فرآیند و رویکرد فرآیندی

فرآیند و رویکرد فرآیندی

اسلاید 1: بسم الله الرحمن الرحيم

اسلاید 2: فرآيندProcess&Process Approachرويکرد فرآيندیو

اسلاید 3: نظريه آدام اسميتدر مورد بالا بردن بهره وری و تقسيم کارها به مراحل ساده تر جهت انجام هر مرحله بوسیله کارگران ماهر (تخصص گرایی) افزایش چابکی و مهارت هر فردصرفه جویی در زمانهای تغییر از یک بخش کار به بخش دیگراستفاده از ابزار و ماشین آلات برای افزایش بازده هر فرد

اسلاید 4: بهبود در روش اسميت بوسيله هنری فوردحرکت خط تولید نصب قطعه در محل ثابت وظیفه مستقل / ساده / قابل کنترل

اسلاید 5: (GM)بخشهای سازمانی غیر متمرکزوظایف تفکیک شده مستقل امور تولید در کارگاههای مختلفنظارت در دفتر مرکزی(مالی)بهبود در روش بوسيله آلفرد سلوان

اسلاید 6: وظيفهواحدی از کار است و فعالیتی است کهمعولاُ به وسیله یک نفر انجام می شود.

اسلاید 7: وظيفه محوریواحد خرید و اجرای تدارکات بر اساس ضوابط(تاخیر در ورود مواد اولیه)واحد نقلیه و اعزام چند نفر در یک مسیر (توقف خط برای تامین قطعه)

اسلاید 8: نگرش انجام وظيفه ها در هر واحد سازمان واحد سازمانی یکواحد سازمانی دوواحد سازمانی سهفرآیند یکفرآیند دو

اسلاید 9: ساختار سازمانی هرمیطبقات سازمانی تصمیم گیران محدودکندی حرکتوظیفه محوریجابجا شدن ارزشهاصلب بودن ساختاربزرگ شدن نا متناسبمدیران دور از دسترس (دیوانسالاری)تاخیر در تصمیم گیرینوآوریهای دیر هنگامدور افتادن از اهداف سازمانبیگانه با ارزشهای مهم برای مشتریناتوانی در جواب دادن به تغییرات دایمیافزایش هزینه سربار و ناتوانی در رقابت

اسلاید 10: چرا به بازنگری در نگرش نياز است؟دگر گون شدن ديدگاه مشتری گراکیفیت عالیحق انتخابفرآورده و خدمات ویژه مورد نیاز(خودرو)بهای مناسب

اسلاید 11: چرا به بازنگری در نگرش نياز است؟دگرگون شدن تغييرهاچرخه زندگی فرآورده ها(بتا ماکس)بیرون بودن تغییرها از حوزه دید

اسلاید 12: چرا به بازنگری در نگرش نياز است؟فرو ریختن موانع تجاری(تجارت جهانی)فن آوری اطلاعات، فرصت برای عرضه(اینترنت)دگر گون شدن بازار رقابت

اسلاید 13: فرآيند عبارت از مجموعه فعاليتهايی که منابع سازمان را مورد استفاده قرار می دهندتا نتايج تعيين شدهای را حاصل نمايند.روش ویژه انجام دادن کار که معمولاَ از مراحل و فعالیتهای متعددی تشکیل می شود.تعاريف گوناگون فرآيند

اسلاید 14: تعاريف گوناگون فرآيندفرآيند مجموعه ای مشخص و مرتب شده از فعاليتهای کاری در يک محدوده زمانی و مکانی معين است که شروع و خاتمه آن مشخص شده است و با تعريف روشنی از ورودیها و خروجیها ساختاری برای عملکرد اریه می دهد.فرآیند راهی رابرای رسین سلزمان به اهداف استرا ژتیک خودش مشخص می کند.

اسلاید 15: فرآیندهایی کسب و کار فعالیتهای هدفمندی هستند که توسط بنگاهای کسب وکار تعریف می شوند ، در طول زمان تکرار می گردند و از طریق معیارهای عملکرد قابل اندازه کیری هستند.تعاريف گوناگون فرآيندیک فرآیند همچنین دارای مشتری یا مشتری هایی است (داخلی / خارجی)که از خروجیهای آن استفاده می کنند.

اسلاید 16: تعريف استانداردمجموعه فعالیتهایی مرتبط به هم یا متعامل که دروندادها را به بروندادها تبدیل می کند.ISO 9000 : 2000

اسلاید 17: نکاتی در مورد موضوع تعريف استاندارددروندادهای یک فرآیند عموماُ بروندادهای سایر فرآیندها هستند.فرآیندی که انطباق محصول حاصل از آن را نتوان به سهولت یا بطور اقتصادی مورد تصدیق قرار داد ، غالباُ فرآیند ویژه می نامند.فرآیندها در یک سازمان عموماُ برنامه ریزی می شوندو تحت شرایط کنترل شدهبه اجرا در می آیند تا ارزش افزوده حاصل گردد.

اسلاید 18: نگرش انجام فرآيند در واحدهای سازمانفرآيند يکفرآيند دوسازمان

اسلاید 19: مفاهيم و واژگانفرآيندکنترلدروندادمنابعبرونداد

اسلاید 20: مفاهيم و واژگان(Process Title)عنوان فرآيندنامی است که فرآیند را با آن می شناسیم.توصيه : ساده و در بر گیرنده مفهوم باشد (طراحی محصول / خرید اقلام تولیدی)

اسلاید 21: مفاهيم و واژگان(Process Purpose)هدف فرآيندبیان کننده مقصود و هدفی است که از اجرای فرآیند تعقیب می کنیم.توصيه : گویا و شفاف باشد ( تامين اقلام مورد نياز واحدهای توليدی)

اسلاید 22: (Process Scope)دامنه فرآيندمشخص کننده دقیق اینکه فرآیند از کجا شروع و به کجا ختم می شود.شامل چه می شود و چه چیزی شامل نمی شود.توصيه : گویا و شفاف باشد (از ورود در خواست کالا به تدرکاتتاچیدمان اقلام خریداری شده در انبار)مفاهيم وواژگان

اسلاید 23: مفاهيم وواژگان(Process Inputs)دروندادهای فرآيندآن چیزهایی که فرآیند به خروجی تبدیل می شوند قابل لمس یا غیر قابل لمس باشند.مثال : مواد ، تجهیزات ، اطلاعات

اسلاید 24: مفاهيم وواژگان(Process Outputs)بروندادهای فرآيندخدمت یا محصولی که باید با خواسته های از قبل تعیین شده مطابقت داشته باشد . می توانند قابل لمس یا غیر قابل لمس باشند.مثال : قطعه تولید شده ؛ داده های ایجاد شده ، سوابق

اسلاید 25: مفاهيم وواژگان(Process Control)کنترل فرآيندنظارت وکنترلی است که بر فرآِند ، تحمیل می شود.میتواند داخلی یل خارجی باشد.مثال : مشتری ، قانون ، ممیزهای داخلی

اسلاید 26: مفاهيم وواژگان(Process Resource)منابع فرآيندهمه چیزهایی که فرآیند بطور معمول داشته باشد تا قادر به تبدیل ورودی ها به خروجی ها گردد.مثال : منابع انسانی ، انرژی ، مهارت ،تجربه

اسلاید 27: - چگونه فرآيندهای سازمان را شناسايی کنيم؟1

اسلاید 28: 1- چگونه فرآيند سازمان را شناسايی کنيم؟pppppppسازمانتامین بخشی از نیازهای جامعهرشد و توسعه گردش سرمایه راکدرضایت مشتریهاجلب شرکای خارجیشکست رقباتولید براساس تخصص موجودایجاد اشتغالکار آفرینیصادرات کالاسود آوری

اسلاید 29: 1- چگونه فرآيند سازمان را شناسايی کنيم؟(Value)Mission(Policy)(Strategy)VisionGoalsObjectivesTargetsارزشماموریتسیاستراهبردچشم اندازهدفهای بلند مدتاهداف سالانههدفهای خرد

اسلاید 30: 1- چگونه فرآيند سازمان را شناسايی کنيم؟مامور يتما در چه کسب وکاری فعاليت می کنيم؟(Mission)تولید محصولات برای حفظ بهداشت دهان و دندانراحتی حقیقی میهمانان ماو مراقب درست از آنان ، والاترین ماموریت است.ما برای خلق کردن ، ساختن ، به بازار عرضه کردن محصولات مفید و خدماتی که نیازمندیهای مشتریهایمان را در سراسر جهان برآورده سازند ، وجود داریم.

اسلاید 31: 1- چگونه فرآيند سازمان را شناسايی کنيم؟آرمان(Vision)سازمان به چه سمتی سوق داده می شود و به کجا می خواهد برود؟سرآمد بودن در زمینه فراهم کردن وسایل دکتری جهان جلو رفتن در بازار باتریهای جهان

اسلاید 32: 1- چگونه فرآيند سازمان را شناسايی کنيم؟را هبرد(Strategies)ابزاری هستند که شرکت می تواند به کمک آنها به هدفهای بلند مدت خود دست يابد.در تدوين راهبردها به نکات زير توجه شود.ماموريت وهدفهای بلند مدت سازماناستقرار سيستم مديريت کيفيتفرصتهای موجودتنوع بخشيدن به فعاليتهاعوامل تهديدکننده خارجی نقاط ضعف داخلیکاهش هزينه های سربار

اسلاید 33: (Goals)اهداف بلند مدت1- چگونه فرآيند سازمان را شناسايی کنيم؟نتيجه های خاصی که سازمان می کوشد در تامين ماموريت خود به آن دست يابد.اين اهداف به طور معمول برای دوره های بيش از يکسال تعريف می شوند.افزایش حقوق صاحبان سهام 13%(برق مینسوتا)نگهداری نرخ رشد سود سهم سالانه 5% (برق مینسوتا)

اسلاید 34: 1- چگونه فرآيند سازمان را شناسايی کنيم؟هدف های سالانه(Objectives)همانند هدف های بلند مدت بايستی واقعی ، سازگار و قابل سنجش باشند.رشد سود سالانه سال جاری 20% نسبت بدهی به کل سرمايه برای سال جاری 30%

اسلاید 35: 1- چگونه فرآيند سازمان را شناسايی کنيم؟سياست ها(Policies)ابزاری است که بوسيله آن ميتوان به هدفهای سالانه دست يافت. در اصل سياستيا خط مشی مقررات ، رهنمودها و رويه هايی است که شرکت برای رسيدن بههدفهای تعيين شده رعايت می کند (انتظارات سازمان از کارکنان)عدم فروش مواد زیان آور در فروشگاهممنوعیت استعمال دخانیات در سازمان تکریم و حرمت گذاری به مشتری ارتقا دانش کارکنان

اسلاید 36: 1- چگونه فرآيند سازمان را شناسايی کنيم؟هدف های خرد(Target)3% تقلیل برق مصرفی6% تقلیل در کرایه حمل مواد و محصولات 7% تقلیل در قیمت خرید موادتقلیل 5% قیمت تمام شده محصول در يک سالهدفهای خرد شده قابل سنجش که بطور معمول مجموعه ای ازآنها امکان دست يابی به يک هدف سالانه را فراهم می سازد.

اسلاید 37: 1- چگونه فرآيند سازمان را شناسايی کنيم؟الف ) سازمان را بشناسيمبا روشن شدن موضوعاتی همچون ماموريت ، چشم انداز ، راهبردها ، هدفها و ...سازمان ، شناسايی فرآيند کار دشواری نخواهد بود.سازمانی که طراحی واستقرار سيستم مديريت کيفيت براساس استاندارد جهانی را به عنوان يک تصميم راهبردی اتخاذ نمود، بايستی شناسايی فرآيند مورد نياز وکاربردآن در سازمان را نيز در کانون توجه قرار دهد.

اسلاید 38: فرآيند فرآيندفرآيندنتايجکنترلنتايج، کنترلورودیورودینتايجمکانيسممکانيسمBCAABBCCBBCCشبکه فرآيند ها

اسلاید 39: شناسايی و توصيف فرآيندها و يافتن توالی و ارتباط بين آنها در قالب کار گروهی و تنگاتنگ افراد مرتبط امکان آن است.برای تعيين گروههای مناسب لازم است ابتدا با همفکری و اتفاق نظر دامنه هر فزآيند به طور حدودی مشخص گردد تا با يافتن جواب برلی سوالات مرتبط به وسيله اين تيمها فرآيند و توالی آنها تعيين گردد.توصيف ، توالی و ارتباط بين فرآيندها-2

اسلاید 40: 2 – چگونه فرآيندهای سازمان را توصيف و توالی و ارتباط آنها را با يکديگر مشخص کنيم؟

اسلاید 41: توصيف ، توالی و ارتباط بين فرآيندها-2سوال هااين فرآيند با کدامين فرآيندها در ارتباط است؟کدامين الزامات ايزو 2000/ 9001 بايد رعايت شود؟آيا نيازی به مستند کردن فرآيند وجود دارد؟

اسلاید 42: توصيف ، توالی و ارتباط بين فرآيندها-2سوال هاافراد کليدی فرآيند کدامند؟وروديهای فرآيند چيست؟ (منابع/ مستندات/ اطلاعات)خروجيهای فرآيند چيست؟ (محصولات/ محصولات ناخواسته)آيا فرآيند اثر بخش است؟

اسلاید 43: توصيف ، توالی و ارتباط بين فرآيندها-2سوال هاهدف فرآيند چيست؟حدود وثغور فرآيند کدام است؟مشتری ها فرآيند کدامند؟الزامات اين مشتری ها چيست؟جريان و گردش عمومی فرآيند چگونه است؟چه واحدهايی از سازمان در اين فرآيند درگير است؟

اسلاید 44: 3- چگونه فرآيند های سازمان را مديريت کنيم؟

اسلاید 45: مفاهيم و واژگان«نقشهای کليدی در اداره کردن فرآيند» صاحب فرآيندمدير فرآیندکارکنان فرآیند(Process Owner)(Process Manager)(Process Workers)(Process Sponsor)پشتیبان فرآيند

اسلاید 46: مفاهيم و واژگانپشتيبان فرآيندشخصی است که مسیر را هموار می کند. به عبارتی اطمینان حاصلمی نماید که منابع به مقدار کافی در دسترس هستند تا اجرا وبهبود فرآیند میسر می گردد. و به طور معمول از افراد پیشکسوت سازمان است.

اسلاید 47: مفاهيم و واژگانصاحب فرآيندکسی است که باید نسبت به دستیابی فرآيند به هدف آن و همچنین به سوی نتایج قابل قبول جوابگو باشد. وی همچنین بایستی هدایتگر هرگونه شروع بهبود در فعالیتهای یک فرآيند باشد.

اسلاید 48: مفاهيم و واژگانمدير فرآيند در داخل فرآيند کار می کند و جوابگو بخشهای مجزای آن است .او به طور مداوم از اثر بخشی فرآيند اطمینان حاصل می کند و بطور مستقیم کارکنان فرآيند و ارتباطات با تامین کنندگان فرآيند را اداره می کند.وی گزارشات لازم و توصیه های بهبود را برای صاحب فرآيند فراهم می سازد.

اسلاید 49: مفاهيم و واژگانکارکنان فرآينددر درون فرآيند کار می کنند و وظیفه تحویل آن چیزی را که برایشان معین شده است به عهده دارند. آنها ممکن است به نوبه خود تیمهای کوچکی از کارگران با تجربه کتر را اداره کنند و برای مدیر فرآيند گزارشاتو توصیه های بهبود را فراهم می سازند.

اسلاید 50: مفاهيم و واژگاناثر بخشی فرآيند (Process Effectiveness)توانايی فرآيند در حاصل نمودن نتایج طرح ریزی شده و معین.

اسلاید 51: مفاهيم و واژگانکارايی فرآيندحصول نتایج با صرف منابع مناسب.(Process Efficiency)

اسلاید 52: مفاهيم و واژگانشاخص های فرآيند(Process Indicator)توجه : معیار با شاخص متفاوت است. معیار یک اندازه است.مثال : هوش یک ارزش است (شاخص)ارزشی که می تواند برای تشخیص اثر بخشی فرآيند به کار برده شود.

اسلاید 53: مفاهيم و واژگانروش اجرايی(Procedure)طريقه مشخص شده ای برای اجرای يک فعاليت يا يک فرآيند است.

اسلاید 54: مفاهيم و واژگان(Process Improvement)بهبود فرآيندفعاليتی به منظور افزايش توانايی فرآيند در برآورده سازی انتظارات است.مثال : با بهره گيری از چرخه

اسلاید 55: مفاهيم و واژگانتقسيم بندی فرآيندهافرآيند پشتيبانیفرآيند مديريتیفرآيند اصلی

اسلاید 56: مفاهيم و واژگانفر آيند اصلیفرآيندی است که در خدمت بوجود آوردن ارزش افزوده قرار می گيرد واثر مستقيم بر روی مشتری های بيرونی می گذارد.(فروش ، توليد ، خدمات بعد از فروش)

اسلاید 57: مفاهيم و واژگانفرآيند پشتيبانیفرآيندی است که موجب عملکرد کارآمد فرآيند اصلی است.(تعمير و نگهداری ، خريد ،کاليبر اسيون)

اسلاید 58: مفاهيم و واژگانفرآيند مديريتیفرآيندی است که ایجاد کننده سیستم مدیریت و شکل دهنده به جایگاه اطلاعاتیلازم برای تصمیم گیری مدیریتی و سنجش میزان اثر بخشی سیستم می باشد.

اسلاید 59: 3 – چگونه فرآيند های سازمان را بشناسيم؟در رويکرد فرآيندی فرآيند کار صلاحیت های لازمبهبود مداومدر کانون توجهات قرار می گیرند. لذا مدیریت فر آیند بایستی در جهت هدایت و بهبود فرآیندها به گونه ای متفاوت اجرا گردد.

اسلاید 60: 3 – چگونه فرآيند های سازمان را بشناسيم؟برای مديريت فرآيندها بايستیفعالیتهای سازمان را به صورت سلسله ای از فرآیندها در نظر گرفت.درک درستی از نحوه عملکرد فرآیندها در نظر گرفت.بر اساس اندازه گیری ها و اطلاعات و داده ها ، تحلیل درستی از عملکرد فرآیندها ایجاد کرد.

اسلاید 61: 3 – چگونه فرآيند های سازمان را بشناسيم؟برای مديريت فرآيندها بايستیگرو ها و افراد در کیر در فرآیندها راتوانمند تر ساخت.در صورت نیاز فرآیندها را حذف ، اصلاح یا دوباره طراحی کرد.فرآیندها را تثبیت و در صورت نیاز مستند کرد.بهبود مداوم را مد نظر کرد.

اسلاید 62: مشکلات کلی که مانع اجرای رويکرد فرآيندی در سازمان می شوند.عدم درک صحیح از خطرات بازار کسب و کاربی میلی نسبت به شفاف شدن فعالیتهاقدرت طلبی و بیم از در خطر افتادن آنراحت طلبی و بیم از تغییر در عادات چند سالهعدم آشنایی با مفاهیم و مزایای این رویکرد