مستندسازی و بهبود فرآیندها

صفحه 1:
معرفی پروژه مستندسازی و بهبود فر آیندها 

صفحه 2:
تعریف فرآیند ۰ مجموعه‌اي از فعاليت‌هاي متعامل یا مرتبط به هم که با استفاده از منابع» ورودی ها را به خروجی ها تبدیل مي‌کند. 

صفحه 3:
شناسائی فی‌آیندها فرآیند» مجموعه اي از وظایف مرتبط به هم مي باشد که در کل» نتيجه با ارزشي براي مشتري به ارمغان مي آورد. فرآیند با يك نقطة شروع و يك نقطة پایان تعریف شده است. فرآيند» زنجيره‌اي از فعالیتهاست که بین اين دو نقطه تعریف شده اند. 

صفحه 4:
چند نمونه از فر آیندهای حوزه های مختلف حوزه ریاست: بازرسي موردي واحد ها حوزه پژوهش: برنامه ريزي و اولويت بندي طرح هاي پژوهشي - پروژهيابي امور پژوهشي حوزه فرهنگي: پروژهيابي - برگزاري همایش و سمينارهاي تخصصي 

صفحه 5:
ساختار سازمانی هرمی 

صفحه 6:
حرکت فرآیندها در یک سازمان ال سا 0 

صفحه 7:
رویکرد فر آیندی در مقابل رویکرد وظیفه ای تمرکز بر فرآیند تمرکز بر سازمان فرآیند منشاء مشکل است كاركنان» منشاء مشکلات هستند اندازه كيري عملكرد فرآيند اندازه كيري عملكرد كاركنان | تغيير فرآيند تغيير كاركنان 

صفحه 8:
معایب رویکرد وظیفه ای سطوح سازماني -> در دسترس نبودن مدیران تصمیم گیرندگان محدود. ‏ تأخیر در تصمیم گيري سنگيني در حرکت -> تأخیر در نوآوري وظیفه محوري دور شدن از اهداف سازماني ثبات در ساختار — عدم توانايي پاسخگويي به تغییرات . . لسار -> افزايش هزينه هاي سربار و عدم توانايي رقابت 

صفحه 9:
مهمترین مزایای حاصل از بکار گیری رویکرد فوآیندی ۰ کاهش مستمر هزینه‌ها و کوتاهتر شدن زمان چرخه‌هاي كاري به دلیل استفاده مؤثر از منابع ۰_بهبود نتايج عمليات و ايجاد سازكاري و قابليت بيش بيني در آنها ا ا ‎es ek‏ وا ل ع اال لي سال 

صفحه 10:
سيستم هديريت كيفيت 

صفحه 11:
مراحل اجرای 203932 0. مستند سازي ©. بهبود فرآیندها 

صفحه 12:
برضی از اهداف كوتاه مدت و بلند مدت ‎oat‏ هماهنكي فرآيندهاي اصلي و كليدي جهاددانشكاهي با ماموريتها و اهداف بلند مدت و كوتاه مدت أيجاد بستر و فرهنك مناسب در استفاده از فرآيندهاي كليدي و اصلي در بين ‎SIS‏ اكاهش هزينهها از طريق حذف فعاليتها يا ضوابط زائد و غيركارأمد و تسهيل و تسريع امور (كاهش زمانهاي انتظار » کاهش ‎ag IS‏ كاهش اتلافات ؛ حذف فعاليتهاي موازي و حذف فعاليتهاي غيرضروري )/ طراحي روش‌هاي جديد جهت انجام بهتر و سری‌تر مور افزايش بهرموري از طريق افزايش لثريخشي و كارايي فعاليتها و فرآيندها. افزايش رضایت و خشنودي ‎ai‏ ايجاد زمينداي براي دستيابي به اطلاعات باارزش براي تصميمكيري در بخشهاي مختلف سازمان بهبود كيغيت و ارتقاي ارائه خدمات ۳ رن سار 

صفحه 13:


صفحه 14:
نکرش وظیفه مداري نگرش ‎pleat‏ وظیفه ها در هر واحد سازمان 

صفحه 15:
دیدگاه فرآیند گرا نگرش انجام ف رآیندها در واحدهای سازمان 

صفحه 16:
دیدگاه فرآیند گرا نگرش انجام فر آیندها در واحدهای سازمان سازمان 

صفحه 17:
توسعه مدل‌سازی فر آیندها كك 44 نگوش ف رآیندی ساختار سلسله مراتبی 

صفحه 18:
دیدگاه فرآیند گرا تصوير فر آيند 

صفحه 19:
ی 5 سیستم و نگرش سیستمی تعریف سستم (مسسه) ۰ مجموعه ای است از اجزای به هم پیوسته که به علت وابستگی حاکم بر اجزای خود کلیت جدیدی را احراز کرده و از نظم و سازمان خاصی پیروی می‌کند و در يدوت سیم هن 

صفحه 20:
سیستم و نگرش سیستمی وف نک بست بينشى كلي نكر بوده بدين معني كه كل عناصر سيستم در كنار يكديكر مورد تحليل قرار كيرند. ديدكاهي كلي به عناصر يك سيستم كه فعاليتهايي را انجام ميدهند 

صفحه 21:
اجزاء فر آیند ۰ سس ( فرآیند) يك سري از فعالیتها که به ترتیب تعریف شده اجرا مي شوند. مانند فرآیند ارتباط با مشتري ۰ مه (نسیع 

صفحه 22:
مسئولیت های اصلی در فرآیند ۰ حامي ف رآيند ‎(Process Gpowor)‏ ۰ مالك فرآیند (بحری) عوسسس۳)): فردي با مستولیت اطمینان از اينکه فرآیند اهداف و نتایج قابل قبول را بدست مي آورد. او همچنین مسئول راهبري 

صفحه 23:
سيستم هدير بت كيفيت استاندارد 60000006 160 اين استاندارد بين المللي نيازمنديهاي نظام مديريت کیفیت را در مواردي مشخص مي كند كه يك سازمان : * نیازمند اثبات توانايي پایدار خود در تامین محصولي مطابق با نيازمنديهاي. 

صفحه 24:
استقرار سيستم مديريت كيفيت توسعه سيستمهاى كيفيت و استقرار مديريت كيفيت باعث ۰ بررسي مجدد فعالیت هاي سازمان بر اساس اهداف» سازمان و رفع كاستي ها ۰ شفافیت فرآیندها و شاخص ها در سازمان, ۰ ایجاد نگرش نظام مند به فعالیت های جاری ۰ ۰ بهبود عملکرد سازمان » 

صفحه 25:
تعریف فوآیند * .یک فر‌آیند درب‌گيررنده مراحل انجام کار و جریان یاندن فعالیت‌ها در یک سازمان‌یا واحد خاص می‌باشد. * .یک فرآیند ممکن استا: ۷ ى واحد تبديل كند؛ اند مونتاژ یک اتومبیل تعداد زیادی از ورودی‌ها را به یک خرو- 

صفحه 26:
طبقه‌بندی فر آیندها فرآیندها مي توانند در يكي از طبق‌هاي ذیل قرار گیرند: فرآيندهاي اصلي ( بنيادي - كليدي ) : فرآيندهايي که در خدمت به وجود آوردن ارزش افزوده قرار مي‌گیرند مانند فروشء خريده تولید» مونتاژ؛ خدمات پس از فروش 

صفحه 27:
طبقه‌بندی فر آیندها (اذامه) فرآيندهاي پشتيباني ( جالبي ) : فرآيندهايي که در خدمت تحقق فرآيندهاي اصلي قرار مي‌گیرند مانند کنترل مداركك» کنترل سوابق» ارزيابي تأمین کنندگان» کالیبراسیون» نگهداري و A 

صفحه 28:
رویکرد فر آیندی بر مبنای 9001:2000150 به کارگیرری سیستمی از فر‌آیندهای درون سازمان» همراه با شناسایی و تعیین ارتباط متقابل این فرآیندها و همچنین مدیرریت آنه می‌تواند به عنوان دیدگاه ضآیندگ| نامیده شود. این دیدگاه تأکید بر موارد زیر دارد: الق درک و برآوردسازی الزاماته 

صفحه 29:
شناسائی فر آیندها فرآیند زنجيره‌اي از فعاليتهاي با ارزش افزوده است که محصول و یا خدماتي را تحویل مشتري فرآيند(بيروني و یا دروني) مي‌دهد. فرآیند با يك نقطة شروع و يك نقطة پایان تعریف شده است. 

معرفي پروژه مستندسازی و بهبود فرآیندها معاونت پشتيباني و امور مجلس دفتر بودجه ،تشكيالت و روشها گروه مهندسي روش تعريف فرآيند • مجموعه‌اي از فعاليت‌هاي متعامل يا مرتبط به هم كه ب ا استفاده از منابع ،ورودی ها را به خروجی ها تبديل مي‌كند. محصول خروجي ‏Outputs فرآيند ‏Process ورودي (شامل منابع مي‌باشد) ‏Inputs /آيندها شناسائي فر فرآين د ،مجموع ه اي از وظاي ف مرتب ط ب ه ه م م ي باش د ك ه در ك ل ،نتيج ه ب ا ارزشي براي مشتري به ارمغان مي آورد. فرآيند با يك نقطة شروع و يك نقطة پايان تعريف شده است. زنجيرهاي از فعاليتهاست كه بين اين دو نقطه تعريف شده اند. ‌ فرآيند، ‏OUTPUT ‏Customer who ‏has a need met ‏STEP ‏n ----------- ‏STEP 3 ------------- ‏STEP 2 ------------- ‏STEP 1 ----------- ‏INPUT ‏Customer who ‏has a need چند نمونه از فرآيندهاي حوزه هاي مختلف حوزه رياست :بازرسي موردي واحد ها حوزه پژوهش :برنامه ريزي و اولويت بندي طرح هاي پژوهشي – پروژه يابي امور پژوهشي حوزه فرهنگي :پروژه يابي – برگزاري همايش و سمينارهاي تخصصي حوزه آموزش :استاندارد سازي مراكز آموزشي – اخذ مجوز برگزاري دوره هاي آموزشي حوزه پشتيباني :مديريت ساختار و تشكيالت – تنظيم حسابها – صدور احكام حوزه هماهنگي :رسيدگي به شكايات واحدها – تاسيس يا انحالل واحدها ساختار سازماني هرمي  /سازمان حركت فرآيندها در يك فرهنگی اداری آموزش ‏Order ‏fulfillment رويكرد فرآيندي در مقابل رويكرد وظيفه اي تمركز بر فرآيند تمركز بر سازمان فرآيند ،منشاء مشكل است كاركنان ،منشاء مشكالت هستند اندازه گيري عملكرد فرآيند اندازه گيري عملكرد كاركنان تغيير فرآيند تغيير كاركنان هميشه مي توان فرآيند را بهبود داد هميشه مي توان يك فرد بهتر يافت توسعه كاركنان كنترل كاركنان پيشگيري از خطاها اصالح خطاها معايب رويكرد وظيفه اي ← در دسترس نبودن مديران سطوح سازماني ← تأخير در تصميم گيري تصميم گيرندگان محدود ← تأخير در نوآوري سنگيني در حركت ← دور شدن از اهداف سازماني وظيفه محوري ← عدم توانايي پاسخگويي به تغييرات ثبات در ساختار ← افزايش هزينه هاي سربار و عدم توانايي رقابت رشد نامناسب مهمترين مزاياي حاصل از بكارگيري /آيندي رويكرد فر • كاهش مستمر هزينه‌ها و كوتاهتر شدن زمان چرخه‌هاي كاري به دليل استفاده مؤثر از منابع • بهبود نتايج عمليات و ايجاد سازگاري و قابليت پيش بيني در آنها • امكان پرداختن به فرصت‌هاي متمركز و اولويت بندي شده براي انجام عمليات بهبود • تعريف نظام مند فعاليت هاي الزم براي حصول يك نتيجه مطلوب • تعريف دقيق مسئوليتها و پاسخگويي براي اداره فعاليتهاي كليدي و مهم سيستم مديريت كيفيت يا ‏ISO 9001 مراحل اجراي پروژه : .1مستند سازي .2بهبود فرآيندها برخي از اهداف كوتاه مدت و بلند مدت پروژه • • • • • • • • • • • • • • • • • هماهنگي فرآيندهاي اصلي و كليدي جهاددانشگاهي با ماموريت‌ها و اهداف بلند مدت و كوتاه‌مدت ايجاد بستر و فرهنگ مناسب در استفاده از فرآيندهاي كليدي و اصلي در بين كاركنان كاهش هزينه‌ها از طريق حذف فعاليت‌ها يا ضوابط زائد و غيركارآمد و تسهيل و تسريع امور (كاهش زمان‌هاي انتظار ،كاهش دوباره‌كاري‌ها ،كاهش اتالفات ،حذف فعاليت‌هاي موازي و حذف فعاليت‌هاي غيرضروري ) طراحي روش‌هاي جديد جهت انجام بهتر و سريع‌تر امور افزايش بهره‌وري از طريق افزايش اثربخشي و كارايي فعاليت‌ها و فرآيندها افزايش رضايت و خشنودي ذينفعان ايجاد زمينه‌اي براي دستيابي به اطالعات باارزش براي تصميم‌گيري در بخش‌هاي مختلف سازمان بهبود كيفيت و ارتقاي ارائه خدمات ارتقا ،رشد و توسعه منابع انساني جهاددانشگاهي به وجودآمدن نگرش فرآيندي ،مشتري‌گرايي و كالن‌نگري در اليه‌هاي مختلف سازمان ايجاد فرهنگ ،روحيه و تجربه كار تيمي و تصميم‌گيري گروهي آماده‌كردن شرايط براي فرآيندمحوري‌شدن دانشگاه فرآيند‌سازي و ايجاد بستر الزم براي سنجش عملكرد افراد ،گروه‌ها ،بخش‌ها ،و واحدهاي سازمان فرآهم‌شدن زمينه براي پياده‌سازي نظام پاداش و عملكرد فراهم‌شدن زمينه براي شايسته‌ساالري زمينه‌سازي الزم و مناسب براي شناخت وضع موجود ساير پروژه‌هاي موردنظر براي اجرا نظير برنامه‌ريزي استراتژيك ، ]EFQM[2 بهبودبهره‌وري ،سيستم مديريت كيفيت ،شش سيگما ،و [1]TQM ‏EFQM ايجاد پايه و بستري مناسب براي مكانيزه‌كردن سيستم‌هاي اطالعاتي و عملياتي دانشگاه نگرش وظيفه مداري نگرش انجام وظيفه ها در هر واحد سازمان sfghdfjfgjh fghjfghhfjf gh واحد سازماني سه واحد سازماني دو واحد سازماني يك dfgdfghgg f cfjhfgjhfghjf hfjhfhjfhjfhj dfghdfguyr uyryryturty rdtyetertyert ديدگاه فرآيند گرا نگرش انجام فرآيندها در واحدهاي سازمان .jkwaehlfkj hlrkjhlskjfd bg,sbdf,nb g,sbdfbg, .jkwaehl fkjhlrkjh lskjfdbg .jkwaehl fkjhlrkjh lskjfdbg .jkwaehl fkjhlrkjh lskjfdbg .jkwae hlfkjhl .jkwaehlfkjhl .jkwaehl fkjhlrkjh lskjfdbg فرآيند يك فرآيند دو .jkwaehlfkjhl .jkwaehl fkjhlrkjh lskjfdbg ديدگاه فرآيند گرا نگرش انجام فرآيندها در واحدهاي سازمان فرآيند يك فرآيند دو سازمان توسعه مدل‌سازي فرآيندها نگرش فرآيندي ساختار سلسله مراتبي ديدگاه فرآيند گرا تصوير فرآيند بازخور برونداد ها 1 3 2 نتیجه دامنه فرآيند 4 2 1 درونداد ها سیستم و نگرش سیستمي تعريف سيستم ()System • مجموعه ای است از اجزای به هم پیوسته که به علت وابستگی حاکم بر اجزای خود کلیت جدیدی را احراز کرده و از نظ م و س ازمان خاص ی پیروی می‌کن د و در جهت تحقق هدف معینی که دلیل وجودی آن است فعالیت می کند. خروجی بازخورد ( ) Feed Back فرآیند تبدیل ورودی سیستم و نگرش سیستمي تعريف نگرش سيستمي()System Approach بينشی كلي نگر بوده بدین معني که كل عناصر سیستم در کنار یکدیگر مورد تحلیل قرار گیرند .ديدگاه ي كل ي ب ه عناص ر ي ك س يستم ك ه فعاليتهاي ي را انجام مي‌دهن د باعث ايجاد نگرشي تازه حتي نسبت به فعاليتهاي آنان مي شود. اجزاء فرآيند • ( Processف رآيند ) يك سري از فعاليتها كه به ترتيب تعريف شده اجرا مي شوند .مانند فرآيند ارتباط با مشتري • ( Activityف ع ا ليت) توسط يك فرد يا برنامه نرم افزاري اجرا شده و ممكن است متشكل از تعدادي وظيفه باشد .مانند فعاليت دريافت اطالعات اوليه • ( Taskوظيفه ) يك مرحله كاري مقدماتي مي باشد .مانند درج آدرس مشتري مسئوليت هاي اصلي در فرآيند • حامي فرآيند ()Process Sponsor • مالك فرآيند ( :)Process Ownerفردي با مسئوليت اطمينان از اينكه فرآيند اهداف و نتايج قابل قبول را بدست مي آورد .او همچنين مسئول راهبري هرگونه بهبود در فعاليتهاي يك فرآيند مي باشد. • مدير فرآيند ()Process Manager • كاركنان فرآيند ()Process Workers سيستم مديريت كيفيت استاندارد ISO 9001:2008 اي ن اس تاندارد بي ن الملل ي نيازمنديهاي نظام مديري ت كيفيت را در مواردي مشخص مي كند كه يك سازمان : • نيازمن د اثبات تواناي ي پايدار خود در تامي ن محص ولي مطاب ق با نيازمنديهاي مشتري و الزامات قانوني است. • قصد دارد از طريق بكارگيري مداوم آن و تضمين برآوردن الزامات قانوني و نيازمنديهاي مشتري ،رضاي مشتريان را ارتقا بخشد. ( متن استاندارد زير بند -1-1كليات ) استقرار سيستم مديريت كيفيت توسعه سیستمهای کیفیت و استقرار مدیریت کیفیت باعث • • • • • • • • بررسي مجدد فعاليت هاي سازمان بر اساس اهداف ،سازمان و رفع كاستي ها شفافيت فرآيندها و شاخص ها در سازمان. ایجاد نگرش نظام مند به فعالیت های جاری ، بهبود عملکرد سازمان ، افزایش اطمینان مشتری به سازمان ، کاهش فعالیت های غیر ضروری و دوباره کاری ها به واسطه تعريف فعاليت هاي برنامه ريزي شده و سيستماتيك، كاهش هزينه ها ، و امکان ایجاد رقابت در بازارهای داخلی ،منطقه ای و جهانی می شود. /آيند تعريف فر • ي#ك فرآين##د دربرگيرنده مراح ل انجام كار و جريان يافت#ن فعاليت‌ه##ا در ي#ك س##ازمان ي#ا واح##د خاص مي‌باشد. • يك فرآيند ممكن است: تعداد زيادي از ورودي‌ها را به يك خروجي واحد تبديل كند؛ مانند مونتاژ يك اتومبيل ي#ك ورودي واح#د را ب#ه چندي#ن خروج#ي متفاوت تبدي#ل كن#د؛ مانن#د تبدي#ل نف#ت خام ب#ه تعدادي از فرآورده‌هاي مختلف • فرآيندها در سازمان عمومأ برنامه‌ريزي مي‌شوند و تحت شرايط كنترل شده به اجرا در‌مي‌آيند تا ارزش‌افزوده ايجاد شود. طبقه‌بندي فرآيندها طبقهاي ذيل قرار گيرند: فرآيندها مي توانند در يكي از ‌ فرآيندهاي اصلي ( بنيادي – كليدي ) : فرآيندهاي ي ك ه در خدم ت ب ه وجود آوردن ارزش افزوده قرار مي‌گيرن د مانن د فروش ،خريد ،توليد ،مونتاژ ،خدمات پس از فروش فرآيندهاي مديريتي : فرآيندهايي كه در خدمت اهداف مديريتي قرار مي‌گيرند مانند آموزش ،مميزي اندازهگيري ‌ داخل ي ،بهبود مس تمر ،اقدامات اص الحي و پيشگيران ه ،پاي ش و فرآيندها ،بازنگري مديريت طبقهبندي فرآيندها (ادامه) ‌ فرآيندهاي پشتيباني ( جانبي ) : فرآيندهاي ي ك ه در خدم ت تحق ق فرآيندهاي اص لي قرار مي‌گيرن د مانن د كنترل مدارك ،كنترل س وابق ،ارزياب ي تأمي ن كنندگان ،كاليبراس يون ،نگهداري و تعميرات رويكرد فرآيندي بر مبناي 9001:2000ISO ب##ه كارگيري س##يستمي از فرآيند‌هاي درون س##ازمان ،همراه ب##ا شناس##ايي و تعيي##ن ارتباط متقاب##ل اي##ن فرآيندها و همچنين مديريت آنها مي‌تواند به عنوان ديدگاه فرآيندگرا ناميده شود. اين ديدگاه تأكيد بر موارد زير دارد: الف -درك و برآورده‌سازي الزامات، ب -نياز به درنظرگيري فرآيندها بر حسب ارزش افزوده، ج -حصول نتايج عملكرد و اثربخشي فرآيند، د -بهبود مستمر فرآيندها بر پايه اندازه‌گيري‌هاي موضوعي. شناسائي فرآيندها زنجيرهاي از فعاليتهاي ب ا ارزش افزوده اس ت‌ ك ه محص ول و ي ا خدمات ي را ‌ فرآين د تحويل مشتري فرآيند(بيروني و يا دروني) مي‌دهد. فرآيند با يك نقطة شروع و يك نقطة پايان تعريف شده است. ‏OUTPUT ‏INPUT ‏Customer who ‏has a need met ‏Customer who ‏has a need