ارتباطات سازمانی

ارتباطات سازمانی

اسلاید 1: 1ارتباطات سازماني وخروج از مديريت قارچي organizational communicationاستاد: موسي رحيميكارشناس ارشد مديريت بازرگانيدانشگاه علوم پزشكي شيرازبهار 89

اسلاید 2: 2فهرست مطالبعنوان صفحهمقدمه 3تعريف ارتباطات 4فرايند ارتباطات 5موانع برقراري ارتباط 8 انواع الگوهاي ارتباطي 10 نقش هاي افراد در الگوهاي ارتباطي 18 ارتباطات در مكاتب مختلف 21نقش ارتباطات 29چرخۀ حياتي يك رابطه 30روشهاي بهبود ارتباطات 37 مهارت هاي لازم براي بر قراري ارتباط 40 ارتباطات اثربخش در شركتهاي پيشرو در مرحلۀ عمل 43حقايق مربوط به ارتباط و مفاهمه 49 خروج از مديريت قارچي 50 نتيجه گيري 52 منابع 53

اسلاید 3: 3مقدمه ماهيت اجتماعي بودن زندگي انسان و تبديل اقتصادها و جوامع صنعتي به اقتصاد خدماتي بر پايه دانش و اطلاعات ،نياز انسان را به ارتباطات افزايش داده است چگونگي و نوع ارتباطات تحت تاثير شيوه زندگي و فرهنگ هر جامع قرار مي گيرد. سازمان به عنوان يك نهاد اجتماعي نيازمند ارتباطات است مديران دريافته اند كه ارتباطات مؤثربا كاركنان و درك انگيزه هاي ارتباطي آنان در توفيق مديران در دستيابي به اهداف طراحي شدۀ سازمان عامل مؤثري است ارتباطات مؤثر را قلب مديريت مي دانند ارتباطات مؤثر،هدف به حساب نمي آيد بلكه بايد وسيله اي براي كسب هدف تلقي شود ارتباطات ذاتي نيست بلكه اكتسابي است.1

اسلاید 4: 4تعريف ارتباطات سازماني تعريف ارتباطات سازماني نيازمند تعريف »سازمان وارتباطات« استسازمان با مجموعه اي اجتماعي (از گروه و يا مردم) سروكار دارد كه در آن، فعاليت ها به منظور تحقق اهداف اعم از فردي و جمعي هماهنگ مي شود.2تعريف ارتباطات : به فرايند تبادل اطلاعات و انتقال معاني به گونه اي كه هست، گيرنده همان را دريافت كند، ارتباطات گفته مي شود؛ به تعبير ديگرارتباط همان انتقال معاني و مفهوم مورد نظر، از فرستنده به گيرنده است.3 تعريف ارتباطات: انتقال و تبادل اطلاعات، معاني و مفاهيم و احساسها بينافراد در سازمان با واسطه يا بلاواسطه .4 اصول ارتباطات عبارت از:كليه حركات و تكنيك هايي كه مديران بايد در استقرار يك سيستم ارتباطي سالم و مؤثر براي اداره امور سازماني و رسيدن به كارايي مطلوب به كار گيرند.5

اسلاید 5: 5فرايند ارتباطاتنمودار زير فرايند ارتباطات را نشان مي دهد(منبع)فرستندهمجاري پيامرمز پيامپيامپيامكشف رمز پيامدريافت كنندهرمز پياممجاري پيامپيامپيام رمزپيامكشفرمزپيامبازخورداختلال

اسلاید 6: 6عناصر ارتباطي نمودار فوق عبارتند از :1- فرستنده :كسي كه مقصود يا مفهوم ذهني پيام خود را براي گيرنده ارسالمي كند.2- رمز پيام : پيام از شكل يك مفهوم و فكر، به علائم قابل ارسال تبديل-مي شود.3- پيام : حاوي خبر، نكته ياموضوعي است كه بايد به گيرنده منتقل شود.4- مجاري پيام : وسيله و طريقه انتقال پيام را مجاري پيام گويند.(مانند هوا براي انتقال كلام ، كاغذ جهت ارسال نامه امواج الكترو مغناطيس در انعكاس تصوير)5- دريافت كننده پيام : دريافت كننده پيام شخصي است كه پيام فرستنده رادرك مي كند اگر پيام به دريافت كننده نرسد ارتباط واقع نمي شود.6- كشف رمز پيام : فرايندي است كه دريافت كننده بر اساس آن پيام را به

اسلاید 7: 7اطلاعات مورد نظر فرستنده تفسير مي نمايد كشف رمز پيام بر اساس تجربۀگذشته دريافت كننده ، تفسير فرد از سمبلها (علائم)‌، انتظارات و مقاصد دو طرف ( فرستنده و گيرنده ) از پيام است.7- اختلال يا پارازيت : هرگونه مانعي كه باعث عدم ارسال پيام يا عدم درك پيام شود، اختلال گفته مي شوند. اين موانع مي تواند فني،تجهيزاتي و ادراكيباشد.8- بازخورد : پاسخ گيرنده به منبع پيام را بازخورد گويند.6عناصر ارتباطي نمودار فوق عبارتند از :

اسلاید 8: 8موانع بر قراري ارتباط1- موانع فني : به طور كلي به معني مناسب نبودن تجهيزات، كانال وابزار- هاي ارسال پيام در فرايند ارتباطات است .2- موانع ادراكي : ادراكات افراد باهم تضاد دارد، در اين صورت ارتباط برقرار نمي شود.3- موانع زباني يا موانع معاني : زماني كه يكي از طرفين زبان يا واژه ايرا ندارد، ارتباط برقرار نمي شود.4- حركات غير كلامي : مقصود زبان ايما و اشاره در فرايند ارتباطي است كه چنانچه درست به كار گرفته نشود و متناسب با محتواي پيام نباشد . برقر-ار نمي شود.5- استفاده نكردن از ابزارهاي مناسب ارسال پيام : مثلاً به جاي استفاده از تلفن ، از سيستم مكتوب استفاده كنيم .

اسلاید 9: 96- وجود پارازيت : علاوه بر پيام اصلي ، سيستم ارتباطي پيام هاي ديگريارسال كند كه گيرنده نتواند آن پيام را خوب دريافت كند.7- انگيزه : چنانچه طرف مقابل ، فاقد انگيزه باشد؛ در اين صورت احتمال بر قراري ارتباط كاهش مي يابد.8- ارزيابي (منبع) فرستندۀ پيام : اگر گيرنده نسبت به فرستندۀ پيام ارزيابي مناسبي نداشته باشد ، ارتباط برقرار نمي شود. 9- موانع مربوط به ارزش هاي فرهنگي و اجتماعي : تفاوت بنيادين بين –ارزشها وهنجارها بين افراد،باعث جلوگيري از برقراري ارتباط مي شود.7موانع بر قراري ارتباط

اسلاید 10: 10انواع الگوهاي ارتباطيانواع الگوهاي ارتباطي1- از حيث ارائۀ بازخورد1- ارتباطات يك طرفه2- ارتباطات دو طرفه2- از حيث مسيري كه پيام طي مي كند 1- ارتباطات عمودي2- ارتباطات افقي3- ارتباطات مورب1-3از حيث انتقال اطلاعات(در ارتباطات رسمي)2-3از حيث انتقال اطلاعات(در ارتباطات غير رسمي)1- ارتباطات متمركز 2- ارتباطات Y3- ارتباطات زنجيره اي 4- ارتباطات ستاره اي5- ارتباطات دايره اي6- ارتبا طات همه جانبه 3- از حيث رسمي و غير رسمي1- شبكه رسمي2- شبكه غير رسمي الگوي ارتباطي متمركزالگوي ارتباطي غيرمتمركز1-ارتباطات رشته اي2-ارتباطت انشعابي3-ارتباطات خوشه اي4-اتباطات تصادفي

اسلاید 11: 11انواع ارتباطات از حيث ارائۀبازخورد(عكس العمل)1- ارتباطات يك طرفه (يك جانبه): اگر عكس العمل گيرنده نسبت به پيام – ابراز نشود آن را ارتباط يك جانبه گويند.2- ارتباطات دو طرفه (دو جانبه): چنانچه محيط استقراربه گونه اي باشد كهگيرنده عكس العملها ونظرهاي خود را دربارۀ محتواي پيام به اطلاع فرستنده برساند به اين نوع ارتباط دو جانبه گويند.8ارتباط يك طرفه سريع تر است و دقت كمتري دارد، بازخورد ندارد. فرستنده مي تواند پيچده تر عمل كند و اشتباهات خود را مخفي كند و براي مواردي مناسب است كه ---برنامه ريزي شده و تكراري است . ارتباط دو طرفه، كندتر است ، دقت بيشري دارد، بازخورد دارد، امكان اصلاح ديگاه و نظريات، در تعامل متقابل وجود دارد. براي امور برنامه ريزي نشده و پيچيده و مواردي مناسب است كه غير تكراري است وعموماً در-سطوح عالي سازمان، كاربرد بيشتري دارد.9

اسلاید 12: 12انواع الگوهاي ارتباطي از حيث مسير انتقال پيام1- ارتباطات عمودي : ارتباطات عمودي شامل ارتباطات از بالا به پايين و از پايين به بالا است.الف- ارتباط از بالا به پايين : ارتباطات متمايل به پايين از مديريت سطح بالا شروع واز طريق سطوح مديريت به كارگران خط توليد و كاركنان منتهي مي شود.هدف از اين نوع ارتباط ، راهنمايي ، آگاه كردن ، هدايت و شكل دادن و ارزيابي زير-دستان است آنكه اعضاي سازمان با اطلاعات مناسب درباره اهداف وسياستهاي سازمان تجهيز مي شود.ب-ارتباط از پايين به بالا:ارتباط متمايل به بالا، عرضه اطلاعات به بالاترين سطح در سطوح پايين سازمان مطرح مي نمايد.اين نوع ارتباط شامل گزارش پيشرفت، پيشنهادات، توضيحات، تقاضا براي كمك و ---تصميم گيري است.

اسلاید 13: 132- ارتباطات افقي : اين نوع ارتباط معمولا ًً بصورت الگوهاي جريان كار در يك سازمان بين اعضاي گروه كاري ،اعضاي بخشهاي مختلف برقراراست كه ازنظر رواني موجب افزايش روحيه در بين اعضاي سازمان مي گردد . منظور ارتباطات افقي آوردن كانالي براي هماهنگي و حل مسائل سازماني است از اين طريق اعضاي سازمان موفق به برقراري ارتباط با همرديفان خود مي گردند.با اين حال ارتباطات افقي محدويتهائي دارد . از جمله اثر تخريبي همبستگي گروهي بين همكاران، زماني كه به اين نوع هماهنگي نيازي نيست.ازمعايب ديگراين نوع ارتباط علايق مشترك افراد سازماني هم سطح، و بي توجهي آنان به مشكلات پيش آمده براي ديگر سطوح سازماني را مي توان ذكر كردكه اثر نامطلوبي بر سيستم كنترل و نظارت گذاشته و موقعيت كنترل كننده را متزلزل مي كند

اسلاید 14: 143- ارتباطات مورب در ارتباطات مورب پيام در دو سطح مختلف از سلسله مراتب سازماني ويا خارج از سلسله مراتب اداري مبادله مي شود اين نوع ارتباط به منظور هماهنگي، يكي كردن و جامعيت ارتباطات افقي است. مانند ارتباط بين صفو ستاد كه چنين ماهيتي دارد.10

اسلاید 15: 15انواع الگوهاي ارتباطي از حيث رسمي و غير رسمي1- شبكه هاي رسمي : كانالها و مجاري ارتباطات رسمي را نشان مي دهد و به هنگام ايجاد تشكيلات ، موضوع ارتباطات مدنظر طراح ساخت سازمان مي باشد. از اين رو الگوي ارتباطي ساخت رسمي همان است كه در نمودار تشكيلاتي هر سازمان مشخص گرديده است.2- شبكه هاي غير رسمي :ارتباطات غير رسمي را ارتباطات درخت انگورنيز ناميده اند، زيرا چون درخت مو به هر گوشه سر مي كشد و به طور نامنظمدر هرجاي سازمان راه مي يابد.«11» در ارتباطات غيررسمي مقامات سازمانو سلسه مراتب اداري را ناديده مي انگارد . رؤسا را دور مي زند و معمولا ًبه گونه اي است كه نيازهاي اجتماعي اعضاي گروه را تأ مين مي كنند و امور را تسهيل مي نمايد.«12»

اسلاید 16: 16 ارتباطات غيررسمي گاهي ممكن است آن قدر توسعه يابند كه ارتباطاترسمي را در سازمان تحت الشعاع قرار دهند ارتباطات رسمي در خطوط غيررسمي ارتباطات محو مي شوند ارتباطات غيررسمي اگر با هدفهايسازمان در تعارض باشند. در راه تحقق هدفهاي مذكور ايجاد اختلال كرده وبايد ترتيبي اتخاذ نمود كه ارتباطات مذكور قطع شوند. 13انواع الگوهاي ارتباطي از حيث رسمي و غير رسمي

اسلاید 17: 17انواع الگوهاي ارتباطي از حيث انتقال اطلاعات(در ارتباطات رسمي) شاخص هاي مقايسهشبكه هاي رسمي ارتباطات ‍‍‍‍

اسلاید 18: 18انواع الگوهاي ارتباطي از حيث انتقال اطلاعات در ارتباطات غير رسميارتباطات غيررسمي به چهارنوع تقسيم ميشوند:شبكه رشته اي : عوامل انتقال اطلاعات در امتداد يك خط قرار مي گيرند و هر يك از عوامل ، به

اسلاید 19: 19انواع الگوهاي ارتباطي از حيث انتقال اطلاعاتترتيب اطلاعات دريافتي ما قبل خود را به عامل مابعد خود انتقال مي دهد. دقت انتقال اطلاعات در اين نوع شبكه ها بسيار كم است.شبكه انشعابي : يكي از عوامل انتقال اطلاعات ، اطلاعات را به دست مي آورد و آنها رابين اعضا منتشر مي سازد. اين شبكه ها بويژه براي انتشار « اطلاعات مفيدي كه با كار افراد مرتبطنيستند» ، به كار مي روند.شبكه تصادفي : عوامل انتقال دهنده به طور تصادفي اطلاعات را دريافت مي كنند و به همين ترتيب منتشر مي سازند. اين شبكه هنگامي به كار مي روند كه اطلاعات ناچيز و كم اهميت باشند و مانعي در مسير راه انتشار آنها موجود نباشد.شبكه خوشه اي : هر عامل انتقال اطلاعات ، عوامل ديگري را انتخاب مي كند و اطلاعات موردنظر را به آنها مي دهد. آن عوامل جديد نيز به همين منوال اطلاعات خود را منتقل مي كنند.

اسلاید 20: 20نقش هاي افراد در شبكه هاي ارتباطياـ ستاره : فردي كه بيشترين ارتباط را در شبكه دارد.2ـ رابط : فردي كه دو گروه يا بيشتر را بدون تعلق به يكديگر ، به هم مرتبط مي كند.3ـ پل : فردي كه به عنوان سنجاق اتصال يا تعلق داشتن ، به دو يا چند گروهخدمت مي كند .4ـ نگهبان : فردي كه شبكۀ خود را با بيرون مرتبط مي سازد .5ـ منفك شده : فردي كه ديگر با شبكۀ مورد نظر ارتباطي ندارد. 14

اسلاید 21: 21ارتباطات در مكاتب مختلف 1- ارتباطات در رويكرد كلاسيك : مكتب كلاسيك (رهيافت سنتي) كه تحت عناوين ديگري نظير اصول گرايان، ساختارگريان، وظيفه گريان و نظريه پردازان سنتي از آن ياد شده است. اين نظريه پردازان بررسي كالبد وساخترسمي تأكيد مي كردند و سازمان غير رسمي را ناديده مي گرفتند.ارائه اصول عام و جهان شمول كه در تمامي شرايط زماني ومكاني صادقاست، مورد تأكيد اين نظريه پردازان بوده است. فرض اصلي اين نظريه پردازان در مورد انسان، عقلايي، منطقي و اقتصادي بودن او است. نظريهپردازان كلاسيك بيشتر بر جنبه هاي فني سازمان تأكيد مي كردند وـــــــــــجنبه هاي انساني در روابط افراد و به طور كلي فعل و انفعلات دروني سازمان را ناديدهمي گرفتند.

اسلاید 22: 22معروفترين نظريه پردازان مكتب كلاسيك :1ـ تئوري بوروكراسي وبر2ـ تئوري مديريت علمي تيلور3ـ اصول مديريت فايول4ـ اصول مديريت گيوليك و اوريك5ـ هربرت سايمن6ـ فرانك گيلبرتمكتب كلاسيك مديون انقلاب صنعتي است و نظريه پردازان كلاسيك سازمان استعاره ماشين را به عنوان عامل هدايت كنندۀ اصلي در نظريه هايشان به ارتباطات در مكاتب مختلف

اسلاید 23: 23كاربرده اند فرايند هاي ارتباطي در اين سازمان هاي ماشين دار را بايد از جنبه هايي از ارتباطات كه شامل : 1ـ محتواي ارتباطات 2ـ جهت يابي جريانارتباطات 3- الگو يا مجراي ارتباطات 4ـ سبك ارتباطات، بررسي كنيمنكته: محتواي ارتباطي بر اساس تقسيم بندي فاراس مونگ و راسل در مجموعه هاي سازماني شامل : 1ـ ارتباطات وظيفه مدار 2ـ ارتباطات ابداع مدار( ارتباطات به منظور بررسي نظرات نوين 3ـ ارتباطات حمايت مدار ( ارتباطات مطابق مضامين اجتماعي كه از روابط انساني حمايت ميكند)ارتباطات در مكاتب مختلف

اسلاید 24: 24ارتباطات در مكاتب مختلف 2ـ ارتباطات در رويكرد روابط انساني :مكتب نئوكلاسيك كه تحت عناوين ديگري نظير روابط انساني ، رفتارگرايان و انسان گرايان از آن ها ياد شده است در اين مكتب به تأمين نيازهاي انساني و توجه به نقش اجتماعي افراد در سازمان تأكيد شده است . فرض آن ها در مورد انسان ، احساسي ، عاطفي و اجتماعي بودن وي است . اصلي ترين شعار اين نظريه پردازان اين بود كه يك گارگر خوشحال يك گارگر مولد و بهره وراست .شكل گيري مكتب روابط انساني متأثر از مجموعۀ مطالعاتي بود كه فردي به التون مايو در كارخانجات وسترن الكتريك در شهر هاثورن انجام داد.نظريه هاي جنبش روابط انساني: 1ـ نظريه سلسله مراتب نيازهاي مازلو

اسلاید 25: 252ـ نظريه انگيزش ـ بهداشت هرزبرزگ 3ـ نظريه Xو Y مك گريگورارتباطات در مكاتب مختلف

اسلاید 26: 26ارتباطات در مكاتب مختلف 3ـ ارتباطات در رويكرد منابع انساني : متأثر از مباني رويكرد كلاسيك و به ويژه رويكرد روابط انساني نسبت به سازماندهي است نظريه پردازان منابع انساني اين نكته را دريافتند كه افراد در سازمان از احساس برخوردارند و بايد به احساسات آنان توجه نمود. علاوه براين متوجه شدند كه نيروي كار جزء جدايي ناپذير و ضروري براي تحقق اهداف سازمان است. آنچه نظريۀ منابع انساني بر تركيب فوق افزود ، تأكيد بر مشاركت شناختي كاركنان به وسيله درك آراء و نظراتشان است .نظريه هاي اساسي رويكرد منابع انساني:1ـ شبكه مديريت بليك موتن2ـ سيستم چهار گانه ليكرت3ـ نظريه Z ويليام اوشي

اسلاید 27: 274ـ ارتباطات در رويكرد سيستمي : مكتب سيستمي تحت عناوين ديگري نظير كل گرايان و نظام گرايان ياد شدهاست فرض اصلي اين مكتب در مورد انسان كل بودن انسان است اين مكتبرابطۀ تعاملي (متقابل) در مديريت را جايگزين رابطۀ علي و معلولي كرد.ارتباطات در رويكرد سيستمي با شبكه نشان داده مي شود يكي از جلوه هاي بارز نظريه سيستم ها، بارز بودن علائم ارتباطات بينابيني در عناصر ـــــ ارتباطات در مكاتب مختلف

اسلاید 28: 28سيستمي و نظم عناصر در قالب زير سيستم ها و فرا سيستم هاست. وقتي عناصر سيستمي مردم و گروه هاي اجتماعي هستند، به تصوير كشيدن ـــارتباطات بين مردم ، بسيار خواهد بود. هدف از تحليل شبكه تدارك ابزاري براي خلق و تحليل اين تصاوير ارتباطي است.15ارتباطات در مكاتب مختلف

اسلاید 29: 29نقش ارتباطات در يك گروه يا سازمان ارتباطات چهار نقش ايفا مي كند: 1ـ كنترل 2ـ ايجاد انگيزه 3ـ ابرازاحساسات 4ـ اطلاعاتكنترلارتباط به چندين روش ، رفتار اعضا را كنترل مي كند. سازمانها ، سلسله مراتب اختيارات و دستورالعملهاي رسمي دارند كه كاركنان و اعضا بايد آنرا رعايت كنند. ارتباطات غير رسمي هم رفتار اعضا را كنترل مي كند ـــهنگامي كه اعضاي گروه كسي را زياد توليد مي كند( و باعث مي شود كه ديگران بد جلوه كنند) مسخره مي كنند يا به او آزار و اذيت مي رسانند درــدر واقع با ايجاد ارتباط غير رسمي در صدد كنترل رفتار او بر مي آيند.

اسلاید 30: 30نقش ارتباطات ايجاد انگيزه تعيين هدفهاي خاص ، بازخور نمودن نتايج عمليات و دادن گزارش درباره ميزان پيشرفت و تقويت رفتار مطلوب مورد نظر، (همه اينها) موجب ايجاد انگيزه و ارتباطات مي شود.ابرازاحساساتبراي بسياري از كاركنان و اعضاي سازمان ، گروه مهترين منبع ارتباطاتاجتماعي و (روابط متقابل يا تعامل) است. ارتباطاتي كه درون گروه صورت مي گيرد نمايانگر ابرازنفرت ، درجه استيصال يا رضايت فرد و نوع ـــــاحساسات اوست . بنابراين، ارتباطات موجب تخليه انسان از فشارهاي ــــرواني مي شود و در راه تأمين نيازهاي اجتماعي به وي كمك مي كند.اطلاعاتيارتباطات مي تواند اطلاعاتي را ارائه كند كه افراد و گروهها براي ــــــ

اسلاید 31: 31تصميم گيري به آنها نياز دارند و مي توانند از طريق ردوبدل كردن داده ها،شيوه هاي مختلف اجرايي را ارزيابي و بهترين شق يا راه حل را انتخاب ــنمايند.هيچ يك از اين چهار وظيفه نسبت به ديگري برتري ندارد. براي اينكه گروهبه شيوه اي مؤثر عمل كند بايد بر اعضاي خود نوعي كنترل اعمال نموده،در افراد انگيزه ايجاد كنند تا آنان كارها را به نحو احسن انجام دهندهم چنين بايد روشي را در پيش گيرد كه افراد آنچه را در دل دارند بيرون بريزند (احساسات خود را ابراز نمايند ) و سرانجام تصميمات معقولي اتخاذ كند ــتقريبا ً در هر نوع ارتباطي كه در گروه يا سازمان بر قرار مي شود پديدۀارتباطات يك يا چند نقش مزبور را ايفا مي كند.16نقش ارتباطات

اسلاید 32: 32چرخه حيات يك رابطه مارك نپ(mark knapp) مراحل شكل گيري يك رابطه به صورت زيرنشان مي دهد نظريه نپ در تمام روابط موجود ميان انسانها قابل بررسي _دو مرد يا دو زن به عنوان دوست ، همكار ، همسايه ، شريك و غيره به سوي پيونددر جهت جدايي 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1relation

اسلاید 33: 33چرخه حيات يك رابطه 1ـ مرحله آغاز: در بر گيرندۀ اولين تلاشهاي ما براي ايجاد رابطه و گفتگوبا شخص تازه اي است كه براي اولين بار با او روبرو ميشويم مانند : سلام،حال شما چطور است ـ هوا چطور است.2ـ مرحله آزمودن : مرحله اي است كه در آن سعي مي شود از طريق ــــ موضوعهاي مشخص مكالمه اي اطلاعاتي در مورد نحوه تفكر ونگرش طرف مقابل به دست آورد. معمولا ً پرسشهاي زيادي از طرف مقابل به دست آورد و بيشتر سعي در شنيدن داريم تا در سخن گفتن .3ـ مرحله چفت و بند يا سفت كردن : با پديدار شدن دگروگونيهاي فراواني در رفتارهاي ارتباطي ، چه كلامي چه غير كلامي ، بين طرفين رابطه شكلمي گيرد كه اكنون با يكديگر نزديك شده و مرحله قبل را گذارنده اند در اين مرحله درجه بيشتري از گشودگي و افشا رخ ميدهد كه ميزان خودگشودگي relation

اسلاید 34: 34تحت ثأثير فرهنگ ها قرار مي گيرد در فرهنگ هاي محافظه كار افراد به خصوصيات منفي خود نمي پردازند و سعي بيشتر در پنهان داشتن نقاط ضعف خود دارند.4ـ مرحله كامل كردن يا ادغام : زماني تحقق مي يابد كه دو انسان به عنوان دو دوست يا دو زوج بنگرند در اين مرحله هر يك از طرفين رابطه سعي درپرورش و نشان دادن خواسته ها ، علايق و نگرشهاي خويش در جهت توافق طرف مقابل دارد در اين جا من به ما تبديل مي شود كه سعي مي كنندكه هر چه طرف مي پسندد و مي پذيرد او نيز مي پسند و مي پذيرد.5ـ مرحله پيمان بستن : مرحله اي بيشتر رسمي و مبتني بر مراسم و آيينهايمرسوم است . ممكن است به شكل مراسم نامزدي يا ازدواج، برادرخواندگي، چرخه حيات يك رابطه relation

اسلاید 35: 35خواهرخواندگي و هر نوع پيمان محكم و لازم الاجرايي در روابط بين ــــاشخاص در آيد اين مرحله صميمانه ترين مرحلۀ مراحل است.6ـ مرحله افتراق : زماني به وقوع مي پيوند كه دو طرف رابطه يا يكي از آنها احساس كند كه رابطۀ او با ديگري ، او را كاملا ً محدودو در چارچوب معيني محبوس كرده است و از اين رو تصميم مي گيرند كه خود را از اين قيد برهانند . در چنين وضعيتي آنها به تفاوتهاي يكديگر و يا نقاط مورد اختلاف با يكديگر بيشترمي انديشند تا به وجوه اشتراك كه در گذشته برايشان ازاعتبار بيشتري برخوردار بود.7ـ مرحلۀ محدود كردن : اشاره به مرحله اي دارد طرفين رابطه شروع به كاهش دفعات ارتباط و نيز تقليل صميميت مي كنند. 8ـ مرحله بي روح شدن و توقف رابطه : بيانگر افزايش تخريب و تباهي چرخه حيات يك رابطه relation

اسلاید 36: 36كه طرفين آن تلاش در حفظ و گاه پيوند محدود آن دارند.9ـ مرحلۀ پرهيز از يكديگر: مرحله اي است كه در آن مي كوشند با ابزار گريز از بار غم و درد رابطه اي كه باعث ناراحتي مي شود بكاهند.10ـ مرحلۀ جدايي : مرحلۀ آخر ين در هر رابطه اي ميان اشخاص يا حداقلميان دو نفر است روابط ميان اشخاص دير يا زود به جدايي مي انجامد به تعبيري هر رابطه در نهايت به جدايي كشيده مي شود.17چرخه حيات يك رابطه relation

اسلاید 37: 37روشهاي بهبود ارتباطاتبيشتر سوء تفاهمهايي كه بين مدير و كاركنان پيش مي آيد، از عدم شناخت مدير و درك نشدن پيامهاي مدير به عنوان فرستنده، ناشي مي شود. شخصيت هر فرد عبارت از تعبير و تفسير ديگران از رفتارهاي نسبتا ً ـــ پايدار وي است. شخصيت مدير از رفتارها و نگرشهاي وي كه براي ـــ ديگران شناخته شده است و همچنين حوزه اي كه براي ديگران ناشناخته است تشكيل مي شود . بنابراين بر حسب آنچه براي خود مدير يا ديگران شناخته و ناشناخته است مي توانيم شخصيت مدير را به چهار ناحيه تقسيم كنيم .1ـ بخشي از رفتارها و نگرشهاي مدير كه براي خودش وديگران شناخته شده ناحيۀ عمومي نامند.2ـ حوزهاي را كه براي خود مدير ناشناخته ولي براي ديگران شناخته شده

اسلاید 38: 38است ، ناحيه كور مي گويند.3ـ حوزه اي كه براي مدير شناخته شده ولي براي ديگران ناشناخته است، ناحيه خصوصي مي نامند.4ـ حوزه اي كه براي مديرو ديگران ناشناخته است، ناحيه ناشناخته گويند. شناختهناشناختهديگرانشناختهناشناختهخودافشاءبازخورروشهاي بهبود ارتباطات

اسلاید 39: 39بهترين حالت براي افزايش برقراري ارتباط ، بزرگ شدن ناحيۀ عمومي است. روش هاي گسترش ناحيه عمومي :1ـ افشا يا خود گشودگي : از ناحيه عمومي به سمت خصوصي مي رويم و بخش ناشناختۀ رفتار مدير براي كارمند كم مي شود.2ـ بازخورد : از ناحيه عمومي به سمت ناحيۀ كور مي رويم و بخش ناشناخته رفتار مدير، براي خودش كم مي شود.18 روشهاي بهبود ارتباطات

اسلاید 40: 40مهارت هاي لازم براي برقراري ارتباط1ـ گوش شنوا زير بناي مهارت ارتباطي : شنود مؤثر مهارت ارتباطي بسيارمهم و فوق العاده دشواري است. فراگرد كشف رمز و تعبير و تفسير پيامهاي كلامي رابه طورفعال شنودمؤثرگويندكه به توجه شناختي و پردازشاطلاعات نياز دارد ولي صرف شنيدن نياز به توجه و پردازش ندارد.بيشتر آدمها گوش شنوا ندارد يكي از علتهاي نداشتن گوش شنوا دشواري شنود مؤثر است معمولا ً آدمي از نظر روانشناختي در حالت تهاجمي بيشاز حالت تدافعي ارضا مي شود اگر چه گفته اند گفتن جان كندن است و شنيدن جان پروردن ولي شنيدن براي بسياري از مردم خسته كننده تر از شنيدن است .«19»گوش كردن فعال مستلزم سه چيز است :1ـ1ـ تمركز حواس1ـ2ـ همدلي1ـ3ـ قبول كردن (عدم مجادله نكردن)

اسلاید 41: 412ـ تماس چشمي 3ـ سؤال كردن: در هنگام ارتباط از طرف مقابل سؤال هايي را بپرسيم كهاو احساس كند حواس ما به اوست4ـ تأييد و تأكيد از طريق حركات غير كلامي (همدلي )5ـ تعبير و تفسير گفته ها6ـ زياده روي نكردن در صبحت7ـ بازخورد دادن به طرف مقابل8ـ تغيير نقش گوينده و شنونده به آرامي9ـ انعطاف پذيري در سبك هاي رهبري10ـ بازشناسي سيتم هاي مرجح ارتباطي افرادمهارت هاي لازم براي برقراري ارتباط

اسلاید 42: 42بازشناسي سيتم هاي مرجح ارتباطي افراددر اين رابطه سيستم هاي مرجح ارتباطي افراد به چهار دسته طبقه بندي مي شودكه عبارت است از :1ـ تصويري يا بصري يا پديداري : افرادي كه به برقراري ارتباط از طريقديدن طرف مقابل علاقه مند هستند، يعني وقتي خوب ارتباط برقرار مي كنندكه طرف مقابل در ديد آن ها باشد.2ـ شنيداري : به برقراري ارتباط از طريق شنيدن علاقمند هستند.3ـ عاطفي ، جنبشي : به تماس از نزديك و كم كردن فاصله در برقراري ارتباط علاقه مند هستند.4ـ ارقامي يا عددي : به برقراري ارتباط از طريق جدول ، نمودار و اعداد وارقام علاقه مند هستند.20

اسلاید 43: 43ارتباطات اثربخش در شركتهاي پيشرو در مرحلۀ عملتحقيقي كه در مورد برنامۀ ارتباط كاركنان در 10 شركت موفق كه از نظر داشتن ارتباطات داخلي از شهرت زيادي برخوردار بودند صورت گرفت پژوهشگران درصدد برآمدند تا عوامل مشترك در اين سازمانها را مشخص كنند و ببينند كه كدام دسته از عوامل مشترك موجب اثربخشي ارتباطات كاركنان در سازمان مي شود . پژوهشگران مزبور شركتهايي را انتخاب كردند كه دست به تجد يد ساختار و بازسازي زده بودند كه آزمون اثربخشي ارتباطات سازمان را بايد هنگامي به عمل آورد كه سازمان دستخوش تغييرات چشمگير قرار گرفته باشد پژوهشگران به 8 دسته عامل مشترك دست يافتند كه عبارتند از :1ـ مدير بايد به ارتبا طات اهميت بدهد: مديرعامل در ارتباطات سازمان نقش مهمي دارد و بايد اين نكته را درك كند كه موفقيت سازمان در تأمين ــــــ

اسلاید 44: 44ارتباطات اثربخش در شركتهاي پيشرو در مرحلۀ عملهدفهايش در گرو وجود شبكه ارتباطي اثربخش است اگر مدير عامل با گفتاروكردار، خود را متعهد به ارتباطات بداند بقيۀ سازمان هم از او پيروي خواهد كرد مدير بايد ار نظر ارائه الگويي قابل لمس در مورد ارتباطات ازمهارت بالايي برخوردار باشد همواره بتواند پيامهاي اصولي را شخصا ً بهديگران بدهد.2ـ يكي بودن گفتاروكردار: كردار يا عمل مديريت مي تواند مورد حمايت سازمان قرار گيرد و موجب شود كه افراد در امور مشاركت كنند هنگامي كه پيامهاي تلويحي كه مديران با پيامهاي رسمي كه به كاركنان داده مي شودمغاير باشند مديريت موجب سلب اعتماد كاركنان خواهد شد.3ـ ارتباطات يك تعهد دو جانبه است: اگر سازمان بخواهد از نظر ارتباطات موفق باشد بايد ارتباطات مسير دو طرفه( بالا به پايين و پايين به بالا) را طي كند.

اسلاید 45: 45ارتباطات اثربخش در شركتهاي پيشرو در مرحلۀ عمل4ـ تأكيد بر ارتباطات رودررو: ارتباطات رودررو، بدون داشتن هيچ گونه ابهام و با صميتي موجب مي شود تا مديران و كاركنان و اعضاي سازمان را افرادي زنده به حساب آورند به نيازهاي آنها توجه نمود. وبراي آنان ارزش قائل شود.5ـ مشاركت در مسئوليت به هنگام ارتباط: مديريت ارشد سازمان، تصويري شكوهمند ازسازمان ارائه ميكند و مسير آن رامشخص مي نمايد. سرپرستان،مديران مياني وردۀ پايين ، اين تصوير پرشكوه را به كار گروه و يكايك اعضا مرتبط مي سازند هرمدير مسئوليت دارد تا كاركنان و اعضاي سازمان را به خوبي از جزئيات و تغييراتي كه در سازمان در حال رخ دادن است آگاه نمايد.6ـ رسانيدن خبر ناگوار: اگرسازمان از نظر ارتباطات در وضع مناسبي باشد هيچ وحشتي از رسانيدن خبرهاي ناگوار نخواهد داشت هنگامي كه

اسلاید 46: 46ارتباطات اثربخش در شركتهاي پيشرو در مرحلۀ عملپيامهاي ناگوار به زباني آرام گزارش شود جوي به وجود مي آيد كه افراد ازآن وحشت نخواهد داشت و مي توانند در كار خود صادق باشند در نتيجه پيامهاي خوب موجب اعتماد بيشتر خواهد شد.7ـ پيام در خور شنونده باشد: افراد از نظر نيازهاي اطلاعات متفاوت اند و به شيوه هاي گوناگون اطلاعات دست مي يابند به همين دليل پيام بايد متناسب با نياز و جايگاه سازماني فرد باشد.8ـ ارتباطات يك فرايند دائمي است: شركتهاي موفق ، ارتباط با كاركنان را به عنوان يك فرايند مهم و سرنوشت ساز مديريت به حساب مي آورند شركتهاي مزبور از اين بابت ، 5نوع فعاليت انجام مي دهند كه عبارتند از:1ـ 8ـ مديران علت اتخاذ تصميم را اعلان مي كنند: چون تغييرات به سرعت انجام مي شود و آيندۀ كاركنان نامشخص است آنها به صورت فزاينده اي

اسلاید 47: 47ارتباطات اثربخش در شركتهاي پيشرو در مرحلۀ عملخواهان آگاهي يافتن از علت تصميمات هستند كه موجب ايجاد تغيير در سازمان مي شود كاركنان براي مسير شغلي خود احساس مسئوليت بيشتريمي كنند چنين مي انديشند كه بايد دربارۀ تصميمات كه بر مسير شغلي آنهااثر مي كذارد اطلاعات بيشتري به دست آورند2ـ 8ـ زمان، اهميت حياتي دارد: مديريت بايد به محض آگاهي از واقعيتها، افراد و اعضاي سازمان را در جريان امور قرار دهد. اين كار باعثمي شود تا جريان شايعه قوت نگيرد و اعتماد افراد به مديريت افزايش يابد.3ـ 8ـ ارتباطات بايد دائمي باشد: به ويژه به هنگام تغيير يا بحران اگركاركنان واعضا ي سازمان به داشتن اطلاعات نياز پيدا كند و از آنها محرومبمانند آن گاه به كانال هاي غير رسمي توجه خواهند كرد تا اين خلاء ارتباطي را پر كنند حتي اگر اين كانال ها مملو از شايعات بي اساس باشند

اسلاید 48: 48ارتباطات اثربخش در شركتهاي پيشرو در مرحلۀ عمل4ـ 8ـ بايد تصوير بزرگ را با تصوير كوچك مرتبط نمود: اگركاركنان و اعضاي سازمان متوجه اين موضوع نشوند كه تصوير بزرگ چگونه مي تواند بر كار، شغل و خود آنان اثر بگذارند ارتباطات اثر بخش واقعيوجود نخواهند داشت تغييراتي كه در سيستم اقتصادي بر شركتهاي رقيب ،در صنعت يا در كل سازمان رخ مي دهد بايد به گونه اي درآيد كه اثرات آن بر دايره و حتي فرد و كارمند مشخص شود.5ـ 8ـ مسيري را كه افراد بايد به اطلاعات دست يابند ، مشخص نكنيد: ارتباط اثر بخش در اين است كه به او گفته شود « چه كسي، در چه زماني،در كجا، چرا و چگونه تغييري رخ خواهد داد». و آن گاه اين امر به كارگر يا كارمند واگذار شود كه خودش نتيجه گيري نمايد.21

اسلاید 49: 49حقايق مربوط به اربتاط و مفاهمه1ـ شنيدن با گوش دادن فرق دارد: شنيدن فقط گرفتن ارتعاشات صوتي است گوش دادن معنا بخشي به شنيده هاست .2ـ كانال ارتباطي مناسب را انتخاب كنيد: مديران داراي عملكرد قوي در مقايسه با مديراني كه عملكرد شان ضعيف است داراي حساسيت رسانه ايبيشتري هستند.3ـ به شايعات گوش دهيد : شايعات واكنش و پاسخي هستند به وضعيت هايمهم براي كاركنان، موقعيت هاي مبهم از نظر آن ها و شرايط و موقعيتهاييكه موجب اضطراب و دلواپسي آن ها مي شوند.4ـ مردان و زنان به گونه ي متفاوتي ارتباط برقرار مي كنند:مردان معمولا ًاز گفتگو به منظور تأكيد موقعيت خودشان استفاده مي كنند و در حالي كه زنان اغلب آن را براي برقراري ارتباط مورد استفاده قرار مي دهند. 5ـ قدرت كردار شما بيشر از قدرت گفتارتان است : اعمال شما با صداييبلند تر از گفتارتان سخن مي گويند.

اسلاید 50: 50 دو نوع اصلي از سازمان ها وجود دارد سازمان هايي با دسترسي بالا وسازمان هايي بادسترسي پايين. ارتباط خوب نشانه تمام عيار سازماني با دسترسي بالاست كه در قلب آن،ارتباط حدودا در همه جا وجود دارد،اين سازمان ها خود را به ارتبا طات شفاف وباز متهد مي دانند. سا زمان هايي با دسترسي پايين كار كنان خودرا مثل قارچ در تاريكي مي يابند زيرا اين سازمان ها داراي فرهنگ مبتني برمقررات هستند.مديريت بيشتر بر قوانين ومقررات تاكيد دارد تا حذف قوانين ومقررات غير ضروري.از لايه هاي بالا به پايين ديكته مي شود چهنقشها يي بايستي داده شود با چه كساني بايد صحبت شود،در اين سازمان ها در جه تحصيلي مهم تر از نتايج دستاوردهاست وارتباط افراد با ديگران وظيفه اي مي باشد . خروج از مديريت قارچي

اسلاید 51: 51خروج از مديريت قارچي كسب كارهاي امروزي بايد سريعا مسير خود را تغيير دهند ارتباطات از ابزار هاي ضروري نوآوري،پايداري بالا وتغيير هستند وبايستي آزادانه جريان داشته باشند. شيوه هاي امروزي اتباطات(تلفن همراه،اينترنت،ايميل،پيجرو.....)قدرت ارتباطات را بهبود داده است .اما بايد توجه داشت با افزايش كمي ابزارهاي ارتباطي كيفيت ارتباطات تا حدودي كاهش يافته است مديران بايد بدانند قطع ارتباط بين آنچه مي گويند وانجام مي دهند منجر به بروز تنش در سازمان ميشود وبراي ارتقاي محيط كاربايد بدنبال ارتباط بهتر باشند تا محدود كردن افراد در وظايفشان ،مديران نبايد فرض كنندآنچه را كه آنها فكر مي كنند كاركنان هم مي دانند. به طور كلي مديران نبايد كاركنان را مانند قارچ در تاريكي پرورش دهند.22

اسلاید 52: 52نتيجه گيرينظام ارتبا طات همچون سلسۀ اعصاب تا ر و پودهاي سازمان رابه هم پيوند مي دهد . بهينه بودن آن در سازمان بسيار مهم است اگر ارتباطات صحيحي در سازمان برقرار نباشد ، گردش امور مختل شده و كارها آشفتهمي شود . هماهنگي ، برنامه ريزي ، سازماندهي ، كنترل و ساير وظايف مدير بدون وجود سيستم ارتباطي مؤثر قابل تحقق نبوده و در غياب چنين سيستمي امكان ادارۀ سازمان موجود نخواهد بود.از اين رو مديريت ها بايد از كم و كيف فرايند ارتباطي آگاه بوده و نحوۀ ارتباط مؤثر رابدانند.

اسلاید 53: 53منابع1ـ رضائيان، علي ؛مباني مديريت رفتار سازماني؛ تهران : انتشارات سمت ، 1382، ص 283ـ282.2ـ ميلر، كاترين ؛ ارتباطات سازماني ؛ مترجمان :زهره خوشه نشين ،محمد رضاجمشيدي، ناصر گودرزي؛ تهران : انتشارات دانشگاه علامه طباطبايي ، 1386، ص 6.3ـ فرهنگي، علي اكبر؛ ارتباطات انساني ؛ جلد اول ، تهران :مؤسسه خدمات فرهنگي رسا، چاپ دهم،1385ص 64ـ الواني ، سيد مهدي؛ مديريت عمومي؛ تهران : نشر ني ، 1385، ص 168.5ـ سايت دانشجو6ـ سيد جوادين ، سيد رضا ؛ نظريه هاي مديريت و سازمان ؛تهران : نگاه دانش ،.1383، ص 385ـ384.7ـ طبرستاني ، غلامعلي؛ تئوري هاي مديريت ؛ تهران:‌مؤسسه آموزشي عالي آزاد پارسه، بهار ، 1386،ص209ـ 208 .8ـ رضائيان، علي ؛مباني مديريت رفتار سازماني؛ تهران : انتشارات سمت ، 1382، ص 294.9ـ طبرستاني ، غلامعلي؛ تئوري هاي مديريت ؛ تهران:‌مؤسسه آموزشي عالي آزاد پارسه، بهار ،1386،ص21110ـ سيد جوادين ، سيد رضا ؛ نظريه هاي مديريت و سازمان ؛تهران : نگاه دانش ،.1383، ص 38711ـ الواني ، سيد مهدي؛ مديريت عمومي؛ تهران : نشر ني ، 1385،ص180،18412ـ رابينز ، استيفن پي؛ رفتار سازماني ؛ مترجمان: علي پارساييان ، سيد محمد اعرابي؛جلد دوم، تهران : دفتر پژوهشهاي فرهنگي ، چاپ نهم، 1385،ص 59013ـ الواني ، سيد مهدي؛ مديريت عمومي؛ تهران : نشر ني ، 1385، ص 184.

اسلاید 54: 54منابع14ـ طبرستاني ، غلامعلي؛ تئوري هاي مديريت ؛ تهران:‌مؤسسه آموزشي عالي آزاد پارسه، بهار ، 1386 ، ص 213، 21415ـ ميلر، كاترين ؛ ارتباطات سازماني ؛ مترجمان :زهره خوشه نشين ،محمد رضاجمشيدي، ناصر گودرزي؛ تهران : انتشارات دانشگاه علامه طباطبايي ، 1386، ص 121ـ 916ـ رابينز ، استيفن پي؛ رفتار سازماني ؛ مترجمان: علي پارساييان ، سيد محمد اعرابي؛جلد دوم، تهران : دفتر پژوهشهاي فرهنگي ، چاپ نهم، 1385، ص 584ـ 58517ـ فرهنگي، علي اكبر؛ ارتباطات انساني ؛ جلد اول ، تهران :مؤسسه خدمات فرهنگي رسا، چاپ دهم، 1385، ص 170ـ 16418ـ رضائيان، علي ؛مباني مديريت رفتار سازماني؛ تهران : انتشارات سمت ، 1382، ص 302ـ 29719ـ رضائيان، علي ؛مباني مديريت رفتار سازماني؛ تهران : انتشارات سمت ، 1382، ص30420ـ طبرستاني ، غلامعلي؛ تئوري هاي مديريت ؛ تهران:‌مؤسسه آموزشي عالي آزاد پارسه، بهار ، 1386، ص 20921ـ رابينز ، استيفن پي؛ رفتار سازماني ؛ ص 609ـ 60322-رابینز،استیفن؛کلیدهای طلایی مدیریت منابع انسانی؛تر جمه غلام حسین خانتانی؛تهران:فرا1382،ص139-16123-جدی ،سوسن ،م،خروج از مديريت قارچي(مقاله ي اينترنتي)