صفحه 1:
آشنابى ب نظام »5٩5«
صفحه 2:
مقدمه
5 يكى از مباحث عمده در مديريت میباشد که ابتدا در ژاپن و سپس
در ساير كشورها به كار كرفته شده است.هدف 55 به بيانى ساده؛ سامان
دادن» نظم و ترتيب؛ ياكيزه سازى, هماهنكى و ايجاد انضباط در محيط
کاری است. 29 به عنوان موثرترین رهیافت و ستونی استوار در ساختمان
عمليات اصلاحى و بهبود بهره ورى شناخته شده است كه با اجراى اين
eye ا ا ا ۱
افزایش بهره وری» استفاده بهینه از سرمایه نیروی انسانی و زمان انجام کار
ل ال eee ne OS ee eee Lerner
صفحه 3:
چرا 55؟ a
دنرم
OQ
صفحه 4:
5 بيش نيازى براى هر برنامه بهبود است» زيرا :
eee را ا ل ل ل
ثمرات تلاش براى همه افراد قابل ملاحظه است.
فضاى موثر بيشترى را خلق مى كند.
مدت زمان جستجو را كاهش مى دهد.
فاصله ها كوتاه تر ميشود.
ا ل ل ل
00 ل See
خطا و اشتباه كمتر اتفاق مى افتد.
eee eee are ge cee)
سرمایه اجرای این برنامه اند ک است.
صفحه 5:
بنج وازة 55
ساماندهی
پاکیزه سازی
نظم و تریب
استانداردسازى
انضباط
Sorting Out
Spic and Span
SV lant elem
کلوتز ریت »و۱
Standardizing
Self - discipline
أماع5
Seiso
Seiton
نائأكاع5
Shitsuke
صفحه 6:
10 Peet cI ne ey) Pee |
ساماندهى در عام ترين مفهوم لن عبارت است از نظم دادن به كليه اجزاى
an eS ence ا 1
تشخیص ضرور از غیرضرون اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت
Bete roms ny pe yas NSIC n «پنج اس ساماندهی
امرى دشوارتر از قراردادن اشياء در كوشهاى مىباشد و هدف ايجاد نظمى
مطلوب و مناسب است. به منظور موفقيت در ساماندهى مىبايستى به
اولويت بندى يرداخت. به طور خلاصه اين 5 به معنى جدا كردن آنجه
ضرورى است از غير ضرورى ها مى باشد.
صفحه 7:
۱۳2۱ el el We eo liad)
نمونه هايى از اجراى اين 5 را مى توان بصورت زير فهرست نمود:
تفكيكك اشياء ضرورى از غير ضروى (مشخص كردن ملزومات ادارى كه
در اطراف شما وجود دارد و طبقه بندى آنها با توجه به اولويت استفاده از
آن» تفکیک فرمهای از رده خارج و فرمهای در گردش).
اشیایی را که استفاده نمی کنیم دور بریزیم ( دور ریختن برگهای زاند).
صفحه 8:
ار ۱ ت۱۳
فورا دور انداخته شود “ و
3
صفحه 9:
* - نظم و ترتيب (2ده56»16 )
نظم و ترتیب به معنی قرار دادن اشیاء در مکانهای مناسب و مرتب به نحوی که
بتوان از آنها به بهترين وجه استفاده كرد. نظم و ترتيب راهى است براى
يافتن و بكار بردن اشياى مورد نيازء بدون انجام جستجوهای بیهوده. هنكامى
ee ا ا ۱
مناسب و مشخص قرار داشته باشد» محل کار همواره منظم و مرتب خواهد
بود. بدین منظور باید همه وسایل. اقلام و فرمهای مورد نیاز را که قبلا در
بند ۱ شناسایی نموده و کار کرد هر یکک از آنها را نیز مشخص نمودهايم را
oes Ree nClee) ا ل ال ا ل
eae ا ل 1
LOT ay gr wd OSA g Kae ۱
صفحه 10:
(Seiton) U5 55 9 pli —Y
penny ا ا e ieee ner
PEt Se ce ees ا ل ال ecm Pe)
ملزومات ادارى)
اشیایی را که به ندرت استفاده می اك در جا دور از دسترس قراردهیم(ستفاد از
Me ey an ene 1
0 ee earn esa Ka)
جزوات و دستورالعملها)
kee ier We cE Seep Lee oe CS near ا ل
1 See Lene ed
استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص به خود (استفاده از فایلها و قرار دادن
ملزومات اداری در جای خود. استقرار و طبقه بندی فرمها در قفسه های مخصوص؛
استفاده از كازيه جهت طبقه بندى نامه ها و يا كارهاى در دست اجرا).
صفحه 11:
؟ - نظم و ترتيب (5631602 )
آوردن و بازكرداندن هر جيز در حداقل زمان (بازكرداندن زونكن سوابق به محل
ا ا 0
پشت SG ا كك ا
علامت گذاری محدوده ها و محل استقرار اشیاء و شناسایی افراد (تابلو های مشخص
كننده نام افراد و يا استفاده از تكهاى شناسايى» مشخص شدن محل استقرار خودروهاى
ied ا ا
نظم و ترتيب در تابلوى اعلانات ( نصب يلاكاردهاى تبليغاتى شركت در جاهاى
00
ال ل ل ا ا ا كت
|
صفحه 12:
"'- ياكيزه سازى ( 56150 )
eee ا ل ee ا ل ل
كردن اشياء از آلودكيها و مواد خارجى. به عبارت ديكر ياكيزه سازى نوعى
SPE ey Re SCN ene Gs ees orn ess
SSS ere, ele ne Bete برخی از لوازم» تجهیزات و
y nee ل ل ا
SS nee |
پاکیزه سازی تنها تمیز کردن محل کار و لوازم موجود در آن نیست بلکه
پاکیزه eae eae 8 Nees) an ees ed ل به
لا ae ۱
افراد و حذف ويا كنترل آلودكى و يادآورى اين نكته كه محل كار خود
را همانند خانه خود بدانیم.
صفحه 13:
"'- ياكيزه سازى ( 56150 )
نمونه هايى از اجراى اين 5 را مى توان بصورت زير فهرست نمود:
تعريف مسئوليتهاى تمامى افراد براى ياكيزكى محل كار (حفظ نظافت و
ياكي زكى محيط كار هر يكث از يرسئل؛ ياكي زكى و نظافت البسه يرسنل).
انجام بازبينى و ياكيزه سازى مستمر توسط مجرى ارائه خدمات
شناسایی و رفع خرابیهایی که در اثر نشتی ا ترک ها و غیره
بوجود آمده است
شناسایی منابع آلودگی و سعی در حذف و يا کنترل آن
صفحه 14:
"'- ياكيزه سازى ( 56150 )
تميز كردن محل كار (شستشوى مرتب با مواد ضدعفونى كننده» نظافت در
انباره ل LOC ee LS کثیف
شدن).
حذف آلود گیهای گرد و غبار (استفاده از تهویه مطلوب در انبار و سالن هاء
استفاده از فیلترهای صافی هوا استفاده از کاورها» قرار دادن اقلام و اشیا در
محفظه های دربسته).
Ney a Ses) Ro TE bes el CoS asa e
اتاق» زير ملزومات ادارى و تجهيزات فنى» بشت يرده ينجره هاء فايلهاء
كشوها و...).
صفحه 15:
(Sekitsu ) استانداردسازی ۴
۱
ياكي زكى. تاكيد اصلى در استانداردسازى متوجه مديريت اسهد كه با استة
چک لیستهای مناسب و استاندارد کردن مقررات با استفاده از نوآوری و
bce للا ا ا ا ل ROP ey
با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گیرند. نمونه هایی از اجرای این 5 را
می توان بصورت زیر فهرست نمود:
1 oe) 3
| eee]
Se near ac ا bona eee Le] استفاده
علامتگذاری محدوده های خطر و یا مراقبت خاص (در انبار ا 0
تجهيزات با فشار كار كرد بالا).
صفحه 16:
(Sekitsu ) استانداردسازی ۴
۱ OnMerne be eee ree
ايمنى و راهنماى سيستم اطفاى حريقف تابلوهاى سيكار كشيدن ممنوع).
ee ل ال ا ا os eg eee nee
تدوین دستورالعملهای کاری برای استفاده از تجهیزات ویژه).
برجسبهاى نشاندهنده ميزان دقت ابزار (نصب ميزان دقت تجهيزات و تاريخ اعتبار
و کنترل برای HM
تدوین دستورالعمل اجرای سیستم
تشكيل جلسات كميته راهبرى؛ بريرسى نتايج بازرسى هاى دورهاى و اخذ
ا ل eae
0 ل ا ا لت بر ال ed
rear ree ا ل ا ا eE se
eS ee ae ere eee yn ne nee 7 a
ار).
صفحه 17:
(Shitsuke ) bl.ail (4
انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانایی هایی جهت انجام یک وظیفه
خاص نکته اصلی در اینجا ایجاد عادات درست به جای عادات نادرست
رت ا ل See
و تمرین دادن آنان در این زمینه آغاز نمود. = اين تمرينها از طريق
ا ل ا لت ار
انضباط فرآيند تكرار و العرين انجام يك كار اتن aie Ca
است که رعایت مقررات ایمنی برای افراد به صورت یک عادت درست
درايد.
صفحه 18:
(Shitsuke ) bl.ail (4
Byrne ee reny ent Feat weeps nee es
Noo eee Oko eo dE SE Renee aur
جهت نظم و انضباط).
تمرين وقت شناسى (آموزش استفاده بهينه از زمان» بخصوص در بخش
RCS Sen ا ل
توجه به زيبايبها و رعايت ظواهر (استفاده از لباسهاى كار مناسب در اداره و
5-0-7
۱ م ee eS
ار iss
استفاده از تابلوهای اعلانات و با تابلو های عمومی برای درج پیامهای
۳ آموزشی
صفحه 19:
Pye Reto I) recor y
بعد از انحام آن
صفحه 20:
صفحه 21:
Before
| 1 ل
2۸9 1
a 0
0
a
تس
صفحه 22:
Pee
1
010020
ل ب البليسينة
Tet
صفحه 23:
صفحه 24:
صفحه 25:
After
Before
صفحه 26:
5Sيكي از مباحث عمده در مديريت ژاپني ميباشد كه ابتدا در ژاپن و سپس
در ساير كشورها به كار گرفته شده است.هدف 5Sبه بياني ساده ،سامان
دادن ،نظم و ترتيب ،پاكيزه س ازي ،هماهنگ ي و ايجاد انضباط در محيط
كاري است ،5S .به عنوان موثرترين رهيافت و ستوني استوار در ساختمان
عمليات اص الحي و بهبود بهره وري شناخته شده است كه با اجراي اين
اصول در صنايع و سازمانهاي مختلف تجاري ،صنعتي و خدماتي موجب
افزايش بهره وري ،استفاده بهينه از سرمايه نيروي انساني و زمان انجام كار،
افزايش كارايي و در نهايت سوددهي بيشتر سازمان ميشود.
2
3
4
همه افراد محيط تميز و مرتب را دوست دارند.
ثمرات تالش براي همه افراد قابل مالحظه است.
فضاي موثر بيشتري را خلق مي كند.
مدت زمان جستجو را كاهش مي دهد.
فاصله ها كوتاه تر ميشود.
طول عمر ماشين ها و تجهيزات افزايش مي رود.
محيط كار به يك محيط بهداشتي و ايمن تبديل مي شود.
خطا و اشتباه كمتر اتفاق مي افتد.
همه افراد خود به خود منضبط مي شوند.
سرمايه اجراي اين برنامه اندك است.
Seiri
Sorting Out
ساماندهي
Seiso
Spic and Span
پاكيزه سازي
Seiton
Systematic
Arrangement
نظم و ترتيب
Sekitsu
Standardizing
استانداردسازي
Shitsuke
Self - discipline
انضباط
5
ساماندهي در عام ترين مفهوم آن عبارت است از نظم دادن به كليه اجزاي
يك سازمان جهت نيل به اهداف .از ديدگاه «پنج اس» ساماندهي به معناي
تشخي ص ضرور از غيرضرور ،اتخاذ تص ميمات قاط ع و اعمال مديريت
اولويتها براي رهايي از غيرضروريها است .در ديدگاه «پنج اس» ،ساماندهي
امري دشوارتر از قراردادن اشياء در گوشهاي ميباشد و هدف ايجاد نظمي
مطلوب و مناس ب اس ت .ب ه منظور موفقي ت در س اماندهي ميبايس تي به
اولويت بندي پرداخت .به طور خالصه اين Sبه معني جدا كردن آنچه
ضروري است از غير ضروري ها ميباشد.
6
نمونه هايي از اجراي اين Sرا مي توان بصورت زير فهرست نمود:
7
تفكيك اشياء ضروري از غير ضروي (مشخص كردن ملزومات اداري كه
در اطراف شما وجود دارد و طبقه بندي آنها با توجه به اولويت استفاده از
آن ،تفكيك فرمهاي از رده خارج و فرمهاي در گردش).
اشيايي را كه استفاده نمي كنيم دور بريزيم ( دور ريختن برگهاي زائد).
8
نظم و ترتيب به معني قرار دادن اشياء در مكانهاي مناسب و مرتب به نحوي كه
بتوان از آنها به بهترين وجه استفاده كرد .نظم و ترتيب راهي است براي
يافتن و بكار بردن اشياي مورد نياز ،بدون انجام جستجوهاي بيهوده .هنگامي
كه هر چيز با توجه به كاركرد و در نظر گرفتن كيفيت و ايمني كار در جاي
مناسب و مشخص قرار داشته باشد ،محل كار همواره منظم و مرتب خواهد
بود .بدين منظور بايد همه وسايل ،اقالم و فرمهاي مورد نياز را كه قبال در
بند 1شناسايي نموده و كاركرد هر يك از آنها را نيز مشخص نمودهايم را
در جاي مناسب قرار دهيم به نحوي كه با سرعت و سهولت قابل دسترس
باشند .ب ه عبارت ديگ ر قرار دادن اشي ا در بهتري ن مكان ب ه بهتري ن طريق
ممكن و امكان دسترسي به آن با حداكثر سرعت (زير 30ثانيه).
9
نمونه هايي از اجراي اين Sرا مي توان بصورت زير فهرست نمود:
10
اشيايي را كه غالباً استفاده مي كنيم ،در محل كار قراردهيم (تجهيز ميزهاي افراد به
ملزومات اداري)
اشيايي را كه به ندرت استفاده مي كنيم در جايي دور از دسترس قرار دهيم (استفاده از
سيستم بايگاني مناسب به طوري كه سوابق كاري سالهاي گذشته در جاهاي دورتري
قرار گيرد ،اس تفاده از كتابخان ه ي ا قفس ه هاي مخص وص جه ت قرار گرفت ن كتابها و
جزوات و دستورالعملها)
برچسب گذاري و شناسايي كليه زونكنها ،فايلها ،قفسه ها (برچسب گذاري فايلها به
نحوي كه نشان دهنده محتويات آن باشد)
استقرار هر چيز در جاي مشخص و مخصوص به خود (استفاده از فايلها و قرار دادن
ملزومات اداري در جاي خود ،استقرار و طبقه بندي فرمها در قفسه هاي مخصوص،
استفاده از كازيه جهت طبقه بندي نامه ها و يا كارهاي در دست اجرا).
11
آوردن و بازگرداندن ه ر چي ز در حداق ل زمان (بازگرداندن زونك ن س وابق ب ه محل
بايگاني ،مرتب كردن اقالم و وسائلي كه روزانه با آن سر و كار داريم ،قرار دادن صندلي
كار).
مح ل
ترك
هنگام
در
كار
مي ز
پش ت
عالمت گذاري محدوده ها و محل استقرار اشياء و شناسايي افراد (تابلو هاي مشخص
كننده نام افراد و يا استفاده از تگهاي شناسايي ،مشخص شدن محل استقرار خودروهاي
شركت ،طراحي جانمايي ميز كاري افراد).
نظ م و ترتي ب در تابلوي اعالنات ( نص ب پالكاردهاي تبليغات ي شركت در جاهاي
مناسب).
طراحي اعالنات به نحوي كه خواندن آنها آسان باشد (استقرار مناسب مانند در معرض
ديد بودن ،طراحي زيبا و خوانا بودن).
در ديدگاه «پنج اس» پاكيزه سازي عبارت است از دور ريختن زوائد و پاكيزه
كردن اشياء از آلودگيها و مواد خارجي .به عبارت ديگر پاكيزه سازي نوعي
بازرسي است .بازبيني و پاكيزگي محيط كار براي حذف آلودگي مورد
تأكيد در اين بخش از نظام «پنج اس»قرار دارد .برخي از لوازم ،تجهيزات و
مكانها لزوماً بايد بسيار پاكيزه و عاري از هر نوع آلودگي نگهداري شوند.
بنابراين الزم است كه آنها را دقيقاً شناسايي نموده و بر اين باور بود كه
پاكيزه سازي تنها تميز كردن محل كار و لوازم موجود در آن نيست بلكه
پاكيزه سازي امكان انجام بازرسي و بازبيني را نيز بايستي فراهم آورد .به
عبارت ديگر پيشگيري از كثيفي و پاكيزه نگه داشتن مداوم محيط ،اموال و
افراد و حذف و يا كنترل آلودگي و يادآوري اين نكته كه محل كار خود
را همانند خانه خود بدانيم.
12
نمونه هايي از اجراي اين Sرا مي توان بصورت زير فهرست نمود:
13
تعريف مسئوليتهاي تمامي افراد براي پاكيزگي محل كار (حفظ نظافت و
پاكيزگي محيط كار هر يك از پرسنل ،پاكيزگي و نظافت البسه پرسنل).
انجام بازبيني و پاكيزه سازي مستمر توسط مجري ارائه خدمات
شناسايي و رفع خرابيهايي كه در اثر نشتي ها فرسايش ها ،ترك ها و غيره
بوجود آمده است
شناسايي منابع آلودگي و سعي در حذف و يا كنترل آن
14
تميز كردن محل كار (شستشوي مرتب با مواد ضدعفوني كننده ،نظافت در
انبار ،جمع آوري لوازم مستعمل ،تميز كردن هر چيز بالفاصله بعداز كثيف
شدن).
حذف آلودگيهاي گرد و غبار (استفاده از تهويه مطلوب در انبار و سالن ها،
استفاده از فيلترهاي صافي هوا ،استفاده از كاورها ،قرار دادن اقالم و اشيا در
محفظه هاي دربسته).
پاكيزه كردن محلهايي كه از چشم افراد به دور است (زير ميزها ،گوشه هاي
اتاق ،زي ر ملزومات اداري و تجهيزات فني ،پش ت پرده پنجره ه ا ،فايلها،
كشوها و.)...
استانداردسازي عبارت است از كنترل و اصالح دائمي سازماندهي ،نظم ،ترتيب و
پاكيزگي .تاكيد اصلي در استانداردسازي متوجه مديريت است كه با استفاده از
چ ك ليس تهاي مناس ب و اس تاندارد كردن مقررات ب ا استفاده از نوآوري و
خالقيت ،محيط كار را به نحوي استاندارد و كنترل نمايد كه همواره همه عوامل
با سرعت و دقت الزم مورد استفاده قرار گيرند .نمونه هايي از اجراي اين Sرا
مي توان بصورت زير فهرست نمود:
15
بازبين ي دوره اي (تشكيل كميته بازرس ي ،بازرس ي و بازدي د از مجموعه تحت
پوشش ،برگزاري مميزي داخلي).
استفاده از عالئم و نشانه ها (عالئم نشاندهنده جهت و راهنما).
عالمتگذاري محدوده هاي خط ر و ي ا مراقب ت خاص (در انبار مواد شيميايي،
تجهيزات با فشار كاركرد باال).
16
عاليم مربوط به تجهيزات خاموش كننده (عالئم مربوط به زنگ خطر و وسايل
ايمني و راهنماي سيستم اطفاي حريق ،تابلوهاي سيگار كشيدن ممنوع).
تمهيدات پيشگيري از خط ا و اشتباه (آموزش پرس نل در خص وص بروز خطر،
تدوين دستورالعملهاي كاري براي استفاده از تجهيزات ويژه).
برچسبهاي نشاندهنده ميزان دقت ابزار (نصب ميزان دقت تجهيزات و تاريخ اعتبار
وكنترل براي آنها).
تدوين دستورالعمل اجراي سيستم
تشكي ل جلس ات كميت ه راه بري ،بررس ي نتاي ج بازرس ي هاي دورهاي و اخذ
تصميمات الزم براي پيشبرد اهداف «پنج اس»
فعاليتهاي الزم توام با مسابقاتي براي ساماندهي ،مرتب كردن و تميز كردن هر چه
بهتر (در نظر گرفتن يك معيار در ارزيابي نمايندگيها و تعيين واحد نمونه در
شركت و اختصاص يكي از پارامترهاي ارزيابي ماهيانه پرسنل به امر پاكيزگي
محل كار).
انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانايي هايي جهت انجام يك وظيفه
خاص .نكته اصلي در اينجا ايجاد عادات درست به جاي عادات نادرست
است .اين كار را بايد از طريق آموزش شيوه هاي درست انجام كار به افراد
و تمرين دادن آنان در اين زمينه آغاز نمود .همچنين اين تمرينها از طريق
وض ع مقررات و پيروي جدي از آنه ا تحق ق م ي پذيرد .ب ه عبارت ديگر
ال كام ً
انضباط فرآيند تكرار و تمرين انجام يك كار است .مث ً
ال ضروري
است كه رعايت مقررات ايمني براي افراد به صورت يك عادت درست
درآيد.
17
نمونه هايي از اجراي اين Sرا مي توان بصورت زير فهرست نمود:
تمرين نظم و ترتيب (آموزش ،نظارت مستمر ،ارزيابي و پاداش به پرسنل
جهت نظم و انضباط).
تمرين وقت شناسي (آموزش استفاده بهينه از زمان ،بخصوص در بخش
تعميرات در سالنها و برقراري جلسات).
توجه به زيباييها و رعايت ظواهر (استفاده از لباسهاي كار مناسب در اداره و
يا سازمان).
نگرش مديريت به فضاهاي عمومي (ايجاد فضاهاي سبز و يا امكانات رفاهي
در محل كار)
اس تفاده از تابلوهاي اعالنات و ي ا تابل و هاي عمومي براي درج پيامهاي
آموزشي «پنج اس»
18
19
Before
After
20
Before
After
21
Before
After
22
Before
After
23
Before
After
24
Before
After
25
Before
After
26
