تفویض اختیار و عدم تمرکز

تفویض اختیار و عدم تمرکز

اسلاید 1: www.themegallery.com

اسلاید 2: جهاد دانشگاهی یزددانشكده مــــــدیریت: عنوان ارائهتفویض اختیار وعدم تمرکزاستاد ارجمند : جناب آقای دکتر نوربخش رضــــا عامری سیاهوییآذر 89

اسلاید 3: مقـدمـه در مشکلات سکوت کن شاید خداوند حرفی واسه گفتن داشته باشددیدگاه اکثر صاحب نظران علوم اداری درباره مدیریت :مدیریت یعنی کارکردن با افراد و به وسیله افراد وگروهها برای تحقق هدفهای سازمانی.تفویض اختیار چنانچه با آگاهی انجام گیرد برای سازمان و شخص مدیر حکم ارزش افزوده دارد.طبق بررسی ها : مدیران بایستی کارهایی که قادر به انجام هستند را تفویض نمایند و خود در جستجوی دانستن و ایجاد سوال باشند

اسلاید 4: مفهــوم تمــرکــزتمرکز میزان یا درجه ای که تصمیم گیری درنقطه خاصی از سازمان متمرکزاست.اصل تمرکز تنها در مورد اختیارات رسمی سازمان ها صدق می کند.سازمان غیرمتمرکز سازمانهایی که تصمیمات در سطوح پایین سازمان و محل اجرایی گرفته می شود .سازمان متمرکز سازمانهایی که مدیران ارشد همه تصمیمات را می گیرند.و سطوح پایین سازمان تنها مجری دستورات هستند.زندگی دریای متلاطمی است که قطب نمای آن محبت است.

اسلاید 5: انواع تمرکز وعدم تمرکزجغرافیایی واحدها از نظر جغرافیایی پراکنده تر عدم متمرکز جغرافیایی.سیاسی برساخت قدرت دریک کشور و نحوه اداره آن کشور بر می گردد.اداریدر این نوع ، بحث مدیریت مطرح است .و مفهوم آن با اختیار تصمیم گیری از ناحیه زیردستان قابل سنجش است . خنده مهمترین اسلحه جنگ با زندگی است

اسلاید 6: پیامدهای درجه تمرکز در سازمان تعداد بیشتر تصمیمات در سطوح پایین سازمان اتخاذ می شود .تعداد بیشتری از تصمیمات مهم در سطوح پایین سازمان اتخاذ میشود.بیشتروظایف وعملیات انجام یافته تحت تاثیر تصمیمات متخذه سطوح پایین سازمان می باشد .در عدم متمرکز مدیر کمترتصمیمات را با روسای بالاتر مطابقت می نماید و معمولا تصمیمات کمتر دستخوش تغییرات می شود.بنابراین تمرکز به تفویض محدود اختیارات و عدم تمرکز به تفویض اختیارات اشاره دارد . امام صادق: محبوب ترین برادرانم نزد من کسی است که عیب هایم را به من هدیه کند

اسلاید 7: مفهوم اختیارعلوم اداری به معنای حق تصمیم گیری است . بارنارد می گوید : اختیار به پذیرش یا ارضای افراد بستگی دارد.بنابراین مشروعیت دستور خاص به وسیله دستور گیرنده تعیین میشود نه دستور دهنده .سایمون می گوید : اختیار یعنی قدرت تصمیم گیری برای هدایت فعالیتها واعمال دیگران.بنابراین اختیار با مقام و منصب سازمانی مرتبط است . اختیار مرتبط با انجام کار است واگر خشک و بی روح بکار برده شود از قابلیت پذیرش آن کاسته می شود که به تبع منجر به کاهش اثربخشی و کارایی می گردد.خدایا با تو تنهایی ،خستگی ،پریشانی معنا ندارد چون من تو را دارم زندگی نابسامانی ندارد.نکته مهم :

اسلاید 8: تفویض اختیارفرایندی است که توسط آن مدیر یا سرپرست ، بخشی از اختیار مشروع خود را بدون انتقال مسئولیت نهایی خود به زیر دست واگذار می کند.تفویض اختیار به مدیران کمک می کند تا تمام هم خود را صرف اموری کنند که اهمیت دارد .امکان بروز استعداد ها بیشتر می شود .نـکــات مهـــم زندگی آب تنی کردن در حوضچه اکنون است .

اسلاید 9: ارکان تفویض اختیارمقصود از تفویض اختیار به کارکنان این است که چهار عامل در اختیار این افراد قرار داه شود تا وظیفه خود را بهتر انجام دهند .درباره عملکرد شرکت به کارکنان اطلاعات لازم داده شود .کارکنان بایستی دارای دانش و مهارت لازم جهت تامین هدفهای شرکت باشند. برای گرفتن تصمیمات مهم کارکنان بایستی از قدرت کافی برخوردار باشند .پاداش کارکنان براساس عملکرد شرکت پرداخت شود .تمام چیزی که خدا از بشر می خواهد ،یک قلب آرام است .اطلاعات دانش ومهارتقدرت پاداش

اسلاید 10: اصول حاکم در تفویض اختیارتفویض اختیار اساسا در رابطه با بخشی از وظایف امکان پذیر است .تفویض اختیار رافع مسئولیتهای تفویض کننده نیست .تفویض اختیار قابل برگشت است.تفویض اختیار قائم به شخص است .تفویض اختیار باید توام با تمرکز نظارت باشد.امام علی (ع) : فرمانروایی ، میدان مسابقه مردان است .

اسلاید 11: فرایند تفویض اختیارفرآیند تفویض اختیار شامل چهار مرحله می باشد .واگذاری وظایف مدیر نیازمند به تجزیه و تحلیل مسئولیتها و اهداف شغل مورد نظر است ، پس از آن او شغل را به وظایف مشخصی تقسیم بندی می نماید سپس قسمت هایی که خودش انجام می دهد و قسمتهایی که باید به مرئوسین واگذار نماید مشخص می نماید .تفویض اختیار هدف توانا ساختن مرئوسین جهت انجام وظایف شغلی بطور موثرتر است ودر حقیقت به همان میزانی که از او مسئولیت خواسته می شود می بایست به او اختیار داده شود .امام علی (ع) : دو گرسنه هرگز سیر نشوند ، جوینده مال و جوینده علم .در ادامه...

اسلاید 12: فرایند تفویض اختیارتعیین مسئولیت فردی که وظیفه ای به عهده او واگذارشده است اخلاقا مسئولیت دارد وظیفه ای را که تقبل کرده است به بهترین نحو ممکن انجام دهد .ایجاد یک سیستم کنترل ایجاد سیستم کنترلی مناسب برای اطمینان از اینکه اختیارات تفویض شده بطور عاقلانه و مطلوبی بهره برداری واقع شود و نتایج باعث پیشرفت ونائل شده به اهداف سازمان گردد.آنکه در خانه آسایش صلح و آرامش دارد درجنگ زندگی فاتح می شود.

اسلاید 13: انواع اختیار در سازمان. 1. اختیار صفی اختیاراتی که در قالب رئیس و مرئوس واگذار می شود و برای هر رده سازمانی امکان پذیر است .درهر سازمان سه نوع 2. اختیار ستادی اختیاراتی که ماهیت مشورتی دارد و از ستاد اختیار وجود دارد به صف واگذار می شود . 3. اختیار عملکردی اختیاراتی که به موجب انجام وظیفه شغلی و شرح وظیفه ایجاد و سپس تفویض می شود .بیشترین سختی های زندگی ازاینست که می کوشیم از حقیقت آن بگریزیم .

اسلاید 14: اصول موثر تفویض اختیاراختیارات بایستی متناسب با مسئولیت فرد باشد .تداخل اختیارات باید به حداقل ممکن برسد.تفویض کننده اختیار باید قدرت تحمل و اغماض نسبت به برخی اشتباهات مرئوس داشته باشد .کنترل های مناسب ایجاد گردد بدین معنی که تفویض اختیار باید توام با تمرکز و اختیار باشد .امام علی (ع) : بدترین دوست ، آنکه برای او به رنج و زحمت افتی .

اسلاید 15: اصول موثر تفویض اختیاراهداف و مقاصد تفویض اختیار می بایست از قبل مشخص باشد .جهت اتخاذ تصمیمات و هدایت آنها می بایست ضوابط و معیارها و رویه هایی از قبل تهیه شود .انتقال اختیارات مسئولیت تفویض کننده را سلب نمی کند .اگر می خواهید توافق نظر دربین شما باقی بماند از ملامت و ستیزه بپرهزید.

اسلاید 16: آداب کار درتفویض اختیاربه منظورتحقق اهداف سازمان ، اختیارات مدیران سطح بالای سازمان باید به رده های پایین سازمان به نحو ثمربخش و اصول مشخصی تفویظ گردد که مواردی از آن عبارتند از :در آغاز انجام کار انتظارات در مورد آنچه باید انجام دهند به وضوح گوشزد شود .حسی از تعهد و الزام در افراد ایجاد شود .در تفویض نباید صرفا به کارهای پیش پا افتاده اکتفا شود .به جای ارائه راههای انجام کار روی نتایج حاصله تمرکز شود .برای اطلاع از میزان پیشرفت کارها ارتباطات صحیح به کار گرفته شود .اگر زندگی را آسان بگیری ، عمرت به خوشی خواهد گذشت .در ادامه ...

اسلاید 17: آداب کار درتفویض اختیارمدیر آماده باشد تا درمواقع ضروری خودش مداخله کند.برای بررسی کارهای زیردست وحدت فرماندهی ایجاد شود .کارها به مسئولین بلافصل خود تفویض شوند واین کار بامنطق و دوستی انجام شود نه با زور.مسئولیت ها به کسانی که با آن کار مرتبط اند اعلام شود .کسانی که خوب کار کرده اند در حضور جمع تشویق شوند . با داشتن اعتماد به نفس قوی ، مالک همه چیز هستید .

اسلاید 18: مزایای تفویض اختیاربا توجه به مطالب گفته شده مشخص گردید که تفویض اختیار یک ضرورت و نیاز اساسی بوده و مزایای قابل توجه زیر را دارا می باشد :افزایش بازدهی ازدیاد علاقه نسبت به انجام کارتقویت همکاری دسته جمعی تکامل انفرادی جلوگیری از اتلاف وقت مدیرانکریس آرجریس معتقد است که توسعه مسئولیت فردی ، هم برای کارکنان و هم برای سازمان مثمر ثمر است .امام علی (ع) : حق سنگین اما گواراست ، و باطل سبک است اما کشنده .

اسلاید 19: موانع تفویض اختیاراین موانع از ابعاد مختلف از جمله موانع مربوط به تفویض کننده (رئیس)، مرئوس، محیط و فرهنگ سازمانی قابل بررسی می باشد .برخی از موانع تفویض اختیار عبارتند از :تفویض کننده :برخی مقامات تصور می کنند که خود بهتراز دیگران می توانندتصمیم گیری نمایند.حضور افراد غیر بورکراتیک در راس سازمانها .نداشتن اعتماد نسبت به زیردستان ، ترس از قدرت یافتن زیردستان ..دارائی بسیار مثل فقر و پریشانی زندگی را تلخ و ناگوار می کنددر ادامه...

اسلاید 20: موانع تفویض اختیارمرئوس :بی علاقگی زیردستان به قبول اختیار با توجه به موارد زیر می باشد :ترس از بازخواست و سرزنش به دلیل اخذ تصمیمات اشتباه .نداشتن انگیزش کافی برای قبول مسئولیت سنگین تر .عدم اعتماد به توانایی خودشان .راه حل ، درون مسئله است .در ادامه...

اسلاید 21: موانع تفویض اختیارمحیط و فرهنگ سازمانیوجود ملاحظات سیاسی و سعی در مخفی نگه داشتن برخی از مسائل و اطلاعات .انحصاری بودن اکثر فعالیتها درسازمانهای کشور و عدم وجود رقیبی قدرتمند .نبود قوانین روشن در این زمینه و ناآگاهی از وجود چنین قوانینی .فقدان کنترل .جهان را آن گونه که هست بپذیر، نه آن گونه که باید باشد .

اسلاید 22: راههای برطرف نمودن موانع تفویض اختیارتغییر نگرش مدیران در این نکته که مدیریت کارگروهی است نه فردی .اغماض در مورد اشتباهات دیگران .ایجاد انگیزش کارکنان .ایجاد اعتماد به نفس در کارکنان.تاکید بر ارباب رجوع محوری در نظام اداری .تفویض اختیار باید واضح باشد و ابهامات از طریق مقررات و جلسات رفع گردد.استقرار سیستم کنترل کافی .امام علی (ع ) : عیب تو آنگاه که روزگار با تو هماهنگ باشد ، پنهان است.

اسلاید 23: عوامل تعیین کننده درجه تفویض اختیار تفویض اختیار درحات متعددی دارد و حدود آن در سازمانهای مختلف متفاوت است .عوامل تعیین کننده درجه تفویض اختیار عبارتند از :هزینه تصمیم گیری هزینه تصمیم گیری یک مسئله زیادتر نیاز تصمیم در سطوح بالای مدیریت بیشتر.تمایل به یکسانی خط مشی ها هرچه نیاز به یکسانی خط مش ها بیشتر اختیارات مربوطه متمرکز تر.وسعت و بزرگی سازمان سازمان بزرگتر مسائل آن بیشتر واگذاری تصمیم به سطوح مختلف.لغت غیر ممکن را از قاموس ها باید محو کرد .

اسلاید 24: عوامل تعیین کننده درجه تفویض اختیار محیط سازمانهرچه محیط سازمان مشنج تر و رقابت شدیدتر واگذاری تصمیم به سطوح پایین تر.فنون کنترل توسعه و بهبود تکنیک های کنترل تفویض اختیار بیشتر.خوشبختی یعنی اینکه ، خداوند آنقدر عزیزت کند، که وجودت آرامبخش دیگران باشد .

اسلاید 25: مفاهیم پنجگانه عدم تمرکزمینتزبرگ اظهارنظر می کند که هر سازمان از پنج بخش اصلی تشکیل شده است .الف : هسته عملیاتی کارکنانی که در رابطه با تولیدات و اهداف کارهای اصلی را انجام می دهند .ب : مدیریت ارشد یا سطح استراتژیک مدیرانی که در راس هرم قرار دارند و مسئول کل سازمان اند . ج : مدیران رده میانی مدیرانی که بین هسته عملیاتی و مدیریت ارشد ارتباط برقرار می نمایند .د : متخصصین فنی یا ساختار فنی تحلیلگرانی که عهده دار اجرای استانداردها و نظارت بر رعایت آنها هستند . هـ : نیروهای ستادی یا ستاد پشتیبانی در رابطه با فعالیتهای سازمان خدمات کمکی ارائه می نمایند .اعتماد کردن به خداوند یعنی بدانیم که او در کنار ماست .

اسلاید 26: مفاهیم پنجگانه عدم تمرکز هریک از این پنج رکن می تواند سازمان را تحت سلطه خود در آورد .مدیریت عالی مدیریت میانیهسته عملیاتی ستاد پشتیبانیمتخصصین (فن سالاران)دنیا به حرف کسی گوش میدهد که دارای اراده و اعتماد به نفس قوی است .

اسلاید 27: مفاهیم پنجگانه عدم تمرکزباتوجه به رکنی که سازمان را تحت کنترل خود می گیرد ساختار سازمان بگونه ای خاص در خواهد آمد. با توجه به آن پنج نوع ساختار سازمانی وجود دار که عبارتند از : اگر کنترل توسط هسته عملیاتی صورت گیرد تصمیمات غیر متمرکز. اگر مدیریت عالی بر سازمان حاکم شود تصمیمات متمرکز.اگر مدیریت میانی بر سازمان حاکم شود تصمیمات عدم تمرکز محدود .اگر متخصصین فنی و تحلیل گران فن سالار بر سازمان غلبه شوند تصمیمات متمرکز.اگر نیروهای ستادی و پشتیبانی بر سازمان غالب شوند تصمیمات غیرمتمرکز. اساس شادی و آرامش ، آگاهی وهوشیاری است .

اسلاید 28: تفویض اختیار در دوره های عمر سازمانبه عقیده ادیزس تفویض اختیار در دوره های مختلف عمر سازمان بدین صورت می باشد :شنا کردن درجهت حرکت حرکت رودخانه از عهده ی ماهی مرده هم بر می آید.درجه ی عدم تمرکزعدم تمرکزتفویض اختیار دوره---------ایجادنباید وجود داشته باشدضایع کنندهضایع کنندهطفولیتنباید وجود داشته باشدضایع کنندهضایع کنندهرشد سریعکمطبیعیطبیعیبلوغزیادطبیعیطبیعیتکاملزیادطبیعیطبیعیثبات

اسلاید 29: مورد کاوی یک قضیه اداریاین مسئله در راستای رویکرد نوین به بیان مسائل و قضایایی که مدیران وسازمان ها در عمل به آنها مواجه اند به بیان یک قضیه اداری در باب تفویض اختیار می پردازند .تاریخ 15 فروردین سعید زمان زاده مدیر فروشگاه شعبه خیابان توحید شد. آقای صادقی مدیرعامل مجموعه فروشگاه های زنجییره ای در روز نخست گفت :آقای زمان زاده شما نماینده تام اختیار من در این فروشگاه هستید .کار نخست آقای زمان زاده :استخدام معاون با سابقه جهت کارهای اداری با حقوق بیشتر از فروشندگان ارشد.پیام صادقی : آقای زمان زاده فکر نمی کند از حدودش فراتر رفته است .با زندگی در لحظه ی اکنون ، آرامش را تجربه کنید.

اسلاید 30: مورد کاوی یک قضیه اداریسه هفته بعد :مصاحبه مطبوعاتی زمان زادهپیام صادقی : باتوجه به خط مش فروشگاه مصاحبه باید از طریق اداره مرکزی ترتیب یابد .بعد از مدتی :زمان زاده : نفروختن نسیه بیش از مبلغ تعیین شده طبق مقررات شعبه .پیام صادقی : چرا معامله نکردید؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟زمان زاده بعد از اندیشیدن در مورد کارها ، جلسه ای با صادقی ترتیب داد .اتاق مدیر عامل زمان زاده برگه استعفا روی میز گذاشت .صادقی : بجای فرار از اشتباه از آن عبرت بگیر .دنیا به حرف کسی گوش می دهد که دارای اراده و اعتماد به نفس قوی است ، و می داند به کدامین سو می رود .

اسلاید 31: مورد کاوی یک قضیه اداریبعد از مدتی بحث طبق نظر زمان زاده برای داوری نزد مشاور مدیریتی رفتند .دفتر کار مشاور بعد از شنیدن موضوع مشاور گفت : شما به دلیل کار زیاد از دانش مدیریت جا مانده اید . مشاور بعد از توضیحاتی در مورد تمرکز و عدم تمرکز . بهتر است سازمان متمرکز اداره شود یا غیر متمرکز ؟؟دیدگاه صادقی : تمرکز دیدگاه زمان زاده : عدم تمرکز در جهان تنها کسی موفق می شود که به انتظار دیگران ننشیند و همه چیز را از خود بخواهد .

اسلاید 32: مورد کاوی یک قضیه اداریصادقي تمركز هميشه بهتر است زيرا عدم تمركز مشكلاتی ايجاد خواهد كرد از جمله : كاهش هماهنگي ميان بخش هاي مختلف سازمان .  افزايش ميزان اتلاف منابع در اثر دوباره كاري و هزينه هاي زايد . كاهش وحدت هدف و هم سويي در سازمان .بروز برخي مشکلات تنش ها و رقابت مخرب. افزايش هزينه هاي كنترل و نظارت .زمان زاده معتقد بود كه حالت غير متمركز بهتر است تمركز نيز معايبي دارد به عنوان نمونه : فشار كار بيش از حد مديرانكندي و ركورد كارها ( لختي جريان كار )كاهش كيفيت تصميمات عدم احساس مسئوليت در زير دستانكاهش امكان رشد ، پرورش و توليد مديران جديد جهان را آن گونه که هست بپذیر، نه آن گونه که باید باشد .

اسلاید 33: مورد کاوی یک قضیه ادارینکات مشاور تمرکز و عدم تمرکز بستگی به شرایط شرکت و سازمان دارد و می تواند با زمان براساس شرایط مختلف تغییر کند پس امری نسبی می باشد .یک سازمان در آن واحد می تواند متمرکز و غیر متمرکز باشد .بر ای تغیر درجه تمرکز سازمان و رساندن به سطح مطلوب :تغييردر شرح وظايف كاركنانتغيير در ساختار سازماني تغيير در استراتژي ها تغيير فناوري مورد استفاده در  سازمان ( به ويژه فناوري اطلاعات و ارتباطات ) تفاوت میان ناممکن وممکن در تصمیم فرد قرار دارد .

اسلاید 34: مورد کاوی یک قضیه ادارینتیجه مشاوره : آقای صادقی شما تصميم گرفته بوديد كه شركت را در ابعاد استراتژيك به صورت متمركز اداره كنيد ، ولي در حوزه عملياتي آن را غير متمركز مديريت كنيد ولي اين سياستگذاري را به آقای زمان زاده تبین نکردید.در مقابل اقاي زمان زاده از عبارت تام الاختيار تفويض كامل اختيارات را تعبير و فهم كرده است .آرامش وقتی طولانی و بی علت باشد ، مبدل به تنبلی می شود .

اسلاید 35: منــــابــع کتاب تئوری های مدیریت دکتر حسین صفر زاده . تئوري سازمان، استيفن رابينز ، ترجمه دكتر سيد مهدي الواني ـ حسن دانايي فرد.اینترنت.راهی پیدا می کنم و اگر پیدا نشد ،خود راهی می سازم.

اسلاید 36: حرف آخر..... غیرممکن فقط برای کسانی وجود دارد که ناتوان اند.ای گمشده بیابان ها روی سخن با تو است تو سخن مایی، تو همه چیز مایی،توهمه چیز مایی .