طراحی شده که استفاده از نها می‌تواند مفید
باشد. سایت ۸۲60 02۷10 در اين مورد اطلاعات زیادی دارد.
صفحه 14:
تکنیک گوجه‌فرنگی يا ۳۴۵۳۸۵00۲۵
این تکنیک یک روش اینالیایی است که می‌تونه به اندازه پینزاهای ایتایایی جالب توجه
باشه. اين روش توسط Ell Francesco Cirillo شده و برمینای مفهوم 80009 1106
شکل گرفته. بادگرفتن این تکنیک زمان زیادی نمی‌بره و خیلی ساده قابل یادگیری است.
در اين روش شما یک تایمر در اخنیار دارید و انجام کار را به محدوده‌های ۲۵ دقیقه‌ای
تقسیم می‌کنيد. به هرکدام از این محدوده‌ها یک گوجه فرنگی یا یک 8۵۴۵۵۵0۲۵
می‌گویند. بین هر ۲۵ دقیقه ۳ تا ۵ دقيقه زمان استراحت قرار دارد و بعد گوجه فرنگی
بعدی شروع میشود. اين روش برای افرادی که دچار اختلال تمرکزی هستند می‌تواند
مفید باشد. در سایت تکنیک گوجه‌فرنگی دستورالعمل‌های اين تکنیک قرار دارد
صفحه 15:
تکنیک تمرکز فرانکلین کاوی
ابن روش برجينات اولوت عده ارح شير كد 0 2 05 ل ىا
ماترس براساس أبركد EES oe TET sR
توسط استفان کاوی پایه‌ریزی شده و به اين دلیل با نام فرانکلین کاوری شناخته میشود
كه این تکنیک توسط شرکت فرانکلین کوست برای فرحه خریداری شد. تاکنون مش از
دو ميليون نفر در دنيا از آين روش استفاده کرده‌اند. در اين روش هدف این است که با
مشخص کردن کارهای کم اهمیت‌تر بیشتر بر روی فعالیت‌هایی تمرکز کرد که انجام آنها
ارزش بالايي دارد.
صفحه 16:
سایر تکنیک های مدیریت زمان
حذف باورهای
ذهنی Lele
هدف گذاری
بلند مدت
ميان مدت
كوتاه مدث
صفحه 17:
اصل تراکم
قسمتی از نظریه ی گشتالت عنوان می کند که :
مغز انسان تمایل دارد که کارها را هر چه سریع تر انجام دهد.
در تمام مراحل برنامه ریزی باید اصل تراکم مورد توجه قرار گیرد و سعی شود که :
حداکثر کار مقید در حداقل زمان ممکن انجام شود.
رعایت اين قاعده موجب افزایش نمرکز , افزایش رضایت درونی حاصل از
مطالعه ,صرفه جوبی در زمان و افزایش مهارت ذهنی می شود.
صفحه 18:
شروع به موقع : قطعاً مهم ترین قسمت کار شزوع آن است : البته ممکن است
ابتدا مطالعه ی یک درس به نظر مشکل بیاید ولی پس از شروع , راهکارهای زیادی برای
مطالعه ی قسمت های مختلف آن خواهید یافت
با در کنار آب ايستادن؛ شنا را نخواهید آموخت , باید خود را در جریان آء
مباندارید » موفقیت بعثی ام
انعطاف پذیری برنامه : باید برنامه به نجوی تنظیم شود که در صورت پیش آمدن
کارهای درسی و غبر درسی غیر مترقبه قابلیت انعطاف داشته باشد و با آن هماهنگ
شود . به عبارت دیگر برنامه ی خوب حتماً باید سویاپ اطمینان داشته باشد تا در صورت
تغییر شرایط , کل آن به هم نریزد .
ثبت برنامه : ثبت برنامه ای که می خواهی آن را انجام دهید و ثبت یا علامت گذاری
برنامه ای که انجام داده اید شما را کمک می کند که بتوائید نقاط ضعف خود را تحلیل
کنید و برای رفع ان بیناهه ف Dae برد
صفحه 19:
روش کار در مدیریت
۱ - نوشتن اهداق دراز مدت
۲- تعیین درجه اولویت اهداف
۲ خرد کردن اهداف به كارهاي کوچکتر
© تعيين ترتيب و درجه اولويت كارها
۵ - تعبین برنامه زمان‌بندي انجام كارهاي مهم
7 - اقدام فوري و پي‌گیر طبق برنامه زمان‌بندي شده تا دستيابي به هدق
صفحه 20:
نحوه به كارگيري مدیریت زمان
۱ کار را به اجزاء کوچکتر تقسیم کرد و هر جزء را در يك زمان انجام داد.
۲ از هر کجا شد کار را شروع نمود و لازم نیست از ابتداي آن شروع کرد.
۲ ليستي از كارهاي قابل ملاحظه تهیه کرده و بتدریج که کارها انجام مي‌شود آنها را
علامتگذاري نمود.
4 با خود عهد بست که يك کار را در طول مدت زمان مشخص انجام داد.
۵.از کساني که مي‌توانند در اتمام کار کمك کنند استفاده تمود:
صفحه 21:
چگونگي صرفه‌جويي در زمان
۰ زنده کردن وقت مرده
٠ استفاده از وقت سفر
۰ کم کردن وقت خواب
* استفاده از اوقات قراغت
صفحه 22:
چرخه مدیریت زمان
Goal Setting
‘Time Shifting ۷
and Adjusting Time أ
| Management | Time Awareness
7 | Cycle and Time Tracking
Taking Action
2
XN
Planning
صفحه 23:
مدیریت زمان برای دانشجویان
al رت
os = Gc
صفحه 24:
هوشیاری از نحوه ی طی شدن زمان و پیگیری آن
استراتزي (: در اين شيوه به اين كونه عمل مي كنيم كه در انتهاي هر ساعت قلم و كاغذي بر
ميداريم و كارهابي كه در ساعت قبل اتجام دادهايم مينويسيم نيازي تيست اين نوشته ما طولاني
باشد يك جمله يا كمتر كفايت مي كند. اكر فعاليت شما در أن ساعت با برتامهاي كه در نظر داشته ايد
مغايرت داشت در كنار أن حتما علت اتجام أن فعاليت را بتويسيد. با ابن روش ميزات بهروري شما أو
زعان و ننظیم کردن وقتتات بعتر مي‌شود.
استرانژي ۳: بعضی از مردم اعتقاد دارند که بهتر است در ابتدا يك برنامه اي مشخص شود و سپس
به پيگيري زمات بردازند. در این رونش ما يك صفحه کاغذ را به رو قسحت نقسیم مي‌کنيم و در بل
سهت آت برنامه اف که در نظر داریم در طول روز انجام دهیم مي تویسیم و در سمت دیگر آن كاري كه
در آن زمات انجام دادهايم را یادداشت مي کنیم, این به شها دقیقا نشات مي‌دهد که چگونه از وقت خود
استفاده کرده ای
استرانزي ۳ یکی از بهترین روش ها در پيگيري زمان است که مشخص کنیم به طور حلاصه در Usb
روز به چه فعالیت هابي مشغول هستيم و سيس تقسيم بندي هابي با توحه به اين فعاليت ها داشته
باشیم مانند: خواب. مطالعه. تماشاي تلوزبون. خوردت و آشامیدن. و ... قبل از اینکه مشخص كنيم كه
خر طول روز چقدر به این قعالیت ها پرداخته ایم باید مبزات زماني كه فكر مي كنيم در طول شفته براي
این فعالیت هاي ما صرف خواهد شد را يادداشت كتيم سيس در هر روز هقتة ميزات وقتى كه روي این
فعاليت ها كذاشته ايم را يادداشت مي كنيم و در آخر همه را يا هم جمع مي كنيم و أن را با رقمي ك5
براي هر فعاليت در طول هفته تخمین زدة يوديم مقايسه مي كنيم و ميزان مقايرت أن را يادداضت
ميكتيم. حسن اين روش در اين اسث كه به شما بدقت نشان مي دهد كه وقت شما در كجا سيري
شدة اكر در انجام فعاليتي كوتاهي كردة ابد ابن وقث در كجا صرف شدة است. بس مي توا مشخص
كرد که از زمات انجام چه فعالبت هايي باید کم کرد و به انجام ساير فعاليت ها برداخت. تمركز شما بايد
روي تفاوت بين زمات تحمين زده شده و زمان واقعي انجام يك عمل باشد و بايد سعي كنيد اين تفاوت
به حداقل برسد. (تصویر شهاره ۲)
صفحه 25:
برنامه ریزی زمان برای دانشجویان
صفحه 26:
مدیریت زمان در سازمان
مماسبة ارزش زمان.
برای محاسبه ارزش هر دقیقه از زمان‌کاری, حقوق
سالائة خود را در ۱/۵ (هزینه‌های سربار) ضرب
كنيد و بعد حاصل ضرب را بر تعداد ساعات کار
در سال (تعداد ساعات کار در هفته. ضرب در
تعداد هفته در سال) تقسیم کنید. سپس رقم
به دست آمده را بر ۶۰ تقسیم کنید.
۵ * حقوق سالائه
ساغات كار ذر سال
صفحه 27:
ن اهداف
برنامه ریزی برای اهداف شغلی
ن الویت ها
ثبت و تنظیم برنامه های کاری
صفحه 28:
اجازه ذهيد تا تقطمتظرها
مشود ينان كتوفت خلت را مت م ى كن
555 ی با
a D-~ =
«= = هك
Esse
صفحه 29:
وظایف الف
سمی کنید که هر روز تعدادی
از اين وظايف فوری و دشوار را ۲
اين وظايف فوری و دشوار وظايفاب
انجام دهید.
اینها وظایفی غیرفوری
هستند که میتوان سرفرصت.
اتجام داد
نمودار ۳. برقراری تعادل میان وظایف روزائه
صفحه 30:
نتيجه‌گيري
زمان با ارزش‌ترین سرمایه بشر است مدیریت زان در کل اور زندگی اتسانها 1
قادر مي‌سازد که با دقت کافي كارهاي مهم را انجام دهند و كارهاي کم آهمیت را به
وقت ديگري موکول کنند. مدبریت زمان شخص را قادر مي‌سازد تا مشاهدات خود را
مرتب تماید و به نیج مطلوب دست پیدا کند.
صفحه 31:
QePerewss
1 مدیریت زمان برای دانشجویان : نویسنده برایان پوزتر ترجمه پدرام حیاتی
2.. مدیریت زمان : مهندس سیدرضا علوی
3. مدیریت زمان : ثریا حسيني شاملو
صفحه 32:
Thank
You
