دانلود پاورپوینت فرمها و نمونه ها

بنام خدا فرم ها و نمونه ها مقدمه به طورکلی ٬فرم ها ونمونه ها یکی ازوسایل اداره امورهرسازمان است ومعموالحاوی اطالعاتی می باشد که استفاده ازآنها درایجادهماهنگی در سازمان و اداره صحیح امورفوق العاده ضروری می باشد.فرم ها ونمونه ها وسیله اجرای سیستم ها و روشهاست وچون درهر سازمان اطالعا ت ازطریق آنها به جریان می افتد٬نقش فرم ها ونمونه ها در استقرار سیستم ها وروشها حائز اهمیت است .دستورهای اجرایی به وسیله فرم ها ابالغ می شود٬روشهای کاربرروی فرم های مخصوص نوشته می شود واطالعات ٬اعداد وارقام آماری که برای اتخاذ تصمیم مورد استفاده مدیران وسرپرستان قرار می گیرد ٬توسط فرم ها ارسال می گردد. تعریف فرم ونمونه فرم کاغذی است دارای عنوان مخصوص که بعضی از قسمت های آن برای ثبت اطالعاتی از قبیل نام مشخصات٬تاریخ وسایرجزيیات توصیفی خالی گذاشته می شود. فرم انواع بسیاردارد وازهرنوع آن درمورد خاصی استفاده میگردد٬مانند فرم درخواست کاال ازانبار٬فرم صورت حساب هزینه ٬فرم حضور وغیاب کارمندان وکارگران٬لیست حقوق وترازنامه موسسه و... نقش فرم در ساده کردن عملیات انبار فرم ها ونمونه های موجوددرهرسازمان ٬نشان دهنده نحوه اجرای سیستمها وروشهای معمول در آن سازمان است وبهبود بخشیدن به آنها نه تنها در افزایش بهره ومیزان کارایی یک سازمان موثراست بلکه ازآنجا که هرساله هزینه هفتگی صرف تهیه وتکمیل وبه جریان انداختن آنها می شود بسیاربه جاست که مورد توجه مدیریت قرار گیرد.از طرف دیگر٬فرم ها و نمونه ها از وسایل اجرای سیستمها و روشها می باشند٬ بنابراین بهترکردن طرح فرم ها٬حذف فرم های زائد وغیرضروری وترکیب فرم های مشابه با یکدیگر٬اجرای سیستم یاروش راساده تر وسریعتر می نماید.بنابراین٬کنترل فرم ها و نمونه ها در هر سازمان سبب تقلیل هزینه ها و ایجاد تسهیل و تسریع در انجام امور می شود و به سازمان این امکان را می دهد که تولید یا خدمت بیشتری را با شرایط بهتر و مناسبتر عرضه کند. هدف ازکنترل فرم ها ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ هدف اساسي از كنترل فرم ها و نمونه ها اين است كه بتوان با طرح فرم ها حذف فرمهای غیر ضروري ضمن اجراي سهولت در و نمونه هاي بهتر و اجراي سيستم يا روش٬هزينه هاي به فرم ها را نيز كاهش داد.بدين ترتيب ٬منظور و هدف از اعمال كنترل فرم ها را مي توان به شرح زير بيان كرد: حذف فرم هاي غير ال ترکیب فرمهای مشابه تجدید نظردرفرمهای موجودوطرح فرمهای مورد نیاز تقلیل هزینه های مربوط به تهیه تکثیرواستفاده ازفرمهای ضروری تجزیه وتحلیل مداوم فرم هابه منظور ساده کردن کار و بهبود بخشیدن به سیستمها وروشهای موجود درسازمان بنابراين كنترل فرم ها و نمونه ها در هر سازمان سبب تقليل هزينه ها و ايجاد تسهيل و تسريع در انجام امور ميشود و به سازمان اين امكان را مي دهد كه توليد يا خدمت بيشتري را با شرايط بهتر و مناسب تر عرضه كند. مراحل طراحی فرم ونمونه تجزیه وتحلیل فرم ترکیب فرم های مشابه با یکدیگر تهیه طرح فرم شماره گذاری فرم تعیین مشخصات کاغذ ونوع چاپ فرم وارسال آن جهت چاپ تجزيه و تحليل فرم تجزيه و تحليل فرم عبارت است از بررسي در خواست فرم هاي جديد و فرم هايي كه براي تجديد چا‍‍‍پ فرستاده مي شود٬همچنين مطالعه در مورد فرم هاي موجود به منظور حذف فرم هاي غير ضروري. در تجزيه و تحليل فرم سوالهاي زير را مطرح مي كنند: چرا اين فرم الزم است؟ آيا كليه ي نسخه هاي اين فرم الزم است؟ آيا كليه ي قسمت ها و اطالعات موجود در فرم الزماست؟ تركيب فرم هاي مشابه با يكديگر تركيب فرم هاي مشابه و تبديل آنها به يك فرم٬يكي ديگر ازوظايف قسمت كنترل فرم مي باشد. معموال در حين تجزيه و تحليل هر يك از فرم ها٬فرم هاي مشابه را مي توان تشخيص داد و آنها را در هم ادغام كرد و تعداد فرم هاي موجود در سازمان را كاهش داد. تهيه طرح فرم به طور كلي در هر فرم دو نوع اطالعات وجوددارد: اطالعات ثابت:به صورت چاپي روي فرم قرار دارند.اين اطالعات چهار چوب مطالبي را كه بايد در فرم نوشته شوند مشخص مي كند. اطالعات متغير:پاسخهايي كه به اطالعات ثابت فرم داده مي شوند كه با دست در فرم پر مي شوند. تهيه طرح فرم به طور كلي مي توان گفت كه اكثر فرم ها از سه قسمت اصلي تشكيل مي شوند: )1حاشيه بااليي :كه براي شناسايي آن بوده و شامل مطالبي از قبيل نام فرم ٬تاريخ صدور٬ محل صدور و اطالعاتي از اين قبيل ميباشد. )2متن فرم :كه اكثر اطالعات متغير در اين قسمت فرم درج مي گردند. )3حاشيه زير فرم :كه معموال محلي است براي امضاها و مهرهاي مجاز نكات مهم در طراحي فرم ها اندازه فرم حاشيه فرم عنوان(نام) فرم ترتيب قرار گرفتن قسمتها و اطالعات مندرج در فرم شماره گذاري فرم شماره فرم يكي از عوامل مشخص كننده فرم مي باشد .شماره فرم عالمت كنترل فرم است و فرم هايي كه داراي شماره مي باشد دليل بر اين است كه طرح آن نيز به تصويب رسيده است روش هاي شماره گذاري فرم عبارتند از: .1شماره گذاري عددي .2شماره گذاري بر حسب وظيفه و كار فرم تعيين مشخصات كاغذ و نوع چاپ فرم و ارسال آن جهت چاپ .1 .2 .3 بعد از تجزيه و تحليل و طرح فرم ،فرم مصوبه شده و كنترل شده بايد جهت چاپ و توزيع به چاپخانه يا عامل چاپ و توزيع فرستاده شود .مشخصات كاغذ و نوع و نحوه چاپ فرم بايد كامال مشخص باشد تا از بروز هر گونه اشتباه جلوگيري گردد .براي اين منظور مي توان از برگ دستور چاپ فرم استفاده كرد ،برگ دستور چاپ فرم بايد گويا و واضح تهيه و تكميل شود و همراه با هر فرم به چاپخانه ارسال گردد در اين برگ بايد موارد زير تعيين و مشخص شود: عنوان فرم و شماره آن تعداد نسخه اي كه بايد چاپ شود. تعداد نسخه اي كه از هر فرم تهيه و تكميل و ارسال مي گردد. تعيين مشخصات كاغذ و نوع چاپ فرم و ارسال آن جهت چاپ .4اندازه فرم .5رنگ و نوع كاغذ .6رنگ مركب چاپ .7چاپ يك طرفه يا دو طرفه .8تعيين حاشيه فرم .9نوع صحافي و بسته بندي .10ساير دستورهاي و‍‍يژه چاپ فزم متداولترین فرمهای مورد استفاده در سیستم اطالعاتی انبار تنظیم کننده فرم انبار انبار انبار مورد استفاده فرم این فرم خرید کاال استفاده میگیرد. برای مورد قرار هنگام رسید کاال به انباراین فرم به منزله تائید تحویل کاال به انبار تنظیم میشود. در مواردیکه کاالی خریداری شده به دالیلی پس داده میشود. نام فرم برگ درخواست خرید برگ رسید انبار برگ برگشت از خرید برگ درخواست خرید ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ انبار :نام انبار درخواست کننده شماره :شماره مسلسل برگ درخواست خرید شرح کاال :نام و مشخصات کاالی مربوطه شماره کاال :شماره ای که کاال تحت عنوان آن در انبار نگهداری می شود. مورد مصرف :مورد مصرف کاالی درخواست شده واحد کاال :همان واحد اندازه گیری کاالی درخواستی می باشد. مقدار تقاضا شده :مقدار کاالیی که جهت ابتیاع مورد تقاضا واقع شده است. مقدار خریده شده :مقدار کاالیی که خریداری شده است. مالحظات :توضیحات اضافی که تحت عناوین ستونها نمی توانند نوشته شوند٬دراین قسمت منظور می گردند. برگ رسید انبار ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ تاریخ :تاریخ صدور رسید انبار شماره :شماره مسلسل برگ رسید انبار شماره برگ درخواست خرید :شماره برگ درخواست خریدی که کاال طی آن سفارش داده شده است. انبار :نام انباری که جنس را دریافت می کند. شماره کاال :شماره ای که کاال تحت آن در انبار نگهداری می شود. واحد کاال :که همان واحد اندازه گیری کاال می باشد. مقدار :مقدار کاالی رسیده قیمت واحد :قیمت واحد کاال قیمت کل :قیمت کل کاال برگ برگشت از خرید تاریخ :تاریخ صدور برگ برگشت از خرید انبار :نام انباری که جنس را برمی گرداند. شرح کاال :نام و مشخصات کاالی مربوطه شماره کاال :شماره ای که کاالتحت ان درانبارنگهداری می شود واحدکاال :همان واحداندازه گیری کاال می باشد. مقدارمرجوعی :مقدار کاالی مرجوعی قیمت واحد :قیمت واحد کاال قیمت کل :مبلغ کاالی برگشتی برگ درخواست کاال ازانبار تاریخ :تاریخ صدوربرگ درخواست جنس ازانبار کاالی ومشخصات نام کاال: شرح مورددرخواست واحدکاال :همان واحداندازه گیری کاالمی باشد. مقداردرخواستی :تعداد کاالی موردنیازاست. برگ حواله انبار تاریخ :تاریخ صدورحواله انبار شماره :شماره مسلسل حواله انبار قسمت مصرف کننده :نام قسمتی که جنس راتقاضاکرده است. انبار :ناما انبارصادرکننده فرم شرح کاال :نام ومشخصات کاال شماره کاال :شماره ای که کاالتحت ان درانبارنگهداری می شود. واحد کاال :واحد اندازه گیری کاالمی باشد. مقدارتحویلی :مقدارکاالی تحویل داده شده به قسمت درخواست کننده قیمت واحد :قیمت واحد کاالی تحویلی قیمت کل :قیمت کل کاالی تحویلی