روش تدوین آیین نامه در کتابخانه

روش تدوین آیین نامه در کتابخانه

اسلاید 1: روش تدوین آیین نامه در کتابخانه

اسلاید 2: آشنایی با مفاهیم: هدفها خط مشی ها آیین نامه ها

اسلاید 3: هدفهاObjectives

اسلاید 4: هدف چیست؟در یک تعریف ساده، هدف وضعيتي است كه مي‌خواهيم در آينده داشته باشيماگر خود نتوانيم وضعيت‌مان را در آينده تعيين كنيم،‌ ناچار محيط پيرامون‌مان، وضعيت را به ما تحميل مي‌كند. آنچه كه محيط بر ما حكم مي‌كند چه بسا با ما سازگاري نداشته باشد. پس چه بهتر كه خود، هدف مطلوب‌مان را معلوم كنيم و به سمتش در حركت باشيم.

اسلاید 5: انواع هدفاهداف نهایی (مقاصد) Goalsاهداف اختصاصی Objectives 1-2. اهداف بلند مدت 2-2. اهداف کوتاه مدت (سالیانه)

اسلاید 6: 1) اهداف نهاییاهداف نهایی، اهدافی هستند که در عالی ترین سطح (سطوح بالای مدیریت) تنظیم می شوند و معمولا گسترده و کلی هستند. در اهداف نهایی وضعيت نهائي ومطلوب درنظر گرفته مي شود ونشان ميدهد که سرانجام برنامه چه خواهد شد.هدف نهائي محدوديت زماني نداشته وضرورتا هم قابل دسترسي نمي باشد

اسلاید 7: نمونه ای از اهداف نهایی کتابخانه های دانشکده ایپاسخگویی به نیازهای آموزشی برخاسته از برنامه های درسی و یا مطالعات عمومی دانشجویانحمایت اطلاعاتی از اعضای هیأت علمی برای به روز کردن منابع درسی و اجرای فعال تر نقش آموزشی آنهافراهم کردن منابع اطلاعاتی لازم جهت پیشبرد اهداف پژهشی دانشکده

اسلاید 8: 2) اهداف اختصاصی بیان های مشخص از اقداماتی هستند که برای دستیابی به اهداف نهایی سازمان باید انجام شود.

اسلاید 9: ویژگی های اهداف اخصاصی هدفها باید مبتنی بر واقعیتها و دست یافتنی باشند.هدفها باید مشخص و قابل سنجش باشند.هدفها باید دارای محدودیت زمانی باشند.در تعیین هدفها باید به نتایج نظر داشت.هدفها را باید از راه مشارکت تعیین کرد.

اسلاید 10: 1. هدفها باید مبتنی بر واقعیت ها و دست یافتنی باشندهدفهای خیلی خوش بینانه ولی غیر واقعی، سبب تضغیف روحیه و در نتیجه عدم کارایی می شوند. هدفهای مبتنی بر واقعیت ها نوعی احساس موفقیت در کار ایجاد می کنند که منجر به ایجاد انگیزش می شود.

اسلاید 11: 2. هدفها باید مشخص و قابل سنجش باشندتعبیر، تفسیر و سنجش هدفهای کلی، کار دشواری است. بنابراین هدف های کلی قابل اندازه گیری نیستند و ضوابطی برای میزان پیشرفت کار و درجه حصول به این گونه هدف ها به دست نمی دهد. اما اهداف مشخص کمی به سهولت قابل سنجش اند و معیارهایی برای سنجش میزان پیشرفت و موفقیت برنامه فراهم می کنند. به عنوان مثال هدف: بهبود وضعیت خدمات اطلاع رسانی به کاربران یک هدف کلی است اما هدف: خرید 3 دستگاه کامپیوتر جدید برای بخش اطلاع رسانی تا پایان سال 1390 یک هدف مشخص و قابل اندازه گیری است.

اسلاید 12: 3. هدف ها باید دارای محدودیت زمانی باشندهدف ها را می توان برای یک روز، یک هفته، یک ماه، یک سال و یا مدت طولانی تر تعیین نمود. محدودیت زمانی که برای هدف ها تعیین می شود، بایستی مبتنی بر واقعت ها و قابل اجرا باشد.

اسلاید 13: 4. در تعیین هدف ها باید به نتایج نظر داشتتوجه و تأکید بایستی بیشتر معطوف به مقاصد و نتایج باشد تا به وسایل رسیدن به آنها. وسایل را می توان در صورت لزوم از طریق آموزش مجدد کارکنان یا تغییر در روشها و تجهیزات، تعدیل کرد لیکن این تغییر باید همواره با توجه به مقاصد و نتایج صورت گیرد. در واقع هدف باید نتیجه ای را مشخص کند.

اسلاید 14: 5. هدف ها را باید از راه مشارکت تعیین کردهدفها را نباید به کارکنان تحمیل کرد. کارکنانی که مسؤولیت دست یافتن به این هدفها را به عهده دارند، بهتر است برای همکاری و مشارکت در تعیین آنها برانگیخته شوند.

اسلاید 15: 1-2. اهداف بلند مدت این اهداف معمولا با عبارتی نظیر: داشتن (to have)، شدن (to become) و یا دستیابی آغاز می شوند. سپس از یک طرف با ذکر مقادیر قابل سنجش و نسبی و قابل انعطاف ادامه یافته و در نهایت در داخل عبارت زمان مشخصی از آینده نیز در آن قید می شود. مثال: دستیابی به مجموعه استاندارد براساس استاندارد کتابخانه های دانشگاهی ایران تا سال 1398

اسلاید 16: اهداف بلندمدت به طور کلی عبارتی که به عنوان قالب صحیح درنوشتن اهداف بلندمدت پیشنهاد می شود بصورت زیر است:To have (or become) - (future position) – by (year)یعنی تبدیل شدن یا دستیابی به وضعیت یا موقعیت مورد نظر تا سال

اسلاید 17: 2-2. اهداف کوتاه مدت یا سالیانه هدفهای سالیانه، هدفهای کوتاه مدت هستند که سازمان برای رسیدن به هدفهای بلند مدت باید به آنها دست یابد.

اسلاید 18: 2-2. اهداف کوتاه مدت یا سالیانه کاربردهای اهداف کوتاه مدت: ساز وکاری برای ارزیابی عملکرد مدیران ابزاری برای نظارت بر پیشرفت فعالیت ها و تأمین هدفهای بلند مدت تعیین اولویتها برای سازمان، بخش ها و واحدها

اسلاید 19: اهداف کوتاه مدت از فعل تغيير استفاده ميكند مثل افزايش ، كاهش ، بهبود ، حذف و موارد مشابهفقط باید چه (what) و چه وقت (when) را شامل شود و نباید وارد چرا و چگونه (why and how) شود. باید مشخص و بصورت کمی بیان شودباید در راستای اهداف بلند مدت باشدباید واقع بینانه و شدنی باشند باید دارای اولویت بندی باشند

اسلاید 20: اهداف کوتاه مدت مثال: هدف بلند مدت: دستیابی به مجموعه استاندارد براساس استاندارد کتابخانه های دانشگاهی ایران تا سال 1398هدف میان مدت: افزایش رشد سالانه مجموعه به 12 درصد تا پایان سال 1393هدف کوتاه مدت: افزایش رشد سالانه مجموعه به 8 درصد در سال 1391

اسلاید 21: اهداف کوتاه مدت مثال: هدف بلندمدت: بهبود وضعیت خدمات اطلاع رسانی به کاربران تا سال 1395هدف میان مدت: افزایش 5 دستگاه کامپیوتر جدید به بخش اطلاع رسانی تا پایان سال 1393هدف کوتاه مدت(فرایندی): آموزش کاربران کتابخانه به منظور آشنایی و استفاده از پایگاه های اطلاعاتی تا پایان سال 1391

اسلاید 22: تفاوت های عمده اهداف کوتاه مدت و بلند مدت چارچوب زمانی: اهداف بلند مدت چارچوب زمانی 5 ساله یا بیشتر را در بر می گیرند اما هدفهای کوتاه مدت معمولا یک سال یا بخشی از یک سال را در بر می گیرند. تمرکز: هدف های بلند مدت بر موقعیت های آینده سازمان در محیط رقابتی توجه دارند اما هدف های کوتاه مدت، دستاوردهای مشخص سازمان، و واحدهای آن را برای سال آینده مشخص می کند.

اسلاید 23: تفاوت های عمده اهداف کوتاه مدت و بلند مدت (ادامه)3) صراحت: هدفهای بلندمدت به صورت کلی بیان می شوند درحالیکه هدفهای کوتاه مدت بسیار مشخص اند.4) اندازه گیری: هر دو کمی هستند. اما هدف های بلندمدت برحسب معیارهای نسبتا کلی سنجیده می شوند. در حالیکه هدفهای کوتاه مدت برحسب معیارهای مطلق بیان می شوند.

اسلاید 24: رهنمود های استاندارد کتابخانه های دانشگاهی ایران برای اهداف کتابخانههر کتابخانه دانشگاهی (اعم از مرکزی یا دانشکده ای) باید قبل از هر چیز دارای اهداف و وظایف معین و مدون در راستای اهداف و وظایف سازمان آموزشی متبوع خود باشدتعریف و تدوین اهداف و وظایف باید توسط کتابداران متخصص و با نظر مشورتی نمایندگان اعضای هیأت علمی، مسؤولان برنامه های آموزشی و پژوهشی و دانشجویان و با تماس و تبادل نظر منظم و مداوم با این گروه ها انجام گیرد.

اسلاید 25: رهنمود های استاندارد کتابخانه های دانشگاهی ایران برای اهداف کتابخانه3) اهداف و وظایف کتابخانه باید رسا و گویا باشد و برنامه های کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت کتابخانه را با زمان بندی مناسب در برگیرد.4) اهداف و وظایف کتابخانه باید به تصویب رئیس دانشگاه (در مورد کتابخانه مرکزی) یا رؤسای دانشکده ها (در مورد کتابخانه های دانشکده ای) برسد.

اسلاید 26: رهنمود های استاندارد کتابخانه های دانشگاهی ایران برای اهداف کتابخانه5) لازم است اهداف و وظایف هر کتابخانه در فواصل زمانی مناسب مورد بررسی و بازنگری قرارگیرد و هرنوع تغییر و تحولی که در اهداف و وظایف سازمان آموزشی مادر پیش می آید در آن منعکس گردد. لازم است در این بازبینی ها امکانات موجود، منابع، و خدمات کتابخانه نیز در پرتو رسالت و هدف های آن ارزیابی شود تا اساس برنامه ریزی واقع بینانه آتی فراهم آید.

اسلاید 27: پیشنهادهایی برای تدوین بیانیه اهداف کتابخانه:بیانیه اهداف کتابخانه شامل اهداف نهایی (مقاصد)، اهداف بلند مدت، اهداف میان مدت، و اهداف کوتاه مدت بصورت یکپارچه در قالب یک بیانیه نوشته شود. اهداف بلند مدت دارای دوره زمانی 5 ساله و بالاتر، اهداف میان مدت 3 تا 5 سال و اهداف کوتاه مدت یکساله هستند. از اهداف بیان شده در منابعی مثل دایره المعارف کتابداری، برای کتابخانه های دانشکده ای، می توان بعنوان اهداف نهایی استفاده کرد.

اسلاید 28: پیشنهادهایی برای تدوین بیانیه اهداف کتابخانه:(ادامه)4) بیانیه اهداف کتابخانه بهتر است با مشارکت و همفکری کلیه پرسنل کتابخانه و با استفاده از نظر رئیس و معاونین دانشکده و اعضای هیأت علمی و کاربران کتابخانه تهیه گردد. 5) بیانیه اهداف کتابخانه باید دارای عنوان بیانیه باشد به عنوان مثال: بیانیه اهداف کتابخانه دانشکده ......... اهداف و وظایف کتابخانه..............6) نکات نگارشی و نکات مربوط به صفحه بندی را در نگارش بیانیه باید رعایت کرد. به عنوان مثال از فونتهای رایج در نگارش کتاب استفاده کرد.

اسلاید 29: پیشنهادهایی برای تدوین بیانیه اهداف کتابخانه:(ادامه)7) بیانیه اهداف کتابخانه در نهایت باید به تصویب (شورای معاونین دانشکده، رئیس دانشکده یا رئیس کتابخانه) برسد. مانند: این بیانیه ......بند و ......هدف در تاریخ.......... به تصویب..........رسید. نام و سمت و امضای تصویب کنندگان در پایین بیانیه ذکر شود.

اسلاید 30: خط مشی هاPolices

اسلاید 31: خط مشی چیست؟ سیاست ها یا خط مشی ها احکامی هستند که برای هدایت و جهت دادن به فکر کارمند در هنگام تصمیم گیری، تدوین می شوند. خط مشی ها برنامه هایی هستند که شامل تصمیمات کلی می شوند و به عنوان راهنما یا چارچوب تفکر در تصمیم گیری به کار می روند. و چگونگی انجام فعالیت ها ر ا مشخص می کند.

اسلاید 32: خط مشی مجموعه سازیخط مشی مجموعه سازی بیانیه ای از مقاصد کتابخانه برای ساختن و توسعه مجموعه است. خط مشی گسترش مجموعه هر کتابخانه با توجه به مقتضیات و خصوصیات آن کتابخانه تدوین و تنظیم می شود و مختص همان کتابخانه است و نسخه ای مشترک نیست که بتوان آن را برای همه کتابخانه ها حتی با خصوصیات مشترک فراوان تجویز کرد.

اسلاید 33: خط مشی مجموعه سازیبرنامه ریزی و تولید خط مشی، امروزه، از الزامات مدیریت مجموعه، تقریبا در تمام انواع کتابخانه ها در کشورهای توسعه یافته است. با نگاهی به وب سایت کتابخانه های این کشورها می بینیم که در بسیاری از این وب سایت ها سندی با عنوان: Collection development policy (خط مشی/سیاست مجموعه سازی) وجود دارد. مشابه چنین سندی را به ندرت در کتابخانه های کشور خومان حتی در کتابخانه های بزرگ می توان دید.

اسلاید 34: خط مشی مجموعه سازی یا...خط مشی مجموعه گستری سیاست های مجموعه سازی خط مشی مدیریت مجموعه سیاست های مدیریت مجموعه

اسلاید 35: رهنمود استاندارد کتابخانه های دانشگاهی ایران درباره خط مشی مجموعه سازیبا توجه به سرعت روز افزون تولید اطلاعات و این که هیچ کتابخانه ای، هرچند عظیم، قادر نیست با منابع محدود مالی همه اطلاعات موجود را در زمینه کار خود فراهم کند، لازم است کتابخانه، خط مشی و راهکارهای مناسب و مکتوب برای گزینش و گسترش منابع و مجموعه خود داشته باشد تا بتواند به حفظ و ارتقای کیفیت مجموعه یاری دهد.

اسلاید 36: دلایل تدوین خط مشی مجموعه سازیانفجار اطلاعات و افزایش حجم انتشارات محدودیت و تغییرات مداوم بودجه کتابخانهمحدودیت منابع و فضای کتابخانه

اسلاید 37: کارکردها و نقش های خط مشی مجموعه سازیانتخاب Selectionبرنامه ریزی Planningروابط عمومی Public relationsهمکاری Cooperation

اسلاید 38: 1. انتخاب تبیین اولویت ها و بایدها و نبایدها در انتخاب یا عدم انتخاب، خرید، وجین، حفظ مجموعه و نظایر آن گسترش مجموعه در راستای اهداف سازمان و در خدمت جامع کاربران جلوگیری از رشد ناموزون مجموعه جلوگیری از اعمال سلیقه های شخصی در انتخاب منابع

اسلاید 39: 2. برنامه ریزی برنامه ریزی بودجه کتابخانه و نحوه تخصیص بودجه براساس خط مشی مجموعه سازی چارچوبی برای ارزیابی و بهبود مستمر مجموعه

اسلاید 40: 3. روابط عمومی از این حیث خط مشی برای کاربران، مدیران و کارمندان سازمان مرجعی است که آنها را با اهداف و محدوده عمل کتابخانه آشنا می ساز و برای کارمندان تازه وارد نیز موجب آشنایی و آگاهی از بافتی است که در آن باید مشغول شوند. این ارتباط برد خارجی نیز دارد، بدین معنا که دیگر کتابخانه ها سازمان ها با مراجعه به آن اطلاعات ارزشمندی از جزئیات اهداف و محدوده عمل کتابخانه بدست می آورندکه شناسایی حوزه های مناسب همکاری بین کتابخانه ای و بویژه اشتراک منابع از آن جمله است.

اسلاید 41: 4. همکاریخط مشی گسترش مجموعه به دلیل آشکارسازی اهداف سازمان کمک می کند تا دیگر بخش های کتابخانه نظیر فهرست نویسی، حفاظت و نگهداری، اطلاع رسانی و نیز برنامه ریزی هماهنگ باشند و روابط همکاری بین این بخش ها را شفاف تر می نماید .

اسلاید 42: توصیه هایی برای تدوین خط مشی مجموعه سازی توصیه می شود که برای تدوین خط مشی، کمیته یا کارگروهی تشکیل شود. کمیته مشورتی یا شورای هماهنگی کتابخانه مرجع معتبری برای تهیه و تدوین آیین نامه است.

اسلاید 43: مراحل توصیه شده برای تدوین خط مشی مجموعه سازی تهیه رهنمودهانیازسنجی آماده کردن پیش نویس تکثیرتهیه نسخه نهایی پیش بینی تجدید نظر مداوم

اسلاید 44: 1) تهیه رهنمودهاتهیه رهنمودهایی که در آن معین شده باشد: چه چیزهایی در خط مشی باید گنجانده شودبا چه کسانی مشورت شودچه کسی پیش نویس خط مشی را تهیه کندتصمیم گیری در کمیته یا کارگروه به چه صورت انجام شود

اسلاید 45: 2) نیازسنجیتحلیل نیازهای جامعه کتابخانه با مراجعه به اعضای آن. این کار هم با پیمایش نظرات و هم انجام مصاحبه می تواند انجام شود. علاوه برآن با اعلام دعوت عام نیز می توان به جمع آوری نظرات علاقه مندان پرداخت.

اسلاید 46: 3) آماده کردن پیش نویس این کار را می توان با استفاده ار خط مشی های موجود از کتابخانه های مشابه و با افزودن یافته های مرحله نیاز سنجی انجام داد. اجزای خط مشی که در ادامه ارائه می شود می تواند به عنوان الگویی جهت تهیه پیش نویس استفاده گردد.

اسلاید 47: 4) تکثیر تکثیر نسخه های پیش نویس و توزیع آن در میان آگاهان و علاقه مندان و وارد کردن تغییرات لازم در پیش نویس

اسلاید 48: 5) تهیه نسخه نهاییانتشارو اعلام رسمی پذیرش آن و آگاهی رسانی در خصوص آن به جامعه

اسلاید 49: 6) پیش بینی تجدید نظر مداوم مشخص کردن مقطع زمانی ارزیابی و تجدید نظر احتمالی در سند تهیه شده

اسلاید 50: اجزای خط مشی مجموعه سازیمجموعه های خاصمحدودیت ها 10. حفاظت و نگهداری11. ارزیابی مجموعه 12. روابط همکاری با کتابخانه های دیگر13. وجین 14. مرور و بازنگری در سیاست مدیریت مجموعه مقدمه / ارتباط با مأموریت سازمانمنظور از تهیه خط مشیمجموعه در خدمت چه کسانی قرار خواهد گرفتدستیابیمعرفی مجموعهبودجه اصول انتخاب

اسلاید 51: 1. مقدمه/ ارتباط با مأموریت سازمانبدیهی است که اولین عبارات خط مشی به فلسفه وجودی سازمان، کتابخانه، و وظایف و اهداف آن اختصاص داشته باشد، اهدافی که فعالیت های گسترش مجموعه با آنها سنجیده می شود و میزان موفقیت این فعالیت ها به میزان دستیابی به آنها یا تسهیل در رسیدن به آنها بستگی دارد. از بیانیه مأموریت سازمان (اگر موجود باشد) می توان برای نوشتن این بخش استفاده کرد.

اسلاید 52: 2. منظور از تهیه خط مشیچرا خط مشی تهیه می شود؟ خطاب به چه کسی تهیه می شود؟برای چه منظورهایی باید مورد استفاده قرار گیرد (مثلا کسب حمایت، کنترل، نظارت، حسابرسی)؟

اسلاید 53: 3. مجموعه در خدمت چه کسانی قرار خواهد گرفتدر اینجا باید به گروه های مختلف کاربران و همچنین گروه های خاص پرداخت. نیازهای آنها برشمرده شود. همچنین بیان اینکه چه گروه ها و کسانی هدف خدمت نیستند نیز بیان شود.

اسلاید 54: 4. دستیابی دستیابی به مجموعه( انواع منابع) به چه نحو است؟ مجموعه قابل امانت است یا نه؟ چه قسمت هایی؟ دستیابی به منابع الکترونیکی به چه نحوی است؟

اسلاید 55: 5. معرفی مجموعهمجموعه از چه موادی تشکیل می شود ( تک نگاشت ها، ادواری ها، مواد دیداری و شنیدار، رسانه های الکترونیکی، مواد آرشیوی)؟ آیا جنبه های خاص و نامعمولی وجود دارند که مجموعه و استفاده از آن را تحت تأثیر قرار داده باشند؟

اسلاید 56: 6. بودجه تخصیص بودجه از طرف سازمان مادر چگونه صورت می گیرد؟بودجه از کجا تأمین می شود؟تخصیص داخلی چطور انجام می شود؟تخصیص بر چه اساسی انجام می شود ( برحسب موضوع، برحسب بخش، گروه، دانشکده، و...)؟

اسلاید 57: 7. اصول انتخاب چه کسی یا کسانی انتخاب را انجام می دهند؟ کتابخانه چه کنترلی بر انتخاب آنها انجام می دهد؟بر اساس چه اصولی دست اندرکاران انتخاب باید عمل کنند؟معیارهای انتخاب برای همه انواع منابع کدام است(تازگی، قیمت، سطح، اعتبار و...)؟معیارهای انتخاب برای انواع مواد: چه موادی مورد نظرند و ترجیح داده می شوند؟ سیاست در مورد مواد اهدایی چیست؟ چه شروطی برای قبول اهدا وجود دارد؟

اسلاید 58: 8. مجموعه های خاصسابقه و پیشینه، نحوه افزایش یا کاهش، نگهداری، ذخیره و تآمین دسترسی مثل منابع آرشیوی، منابع سمعی و بصری و ....

اسلاید 59: 9. محدودیت ها چه موادی تهیه نمی شوند ( فرمت ها، قیمت، سن، زبان، و ...)؟

اسلاید 60: 10. حفاظت و نگهداری سیاست کتابخانه برای حفاظت و نگهداری مجموعه چیست؟ چه کارهایی و چه مواقعی باید انجام شود؟

اسلاید 61: 11. ارزیابی مجموعهآیا مجموعه ارزیابی می شود؟ با چه روشهایی ارزیابی انجام می شود؟ارزیابی چند وقت یکبار انجام می شود؟

اسلاید 62: 12. روابط همکاری با کتابخانه های دیگردلایل همکاری با سایر کتابخانه ها چیست؟همکاری با سایر کتابخانه ها با چه روشهایی انجام می شود؟همکاری با کدام کتابخانه ها انجام می شود؟وجود مجموعه های دیگر در دسترس چه تأثیر بر مجموعه سازی می گذارد؟

اسلاید 63: 13. وجینسیاست وجین چیست؟چه کسانی وجین می کنند؟چه معیارهایی را برای وجین بکار می بریم؟چند وقت یکبار وجین انجام می شود؟ با مواد وجین شده چه می کنیم؟

اسلاید 64: 14. مرور و بازنگری در سیاست مدیریت مجموعه اگر قرار باشد خط مشی با ارزش باقی بماند باید در آن بازنگری شود تا نیازهای متغیر کتابخانه و استفاده کنندگان را منعکس کند. در این قسمت باید تعیین شود که :چه کسانی این بازنگری را انجام می دهند؟چند وقت یکبار بازنگری انجام می شود؟در چه شرایطی این بازنگری باید انجام شود؟

اسلاید 65: تصویب خط مشیخط مشی باید به تصویب بالاترین مقام اجرایی سازمان برسد. در دانشکده ها بهتر است خط مشی به تصویب شورای معاونین دانشکده برسد. باید مشخص شود که خط مشی در چند بند و توسط چه کسانی و در چه تاریخی به تصویب رسیده است. نام، سمت و امضای تصویب کنندگان باید در ذیل خط مشی قرار گیرد.

اسلاید 66: نکاتی که در نگارش خط مشی باید رعایت کردنمی توان ساختار مشخصی برای خط مشی مجموعه سازی پیشنهاد کرد، آن ساختاری که بهتر و بیشتر به کار کتابخانه شما می آید بهترین است رعایت یکدستی در الفاظ و اصطلاحات باید رعایت شودساختار خط مشی باید از انسجام و نظم منطقی برخوردار باشدمی توان از خط مشی سایر کتابخانه ها بعنوان راهنمایی در تعیین ساختار مناسب استفاده کرد. خط مشی باید بصورت روشن، موجز و ساده نوشته شود.

اسلاید 67: نکاتی که در نگارش خط مشی باید رعایت کردنکات نگارشی و صفحه بندی باید در تدوین خط مشی رعایت شود. خط مشی باید دارای عنوان باشد.

اسلاید 68: مقررات وآیین نامه ها Rules

اسلاید 69: آیین نامه چیست؟ به مجموع مقرراتی که یک موسسه عمومی یا خصوصی بمنظور تنظیم امور موسسه خود تهیه و تدوین میکند آئین نامه گفته می شود در تعریف آیین نامه که گاه از آن به «نظام نامه» نیز تعبیر می شود، آورده اند: «مقرراتی که مقامات صلاحیت دار وضع نموده و در معرض اجرا می گذارند خواه هدف آن تسهیل اجرا و تشریح قانونی از قوانین موضوعه باشد، خواه در مواردی باشد که اساساً قانونی وضع نشده است...».

اسلاید 70: آیین نامه چیست؟ مقررات و آئین نامه ها ساده ترین نوع برنامه استمقررات و آئین نامه ها لزوم اقدام یا عدم اقدام مشخص را به صورت لازم الاجرا تعیین می کنند و هیچ نوع اعمال نظر شخصی را اجازه نمی دهند.

اسلاید 71: انواع آیین نامهآیین نامه اجراییآیین نامه مستقل

اسلاید 72: 1) آیین نامه اجرایی آیین نامه ممکن است با هدف تسهیل اجرای قانون و بیان جزئیات آن وضع شود که در این صورت، به آن آیین نامه اجرایی گفته می شود. این آیین نامه ها، از نظر ماهیت مکمّل قانون هستند.

اسلاید 73: 2) آیین نامه مستقل بعضی آیین نامه ها، مقرراتی را بیان می کنند که اساساً در رابطه با آن ها هیچ قانونی وضع نشده است. این آیین نامه ها را آیین نامه مستقل می نامنداین نوع آیین نامه ها گاهی جایگزین قانون بوده و با آن تفاوتی ندارند.

اسلاید 74: برخی از دلایل تدوین آئین نامهپرکردن خلاء قانونی ایجاد نظم و هماهنگی بیان جزئیات و تسهیل اجرای قوانین تعامل مثبت با افراد ذینفع تعریف فعالیتها وتفکیک مسئولیتهاارزیابی عملکرد

اسلاید 75: هدف از تدوین آئین نامه کتابخانه:دستیابی به اهداف کتابخانه ایجاد هماهنگی بین بخش های مختلف کتابخانهتشریح وظایف هر یک از بخش ها ایجاد هماهنگی در انجام کار پرسنل یک بخش جلوگیری از بروز اشتباهات در کارجلوگیری از بروز سوء تفاهم در مراجعین انجام دقیق و صحیح کار قانونمند کردن کارها

اسلاید 76: مسؤول تدوین آئین نامه : آیین نامه می تواند در سطوح مختلف توسط رئیس کتابخانه یا مسؤولین هر یک از بخش ها تهیه شود.بهتر آن است که آیین نامه کتابخانه توسط کمیته کتابخانه تهیه و تدوین و تصویب گردد.

اسلاید 77: برای تدوین آیین نامه از کجا و چگونه شروع کنیم؟توجه به اهداف سازمان مادر تفکیک واحدها، بخشها و فعالیتهاتهیه لیست جامع از فعالیت هربخش یا واحددسته بندی و گروه بندی فعالیتهای مرتبط در قالب مواد آئین نامهاولویت بندی و شماره گذاری مواد آئین نامه شرح هر ماده در قالب تیتر اصلی شرح مصادیق در زیر هر ماده به صورت بنداستفاده از تبصره برای تفسیر و یا توضیح بیشترذکر تعداد مواد، بندها و تبصره، تاریخ تصویب، تاریخ اجرا و مقام یا مقامات تائید کننده

اسلاید 78: رمز موفقیت آئین نامه ها نظر سیاستگزاران را جلب کرده و به تصویب رسیده باشد آموزش مجریان اطلاع رسانی مناسب به کاربران و آگاهی کامل آنها از مواد آیین نامه پای بندی و رعایت کامل موارد مندرج توسط مجریان در سطوح مختلف جلب همکاری سایر واحدها به منظور ایفای نقش خودبروز بودن آیین نامه از طریق بازنگری و رفع نواقص شناسایی شده

اسلاید 79: ویژگی های یک آیین نامه جامع باشد شفاف و روشن باشد عدم تناقض در مفاد آنقابل جرا باشدکاربر مدار باشد قابل بازنگری باشد مصوب و ابلاغ شده باشد در اشل های متفاوت در اختیاراستفاده کننده قرار گیرد

اسلاید 80: نکته :آئین نامه هر کتابخانه باید متناسب با : مجموعه کارمندان اعضاء و شرایط خاص آن کتابخانه تدوین شود بنابراین : تدوین یک آئین نامه استاندارد میسر نیست

اسلاید 81: ساختار و شیوه نوشتن آئین نامه عنوان آیین نامهاهداف و تعاریفمتن آیین نامه

اسلاید 82: 1. عنوان آیین نامه آیین نامه امانت کتابخانه ......................... آیین نامه وجین منابع کتابخانه ................. آیین نامه شیوه استفاده از کتابخانه .............

اسلاید 83: 2. اهداف و تعاریف اهداف بخشی که برای آن آیین نامه تدوین می شودواژه های کلیدی که در متن آئین نامه استفاده می شود باید تعریف گردد.عدم تعریف واژه ها باعث عدم فهم درست آئین نامه می گردد و باعث ایجاد اشکال در تفسیر آن می شود.

اسلاید 84: 3. متن آیین نامه متن آئین نامه مشتمل بر چندین ماده و تبصره است مواد آیین نامه، همان گزینه هایی است که می خواهیم درباره آن مقررات وضع کنیم مثلا در بخش امانت مواد آئین نامه می تواند شامل موارد زیر باشد: استفاده کنندگان شرایط عضویت شرایط امانت تأخیر در بازگشت مفقود شدن کتاب

اسلاید 85: 3. متن آیین نامه (ادامه)ذیل هر ماده، نکات جزیی تر و توضیحات با اعداد یا حروف الفبا از هم تفکیک می شود: مثال : ماده 1: استفاده کنندگان 1- اعضای هیأت علمی دانشگاه 2- دانشجویان کارشناسی، کارشناسی ارشد، دکتری یا ماده 1: استفاده کنندگان 1-1- اعضای هیأت علمی 2-1- دانشجویان کارشناسی، کارشناسی ارشد، دکتری

اسلاید 86: 3. متن آیین نامه (ادامه)نکات متفرقه ، موارد پیش بینی نشده، و مواردی که ممکن است صد در صد محقق نشود در قالب تبصره ذکر می گردد: مثال: ماده 1: استفاده کنندگان 1- اعضای هیأت علمی 2- دانشجویان کارشناسی، کارشناسی ارشد، دکتری 3- مراجعین از سایر مراکز تبصره: مراجعه کنندگان سایر مراکز با ارائه کارت شناسایی معتبر صرفا مجاز به استفاده از منابع در داخل کتابخانه هستند.

اسلاید 87: 3. متن آیین نامه (ادامه)در انتهای آئین نامه باید مشخصات آن، همراه با تاریخ و مرجع تصویب کننده ذکر گردد: مثال : این آئین نامه در...........ماده و...........تبصره ، در تاریخ.....................به تصویب........................رسید.

اسلاید 88: منابعآل مختار، محمدجواد؛ برومند، محمدعلی. خط مشی مجموعه گستری کتابخانه های دانشگاه اصفهان. اساسنامه کتابخانه های دانشگاه اصفهان. اصفهان: دانشگاه اصفهان، معاونت تحقیقات و فناوری. 1387. استانداردهای کتابخانه های دانشگاهی ایران. تهران: کتابخانه ملی: 1381.اوانز، ادوارد؛ لیزل وارد، پاتریشیا؛ رگاس، بندیک. مبانی مدیریت برای متخصصان اطلاع رسانی. ترجمه مینو واعظ زاده. ویراستار ابراهیم افشار. تهران: کتابخانه ملی، 1388.ایران نژاد پاریزی، مهدی؛ ساسان گهر، پرویز. سازمان و مدیریت از تئوری تا عمل. تهران: موسسه عالی بانکداری ایران، 1380.

اسلاید 89: منابع(ادامه)برنامه ریزی استراتژیک و سنجش عملکرد. ترجمه جمال الدین طبیبی، محمدرضا ملکی. تهران: سیمای فرهنگ، 1383. تدوین سند خط مشی یا سیاست مجموعه سازی کتابخانه و مرکز اسناد. درس مجموعه سازی. گروه آموزشی کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه اصفهان. دایره المعارف کتابداری و اطلاع رسانی. سرویراستار عباس حری. تهران: کتابخانه ملی، 1385.دیوید، فرد آر. مدیریت استراتژیک. ترجمه علی پارسائیان، محمد اعرابی. تهران: دفتر پژوهشهای فرهنگی، 1379. 10. شادان پور، فرزانه. خط مشی و گسترش مجموعه. فصلنامه کتاب (61)، 1384: 62-53.

اسلاید 90: منابع(ادامه)11. فاطمی، شمس الدین. مروری بر چشم انداز، رسالت، ارزشها و اهداف کلان چند دانشگاه منتخب جهان. مشهد: دانشگاه فردوسی مشهد، 1384. 12. کورال، شیلا. برنامه ریزی استراتژیک برای خدمات کتابخانه ای و اطلاع رسانی. ترجمه مجید امیدوار. تهران: مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران، 1380. 13. متیوز، جوزف آر. برنامه ریزی و مدیریت راهبردی در کتابخانه ها. ترجمه عبدالحسین فرج پهلو. اهواز: دانشگاه شهید چمران اهواز، 1387. 14. مدیریت برنامه راهبردی دانشگاه علوم پزشکی اصفهان. اصفهان: دانشگاه علوم پزشکی اصفهان، معاونت پژوهشی، 1382. 15. معصومی، معصومعلی. راهنمای عملی برنامه ریزی استراتژیک (در واحدهای درمانی و غیر درمانی). تهران: پایگان، 1385.

اسلاید 91: منابع(ادامه)16. About collection development policy. Available at: http://www.lib.az.us/cdt/colldev.aspx17. American library association workbook for selection policy writing. 18. Denison university library goals and objectives 2006-2009.19. Dyson, Maree. How and when to write policies and procedures. Victoria: Maree Dyson, 1994. 20. Henson, Stephen. Developing and writing library policy and procedures.