چگونه می‌توانیم ارائه مطالب مؤثر داشته باشیم؟

این مقالات حاصل تجربه تعداد زیادی از سخنرانان و ارائه دهندگان متبحر مطالب از سرتاسر جهان است که می‌تواند کمک زیادی به شما در ارائه مطالب به شکل نه تنها “خوب” بلکه “عالی” داشته باشد. تجاربی که از مشاغل متعددی گرد هم آمده و می‌تواند انواع ارائه مطالب را پوشش دهد. شما چه ارائه‌ دهنده حرفه‌ای باشید و چه تازه‌کار، این ایده‌ها می‌تواند به شما کمک کند.

۱. علاقه و اشتیاق خود را نشان داده و با مخاطبان خود ارتباط برقرار کنید.

بسیار سخت است که در حالت عصبانیت بتوانید خود را آرام جلوه داده و خود واقعی‌تان باشید. ارائه دهندگان حرفه‌ای بارها و بارها گفته‌اند که مهم‌ترین چیز در ارائه، برقراری ارتباط با مخاطب است. بهترین راه برای برقراری ارتباط آن است که خود را به موضوع مورد نظر علاقمند نشان بدهید.

با مخاطبان خود در مورد آنچه برایتان مهم است و آنچه که دغدغه شماست رو راست باشید. مطمئن باشید مخاطبان‌تان به شما واکنش مثبت نشان خواهند داد.

۲. بر روی نیازهای مخاطبان خود تمرکز کنید.

به سوالات مخاطبان توجه کنید.

آنچه ارائه شما بدان نیاز دارد این است که مخاطبان شما بتوانند آنچه را می‌خواهند از میان ارائه شما بدست آورند. همچنان‌ که ارائه مطالب خود را آماده می‌کنید لازم است نیازهای مخاطبان خود را و آنچه را که دوست دارند از زبان شما بشنوند، در ذهن‌تان مرور کنید. در جریان ارائه نیز لازم است بر واکنش‌های شنوندگان متمرکز شده و به آن واکنش نشان دهید. باید راهی برای شنیدن، فهمیدن و واکنش نشان دادن بیابید.

۳. با تمرکز بر پیام اصلی ارائه خود، کار ارائه مطالب را ساده کنید.

در هنگام آماده کردن مطالب همواره این سوال را در ذهن داشته باشید: پیام کلیدی شما برای مخاطبان‌تان (یا حداقل سه نکته کلیدی‌تان) چیست؟

شما باید بتوانید به صورت خیلی خلاصه پیام کلیدی خود را انتقال دهید. برخی از متخصصین یک خلاصه ۳۰ ثانیه‌ای و در عین حال پیش برنده را توصیه می‌کنند. تعدادی دیگر معتقدند شما باید بتوانید خلاصه مورد نظر را بر پشت یک کارت ویزیت چاپ کنید یا حداکثر آن را در ۱۵ کلمه بیان نمایید. هر کدام از این راه‌ها را که انتخاب کنید آنچه مهم است این است که بتوانید هسته مطالب‌تان را به صورت خلاصه انتقال دهید. و اگر آنچه برای ارائه در سر دارید، مرتبط با آن نیست، از گفتن آن خودداری کنید.

۴. لبخند زده و با مخاطبان خود ارتباط چشمی برقرار نمایید.

به ظاهر ساده به نظر می‌رسد اما اغلب ارائه دهندگان حتی حرفه‌ای‌ترین آن‌ها نیز گاهی در این مورد شکست می‌خورند. در صورتی که لبخند داشته و موفق به ارتباط چشمی با مخاطبین خود بشوید، توافقی را ساخته‌اید که به مخاطب در برقراری ارتباط با شما و موضوع مورد نظرتان یاری می‌رساند. همچنین کمک می‌کند تا از خشم به دور باشید چرا که در این صورت با افراد در حال صحبت هستید، نه با توده‌ای از مردم ناشناس.

برای این کار مطمئن شوید که همه چراغ‌های محل ارائه مطالب به نحوی خاموش نشوند که فقط صفحه اسلاید نمایان باشد. مخاطبین باید شما را ببینند همچنان‌ که نیاز دارند اسلایدهای شما را ببینند.

۵. با قدرت شروع کنید.

دقایق اولیه ارائه شما بسیار حیاتی است. نیاز دارید که در همین دقایق توجه مخاطب را به خود جلب کرده و آن را حفظ نمایید.

شروع خوب و با قدرتی داشته باشید.

به شما وقت محدودی برای عرضه آنچه گردآورده‌اید داده خواهد شد. قبل از آنکه مخاطبان وقت شما را تمام شده اعلام کنند، شما کار را تمام کنید. وقت مورد نظر را برای تعریف در خصوص اینکه شما که هستید تلف نکنید، به سراغ موضوع اصلی رفته و مطلب خود را عرضه کنید. با یک داستان خیلی کوتاه و یا مطلبی که جلب توجه کند (راهنمایی ۷) شروع کنید.

۶. قانون ۱۰-۲۰-۳۰ را در نمایش اسلایدهای خود فراموش نکنید.

این راهنمایی است که کاوازاکی Kawasaki از مهندسین اپل ارائه داده است. وی توصیه می‌کند که یک ارائه نمایش باید:

الف) نباید در برگیرنده بیش از ۱۰ اسلاید باشد؛

ب) بیش از ۲۰ دقیقه طول نکشد؛

ج) از فونت و اندازه قلمی کمتر از ۳۰ برخوردار نباشد.

مورد آخر به ویژه مهم است چرا که مانع از آن می‌شود که در یک اسلاید اطلاعات بیشتری را بگنجانید. این راهنمایی‌ها به شما کمک می‌کند تا از کشته شدن به دست پاورپوینت خود جلوگیری کنید.

به عنوان یک قاعده کلی نمایش اسلاید می‌بایست در حاشیه ارائه دهنده مطالب قرار بگیرد. بهترین اسلایدها بدون ارائه دهنده خوب ارزشی ندارد. در صورتی  که قصد  دارید اطلاعات بیشتری را گردآوری کنید، بروشورها و یا جزواتی را تهیه کرده و پس از پایان ارائه به شنوندگان ارائه کنید.

برای مطالعه سایر نکات به قسمت دوم مقاله رجوع کنید.