صفحه 1:
صفحه 2:
نا دوره:
0 نکارش مكاتبات ادارى
ايين
صفحه 3:
اهم آنچه در اين دوره به آن پرداخته می شود
عبارتست از:
سند و انواع آن
مکاتبات(نوشته های) اداری و انواع و اجزاری آنها
نامه به عنوان پرکاربردترین نوشته اداری
گزارش های اداری
رزومه نویسی در ادارت
اصول نگارش در نوشته های اداری
نشانه گذاری(نقطه گذاری) و شیوه نوشتن اعداد و ارقام در
نوشته های اداری
خلاصه نگاری نوشته های اداری
ویرايش در سازمان های اداری
صفحه 4:
ضرورت های نو آموزش sla نو را ایجاب کرده است
شناخت از مکاتبات اداري ارتقاء سطح مهارت هاي شغلي
*توسعه اداری در عصر اطلاعات وارتباطات ایجاب می کند
نگارش های اداری به سادگی و بدون اتلاف وقت خواننده پیام
رسانی کند و از آنچه باعث کاهش توجه مخاطب به اصل
موضوع است. بپرهیزد
صفحه 5:
عصر اطلاعات و ارتباطات
مقدمه اول: هرچند مغز انسان ظرفیت زیادی در انباشتن اطلاعات
دارد اما این ظرفیت در مقایسه با اطلاعات موجود در جهان بسیار
ناچیز است(ما با انفجار اطلاعات روبرو هستیم)
از طرفی آگاهی و دانش حاصل شناخت و استفاده از اطلاعات
است
مقدمه دوم: ارتباط همان انتقال اطلاعات است با دریافت پیام توسط
گیرنده پیام از پیام دهنده
“ارتباطى» صحیح برقرار می شود که گیرنده پیام همان درک
فرستنده را از پیام دریافت کند
حال چرا بر ارتباط کتبی تاکید داریم؟
مزیت عمده ارتباط کتبی سندیت داشتن آن است
نتیجه: پس در عصر اطلاعات و ارتباطات مهم اين است که چه
اطلاعاقی را چگونه ارائه دهیم
صفحه 6:
مقدمه
در حوزه های مختلف علوم و نظام gla اداری» تجاری»
مالی» حقوقی و... قابلیت ثبت یا سندیت داشتن نوشتار باعث
گردیده است که درحال حاضر نوشتار به عنوان وسیله ای
کارآمد و غیر قابل تعویض یا حذف مورد توجه قرار گیرد
تعریف سند
سند در لغت به معنی مدرک مستند و نوشته ای خطی يا
رسمی که دلیل یا تایید کننده چیزی است» گفته می شود
صفحه 7:
سند از دیدگاه حقوقی
عبارتست از هر نوشته ای که در مقام دفاع قابل استناد باشد
سند از دیدگاه اداری
حاصل خدمت و انجام فعالیتی از. طرف افراد یا سازمان های
مختلف کشور» چنانچه برابر مقررات مربوطه» به صورت
نوشته و یا اشکال دیگر تنظیم شود سند گفته می شود
صفحه 8:
انواع سند
الف. از نظر درجه و آثار حقوقى
6. اسناد رسمی(طبق ماده 19072 قانون مدنی هر سندی که در دفاتر
رسمی و یا نزد مامورین رسمی و برابر مقررات تنظیم شده باشد سند
رسمی گفته می شود)
0 اسناد عادی(هر سندی که شرایط ماده 900 قانون مدنی را
نداشته باشد سند عادی گفته می شود مثل قولنامه/ نامه های شخصی/
فاكتورها)
ب. از نظر زمان اقدام
). سند جارى(سندى كه مورد مراجعه مستمر باشد)
2. سند نیمه جاری(سندی که گاهگاهی به آن مراجعه شود)
abe راکد(سندی که مورد مراجعه نیست و در موعد خود باید امحا
شود)
صفحه 9:
ج. از نظر ارزش
ارزش اولیه(از نظر واحد ایجاد کننده. ارزش مراجعه
دارد)
9. ارزش ثانویه(از نظر واحد ایجاد کننده» ارزش نگهداری
دارد)
د. از نظر درجه حساسیت و اهمیت
اسناد طبقه بندی شده(از. نظر اداری به مکاتباتی که اطلاع از
مفاد آن برای همگان مجاز نبوده و فقط افراد خاصی می
توانند از موضوع آن آگاهی (ARG
صفحه 10:
ه. از نظر محتوا و موضوع
اسناد اداری/ اسناد مالی/ اسناد علمی/ اسناد فنی/ اسناد سیاسی/
اسناد علمی/ اسناد نظامی/ اسناد تاریخی/ اسناد فرهنگی
و. از نظر فناوری دخیل در ایجاد سند
الکترونیکی
غیر الکترونیکی
صفحه 11:
مکاتبات اداری
اگر نوشتن در حوزه و قلمرو ادارات(سازمانها) صورت پذیرد
به آن نوشته اداری یا مکاتبه اداری می گویند
در بيان اهميت مكاتبات ادارى همين بس كه هيج سازمانی
بجز از طریق مکاتبات نخواهد توانست در درون سازمان خود
و یا با سایر سازمانها ارتباطل(ارتباط کاری) صحیح برقرار
us
بنابراین» از رایجترین شیوه هاي ارتباط با مراجع درون
سازماني و یا برون سازماني استفاده از مکاتبات اداريي است.
صفحه 12:
بنا به دلایل مختلفي از جمله شیوه هاي مديريتي» در بیشتر
ادارات برای مکاتبات از روش مشخصي پيروي نمي شود؛
آموزش کارکنان ادارات با هدف ایجاد يكنواختي در بكارگيري
اصول صحیح نگارش های اداري يكي از مهمترین عوامل در
نظم بخشیدن به اين مهم» است
امیدواریم با آموزش و اجراي دقیق اصول مکاتبه امکان
دستيابي به اهداف پیش بيني شده و تسریع در امور اداري
فرباهم آید.
صفحه 13:
نتیجه اينکه هر وسیله مکتوبی که برای انجام دادن کاری
اداری موجب برقراری ارتباط بین دو یا چند واحد(اعم از
درون یا بربون سازمانی) شود در زمره مکاتبات اداری قرار
مى كيريد
صفحه 14:
نامه: پرکاربردترین نوشته اداری
daa Ly کارمندان هر روز با چندین نامه ی اداری
سروکار دارند و اغلب در راستای انجام وظایف خود
ناگزیرند نامه هایی بنگارند
تسلط هر چه بیشتر کارکنان در دستگاه ها و موسسات
اداری به نامه نگاری انجام امور اداری را آسان تر و
پاسخگویی به نامه ها را سریع تر و دقیق تر می کند
صفحه 15:
نامه اداری
هر نوشته ای که حاوی یک يا چند موضوع اداری بوده (مثل
تقاضای انجام کاری/ پیگیربی موضوعی/ اطلاع رسانی
درباره موضوعی) و به عنوان وسیله ی ارتباط در داخل و
خارج سازمان(اعم از دولتی و غیر دولتی) مورد استفاده قرار
گیرد نامه اداری گفته می شود
فرستندگان و یا گیرندگان این نامه ها شخصیت های حقوقی و
یا پرستل اداری می باشند
"نامه های سازمان پس از سیر تشریفات ثبت در دفتر
دبیرخانه «اداری» تلقی می شود
صفحه 16:
مهمترین ویژگی های نامه های اداری:
۶ موضوع(محتوا): پیام اصلی در اين نامه ها یک موضوع اداری است
۳ در اين گونه نامه ها معمولا به شرح یک موضوع پرداخته مي شود و در
صورت تعدد موضوعات هر موضوع با یک بند جداگانه و ذکر شماره از
هم جدا می شوند
۰ عنوان گیرنده: نام شخص مخاطب یا عنوان واحد گیرنده دقیق و رسمی
نوشته می شود
۰ عنوان فرستنده: عنوان فرستنده کامل و شته می شود تا از نظر
سطوح ارتباطی 5 ‘lg (pas pelea ele dwell
© شماره و تاریخ: داشتن شماره و تاریخ ثبت در دبیرخانه ی واحد سازمانی
مرتبط از ضروریات است
به منظور رسمیت دادن به نامه و سهولت دسترسی» شماره شده و در بالای
نامه درج می شود
* امضا: در نامه های اداری مقام مسئول اداری با درج نام و نام خانوادگی و
عنوان اداری خود مسئولیت تنظیم و ارسال نامه را می پذیرد
” نامه بدون امضا و مشخصات امضاکننده اعتبار ندارد
صفحه 17:
سوال: نوشته ای که بین دو فرد حقیقی و بدون اشاره به
شخصیت حقوقی آنها مبادله شود نامه ی اداری است؟
نکته بسیار مهم: نداشتن هر یک از مشخصات aly شده در بالا
باعث می شود نامه از حالت اداری خارج شود
صفحه 18:
ویژگی های فرعی نامه های اداری(ویژگی های ظاهری)
- رنك كاغذ که به طور معمول سفید انتخاب می شود
- اندازه کاغذ: طبق نظر موسسه استاندارد و تحقیقات صنعتي
ایران دو قطع ۸4 و ۸5 به عنوان اندازه استاندارد اداري
شناخته مي شود
- تحریر نامه: به منظور خوانايي که در تصمیم گيري مسئولین
بسیار اهمیت دارد نامه هاي اداري توسط ماشین هاي تحریر
سربرگ اداري: طراحي کاغذ نوشته هاي اداري ضمن وقار و
سادگي باید بتواند در خواننده تاثیر مطلوب و رسمي ایجاد نماید
صفحه 19:
+ باید منطبق بر واقعیات» سوابق و مدارک باشد
۰ باید جدی باشد و از هزل و گستاخی؛ طنز و فکاهی به دور باشد
۶ ساده باشد.
۷ ساده نویسی بیشتر از آنکه مربوط به الفاظ و عبارات باشد به معنی و مفهوم
ارتباط دارد؛ به این معنی که باید قابل فهم بوده و از ابهام دور باشد
* نامه خوب نباید خیلی مفصل و یا خیلی مختصر باشد بلکه باید نکات قابل
ذکر(اطلاعات مورد نیاز) در کمترین جملات و عبارات بیان شود
چند مثال:
بدین وسیله مراتب تشکر و امتتان خود را به حضورتان اعلام می دارم
صحيح: از شما متشكرم
خواهشمند است نسبت به ارسال مدارک مربوط اقدامات مقتضی را معمول
فرمایید
صحیح: لطفا مدارک را بفرستید
صفحه 20:
در موقع نگارش نامه به سوابق و زمینه های فکری
مخاطب یا مخاطبین توجه و دقت شود
تنظیم مطالب نامه باید بر اساس اهمیت موضوع صورت
پذیرد
صفحه 21:
نقش و اهمیت نامه های اداری
۷ ارتباط غیر رسمی: گفتگوی حضوری یا تلفنی از وسایل
ارتباطات اداری است منتهی دشواری بسیار دارد و گاهی به
نتیجه عملی نمی رسد
* دستورهای شفاهی تغییر شکل می دهند و افراد هرچند حافظه
قوی داشته باشند باز نمی توانند آنچه را شنیده اند به طور کامل
برای مدتی طولانی در حافظه ی خود نگاه دارند
* گاه لازم است دستور یا خبری در یک زمان به واحدهای
مختلف در نقاط مختلف فرستاده شود
* ضرورت توجه و مراجعه به مسائل قبلی و سوابق موضوع
اینها همه ایجاب می کند که مکاتبات اداری به عنوان وسیله ی
ارتباطی عمده و موثر در سازمان های اداری به کار رود
صفحه 22:
به طور کلی نقش نامه های اداری را در سازمان های اداری
چنین بر می شمریم:
).برقراری ارتباط و تبادل اطلاعات به منظور انجام کارهای
اداری
0.انعکاس فعالیت های ادارات درباره ی موضوعات گوناگون
شناخت اوضاع اجتماعی» سیاسی» فرهنگی و روابط
اجتماعی انسان ها در زمان های مختلف
<4. استفاده از اسناد و مدارک برای قضاوت و تشخیص حقایق
از نظر حقوقی
©.انتقال معلومات و تجارب حال به آينده
©.مجموع نامه هاى هر سازمان مى تواند به ارزيابى
سازمان(نقاط قوت و ضعف) كمك شايانى كند
صفحه 23:
جمع بندی
”هيج کاری بدون نامه در سازمان نمی تواند به صورت
رسمی صورت بگیرد
مزیت رسمی بودن چیست؟
نامه ی رسمی اداری نوعی از اسناد اداری به شمار می آید
۷"نحوه ی گردش کاری نامه های اداری در هر سازمان»
نشانگر میزبان موفقیت آن سازمان و برخورداری ان نظم
اداری یا گرفتاری اش در بی نظمی سازمانی است
یکی از نیازهای مهم انسان برای برقراری ارتباط و انتقال
مفاهیم آشنایی با اصول نگارش است
صفحه 24:
انواع نامه هاي اداري
شناخت نوشته های اداری چه اهميتي دارد؟
شناخت هر یک می تواند در استفاده درست و بجا از آنها و
چنین نوع نگارش آنها از لحاظ محتوا مفید باشد
Sie دیدگاه متن و موضوع:
(e989 = محتوای این گونه نوشته ها اطلاع رسانی درباره
یک موضوع و ارائه يك اقدام اداري می باشد
خاين نامه ها در سه جهت مبادله می شوند:
واحد یا مقام پایین به بالا
خواحد یا مقام بالا به پايین
(واحد های هم سطح
صفحه 25:
- دستوري: از مقام بالا خطاب به کارکنان یا موسسات زیر
مجموعه تهیه و ابلاغ مي شود و انجام کار یا نتیجه اقدامی را
خواستار می شود
- درخواستي: نامه هایی که در آنها تقاضایی مطرح می شود که
معرف آن واژه "خواهشمند است" در بخش نتیجه است
در این نامه ها فرستنده» انجام یک کار» ارسال یک کالا یا مانند
اینها را از گیرنده درخواست می کند
اغلب نوشته های بین سازمان هاء واحدها و اشخاص از
موسسات ماهیت درخواستی دارند
صفحه 26:
- بازدارنده: محتوای این گونه نوشته ها مي تواند درخواستی یا
دستوري باشد که انجام كاري را منع یا اقدامي را متوقف مي
سازد
- هماهنگي: محتواي اینگونه نوشته ها ایجاد هماهنگي در انجام
امور مي باشد. مانند بخشنامه
این گونه نوشته ها بین واحدهای مختلف یک سازمان مبادله و یا
از مقام بالای سازمانی به واحدهای زیر مجموعه ارسال می
شود
- پرسشی یا استفساری: در اين نوشته فرستنده نظر و دیدگاه
گیرنده را درباره ی یک موضوع یا اقدام جویا می شود
صفحه 27:
- موافقت یا مجوز: نوشته ای که به وسیله ی آن؛ فرستنده موافقت خود
را با یک موضوع یا انجام یک کار اعلام می کند یا اجازه ی انجام
یک فعالیت را صادر می کند
- دعوتنامه ی اداری: که به دو صورت «نامه اداری» و «کارت
دعوت» تنظیم و فرستاده می شود. به لحاظ جنبه های احترامی باید
از سوی بالاترین مقام اداری امضا شود ولی الزامی به داشتن مهر
اداری ندارد
& چنانچه دعوتنامه به شکل نامه ی اداری باشد بايد
دقرطش م.و. تاريخ ياش ۳۳۳9
البته براى سهولت ثبت اين كونه نامه ها در دبيرخانه» معمولا همه
دعوتنامه های ارسالی برای مدعوین یک برنامه با یک شماره ثبت
می شوند
صفحه 28:
اگر دعوتنامه برای حضور در یک نشست اداری ارسال می
شود بهتر است طی آن اقدامات زیر نیز بر حسب نظر دعوت
کننده صورت گیرد:
اشاره به سوابق موضوع و بیان علت تشکیل جلسه
ارسال یک نسخه از اهم مطالب نشست قبلی(در صورتی که نشست
اول نباشد)
دستور جلسه یا موضوعاتی که قرار است درباره ی آنهاء بحث و تبادل
نظر شود
صفحه 29:
* نامه های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی(از. نظر گیرنده و
فرستنده)
- نامه های درون سازمانی % نامه های شخصی- اداری
at . 2
- نامه های برون سازمانی نامه های اداری- شخصی
% نامه های اداری- اداری
مثال: نامه از مقام يا واحد بالاتر به واحد یا مسئول پایین تر
نامه بین دو واحد یا مقام هم سطح در یک سازمان
نامه از یک سازمان به اشخاص حقوقی یا حقیقی بیرون سازمان
صفحه 30:
» از لحاظ واحد اقدام کننده
در عرف اداري, نامه هاي اداري در هر يك از واحدها تهیه
شوند نام آن واحد را به خود مي گیرند
نامه هاي اداري
نامه هاي مالي
نامه هاي فني
نامه های حقوقی
صفحه 31:
* از لحاظ زمان اقدام
- عادي: مهلتی برای اقدام درباره موضوع یا موضوعات مورد نظر
آنها ذکر نمی شود(به همین خاطر به آنها عادی می گویند)
- فوري: داشتن مهر فوري نشان مي دهد مراحل تهیه» ثبت و ارسال
نامه خارج از نوبت سایر نامه ها انجام مي شود. در سازمان گیرنده
هم خارج از نوبت ثبت و به اقدام کننده ارجاع مي شود
۷واژه هاي ديگري نیز در سیستم اداري براي نامه هاي فوري به کار
برده مي شود: خيلي فوري/ اقدام سریع/ آني
نامه فوری( 430 ساعته)/ نامه خیلی فوری(06۳ ساعته)/ اقدام سریع
(ظرف همان روز)/ آنی(اقدام به محض وصول)
صفحه 32:
* از لحاظ حساسیت و امنیت
- نامه های عادی: مراحل دریافت» ثبت و توزیع اين گونه نامه ها در
دبیرخانه اصلی سازمان به صورت عادی انجام می شود
- نامه های طبقه بندی شده(اسناد طبقه بندی شده): مراحل دریافت ثبت
و توزیع و ارسال آنها به صورت محرمانه در حراست(دبیرخانه
محرمانه) انجام مى كيرد
٠ از لحاظ دبيرخانه(امور دفترى)
- نامه وارده: نامه هايى كه از سازمان هاى ديكر رسيده و در دفتر
سازمان ثبت مى شوند
- نامه صادره: نامه هايى كه از سازمان مبدا تهيه و ثبت و به سازمان
هاى مقصد ارسال مى شوند
صفحه 33:
+ از لحاظ سابقه ی مکاتبه
- نامه ی فاقد سابقه: نامه ای که در آن مطلبی برای اولین بار مطرح
می شود و پیش از آن هیچگونه مکاتبه ای درباره ی موضوع بین
ادارات فرستنده و گیرنده نامه صورت نگرفته است.
dia el jag eal =
۶ عطفي: در پاسخ به موضوعي مشخص به عتوان مرجع صادر کننده نامه تهیه
و ارسال می شود
"ذکر عبارت "بازگشت به نامه شماره..." در ابتدا به منظور يادآوري»
حسب توجه و تسریع در گردش کار ضروري است
* پیرو: پیرو به معنای دنباله و ادامه یا تعقیب است. نامه پیرو نامه ای است که
به دنبال نامه قبلی تهیه و ارسال می شود و دلیل ارسال آن اصلاح نامه قبلي
یا پيگيري براي دریافت پاسخ است
V7 عباراتی مانند "پیرو نامه شماره...مورخ...درباره ی...." در ابتداي
نامه های پیرو می آید
صفحه 34:
استعلام گرفتن ها در کدام دسته از نامه ها قرار می گیرند؟
استعلام از موضوعی که پیش از. این درباره ی آن نامه
صفحه 35:
بخش های مختلف نوشته های اداری
صفحه 36:
شمای al نامه های اداری
تونب aad cols pr hbo اذاریبر اسافن استانذارذهای
موجود(آنچه در. عرف اداری پذیرفته شده است):
*سرلوحه
#»عنوان
«متن
*امضا
«ريونوشت
«نشانی
صفحه 37:
1 سرلوحه(سزبرگ)
به نام خدا
** عبارت «به نام خدا» یا «بسمه تعالی» در بالاترین نقطه وسط
قرار مى كيرد
آرم: منظور آرم سازمان و يا نشان جمهورى اسلامى ايران است
كليه وزارتخانه هاى كشور از آرم نظام جمهورى اسلامى ايران استفاده
مى كنند
سازمان هاى مستقل و شركت هاى زير يوشش وزارتخانه ها مى توانند
از آرم و نشان خود استفاده کنند
در مورد به کار بردن آرم جمهوری اسلامی ایران رعایت بخشنامه
و دستورالعمل مربوطه ضروری است
6۳۵۵۵-09294
صفحه 38:
به نام خدا
نام وزارتخانه یا سازمان: شرکت ها و موسساتی که تابع وزارتخانه ها
یا سازمان های دولتی می باشند» ابتدا نام وزارتخانه يا سازمان متبوع
و سپس نام خود را درج می نمایند
تاریخ: منظور درج تاريخ صدور نامه مى باشد که به صورت مرسوم
با عدد نوشته می شود
نوشتن تاریخ چه مزیتی دارد؟
دسترسی آسان به سوابق یک موضوع را امکان پذیر می کند
وضعیت زمان را از جهت چگونگی اقدام روشن می کند
صفحه 39:
به نام خدا
پیوست:
شماره: منظور از شماره. ردیف دفتر اندیکاتور سازمان
فرستنده است که در صورت پاسخگویی باید به آن اشاره شود
پیوست: در مقابل آن تعداد برگ های اسناد و اوراق و سایر
مدارکی که ممکن است همراه نامه ارسال شود نوشته مى
شود
Vv نوشتن «دارد»در مقابل پیوست صحیح نیست و بهتر است
تعداد و نوع مدارک همراه در این قسمت به روشنی نوشته
2
شود
صفحه 40:
عنوان/ موضوع
عنوان: بیشترین کاربرد آن مشخص کردن مخاطب پیام است
ضوابط نگارش عناوین در نوشته های اداری: مخاطب نوشته
های اداری یا اشخاص حقوقی هستند يا اشخاص حقیقی که
به نمایندگی سازمان ها متصدی امور مربوطه هستند
عتوان اشخاص حقوقی: عتوان ثبت شده و رسمی ارگان مورد
نظر نوشته می شود مثل وزارت بازرگانی
چنانچه با واحد مشخصی باید ارتباط برقرار شود پس از نوشتن
عنوان کلی و گذاشتن یک خط فاصله(-) نام حوزه مورد نظر
نوشته می شود مثل: وزارت بازرگانی - مدیریت امور استان ها
در صورتی که ارتباط درون سازمانی باشد» عنوان کلی حذف و
تنها به واحد مورد نظر اکتفا می شود مثل: اداره کل امور اداری
صفحه 41:
- عنوان اشخاص حقیقی: منظور آن دسته از افرادی هستند که به
موجب قانون» یا حکمی در سازمان های دولتی یا موسسات و شرکت
ها عهده دار انجام وظایفی می باشند
نوشتن نامه هاي اداري خطاب به اشخاص توصیه نمي شود
چرا؟
ء مدیران و مسئولان alla در حال تغییر اند
چه می شود؟
نامه ها سرگردان می مانند. اين گونه نامه ها یا بایگانی می شوند و يا در
صورت اقدام بازخورد سریع و مطلوب نویسنده را در پی نخواهد داشت
۰ تغییر مدیر اغلب باعث تجدید نوشته از طرف فرستنده می شود که در
این حالت اتلاف وقت و انرژی و دوباره کاری به حساب می آید
صفحه 42:
+ نام اشخاص القاب و عناوین را رایج مي کند(گاه به افراط هم
کشیده می شود) 1
* حالت نامه اداري را به نامه ي شخصي نزديك مي كند
۷ سلام کردن در اول نامه هاء آرزوی سلامتی در آخر نامه ها؛
تبریک و تهنیت» تسلیت و همدردی» آرزوی قبولی طاعات و
عبادات و التماس دعاء از پیامدهای شخصی شدن عنوان نامه
اداری است
در مواردي نوشتن نام اشخاص در عنوان نامه می تواند تا حدودی
موجه محسوب شود البته با رعایت اصول مشخص:
مکاتبه با مقامات بالای سازمانی
تشخیص و دستور مدیران به استفاده از نام شخص در عنوان نامه
Goll
درخواست مجوز که فقط شخص معيني صادر مي کند
صفحه 43:
اصول نگارش نام و عنوان اشخاص در نامه هاي اداري
* اسامي باید ساده و احترام آمیز نوشته شود و از به کار
بردن القاب و عناوین اضافي خودداري شود
۶ ذکر عنوان هاي تحصيلي مانند دکتر و مهندس در نامه
اداري صحیح نیست (مگر در بخش هاي پزشكي» آموزشي
و فني)
* ابتدا نام شخص و در سطر بعد سمت اداري همراه با واژه
gaia شود
۷نوشتن واژه محترم در جلوي سازمان ها ضرورت ندارد
صفحه 44:
* براي افرادي که چندین سمت اداري دارند تنها ذکر عنوان
مرتبط با موضوع كاري كافي است
۰ به کار گرفتن واژه هايي مانند "مدیریت" "ریاست" و
"معاونت" پس از نام اشخاص جایز نیست. چرا؟
این گونه واژه ها بیانگر جایگاه های اداری اشخاص و عمل و
فن اداره کردن سازمان است
7بهتر است شغل سازماني آنها(به جاي جایگاه هاي اداري)
نوشته شود: مدیر» رئیس و معاون
7 گر نام اشخاص در عنوان نامه به کار گرفته نشود مي توان از
واژه هاي "مدیریت"» "ریاست" و "معاونت" به تنهايي استفاده
کرد که بسیار هم مطلوب است 1
صفحه 45:
* از صحت املاي نام اشخاص مطمئن شوید
* در پاسخ به نامه هاي وارده» به مشخصات فردي امضا
كننده دقت كنيد و به همانگونه براي رعایت احترام وي را
خطاب کنید(پسوند و پیشوند را اگر خودش نیاورده شما هم
ننویسید)
صفحه 46:
موضوع در نامه های اداری
موضوع عبارت کوتاهی است که محتوای کلی نامه را مشخص
می کند و در حقیقت کلید اطلاعات درون نامه است
نوشتن موضوع چه مزایایی دارد؟
سیب سرعت ارجاع نامه به قسمت مربوط و ایجاد سهولت در کار
Apia
اطلاعات مورد نیاز خواننده» همان ابتدای نامه به وی رسیده و از
این بابت تسهیلاتی برای تصمیم گیرنده فراهمی می شود
نوشتن موضوع گاهي فراموش مي شود چه کنیم؟
پیشنهاد کرده اند در سرلوحه قرار گیرد تا نویسنده را مکلف به
نوشتن کند
صفحه 47:
ضوابط تنظیم موضوع
* رساو گویا باشد نه چندان بلند که در محل جاي نگیرد و نه
چندان کوتاه که فهم نامه را دچار, مشکل سازد
٠ به کار بردن تنها يك کلمه در مقابل موضوع صحیح نیست
بنویسید. ننویسید
موضوع: ارسال کتاب موضوع: کتاب
موضوع : شرکت در همایش موضوع: همایش
موضوع: درخواست وام موضوع: تقاضای وام برای رفع مشکلات مالی
موضوع: انفجار کپسول گاز در منزل مسکونی واقع در
جوسبوع هات اقجان یرل گر خیابان... کوچه... پلاک...
صفحه 48:
9. متن(اصلی ترین و مهمترین بخش نامه های اداری)
از آن جهت مهمترین گفته می شود که موفقیت سازمان ها و دریافت
پاسخ در گرو تنظیم درست همین بخش است
نارسایی و مبهم بودن و به عبارتی نرساندن پیام باعث اتلاف وقت و
انرژی و دوباره کاری و نامه نگاری اضافی می شود
متن هر نامه از قسمت های زیر تشکیل می شود:
عباراني به نشانه ادب و احترام
مقدمه
aly 1 سه قسمت اصلی
نتیجه
تشکر
صفحه 49:
سلام در مکاتبات اداری
معانی و مفاهیم سلام: مفهوم سلام یعنی گردن نهادن» درود گفتن»
تهنیت» تندرستی» سلامت(فرهنگ معین)
سلام نام خداونداست(حشر)
سلام تسلیم است(نساء)
آداب سلام گفتن: در اغلب روایات و رساله های فقها آمده است سلام
مستحب و جواب آن واجب است
باید بلند گفته شود و بهتر است چیزی به آن افزوده شود
سابقه سلام در نگارش های اداری: بررسی بسیاری از آیات و روایات
ان می دهد ذکر سلام حتی در نامه های مکتوب صدر اسلام
نيامده است بلکه تنها با حمد و سپاس خداوند آغاز شده اند. بعلاوه
در آغاز خطبه ها و نامه ها و فرامين نهج البلاغه نيز ذكرى از
سلام نيست
صفحه 50:
شایان ذکر است واب سلام گفتن در مکالمات رو در رو و یا
هي است در حالیکه در مکاتبات اداری مخاطب» شخصیت
حقیقی غایب و گاه نامعین و يا شخصیت حقوقی است.
اما چنانچه باز هم بر نوشتن سلام اصرار باشد:
سلام یکی از اسماء خداوند است و اگر منظور از به کاربردن
سلام در ابتدای نوشته های اداری ذکر نام و یاد خداست عبارت
«بسمه تعالی» در سرلوحه ی نامه اين منظور را می رساند و
کفایت می کند
اگر در عنوان نامه نام سازمان ها و موسسات درج شود.
آوردن سلام نه تنها صحيح نيست بلكه بي ارزش كردن اين
وازه نيز هست
صفحه 51:
* بنا به اصل 0 قانون اساسي جمهوري اسلامي ایران کلیه
نوشته هاي رسمي باید به زبان فارسي باشد پس اگر از
"درود" استفاده نمي شود تنها به "سلام" اکتفا شود و از به
کار بردن «سلام علیکم» که پاسخ را واجب می سازد در
نامه اداری خودداری شود
* سلام به تنهايي منظور را مي رساند و هیچگونه پسوند یا
پيشوندي را نمي خواهد با سلام با عرض سلام
صفحه 52:
احترام/ احتراماً
* چنانچه اصرار بر نوشتن الفاظ احترام آمیز باشد بهتر است از
عبارت "با احترام" و کمتر"احتراما" استفاده شود و" "محترما"
هرگز استفاده نشود
برخي سلام را با احترام یکجا می آورند و "با سلام و احترام" را
استفاده مي کنند
۷ در نامه های اداری از زمان های پیش رسم بر این بوده که
باید احترام به مخاطب رعایت شود. بنابراین نامه ها را با واژه
های بسیار احترام امیز می نوشتند و این رسم ادامه یافته است.
این دز صنورتی ات که احترام در جای جای متن و در گزینش
واژه ها خود را نشان دهد. (برخی نامه ها با احترام شروع» با
توهین ادامه و با تهدید به پایان می رسد)
صفحه 53:
مقدمه
در فرهنگ های فارسی معادل: مطلع/ سرآغاز/ طلیعه/ درآمد/ زمینه ساز
تعریف: هر مطلبی که در ابتدای نوشته وظیفه جذب و جلب داشته و ذهن
خواننده را آماده دریافت پیام اصلی نوشته کند
glee: " از ويژگي ch la نوشته خوب است و باید علاوه بر
تازگي ارتباط منطقي با متن و موضوع نوشته داشته باشد
نمی توان و نباید یکباره وارد اصل مطلب ah زیرا که باعث حیرانی و
ذهن خواننده می شود.
»در نامه اداری برای نوشتن مقدمه محدودیت هایی وجود دارد و نمی
توان از شعر و مثل و لطیفه مانند برخی نوشته های jue اداری استفاده
کرد
بنابراین بهتر است از خود نامه و اينکه با هدف و انگیزه ای تهیه شده که
پاسخ آن می تواند برای فرستنده جذابیت داشته باشد. استفاده شود و نامه
ها نیز اغلب با ذکر سابقه آغاز می شود
صفحه 54:
* در مورد نوشته هایی که در پاسخ به نامه يا دستور رسیده
تهیه و ارسال می شود عبارات زیر رایج است:
- عطف به نامه شماره....
- با زگشت به نامه شماره...
در پاسخ به نامه شماره...
- با توجه به بخشنامه شماره...
- در اجرای دستور تلفنی مورخ....
— در اجرای دستور شفاهی آن مقام
سفارش می شود از واژه های «بازگشت»«در پاسخ» استفاده شود
صفحه 55:
چون پاسخ ها به طور معمول مدتی بعد از وصول نامه تهیه
و ارسال می شود بهتر است بعد از سابقه. موضوع نامه نیز
ذکر شود تا خواننده نیازی به سابقه نداشته و نتیجه اتلاف وقت
بازگشت به نامه شماره....در مورد چگونگی پرداخت پاداش
چنانچه نامه ای به دنبال نوشته های قبلی و به منظور پیگیری
یا اصلاح نامه قبلی نوشته شودء ذکر سابقه به صورت زیر
خواهد آمد:
پیرو نامه شماره....مورخ/به تاریخ
صفحه 56:
در مورد نامه هایی که ابتدا نوشته می شود و بدون سابقه قبلی
است باید درب مقدمه علت و بهانه نوشتن نامه به روشنی بیان
شود
متال: از آنجا که افزایش سطح مهارت های شغلی کارکنان»
همواره یکی از اهداف مورد نظر این دفتر بوده است؛ با توجه
به نیاز سازمانی» اولین دوره آموزش ضمن خدمت ویژه
کارکنان....
چنانچه بهانه نوشتن نامه اجرای تکلیف قانونی باشد اشاره به
اصل يا قانون و ماده و تبصره ضروری است
مثال: در اجراى ماده © قانون مجازات افشای نامه های طبقه
بندی شده و به منظور بررسی و تنظیم پیش نویس آیین نامه
طرز نگهداری اسناد محرمانه دولتی....
صفحه 57:
ply يا پیکره اصلي
یراد اصلي نوشته هاي اداري بیشتر ناشي از مبهم بودن و نارسايي
متن اصلي نامه است
توصیه مي شود:
در موقع نوشتن هر نامه همواره خود را در مقابل مخاطب فرض كنيد
تصور کنید که به جای نوشتن نامه به شما ماموریت داده شده پیام را
حضوری و شفاهی به مخاطب برسانید. چه می گویید؟ آنچه
خواهید بگویید روی کاغذ بیاورید. ساختمان اصلی نوشته شما آماده
است. با کمی دستکاری در نوشته عیوب زبانی آن رفع می شود
روی موضوع نگارش, کمی تفکر و تمرکز کنید و آنچه را برای
نوشتن لازم آست و به ذهن می آید یادداشت اشت كنيد
یادداشت ها را مرتب کرده و آنها را به هم مرتبط سازید
صفحه 58:
مختصر بنویسید(از به کار بردن واژه های هم معنا و
مترادف خودداری کنید)
از كلماتي استفاده کنید که مخاطب در فهم آنها مشکل نداشته
باشد
ترجیحا يك موضوع را مطرح کنید؛ و چنانچه ناگزیر به
نوشتن چند موضوع در يك نوشته اداري هستید ابتدا
موضوع اصلي و سپس aly هاي فرعي را بیاورید
نوشته را بازخوانی و ارزیابی کنید.
صفحه 59:
نتیجه (پایان نوشته)
* مطالب پایانی اغلب نامه ها تاکید» تشویق و ترغیب به انجام
درخواست و یا سرعت بخشیدن به آن است.
۰ صراحت در اعلام موضوع مورد درخواست در اين بخش؛
مخاطب را به تصمیم گيري صحیح هدایت مي کند
متال:
- خواهشمند است دستور اقدام را صادر کنید.
- با توجه به مطالب فوق, انتظار می رود همکاران محترم در اجرای
مفاد بخشنامه مذکور دقت لازم را داشته باشند
- از داوطلبان خواهشمند است مدارک لازم را تا آخر وقت اداری
00 به دبیرخانه سازمان تسلیم و رسید دریافت کنند
صفحه 60:
در نگارش این قسمت نامه به نکات زیر توجه کنید:
& در يك بند جداگانه نوشته شود
به نوع تقاضا و انگیزه نوشتن نامه تاکید شود
© مخاطب به نوع اقدام مورد نظرتشویق و ترغیب شود
كوتاه؛ گویا و صریح نوشته شود
< آخرین جملات با لحني تاثیر گذار(در ضمن سادگي» به دور از
چاپلوسي) نوشته شود. مانند:
به اميد همكاري هاي بیشتر
دستور مساعد شما راه گشاي مشکل خواهد بود
از حسن نیت شما سپاسگزارم
با آرزوی توفیق جناب عالی
صفحه 61:
<. امضا: در اصطلاح اداری و بانکی به علامتی گویند که پای نامه یا
سند می گذارند(فرهنگ معین)
هر نوشته با امضا اعتبار مي یابد؛ پس» مسئولیت نهایی هر نامه با امضا
کننده نامه است.
۷ هیچ علامت تاییدی بهتر از نوشتن نام و نام خانوادگی با دست خط
نیست
قواعد امضاي نامه:
محل امضا سمت چپ و به فاصله سه سطر از سطر پاياني متن
2 ابتدا مشخصات فردي و در سطر بعد مشخصات اداري(یست
سازماني)
خطوط امضا نباید روي نام و سمت امضاکننده را بپوشاند
عناوين و القاب در محل امضا درج نمي شود(به استثنای موسسات
آموزش و پزشکی)
< هیچ عبارتي اعم از تشکر و آرزوي سلامتي در محل امضا درج نشود
صفحه 62:
9 رونوشت
هر نامه به طور معمول در سه نسخه تهیه مي شود: نسخه
اول براي گیرنده» نسخه دوم براي بايگاني و نسخه سوم
براي اقدام کننده
گاهی ضرورت ایجاب می کند تا علاوه بر گیرنده اصلی؛
اشخاص و یا واحدهایی از متن نامه آگاهی یابند. در این
صورت نام آن اشخاص و واحدها با عنوان رونوشت در
زیر نوشته اداری درج و برای هر یک تصوير یا نسخه ای
از نامه ارسال می شود
صفحه 63:
در نوشتن رونوشت به نکته های زیر توجه کنید:
* از دادن رونوشت اضافی و غیر ضروری به واحدها و
اشخاص خودداری شود
* اسامی اشخاص و واحدهای گیرنده رونوشت به ترتیب مقام و
سمت اداری و یا درجه بندی واحدها ذکر شود
* نوع اقدام گیرنده رونوشت همانند نامه اصلی نوشته شود:
- اداره کل امور اداری برای اطلاع و آمادگی لازم
- آقای.... رئیس محترم امور پرسنلی برای اطلاع و تنظیم لیست
پرسنل مشمول
* کلیه نسخه های رونوشت به ویژه نسخه بایگانی و رونوشت
های خارج از سازمان باید امضا اصل داشته باشد.
به کارگیری مهر امضا شیوه نادرستی است که در سازمان ها
رایج شده است
صفحه 64:
» نام کلیه گیرندگان رونوشت(به استثنای گیرندگان داخلی
نظیر بایگانی واقدام کننده) در نسخه اول نامه درج شود
#رایج شده است که برای آراستگی نسخه اول» نام گیرندگان
رونوشت از نسخه دوم به بعد درج می شود؛ در صورتی
كه اين حق كيرنده اصلى نامه است که بداند چه سازمان ها
و اشخاصی از متن نامه آگاهی دارند
* به منظور احترام به مقامات بالای مملکتی و در صورت
ضرورت» تصوير آن نامه به پیوست نامه جداگانه ای» به
عنوان آن مقام ارسال و از دادن رونوشت به سبک سایرین
خودداری شود
صفحه 65:
* در صورتی که نامه برای خارج از سازمان اداری باشد.
روی نسخه اصلی» عنوان گیرندگان رونوشت درج نمی
شود؛ بلکه در سایر نسخه ها عنوان گیرندگان رونوشت را
مونو يسكك
0.نشاني(نشاني سازمان): نشاني کامل فرستنده به صورت
چاپي در آخرین بخش نامه های اداری درج مي شود(همراه
با کد پستي» شماره هاي تلفن تماس» دورنگار و نشاني پست
الكتريونيكي و یا پایگاه اينترنتي)
صفحه 66:
برخی نوشته های اداری
اين نوشته ها كه تمام ویژگی های نامه های اداری را دارند» در
ایجاد هماهنگی و روان سازی امور جاری نقش ویژه ای را ایفا
می کنند
قانون: نوشته ای که در مراجع قانون گذاری از جمله مجلس
تصویب و سپس ابلاغ می شود
*آیین نامه: نوشته ای که به اتکای بند» تبصره یا مواردی از
قانون» جزئیات اجرایی امور را تعیین و تصریح می کند
- آیین نامه اجرایی
نامه مستقل(در سازمان» کاربرد داخلی داشته و طبق اساسنامه و
مقررات داخلی هر سازمان تهیه و تدوین می شود )
صفحه 67:
۰ دستورالعمل(واژه پیشنهادی:شیوه نامه): راهنمای مدونی است
که جزئیات؛ ترتیب» توالی و نحوه انجام کار در چارچوب
مقررات در آن مشخص و از طرف مقامات صلاحیندار
سازمان هاء به اطلاع واحدها و مسئولین و يا افراد ذینفع مى
رسد
۷" سازمان هاو موسسات در اجرای وظایف خود به منظور انجام
تعهدات و حفظ منافع سازمان و حقوق مراجعین گاه با مشکلاتی
مواجه می شوند که ناشی از اعمال سلیقه های کاری کارکنان و
شیوه های مختلف استفاده از مقررات است. این دشواری ها
اغلب به دلیل نبود روش های یکسان و هماهنگ و مدون به
وجود می آید
متال:
دستورالعمل پرداخت وام ضروری
دستورالعمل تهیه و ماشین کردن نامه های اداری
صفحه 68:
٠ بخشنامه: نوشته ای اداری در چارچوب قوانین و مقررات؛
حاوی یک یا چند دستور و تعلیم کلی که با ابلاغ آن از
طرف بالاترین مقام اجرایی» واحدها و کارکنان تحت امر
مكلف به اجرا مى باشند
ویژگی های بخشنامه:
- تنظیم در چارچوب قوانین
- حاوی دستور و تکالیف یا امورکلی است
- صدور از طرف بالاترین مقام یا مقام مجاز
- ایجاد تکلیف برای گیرندگان
آیا بخشنامه می تواند حالت درخواستی داشته باشد؟
بخشنامه ماهیت دستوری یا هماهنگی دارد و چون از بالا به
پایین ابلاغ می شود نمی تواند حالت درخواستی داشته باشد
صفحه 69:
بخشنامه مانند نامه اداری تنظیم می شود با این تفاوت TAS
- مخاطب بخشنامه همه يا بخشی از کارکنان یا واحدهای مختلف
است
- در آغاز بخشنامه از سلام و احترام استفاده نمی شود
- در ابتدا دلایل و مستندات صدور بخشنامه ذکر می شود
- بخشنامه با تاکید پایان می پذیرد نه با سپاس و تشکر
- بخشنامه بايد به امضا بالاترين مقام سازمانی یا مقامات مجاز از
طرف آنها باشد
- بخشنامه ها باید با اصل امضای صادر کننده ارسال شود
صفحه 70:
منابع صدور بخشنامه:
دایره شمول بخشنامه ها چگونه است؟
متناسب با سمت امضا کننده. هرچه امضا کننده به بالاترین
مقام سازمان نزدیکتر باشد به همان اندازه گستره عمل
بخشنامه بیشتر است
منابع صدور يا درون سازمانی اند يا برون سازمانی(مانند
بخشنامه ای که به امضا رئیس جمهوری صادر شود)
صفحه 71:
* صورتجلسه: جمع بندی مذاکرات. پيشنهادها و تصمیماتی که
توسط مديران» مشاوران يا كارشناسان در يى:جلسه طرج:و
اتخاذ مى شود
جلسه» نشست یا گردهمایی زمانی واقع می شود که چهار رکن
اصلی داشته باشد
اعضای جلسه
دستور جلسه
مکان جلسه
زمان جلسه
رکن اصلی هر جلسه کدام است؟
صفحه 72:
۶ اعضای جلسه: افرادی که حضورشان در جلسه برای ارائه
نظر و تصمیم سازی ضرورت دارد
۷اعضای جلسه شامل رئیس جلسه/ دبیر جلسه/ شرکت کنندگان
در جلسه
* دستور جلسه(موضوع جلسب): انگیزه و هدفی است که جلسه
برای رسیدن به آن هدف تشکیل شده است
* مکان جلسه: محلی که جلسه در آن برگزار می شود ممکن است
ثابت باشد و يا هر جلسه در یک سازمان و دفتر خاصی تشکیل
شود.
* زمان جلسه: شامل روز تاریخ» ساعت شروع و به ویژه
ساعت پایان است
صفحه 73:
انواع جلسه:
- جلسات ادواری
- جلسات موردی
انواع صورت جلسه:
صورت جلسه مشروح(مفصل و با ذکر جزئیات تمام وقایع و
مطالب بیان شده تنظیم می شود)
صورت جلسه نیمه مشروح(گزیده مطالب مهم و خلاصه نظرات
ارائه شده به همراه تمامی تصمیمات اتخاذ شده ذکر می شود)
صورت جلسه خلاصه(به ذکر ارکان جلسه اکتفا شده و نتیجه جلسه
و تصمیمات اتخاذ شده به ترتیب اهمیت و به صورت فشرده درج
می شود)
صفحه 74:
تنظیم صورت جلسه
الاصورت:جلسه به ذليل تتوع موضوع و يا مفصدل و محدوذ يوت
تصميمات و سليقه مديران يا دبيران جلسه. شكل و استاندارد
معينى ندارد
براى داشتن يك صورت جلسه كامل ذكر نكات زير ضرورى
است:
مشخصات فردی شرکت کنندگان در جلسه و محل خدمت آنان
بیان موضوع جلسه به عنوان هدف برگزاری جلسه
زمان و مکان برگزاری جلسه
فشرده مطالب مطرح شده در جلسه
نتایج و تصمیمات اتَخاذ شده در جلسه
تاریخ تشکیل جلسه بعدی
ذکر اسامی غایبان جلسه
صفحه 75:
۰ دستورهای کوتاه: در عرف اداری دستوراتی است که در
قالب عبارات یا جملات کوتاهی توسط مدیران و سرپرستان
در حاشیه نوشته های اداری خطاب به واحدها و افراد
نوشته می شود
آقای... لطفا اقدام فرمایید
اقدام شود
موافقم» اقدام کنید
گزارش شود
فوری اقدام لازم انجام شود
به این دستورها «پی نوشت» و «هامش نویسی» هم گفته مى
شود
صفحه 76:
. حکم: نوشته ای که به موجب آن فردی از طرف مقامات
صلاحیت دار سازمان و يا دستگاه اداری به سمتی منصوب و
یا انجام کاری به وی محول می گردد
۷ در سیستم اداری برخی از احکام دارای فرم های مشخص و
استاندارد هستند مانند حکم کارگزینی/حکم بازنشستگی
“” چنانچه حکم اداری بر اساس موضوع آن به سليقه مدیران
تنظیم شود باید ویژگی های یک نوشته اداری را داشته باشد
اين ویژگی ها را بر شمارید
مشخصات اجرا کننده
مشخصات امضا کننده
موضوع حکم
شماره و تاريخ
تاريخ اجرا
صفحه 77:
۰ ابلاغ: در اصطلاح اداری رسیدن پیام به شخص مورد نظر
به صورت کتبی است
* نامه های استاندارد(فرم): نوشته هایی که شکل کلی و
ظاهری آنها باهم یکسان است اما در جزئیات باهم تفاوت
هایی دارند
در اين گونه نامه هاء قسمت هایی که باهم یکسان است به
صورت چاپی و ثابت در آمده و قسمت های متغیر به
صورت نقطه چین یا سفید گذاشته می شود تا حسب مورد
تکمیل شود مانند فرم مرخصی فرم ماموریت
صفحه 78:
فرم ها دارای اطلاعاتی می باشند که استفاده از آنها از نظر ایجاد
هماهنگی در سازمان و اداره صحیح امور بسیار ضروری می باشد
انواع فرمها
*عمومی(ع): در اجرای مقررات جاری تهیه می شوند
#داخلی
- مورد استفاده مشترک واحدهای یک سازمان(د.م)
- جنبه اختصاصی داشته و تنها مورد استفاده یک واحد سازمان (د.۱)
*موقت: برای انجام کار در زمان معين و به تعداد محدود تهیه و
استفاده می شوند
YW ماه و سال ثبت فرم داخل پرانتز می آید/ شماره فرم ها قبل پرانتز
درج می شود/ چنانچه فرمی مورد تجدید نظر قرار گیرد آن فرم پس از
ثبت مجدد با نشانه (ت) مشخص می شود
صفحه 79:
گزارش نویسی اداری
(یکی دیگر از قالب های نوشتاری)
#۴ به هر نوع ارائه اطلاعات سازمان یافته که بر مبنای موازین
علمی(پس از اجرای تحقیق یا مطالعه و مشاهده امری)» تحصیل و
تنظیم شده باشد» به نحوی که گیرنده را در اتخاذ تصمیم آگاهانه
یاری دهد. گزارش اطلاق می شود
#۴*شرح و بیان مطلبی برای اطلاع و آگاهی دیگران» خصوصا مقامات
و افرادی که از لحاظ سازمانی در رده بالاتری از گزارش نویس
قرار دارند
**كزارش سندى نهایی است که اطلاعات. نه به صورت خام و
تفصیلی و پراکنده بلکه پردازش شده و فشرده و منسجم در آن ارائه
می شود
صفحه 80:
#*گزارش مجموعه ای از اطلاعات است درباره چگونگی
انجام دادن کاری» وقوع رویدادی» بروز وضعیت يا پدیده
ای و یا بررسی مشکلی که کسب آن اطلاعات و تحلیل آنها
برای تصمیم گیری لازم است(مبنایی برای تصمیم گیری
است)
هدف
اطلاع رسانی به دیگران است
۷ مهم اين است که نویسنده گزارش, قادر باشد تصویری
روشن از فکر و هدف خود را در ذهن خواننده ترسیم کند
فایده گزبارش نویسی
ابزاري موثر براي تصمیم گيري مدیران می باشد
صفحه 81:
ويژگي هاي گزارش اداري
صراحت
* صداقت
* سادگي
* كوتاهي
صفحه 82:
کار كردهاي گزارش اداري
افزایش اطلاعات مدیران
اتخاذ تصمیم و اقدام آگاهانه
آگاهي از پیشرفت برنامه ها
آگاهي از مشکلات کارکنان و مراجعان
شناخت تنگناها و نيازهاي اداري
اعمال صحیح مدیریت
ایجاد تحول و نوآوري
صفحه 83:
انواع گزارش
شفاهي و كتبي
رسمي و غير رسمي
دوره اي و موردي
كوتاه و بلند
فردي و كروهي
خبري» تحقيقي و تحليلي
صفحه 84:
مراحل تهیه گزارش
مرحله اول. تهیه مقدمات و آماده سازي
دراین مرحله باید با تفکر و دقت» شناخت کافي روي ارکان
گزارش[موضوع/ هدف/ مخاطب] پیدا کرد .
موضوع
انتخاب موضوع از دو طریق انجام می گیرد:
- انتخاب شخصی(فرد نباید تنها نمای ظاهری موضوع را در نظر بگیرد
بلکه بايد هدف از تهیه و کاربرد آن را نیز مورد ارزیابی قرار دهد)
- انتخاب تکلیفی(سفارش دهنده یا به توانایی های فرد اطمینان دارد یا آن را
در معرض آزمایش قرار می دهد)
#یکی از شرایط تهبه گزارش و تحقیق خوب و موثر علاقه تهیه کننده
به موضوع مورد بررسی می باشد. پس بهتر است انتخاب موضوع
تحمیلی نباشد
صفحه 85:
هدف: توجه به نتایج مورد بررسی و يافته هایی است که پس
از ارائه آن بايد به كار كرفته شود
يس هدف فقط رفع تكليف يا دريافت امتياز نيست؛ بايد توجه
داشت مطلبى ارزش نوشتن دارد كه ابهام يا مشكلى را رفع
كند ويا براى مخاطب سودمند واقع شود
مخاطب: سن» علایق» سطح تحصیلات. و دانش تخصصی
مخاطبان در تهیه گزارش باید در نظر گرفته شود
صفحه 86:
طرح اولیه گزارش: تهیه طرح گزارش در اين مرحله صورت مي
كيرد
طرح اوليه همان تعيين و مشخص كردن مطالب و تصميم هايى است
كه به صورت خام در ذهن تهيه كننده كزارش است و مكتوب مى شود.
مكتوب بودن به كزارشكر الكو و راهنما مى دهد و به او كمك مى
كند محدوده و كستره كار را روشن مى سازد
“تهيه و تدوين طرح اوليه؛ برنامه ریزی و پیش بینی کار است(می
توان زمان مورد نیاز برای تهیه گزارش را نیز پیش بینی کرد)
صفحه 87:
مواردی که در تنظیم طرح باید رعایت شود:
- یادداشث مطالبی که به ذهن می رسد
- تعیین سرفصل مطالب و زیر بخش ها و مرتب کردن آنها
- انتخالب شیوه شماره گذاری فصل ها
- تعیین روش های مورد نظر برای گردآوری مطالب مورد نیاز برای تنظیم
گزارش
~ قهیه فهرسث اشخاصن؛ سازمان ها و مكان هايى كه بايد اطلاعات از آنها
دريافت شود
- تنظيم فهرست وسايل و ابزار كار
صفحه 88:
مرحله دوم. گردآوري مطالب
پس از تهبه طرح اولیه و تعیین دامنه موضوع باید به جستجوی منابع
پرداخت
برای تهیه گزارش اداری در مورد موضوعی مشخص بهترین منبع چه
می تواند باشد؟
سوابق و پرونده های مکاتباتی موضوع
روش های جمع آوری اطلاعات عبارتند از:
- روش مشاهده
- روش مصاحبه شفاهي
- روش مصاحبه كتبي[پرسشنامه]
- روش کتابخانه اي
صفحه 89:
مرحله سوم. تنظیم گزارش
اطلاعات جمع آوری شده را دسته بندی کرده و بر طبق
موضوعات مشابه تنظیم می کنیم.
ربط منطقی بین بند ها و عبارات از مواردی است که در اين
مرحله باید مورد توجه قرار گیرد
مرحله چهارم. نگارش و ارائه
نیم دیگر کار در اين مرحله انجام می شود
گزارش را چند بار خوانده و حداقل یکبار از دیدگاه خواننده آن را
ارزیابی می کنیم.
cs 2 ارزیابی گزارش هدف از تهیه گزارش را باید ملاک
قرار داد
صفحه 90:
گزارش مقدمه مناسبی نیز می خواهد. مقدمه ای که ضمن
جذاب بودن می بایست علت و انگیزه تهیه گزارش را ذکر
کند. در مقدمه باید اهمیت موضوع گزارش و محدودیت ها و
دشواری های تهیه گزارش نیز مطرح شود
۷فهرست منابعی که اطلاعات درون گزارش از آنها گرفته
شده است باید تنظیم و به پایان گزارش اضافه شود
۷ فهرست مطالب نیز تنظیم و به ابتدای گزارش اضافه می
0
شود
صفحه 91:
بخشهاي يك گزارش کامل
* بخش مقدماتي
- جلد به عنوان پوشش و نگهدارنده محتویات و برگ های گزارش
- صفحه عنوان که در آن نام و موضوع گزارش, نام ارگان یا واحد سفارش
دهنده(در صورت وجود)» تاریخ تهیه» و نام تهیه کننده گزارش نوشته می
شود
- صفحه تقدیر و تشکر که در آن اسا کسانی که به نحوی در تهبه و تنظیم
و دادن اطلاعات یا هر گونه کمک دیگری موثر بوده اند نوشته و از آنان
قدردانی می شود
- فهرست مندرجات شامل عناوین اصلی و فرعی و تیترهای مهم مطالب و
شماره صفحه آنها می باشد
- فهرست پیوست در صورت داشتن پیوست های متعدد به این بخش اضافه
می شود
- خلاصه گزارش در مورد گزارش های بلند نوشته می شود
صفحه 92:
* بخش اصلي(بدنه هر گزارش)
0.مقدمه: اطلاعات اولیه» انگیزه وهدف از تهیه گزارش و روش
کار نوشته شده و خواننده با نوع مطالب گزارش آشنا و به
خواندن آن ترغیب می شود
بدنه اصلي: شامل کلیات و تعاریف موضوع» سابقه یا
یخچه آن و ارائه اطلاعات و آمار که به تتاسب نوع گزارش
نوشته می شود
©. نتیجه گزارش: حاصل کار گزارشگر است و در آن به نکات
مهم گزارش اشاره مي شود. با توجه به نوع گزارش اين قسمت
می تواند تاکید بر اطلاع رسانی» بیان پيشنهاد. توجیه راهکار و
يا ارائه یک راه حل باشد
صفحه 93:
۶ بخش مراجعه(پاياني)
- فهرست الفبایی منابعی که در نهیه گزارش از آنها استفاده شده
- پیوست ها و ضمائمی که وجود آنها برای اطلاعات بیشتر
خواننده ضروری به نظر می رسد مثل نقشه» جدول, نمودار»...
۷ گزارش با امضاي گزارشگر به معناي پذیرش مسئولیت
مطالب اعتبار. مي یابد.
صفحه 94:
آراستن گزارش
٠ آراستگي ظاهري در جلب نظر و ایجاد رغبت به مطالعه نقش بسزايي
دارد
از طریق استفاده بجا از موارد زیر می توان آراستگی را فراهم کرد:
برجسته کردن نکات اصلي: نکاتی که در هر بخش از گزارش به
موضوع شکل می دهند باید برجسته شوند(با: خط کشیدن زیر کلمات؛
استفاده از حروف ایتالیک» بولت گذاری)
عنوان بندي مناسب: منظور از عنوان بندی تقسیم مطالب متن گزارش
است. چون اغلب افراد فقط عناوین را می خوانند یک گزارشگر حرفه
ای از عنوان بندی برای شناخت نکات اصلی گزارش بهره می گیرد.
رعایت نکات زیر در عنوان بندی ضروری است:
- هر عنوان باید به تنهایی قابل درک باشد
- هر عنوان بايد عصاره توضیحات زیر عنوان باشد
- عناوين بايد از لحاظ ساختاری به گونه ای باشند تا بتوانند ارتباط بخش ها
را نشان دهند
صفحه 95:
ساخت نکات بصري(جدول و نمودار)
جداول و نمودارها باید:
بجا به کار گرفته شوند
- تا حد امكان نزديك به محل اشاره قرار كيرند
- فرم و شكل مناسب داشته و طرح آنها ساده و قابل درك باشد
- كنترل شده باشند(امكان اشتباه در آن وجود نداشته باشد)
- داراى شماره و عنوان باشند(عنوان جداول در بالاى آنها و
عنوان نمودارها در زیر آنها نوشته می شود)
کاربردهای جداول و نمودار ها در گزارش:
- اطلاعات پیچیده را به سادگی و روشنی نمایش می دهد
- مطالب کسل کننده را برای مخاطب جذاب می US
- در خلاصه سازی مطالب موثر است
- بر نکات مهم مطلب تاکید می کند
صفحه 96:
استفاده از بند ها
بند عبارتست از مجموعه جمله هایی که یک فکر واحد را بیان مى
کند. بهترین وسیله برای نشان دادن طرح و ساخت گزارش بند است.
تورفتگی آغاز هر بند به نسبت ساير سطرها موجب پیدا کردن شروع
نوشته ای جدید است.
هر چقدر بندهای یک نوشته زیادتر باشد تنوع بیشتر» خستگی کمتر و
بهره گیری زیادتری ایجاد می کند.
موارد زیر بیانگر ضرورت استفاده از پاراگراف است:
- شکستن یکنواختی مطلب و ایجاد تتوع در نوشته
- کمک به درک تقسیم بندی موضوع
ارتباط بين بندها به اشکال زیر است:
- رابطه علت و معلولی
- رابطه مقايسه اى(بين دو ايده يا دو راه حل)
صفحه 97:
ويژگي گزارش خوب
مطالب صریح» روشن و در Cue حال مفید و مختصر ذکر شوند
گزارش های مفصل را تا حد امکان می بایست به اجزا و فصل هایی تقسیم
کرد تا خواننده راحت تر آن را مطالعه کند
از تکرار مطالب خودداری شود و کلمات غیر ضروری حذف گردند
پایه هاي گزارش بر استدلال هاي منطقي(محاسبات دقیق و روشن) بنا
شود(نتیجه گیری منطقی)
در صورت لزوم با ارائه پیشنهاد همراه باشد تا به تصمیم گیری کمک کند
لحن آن بايد عاري از تعصب. توهین» تمسخر و مبالغه باشد
قواعد درست نویسی در نگارش آن باید رعایت شود
در نگارش گزارش نشانه گذاري رعایت شود
از جدول و نمودار به موقع و بجا استفاده شود
نام گزارش, نام تهبه کننده» نام سفارش دهنده(در صورت وجود) و تاریخ
تهیه در صفحه عنوان آورده شود
گزارش به شکل مطلوب و در لفاف مناسب ارائه شود
صفحه 98:
چنانچه در مواردی رعایت سرعت و فوریت ایجاب کند می توان
گزارش را دست نویس ارائه داد
برای گزارش هایی که در فواصل زمانی معین تهیه و ارسال می
شوند باید دوره زمانی را نوشت:
كزارش هفتكى اداره.......از تاريخ........تا 8"
گزارش ماهانه ی اداره.......از تاریخ.....تا ی
اجزای تشکیل دهنده گزارش نیز مانند نامه های اداری است؛ با
اين تفاوت كه در بخش سرلوحه (سمت چپ) شماره گزارش درج
مى شود. در اين بخش به جاى تاريخ صدور نامه» تاریخ تنظیم
كزارش نوشته مى شود
صفحه 99:
گزارش های پر کاربرد در ادارات
* گزارش پیشرفت یا انجام كار(ادواري و فاصله آنها بسته به
مدت کاراست)
- مقدماتي(میزان پیشرفت کار/ محدودیت هاي سرراه/ چگونگي به
كارگيري امکانات)
- مياني(علاوه بر اطلاعات گزارش مقدماتي محفق مي تواند
چگونگي انجام بقیه کار و امکانات مورد نیاز(بودجه/ نيروي
انساني/ زمان) را پیش بيني کند)
- نهايي(محصول نهايي نیز مي باشد/ لازم است بیان مسئله
هدف» روش پیشینه» تحلیل یافته هاء نتیجه گيري و پیشنهاد
داشته باشد)
صفحه 100:
* گزارش رویداد: مجرايي براي ارائه اطلاعات درباره رويدادي
خاص مثل نمایشگاه ها» همایش ها و...
+ محتوي(ابتدا باید توصیف زمان و مکان واقعه و مناسبت آن(ارانه تصويري
كلي))
< ساختار(تابع ماهيت رويدادهاء بستر نشر آن و ابتكار نويسنده اش )
٠ لحن(توصيفي و به دور از انتقاد/ بيان مشكلات و محدوديتهاي رويداد(يا
رعايت انصاف) يس از يايان بخش توصيفي تحت نامي با همين مضامين مي
آید(نظر شخصي نویسنده))
صفحه 101:
۰ گزارش وضعیت: معرفي عملکرد» خدمات یا نظام مديريتي
سازمان ها یا مراكزبي که در سطوح مختلف اجتماعي»
فرهنگي یا علمي فعالیت مي کنند
* هدف گزارش وضعیت: آشنا کردن علاقه مندان براي بهره
وري بیشتر. از خدمات سازمان یا مرکز معرفي شده
٠ محتوي گزارش وضعیت: ابتدا تصويري كلي از واحد مورد
نظر و بعد شرح جنبه اي مشخص از آن(همه عملکرد یا
3 قسمتي از آن مانند خدمات» تشکیلات و..)
۷عنوان گزارش نشاندهنده دامنه و پوشش محتوايي آن
صفحه 102:
نشانه كذارى(نقطه كذارى)
صفحه 103:
مقدمه
منظور از ایجاد ارتباط.. ال
هرکس قصد ارتباط با دیگران را دارد باید افکار و اطلاعات خود را
به ساده ترین و بهترین روش ممکن به مخاطب منتقل كند
در ارتباطات گفتاری گوینده آن چه را که در نظر دارد به کمک لحن؛
آهنگ و سکوت به شنونده منتقل می کند اما در به کار گیری زبان
نوشتاری به جای آن از علائم و نوشته ها استفاده می شود
صفحه 104:
* نشانه گذاری یکی از اصول نگارش محسوب می شود زیرا
که مفاهیم جملات در طرز بیان آنها مشخص می شود و
تشانه گذاری در نوشته اين امکان را به خواننده می دهد که
آن را مطابق با مقصود نویسنده بخواند
* استفاده از نشانه گذاری در نوشته های اداری به منظور
درک و فهم درست مطلب بسیار حایز اهمیت است زیرا که
مخاطب اغلب به تصمیم گیری آگاهانه نیا دارد
صفحه 105:
طبقه بندی نشانه های مورد استفاده در نوشته های فارسی:
نشانه های مکث(نقطه/ دونقطه/ کاما/ نقطه زیرگول/ نشانه سوال/
نشانه تعجب)
کاربرد این نشانه ها القای وقفه و درنگ به هنگام قرائت متن است؛
بعلاوه قسمت های ساختاری متن را از نظر دستور زبان نمایش می
دهد
نشانه های جداساز(خط فاصله/ خط مورب)
برای جداسازی عناصر و اجزای کلمه» عبارت. جمله ومتن به کار می
روند
صفحه 106:
نشانه های در بر گیر(پرانتز/ گیومه/ کروشه/ آکولاد/ زیر خط)
معنای خاصی به جمله یا عبارت و کلمه می دهند. به عبارتی مقدار اطلاعات
آنها را تغییر می دهند
نشانه های ساختاربندی(نمادهای صریح و مشخصی ندارند بلکه به طور
ضمنی اطلاعاتی را به خواننده منتقل می کنندو در حکم راهنما هستند)
مثل
تورفتگی بندها/ نحوه شماره گذاری و تیتر بندی فصل ها/ برجسته کردن
موضوع هر بخش
صفحه 107:
(a
در پایان هر جمله کامل
اين گزبارش بسیار خوب تهیه شده است
بعد از کلماتی که به جای جمله مورد استفاده قرار می گیرد
موافقم. بسیار خوب.
يس از حروف اختصاری و یا خلاصه سازی اسامی
|| سایه
صفحه 108:
نقطه را در موارد زیر نباید به کار برد:
- هرگاه سیاههای از مطالب به صورت عمودی در پی هم بياید. در انتهای هر
ردیف از کلمات نقطه لازم نیست؛ مانند:
این گروهها عبارتند از:
مردان
زنان
کودکان
صفحه 109:
-سرفصلهای فرعی متن نیز هرگاه در سطری مستقل بياید. نیاز به نقطة پایانی
ندارد.
ویرگول )
ویرگول کوتاهترین درنگ در تداوم اندیشه و ساختمان جمله را نشان میدهد. و
اگر درست به کار رود بیش از هر نشانٌ دیگری سبب آسان خواندن و درک بهتر
نوشته میشود. مواردی از کاربرد ویرگول بدین قرار است:
صفحه 110:
-جملهٌ اصلی را از جمله تابعی كه معمولاً با لو "اما "ولی" "زیر و امثال
آن آغاز میشود جدا میسازد؛ مانند:
دربار؛ او اطلاع چندانی نداریم» ولی باید فرد صادقی باشد.
صفحه 111:
- پس از عبارات و اصطلاحاتی نظیر: آبرعکس"؛ از سوی دیگر" "در نتیجه .
آبه علاوه" آلیکن"» "با اين همه" آبدین ترتیب" آبه عبارت دیگرا آبه هر حال ":
"با وجود این" و امثال آن؛ مانند:
با این همه پرسش دوّم شما به قرت خود باقی است.
صفحه 112:
- هرگاه این کلمات و عبارات در میان جمله قرار گیرند؛ دو سوی آنها ویرگول
خواهد آمد؛ مانند:
برسش دوم شماء به هر حال؛ به قوت خود بافی است.
-برای جدا کردن سلسلهای از کلمات عبارات» يا جملات همستك؛ مالند:
مردان. زنان. و کودکان در میدان گرد آمده بودند.
وی جوان. فعال. و پر انرژی بود.
نیاز به کسی داشت که اهل سفر باشد. تعلقات خانوادگی نداشته باشده و به
درآمد اندک قناعت کند.
صفحه 113:
-باید توجه داشت که پیش از اخرین عنصر از این سلسله, علاوه بر ویرگول واو
عطف نیز افزوده میشود.
برای جدا کردن عطف بیان بدل, یا عبارات و جملات معترضه از جملةٌ
اصلی؛ مانند:
راهنمای ماء که پوستین بر تن داشت: پیشاپیش کاروان در حرکت بود.
صفحه 114:
-برای جدا کردن بخش خبری و بخش سوالی جمله؛ مانند:
روز خوبی است. مگر نه؟
-برای جدا کردن اجزای نامی که وارونه شده باشد؛ مانند:
پرتوی» محمد حسن
براى جدا كردن اجزای نشانی؛ مانند:
تهران. يوسف آباد. خيابان نوزدهم. شمارة ٠١
صفحه 115:
-وقتی بیم آن برود که جمله غلط خوانده شود؛ مانند:
پس از خوردن. شیر چند خمیازه کشید و به خواب رفت.
از نظر حسن؛ محمودی مردی استثنایی بود.
صفحه 116:
- وقنى عبارتی متعارض در میان جمله قرار گیرد؛ مانند:
AE! فرد. نه كلام اوء شایان توجه است.
اين راه. هرچند دشوار تنها راه منطقی است.
صفحه 117:
ویرگول را در موارد زیر نباید به کار برد:
- بيش از حرف عطفی که دو خبر متعلق به یک مبتدا را از یکدیگر جدا میکند؛
مانند: 1 ‘ ۲
سازمانها باید شبکههای مربوط به خود را طرّاحی کنند و به ارزیابی اطلاعات
بازیابی شده از آنها پپردازند.
صفحه 118:
نقطه ویرگول(؛)
این نشانه توقفی است کوتاه تر از نقطه و بلندتر از ویریگول
کاربرد:
زمانی که جمله از لحاظ دستوری کامل است اما رابطه فکری
با جمله بعد آن بیشتر از دو جمله ای است که بین آنها نقطه
قرار مى كيرد
امروز ديكر بايد برويم؛ شايد فردا بتوان اين كار را تمام كرد
صفحه 119:
دو نقطه ()
-برای نشان دادن عبارت با جملهای که معنای قسمت پیش از خود را گسترش
میدهد روشن میسازد يا با مثال و نمونه تشریح میکند؛ مانند:
جملهٌ ضعیفی بود: نه وحدت داشت و نه پیوستگی.
مردم در جستوجوی دو چیزند: صلح و رفاه.
صفحه 120:
پس از اصطلاحات يا عباراتی كه حاکی از شرح یا نقل قول باشد؛ مانند:
اين جهار کشور عبارتند از ايرانء پاکستان افغانستان. و ترکیه
سپس چنین ادامه داد: اگر حضور نمییافتی: نمى دانستم بايد جه كنم"
— برای بر شماری و تقسیم بندی:
مدارک لازم: گواهینامه تحصیلیء دو قطعه عکس
- بعد از کلمات توضیح خواه(البته با این شرط که در داخل جمله
قرار نگرفته باشند):
عبارئست از:
مانند:
به شرح زير:
براى كارمند وسايلى ازجمله: ميز و صندلى لازم است
صفحه 121:
علامت تعجب )1(
ان. علامت کل شته ا: ود
ین علامت. گذشته از تعجب. برای سایر حالات شدید عاطفی نظیر دعاء
التهافى وان اميد نج ; 7
لتماس. زنهار. امر نهی: تا کید نداء استهزاء و امثال ان نيز به كار مى رود؛ مانند:
جه زيبا!
صفحه 122:
كيومه (9")
گیومه dole OLE ly سخن نقل شده يا متمايز كردن كلمه. عبارت يا جملهاى
در نوشته به كارمى رود وكاربرد لاقي تارايت
براى مشخص كردن نقل مستقيم؛ مالند:
گفت: "من او را ديدهام".
- برای برجسته کردن عبارت یا واژه ای در میان جمله
امسال «پنج میلیون نفر» در نمایشگاه کتاب حضور یافتند
صفحه 123:
-برای نشان دادن ترکیب Ole دو کلمه با اصطلاح؛ مانند:
اوضاء اقتصادی - اجتماعی
CG
بیماریهای جسمی -روانی
-برای نشان دادن بریدگی کلمه در انتهای سطر مانند:
منشی -
گری ...
صفحه 124:
-برای نشان دادن حد فاصل دو محل؟ مانند:
قطار تهران - مشهد
-برای نشان دادن de> فاصل دو عدد (نظیر صفحات یک متن یا تاریخها)؛
مانند:
صفحات 209 9000
در سال های ۵060 6
ساعت: ©- 48
صفحه 125:
- برای تقسیم بندی اجزای یک مورد:
هیأت نظارت در برنامه آموزش دانشگاه:
- رئیس دانشکده ادبیات
- رئيس دانشكده علوم
براى نشان دادن تغيير ناكهانى يا شكستن استمرار سخن در جمله. يا بيانى
معترضه؛ مانلد:
آقاى رئيس كفتند- البته دستور دادند- جمعه هم به اداره بروم
-برای نشان دادن تکرار تأکیدی؛ مانند:
فرستادن مدارک - تمامی مدارک - تا تاریخ تعیین شده ضرورى مى باش
صفحه 126:
کمانک /پرانتز()
هركاه بخواهیم عددی را هم با حرف و هم با رقم نشان دهیم؛ مانند:
مدّعى است كه مى تواند كار را ظرف سی (To) روز تحویل دهد.
- براى نشان دادن تاريخ تولد و وفاتء يا وقوع یک رویداد؛ مانند:
محمد بن زکریای رازی (۲۱۳-۲۵۱ هق.)
جنگ جهانی اول (۰۱۹۱۸-۱۹۱۴)
- برای افزودن اطلاعات در وسط یا پایان جمله
با وجود گرمی هوا(00 درجه) سیستم های سرمایشی راه اندازی نشده اند
صفحه 127:
- برای اشاره به نام سابق
میدان توحید(دروازه قوچان)
-برای نشان اختصار تحیّت و سلام در مورد پیامبران و امامان؟ مانند:
حضرت محمد (ص)
حضرت علی (ع)
در مورد کمانک توجه به این نکات ضروری است:
۱. پیش از کمانک هیچگونه نقطه گذاری صورت نمیگیرد.
۲. هرگاه مطلب داخل کمانک و مطلب دستنوشته همزمان به پایان برسد نقطة
پایانی بیرون کمانک گذاشته میشود.
۳ در پایان مطلب داخل کمانک تنها علامت سوال و تعجّب را میتوان به کار برد
صفحه 128:
قلاب /کروشه [ ]
-برای نشان دادن اطلاعات افزوده به نقل قول» به منظور رفع ابهام یا تکمیل
ساخت نحوى جمله؛ tobe
"او [حسن ] نیز از جمله افرادی بود که در جنگ شرکت حست".
"نباید از آزادی [گریخت و ] به اسارت تن داد"
- به جای پرانتزی که باید درون پرانتز دیگر قرار گیرد. مانند:
(منشور ملل متحد در تاريخ ©© ژونن 61106056 تیرماه
به امضا رسید)
صفحه 129:
سه نقطه (...)
براى نشان دادن يك يا جند كلمة حذف شده؛ مانند:
آفرينندكّان شاهكارهاى جهانى عبارتند از: شكسييرء دانته:»
مولير و...
- برای محرمانه نگهداشتن نام اشخاص
آقای... گفت:
صفحه 130:
-هرگاه سه نقطه در پایان جملهٌ دستنوشته قرارگیرد نقطه پایانی جمله نیز به آن
افزوده میگردد؛ مانند:
داش آموز مسلمان آموزش ابتدایی را در مکتب فرا میگرفت ....
صفحه 131:
هرگاه بخواهند قسمتی از ابتدا یا انتهای مطلب را رها کنند
طبق ماده 2 قانون مجازات افشای اسناد محرمانه که مقرر
می دارد ...در مورد اسناد محرمانه به حبس از شش ماه تا
سه سال محکوم می گردد
صفحه 132:
علامت سوال(؟)
در موارد زیر به کار می رود:
در پایان پرسش مستقیم
بايد دید پرونده ای هم گم شده پا نه
-نشانه تکرار()
برای جلوگیری از تکرار کلمات مشابه که زیر یکدیگر نوشته می
شوند به کار می رود:
اداره کل امور اداری برای اقدام
0# » “مال ۰ ۰
صفحه 133:
نشانه آکلاد(0)
- برای معرفی اجزا و تقسیمات یک سازمان:
دانشگاه مشهد -
دانشکده علوم اداری
دانشکده الهیات
دانشکده علوم تربیتی
دانشکده ادبیات
- برای تعمیم دادن چند واژه به یک مورد:
نوشت افزار
مداد
کاغذ
تراش
ياك كن
صفحه 134:
نشانه ممیز(خط مورب)
برای نشان دادن اجزای تاریخ در نامه اداری:
999/9
در خلاصه نویسی به جای معادل(یا) استفاده می شود:
سرکار خانم/ جناب آقای
صفحه 135:
ستاره(*)
اين نشانه معمولا در موارد زیر به کار می رود:
برای ارجاع دادن به زیرنویس
به منظور جلب توجه خواننده به موضوعی مشخص
صفحه 136:
نشانه های ممنوع در نامه اداری
علامت تعجب چرا که نامه اداری رسمی است
علامت پرسش» و سوال در نامه اداری به صورت جمله
درخواستی(تقاضا/ خواهش) مطرح می شود (مگر در
گزارش های توضیحی و پرسشنامه ها که آوردن علامت
سوال ایرادی ندارد)
سه نقطه چرا که ایجاد شبهه می کند(مگر در نام جلاله
خداوند که آوردن سه نقطه مجاز است)
صفحه 137:
رزومه نویسی
ادی فرهنگستان زبان و ادب فارسی: کارنامک
صفحه 138:
چرا رزومه نویسی؟
برای رسیدن به مشاغل مورد نظر با ارائه سابقه کاری» تحصیلات» تجربیات؛
توانایی ها و شایستگی ها
مفهوم رزومه: نوشته ای به صورت خلاصه شامل سوابق کاری» تجربی» تحصیلی
و موقعیت اجتماعی شخص که با هدف شناسایی فرد به دیگران تهیه می شود
آیا رزومه همان اتوبیوگرافی(زندگینامه خود نوشت) است؟
خیر زیرا در زندگینامه خصوصیات شخصیی خانوادگی» محیط زندگی و وقایع آن
شرح داده می شود
۷گاهی رزومه توسط سازمان های ذینفع تنظیم می شود اما اطلاعات از شخص
مورد نظر گرفته می شود
صفحه 139:
2
جكونه رزومه اى تأثير كذار بنويسيم؟
بيش از تنظيم رزومه در مورد درخواست كننده(كارفرما) آن
تحقیق کنید و علاقمندی های آنان را مورد نظر داشته باشید
با دقت بنويسيد و اطمینان یابید هیچ ایراد دیکته ای یا دستور
زیانی ندارد
از افعال کنشی و زمان حال استفاده کنید
از تکرار کلمات و عبارات برهيز كنيد
در طول نوشتن رزومه از یک شیوه نوشتاری استفاده کنید
رزومه می بایست حداکثر در دو صفحه ۸4 تهیه شود
صفحه 140:
رزومه می بایست به گونه ای تنظیم شود که در نگاه اولیه چشم
نواز بوده و در فکس کردن یا اسکن کردن دچار مشکل نشود.
گذاشتن میزان فضای سفید به اندازه کافی در آن مناسب است
به منظور تاکید بر مطالب زیر آنها خط کشیده یا از بولت
گذاری استفاده كنيد
در صورت نياز نام معرف ذكر شود
به جنبه هاى شخصيتى خود مانند صداقتء امانتدارى» نوآورى»
توان تصمیم گیری» روح همکاری گروهی بیشتر بپردازید
صفحه 141:
از نوشتن مطالب شعارگونه و رایج مانند «هدفم فقط خدمت
به مردم است» «احساس وظیفه می کنم» پرهیز کنید
رزومه باید حالت رسمی و اداری داشته باشد. ضمن آنکه
کمال احترام را بجا می آورید برای شخصیت خود نیز
احترام قائل باشيد
در بيان تجربه و مهارت هاى خود اغراق نكنيد و توجه
داشته باشيد كه آنجه مى نويسيد بايد مستند و قابل دفاع باشد
مهارت هاى شغلى و علمى خود را با اصطلاحات علمى
همراه كنيد
صفحه 142:
فرم خام یک رزومه
» اطلاعات تماسی: نام و نام خانوادگی» آدرس و شماره تلفن تماس
خود را در بالای صفحه قرار دهید
۷ در صورتی که رزومه شما دو صفحه شد. اطلاعات تماسی را در
بالای صفحه دوم نیز درج نمایید
٠ اطلاعات شخصی: در برخی موارد لازم است که تاریخ و محل
تولده مذهب و وضعیت تأهل خود را نيز ذكر كنيد
صفحه 143:
* تحصیلات رسمی: ترتیب درج تحصیلات از بالاترین مدرک تحصیلی تا
پایین ترین آن است. در نوشتن تحصیلات می بایست نام دانشگاه(موسسه
آموزش عالی)» شهر و کشور محل تحصیل, گرایش» سال اخذ مدرک و
معدل درج گردد
* مهارت های تخصصی: نام موسسه ای که مهارت های مرتبط با رزومه
در آنها گذرانده شده است» همراه با نوع و سال اخذ مدرک آورده می
شود
٠ كاركاه هاء سمینارها و سایر آموزش هایی که مرتبط با موضوع تنظیم
رزومه ديده ايد نيز مى تواند ذكر شود
صفحه 144:
٠ سوابق کاری(سوابق نزدیک به زمان تنظیم رزومه): سوابق مرتبط
با موضوع تنظیم رزومه را درج کنید
در
این قسمت آوردن موارد زیر ضروری است:
زمان مشغول بودن به آن کار یا تصدی آن سمت به صورت از...تا...» یا
از...تاكنون.
سازمان ويا موسسه محل اشتغال با ذكر مكان جغرافيايى
عنوان شغلى يا يستى مورد تصدى
وظایف شغلی مرتبط همراه با مهارت های لازم کاری و در صورت لزوم
تجهیزات یا نرم افزارهایی که با آنها كار مى كرده ايد
پاداش هاء ارتقا ها و سایر موارد مثبتی که در طول زمان تصدی آن شغفل
به آنها دست يافته ايد
صفحه 145:
اصول نگارش در نوشته هاي اداري
چرا؟
*اصل ساده نويسي: منظور نزديك کردن زبان نگارش به زبان گفتاري
است و هدف عامیانه نويسي نیست
موارد زیر مي تواند در رسیدن به اصل ساده نويسي موثر باشد:
به کار بردن واژه هاي ساده و قابل فهم
بكارگيري معادل هاي رایج فارسي براي کلمات خارجي و عربي و
استفاده کمتر از اصطلاحات دور از ذهن
پرهیز از خودنمايي و فضل فروشي
پرهیز از ابهام گويي و ملاحظه كاري هاي اداري
صفحه 146:
* اصل کوتاه نويسي: شرح و تفصیل اضافی» توصیف های مکرر و
غیر لازم» باعث دشواری در فهم پیام اصلی می شود
در کوتاه کردن نوشته هاي اداري موارد زیر موثر مي باشد:
۶ در صورتي باید نوشت که چيزي براي گفتن وجود داشته باشد
<< قبل از نوشتن» پیام اصلي مشخص شود
۶ از شرح جزئیات غیر لازم(دلایل فراوان برای خواسته خود)
بيرهيزيد
خ< لغات کمتر در ذ
شته هاء جدي بودن خواسته را مي رساند
صفحه 147:
براي مقدمه نامه يك یا دو جمله کوتاه كافي است
پیام واضح ارائه شود
۶ از چند واژه مترادف مناسب ترین انتخاب شود
2 حد بالاي جمله حدود 20 کلمه است
۶ در lS IG aa جمله معقول است
& يك بند 4960 کلمه اي مطلوب است
نکته: هدف نوشته فداي کوتاه نويسي نشود
صفحه 148:
* اصل پاکیزه نويسي
به کار بردن زبان در مسیر تحمیق مخاطب. پایه هاي باور و
صداقت را متزلزل و ارتباطات اداري و اجتماعي را به
انحراف مي کشاند
از عوارض دیگر به کار گیری نادرست واژه هاء رواج توهين»
تحقیر و تمسخر است: اتهام هایی نظیر بی سوادی ناآگاهی»
نداشتن فرهنگ و ادب و شخصیت از جمله واژگانی است که
در پاسخ رسمی به منتقدین سازمان ها به وفور دیده می شود
صفحه 149:
تهدید کردن مخاطبین و متصدیان امور نیز در ادبیات برخی
نامه های اداربی رایج است: دیدن عباراتی نظیر «بدیهی است؛
در غیر اینصورت...» در پایان برخی نوشته های اداری
گویای همین مطلب است
صفحه 150:
٠ اصل فارسي نويسي
آيا به کار بردن واژگان غیر فارسی» موجودیت زبان را به
خطر می اندازد؟
آیا می توان گفت به کار گیری واژگان خارجی به کارآمدی و
گسترش زبان فارسی کمک می کند؟
منظور نگارشي است که در آن از کلمات عربي و خارجي
کمتر استفاده شده باشد
صفحه 151:
* اصل مستدل نويسي
در نوشته هاي اداري باید سعي شود دلايلي که منجر به ارائه
aly اصلي مي شود قابل دفاع باشد
آوردن دلایل واهی و بزرگ نمایی برخی مشکلات سبب
خوار و بی مقدار شدن نویسنده در نظر خواننده می شود
يس بايد بر مبناي واقعیت هاي اداري و به دور از انتقام جويي
و غرض ورزي هاي احتمالي باشد
صفحه 152:
در نظام اداری صرفا قوانین و مقررات حاکم است و نگارش
مطالب خلاف واقع يا جانب دارانه می تواند تخلف محسوب
شود و نویسنده و امضا کننده نامه را درگیر مسائل حقوقی
us
صفحه 153:
٠ اصل درست نويسي
cule) .0 دستور زبان فارسي(قواعد ساخت جمله ها)
LO رعایت دستور خط فارسي(نداشتن غلط املائي)
۶ اصل رسا نويسي
هدف اصل رسا نویسی درك درست خواننده از منظور نویسنده مي باشد
رسایی نوشته و روشنی بیان و سهولت درک با رعایت موارد زیر ممکن می
شود:
0 نداشتن ابهام
6 رعایت نشانه گذاري
صفحه 154:
* اصل گزینش واژه
۷ هر چه دامنه لغات نویسنده گسترده تر باشد» تسلط او بر بیان
افکارش بیشتر است
در گزینش بهترین واژه رعایت موارد زیر ضروري است:
<< معیار درستي» واژه نامه هاي معتبراست.
& کلمه باید با زبان رسمي هماهنگ و با اصول آن سازگار باشد
واژه نه باید فني و خاص باشد و نه عامیانه» مگر آنکه سبک
چنین اقتضا کند. باید حد اعتدال رعایت شود تا مخاطب با واژه
های نوشته راحت ارتباط برقرار کند
صفحه 155:
باید کلمه درست و دارای بار معنایی مناسب انتخاب شود
اين جانب
بدين وسيله
۷" واژه باید با توجه به نوع نوشته و نیز نوع مخاطب انتخاب شود
۷ چنانچه نویسنده نوشته های اداری از واژه های جدید استفاده می
كند بايد معنای درست آنها را بداند:
فرآیند» برآيند» روند» چالش» راستا
یکی از آفات واژه گزینی در زبان امروز گرته برداری(تقلید
محض از یک زبان خارجی در گزینش واژه ها) است
صفحه 156:
واژه های درست 9 نادرست
۶ اقدام کنید» ملاحظه کنید» دستور دادند» ارائه کردند
که فدای مودبانه نویسی می شوند: اقدام نمایید» ملاحظه
فرماييد» دستور فرمودند» ارائه نمایید که صحیح نیستند
» مذکور(پیشتر ذکر شد) با کلمه فوق نباید باهم نوشته شوند:
هیچ برنامه ای با عنوان مذکور در فوق...
* کارمندان همه تلاش خود را به نمایش گذاشتند(انجام دادند)
از حوصله ای که نشان دادید(کردید)» سپاسگزارم
تحقیقات نشان داده اند(در تحقیقات نشان داده شده است)
صفحه 157:
* «اقدام لازم را مبذول فرمایید» چون مصدری به نام اقدام
فرمودن وجود ندارد به کار بردن آن صحیح نیست
٠ مصدر «همکاری داشتن» اشتباه است
به جای «بهترین همکاری را داشته ایم» باید نوشت: به
بهترین شکل همکاری کرده ایم
۰ گزارش ها نه گزارشات
* به جای واژه «عدم» از «نبود» یا «بی» استفاده کنید:
بی توجهی بی علاقگی» نبود نقدینگی
صفحه 158:
شيوه نود شتن عدد در نوشته
عدد و رقم در دستور زبان يكى از انواع كلمات محسوب مى
شود
مثال: وقتی می گوییم پنج روز کلمه پنج عدد و روز معدود
نامیده می شود
اعداد به چهار دسته تقسیم می شوند:
اصلی
ترتیبی
کسری
صفحه 159:
* اعداد اصلی(اساس شمارش را تشکیل می دهند)
به اعدادی که از ترکیب اعداد اصلی ساخته می شوند اعداد
ترکیبی هم گفته می شود
۰ اعداد ترتیبی(نشان دهنده مرتبه معدود می باشند)
اعداد ترتیبی رااعداد وصفى(بيان كننده حالت) هم می as
© اعداد كسرى(قسمتى از اعداد صحيح كه جزثئى از مقدار معين
را نشان مى دهند): ينج صدم
* اعداد تقریبی(نشان دهنده تفریب و تخمین اند)
"زمانی مورد استفاده قرار می گیرند که نویسنده در بیان واقعی
تردید دارد: دو سه هزار نفر
صفحه 160:
اعدادي که باید با رقم نوشته شوند
- اعداد با "واو" (©©)
- مبلغ
- مقیلس
- تولد و وفات
- شماره اوراق بهادار
- شماره صفحه کتاب
- ساعت
- شماره ماده قانونی
- تاريخ
در نوا تاريخ مى توان نام ماه.را به
جای شماره آن نوشت
اعدادي که باید با حروف نوشته شوند
- اعداد يك رقمي: یک سازمان
- اعداد بي“واو»
- آغاز سطر
- اعداد ترتيبي:فرن چهاردهم
۷ شماره همایش ها و کنفرانس ها با
اعداد ترتیبی نوشته می شوند
- اعداد كسري
- اعداد تقر؛
- اعداد خبر آماري: ده بار تذكر دادم
- اعداد ترکیب شده:آچار چهارسو
جولن بيست ساله
” جهار سو و بيست ساله عدد نيستند
صفت اند
صفحه 161:
اعداد درشت:
مي توان از روش تقطیع بهره جست(هر سه رقم را در رديفي
قرار داد و طبقه آن را در کنارش نوشت)
مثال: 40600 میلیارد
اعداد هزاري و ميليوني که میان آنها فاصله تقريبي وجود
دارد بايد با واژه هاي هر طبقه تکرار شوند
مثال: سالانه 060 میلیارد تا 060 میلیارد نخ سیگار در ايريان
مصرف مي شود
صفحه 162:
مقدمه
به نظر شما هر نوشته اداری نشان دهنده چه چیز هایی است؟
دانش اداری» اندیشه» توان تجزیه و تحلیل مسائل و به طور کلی
شخصیت تهیه کننده آن مکتوب
يس کوشش تمام برای تهیه یک مکتوب صریح و رسا مفید به نظر می
رسد. آشنایی با فرهنگ اصطلاحات اداری و کاربرد دقیق واژه ها یکی
از عوامل مهم در روابط اداری صحیح است
مكاتبات غير اصولى چه پیامد هایی دارد؟
موجب اتلاف نیرو و هزینه و اجابت نشدن درخواست ها و موثر واقع
نشدن پاسخ ها و در نهایت نشانگر ضعف مدیریت در یک سازمان است
مهم Cy yi خاصیت نامه اداری چیست؟
قدرت اطلاع رسانی آن است و باید با یک بار خواندن درک شود
صفحه 163:
کاربرد صحیح برخی واژه ها در نوشته های اداری
«استحضار»
هرگاه مخاطب نامه اداری یک رده بالاتر از فرستنده باشد به کار
می رود
«حسب الامر» در معنای بر اساس» برابر؛ بر طبق» بر وفق» بر
حسب
برای ابلاغ و اوامر یا دستور های مقامات بلند پایه به منظور
مشخص کردن این نکته که دستور از سوی چه مقامی صادر شده
و ضرورت اجرای آن کدام است» مورد استفاده قرار می گیرد
واژه های نادرست: حسب الفرمایش/ حسب الخواهش/ حسب
الفرموده
واژه های جایگزین: بنا به دستور/ بر اساس/ بنا به امر
صفحه 164:
«ایفاد می شود/ ایفاد می گردد»
پرای ابراز ارادت و احترام به جای تفدیم می شود و يا ارسال می
گردد به کار می رود
«مقرر فرمایید»
این ترکیب بیان کننده معنای «ترتیبی اتخاذ شود»» «بررسی
کرده»» «اقدام کنید» است
برای مشخص کردن دستور اداری برای مقامات صاحب اختیار از
این ترکیب فعلی استفاده می شود
معمولا این دستورها از سوی مقام بالاتر به مسئول پایین تر نوشته
می شود و اعلام نتیجه اقدام از مخاطب خواسته می شود
صفحه 165:
Rian aot توصیههای نگارشی
Subse و کلیشهنویسی: هت است در نامدهلى ادراى از نوشتن كلماث اضافى و عبارتهايى که معنى
be املاعاتى خاصى بدارند, ببرهيزيم. همجنين, هر خد امكان بايد از تعارفهاى غيرضرورى يككاهيم و
بهجای عبارتهای کهنه و طولانی؛ از معدلهای طبیعیتر و راحتتری استفاده کنیم.
اقدامات لازم را معمول داشتن/ اقدام بهعمل آوردن -+ اقدام کردن
۰
بهرشته تحرير درآوردن > نوشتن
۶ حضور بدهم رسانيدن -> حاضر شدن
مورد آزمايش قرار دادن -4 byl كردن/ مورد آزمايش:قرار كرفتن-> آزمايش شدن
مورد بررسى قرار كرفتن © بررسی کردن
» بهتماشانشستن + دیدن
بدمورد اجرا كزاردن -> اجرا كردن
Jeb all كردن © دريافتن) فهميدن
مورد تعقيب قرار دادن -> دنبال كردن
صفحه 166:
۲ - کاربرد صحیح كلمدها و تركيبها: امروزه. كلمدها و ترکیبهایی در
که معمولاً از لحا
بنابراين؛ بايد هنكام استفاده از این
نكارش متون فارسى رواج يافته
اخط معتایی اشتباه أست و بهغلط. به جای معادل برخی کلمهها و ترکیبها به کار میرود.
موارد - و بهمنظور اجتناب از اشتباه - بهمعنا و کاربرد صحیح آنها
و ناروا بپرهيزيم.
توجه کنیم و از استعمال ترکیبهای غلط
گسمیرود. که.. (صحیم: :
راهتمایی و رانندگی (صحيح: راهتمابى رانتدكى: راهتمابى كردن در امور رانتدكى)
۶ در ارتباطا در را ار درمورد. درخصوص)
SATS (سحیم: دموا
فاكتور (صحيح: عامل)
۰
ابطه با (صحیح: درب
زیر سژال بردن (صحیح: تخریب
کردن)
کسی یا موضوعی, مورد شک یا تردید قرار دادن. بیاعتبار
صفحه 167:
۳- فعلهای نامناسب: بهتر است در به کار بستن افعال در جملهها: فعلها را در معنای اصلی خود بهکار
* مىشود بدجاى میکردد
* کرد بهجای نمود
كُنْد بهدجاى نماید
5 شاخ بدجاى درست كردن
* _ كشتن بدجاى تغيير وضعيت دادن
* . است يدجاى مىباشد أفردى كاردان اسث. (ص) فردى كاردان مىياشد. (غ)]
- جملههای موكب: جملهها بايد تا سرحد امكان كوتاه و مستقل باشند. استفاده بىدليل از «واو» عطف یا
اوه بر اينكه خواندن و درك مطلب را دشوار میکند. تويستده
۴
خواندن آن دشوار میشود» بايد آن را
حروف ریط و اتصال جملهها بدیکدیگر.
را هم بهاشتباه میاندازد. اگر عبارتی چنان طولانی است که
از دهم تا دوازدهم شهریور ادامه
بهچند واحد گفتار تقسیم کنیم.
۰ میناری که روز گذشته بهمناسبت هفته بانکداری اسلامی که |
داشت بركزار شد يا سخنرانى معاون وزير امور اقتصادى و دارليى كه حامل بيام وزير امور اقتتصادى
و دارایی بود شروع بهکار کرد.
-دهم تا دوازدهم شهریور -برگزار شد. با
همايش كه ديروز بهمناسبت هفته بانکداری اسلامی
ن همایش پیام وزیر اقتصاد خوانده
غاز یهکار کرد؛ در
سخنان معاون وزیر امور اقتصادی و دارایی 7
شدا قرائت شد.
صفحه 168:
آن مرد که در همسایگی ما خانه داشت و بیمار بوده بهبود یافت. (غ)
115
جملدهايى كه افعال آنها مركب است. بايد سعى كنيم تا ميان اجزاى
۶ - فاصله ميان اجزاى Ja مرکب: در
بین اجزای فعلهای مرکب موجب دیرفهمی یا بتدفهمی-
ae فعل فاصلة إيجاد تشود زیر قاصلة ادا
خواننده میشود.
استاد بهاختصار مطالب تهیه شده دربره بیماریهای مزمن را برای دانشجویان بيان كرد.(غ)
۶ استاد مطالب تهیهشده درباره بیمریهای مزمن را برای دانشجویان بهاختصار بیان کرد.(س)
5 رک برای موفقیت نهاز بهتلاش و پشتکار دارد. (غ)
Cees ۴ موفقیت بهتلاش و پشتکار نیاز دارد. (ص)
صفحه 169:
ژههای هممعتی
ت براى نا ادت از وا
eo oe eae ا ا Boece
ده کنيم.آوردن وزههای هممعتی تأثیر کلام را از بین میبرد.
تبریک و تهنیت
لازم و ضروری
و
*._ سیل و اسان
ای بیگانه: اکر واژههای بیگانه معادل مناسب و جافتادة فارسی دارند. نیاید
as
ویزا > روادید
5 کنفراتسی > همایش
فاكس -> دورنكار
۶ اتومبیل سه خودرو
أرشيو -> بايكانى
ياسيورت -> گذرنامه
*_ ترمینال -> پایانه
صفحه 170:
توصیههای دستوری
جه وصفی با 0 وصنی»
صیفههای صرف فمل بط كامل استفاده كنيم و عبارت وصفى بدكار نبريم.
glottal aN 5 رسيدهرابررس كرده آنها را تحويل كرفته براى ثبت eS pil bil )2(
(pasa ppt bp as uray cbc +
هر محموةيا من تماس گرفته. بهدیدنم آمده. مدارک را بهمن تحویل داد. (غ)
© محمود با من تماس كرفت, بهدیدنم آمد و مدارک را تحویل داد. (ص)
صفحه 171:
١ - حذف فل: معمولاً خطاى رايج در نامههای ادری, حذف نادرست فمها,ب خصوص صیفههای مختلف
مصدرهاى «أستن, كردن شدن» است. لبه, حذف فعل اگر بدقرينه باشد. كاملاً مجاز و حتى مطلوب
است. حذف بدقرينه يعنى اينكه فعل مشترك جند جمله معطوف بديكديكر را فقط در جمله آخر
بياوريم. ولى حذف بدون قرينه مجاز نيست و بايد از أن بدشدت يرهيز كرد.
(pV Sal siding g [al را خوانده BE على ۶
0 من كتاب را قبلا خريده [ بودم ]و بههمکارم هدیه کردم. ()
۳ - تطابق فعلها؛ باید دقت کنیم ادلی که بههم عطلف مىئكنيم: أزنظر زمان: شخص وعدده همپایه باشند.
۰ در تاریخ سینمای کشوره تعداد فیلمهایی که باین مقوله پرداخته باشد, اندک هستند. (غ)
* در تریخ سینمای کشور تعداد فيلمهابى كه بداين مقوله برداخته باشدء اندك است. (ص)
٠ یکن از دلايل علاقة من بدموسيقى سنتى اين است كه با شنيدن آنء احساس آرامش مىكنيد. (غ)
* يكي از دلايل علاقة من بدموسيقى سنتى أبن لست كه با شنيدن آنء احساس أرامش مىكنم. (ص)
صفحه 172:
یادآوری: اصل کلی بر این است تا در جملههایی که نهاد آنها مفرد است, فعل با شناسه مفرد و در جملاتی
که نهاد آنها جمع است. فعل با شناسه جمع باید. ولی, گاهی در موارد زیر از این قاعده پیروی
نمیشود:
# ديروز مديرعامل در جمع كاركنان سخترانى كردنة eo ؛ ديروز مديرعامل در جم
کارکنان بخنرانی کرد)
le براي خود, نهاد جمع ميآوريم و بهبيروى از آن» فعل با شناسه جمع
8 ما هفته قبل كزارش را تحويل داديم. (يعنى: من هفته قبل كزارش را تحويل دادم)
- هنكام احترام بدمخاطبه از نهاد و فعل با شناسه جمع استفاده مىكنيم.
(يعنى: تو در جه سالى استخدام شدى؟)
صفحه 173:
با هل غير جار شي هرك دجم رجا بش روش زیر عل ینیم
| برلى نهاا مفرف فعل با شناسه مفرد مىآيد.
61-1 نهاد جمع lS go fa ath بدهر دو صورت مفرد و جمع بيايد.
# ماشینها تعمیر شد. # ماشینها تعمیر شدند.
صفحه 174:
چند نکته مهم
ن فعل را
الف) براى نهادهابى مانند هيجيك. هیچ کدام. هریک, هرکدام که اسم میهم هستند - میتوان
شناسه مفرد و جمع آورد.
۶ هیچ کدام از ماشینها فروخته نشد. میچکدام از ماشینها فروخته نشدند.
ele ee net مردم: تيب هینت و سایرآگربهصورت مفرد يدكار رونده فعل أنها يا شناسة
مفرد. و اگر بهصورت جمع بهکار رونده فعل آنها با شناسه جمع مىآيد.
© ملت يشتوانه دولت است. * ملتها پشتوانهدولت (دولتها) هستند.
یادآوری: در میان اسمهای جمع. فقط «مردم» هميشه با فعل جمع همراه است.
© مردم ایران همواره حامی دلاورمردان و ورزشکاران این مرز و بوم هستند.
* مردمان گذشته صفا و صمیمیت بیشتری داشتند.
چ) اگرنهاد بیش از یک اسم مفرد باشد و با حرف ربط «و) بهاسم بعدی عطف شده باشد. فسل با شناسه
Rye
8 مديرعامل و قاثومقام G3 428
بازدید کردند. 7
صفحه 175:
۴ - آمیختن مصد a a oi ۳
اگر کلمات عربی را بهصورت اسم بکار بریم» میتو
حاصل را صرف
حالت متو تن
برأى استخراج كردن معنى كلمه. از لفتنامه استفاده كنيد. (غ)
استعمال كردن دخانيات ممنوع است. (غ)
اجتهاد كردن در مباحث فقهى, كار مقلد نيست. (غ)
حالت فحلى:
ne ی (Ge) Nes gl pel aad A lp ants
1ك ات ات در
= اجتهاد در مباحت فقهی. کار مقلد نیست. «ص)
صفحه 176:
: : نزدیکنربهفسول
- نشانه مفعول واسطل: در موی که نشل مول صريع SNS ab sth
اد بعد أ قعل رگ نآرد 0
نبت شما این نب که ملد رش بنوهشرهاى علمى نفش مؤثرى لاأثسته ب
الراك فى وت در ع اك
Sexe
* نبت شما رادر لتر ين كاب كه
ew کم اص)
ى لاشنه wil
SH ol a tay pals
صفحه 177:
7 - صورت مجهول: بهتر اين ست تا آنجا كه مىتوانيم از جملهبندىهاى معلوم و صحيح استفاده كننيم
اين بدان معنى نيست كه نبايد از صيغه مجهول افعال استفاده شودء بلكه جملههاى معلوم ارجحيت
بيشترى دارد.
* مدير سازمان» كاركنان ساعى رأ تشويق كرد. (معلوم)
* كركنان ساعى تشويق شدند. (مجهول)
* ناشر, كتاب تاريخ را منتشر کرد. (معلوم)
٠ كتاب تاريخ منتشر شد (مجهول)
سیاد ور گاي در جمهبی که فعل بسچ اتب لاب انسیا توس ال لیب
کر میکنيم.این گنه جملات غلط هستند وب
*_ کارکنان ساعی توسط مدیر سازمان تشویق شدند. (غ)
کتاب تاریخ بهوسیله ناشس منتشر شد. (غ)
صفحه 178:
Seat درس کررن مشفل سخت و نآرد تصویب شد. (غ)
اجه بزنشستگی پیش از موعد (زودهنگم)کارگران مشاغل سخت و زیانآوره تصویب شد. (ص)
خيابانهاى .. ترافيك سنكينى را در خودشان جاى دادداند. (غ)
خيابانهاى ... ترافيك سنگینی دارند. (ص)
صفحه 179:
ee
د مذكر و مؤنث وجود ندارد. بنابراین؛ آوردن :
ارال رس ل عر مسري للع نكر وسقت ربو رد : بای HITE
- ف کلمه فارسی باشد 3 oa
۱ را موموف مت بوه بان عبی یهد دی که موص و 106
فلارست است.
sally HE محترمه أمور ake نام مو,
bye Ge OF زن شاعره
poe tally eo?
اما محترم» أمور جارى, نامة مورخ» موضوع “ll 55 co
dos Spe gg منت ربج در زین فرسیمانند: هیأت مدیره canny OL
og مجریه, قوه مقننه مدینه
خارجه و ساير بههمین صورت اشکالی ندارد.
asl op ane SP منوره؛ مكبه مكرمه. وزا ت امور
صفحه 180:
منابعی برای مطالعه بیشتر
اميدي» مصطفي. مکاتبات اداري با رويكردي نوین. تهران:
امینان» 196
عبائیان. غلامحسین. نگاهي تازه به نگارشهاي اداري با
تكيه بر سادهنويسيء كوتاهنويسي و درستنويسي براي
فراگیران دورههاي آیین نگارش و مکاتبات اداري. تهران:
فرمنش» 4909
مرد آزاد ناوء بهزاد. اصول نگارش مکاتبات اداري. رشت:
گپ» 496 ۱