آیین نگارش مکاتبات اداری

آیین نگارش مکاتبات اداری

اسلاید 1: نام دوره: آیین نگارش مکاتبات اداری

اسلاید 2: اهم آنچه در این دوره به آن پرداخته می شود عبارتست از:سند و انواع آنمکاتبات(نوشته های) اداری و انواع و اجزاری آنهانامه به عنوان پرکاربردترین نوشته اداریگزارش های اداریرزومه نویسی در ادارتاصول نگارش در نوشته های ادارینشانه گذاری(نقطه گذاری) و شیوه نوشتن اعداد و ارقام در نوشته های اداریخلاصه نگاری نوشته های اداریویرایش در سازمان های اداری

اسلاید 3: به نظر شما ضرورت این دوره چیست؟ضرورت های نو آموزش های نو را ایجاب کرده استشناخت از مكاتبات اداريتوسعه اداری در عصر اطلاعات وارتباطات ایجاب می کند نگارش های اداری به سادگی و بدون اتلاف وقت خواننده پیام رسانی کند و از آنچه باعث کاهش توجه مخاطب به اصل موضوع است، بپرهیزدارتقاء سطح مهارت هاي شغلي

اسلاید 4: عصر اطلاعات و ارتباطاتمقدمه اول: هرچند مغز انسان ظرفیت زیادی در انباشتن اطلاعات دارد اما این ظرفیت در مقایسه با اطلاعات موجود در جهان بسیار ناچیز است(ما با انفجار اطلاعات روبرو هستیم)از طرفی آگاهی و دانش حاصل شناخت و استفاده از اطلاعات استمقدمه دوم: ارتباط همان انتقال اطلاعات است با دریافت پیام توسط گیرنده پیام از پیام دهندهارتباطی، صحیح برقرار می شود که گیرنده پیام همان درک فرستنده را از پیام دریافت کند حال چرا بر ارتباط کتبی تاکید داریم؟مزیت عمده ارتباط کتبی سندیت داشتن آن استنتیجه: پس در عصر اطلاعات و ارتباطات مهم این است که چه اطلاعاتی را چگونه ارائه دهیم

اسلاید 5: سندمقدمهدر حوزه های مختلف علوم و نظام های اداری، تجاری، مالی، حقوقی و... قابلیت ثبت یا سندیت داشتن نوشتار باعث گردیده است که درحال حاضر نوشتار به عنوان وسیله ای کارآمد و غیر قابل تعویض یا حذف مورد توجه قرار گیردتعریف سندسند در لغت به معنی مدرک مستند و نوشته ای خطی یا رسمی که دلیل یا تایید کننده چیزی است، گفته می شود

اسلاید 6: سند از دیدگاه حقوقیعبارتست از هر نوشته ای که در مقام دفاع قابل استناد باشدسند از دیدگاه اداریحاصل خدمت و انجام فعالیتی از طرف افراد یا سازمان های مختلف کشور، چنانچه برابر مقررات مربوطه، به صورت نوشته و یا اشکال دیگر تنظیم شود سند گفته می شود

اسلاید 7: انواع سندالف. از نظر درجه و آثار حقوقی1. اسناد رسمی(طبق ماده 1287 قانون مدنی هر سندی که در دفاتر رسمی و یا نزد مامورین رسمی و برابر مقررات تنظیم شده باشد سند رسمی گفته می شود)2. اسناد عادی(هر سندی که شرایط ماده 1287 قانون مدنی را نداشته باشد سند عادی گفته می شود مثل قولنامه/ نامه های شخصی/ فاکتورها)ب. از نظر زمان اقدام1. سند جاری(سندی که مورد مراجعه مستمر باشد)2. سند نیمه جاری(سندی که گاهگاهی به آن مراجعه شود)3. سند راکد(سندی که مورد مراجعه نیست و در موعد خود باید امحا شود)

اسلاید 8: ج. از نظر ارزش1. ارزش اولیه(از نظر واحد ایجاد کننده، ارزش مراجعه دارد)2. ارزش ثانویه(از نظر واحد ایجاد کننده، ارزش نگهداری دارد)د. از نظر درجه حساسیت و اهمیت اسناد طبقه بندی شده(از نظر اداری به مکاتباتی که اطلاع از مفاد آن برای همگان مجاز نبوده و فقط افراد خاصی می توانند از موضوع آن آگاهی یابند)

اسلاید 9: ه. از نظر محتوا و موضوعاسناد اداری/ اسناد مالی/ اسناد علمی/ اسناد فنی/ اسناد سیاسی/ اسناد علمی/ اسناد نظامی/ اسناد تاریخی/ اسناد فرهنگیو. از نظر فناوری دخیل در ایجاد سند1. الکترونیکی2. غیر الکترونیکی

اسلاید 10: مکاتبات اداریاگر نوشتن در حوزه و قلمرو ادارات(سازمانها) صورت پذیرد به آن نوشته اداری یا مکاتبه اداری می گوینددر بیان اهمیت مکاتبات اداری همین بس که هیچ سازمانی بجز از طریق مکاتبات نخواهد توانست در درون سازمان خود و یا با سایر سازمانها ارتباط(ارتباط کاری) صحیح برقرار کندبنابراین، از رايجترين شيوه هاي ارتباط با مراجع درون سازماني و يا برون سازماني استفاده از مكاتبات اداري است.

اسلاید 11: بنا به دلايل مختلفي از جمله شيوه هاي مديريتي، در بیشتر ادارات برای مكاتبات از روش مشخصي پيروي نمي شود؛ آموزش كاركنان ادارات با هدف ايجاد يكنواختي در بكارگيري اصول صحيح نگارش های اداري يكي از مهمترين عوامل در نظم بخشيدن به اين مهم، استاميدواریم با آموزش و اجراي دقيق اصول مکاتبه امكان دستيابي به اهداف پيش بيني شده و تسريع در امور اداري فراهم آيد.

اسلاید 12: نتیجه اینکه هر وسیله مکتوبی که برای انجام دادن کاری اداری موجب برقراری ارتباط بین دو یا چند واحد(اعم از درون یا برون سازمانی) شود در زمره مکاتبات اداری قرار می گیرد

اسلاید 13: نامه: پرکاربردترین نوشته اداریتقریبا همه کارمندان هر روز با چندین نامه ی اداری سروکار دارند و اغلب در راستای انجام وظایف خود ناگزیرند نامه هایی بنگارندتسلط هر چه بیشتر کارکنان در دستگاه ها و موسسات اداری به نامه نگاری، انجام امور اداری را آسان تر و پاسخگویی به نامه ها را سریع تر و دقیق تر می کند

اسلاید 14: نامه اداریهر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده (مثل تقاضای انجام کاری/ پیگیری موضوعی/ اطلاع رسانی درباره موضوعی) و به عنوان وسیله ی ارتباط در داخل و خارج سازمان(اعم از دولتی و غیر دولتی) مورد استفاده قرار گیرد نامه اداری گفته می شودفرستندگان و یا گیرندگان این نامه ها شخصیت های حقوقی و یا پرسنل اداری می باشندنامه های سازمان پس از سیر تشریفات ثبت در دفتر دبیرخانه «اداری» تلقی می شود

اسلاید 15: مهمترین ویژگی های نامه های اداری:موضوع(محتوا): پیام اصلی در این نامه ها یک موضوع اداری استدر این گونه نامه ها معمولا به شرح یک موضوع پرداخته می شود و در صورت تعدد موضوعات هر موضوع با یک بند جداگانه و ذکر شماره از هم جدا می شوندعنوان گیرنده: نام شخص مخاطب یا عنوان واحد گیرنده دقیق و رسمی نوشته می شودعنوان فرستنده: عنوان فرستنده کامل و رسمی نوشته می شود تا از نظر سطوح ارتباطی و سلسله مراتب اداری جایگاه خاص خود را بیابدشماره و تاریخ: داشتن شماره و تاریخ ثبت در دبیرخانه ی واحد سازمانی مرتبط از ضروریات استبه منظور رسمیت دادن به نامه و سهولت دسترسی، شماره شده و در بالای نامه درج می شودامضا: در نامه های اداری مقام مسئول اداری با درج نام و نام خانوادگی و عنوان اداری خود مسئولیت تنظیم و ارسال نامه را می پذیردنامه بدون امضا و مشخصات امضاکننده اعتبار ندارد

اسلاید 16: سوال: نوشته ای که بین دو فرد حقیقی و بدون اشاره به شخصیت حقوقی آنها مبادله شود نامه ی اداری است؟نکته بسیار مهم: نداشتن هر یک از مشخصات یاد شده در بالا باعث می شود نامه از حالت اداری خارج شود

اسلاید 17: ویژگی های فرعی نامه های اداری(ویژگی های ظاهری)رنگ كاغذ که به طور معمول سفید انتخاب می شوداندازه كاغذ: طبق نظر موسسه استاندارد و تحقيقات صنعتي ايران دو قطع A4 و A5 به عنوان اندازه استاندارد اداري شناخته مي شودتحرير نامه: به منظور خوانايي كه در تصميم گيري مسئولين بسيار اهميت دارد نامه هاي اداري توسط ماشين هاي تحرير نوشته مي شوندسربرگ اداري: طراحي كاغذ نوشته هاي اداري ضمن وقار و سادگي بايد بتواند در خواننده تاثير مطلوب و رسمي ايجاد نمايد

اسلاید 18: ویژگی های نامه اداری خوبباید منطبق بر واقعیات، سوابق و مدارک باشدباید جدی باشد و از هزل و گستاخی، طنز و فکاهی به دور باشدساده باشد.ساده نویسی بیشتر از آنکه مربوط به الفاظ و عبارات باشد به معنی و مفهوم ارتباط دارد؛ به این معنی که باید قابل فهم بوده و از ابهام دور باشدنامه خوب نباید خیلی مفصل و یا خیلی مختصر باشد بلکه باید نکات قابل ذکر(اطلاعات مورد نیاز) در کمترین جملات و عبارات بیان شودچند مثال:بدین وسیله مراتب تشکر و امتنان خود را به حضورتان اعلام می دارم صحیح: از شما متشکرمخواهشمند است نسبت به ارسال مدارک مربوط اقدامات مقتضی را معمول فرماییدصحیح: لطفا مدارک را بفرستید

اسلاید 19: در موقع نگارش نامه به سوابق و زمینه های فکری مخاطب یا مخاطبین توجه و دقت شودتنظیم مطالب نامه باید بر اساس اهمیت موضوع صورت پذیرد

اسلاید 20: نقش و اهمیت نامه های اداریارتباط غیر رسمی: گفتگوی حضوری یا تلفنی از وسایل ارتباطات اداری است منتهی دشواری بسیار دارد و گاهی به نتیجه عملی نمی رسددستورهای شفاهی تغییر شکل می دهند و افراد هرچند حافظه قوی داشته باشند باز نمی توانند آنچه را شنیده اند به طور کامل برای مدتی طولانی در حافظه ی خود نگاه دارندگاه لازم است دستور یا خبری در یک زمان به واحدهای مختلف در نقاط مختلف فرستاده شودضرورت توجه و مراجعه به مسائل قبلی و سوابق موضوع اینها همه ایجاب می کند که مکاتبات اداری به عنوان وسیله ی ارتباطی عمده و موثر در سازمان های اداری به کار رود

اسلاید 21: به طور کلی نقش نامه های اداری را در سازمان های اداری چنین بر می شمریم:برقراری ارتباط و تبادل اطلاعات به منظور انجام کارهای اداریانعکاس فعالیت های ادارات درباره ی موضوعات گوناگونشناخت اوضاع اجتماعی، سیاسی، فرهنگی و روابط اجتماعی انسان ها در زمان های مختلفاستفاده از اسناد و مدارک برای قضاوت و تشخیص حقایق از نظر حقوقیانتقال معلومات و تجارب حال به آیندهمجموع نامه های هر سازمان می تواند به ارزیابی سازمان(نقاط قوت و ضعف) کمک شایانی کند

اسلاید 22: جمع بندیهیچ کاری بدون نامه در سازمان نمی تواند به صورت رسمی صورت بگیردمزیت رسمی بودن چیست؟نامه ی رسمی اداری نوعی از اسناد اداری به شمار می آیدنحوه ی گردش کاری نامه های اداری در هر سازمان، نشانگر میزان موفقیت آن سازمان و برخورداری از نظم اداری یا گرفتاری اش در بی نظمی سازمانی استیکی از نیازهای مهم انسان برای برقراری ارتباط و انتقال مفاهیم آشنایی با اصول نگارش است

اسلاید 23: انواع نامه هاي اداريشناخت نوشته های اداری چه اهميتي دارد؟شناخت هر یک می تواند در استفاده درست و بجا از آنها و همچنين نوع نگارش آنها از لحاظ محتوا مفيد باشداز ديدگاه متن و موضوع:اطلاعي(خبري): محتوای این گونه نوشته ها اطلاع رسانی درباره یک موضوع و ارائه نتيجه يك اقدام اداري می باشداین نامه ها در سه جهت مبادله می شوند: واحد یا مقام پایین به بالاواحد یا مقام بالا به پایینواحد های هم سطح

اسلاید 24: دستوري: از مقام بالا خطاب به كاركنان يا موسسات زير مجموعه تهيه و ابلاغ مي شود و انجام کار یا نتیجه اقدامی را خواستار می شوددرخواستي: نامه هایی که در آنها تقاضایی مطرح می شود که معرف آن واژه ”خواهشمند است“ در بخش نتيجه استدر این نامه ها فرستنده، انجام یک کار، ارسال یک کالا یا مانند اینها را از گیرنده درخواست می کنداغلب نوشته های بین سازمان ها، واحدها و اشخاص از موسسات ماهیت درخواستی دارند

اسلاید 25: بازدارنده: محتوای این گونه نوشته ها مي تواند درخواستی يا دستوري باشد كه انجام كاري را منع يا اقدامي را متوقف مي سازدهماهنگي: محتواي اينگونه نوشته ها ايجاد هماهنگي در انجام امور مي باشد. مانند بخشنامهاین گونه نوشته ها بین واحدهای مختلف یک سازمان مبادله و یا از مقام بالای سازمانی به واحدهای زیر مجموعه ارسال می شودپرسشی یا استفساری: در این نوشته فرستنده نظر و دیدگاه گیرنده را درباره ی یک موضوع یا اقدام جویا می شود

اسلاید 26: موافقت یا مجوز: نوشته ای که به وسیله ی آن، فرستنده موافقت خود را با یک موضوع یا انجام یک کار اعلام می کند یا اجازه ی انجام یک فعالیت را صادر می کنددعوتنامه ی اداری: که به دو صورت «نامه اداری» و «کارت دعوت» تنظیم و فرستاده می شود. به لحاظ جنبه های احترامی باید از سوی بالاترین مقام اداری امضا شود ولی الزامی به داشتن مهر اداری ندارد چنانچه دعوتنامه به شکل نامه ی اداری باشد باید دارای ...........................البته برای سهولت ثبت این گونه نامه ها در دبیرخانه، معمولا همه دعوتنامه های ارسالی برای مدعوین یک برنامه با یک شماره ثبت می شوندشماره و تاریخ باشد

اسلاید 27: اگر دعوتنامه برای حضور در یک نشست اداری ارسال می شود، بهتر است طی آن اقدامات زیر نیز بر حسب نظر دعوت کننده صورت گیرد:اشاره به سوابق موضوع و بیان علت تشکیل جلسهارسال یک نسخه از اهم مطالب نشست قبلی(در صورتی که نشست اول نباشد)دستور جلسه یا موضوعاتی که قرار است درباره ی آنها، بحث و تبادل نظر شود

اسلاید 28: نامه های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی(از نظر گیرنده و فرستنده)نامه های درون سازمانینامه های برون سازمانیمثال: نامه از مقام یا واحد بالاتر به واحد یا مسئول پایین ترنامه بین دو واحد یا مقام هم سطح در یک سازماننامه از یک سازمان به اشخاص حقوقی یا حقیقی بیرون سازماننامه های شخصی- ادارینامه های اداری- شخصینامه های اداری- اداری

اسلاید 29: از لحاظ واحد اقدام كنندهدر عرف اداري، نامه هاي اداري در هر يك از واحدها تهيه شوند نام آن واحد را به خود مي گيرندنامه هاي ادارينامه هاي مالينامه هاي فنينامه های حقوقینامه هاي آموزشي...

اسلاید 30: از لحاظ زمان اقدامعادي: مهلتی برای اقدام درباره موضوع یا موضوعات مورد نظر آنها ذکر نمی شود(به همین خاطر به آنها عادی می گویند)فوري: داشتن مهر فوري نشان مي دهد مراحل تهيه، ثبت و ارسال نامه خارج از نوبت ساير نامه ها انجام مي شود. در سازمان گيرنده هم خارج از نوبت ثبت و به اقدام كننده ارجاع مي شودواژه هاي ديگري نيز در سيستم اداري براي نامه هاي فوري به كار برده مي شود: خيلي فوري/ اقدام سريع/ آنينامه فوری(48 ساعته)/ نامه خیلی فوری(24 ساعته)/ اقدام سریع (ظرف همان روز)/ آنی(اقدام به محض وصول)

اسلاید 31: از لحاظ حساسیت و امنیتنامه های عادی: مراحل دریافت، ثبت و توزیع این گونه نامه ها در دبیرخانه اصلی سازمان به صورت عادی انجام می شودنامه های طبقه بندی شده(اسناد طبقه بندی شده): مراحل دریافت ثبت و توزیع و ارسال آنها به صورت محرمانه در حراست(دبیرخانه محرمانه) انجام می گیرداز لحاظ دبیرخانه(امور دفتری)نامه وارده: نامه هایی که از سازمان های دیگر رسیده و در دفتر سازمان ثبت می شوندنامه صادره: نامه هایی که از سازمان مبدا تهیه و ثبت و به سازمان های مقصد ارسال می شوند

اسلاید 32: از لحاظ سابقه ی مکاتبهنامه ی فاقد سابقه: نامه ای که در آن مطلبی برای اولین بار مطرح می شود و پیش از آن هیچگونه مکاتبه ای درباره ی موضوع بین ادارات فرستنده و گیرنده نامه صورت نگرفته است. نامه ی دارای سابقهعطفي: در پاسخ به موضوعي مشخص به عنوان مرجع صادر کننده نامه تهیه و ارسال می شودذكر عبارت ”بازگشت به نامه شماره...“ در ابتدا به منظور يادآوري، حسب توجه و تسريع در گردش كار ضروري استپيرو: پیرو به معنای دنباله و ادامه یا تعقیب است. نامه پیرو نامه ای است که به دنبال نامه قبلی تهیه و ارسال می شود و دلیل ارسال آن اصلاح نامه قبلي يا پيگيري براي دريافت پاسخ استعباراتی مانند ”پيرو نامه شماره...مورخ...درباره ی....“ در ابتداي نامه های پیرو می آید

اسلاید 33: استعلام گرفتن ها در کدام دسته از نامه ها قرار می گیرند؟استعلام از موضوعی که پیش از این درباره ی آن نامه نگاری شده است، در نامه های دارای سابقه تقسیم می شوند

اسلاید 34: بخش های مختلف نوشته های اداری

اسلاید 35: شمای کلی نامه های اداریترتیب متداول بخش های نامه اداری بر اساس استانداردهای موجود(آنچه در عرف اداری پذیرفته شده است):سرلوحهعنوانمتنامضارونوشتنشانی

اسلاید 36: سرلوحه(سربرگ)عبارت «به نام خدا» یا «بسمه تعالی» در بالاترین نقطه وسط قرار می گیردآرم: منظور آرم سازمان و یا نشان جمهوری اسلامی ایران استکلیه وزارتخانه های کشور از آرم نظام جمهوری اسلامی ایران استفاده می کنندسازمان های مستقل و شرکت های زیر پوشش وزارتخانه ها می توانند از آرم و نشان خود استفاده کننددر مورد به کار بردن آرم جمهوری اسلامی ایران رعایت بخشنامه و دستورالعمل مربوطه ضروری است47454-1363/7/29به نام خداآرم(نشان)نام موسسه.............تاريخ:شماره:پيوست:

اسلاید 37: نام وزارتخانه یا سازمان: شرکت ها و موسساتی که تابع وزارتخانه ها یا سازمان های دولتی می باشند، ابتدا نام وزارتخانه یا سازمان متبوع و سپس نام خود را درج می نمایندتاریخ: منظور، درج تاریخ صدور نامه می باشد که به صورت مرسوم با عدد نوشته می شودنوشتن تاریخ چه مزیتی دارد؟دسترسی آسان به سوابق یک موضوع را امکان پذیر می کندوضعیت زمان را از جهت چگونگی اقدام روشن می کندبه نام خداآرم(نشان)نام موسسه.............تاريخ:شماره:پيوست:

اسلاید 38: شماره: منظور از شماره، ردیف دفتر اندیکاتور سازمان فرستنده است که در صورت پاسخگویی باید به آن اشاره شودپیوست: در مقابل آن تعداد برگ های اسناد و اوراق و سایر مدارکی که ممکن است همراه نامه ارسال شود، نوشته می شود نوشتن «دارد»در مقابل پیوست صحیح نیست و بهتر است تعداد و نوع مدارک همراه در این قسمت به روشنی نوشته شودبه نام خداآرم(نشان)نام موسسه.............تاريخ:شماره:پيوست:

اسلاید 39: عنوان/ موضوععنوان: بيشترين كاربرد آن مشخص كردن مخاطب پيام استضوابط نگارش عناوین در نوشته های اداری: مخاطب نوشته های اداری یا اشخاص حقوقی هستند یا اشخاص حقیقی که به نمایندگی سازمان ها متصدی امور مربوطه هستندعنوان اشخاص حقوقی: عنوان ثبت شده و رسمی ارگان مورد نظر نوشته می شود مثل وزارت بازرگانیچنانچه با واحد مشخصی باید ارتباط برقرار شود پس از نوشتن عنوان کلی و گذاشتن یک خط فاصله(-) نام حوزه مورد نظر نوشته می شود مثل: وزارت بازرگانی – مدیریت امور استان هادر صورتی که ارتباط درون سازمانی باشد، عنوان کلی حذف و تنها به واحد مورد نظر اکتفا می شود مثل: اداره کل امور اداری

اسلاید 40: عنوان اشخاص حقیقی: منظور آن دسته از افرادی هستند که به موجب قانون، یا حکمی در سازمان های دولتی یا موسسات و شرکت ها عهده دار انجام وظایفی می باشندنوشتن نامه هاي اداري خطاب به اشخاص توصيه نمي شودچرا؟مديران و مسئولان دائم در حال تغییر اندچه می شود؟نامه ها سرگردان می مانند. این گونه نامه ها یا بایگانی می شوند و یا در صورت اقدام بازخورد سریع و مطلوب نویسنده را در پی نخواهد داشتتغییر مدیر اغلب باعث تجدید نوشته از طرف فرستنده می شود که در این حالت اتلاف وقت و انرژی و دوباره کاری به حساب می آید

اسلاید 41: نام اشخاص القاب و عناوين را رايج مي كند(گاه به افراط هم کشیده می شود) حالت نامه اداري را به نامه ي شخصي نزديك مي كند سلام کردن در اول نامه ها، آرزوی سلامتی در آخر نامه ها، تبریک و تهنیت، تسلیت و همدردی، آرزوی قبولی طاعات و عبادات و التماس دعا، از پیامدهای شخصی شدن عنوان نامه اداری استدر مواردي نوشتن نام اشخاص در عنوان نامه می تواند تا حدودی موجه محسوب شود البته با رعايت اصول مشخص:مکاتبه با مقامات بالای سازمانیتشخيص و دستور مديران به استفاده از نام شخص در عنوان نامه اداریدرخواست مجوز كه فقط شخص معيني صادر مي كند

اسلاید 42: اصول نگارش نام و عنوان اشخاص در نامه هاي ادارياسامي بايد ساده و احترام آميز نوشته شود و از به كار بردن القاب و عناوين اضافي خودداري شودذكر عنوان هاي تحصيلي مانند دكتر و مهندس در نامه اداري صحيح نيست (مگر در بخش هاي پزشكي، آموزشي و فني)ابتدا نام شخص و در سطر بعد سمت اداري همراه با واژه ”محترم“ نوشته شودنوشتن واژه محترم در جلوي سازمان ها ضرورت ندارد

اسلاید 43: براي افرادي كه چندين سمت اداري دارند تنها ذكر عنوان مرتبط با موضوع كاري كافي استبه كار گرفتن واژه هايي مانند ”مديريت“، ”رياست“ و ”معاونت“ پس از نام اشخاص جايز نيست. چرا؟این گونه واژه ها بیانگر جایگاه های اداری اشخاص و عمل و فن اداره کردن سازمان است بهتر است شغل سازماني آنها(به جاي جايگاه هاي اداري) نوشته شود: مدير، رئيس و معاوناگر نام اشخاص در عنوان نامه به كار گرفته نشود مي توان از واژه هاي ”مديريت“، ”رياست“ و ”معاونت“ به تنهايي استفاده كرد كه بسيار هم مطلوب است

اسلاید 44: از صحت املاي نام اشخاص مطمئن شويددر پاسخ به نامه هاي وارده، به مشخصات فردي امضا كننده دقت كنيد و به همانگونه براي رعايت احترام وي را خطاب كنيد(پسوند و پيشوند را اگر خودش نياورده شما هم ننويسيد)

اسلاید 45: موضوع در نامه های اداریموضوع عبارت کوتاهی است که محتوای کلی نامه را مشخص می کند و در حقیقت کلید اطلاعات درون نامه استنوشتن موضوع چه مزایایی دارد؟سبب سرعت ارجاع نامه به قسمت مربوط و ایجاد سهولت در کار می شوداطلاعات مورد نیاز خواننده، همان ابتدای نامه به وی رسیده و از این بابت تسهیلاتی برای تصمیم گیرنده فراهمی می شودنوشتن موضوع گاهي فراموش مي شود چه كنيم؟پيشنهاد كرده اند در سرلوحه قرار گيرد تا نويسنده را مكلف به نوشتن كند

اسلاید 46: ضوابط تنظیم موضوعرسا و گويا باشد نه چندان بلند كه در محل جاي نگيرد و نه چندان كوتاه كه فهم نامه را دچار مشكل سازدبه كار بردن تنها يك كلمه در مقابل موضوع صحيح نيستبنویسیدننویسیدموضوع: ارسال کتابموضوع: کتابموضوع : شرکت در همایشموضوع: همایشموضوع: درخواست وامموضوع: تقاضای وام برای رفع مشکلات مالیموضوع: حادثه انفجار کپسول گازموضوع: انفجار کپسول گاز در منزل مسکونی واقع در خیابان....کوچه....پلاک...

اسلاید 47: 3. متن(اصلی ترین و مهمترین بخش نامه های اداری)از آن جهت مهمترین گفته می شود که موفقیت سازمان ها و دریافت پاسخ در گرو تنظیم درست همین بخش استنارسایی و مبهم بودن و به عبارتی نرساندن پیام باعث اتلاف وقت و انرژی و دوباره کاری و نامه نگاری اضافی می شودمتن هر نامه از قسمت های زیر تشکیل می شود: عباراتي به نشانه ادب و احتراممقدمهپيامنتيجهتشكرسه قسمت اصلی

اسلاید 48: سلام در مكاتبات اداريمعانی و مفاهیم سلام: مفهوم سلام یعنی گردن نهادن، درود گفتن، تهنیت، تندرستی، سلامت(فرهنگ معین)سلام نام خداونداست(حشر)سلام تسلیم است(نساء)آداب سلام گفتن: در اغلب روایات و رساله های فقها آمده است سلام مستحب و جواب آن واجب استباید بلند گفته شود و بهتر است چیزی به آن افزوده شودسابقه سلام در نگارش های اداری: بررسی بسیاری از آیات و روایات نشان می دهد ذکر سلام حتی در نامه های مکتوب صدر اسلام نیامده است بلکه تنها با حمد و سپاس خداوند آغاز شده اند. بعلاوه در آغاز خطبه ها و نامه ها و فرامین نهج البلاغه نیز ذکری از سلام نیست

اسلاید 49: شايان ذكر است ثواب سلام گفتن در مكالمات رو در رو و يا شفاهي است در حالیکه در مکاتبات اداری مخاطب، شخصیت حقیقی غایب و گاه نامعین و یا شخصیت حقوقی است.اما چنانچه باز هم بر نوشتن سلام اصرار باشد:سلام یکی از اسماء خداوند است و اگر منظور از به کاربردن سلام در ابتدای نوشته های اداری ذکر نام و یاد خداست عبارت «بسمه تعالی» در سرلوحه ی نامه این منظور را می رساند و کفایت می کنداگر در عنوان نامه نام سازمان ها و موسسات درج شود، آوردن سلام نه تنها صحيح نيست بلكه بي ارزش كردن اين واژه نيز هست

اسلاید 50: بنا به اصل 15 قانون اساسي جمهوري اسلامي ايران كليه نوشته هاي رسمي بايد به زبان فارسي باشد پس اگر از ”درود“ استفاده نمي شود تنها به ”سلام“ اكتفا شود و از به کار بردن «سلام علیکم» که پاسخ را واجب می سازد در نامه اداری خودداری شودسلام به تنهايي منظور را مي رساند و هيچگونه پسوند يا پيشوندي را نمي خواهد با سلام با عرض سلام

اسلاید 51: احترام/ احتراماًچنانچه اصرار بر نوشتن الفاظ احترام آميز باشد بهتر است از عبارت ”با احترام“ و كمتر”احتراماً“ استفاده شود و ”محترماً“ هرگز استفاده نشودبرخي سلام را با احترام یکجا می آورند و ”با سلام و احترام“ را استفاده مي كنند در نامه های اداری از زمان های پیش رسم بر این بوده که باید احترام به مخاطب رعایت شود. بنابراین نامه ها را با واژه های بسیار احترام آمیز می نوشتند و این رسم ادامه یافته است. این در صورتی است که احترام در جای جای متن و در گزینش واژه ها خود را نشان دهد. (برخی نامه ها با احترام شروع، با توهین ادامه و با تهدید به پایان می رسد)

اسلاید 52: مقدمهدر فرهنگ های فارسی معادل: مطلع/ سرآغاز/ طلیعه/ درآمد/ زمینه سازتعریف: هر مطلبی که در ابتدای نوشته وظیفه جذب و جلب داشته و ذهن خواننده را آماده دریافت پیام اصلی نوشته کند”خوب آغازي“ از ويژگي هاي يك نوشته خوب است و بايد علاوه بر تازگي، ارتباط منطقي با متن و موضوع نوشته داشته باشدنمی توان و نباید یکباره وارد اصل مطلب شد، زیرا که باعث حیرانی و آشفتگی ذهن خواننده می شود. در نامه اداری برای نوشتن مقدمه محدودیت هایی وجود دارد و نمی توان از شعر و مثل و لطیفه مانند برخی نوشته های غیر اداری استفاده کردبنابراین بهتر است از خود نامه و اینکه با هدف و انگیزه ای تهیه شده که پاسخ آن می تواند برای فرستنده جذابیت داشته باشد، استفاده شود و نامه ها نیز اغلب با ذکر سابقه آغاز می شود

اسلاید 53: در مورد نوشته هایی که در پاسخ به نامه یا دستور رسیده تهیه و ارسال می شود عبارات زیر رایج است:عطف به نامه شماره....بازگشت به نامه شماره...در پاسخ به نامه شماره...با توجه به بخشنامه شماره...در اجرای دستور تلفنی مورخ....در اجرای دستور شفاهی آن مقامسفارش می شود از واژه های «بازگشت»«در پاسخ» استفاده شود

اسلاید 54: چون پاسخ ها به طور معمول مدتی بعد از وصول نامه، تهیه و ارسال می شود بهتر است بعد از سابقه، موضوع نامه نیز ذکر شود تا خواننده نیازی به سابقه نداشته و نتیجه اتلاف وقت نباشدبازگشت به نامه شماره....در مورد چگونگی پرداخت پاداش پایان سال کارکنان به آگاهی می رساند:........چنانچه نامه ای به دنبال نوشته های قبلی و به منظور پیگیری یا اصلاح نامه قبلی نوشته شود، ذکر سابقه به صورت زیر خواهد آمد:پیرو نامه شماره....مورخ/به تاریخ

اسلاید 55: در مورد نامه هایی که ابتدا نوشته می شود و بدون سابقه قبلی است باید در مقدمه علت و بهانه نوشتن نامه به روشنی بیان شودمثال: از آنجا که افزایش سطح مهارت های شغلی کارکنان، همواره یکی از اهداف مورد نظر این دفتر بوده است؛ با توجه به نیاز سازمانی، اولین دوره آموزش ضمن خدمت ویژه کارکنان....چنانچه بهانه نوشتن نامه اجرای تکلیف قانونی باشد، اشاره به اصل یا قانون و ماده و تبصره ضروری استمثال: در اجرای ماده 8 قانون مجازات افشای نامه های طبقه بندی شده و به منظور بررسی و تنظیم پیش نویس آیین نامه طرز نگهداری اسناد محرمانه دولتی....

اسلاید 56: پيام يا پيكره اصلي ايراد اصلي نوشته هاي اداري بيشتر ناشي از مبهم بودن و نارسايي متن اصلي نامه استتوصيه مي شود:در موقع نوشتن هر نامه همواره خود را در مقابل مخاطب فرض كنيدتصور کنید که به جای نوشتن نامه به شما ماموریت داده شده پیام را حضوری و شفاهی به مخاطب برسانید. چه می گویید؟ آنچه می خواهید بگویید روی کاغذ بیاورید. ساختمان اصلی نوشته شما آماده است. با کمی دستکاری در نوشته عیوب زبانی آن رفع می شودروی موضوع نگارش، کمی تفکر و تمرکز کنید و آنچه را برای نوشتن لازم است و به ذهن می آید یادداشت کنیدیادداشت ها را مرتب کرده و آنها را به هم مرتبط سازید

اسلاید 57: مختصر بنويسيد(از به کار بردن واژه های هم معنا و مترادف خودداری کنید)از كلماتي استفاده كنيد كه مخاطب در فهم آنها مشكل نداشته باشدترجيحا يك موضوع را مطرح كنيد؛ و چنانچه ناگزير به نوشتن چند موضوع در يك نوشته اداري هستيد ابتدا موضوع اصلي و سپس پيام هاي فرعي را بياوريدنوشته را بازخوانی و ارزیابی کنید.

اسلاید 58: نتيجه (پايان نوشته)مطالب پایانی اغلب نامه ها تاکید، تشویق و ترغیب به انجام درخواست و یا سرعت بخشیدن به آن است.صراحت در اعلام موضوع مورد درخواست در اين بخش، مخاطب را به تصميم گيري صحيح هدايت مي كندمثال: خواهشمند است دستور اقدام را صادر کنید.با توجه به مطالب فوق، انتظار می رود همکاران محترم در اجرای مفاد بخشنامه مذکور دقت لازم را داشته باشنداز داوطلبان خواهشمند است مدارک لازم را تا آخر وقت اداری 92/2/30 به دبیرخانه سازمان تسلیم و رسید دریافت کنند

اسلاید 59: در نگارش اين قسمت نامه به نكات زير توجه كنيد:در يك بند جداگانه نوشته شودبه نوع تقاضا و انگیزه نوشتن نامه تاکید شودمخاطب به نوع اقدام مورد نظرتشویق و ترغیب شودكوتاه، گويا و صريح نوشته شود آخرين جملات با لحني تاثير گذار(در ضمن سادگي، به دور از چاپلوسي) نوشته شود. مانند:به اميد همكاري هاي بيشتردستور مساعد شما راه گشاي مشكل خواهد بوداز حسن نيت شما سپاسگزارمبا آرزوی توفیق جناب عالی

اسلاید 60: 4. امضا: در اصطلاح اداری و بانکی به علامتی گویند که پای نامه یا سند می گذارند(فرهنگ معین)هر نوشته با امضا اعتبار مي يابد؛ پس، مسئولیت نهایی هر نامه با امضا کننده نامه است.هیچ علامت تاییدی بهتر از نوشتن نام و نام خانوادگی با دست خط نیستقواعد امضاي نامه: محل امضا سمت چپ و به فاصله سه سطر از سطر پاياني متن ابتدا مشخصات فردي و در سطر بعد مشخصات اداري(پست سازماني) خطوط امضا نبايد روي نام و سمت امضاكننده را بپوشاند عناوين و القاب در محل امضا درج نمي شود(به استثنای موسسات آموزش و پزشکی)هيچ عبارتي اعم از تشكر و آرزوي سلامتي در محل امضا درج نشود

اسلاید 61: 5. رونوشتهر نامه به طور معمول در سه نسخه تهيه مي شود: نسخه اول براي گيرنده، نسخه دوم براي بايگاني و نسخه سوم براي اقدام كنندهگاهی ضرورت ایجاب می کند تا علاوه بر گیرنده اصلی، اشخاص و یا واحدهایی از متن نامه آگاهی یابند. در این صورت نام آن اشخاص و واحدها با عنوان رونوشت در زیر نوشته اداری درج و برای هر یک تصویر یا نسخه ای از نامه ارسال می شود

اسلاید 62: در نوشتن رونوشت به نکته های زیر توجه کنید:از دادن رونوشت اضافی و غیر ضروری به واحدها و اشخاص خودداری شوداسامی اشخاص و واحدهای گیرنده رونوشت به ترتیب مقام و سمت اداری و یا درجه بندی واحدها ذکر شودنوع اقدام گیرنده رونوشت همانند نامه اصلی نوشته شود:اداره کل امور اداری برای اطلاع و آمادگی لازمآقای.... رئیس محترم امور پرسنلی برای اطلاع و تنظیم لیست پرسنل مشمولکلیه نسخه های رونوشت به ویژه نسخه بایگانی و رونوشت های خارج از سازمان باید امضا اصل داشته باشد.به کارگیری مهر امضا شیوه نادرستی است که در سازمان ها رایج شده است

اسلاید 63: نام کلیه گیرندگان رونوشت(به استثنای گیرندگان داخلی نظیر بایگانی واقدام کننده) در نسخه اول نامه درج شودرایج شده است که برای آراستگی نسخه اول، نام گیرندگان رونوشت از نسخه دوم به بعد درج می شود؛ در صورتی که این حق گیرنده اصلی نامه است که بداند چه سازمان ها و اشخاصی از متن نامه آگاهی دارندبه منظور احترام به مقامات بالای مملکتی و در صورت ضرورت، تصویر آن نامه به پیوست نامه جداگانه ای، به عنوان آن مقام ارسال و از دادن رونوشت به سبک سایرین خودداری شود

اسلاید 64: در صورتی که نامه برای خارج از سازمان اداری باشد، روی نسخه اصلی، عنوان گیرندگان رونوشت درج نمی شود؛ بلکه در سایر نسخه ها عنوان گیرندگان رونوشت را می نویسندنشاني(نشاني سازمان): نشاني كامل فرستنده به صورت چاپي در آخرین بخش نامه های اداری درج مي شود(همراه با كد پستي، شماره هاي تلفن تماس، دورنگار و نشاني پست الكترونيكي و یا پايگاه اينترنتي)

اسلاید 65: برخی نوشته های اداریاین نوشته ها که تمام ویژگی های نامه های اداری را دارند، در ایجاد هماهنگی و روان سازی امور جاری نقش ویژه ای را ایفا می کنندقانون: نوشته ای که در مراجع قانون گذاری از جمله مجلس تصویب و سپس ابلاغ می شودآیین نامه: نوشته ای که به اتکای بند، تبصره یا مواردی از قانون، جزئیات اجرایی امور را تعیین و تصریح می کندآیین نامه اجراییآیین نامه مستقل(در سازمان، کاربرد داخلی داشته و طبق اساسنامه و مقررات داخلی هر سازمان تهیه و تدوین می شود )

اسلاید 66: دستورالعمل(واژه پیشنهادی:شیوه نامه): راهنمای مدونی است که جزئیات، ترتیب، توالی و نحوه انجام کار در چارچوب مقررات در آن مشخص و از طرف مقامات صلاحیتدار سازمان ها، به اطلاع واحدها و مسئولین و یا افراد ذینفع می رسدسازمان هاو موسسات در اجرای وظایف خود به منظور انجام تعهدات و حفظ منافع سازمان و حقوق مراجعین گاه با مشکلاتی مواجه می شوند که ناشی از اعمال سلیقه های کاری کارکنان و شیوه های مختلف استفاده از مقررات است. این دشواری ها اغلب به دلیل نبود روش های یکسان و هماهنگ و مدون به وجود می آیدمثال: دستورالعمل پرداخت وام ضروریدستورالعمل تهیه و ماشین کردن نامه های اداری

اسلاید 67: بخشنامه: نوشته ای اداری در چارچوب قوانین و مقررات، حاوی یک یا چند دستور و تعلیم کلی که با ابلاغ آن از طرف بالاترین مقام اجرایی، واحدها و کارکنان تحت امر مکلف به اجرا می باشندویژگی های بخشنامه:تنظیم در چارچوب قوانینحاوی دستور و تکالیف یا امورکلی استصدور از طرف بالاترین مقام یا مقام مجازایجاد تکلیف برای گیرندگانآیا بخشنامه می تواند حالت درخواستی داشته باشد؟بخشنامه ماهیت دستوری یا هماهنگی دارد و چون از بالا به پایین ابلاغ می شود، نمی تواند حالت درخواستی داشته باشد

اسلاید 68: تنظیم بخشنامهبخشنامه مانند نامه اداری تنظیم می شود با این تفاوت که:مخاطب بخشنامه همه یا بخشی از کارکنان یا واحدهای مختلف استدر آغاز بخشنامه از سلام و احترام استفاده نمی شوددر ابتدا دلایل و مستندات صدور بخشنامه ذکر می شودبخشنامه با تاکید پایان می پذیرد نه با سپاس و تشکربخشنامه باید به امضا بالاترین مقام سازمانی یا مقامات مجاز از طرف آنها باشدبخشنامه ها باید با اصل امضای صادر کننده ارسال شود

اسلاید 69: منابع صدور بخشنامه: دایره شمول بخشنامه ها چگونه است؟متناسب با سمت امضا کننده، هرچه امضا کننده به بالاترین مقام سازمان نزدیکتر باشد به همان اندازه گستره عمل بخشنامه بیشتر استمنابع صدور یا درون سازمانی اند یا برون سازمانی(مانند بخشنامه ای که به امضا رئیس جمهوری صادر شود)

اسلاید 70: صورتجلسه: جمع بندی مذاکرات، پیشنهادها و تصمیماتی که توسط مدیران، مشاوران یا کارشناسان در یک جلسه طرح و اتخاذ می شودجلسه، نشست یا گردهمایی زمانی واقع می شود که چهار رکن اصلی داشته باشد:اعضای جلسهدستور جلسهمکان جلسهزمان جلسهرکن اصلی هر جلسه کدام است؟

اسلاید 71: اعضای جلسه: افرادی که حضورشان در جلسه برای ارائه نظر و تصمیم سازی ضرورت دارداعضای جلسه شامل رئیس جلسه/ دبیر جلسه/ شرکت کنندگان در جلسهدستور جلسه(موضوع جلسه): انگیزه و هدفی است که جلسه برای رسیدن به آن هدف تشکیل شده استمکان جلسه: محلی که جلسه در آن برگزار می شود ممکن است ثابت باشد و یا هر جلسه در یک سازمان و دفتر خاصی تشکیل شود.زمان جلسه: شامل روز، تاریخ، ساعت شروع و به ویژه ساعت پایان است

اسلاید 72: انواع جلسه:جلسات ادواریجلسات موردیانواع صورت جلسه:صورت جلسه مشروح(مفصل و با ذکر جزئیات، تمام وقایع و مطالب بیان شده تنظیم می شود)صورت جلسه نیمه مشروح(گزیده مطالب مهم و خلاصه نظرات ارائه شده به همراه تمامی تصمیمات اتخاذ شده ذکر می شود)صورت جلسه خلاصه(به ذکر ارکان جلسه اکتفا شده و نتیجه جلسه و تصمیمات اتخاذ شده به ترتیب اهمیت و به صورت فشرده درج می شود)

اسلاید 73: تنظیم صورت جلسهصورت جلسه به دلیل تنوع موضوع و یا مفصل و محدود بودن تصمیمات و سلیقه مدیران یا دبیران جلسه، شکل و استاندارد معینی نداردبرای داشتن یک صورت جلسه کامل ذکر نکات زیر ضروری است:مشخصات فردی شرکت کنندگان در جلسه و محل خدمت آنانبیان موضوع جلسه به عنوان هدف برگزاری جلسهزمان و مکان برگزاری جلسهفشرده مطالب مطرح شده در جلسهنتایج و تصمیمات اتخاذ شده در جلسهتاریخ تشکیل جلسه بعدیذکر اسامی غایبان جلسه

اسلاید 74: دستورهای کوتاه: در عرف اداری دستوراتی است که در قالب عبارات یا جملات کوتاهی توسط مدیران و سرپرستان در حاشیه نوشته های اداری خطاب به واحدها و افراد نوشته می شودآقای... لطفا اقدام فرماییداقدام شودموافقم، اقدام کنیدگزارش شودفوری اقدام لازم انجام شودبه این دستورها «پی نوشت» و «هامش نویسی» هم گفته می شود

اسلاید 75: حکم: نوشته ای که به موجب آن فردی از طرف مقامات صلاحیت دار سازمان و یا دستگاه اداری به سمتی منصوب و یا انجام کاری به وی محول می گردد در سیستم اداری برخی از احکام دارای فرم های مشخص و استاندارد هستند مانند حکم کارگزینی/حکم بازنشستگی چنانچه حکم اداری بر اساس موضوع آن به سلیقه مدیران تنظیم شود باید ویژگی های یک نوشته اداری را داشته باشداین ویژگی ها را بر شماریدمشخصات اجرا کنندهمشخصات امضا کنندهموضوع حکمشماره و تاریختاریخ اجرا

اسلاید 76: ابلاغ: در اصطلاح اداری رسیدن پیام به شخص مورد نظر به صورت کتبی استنامه های استاندارد(فرم): نوشته هایی که شکل کلی و ظاهری آنها باهم یکسان است اما در جزئیات باهم تفاوت هایی دارنددر این گونه نامه ها، قسمت هایی که باهم یکسان است به صورت چاپی و ثابت در آمده و قسمت های متغیر به صورت نقطه چین یا سفید گذاشته می شود تا حسب مورد تکمیل شود مانند فرم مرخصی، فرم ماموریت

اسلاید 77: فرم ها دارای اطلاعاتی می باشند که استفاده از آنها از نظر ایجاد هماهنگی در سازمان و اداره صحیح امور بسیار ضروری می باشدانواع فرمهاعمومی(ع): در اجرای مقررات جاری تهیه می شوندداخلیمورد استفاده مشترک واحدهای یک سازمان(د.م)جنبه اختصاصی داشته و تنها مورد استفاده یک واحد سازمان (د.ا)موقت: برای انجام کار در زمان معین و به تعداد محدود تهیه و استفاده می شوند ماه و سال ثبت فرم داخل پرانتز می آید/ شماره فرم ها قبل پرانتز درج می شود/ چنانچه فرمی مورد تجدید نظر قرار گیرد آن فرم پس از ثبت مجدد با نشانه (ت) مشخص می شود

اسلاید 78: گزارش نویسی اداری (یکی دیگر از قالب های نوشتاری)به هر نوع ارائه اطلاعات سازمان یافته که بر مبنای موازین علمی(پس از اجرای تحقیق یا مطالعه و مشاهده امری)، تحصیل و تنظیم شده باشد، به نحوی که گیرنده را در اتخاذ تصمیم آگاهانه یاری دهد، گزارش اطلاق می شودشرح و بیان مطلبی برای اطلاع و آگاهی دیگران، خصوصا مقامات و افرادی که از لحاظ سازمانی در رده بالاتری از گزارش نویس قرار دارندگزارش سندی نهایی است که اطلاعات، نه به صورت خام و تفصیلی و پراکنده بلکه پردازش شده و فشرده و منسجم در آن ارائه می شود

اسلاید 79: گزارش مجموعه ای از اطلاعات است درباره چگونگی انجام دادن کاری، وقوع رویدادی، بروز وضعیت یا پدیده ای و یا بررسی مشکلی که کسب آن اطلاعات و تحلیل آنها برای تصمیم گیری لازم است(مبنایی برای تصمیم گیری است) هدف اطلاع رسانی به دیگران است مهم این است که نویسنده گزارش، قادر باشد تصویری روشن از فکر و هدف خود را در ذهن خواننده ترسیم کندفایده گزارش نویسی ابزاري موثر براي تصميم گيري مدیران می باشد

اسلاید 80: ويژگي هاي گزارش اداريصراحتصداقتسادگيكوتاهي

اسلاید 81: كاركردهاي گزارش اداريافزايش اطلاعات مديراناتخاذ تصميم و اقدام آگاهانهآگاهي از پيشرفت برنامه هاآگاهي از مشكلات كاركنان و مراجعانشناخت تنگناها و نيازهاي ادارياعمال صحيح مديريتايجاد تحول و نوآوري

اسلاید 82: انواع گزارششفاهي و كتبيرسمي و غير رسميدوره اي و مورديكوتاه و بلندفردي و گروهيخبري، تحقيقي و تحليلي

اسلاید 83: مراحل تهيه گزارشمرحله اول. تهيه مقدمات و آماده سازي دراین مرحله باید با تفکر و دقت، شناخت كافي روي اركان گزارش[موضوع/ هدف/ مخاطب] پیدا کردموضوعانتخاب موضوع از دو طریق انجام می گیرد:انتخاب شخصی(فرد نباید تنها نمای ظاهری موضوع را در نظر بگیرد، بلکه باید هدف از تهیه و کاربرد آن را نیز مورد ارزیابی قرار دهد)انتخاب تکلیفی(سفارش دهنده یا به توانایی های فرد اطمینان دارد یا آن را در معرض آزمایش قرار می دهد)یکی از شرایط تهیه گزارش و تحقیق خوب و موثر علاقه تهیه کننده به موضوع مورد بررسی می باشد. پس، بهتر است انتخاب موضوع تحمیلی نباشد

اسلاید 84: هدف: توجه به نتایج مورد بررسی و یافته هایی است که پس از ارائه آن باید به کار گرفته شودپس هدف فقط رفع تکلیف یا دریافت امتیاز نیست؛ باید توجه داشت مطلبی ارزش نوشتن دارد که ابهام یا مشکلی را رفع کند و یا برای مخاطب سودمند واقع شودمخاطب: سن، علایق، سطح تحصیلات، و دانش تخصصی مخاطبان در تهیه گزارش باید در نظر گرفته شود

اسلاید 85: طرح اولیه گزارش: تهيه طرح گزارش در اين مرحله صورت مي گيردطرح اولیه همان تعیین و مشخص کردن مطالب و تصمیم هایی است که به صورت خام در ذهن تهیه کننده گزارش است و مکتوب می شود. مکتوب بودن به گزارشگر الگو و راهنما می دهد و به او کمک می کند محدوده و گستره کار را روشن می سازدتهیه و تدوین طرح اولیه، برنامه ریزی و پیش بینی کار است(می توان زمان مورد نیاز برای تهیه گزارش را نیز پیش بینی کرد)

اسلاید 86: مواردی که در تنظیم طرح باید رعایت شود:یادداشت مطالبی که به ذهن می رسدتعیین سرفصل مطالب و زیر بخش ها و مرتب کردن آنهاانتخاب شیوه شماره گذاری فصل هاتعیین روش های مورد نظر برای گردآوری مطالب مورد نیاز برای تنظیم گزارشتهیه فهرست اشخاص، سازمان ها و مکان هایی که باید اطلاعات از آنها دریافت شودتنظیم فهرست وسایل و ابزار کار

اسلاید 87: مرحله دوم. گردآوري مطالبپس از تهیه طرح اولیه و تعیین دامنه موضوع باید به جستجوی منابع پرداختبرای تهیه گزارش اداری در مورد موضوعی مشخص بهترین منبع چه می تواند باشد؟سوابق و پرونده های مکاتباتی موضوعروش های جمع آوری اطلاعات عبارتند از:روش مشاهدهروش مصاحبه شفاهيروش مصاحبه كتبي[پرسشنامه]روش كتابخانه اي

اسلاید 88: مرحله سوم. تنظيم گزارش اطلاعات جمع آوری شده را دسته بندی کرده و بر طبق موضوعات مشابه تنظیم می کنیم.ربط منطقی بین بند ها و عبارات از مواردی است که در این مرحله باید مورد توجه قرار گیردمرحله چهارم. نگارش و ارائهنیم دیگر کار در این مرحله انجام می شودگزارش را چند بار خوانده و حداقل یکبار از دیدگاه خواننده آن را ارزیابی می کنیم.در هنگام ارزیابی گزارش هدف از تهیه گزارش را باید ملاک قرار داد

اسلاید 89: گزارش مقدمه مناسبی نیز می خواهد. مقدمه ای که ضمن جذاب بودن می بایست علت و انگیزه تهیه گزارش را ذکر کند. در مقدمه باید اهمیت موضوع گزارش و محدودیت ها و دشواری های تهیه گزارش نیز مطرح شودفهرست منابعی که اطلاعات درون گزارش از آنها گرفته شده است باید تنظیم و به پایان گزارش اضافه شود فهرست مطالب نیز تنظیم و به ابتدای گزارش اضافه می شود

اسلاید 90: بخشهاي يك گزارش كاملبخش مقدماتيجلد به عنوان پوشش و نگهدارنده محتویات و برگ های گزارشصفحه عنوان که در آن نام و موضوع گزارش، نام ارگان یا واحد سفارش دهنده(در صورت وجود)، تاریخ تهیه، و نام تهیه کننده گزارش نوشته می شودصفحه تقدیر و تشکر که در آن اسامی کسانی که به نحوی در تهیه و تنظیم و دادن اطلاعات یا هر گونه کمک دیگری موثر بوده اند نوشته و از آنان قدردانی می شودفهرست مندرجات شامل عناوین اصلی و فرعی و تیترهای مهم مطالب و شماره صفحه آنها می باشدفهرست پیوست در صورت داشتن پیوست های متعدد به این بخش اضافه می شودخلاصه گزارش در مورد گزارش های بلند نوشته می شود

اسلاید 91: بخش اصلي(بدنه هر گزارش)1.مقدمه: اطلاعات اولیه، انگیزه وهدف از تهیه گزارش و روش کار نوشته شده و خواننده با نوع مطالب گزارش آشنا و به خواندن آن ترغیب می شود2. بدنه اصلي: شامل کلیات و تعاریف موضوع، سابقه یا تاریخچه آن و ارائه اطلاعات و آمار که به تناسب نوع گزارش نوشته می شود3. نتيجه گزارش: حاصل كار گزارشگر است و در آن به نكات مهم گزارش اشاره مي شود. با توجه به نوع گزارش این قسمت می تواند تاکید بر اطلاع رسانی، بیان پیشنهاد، توجیه راهکار و یا ارائه یک راه حل باشد

اسلاید 92: بخش مراجعه(پاياني)فهرست الفبایی منابعی كه در تهيه گزارش از آنها استفاده شده پیوست ها و ضمائمی که وجود آنها برای اطلاعات بیشتر خواننده ضروری به نظر می رسد مثل نقشه، جدول، نمودار،... گزارش با امضاي گزارشگر به معناي پذيرش مسئوليت مطالب، اعتبار مي يابد.

اسلاید 93: آراستن گزارشآراستگي ظاهري در جلب نظر و ايجاد رغبت به مطالعه نقش بسزايي دارداز طریق استفاده بجا از موارد زیر می توان آراستگی را فراهم کرد:برجسته كردن نكات اصلي: نکاتی که در هر بخش از گزارش به موضوع شکل می دهند باید برجسته شوند(با: خط كشيدن زير كلمات، استفاده از حروف ایتالیک، بولت گذاری)عنوان بندي مناسب: منظور از عنوان بندی تقسیم مطالب متن گزارش است. چون اغلب افراد فقط عناوین را می خوانند یک گزارشگر حرفه ای از عنوان بندی برای شناخت نکات اصلی گزارش بهره می گیرد. رعایت نکات زیر در عنوان بندی ضروری است:هر عنوان باید به تنهایی قابل درک باشدهر عنوان باید عصاره توضیحات زیر عنوان باشدعناوین باید از لحاظ ساختاری به گونه ای باشند تا بتوانند ارتباط بخش ها را نشان دهند

اسلاید 94: ساخت نكات بصري(جدول و نمودار)جداول و نمودارها باید:بجا به کار گرفته شوندتا حد امکان نزدیک به محل اشاره قرار گیرندفرم و شکل مناسب داشته و طرح آنها ساده و قابل درک باشدکنترل شده باشند(امکان اشتباه در آن وجود نداشته باشد)دارای شماره و عنوان باشند(عنوان جداول در بالای آنها و عنوان نمودارها در زیر آنها نوشته می شود)کاربردهای جداول و نمودار ها در گزارش:اطلاعات پیچیده را به سادگی و روشنی نمایش می دهدمطالب کسل کننده را برای مخاطب جذاب می کنددر خلاصه سازی مطالب موثر استبر نکات مهم مطلب تاکید می کند

اسلاید 95: استفاده از بند هابند عبارتست از مجموعه جمله هایی که یک فکر واحد را بیان می کند. بهترین وسیله برای نشان دادن طرح و ساخت گزارش بند است. تورفتگی آغاز هر بند به نسبت سایر سطرها موجب پیدا کردن شروع نوشته ای جدید است.هر چقدر بندهای یک نوشته زیادتر باشد تنوع بیشتر، خستگی کمتر و بهره گیری زیادتری ایجاد می کند.موارد زیر بیانگر ضرورت استفاده از پاراگراف است:شکستن یکنواختی مطلب و ایجاد تنوع در نوشتهکمک به درک تقسیم بندی موضوعارتباط بین بندها به اشکال زیر است:رابطه علت و معلولیرابطه مقایسه ای(بین دو ایده یا دو راه حل)

اسلاید 96: ويژگي گزارش خوبمطالب صريح، روشن و در عين حال مفيد و مختصر ذکر شوندگزارش های مفصل را تا حد امکان می بایست به اجزا و فصل هایی تقسیم کرد تا خواننده راحت تر آن را مطالعه کنداز تکرار مطالب خودداری شود و کلمات غیر ضروری حذف گردندپايه هاي گزارش بر استدلال هاي منطقي(محاسبات دقیق و روشن) بنا شود(نتیجه گیری منطقی)در صورت لزوم با ارائه پيشنهاد همراه باشد تا به تصمیم گیری کمک کندلحن آن باید عاري از تعصب، توهين، تمسخر و مبالغه باشدقواعد درست نویسی در نگارش آن باید رعایت شوددر نگارش گزارش نشانه گذاري رعايت شوداز جدول و نمودار به موقع و بجا استفاده شودنام گزارش،‌ نام تهيه كننده، نام سفارش دهنده(در صورت وجود) و تاريخ تهيه در صفحه عنوان آورده شودگزارش به شكل مطلوب و در لفاف مناسب ارائه شود

اسلاید 97: چند نکتهچنانچه در مواردی رعایت سرعت و فوریت ایجاب کند می توان گزارش را دست نویس ارائه دادبرای گزارش هایی که در فواصل زمانی معین تهیه و ارسال می شوند باید دوره زمانی را نوشت:گزارش هفتگی اداره.......از تاریخ........تا........گزارش ماهانه ی اداره.......از تاریخ.....تا.........اجزای تشکیل دهنده گزارش نیز مانند نامه های اداری است؛ با این تفاوت که در بخش سرلوحه (سمت چپ) شماره گزارش درج می شود. در این بخش به جای تاریخ صدور نامه، تاریخ تنظیم گزارش نوشته می شود

اسلاید 98: گزارش پيشرفت يا انجام كار(ادواري و فاصله آنها بسته به مدت كاراست)مقدماتي(ميزان پيشرفت كار/ محدوديت هاي سرراه/ چگونگي به كارگيري امكانات)مياني(علاوه بر اطلاعات گزارش مقدماتي محقق مي تواند چگونگي انجام بقيه كار و امكانات مورد نياز(بودجه/ نيروي انساني/ زمان) را پيش بيني كند)نهايي(محصول نهايي نيز مي باشد/ لازم است بيان مسئله، هدف، روش، پيشينه، تحليل يافته ها، نتيجه گيري و پيشنهاد داشته باشد)گزارش های پر کاربرد در ادارات

اسلاید 99: گزارش رويداد: مجرايي براي ارائه اطلاعات درباره رويدادي خاص مثل نمايشگاه ها، همايش ها و...محتوي(ابتدا بايد توصيف زمان و مكان واقعه و مناسبت آن(ارائه تصويري كلي))ساختار(تابع ماهيت رويدادها، بستر نشر آن و ابتكار نويسنده اش )لحن(توصيفي و به دور از انتقاد/ بيان مشكلات و محدوديتهاي رويداد(با رعايت انصاف) پس از پايان بخش توصيفي تحت نامي با همين مضامين مي آيد(نظر شخصي نويسنده))

اسلاید 100: گزارش وضعيت: معرفي عملكرد، خدمات يا نظام مديريتي سازمان ها يا مراكزي كه در سطوح مختلف اجتماعي، فرهنگي يا علمي فعاليت مي كنندهدف گزارش وضعيت: آشنا كردن علاقه مندان براي بهره وري بيشتر از خدمات سازمان يا مركز معرفي شدهمحتوي گزارش وضعيت: ابتدا تصويري كلي از واحد مورد نظر و بعد شرح جنبه اي ‌مشخص از آن(همه عملكرد يا قسمتي از آن مانند خدمات، تشكيلات و...)عنوان گزارش نشاندهنده دامنه و پوشش محتوايي آن

اسلاید 101: نشانه گذاری(نقطه گذاری)

اسلاید 102: مقدمهمنظور از ایجاد ارتباط،......................استهرکس قصد ارتباط با دیگران را دارد باید افکار و اطلاعات خود را به ساده ترین و بهترین روش ممکن به مخاطب منتقل کنددر ارتباطات گفتاری گوینده آن چه را که در نظر دارد به کمک لحن، آهنگ و سکوت به شنونده منتقل می کند اما در به کار گیری زبان نوشتاری به جای آن از علائم و نوشته ها استفاده می شودانتقال اطلاعات

اسلاید 103: نشانه گذاری یکی از اصول نگارش محسوب می شود زیرا که مفاهیم جملات در طرز بیان آنها مشخص می شود و نشانه گذاری در نوشته این امکان را به خواننده می دهد که آن را مطابق با مقصود نویسنده بخوانداستفاده از نشانه گذاری در نوشته های اداری به منظور درک و فهم درست مطلب بسیار حایز اهمیت است زیرا که مخاطب اغلب به تصمیم گیری آگاهانه نیاز دارد

اسلاید 104: طبقه بندی نشانه های مورد استفاده در نوشته های فارسی:نشانه های مکث(نقطه/ دونقطه/ کاما/ نقطه زیرگول/ نشانه سوال/ نشانه تعجب)کاربرد این نشانه ها القای وقفه و درنگ به هنگام قرائت متن است؛ بعلاوه قسمت های ساختاری متن را از نظر دستور زبان نمایش می دهدنشانه های جداساز(خط فاصله/ خط مورب)برای جداسازی عناصر و اجزای کلمه، عبارت، جمله ومتن به کار می روند

اسلاید 105: نشانه های در بر گیر(پرانتز/ گیومه/ کروشه/ آکولاد/ زیر خط)معنای خاصی به جمله یا عبارت و کلمه می دهند. به عبارتی مقدار اطلاعات آنها را تغییر می دهندنشانه های ساختاربندی(نمادهای صریح و مشخصی ندارند بلکه به طور ضمنی اطلاعاتی را به خواننده منتقل می کنندو در حکم راهنما هستند)مثلتورفتگی بندها/ نحوه شماره گذاری و تیتر بندی فصل ها/ برجسته کردن موضوع هر بخش

اسلاید 106: نقطه(.)در پایان هر جمله کاملاین گزارش بسیار خوب تهیه شده استبعد از کلماتی که به جای جمله مورد استفاده قرار می گیردموافقم. بسیار خوب.پس از حروف اختصاری و یا خلاصه سازی اسامیا. سایه

اسلاید 107:

اسلاید 108:

اسلاید 109:

اسلاید 110:

اسلاید 111:

اسلاید 112:

اسلاید 113:

اسلاید 114:

اسلاید 115:

اسلاید 116:

اسلاید 117: نقطه ویرگول(؛)این نشانه توقفی است کوتاه تر از نقطه و بلندتر از ویرگولکاربرد:زمانی که جمله از لحاظ دستوری کامل است اما رابطه فکری با جمله بعد آن بیشتر از دو جمله ای است که بین آنها نقطه قرار می گیردامروز دیگر باید برویم؛ شاید فردا بتوان این کار را تمام کرد

اسلاید 118:

اسلاید 119: برای بر شماری و تقسیم بندی:مدارک لازم: گواهینامه تحصیلی، دو قطعه عکسبعد از کلمات توضیح خواه(البته با این شرط که در داخل جمله قرار نگرفته باشند): عبارتست از:مانند:به شرح زیر:برای کارمند وسایلی ازجمله: میز و صندلی لازم است

اسلاید 120:

اسلاید 121: - برای برجسته کردن عبارت یا واژه ای در میان جملهامسال «پنج میلیون نفر» در نمایشگاه کتاب حضور یافتند

اسلاید 122: خط فاصله

اسلاید 123: صفحات 213- 301در سال های 80- 85 ساعت: 8- 12

اسلاید 124: آقای رئیس گفتند− البته دستور دادند− جمعه هم به اداره برومفرستادن مدارک – تمامی مدارک − تا تاریخ تعیین شده ضروری می باشد- برای تقسیم بندی اجزای یک مورد:هیأت نظارت در برنامه آموزش دانشگاه:رئیس دانشکده ادبیاترئیس دانشکده علوم

اسلاید 125: - برای افزودن اطلاعات در وسط یا پایان جملهبا وجود گرمی هوا(38 درجه) سیستم های سرمایشی راه اندازی نشده اند

اسلاید 126: - برای اشاره به نام سابقمیدان توحید(دروازه قوچان)

اسلاید 127: - به جای پرانتزی که باید درون پرانتز دیگر قرار گیرد. مانند:(منشور ملل متحد در تاریخ 26 ژوئن 1945]5 تیرماه 1344[ به امضا رسید)

اسلاید 128: برای محرمانه نگهداشتن نام اشخاصآقای... گفت:آفرینندگان شاهکارهای جهانی عبارتند از: شکسپیر، دانته، مولیر و...

اسلاید 129:

اسلاید 130: چند نقطه(.....)هرگاه بخواهند قسمتی از ابتدا یا انتهای مطلب را رها کنندطبق ماده 2 قانون مجازات افشای اسناد محرمانه که مقرر می دارد..... در مورد اسناد محرمانه به حبس از شش ماه تا سه سال محکوم می گردد

اسلاید 131: علامت سوال(؟)در موارد زیر به کار می رود:در پایان پرسش مستقیمباید دید پرونده ای هم گم شده یا نهنشانه تکرار(“) برای جلوگیری از تکرار کلمات مشابه که زیر یکدیگر نوشته می شوند به کار می رود:اداره کل امور اداری برای اقدام “ “ “مالی““

اسلاید 132: نشانه آکلاد({}) - برای معرفی اجزا و تقسیمات یک سازمان:دانشکده علوم اداریدانشکده الهیاتدانشکده علوم تربیتیدانشکده ادبیاتدانشگاه مشهد- برای تعمیم دادن چند واژه به یک مورد: نوشت افزارمدادکاغذتراشپاک کن

اسلاید 133: نشانه ممیز(خط مورب)برای نشان دادن اجزای تاریخ در نامه اداری:1385/12/6در خلاصه نویسی به جای معادل(یا) استفاده می شود: سرکار خانم/ جناب آقای

اسلاید 134: ستاره(*)این نشانه معمولا در موارد زیر به کار می رود:برای ارجاع دادن به زیرنویسبه منظور جلب توجه خواننده به موضوعی مشخص

اسلاید 135: نشانه های ممنوع در نامه اداریعلامت تعجب چرا که نامه اداری رسمی استعلامت پرسش، و سوال در نامه اداری به صورت جمله درخواستی(تقاضا/ خواهش) مطرح می شود (مگر در گزارش های توضیحی و پرسشنامه ها که آوردن علامت سوال ایرادی ندارد)سه نقطه چرا که ایجاد شبهه می کند(مگر در نام جلاله خداوند که آوردن سه نقطه مجاز است)

اسلاید 136: رزومه نویسیواژه پیشنهادی فرهنگستان زبان و ادب فارسی: کارنامک

اسلاید 137: چرا رزومه نویسی؟برای رسیدن به مشاغل مورد نظر با ارائه سابقه کاری، تحصیلات، تجربیات، توانایی ها و شایستگی هامفهوم رزومه: نوشته ای به صورت خلاصه شامل سوابق کاری، تجربی، تحصیلی و موقعیت اجتماعی شخص که با هدف شناسایی فرد به دیگران تهیه می شودآیا رزومه همان اتوبیوگرافی(زندگینامه خود نوشت) است؟خیر زیرا در زندگینامه خصوصیات شخصی، خانوادگی، محیط زندگی و وقایع آن شرح داده می شودگاهی رزومه توسط سازمان های ذینفع تنظیم می شود اما اطلاعات از شخص مورد نظر گرفته می شود

اسلاید 138: چگونه رزومه ای تأثیر گذار بنویسیم؟پیش از تنظیم رزومه در مورد درخواست کننده(کارفرما) آن تحقیق کنید و علاقمندی های آنان را مورد نظر داشته باشیدبا دقت بنویسید و اطمینان یابید هیچ ایراد دیکته ای یا دستور زبانی ندارداز افعال کنشی و زمان حال استفاده کنیداز تکرار کلمات و عبارات پرهیز کنیددر طول نوشتن رزومه از یک شیوه نوشتاری استفاده کنیدرزومه می بایست حداکثر در دو صفحه A4 تهیه شود

اسلاید 139: رزومه می بایست به گونه ای تنظیم شود که در نگاه اولیه چشم نواز بوده و در فکس کردن یا اسکن کردن دچار مشکل نشود. گذاشتن میزان فضای سفید به اندازه کافی در آن مناسب استبه منظور تاکید بر مطالب زیر آنها خط کشیده یا از بولت گذاری استفاده کنیددر صورت نیاز نام معرف ذکر شودبه جنبه های شخصیتی خود مانند صداقت، امانتداری، نوآوری، توان تصمیم گیری، روح همکاری گروهی بیشتر بپردازید

اسلاید 140: از نوشتن مطالب شعارگونه و رایج مانند «هدفم فقط خدمت به مردم است»، «احساس وظیفه می کنم» پرهیز کنیدرزومه باید حالت رسمی و اداری داشته باشد. ضمن آنکه کمال احترام را بجا می آورید برای شخصیت خود نیز احترام قائل باشیددر بیان تجربه و مهارت های خود اغراق نکنید و توجه داشته باشید که آنچه می نویسید باید مستند و قابل دفاع باشدمهارت های شغلی و علمی خود را با اصطلاحات علمی همراه کنید

اسلاید 141: فرم خام یک رزومهاطلاعات تماسی: نام و نام خانوادگی، آدرس و شماره تلفن تماس خود را در بالای صفحه قرار دهید در صورتی که رزومه شما دو صفحه شد، اطلاعات تماسی را در بالای صفحه دوم نیز درج نماییداطلاعات شخصی: در برخی موارد لازم است که تاریخ و محل تولد، مذهب و وضعیت تأهل خود را نیز ذکر کنید

اسلاید 142: تحصیلات رسمی: ترتیب درج تحصیلات از بالاترین مدرک تحصیلی تا پایین ترین آن است. در نوشتن تحصیلات می بایست نام دانشگاه(موسسه آموزش عالی)، شهر و کشور محل تحصیل، گرایش، سال اخذ مدرک و معدل درج گرددمهارت های تخصصی: نام موسسه ای که مهارت های مرتبط با رزومه در آنها گذرانده شده است، همراه با نوع و سال اخذ مدرک آورده می شودکارگاه ها، سمینارها و سایر آموزش هایی که مرتبط با موضوع تنظیم رزومه دیده اید نیز می تواند ذکر شود

اسلاید 143: سوابق کاری(سوابق نزدیک به زمان تنظیم رزومه): سوابق مرتبط با موضوع تنظیم رزومه را درج کنید در این قسمت آوردن موارد زیر ضروری است:زمان مشغول بودن به آن کار یا تصدی آن سمت به صورت از...تا...، یا از...تاکنون.سازمان و یا موسسه محل اشتغال با ذکر مکان جغرافیاییعنوان شغلی یا پستی مورد تصدیوظایف شغلی مرتبط همراه با مهارت های لازم کاری و در صورت لزوم تجهیزات یا نرم افزارهایی که با آنها کار می کرده ایدپاداش ها، ارتقا ها و سایر موارد مثبتی که در طول زمان تصدی آن شغل به آنها دست یافته اید

اسلاید 144: اصول نگارش در نوشته هاي اداريچرا؟اصل ساده نويسي: منظور نزديك كردن زبان نگارش به زبان گفتاري است و هدف عاميانه نويسي نيستموارد زير مي تواند در رسيدن به اصل ساده نويسي موثر باشد: به كار بردن واژه هاي ساده و قابل فهمبكارگيري معادل هاي رايج فارسي براي كلمات خارجي و عربي و استفاده كمتر از اصطلاحات دور از ذهنپرهيز از خودنمايي و فضل فروشيپرهيز از ابهام گويي و ملاحظه كاري هاي اداري

اسلاید 145: اصل كوتاه نويسي: شرح و تفصیل اضافی، توصیف های مکرر و غیر لازم، باعث دشواری در فهم پیام اصلی می شوددر كوتاه كردن نوشته هاي اداري موارد زير موثر مي باشد: در صورتي بايد نوشت كه چيزي براي گفتن وجود داشته باشد قبل از نوشتن، پيام اصلي مشخص شوداز شرح جزئیات غیر لازم(دلایل فراوان برای خواسته خود) بپرهیزیدلغات كمتر در نوشته ها، جدي بودن خواسته را مي رساند

اسلاید 146: براي مقدمه نامه يك يا دو جمله كوتاه كافي استپيام واضح ارائه شوداز چند واژه مترادف مناسب ترين انتخاب شودحد بالاي جمله حدود 25 كلمه استدر حد 15 كلمه، جمله معقول استيك بند 160 كلمه اي مطلوب استنکته: هدف نوشته فداي كوتاه نويسي نشود

اسلاید 147: اصل پاكيزه نويسيبه كار بردن زبان در مسير تحميق مخاطب، پايه هاي باور و صداقت را متزلزل و ارتباطات اداري و اجتماعي را به انحراف مي كشانداز عوارض دیگر به کار گیری نادرست واژه ها، رواج توهین، تحقیر و تمسخر است: اتهام هایی نظیر بی سوادی، ناآگاهی، نداشتن فرهنگ و ادب و شخصیت از جمله واژگانی است که در پاسخ رسمی به منتقدین سازمان ها به وفور دیده می شود

اسلاید 148: تهدید کردن مخاطبین و متصدیان امور نیز در ادبیات برخی نامه های اداری رایج است: دیدن عباراتی نظیر «بدیهی است، در غیر اینصورت...» در پایان برخی نوشته های اداری گویای همین مطلب است

اسلاید 149: اصل فارسي نويسيآیا به کار بردن واژگان غیر فارسی، موجودیت زبان را به خطر می اندازد؟آیا می توان گفت به کار گیری واژگان خارجی به کارآمدی و گسترش زبان فارسی کمک می کند؟منظور نگارشي است كه در آن از كلمات عربي و خارجي كمتر استفاده شده باشد

اسلاید 150: اصل مستدل نويسيدر نوشته هاي اداري بايد سعي شود دلايلي كه منجر به ارائه پيام اصلي مي شود، قابل دفاع باشد آوردن دلایل واهی و بزرگ نمایی برخی مشکلات سبب خوار و بی مقدار شدن نویسنده در نظر خواننده می شودپس بايد بر مبناي واقعيت هاي اداري و به دور از انتقام جويي و غرض ورزي هاي احتمالي باشد

اسلاید 151: در نظام اداری صرفا قوانین و مقررات حاکم است و نگارش مطالب خلاف واقع یا جانب دارانه می تواند تخلف محسوب شود و نویسنده و امضا کننده نامه را درگیر مسائل حقوقی کند

اسلاید 152: اصل درست نويسيرعايت دستور زبان فارسي(قواعد ساخت جمله ها)رعايت دستور خط فارسي(نداشتن غلط املائي)اصل رسا نويسيهدف اصل رسا نویسی، درك درست خواننده از منظور نویسنده مي باشدرسایی نوشته و روشنی بیان و سهولت درک با رعایت موارد زیر ممکن می شود:نداشتن ابهامرعايت نشانه گذاري

اسلاید 153: اصل گزينش واژههر چه دامنه لغات نویسنده گسترده تر باشد، تسلط او بر بیان افکارش بیشتر استدر گزينش بهترين واژه رعايت موارد زير ضروري است:معيار درستي، واژه نامه هاي معتبراست.كلمه بايد با زبان رسمي هماهنگ و با اصول آن سازگار باشدواژه نه بايد فني و خاص باشد و نه عاميانه، مگر آنکه سبک چنین اقتضا کند. باید حد اعتدال رعایت شود تا مخاطب با واژه های نوشته راحت ارتباط برقرار کند

اسلاید 154: چند نکتهباید کلمه درست و دارای بار معنایی مناسب انتخاب شوداین جانببدین وسیلهواژه باید با توجه به نوع نوشته و نیز نوع مخاطب انتخاب شودچنانچه نویسنده نوشته های اداری از واژه های جدید استفاده می کند باید معنای درست آنها را بداند:فرآیند، برآیند، روند، چالش، راستایکی از آفات واژه گزینی در زبان امروز گرته برداری(تقلید محض از یک زبان خارجی در گزینش واژه ها) است

اسلاید 155: واژه های درست و نادرستاقدام کنید، ملاحظه کنید، دستور دادند، ارائه کردندکه فدای مودبانه نویسی می شوند: اقدام نمایید، ملاحظه فرمایید، دستور فرمودند، ارائه نمایید که صحیح نیستندمذکور(پیشتر ذکر شد) با کلمه فوق نباید باهم نوشته شوند:هیچ برنامه ای با عنوان مذکور در فوق...کارمندان همه تلاش خود را به نمایش گذاشتند(انجام دادند)از حوصله ای که نشان دادید(کردید)، سپاسگزارمتحقیقات نشان داده اند(در تحقیقات نشان داده شده است)

اسلاید 156: «اقدام لازم را مبذول فرمایید» چون مصدری به نام اقدام فرمودن وجود ندارد به کار بردن آن صحیح نیستمصدر «همکاری داشتن» اشتباه استبه جای «بهترین همکاری را داشته ایم» باید نوشت: به بهترین شکل همکاری کرده ایمگزارش ها نه گزارشاتبه جای واژه «عدم» از «نبود» یا «بی» استفاده کنید:بی توجهی، بی علاقگی، نبود نقدینگی

اسلاید 157: شيوه نوشتن عدد در نوشتهعدد و رقم در دستور زبان یکی از انواع کلمات محسوب می شودمثال: وقتی می گوییم پنج روز کلمه پنج، عدد و روز معدود نامیده می شوداعداد به چهار دسته تقسیم می شوند:اصلیترتیبیکسریتقریبی

اسلاید 158: اعداد اصلی(اساس شمارش را تشکیل می دهند) به اعدادی که از ترکیب اعداد اصلی ساخته می شوند اعداد ترکیبی هم گفته می شوداعداد ترتیبی(نشان دهنده مرتبه معدود می باشند)اعداد ترتیبی رااعداد وصفی(بیان کننده حالت) هم می گوینداعداد کسری(قسمتی از اعداد صحیح که جزئی از مقدار معین را نشان می دهند): پنج صدماعداد تقریبی(نشان دهنده تقریب و تخمین اند)زمانی مورد استفاده قرار می گیرند که نویسنده در بیان واقعی تردید دارد: دو سه هزار نفر

اسلاید 159: اعدادي كه بايد با حروف نوشته شونداعداد يك رقمي: یک سازماناعداد بي“واو“آغاز سطراعداد ترتيبي:قرن چهاردهمشماره همایش ها و کنفرانس ها با اعداد ترتیبی نوشته می شونداعداد كسرياعداد تقريبياعداد غير آماري: ده بار تذکر دادماعداد تركيب شده:آچار چهارسو، جوان بيست سالهچهار سو و بیست ساله عدد نیستند صفت انداعدادي كه بايد با رقم نوشته شونداعداد با ”واو“ (22)مبلغمقياسشماره شناسنامهشماره گذرنامهشماره خودروشماره تلفنتولد و وفاتشماره اوراق بهادارشماره صفحه کتابساعتشماره ماده قانونیتاریخدر نوشتن تاریخ می توان نام ماه را به جای شماره آن نوشت

اسلاید 160: اعداد درشت:مي توان از روش تقطيع بهره جست(هر سه رقم را در رديفي قرار داد و طبقه آن را در كنارش نوشت)مثال: 4800 ميليارد اعداد هزاري و ميليوني كه ميان آنها فاصله تقريبي وجود دارد بايد با واژه هاي هر طبقه تكرار شوندمثال: سالانه 50 ميليارد تا 55 ميليارد نخ سيگار در ايران مصرف مي شود

اسلاید 161: مقدمهبه نظر شما هر نوشته اداری نشان دهنده چه چیز هایی است؟دانش اداری، اندیشه، توان تجزیه و تحلیل مسائل و به طور کلی شخصیت تهیه کننده آن مکتوبپس کوشش تمام برای تهیه یک مکتوب صریح و رسا مفید به نظر می رسد. آشنایی با فرهنگ اصطلاحات اداری و کاربرد دقیق واژه ها یکی از عوامل مهم در روابط اداری صحیح استمکاتبات غیر اصولی چه پیامد هایی دارد؟ موجب اتلاف نیرو و هزینه و اجابت نشدن درخواست ها و موثر واقع نشدن پاسخ ها و در نهایت نشانگر ضعف مدیریت در یک سازمان استمهم ترین خاصیت نامه اداری چیست؟قدرت اطلاع رسانی آن است و باید با یک بار خواندن درک شود

اسلاید 162: کاربرد صحیح برخی واژه ها در نوشته های اداری«استحضار»هرگاه مخاطب نامه اداری یک رده بالاتر از فرستنده باشد به کار می رود«حسب الامر» در معنای بر اساس، برابر، بر طبق، بر وفق، بر حسببرای ابلاغ و اوامر یا دستور های مقامات بلند پایه به منظور مشخص کردن این نکته که دستور از سوی چه مقامی صادر شده و ضرورت اجرای آن کدام است، مورد استفاده قرار می گیردواژه های نادرست: حسب الفرمایش/ حسب الخواهش/ حسب الفرمودهواژه های جایگزین: بنا به دستور/ بر اساس/ بنا به امر

اسلاید 163: «ایفاد می شود/ ایفاد می گردد»برای ابراز ارادت و احترام به جای تقدیم می شود و یا ارسال می گردد به کار می رود«مقرر فرمایید»این ترکیب بیان کننده معنای «ترتیبی اتخاذ شود»، «بررسی کرده»، «اقدام کنید» استبرای مشخص کردن دستور اداری برای مقامات صاحب اختیار از این ترکیب فعلی استفاده می شودمعمولا این دستورها از سوی مقام بالاتر به مسئول پایین تر نوشته می شود و اعلام نتیجه اقدام از مخاطب خواسته می شود

اسلاید 164:

اسلاید 165:

اسلاید 166:

اسلاید 167:

اسلاید 168:

اسلاید 169:

اسلاید 170:

اسلاید 171:

اسلاید 172:

اسلاید 173:

اسلاید 174:

اسلاید 175:

اسلاید 176:

اسلاید 177:

اسلاید 178:

اسلاید 179: منابعی برای مطالعه بیشتراميدي، مصطفي. مکاتبات اداري با رويکردي نوين. تهران: امینان، 1391 عبائيان، غلامحسين. نگاهي تازه به نگارش‌هاي اداري با تکيه بر ساده‌نويسي، کوتاه‌نويسي و درست‌نويسي براي فراگيران دوره‌هاي آيين نگارش و مکاتبات اداري. تهران: فرمنش، 1389مرد آزاد ناو، بهزاد. اصول نگارش مکاتبات اداري. رشت: گپ، 1386