اجلاس مدیران دبیرخانه های نظام اداری کشور (بایگانی)

اجلاس مدیران دبیرخانه های نظام اداری کشور (بایگانی)

اسلاید 1: اجلاس مديران دبيرخانه هاي نظام اداري كشوربايگاني موضوعي در اتوماسيون اداريزيبا اياز- 1/9/1391

اسلاید 2: به نام خدا با سلام خدمت حضار محترم شركت كننده در اين اجلاس،اينجانب زيبا اياز كارشناس سازمان اسناد وكتابخانه ملي ايران هستم كه به سخنراني اين بخش تحت عنوان بايگاني موضوعي در اتوماسيون اداري می پردازم وخيلي خوشوقت هستم كه به بنده فرصتي داده شده است كه مختصري از تحقيقات خويش را در اختيارنظام اداري اين مملكت قرار دهم.با توجه به محدوديت زمان سخنراني، تنها كلياتي از موضوع مورد بحث ارائه خواهد شد كه عبارتست از:1- هدف از طرح بايگاني موضوعي.2-فوائد بايگاني موضوعي.3- كاربرد بايگاني موضوعي دراتوماسيون اداري.4- نتيجه گيري.

اسلاید 3: 1- هدف ازطرح بايگاني موضوعي با روند رو به افزايش حجم پرونده ها در بايگانيها وخطر نابودي اسناد در اثر مرور زمان،انتخاب روش مكانيزه مناسب مي تواند از جريان اضمحلال اسناد جلوگيري نمايد.در عين حال استفاده نادرست از اين روش،ممكن است روند اثر گذاري را كاهش دهد،به صورتي كه اطلاعات اسناد با ارزش،پس از مدتي پاك شده ويا به باد فراموشي سپرده مي شود.سوال اين است كداميك از روشهاي مكانيزه از اين لحاظ برتري دارد؟ همانطوركه مي دانيد از مدتها پيش روشهاي مختلفي براي تنظيم اسناد در بايگاني هاي سنتي تدوين ومورد اجرا قرار گرفته است.اين روشها به دلايل مختلفي از جمله مشكلات عدم دسترسي سريع به اسناد،افزايش حجم مكاتبات واشغال فضاي بايگاني ها دچار انحطاط هستند.از بين آنها تنها موضوع پرونده هاست كه با وجود استفاده محدود،اثرات مطلوبي را در بايگاني پرونده ها بر جاي گذاشته است.از طرفي اتوماسيون به دليل ارتقاء ارتباطات سازماني،به عنوان مهمترين روش مكانيزه در مكاتبات اداري وبالاخص در دبيرخانه ها شناخته شده است.ولي هنوز الگوي هماهنگ وشناخته شده اي جهت بايگاني نامه ها در اتوماسيون در نظر گرفته نشده است.

اسلاید 4: لذا اينجانب با توجه به تجربيات قبلي در زمينه بايگاني موضوعي بر آن شدم كه به تحقيقات گسترده اي در اين حوزه بپردازم.به همين منظور در اين اجلاسيه الگوي پيشنهادي راكه بر اساس موضوعات مورد استفاده در مكاتبات اتوماسيون خواهد بود،معرفي مي نمايم. شايان ذكر است كه سازمان اسناد از سال 1370 با تاسيس واحد هماهنگي وفرمها وسيستم هاي بايگاني،مطالعات خود را در زمينه موضوعي كردن پرونده ها در بايگاني هاي كاغذي آغاز نمود وما حصل آن تدوين دستورالعمل متحدالشكل سازي بايگاني ها در سال 1380 بود . هم اكنون نيز با تحول در نظام اداري مراكز دولتي واستفاده از اتوماسيون ،مجددا طرح بايگاني موضوعي البته در قالب اتوماسيون مطرح مي گرددكه كلياتي از آن به سمع شما عزيزان خواهد رسيد.

اسلاید 5:

اسلاید 6: 2- فوائد بايگاني موضوعي قبل از پرداختن به موضوع بحث لازم است اين سئوال مطرح شود:چرا بايگاني موضوعي ؟براي پاسخ به اين پرسش در اين بخش به چند مورد از فوائد ومزاياي بايگاني موضوعي اشاره مي نمايم: -اولين درخواستي كه معمولا بايگاني ها انتظار دارندسرعت در دسترس پذيري نامه ها وپرونده هامي باشد.در بايگاني موضوعي ،نامه ها در كوتاهترين زمان قابل دستيابي مي باشندالبته يك شرط داردكه اين شرط اساس وپايه يك بايگاني موضوعي را تشكيل مي دهدوآن عبارت است از اين كه قبلا موضوعات دقيقا مورد شناسائي قرارگرفته باشدودرقالب پرونده دربايگاني اتوماسيون نصب شده باشد.

اسلاید 7: شايد به ذهن شما خطور كند كه با جستجوي موضوعي در اتوماسيون(فيلتره كردن) نيز براحتي مي توان به نامه دسترسي پيدا كرد. بله اين امكان است ولي آيا با اين شيوه مي توان به پرونده دسترسي پيدا كرد؟قطعا نه. چون اساسا بايگاني وپرونده اي وجود ندارد.در حقيقت با اين شيوه بايگاني اتوماسيون تنظیم ومعناي حقيقي خود را باز می یابد.بنابراين با نصب بايگاني موضوعي در اتوماسيون،نه تنها مكاتبات در قالب پرونده منظم مي شوند بلكه با استفاده از موضوع در عناوين پرونده ها براحتي مي توان به سابقه مورد نظر در اتوماسيون دسترسي پيدا كرد . - در بايگاني موضوعي اتوماسيون ،افزايش وكاهش موضوعات وپرونده هابه سهولت امكان پذير است.از آنجائي كه خيلي از بايگاني ها ي سنتي با محدوديت جا مواجه بودند و نمي توانستند براحتي پرونده هاي خود را زياد كنند بنابراين ناچارا نامه هاي خود را در پرونده هائي بايگاني مي كردند كه شايد از لحاظ موضوعي ارتباطي به آن پرونده نداشت.ولي در اتوماسيون اين محدوديت برداشته شد.در اين شيوه به آساني مي توان براي موضوعات جديد،پرونده تشكيل دادودر صورت لزوم در اسرع وقت به جاي ديگري ارسال نمود واز جدول موضوعات وپرونده ها كسر نمود.

اسلاید 8: - بايگاني موضوعي اگر به درستي انجام شود براي كليه مكاتبات قابليت اجرائي دارد.حتي براي پرونده هاي پرسنلي واسناد مالي. معيار اصلي در صحت بايگاني، انتخاب درست موضوع پرونده و نظم آنهاست.بين موضوع تشكيل پرونده ها وتنظيم پرونده ها حتي در اتوماسيون بايستي تفاوت قائل شد.همانطور كه اطلاع داريد برخي از بايگاني ها بنا بر نياز وبه منظور دسترسي سريعتراز عناوين مكاتبات يا جغرافيا و...در تنظيم اسناد استفاد مي كنند وحتي برخي به منظور افزايش ضريب امنيتي پرونده ها از مواردي مانند رمز ياشماره كمك مي گيرند.ولي بايد هميشه خاطرنشان كردكه درتشكيل پرونده در بايگاني موضوعي ،اولويت با موضوع مكاتبات است واستفاده از مواردي از قبيل عناوين مورد مكاتبه در اولويت بعدي است .در اين صورت بايگاني موضوعي صحت خود را پيدا خواهد كردوبراي كليه مكاتبات قابل اجرا خواهد بود.

اسلاید 9: اين شيوه در مراكزي كه علاوه بر اتوماسيون از بايگاني كاغذي استفاده مي كنند قابليت انطباق داشته وبه سهولت با آن هماهنگ مي گردد. البته با طي مراحلي ودر نظر گرفتن مواردي از قبيل پياده سازي روشهاي يكسان بايگاني در هردو شيوه مكانيزه ودستي وپيش بيني امكانات محل وتجهيزات در بايگاني كاغذي.- در اين شيوه راكد سازي پرونده ها به راحتي امكان پذير است وبه سهولت براي اسناد وپرونده ها مي توان مدت زمان نگهداري تعيين نمود.متاسفانه هنوز علم راكد سازي در مراكز اداري ما بدرستي جا نيفتاده است .چه بسا اگر اين دانش درادارات تفهيم ومورد اجرا قرار مي گرفت مشكلات پس از آن بوجود نمي آمد.خيلي از دستگاهها فكر مي كنند راكد سازي فقط شامل انتقال پرونده ها از بايگاني جاري به بايگاني راكد بدون در نظر گرفتن معيارهاي اصلي آن است. آيا دستگاهها مي دانند مهمترين معيار راكد سازي ،موضوع پرونده ها وپس از آن عمر مفيد آنهاست؟اصولا بايگان بر چه اساسي عدم مراجعه به پرونده ها را که منتج به راکد شدن می شود تعيين مي كند؟قطعا بر اساس موضوع پرونده .

اسلاید 10: وسپس براي تداوم ونظم بخشيدن به آن، زمان نگهداري رانيز مشخص مي كند تمام اين مراحل بايستي بطور رسمي وتحت لواي قوانين ومقررات مربوطه و مورد تائيد مراجع ذيصلاح قرار گيردتا براي همه پرونده هاي آن موضوع قابليت اجرائي داشته باشد .عينا همه اين موارد در اتوماسيون در كوتاهترين زمان ممكن امكان پذير است.با شیوه پیشنهادی اینجانب وتاثیر عمر مفید نگهداری اسناددر بایگانی اتوماسیون، پرونده ها به صورت مکانیزه از جریان خارج شده وراکد می شوندکه مهمترین خاصیت آن،آزادسازی بخشی از حافظه فعال اتوماسیون در رایانه وشبکه های ارتباطی است. - در این روش امحا رکورد یا پرونده های زائد وانتقال رکوردهای آرشیوی در کوتاهترین زمان ودر اسرع وقت امکان پذیر است.بطوری که پس از راکد سازی رکوردها واعلام عدم قطعی دستگاه به آنها ،طبق قوانین سازمان اسناد وکتابخانه ملی ایران مجوزهای لازم از شورای اسناد ملی اخذ شده وتحت نظارت کارشناسان این سازمان در کوتاهترین زمان ممکن عمل امحا یا انتقال به صورت مکانیزه انجام می گیرد.

اسلاید 11: وبالاخره بایگانی موضوعی در اتوماسیون موجب ارتقاءدانش فنی بایگانی شده واهمیت واعتبار آن را افزایش می دهد. خلاصه دیگر زمان بی اهمیتی به بایگانی به انتها رسیده است .هم اکنون باید با آموزشهای فنی ،افراد متخصص درعلوم کاربردی رایانه وذخیره سازی پرونده ها در اتوماسیون تربیت نمودوقدر واهمیت آن را افزایش داد.

اسلاید 12: 3- کاربرد بایگانی موضوعی در اتوماسیون اجرا یا نصب بایگانی موضوعی دراتوماسیون اداری از طریق ساختاردرختی امکان پذیر است.در این ساختار هر پرونده بر اساس موضوع تشکیل می گرددوهر پرونده به نوبه خود قابل تقسیم به پرونده های اصلی وفرعی می باشد.به همین شکل وبا اضافه کردن پرونده های دیگردرختواره بایگانی شکل می گیرد.ضمنا در این ساختار می توان به هر موضوع کد یا شناسه ای اختصاص داد.در این صورت ساختار بایگانی بر اساس اعدادیا حروف شکل می گیرد.ولی قبل از آن تهیه فهرست موضوعات بایگانی الزامی است.

اسلاید 13:

اسلاید 14: نمونه اي ازساختار درختي بايگاني موضوعي

اسلاید 15: نمونه اي ازدرختواره بايگاني موضوعي در اتوماسيون

اسلاید 16: در این ساختار تشخیص موضوع به عنوان پرونده از اهمیت والائی برخوردار است.اگر موضوعات به درستی تنظیم نشوند ساختار بایگانی در هم ریخته می شودوبدین ترتیب پیدا کردن نامه یا پرونده مورد نظر حتی در اتوماسیون با اشكال مواجه مي شود.به همين منظور پيشنهاد مي گردد در ابتدا كار گروهي از كارشناسان مطلع به موضوع مكاتبات اداري در دستگاه تشكيل شده وبه منظور تحقق اهداف بايگاني موضوعي از همان ابتدا عمر نگهداري اسناد تعيين شود وبا همكاري كارشناسان سازمان اسناد وكتابخانه ملي ايران مجوز امحا يا انتقال گرفته شود .از اين طريق نه تنها بايگاني منظم مي شود بلكه از همان ابتدا تكليف ركورد يا پرونده هاي توليد شده در اتوماسيون مشخص مي شودمگر نه اينكه هدف غائي همه مراكز اداري در ايران صرفه جوئي در هزينه هاي اداري وجلوگيري از نابودي اسناد با ارزش اين مرز وبوم مي باشدبدين ترتيب هم صرفه جوئي در هزينه هاي اداري به عمل آمده وهم حفاظت از اسناد ملي محقق مي گردد.

اسلاید 17: 4- نتيجه گيري با گذشت زمان،تحولات جديدي در زمينه نگهداري اسنادومكاتبات وپرونده هادر سازمانهاي اداري رخ داده است كه در نتيجه آن،ديگر نمي توان از شيوه هاي قديمي ومرسوم اداري غير مكانيزه استفاده كرد.همچنين با روند رو به افزايش حجم اطلاعات ومكاتبات ونياز به صرفه جوئي در زمان واستفاده بهينه از آن اطلاعات در سازمانها،مسئولان ومديران را به چاره جوئي در اين زمينه واداشته است. بنظر مي رسد بهترين راه ،اتوماسيون است.اين سيستم علاوه برآنكه موجب افزايش روند گردش كاروسرعت مكاتبات مي گردد،ارتباطات درون وبرون سازماني را نيز بيشتر مي كند.ولي هنوز اين شيوه در ابتداي راه است وبا مشكلات فراواني بالاخص در زمينه بايگاني مكانيزه پرونده ها مواجه است.

اسلاید 18: به هر حال پيشنهاد ما استفاده از بايگاني موضوعي در اتوماسيون است.كه انشاء اله در آينده اي نزديك جزئيات طرح آن ارائه خواهد شد.با وجود اين ما آمادگي خود را جهت پذيرش نقطه نظرات شما عزيزان اعلام نموده وهمكاري همگان را خواستاريم واميدواريم به همین زودی شاهد تحولات عميق تري در روند توسعه ونگهداري اسناد ملي باشيم.

اسلاید 19: با تشکر وآرزوی موفقیت