صفحه 1:
صفحه 2:
صفحه 3:
سیستم بایگانی از بُعد نگهداری» بازیابی و eal يكن ۱۳
بهداشتی اهمیت بسیار زیادی دارد. مثلاً پزشک برای آدامه" "۲ لیمار وا
بهترین درمان به پرونده پزشکی بیمار مراجعه می کند تا ۰ و[سنطه لس
درمانهای قبلی بیمار و تاریخچه بیماری او آشنا شود. فعالیت و عملکزد ک ۶
لین واحد حفظ و طبقه بندی مدارک و امکان دسترسی آسان به مدارگ جع
اورى شدهبه طرز صحیح و سیستماتیک می باشد در همین راستا از 2 3
روشهای خاص منطبق‌با استانداردهای ارلئه شده در مراکز بهداشتی و ۱ ۲ ۲
یاری گرفته وبه حفظ اطلاعات‌با ارزش بیماران می پردازد. سیستمهایی که 3
ایسن واحد استفاده می شود به فضای بایگانی, نیروی ائس‌انی و بالاخره
سیاستگذاری مرکز بهداشتی درمانی بستگی دارد
صفحه 4:
1
میزان فضای موجود
میزان استفاده از پرونده ها برای تحقیق
میزان پرونده های مورد تقاضای پزشکی قانونی
نوع پرونده ها (حاد. مزمن » روانی و...)
هزینه امحاء
هزینه های تبدیل به میکروفیلم. میکروفیش و لیزر کارت
قوانین و مقررات کلی کشورها
میزان افزایش سالانه پرونده
صفحه 5:
پرونده های کاغذی رایج ترین پرونده هایی هب ۰ ۲
مراقبت های بهداشتی یافت می شوند. اکرچه بطو ۲ ورده ۱
این موضوع پی برده شده ابنت که کاغد بهترین و برای
وضعیت ها نیست. پرونده های کاغذی در انواع مخ ۳
نگهداری می شهند و لین پرونده ها بر اساس یک شیوه طبقه ۱۹۵
در قفسه های چوبی و فلزی. کمدهاو غیره نگهداری می ۲ ۱
بتوان در هنگام مراجعه با حداقل زمان آنها را مورد بازیابی قرار5ا٩
صفحه 6:
تجهیزات مورد ال
تجهیزات برای کمک به نکهداری مدا ۳۳۰
0 1
پوشه. گیره يب
%
تجهیزات مورد استفاده برای ذخیره سازی مدای ۱ ب
Be 1
*انواع مختلفی از وسایل برای ذخیره سازی پرونده های پز
در بایگانی مورد استفاده قرار می گیرند
صفحه 7:
ه ریلی مد
از نظر صرفه جویی در فضای فیزیکی نیز این فایلهای حدود ۴/۱
کشویی و ۲/۱کابینت های چوبی در فضا صرفه جویی می کنند
صفحه 8:
تجهیزات مورد استفاده Shae ish! قاری 3 a
2
در بایگلنی بلید از یک سیستم بازیلبی مناسب استفاده و شا در حدلقل .
زمان وبا صحت بالا پرونده های بیماران را بازیلبی کند. 5[ پایکلنی پاک
دسترسی سریع به مدارک پزشکی از انواع اطلاعات آبندکس شده
استفاده می گردد. که لین ایندکس هایا بصورت دستی بوده (کار ای
ایندکس log بیماری. ...) و یا جزییی از برنامه رایلنه ای مورد استفادو
در بخش مدارک پزشکی است
صفحه 9:
8
انواع مدلهای بایگانی
از اولین روشهای بایگانی پرونده ها بود یو ور چال
به دلیل به صرفه بودن بسیار مرسوم می باشد
بکانی ریلی : از سیستم های نوین بایگانی می باشد که از ماک آن ما Bc
به صرفه جوئی در فضا و از معایب آن گران بودن آن است
1 از های بسیار جدید بایگانی می باشد كه به
دلیل هزیته و عدم در دسترئنج, بودن این تکنولوژی در کشور ما استفاده نمشو3 ۱
در این سیستم قفسه ها و ردیف ها بر اساس کنترل از راه دور توسط سیستم
کامپیوتری کنترل میشود .
: این سیستم بیشتر جهت دبیرخانه ها و امور اداری
خصوصی مورد استفاده قرار م۱۳
صفحه 10:
صفحه 11:
يكردها
+
استفاده ا: . اهنماء با كان ۲3۱11016
استفاده آز راهنمای بایکانی 111616
راهنمای بایگلنی باعث افزلیش کارلیی و سرعت کار می شود وبه کمک ۱5
توان به پرونده های پزشکی دسترسی یافت.
صفحه 12:
رویکردهای مورد انشده ی کمک
بایگانی مدارک پرْشکی
جك
براى مشخص كردن برونده هابى كله از بأيكانى خارج 102 |111١ 0 ا
جايكزين استفاده مى شود. در واقع مى توان كفت کارت جایگزین؛ مقوای مک از
جنس فشرده. تخته يا حتی کاغذی است که به طور موقث در بانگلنی MD ccl> a
پزشکی خارج شده قرار می كيرد
صفحه 13:
رویکردهای مورد استفاده بای کمک 39 و
بایگانی مدازرگ بزشکی
به منظور جدا سازی فرمهای مربوط به هربار پذیرش بیفار آژ کار تهلیی
از جنس مقوای نازک که ابعاد آن به اندازه قطع فرمهای بزوگ پروند۶
با زائده خارجی هستند. استفاده می شود. روی زائده خارجی نوت
پذیرش ثبت می گردد. زائده خارجی باید طوری در عرض با ۱۱35
پرونده مرتب شوند که بتوان تمامی نوبتهای پذبرش ده در یک
پوشه تا ۵ نوبت را نماین ساخت
و
صفحه 14:
کدگذاری رنگی به استفاده از رنگ )65( پوشه ها آشاره دارد 95
ih.
اشتباه فايل شدن و تسهيل در زیبی کمک میدب ۴۲ ۲3۰۰
برچسب هایی در لبه پوشه ها قرار می گیرند
صفحه 15:
ai
به برخی از موارد حفاظت در بخش مدارک يزشكى اشارة ی گرا
** تمام درهای موجود در اتاق بایگانی باید قفل 23 باشد
* دسترسی به مدارک پزشکی باید محدودییه کارمندان بابک 33
برای آتش سوزی باید وجود داشته باشد.
* باید وسایل و تجهیزاتی برای اطفاء حریق در بخش بایگلنی وجود داشته باشد و ۵ ۰ ۱
دستورالعمل مدونی برای استفاده از آنها در هنكام وقوع آنش سوزئ وجود دا
ELL Sl al بصورت منظم برای اطمینان از عدم وجود حشرات کنترل شود
١
صفحه 16:
فضای فیزیکی در واحد بایگانی ممکن است بخهبی اختلاف بین یک ۰ ۰ ۱۱۱5
ویک سیستم توام با هرج و مرج را تال می آمد I Ss ۲ ۳۲ ۱۳
در مورد مدت نگهداری پرونده ها در بایگلنی فعال تصمیم گیری ی و وین طوز
پرونده های تشکیل شده در عرض سال برآورد شود. سپس پراساس یل نا ۶ ۲
شرلیط مرور زمان در موارد قانینی» پرونده های خاص به مدت طولانی خر از زمل 7
شده برای نگهداری مشخص شوند. عواملی چون فضای ISL قلبل دستر۳ ۱۳
تحقیقی پرونده هاء از جمله مسائلی هستند که ممکناست بوطولانی ۳۳
نگهداری پرونده ها تاثیر بگذارند. مدیر مدارک پزشکی برای فضای مورد نیاز پرونده ها ۶
پرسنل و تجهیزات در هنگام برنامه ریزی باید به موارد زیر توجه کند:
صفحه 17:
نوع خدماتی که بیمارستان ارائه می دهد
تعداد و نوع تخت
تعداد مرگ و مير و ترخيص ها و پذیرش سریایی و بستوق و و۱۳۳
وظایف اصلی بخش مدارک پزشکی
اد پرسنل مورد نیاز بخش مدارک پزشکی
تجهیزات بخش مدارک پزشکی
پیش بینی توسعه تجهیزات و استفاده از کامپیو تر
نوع سیستم بایگانی مورد استفاده
متمرکز یا غير متمرکز بودن بایگانی مدارک پزشکی
طول مدت نگهداری پرونده های فعال
سیاست در مورد میکروفیلم کردن با اسکن مدارک پزشکی
خدماتی که توسط واحد مدارک پزشکی ارائه می شود
صفحه 18:
در هنگام ee موارد زیر را باید موره 4
300
وأم و أس
#قابليت تطبيق وستغییر پذیری
*مقاومت در برابر آتش سوزی
*میزان کاهش صدا
43 قيمت مناسب
صفحه 19:
۲ 0 : / 4
علی رغم اينکه پرونده های کاغذی رایج ترین شکل Se, مرافبتهای
هلی مشخص شده است که کاغذ بهترین وسیله برای ٍ
سیستم های بایگانی کاغذی به مقادیر زیاد فضای ذخیره سازی نیاز ee
سیستم بایگلنی دستی محدودیتهای دیگری هم دارد. از جمله این محدود؛
موارد زیر اشاره کرد:
وقت گیر بودن ذخیره و بازیابی اطلاعات Be
7 ۱
pic امکان دسترسی همزمان به پرونده بیمار در جاهای انا eo
* تكرارى بودن بعضی از اطلاعات
صفحه 20:
می کنند. استفاده از میکروفیلم و ذخیره سازی الکتر
رویکردهای مورد استفاده بیمارستان ها می باشد 3
ده از میکروفیلم
رسانه های ریز تصویر شامل انواع مختلفی از تکنیک هامی باشد ٩ ۲ ۲
استفاده از آنها می توان تصاویر بسیار کوچکی از فرمهای کاغذی تهیه کرد
برخی از تکنیک ها عبارتند از:
صفحه 21:
میکروفیلم به کامپیوتره روندی ال که در تن ۲۱ ۳۳
به ضورت متن تصویره به كدهابى تبديل مى شودكه ۱۰ ۱۳۳
می باشد . این روند شبیه روش تشخ م EE
كاغذ: پایش شده و تبدیل به مثن Ls ام ۲ ۱
۳۳ Computer Input Microfilm) )
صفحه 22:
۱۳ 0 —
استفاده از شبوه gl as —
۰
اختصار ]۸601۷ به معنای فن آوری ثبت اطلاعات کامپیوتر روی 9 وفیلم 1
سیستم 00 قادر است در یک ساعت ۲۰۰۰۰ را ۱ ۱۳
میکروفیلم کنند(۲). اطلاعات را در راله بر روی يك نوار 3۱۲۰۲۳۵۰
آن رابه شکل قلبل خواندن ترجمه نموده و بر روی صفحه رایلنه نشان می دهد ۱5
دوربین میکروفیلم از اطلاعات به نمایش درآمده عکسبرداری و آنها را ۰ ۰ 3
رکورد تبدیل نموده و فیلمها بوسیله یک مبدل تکثیر می شود ۳331۳۱2161
Output Microfilm
صفحه 23:
۳
سه نوع سيستم بایگلنی شماره ای وجود د
توسط مراک ابرض مور |
اين سیستم ها عبارتند از : شمازه ule
تزمینال درجیت و میدل دیجیت ۲
صفحه 24:
بایگانی شماره آی pp
در لین سیستم پروناه ها بر اسا ۳
شوند که شروع آن با کوچکترین شماره و پایان آن با بزر
باشد.
مزیت آن آموزش راحت به افراد است. ١
در صورت کمبود فضا به راحتی قفسه های جدید زابه ققسه
aguas’ Maal
مثال :۴۲۵۲۶۲-۴۲۵۲۶۳-۴۲۵۲۶۴
صفحه 25:
- تقسیم کار به درستی انجام می گیرد.
صفحه 26:
wae
یس 5 ۳ 8۶۶ >
STD) ترمینال دیچیت Gite
**یک روش فایلینگ شماره آی که باعت بل ۱۳
طوریکنواخت درمحیط فایل توزیع می شود a
*#به طور نرمال با ۶ رقم تعریف می شود اما برای فده جا ٩ ۲
تعداد رقم قلبل انعطاف است و لیم مسئله تا ۲ رقم با ۶ ۱۳
است .ارقام به سه بخش تقسیم می شود.
* بخش اول : یعنی دورقم آخرازسمت sect,
بخش دوم : ارقام وسط (۲ رقم )(قفسه فرعی)
بخش سوم: ۲ با ۲ رقم آخر سمت چپ(شمارنده)
۹
0
we
2
4
4
صفحه 27:
نی بر 2 ۳ - ۶ كك
9۳ اولیه ۰۰ قسمتس تیار clad Sa
** توسعه کل فضای بایگلنی بایستی در ابتدای آشروع کاز
ریزی شود و قفسه های مورد نیاز همراه با تجهیو ور
بایگانی باید از ابتدا پیش بینی شود.
* درزمان فایل اطلاعات ابتدا به ارقام تبدیل می شود ۱
* مثال :۰۴-۳۵-۸۱
* ابتدا ۸۱ را پیدا می کنیم(قفسه اصلی)
بعد به دنبال ۲ رقم وسط می گردیم(قفسه فرعی)
** درنهایت براساس ۲ يا ۳ رقم آخر اطلاعات رافایل می کنیم(شمارنده)
صفحه 28:
فقط هر ۰ ۱۰ موردجدید درقسمت اولیه موردنظرفایل می شود
تجمع افراد برای سرچ موضوع یامطلب دریک قسمت فایل به حداق ۲۰
#ضرورت ندارد بایگان همه عدد های یک شماره پرونده را در آن واک۹
باشد . این عمل شانس جابجا شدن شماره ها را کاهش می دد 3 1
حداقل می رسد.اما آموزش این سیستم به افرادسیارسخت استمثال:
١ ۸۱۳۵۴
۸۱-۲۵۲
& M-¥O-2)
صفحه 29:
**جابجلیی سالانه برای ایجاد فضای حیثه در ۰ ثر
دیجیت حذف می شود. yf
*#به شماره گذاری مجدد قفسه ها احتیاج پیدا نمی ود
"**خارج کردن و جا دادن پرونده ها در لین سیستم‌به سر ۱۶
آسانی صورت می گيرد.
*کارمندانبه قسمت های معین . اختصاص بافته و مسنو ۳
آنها مشخص است.
ote
* تجمع پرسنل در محل قفسه ها به حداقل می رسد.
صفحه 30:
مثال :
ارقام انتهایی
vy
٩۱-۷۸۵۶
۹۲-۷۸۵۶
ارقام اولیه
۸۹
* تفاوت با روش قبل فقط درتعیین ارقام اول دوم وسوم می باشد.
ارقام ثانویه
+f
صفحه 31:
قوانین بابگانی پزشکحا
به منظور حفظ و جلوگیری از تداخل قوم های بالینی ترتیب عل ی اورای 3
از زمان ورود پرونده به واحد بایگلنی پزشکی آغاز کرد و جيذ
اساس دستورالعمل وزارت متبوع انجام می شود . ۱
یکی از نقش های حیلتی بخش مدارک پزشکی کنترل و به کارگیری مقر
برای حفظ محرمانگی. امنیت اطلاعات پرونده بیماران می باشد ,. بجد از
ترخیص بیمار. زملنی که پرونده به بخش مدارک پزشکی تحویل ۱ ۰
شود حق دسترسی کادر درمان بلید محدود باشدبه جز مدبریت ۱
معللج. دفتر پرستاری. کمیته های بیمارستانی که جهت بررسی کت ۲
مراقبت ها و امور مدیریتی می توانند به پرونده دسترسی داشته باشند ۰
ساير پرسنل که در درمان بیمار نقش نداشته لند مانند پزشکان دیگریا سایر
پرستاران. مجاز به دسترسی به پرونده نمی باشند .
صفحه 32:
مدارکه پزشکی باید با رات ۳۳۵ ۱ این نو 2
مشارکت داشته باشند . ۱
١
با دريلفت نلمه كتبى از مراجع قانهنى و درج دستور ريا تايا للد ريت در
نلمه دربافتی می توان اصلیا تصوبر پرونده پزشکی بیمار ژ| در اختبار
. این سازمان ها قرار داد
برای درخواست های داخل بیمارستان(رباست. مدیریت دفتر برستا(۱3
درآمد) برك خروج يرونده بايد تكميل شود. كه شامل نام و ۶
خانوادگی تحویل گیرنده پرونده. شماره پرونده. تاريخ خروج و ۳
خروج و امضا وی حی باشد و مسئول بایگلنی موظف است بازگشت ۰۲
پرونده ها را به بایگانی پیگیری نماید.
صفحه 33:
مدارک شناسائی فرد حامل نامه روبت و نسبت آو با بیمار بر 3و
*
/
.يس از تنظیم پرونده طبق دستورالعمل. پوشه بندی و بایگلنی پرونده آغاز ی ۲
شود( بر اساس یک قاعده خاص که ذخیره و بازبلبی پرونده هابه سر ٩ ۱ ۱
سهولت صورت گیرد )و چس از سپری شدن مدت زمان نگهداری ۰۶
طبق بخشنامه های ارسالی معاونت درمان و با نظارت مستقیم مسئول ۶ ۱
پزشکی و انجام نلمه نگاری های لازم وبا رعلیت سیاست های مربوطبه امک
پرونده ها امحا می شوند .
صفحه 34:
" باتشکر از همکاری شا" 9
از زندگی لذت ببرید