صفحه 1:
اجلاس مدیران دبیر خانه های نظام اداری
و
بایگانی موضوعی در اتوماسیون اداری
زیبا ابا - 1/۹/۱۳۹۱
صفحه 2:
-\
با سلام خدمت حضار محترم شرکت کننده در اين اجلاسءاينجانب زيبا اياز
کارشناس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران هستم که به سخنرانی این بخش
تحت عنوان بایگانی موضوعی در اتوماسیون اداری می پردازم وخیلی خوشوقت
هستم که به بنده فرصتی داده شده است که مختصری از تحقیقات خویش را در
اختیارنظام اداری این مملکت قرار دهمبا توجه به محدودیت زمان سخنرانی؛ تنها
کلیاتی از موضوع مورد بحث ارائه خواهد شد که عبارتست x
هدف از طرح بایگانی موضوعی.
۲-فواند بایگانی موضوعی.
a
۴
كاربرد بایگانی موضوعی دراتوماسیون اداری.
گیری:
صفحه 3:
۱- هدف ازطرح بایکانی موضوعی
با روند رو به افزايش حجم پرونده ها در بایگانیها وخطر نابودی اسناد در اثر مرور زمان؛انتخاب
روش مکانیزه مناسب می تواند از جریان اضمحلال اسناد جلو گیری نماید.در عین حال استفاده
نادرست از این روش؛ممکن است روند اثر گذاری را کاهش دهد.به صورتی که اطلاعات اسناد
با ارزشپس از مدتی پاک شده ویا به باد فراموشی سپرده می شود.سوال این است کدامیک از
روشهای IS لحاظ برتری دارد؟
همانطور که می دانید از مدتها پیش روشهای مختلفی برای تنظیم اسناد در بایگانی های سنتی
تدوین ومورد اجرا قرار گرفته است.اين روشها به دلایل مختلفی از جمله مشکلات عدم دسترسی
سريع به اسنادءافزايش حجم مکاتبات واشغال فضای بایگانی ها دچار انحطاط هستند.از بين آنها
تنهاً موضوع ting هاست که با وجود استفاده محدودهءاثرات مطلوبی را در بایگانی پرونده ها بر
جای گذاشته استداز طرفی اتوماسیون به دلیل ارتقاء ارتباطات سازمانی,به عنوان مهمترین روش
مکانیزه در مکاتبات اداری وبالاخص در دبیرخانه ها شناخته شده است.ولی هنوز الگوی هماهنگ
وشناخته شده ای جهت بایگانی نامه ها در اتوماسیون در نظر گرفته نشده است.
از ای
صفحه 4:
لذا اینجانب با توجه به تجربیات قبلی در زمینه بایگانی موضوعی بر آن شدم که به تحقیقات
گسترده ای در این حوزه بیردازمبه همین منظور در این اجلاسیه الگوی پیشنهادی راکه بر اساس
موضوعات مورد استفاده در مکاتبات اتوماسیون خواهد بودهمعرفی می نمایم.
شایان ذ کر است که سازمان اسناد از سال ۱۳۷۰ با تاسیس واحد هماهنگی وفرمها وسیستم های
بایگانیمطالعات خود را در زمینه موضوعی کردن پرونده ها در بایگانی های کاغذی 7
وما حصل آن تدوین دستورالعمل متحدالشکل سازی بایگانی ها در سال ۱۳۸۰ بود .
هم اکنون نیز با تحول در نظام اداری مراکز دولتی واستفاده از اتوماسیون :مجددا طرح
بایگانی موضوعی البته در قالب اتوماسیون مطرح می گردد که کلیاتی از تن به سمع شما عزیزان
خواهد رسید.
از نمود
صفحه 5:
صفحه 6:
۳- فواند بایگانی موضوعی
coh Cal (IV nw pd pan gang fd
سئوال مطرح شود:چرا بایگانی موضوعی ؟برای پاسخ
به این پرسش در این بخش به چند مورد از فوائد
ومزایای بایگانی موضوعی اشاره می نمایم:
اولین درخواستی که معمولا بایگانی ها انتظار
دارندسرعت در دسترس پذّبری نامه ها وپرونده هامی
باشد.در بایگانی موضوعی نامه ها در کوتاهترین
زمان قابل دستبایی می باشندالبته یک شرط دارد که
این شرط اساس وپایه یک بایگانی موضوعي را
تشکیل می دهدوآن عبارت است از اين که قيلا
موضوعات دقیقا مورد شناسانی قرارگرفته
باشدودرقالب پرونده دربایگانی اتوماسیون
نصب شده باشد.
صفحه 7:
شاید به ذهن شما خطور کند که با جستجوی موضوعی در اتوماسیون(قیلتره کردن) نیز براحتی می
توان به نامه دسترسی پیدا
بله اين امکان است ولی آیا با این شیوه می توان به پرو: ه دسترسی پیدا کرد؟قطعا نه. چون اساسا
ایگانی وپرونده ای وجود ندارد.در حقیقت با اين شیوه بایگانی اتوماسیون تنظیم ومعنای حقیقی
خود را باز می یابد.بنابراین با نصب بايكانى موضوعى ادر اتوماسيو هته تنها مکاتبات در قالب
پرونده منظم می شوند بلکه با استفاده از موضوع در عناوین پرونده ها براحتی می توان به سابقه
مورد نظر در اتوماسیون دسترسی پید| کرد .
- در بایگانی موضوعی اتوماسیون.اقرایش و کاهش موضوعات وپرونده هابه سهولت امکان پذیر
آن از بایگانی ها ی سنتی با محدودیت جا مواجه بودند و نمی توانستند
بزاحتی پرونده های خود را زیاد کف بای تاچارا نامه های تخود را در ونده هانی بایگانی می
کردند که شاید از لحاظ موضوعی ارتباطی به آن پرونده نداشت.ولی در اتوماسیون این محدود:
برداشته شد.در این شیوه به آسانی می توان برای موضوعات جدید.پرونده دادودر صورت
لزوم در اسرع وقت به جای دیگری ارسال نمود واز جدول موضوعات وپرونده ها کسر نمود.
0
است.از
0
صفحه 8:
- بایگانی موضوعی اگر به درستی انجام شود Gly کلیه مکاتبات قابلیت اجرائی دارد.حتی برای
پرونده های پرسنلی واسناد مالی.
معیار اصلی در صحت بایگانی؛ انتخاب درست موضوع پرونده و نظم آنهاست.بین موضوع
تشکیل پرونده ها وتنظیم پرونده ها حتی در اتوماسیون بایستی تفاوت قائل شد.همانطور که اطلاع
دارید برخی از بایگانی ها بنا بر نیاز وبه منظور دسترسی سریعتراز اریز مکایات, با اف
See: اسناد استفاد می کنند وحتی برخی به منظور
موازدی اند رم یامازه کمکذا ی گیرند.ولی بای همیشه خاطرنشان کرد که درد
در بایگانی موضوعی .اولویت با موضوع مکاتبات است واستفاده از مواردی از قببل عناوین مورد
مکاتبه در اولویت. بعدی است .در این صورت بایگانی موضوعی صحت خود را بيدا خواهد
کردویرای کلیه مکاتبات قابل اجرا خواهد بود.
پرونده ها از
صفحه 9:
- این شیوه در مراکزی که علاوء بر اتوماسیون از بایگانی کاغذی !
داشته وبه سهولت با آن هماهنگ می گردد. البته با
بياده سازی روشهای یکسان بایگانی در هردو شيو
بزات در بایگانی کاغذی.
- در اين شيوه راكد سازي يرونده ها به راحتی امکان پذیر است وبه سهولت برای اسناد وپرونده ها
می توان مدت زمان نكهدارى تعبين نمود.متاسفانه هنوز علم راکد سازی در مراکز اداری ما
بدرستى جا ن ه است .جه بسا آگر این دانش ذرادارات تفه We se.
مشکلات پس از آن بوجود نمی آمد.خیلی از دستگاهها فکر کنند راکد سازی فقط شامل
انتقال پرونده ها از بایگنی جاری به بایگان راکد دون دز نظر گرفس تمارهاع اصلل Gad
آیا دستگاهها می دانند مهمترین معیار راکد سازی .موضوع پرونده ها وپس از ن عمر مفید
آنهاست؟اصولا بایگان بر چه اساسی عدم مراجعه به پرونده ها را که منتج به راكد شدن می شود
تعین می کند؟قطعا بر اساس موضوع پرونده .
صفحه 10:
وسپس برای نایم ونظم بخشیدن به آنء زمان نگهداری رانب
رسمى ونحت لوأى قوانين ومقررات مربوطه و مورد تائيد مراجع ایصلاح قرار گیردتا برای همه پرونده های
آن موضوع قابلیت اجرانی داشته باشد .عینا همه این موارد در آتوماسیون در کوتاهترین زمان امکان
پذیر استبا شیوه پیشنهادی اینجانب وتاثیر عمر مفید نگهداری اسناددر بایگانی اتوماسیون؛ پرونده ها به
صورت مکانیزه از جریان خارج شده ور کد می شوند که مهمترین خاصیت آن»آزادسازی بخشی از حافظه
فعال اتوماسیون در راینه وشبکه های ارتباطی است.
مشخص می کند تمام اين مراحل بایستی بطور
- در این روش امحا ر کورد یا پرونده های زائد وانتقال رکوردهای آرشیوی در کوتاهترین زمان
ووزرامرع وقثه امكان يذبى نت طردی که وین زرا کد سازی ر کرزهها وعلم عم قطی
دستگاه به آنها .طبق قوانین سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران مجوزهای لازم از شورای اسناد ملی
A شده وقحت نتاوت کارشناسان این سازمان در كراهن زان م0 عمل امحا يا انتقال به
صورت مکا انجام مى كيرد.
صفحه 11:
وبالاخره بايكانى موضوعی در اتوماسیون موجب ارتقاءدانش فنی بایگانی شده واهمیت واعتبار
ايش مى دهد. خلاصه ديكر زمان بى اهميتى به بايكانى به انتها رسيده است .هم اكنون
باید با آموزشهای فنی .افراد متخصص درعلوم کاربردی رایانه وذخیره سازی پرونده ها در
اتوماسيون ترییت نمودوقدر واهمیت: آن را افزایش داد
صفحه 12:
۳- کاربرد بایگانی موضوعی در اتوماسیون
اجرا ی نصب بایگانی موضوعی دراتوماسیون اداری از طریق ساختاردرختی امکان
پذیر است.در این ساختار هر پرونده بر اساس موضوع تشکیل می گرددوهر پرونده به
نوبه خود قابل تقسیم به پرونده های اصلی وفرعی می باشد.به همین شکل وبا اضافه
کردن پرونده های دیگردرختواره بایگانی شکل می گیرد.ضمنا در این ساختار
می توان به هر موضوع کد یا شناسه ای اختصاص داد.در این صورت ساختار بایگانی
بر اساس اعدادیا حروف شکل می گیرد.ولی قبل از آن تهیه فهرست موضوعات
پایگانی الزامی است.
صفحه 13:
قصتیای عمومی به هسراه موضوعات اصلى و شرعى فرح متحدالش عل سازى عناوين بايكاتيها
© فصل ماني
توح ای اشتاسه شتسه
صفحه 14:
نمونه ای ازساختار درختی بایگانی موضوعی
پرونده های موضوعى
Lat C=
er eee ee |
صفحه 15:
520008 ——
نمونه ای ازدرختواره بایکانی موضوعی در اتوماسیون
صفحه 16:
در این ساختار تشخیص موضوع به عنوان پرونده از اهمیت والائی برخوردار است.اگر موضوعات
به درستی تنظیم نشوند ساختار بایگانی در هم ریخته می شودوبدین ترتیب بيدا كردن نامه يا برونده
مورد نظر حتی در اتوماسیون با اشکال مواجه می شودبه همین
گروهی از کارشناسان مطلع به موضوع مکاتبات اداری در دستگاه تشکیل شده وبه منظور تحقق
اهداف بایگانی موضوعی از همان ابندا عمر نگهداری اسناد تعیین شود وبا همکاری کارشناسان
سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران مجوز امحا يا انتقال گرفته شود از این طریق نه تلا پایگانی منظم می
شود بلکه از همان ابتدا تکلیف ر کورد يا پرونده های تولید شده در اتوماسیون مشخص می شودمگر نه
اینکه هدف غائی همه مراکز اداری در ایران صرفه جوئی در هزینه های اداری وجلو گیری از ابودی
اسناد با ارزش اين مرز وبوم می باشدبدین ترتیب هم صرفه جوئی در cle اداری به عمل آمده
وهم حفاظت از اسناد ملی محقق می گردد.
صفحه 17:
é
- نتيجه
با كذشت زمان.تحولات جديدى در زمينه نككهدارى اسنادومكاتبات ويرونده
هادر سازمانهاى ادارى رخ داده است كه در نتيجه آن,دیگر نمی توان از شیوه
هاى قديمى ومرسوم ادارى غير مكانيزه استفاده كرد.همجنين با روند رو به
افزايش حجم اطلاعات ومكاتبات ونيازيه صرفه جوثى در زمان واستفاده بهينه از
كن اطلاعات در سازمانهاءمسئولان ومديران رابه جاره جوئى در اين زمينه واداشته
است.
بنظر می رسد بهترین راه .اتوماسیون است.این سیستم علاوه برآنکه موجب
افزایش روند گردش کاروسرعت مکاتبات
ات مى كرددءارتباطات درون وبرون
سازمانى را نيز بيشتر مى كند.ولى هنوز اين شيوه در ابتداى راه است وبا مشكلات
فراوانی بالاخص در زمينه بايكانى مكانيزه يرونده ها مواجه است.
صفحه 18:
به هر حال پيشنهاد ما استفاده از بایگانی موضوعی در اتوماسیون است. که
انشاء اله در آینده ای نزدیکک جزئیات طرح آن ارائه خواهد شد.با وجود این ما
آمادگی خود را جهت پذیرش نقطه نظرات شما عزیزان اعلام نموده وهمکاری
همگان را خواستاریم وامیدواریم به همین زودی شاهد تحولات عمیق تری در
روند توسعه ونگهداری اسناد ملی باشیم.
صفحه 19:
با تشکر وآرزوی موفقیت
520
Boas.
7
