بهترین ارائه‌های پاورپوینت نباید به خاطر سپرده شوند. در عوض، باید به پس‌زمینه بروند و شما و پیامی که سعی در انتقال آن دارید را پشتیبانی کنند.

اما چیزی که به‌صورت عامل حواس‌پرتی به چشم می‌آید، یک ارائه‌ی پاورپوینت بد است. یک پاورپوینت بد چه میلیون‌ها خط نوشته، جریانی ازهم‌گسیخته، تصاویر زشت، یا طراحی بد داشته باشد، از کل پیامی که می‌خواهید انتقال دهید می‌کاهد (و درعین‌حال اعتبار خود شمارا به‌عنوان فردی حرفه‌ای یا سخنران تضعیف می‌کند).

این مقاله شما را از موضوع اولیه تا نحوه‌ی ساخت یک ارائه‌ی پاورپوینت اثرگذار راهنمایی می‌کند و همه‌ی مطالب در این میان را پوشش می‌دهد. این راهنمایی‌های ارائه‌ی پاورپوینت در دسته‌هایی مرتب‌شده‌اند تا بتوانید مستقیماً به سراغ توصیه‌هایی که نیاز دارید بروید و زمانی که آماده‌ی گام‌های بعدی هستید برگردید.

همچنین، کتاب الکترونیک رایگان راهنمای کامل ساخت ارائه‌های عالی را دانلود کنید. این کتاب به شما در کل روند ارائه کمک می‌کند، و راهنمایی‌هایی که در این مقاله می‌خوانید را پیش‌تر می‌برد. یاد بگیرید که چگونه ارائه‌هایتان را بنویسید، حرفه‌ای طراحی کنید، و آن را برای ارائه‌ای قوی آماده کنید.

چه چیزی یک ارائه‌ی پاورپوینت را اثرگذار می‌کند؟

دانستن نحوه‌ی کار با پاورپوینت و سریع کار کردن با آن مفید است، اما مهم‌تر این است که ارائه‌ای خوب بسازید که تمام اهدافتان را برآورده کند، و آن را به‌طور مؤثری عرضه کنید. یک ارائه‌ی پاورپوینت عالی باید:

• آماده‌ی برنده شدن باشد: تحقیق‌شده، برنامه‌ریزی‌شده و حرفه‌ای آماده‌شده باشد تا بتوانید پیام صحیح را به‌طوری مؤثر به مخاطبانتان عرضه کنید.
• به‌درستی طراحی‌شده باشد: با نکته‌هایی که مصور شده و ازنظر تصویری برجسته باشند، بدون اینکه مخاطبان را گیج کند یا پیامتان را بی‌مورد پیچیده کند.
• تا حد بی‌نقصی تمرین شده باشد: تکرار شده و زمان‌بندی‌شده باشد تا نکات موردنظرتان همان‌طور که تمرین شده‌اند به مخاطبانی که حضور دارند عرضه شوند.
• با توازن عرضه شود: با آرامش درونی و تجسم بیرونی اعتمادبه‌نفس ارائه شود درحالی‌که حرارت، هیجان و انرژی منتقل می‌کند.
• عاری از اشتباه: بدون قطعات هنری بی‌کیفیت، خودنمایی غیرضروری، اشتباه‌هایی مانند خواندن از روی صفحه، و سایر مشکلاتی که به‌سادگی می‌توان از آن‌ها اجتناب کرد.

این مقاله را راهنمای جامع خود بدانید. ما نگاهی خواهیم داشت به آماده کردن ارائه‌تان، چگونگی طراحی آن در پاورپوینت، و همچنین چگونگی تمرین و عرضه‌ی موفق در زمان ارائه. همچنین به کارهایی که نباید در ارائه‌ی پاورپوینت انجام دهید خواهیم پرداخت تا بتوانید از هر اشتباه بزرگی دوری‌کنید.

نکته: ما تعدادی از تم‌های ارائه‌ی باکیفیتمان از GraphicRiver را در این پست نیز استفاده کردیم، ازجمله تم محبوب Marketofy (که در زیر نشان داده‌شده است).

اگر در ساخت ارائه‌ای با طراحی خوب دچار مشکل شده‌اید، یک تم پاورپوینت خوب می‌تواند در دستیابی به نتایج خلاقانه و حرفه‌ای که به دنبال آن هستید کمک کند.

حالا نگاهی داشته باشیم به این راهنمایی‌ها برای ارائه‌های پاورپوینت مؤثر.

راهنمایی‌های عالی برای آماده ساختن پاورپوینت – برای شروع درست

پیش از اینکه حتی پاورپوینت را بازکنید، به این موارد بپردازید. این راهنمایی‌ها اطمینان حاصل می‌کنند که کاملاً برای ارائه‌تان آماده‌اید.

۱. مطالب خود را بشناسید

ارائه‌ی شما تنها درباره‌ی اسلایدهایتان نیست. بلکه درباره‌ی پیامی ست که می‌خواهید منتقل کنید. پیش از اینکه آمارها، حقایق و اعداد را وارد کنید، به مطالبی که می‌خواهید مطرح کنید، دلیل و ترتیب آن‌ها فکر کنید.

۲. به‌تفصیل بنویسید

در Word یا Google doc شروع کنید و تمام ارائه‌تان را مانند داستان یا فیلم‌نامه‌ای بنویسید تا به شما ایده‌ای از نحوه‌ی جریان یافتن اطلاعات ارائه‌شده، و نحوه‌ی دیدن شدن آن از سوی بینندگان در توالی، بدهد. کل رویه‌ی نوشتن را یاد بگیرید:

چگونه ارائه‌ی پاورپوینت حرفه‌ای بنویسیم

۳. مهم‌ترین موارد را برجسته‌سازید

ارائه‌ی پاورپوینت تنها مهم‌ترین قطعات را شامل می‌شود. هر کاری کردید که به مطالب فعلی انجامیده – یک تحقیق، پروژه‌ی کاری، طراحی تولید جدید – لازم نیست کاملاً به اشتراک گذاشته شود. نکات کلیدی را انتخاب کنید، و بقیه موارد را در “ضمیمه” جای دهید تا در انتها در جلسه‌ی پرسش و پاسخ به آن‌ها رجوع کنید.

Bolding

۴. مخاطبانتان را بشناسید

نحوه‌ی صحبت کردن در اتاقی پر از افراد حرفه‌ای در حوزه‌ی پزشکی باید با نحوه‌ی خطاب قرار دادن اتاقی پر از کارآفرینان جوان متفاوت باشد. درواقع همه‌چیز متفاوت است. انتخاب موضوع، زبانی که به کار می‌برید، مثال‌هایی که برای مجسم ساختن نکات موردنظرتان به کار می‌برید، و شوخی‌های کوچکی که به کار می‌برید باید به‌طور ویژه ‌بر اساس مخاطبان هدفتان تعیین شوند.

شناخت خوب از مخاطبانتان – ترس‌ها، خواسته‌ها و مطالباتشان – اولین گام به‌سوی ساخت ارائه‌ی پاورپوینتی است که آن‌ها متقاعد کند.

چگونه ارائه‌ی پاورپوینتی متقاعدکننده بسازیم

۵. تمرین کنید! (بله، از همین الآن)

هیچ‌وقت برای عادت کردن به ریتم ارائه‌تان، و یادداشت برداشتن از نکاتی که می‌خواهید بر آن‌ها تأکید کنید، زود نیست. با بلند بیان کردن مطالبتان، نوعی “حس” به مطالب پیدا می‌کنید و متوجه می‌شوید که برخی موارد خوب اجرا می‌شوند درحالی‌که برخی دیگر چنین نیستند و نیاز به کار بیشتر دارند.

نکاتی ساده برای طراحی بهتر ارائه‌های پاورپوینت

دومین موردی که باید در نظر داشته باشید اسلایدهای پاورپوینتتان است.  اگر پاورپوینت به‌خوبی طراحی نشده باشد، می‌تواند باعث حواس‌پرتی یا باعث جدایی مخاطب شوند (علیرغم کیفیت مطالب). در اینجا راهنمایی‌هایی برای طراحی ارائه‌ها آورده‌ایم تا اطمینان حاصل کنیم این اتفاق برای شما نمی‌افتد.

۶. اسلایدهایتان را ساده نگه‌دارید

این یکی از مهم‌ترین نکات طراحی ارائه‌های پاورپوینت است که هنگام طراحی اسلایدهایتان باید از آن پیروی کنید. به یادداشت باشید که کمتر بیشتر (اثرگذار) است. یک اسلاید درهم‌ریخته باعث حواس‌پرتی است. باعث سردرگمی مخاطبان می‌شود: روی کدام بخش اسلاید باید تمرکز کنم؟ باید اسلاید را بخوانم یا به ارائه‌کننده توجه کنم؟ از سوی دیر، اسلایدی ساده و ازلحاظ بصری گیرا، باعث مشارکت مخاطبان شده و آن‌ها را با نکات اصلی‌تان همراه می‌سازد. در اینجا مثالی از اسلایدی درهم‌ریخته در مقابل اسلایدی ساده و مؤثر مشاهده می‌کنید.

اسلاید پاورپوینت درهم‌ریخته (سمت چپ) در مقابل اسلاید ساده و مؤثر (سمت راست)

simple slide

۷. تعداد کلمات روی اسلایدها را محدود کنید

در ادامه‌ی نکته‌ی قبل – کمتر مؤثرتر است. در صورت امکان، به‌کل از نقاط بولت صرف‌نظر کنید. در غیر این صورت آن‌ها را در حد تنها چند کلمه‌ی ساده کاهش دهید. مخاطبان باید گوش دهند نه اینکه بخوانند.

۸. از عکس‌ها و گرافیک باکیفیت استفاده کنید

یکی از مهم‌ترین نکات برای ارائه‌ها پاورپوینت این است که مطمئن شوید از عکس‌ها و گرافیک‌های باکیفیت استفاده می‌کنید. اگر ارائه‌تان جذابیت بصری داشته باشد احتمال اینکه مردم شمارا جدی بگیرند بیشتر است.  کاربران طراحی جذاب را کاربردپذیرتر می‌دانند. به همین صورت، پاورپوینتی جذاب‌تر را مؤثرتر می‌دانند.

۹. از جدول‌ها و نمودارهای دقیق و مرتبط استفاده کنید

جدول‌ها و نمودارها نیز اگر به‌درستی استفاده نشوند می‌توانند باعث حواس‌پرتی شوند. اطمینان حاصل کنید که طراحی اطلاعاتتان ساده و مرتب است تا مخاطبان مجبور نباشند تمام‌ وقت را به فهمیدن اینکه محور X چه چیزی را نشان می‌دهد سپری کنند. در مقاله‌ی ذیل اطلاعات بیشتر درباره‌ی ارائه‌ی اطلاعات در پاورپوینت یاد بگیرید:

۱۵ مورد از بهترین تم‌های پاورپوینت – با اسلایدهای اینفوگرافیک فوق العاده

۱۰.از تم‌های کیفیت بالا و جدید استفاده کنید

آیا تابه‌حال تم قدیمی پاورپوینت که شبیه کاغذ مچاله شده است و از قطرات جوهر استفاده می‌کند دیده‌اید؟ بله، مخاطبانتان هم دیده‌اند. اگر تم‌ها بیش‌ازحد ساده باشند یا طراحی قدیمی باشد می‌توانند باعث حواس‌پرتی شوند. شما نیاز به تمی با گزینه‌های طراحی عالی دارید.

خوشبختانه تعدادی تم ارائه‌ی پاورپوینت مؤثر وجود دارند که اگر خودتان طراح نباشید می‌توانند به کمکتان بیایند. اگر به دنبال تم‌های چند کاربردی پاورپوینت هستید می‌توانید به Motagua یا Ever مراجعه کنید. همچنین تم‌های ویژه‌ای برای برنامه‌های تجاری یا گزارش‌های مالی وجود دارند.

۱۱. از فونت‌های مناسب استفاده کنید

فونت‌ها سهم مهمی در جلب‌توجه مخاطبان دارند. انتخاب فونت و تایپوگرافی اثری ناخودآگاه بر مخاطبان دارد و باعث می‌شود ارائه‌ی شرکت شمارا متمایز کنند و به آن برچسب مثبت یا منفی بزنند. مطمئن شوید که از فونت‌هایی حرفه‌ای و مدرن استفاده می‌کنید.

۱۲. رنگ‌ها را درست انتخاب کنید

همانند انتخاب فونت، رنگ‌ها باعث واکنش ناخودآگاه خاصی از سوی مخاطبان می‌شود. انتخاب ترکیب رنگ قدیمی برای ارائه‌تان آن را بی‌اثر می‌سازد. در ادامه نمونه‌ای از تم پاورپوینت Eureka می‌بینید که انتخاب رنگ ارائه‌ی مدرنی دارد

Eureka –  تم پاورپوینت مینیمال با طیف رنگی مدرن

color

در قسمت دوم موارد بعدی که در جذابیت یک ارائه موثر است را ذکر می‌کنیم…..