بکارگیری کامپیوتر در اسناد و اوراق راکد

بکارگیری کامپیوتر در اسناد و اوراق راکد

اسلاید 1: بسم‌اللّه‌الرّحمن‌الرّحیم

اسلاید 2: موضوعبکارگیری کامپیوتر در اسناد و اوراق راکد 

اسلاید 3: مقدمهامروزه در بسياري از كشورها، مركز بايگاني راكد و شعبه‌هاي آن، با وظيفة جمع‌آوري اسناد و نگهداري و در دسترس قراردادن آنها و نيز امحاي اوراق زائد، براساس برنامه‌هاي منظم و زمان‌بندي شده، به كار خود فعالانه ادامه مي‌دهند. وظايف مراكز اسنادجمع آوري و نگهداري سوابق غيرجاري به طور موقت؛امحاي اوراق زائد در رأس زمانهاي قانوني؛ارسال سوابق داراي ارزش به آرشيو ملي.3/17

اسلاید 4:  تشكيلات مركز بايگاني راكد واحد دريافتواحد مراجعه و دسترسيواحد امحاساماندهی اسناد به دو روش صورت می پذیرد :الف- فیزیکیب - دیجیتال4/17

اسلاید 5: الف) ساماندهی فیزیکی اسناد 1- تفکیک، دسته بندي و طبقه بندي اسناد : در این مرحله تمامی اسناد باید براساس ردیف موضوعی اسناد موجود در بایگانی تفکیک گردند .2- وجین : وجین مدارك شامل استخراج و جداسازي اسناد تکراري و غیر قابل استفاده از درون پرونده ها می باشد.3- جمع آوري و تکمیل نواقص مکشوفه در اسناد و پرونده ها4- کدبندي اسناد : تعریف کد براي اسناد به منظور دستیابی سریع به آنها صورت می پذیرد.5- آماده سازي :پس از اجراي مراحل فوق، اسناد و اوراق به تفکیک وطبقه‌بندي‌هاي انجام‌شده در زونکن گذاشته می‌شود.6- فهرست برداري : در این مرحله می بایستی فهرستی از اسناد موجود به تفکیک موضوع تهیه شود تا در مواقع لزوم تمامی اسناد از طریق فهرست‌ها قابل بازیابی باشند .5/17

اسلاید 6: ب) ساماندهی الکترونیک اسناد اسناد کاغذي را می‌توان تبدیل به اسناد اکترونیکی، میکروفیش و فیلم نمود ؛ زیرا این امر موجب موارد زیر می‌گردد:افزایش عمر اسنادایجاد دسترسی به اسناد بی مانندکاهش هزینه هاي بایگانیتامین امنیت اسناد 6/17

اسلاید 7: - مراحل ساماندهی الکترونیک اسناد :1- ارزشیابی اسناد 2- ایجاد ساختار بایگانی الکترونیک 3-آماده سازي اسناد 4- تصویربرداري از اسناد و پرونده ها5- اصلاح و ویرایش تصویرها6- ورود اطلاعات اسناد به نرم افزار7 -کنترل کیفی 8 -تهیه نسخ پشتیبان7/17

اسلاید 8: - شرایط نگهداري و بهره برداري از اسناد دیجیتال 1)‌ محدوده حفاظتی شامل :اموال و دارائی هاي فیزیکی مانند ساختمانها و یا اتاق هاي خاص مانند اتاق هاي سرور و یا تجهیزات ارتباطیدارائی ها و تجهیزات سخت افزاري مانند رایانه ها و تجهیزات شبکه و ارتباطات نرم افزاري مانند فایلها، برنامه هاي کاربردي و سیستم هاي عاملدارائی ها و لوازم خدماتی مانند ساختار کابل کشی شبکه ، سیستم تلفن ، برق و تهویهالف- ملاحظات امنیتی اسناد الکترونیک8/17