روش های نوین بايگانی و ذخيره اطلاعات

صفحه 1:


صفحه 2:
8 عنوان : روش هاي نوین بايگاني وذخیره اطلاعات میزان ساعت آموزش : 66 ساعت شهریورماه 1990 

صفحه 3:
*فهر. ست *روش هاي بايكاني *سيستم هاي بايكاني *روش هاي مرتب كردن اطلاعات *انواع قفسه *ذخيره اطلاعات *مدت زمان نكهداري اطلاعات درقالب هاي دفاتر واوراق و... 

صفحه 4:
بايگاني منبع اطلاعات براي تحقیق وحمایت ازخط مشي است * بايگاني مجموعه اي ازگزارشات مي باشد؛به ویژه گزارشات داراي اهمیت قانوني يااجتماعي که وروداطلاعات به طورمستمرویراساس موضوعات موردتوجه به آن ادامه پيدامي کند * بايگاني مهمترین فرم منابع اطلاعات بهداشتي هستندکه هم به شکل منبع اطلاعاتي مستقل ونیز به شکل وابسته به يكديكر مي توانندکارکنند 

صفحه 5:
Se ‏موارداستفاده از بايگاني:‎ * تحقیقات اپیدمیولوژيك * تحقیقات بهداشتي دیگر نظارت * يشتيياني ازنخط مشي "ا تخصيص منابع وبرنامه ريزي مالي 

صفحه 6:
Sh ‏روش هاي بايگاني‎ روش الفبايي روش فونتيك روش ساندکس روش شماره گذاري سریال روش شماره گذاري واحد روش شماره گذاري سربال-واحد روش شماره گذاري تامین اجتماعي روش شماره گذاري خانوادگي 

صفحه 7:
a ‏روش الفبايي‎ ‏بايگاني براساس نام است‎ " * مرتب کردن براساس نام فامیل نام "ا درمواقع يكسان بودن نام براساس تاريخ كه تاريخ تولد ياتاريخ اولين مراجعه به بيمارستان مي باشد 

صفحه 8:
a ‏روش فونتيك‎ 8 تقسیم بندي براساس حرف اول نام فامیل وسپس فایل براساس تلفظ انجام مي شودمي شود * همه نامهاي فامیل که يك نوع تلفظ مي شود ولي دیکته متفاوت دارند باهم فايل مي شود مثال : ثوره - رضا سوره - رضا صوره - رضا ‎cle‏ - زینب صباح - زینب 

صفحه 9:
ااا يي روش ساندكس " اين روش براساس روش فونتيك ايجادشده " بوسيله رمينكتن راند كسترش يافته است " باتوجه به حروف صدادار كه كد نمي كيرند بقيه حروف به © دسته تقسيم مي شود 8 © حرف كليدي انتخاب شده وساير حروف باآن مطابقت داده مي شود 

صفحه 10:
۹۹۰۰۰۰ روش شماره گذاري سربال وبايگاني 8 اطلاعات یکسان در هرتعداد» شماره هاي متفاوت دارند "ا براي هرمراجعه يك شماره اختصاص مي یابد * باتوجه به شماره ها فایل انجام مي شود 

صفحه 11:
روش شماره گذاري واحد * به هرموردباهرتعدادمراجعه يك شماره واحداختصاص مي يابد "" اين شماره هميشه ثابت است "ا همه اطلاعات درخصوص يك موضوع تحت يك شماره نگهداري مي شود # بازيابي اطلاعاتي که به صورت متمرکز است آسان ترمي باشد 

صفحه 12:
روش شماره گذاري سریال-واحد * اين روش تركيبي ازشماره گذاري سریال وسیستم واحد مي باشد # باهردفعه مراجعه بیمار يك شماره مجزا دریافت مي دارد " درنهایت تمامي اطلاعات درشماره آخري ذخیره ونگهداري مي شود 

صفحه 13:
روش شماره گذاري تامین اجتماعي # دركشور هايي که شماره تامین اجتماعي وجوددارداستفاده مي شود مانندآمریکا " براي بايگاني روش مناسبي نیست ‎Mf‏ هرشخص يك شماره تامین اجتماعي داردکه شماره هويتي بیماراست. ‏به علت طولاني بودن شماره بروزاشتباه زیاداست خصوصا درسیستم دستي ‏8 برنامه ريزي براي واحد هاي بايگاني بااین شماره مشکل است به علت پربودن وخالي بودن بعضي فضاها 

صفحه 14:
اس ادامه مطلب "ا براي توزیع مناسب دائما باید اطلاعات تغییریابد بعضي افراد فاقدشماره اند مثل نوزادان درنتیجه شماره کاذب اختصاص يافته ودرنتیجه بعدها براي دریافت شماره اصلي به ناچار باید جابجايي صورت پذیرد " حسن روش اين است که جهت بازيابي اطلاعات ضرورت مراجعه به قسمت هاي مختلف وجودندارد وبازيابي به سرعت انجام مي شود 

صفحه 15:
روش شماره گذاري خانوادگي يك شماره واحد به اعضاي يك خانواده اختصاص مي يابد " بعداز شماره واحد شماره فرعي نشان دهنده آن فرد مذکور مي باشد * همه اطلاعات دريك گروه است فقط پوشه ها متفاوت است * مثال: 9906-00 پدر ‎ICSFST -OC #‏ مادر ‏« 09-06906672 بچه 

صفحه 16:
Se ‏سیستم هاي بايگاني‎ : ‏شماره اي مستقیم‎ * ‏درسیستم مستقیم بايگاني اطلاعات دريك نظم زماني (به‎ * صورت مسلسل درقفسه قرار مي گیرد) * مثال :<©6 © 869-6868 62:26 8 6 6 6 006 

صفحه 17:
ال ۰ سیستم ترمینال دیجیت يك روش فایلینگ شماره اي که باعث مي شود پرونده به طوریکنواخت درمحیط فایل توزیع مي شود دراين روش يك عدد© یام" رقمي استفاده مي شودوبه سه بخش تقسیم مي شود. بخش اول : يعني دورقم آخرازسمت راست بخش دوم : ارقام وسط (6 رقم ) بخش سوم : 0 یا 9 رقم آخر سمت چپ 4۶ 9 9 رقم اول ‎dey‏ آخر 

صفحه 18:
۹۹۰۰۰۰ ادامه مطلب " به يك فضاي اوليه 00000 قسمتي نیاز مي باشد " دريزمان فايل اطلاعات ابتدا به اريقام تبديل مي شود مثال : <-6©-م00062-27 ابتدا 600 را ‎hay‏ مي كنيم بعد به دنبال 0 رقم وسط مي گردیم درنهایت براساس 0 یا 0 رقم آخر اطلاعات رافایل مي کنیم 

صفحه 19:
ادامه محاسن اين روش * اطلاعات به طور مساوي در 0(60) قسمت تقسیم مي شود 8 فقط هر (00)) موردجدید درقسمت اولیه موردنظرفایل مي شود * تجمع افراد براي سرچ موضوع یامطلب دريك قسمت فایل به حداقل مي رسد ۰ اشتباه درفایل به حداقل مي رسد آموزش این سیستم به افرادبسیارسخت است 

صفحه 20:
ادامه 9-2-۴ 6062-92-05 66-92-89 6-0720 

صفحه 21:
Sh ‏سيستم ميدل ديجيت‎ " اين سيستم ازنظرتقسيم ارقام شبيه ترمينال ديجيت است * تفاوت باروش قبل فقط درتعیین ارقام اول »دوم وسوم مي باشد مثال : ارقام سوم اول دوم ‎Of 69 99‏ 99-7208 90-20-99 

صفحه 22:
۹۹۰۰۰۰ روش هاي مرتب کردن اطلاعات * تنظیم اطلاعات براساس منبع ایجاد اطلاعات - دراین روش اطلاعات براساس بخش ایجادکننده وتاريخ مرتب مي شود - مقایسه تمامي مشکلات وموارد به راحتي ممکن نیست 

صفحه 23:
a روش تنظیم اطلاعات براساس مسائل یاروش otal) bureaus Deed bs 900 ‏دردهه‎ 8 ‏است‎ # براي ارزيابي وبرنامه ريزي روش منظمي رادنبال مي ‎US‏ 8 اطلاعات به صورت یکپارچه وپویا درمعرض دیداست # باتوجه به داده ها فهرستي ازمشکلات تهیه مي شود 8 موضوعات شماره گذاري مي شوند(موضوعات متفاوت شماره هاي متفاوت مي گیرند) 

صفحه 24:
ادامه کاربرد فهرست: * کشف مشکلات # ذکرمشکلات * ارتباط مناسب با افرادمرتبط باموضوع * بیان وضعیت مشکل تائيدشرايط 

صفحه 25:
a ‏روش تنظیم اطلاعات بر اساس زمان‎ تمام اطلاعات براساس تاریخ مرتب شده واطلاعات مربوط به يك تاریخ دريك جا قرار مي ‎DS‏ 

صفحه 26:


صفحه 27:


صفحه 28:


صفحه 29:


صفحه 30:


صفحه 31:
" دراین سیستم راهروهاي اضافي راحذف کرده 8 فقط يك راهروموردنیاز است * افزايش ظرفيت بايكاني تا( ©90 قفسه روي ریل قرارداردوبافرمان حركت مي كند کاربرد: مراکز بایگانی» فرهنگی اطلاعاتی» آموزشی و کتابخانه ای کلیه سازمانها نهادها و دانشگاها و بیمارستانها و شرکتها با حجم بایگانی بالا 

صفحه 32:
ااا يي * باتوجه به حركت قفسه ها توسط فرمان : 0- نيروي بدني فراوان جهت چرخاندن قفسه موردنیاز. است 2- حرکت مكانيكي کابین ها دردرازمدت عوارضي رادرمج هاوکتف دست براي کاربران به همراه خواهدداشت 

صفحه 33:
ها ‎SS‏ ‏بایگانی ریلی الكترومكانيكي 

صفحه 34:
بایگانی ریلی الكترومكانيکي 

صفحه 35:
SF ‏بایگانی ریلی الکترومکانیکی‎ 

صفحه 36:
ا يي سيستم الكترومكانيكي "ا قفسه روي ريل قرارداردوتوسط ينل الكترونيكي حركت مي كند ا باسيستم الكترونيكي تعبيه شده انرزي كمتري جهت حركت لازم است قابلیت کنترل ازراه دوررادارامي باسد کاربرد: مانند سیستم مكانيكي است 

صفحه 37:
با کی ۲ بايگاني اتوماتيك 

صفحه 38:
۹۹۰۰۰۰ سیستم اتوماتيك * تمام مزاياي سیستم هاي قبلي رادارد قابلیت نصب به رایانه دارد * قابلیت جايجايي همزمان چند قفسه * داراي سیستم امنيتي مي باشد(سنسور امنيتي ) * دارا بودن قابلیت استپ 

صفحه 39:
22س " قفسه مشبک پیچ و مهره ای 

صفحه 40:
قفسه مشبک پیچ و مهره ای یکی از رایج ترین انواع قفسه بندی انباری است برای نگهداری بارهای سبک و کم حجم که با دست جا به جا می شوند به کار می رود و تا چهار طبقه قابل اجرا می 5 باشد. 

صفحه 41:
eee ‏قفسه مشبک پیچ و مهره ای‎ کاربرد برای نگهداری و دسته بندی ملزومات» ابزار» قطعات یدکی و غیره در انبارهاه فروشگاه ها و مراکز آموزشی و اداری 

صفحه 42:
ا ‎٩۱٩۱‏ ‏بایگانی ثابت کتابخانه ای 

صفحه 43:
بایگانی ثابت کتابخانه ای 

صفحه 44:
a بایگانی ثابت کتابخانه ای سیستم قفسه بندی(کمد) ثابت جهت نگهداری انواع اسناد و مدارک و کتاب و کالاهای ویترینی و انباری به‌طور متداول استفاده می‌گردد کاربرد * مخازن آرشیو, انبار قطعات و كالاء داروخانه ها و منازل 

صفحه 45:
0 

صفحه 46:
— قفسه بندی کانتی معرفي جهت بارهاي شاخه اي نظیر لوله ؛ پروفیل و ... مورد استفاده قرار مي گیرد. اين نوع قفسه بندي جهت نگهداري اجناس شاخه اي طراحي و تولید مي گردد. کاربرد . ‏میزان تحمل بار هر طبقه از قفسه بندي با توجه به نیاز مشتري تعیین مي گرد‎ ne ‎‘oe‏ اين نوع قفسه داراي يك استند اصلي در كف مي باشد که به وسیله بیس پلیت مخصوص و رول بولت هيلتي به زمين مقصل مي گردد و تنظیم فواصل بازوها در هر زماني که نیاز باشد به راحتي انجام می‌گیرد . ‏8 كر اين نوع قفسه بندي به صورت یکطرفه براي کنار دیوارها و دوطرفه براي وسط سالن تولید امي كردد ‏نس ارتفاع كانتي لور با توجه به ارتفاع مكان مورد استفاده و حداكثر بالابري ليفتراك هاي موجود ‏تعبین مي‌گردد . ‎١‏ قفسه بندي كانتي لور با توجه به بارگذاري شاخه اي عمدتاً در بلوكهايي با طول © متر تولید ونصب مي‌گردد . ‏۴ اين نوع قفسه بندي مي تواند براي بارگذاري دستي و یا ماشيني ( لیفتراک ) طراحي و تولید 5 ‏. رنگ کلیه اجزاء فریم ها با فام آبي و بازوها و رابط ها فا زرد آلكيد آميد مايع ‎ee‏ ودر صورت درخواست مشتري با توجه به شرایط آب و هواني با پوشش رنگ پودر یا گالوانیزه گرم نیز قابل تحویل مي باشد ‎ 

صفحه 47:


صفحه 48:


صفحه 49:


صفحه 50:
8 قفسه بندی راک معريفي 2 * اين قفسه بندي براي بارهايي است كه با يالت نكهداري و توسط لیفتراک جابجا مي شوند. کاربرد * انبارهاي مواد و کالا و قطعات يدكي کارگاه و سالنهاي تولید سردخانه ها 

صفحه 51:
"۲۲۲۲ " ذخیره اطلاعات باتوجه به افزايش حجم بليكاني ومشكل فضا سيستم هاي زير جهت ذخيره ونكهداري اطلاعات درنظر گرفته شده است رسانه هاي مغناطيسي ديسك كردان هاردديسك ياديسك سخت اديسك يافلابي ياديسك انعطاف بذير انوارمغناطيسي ديسك فشرده (ديسك نوري ) رسانه هاي ريزتصوير(1)- ميكروا, كامپيوتري به صورت رول فیلم0- ف 70)(وروداطلاعات به کامپیوترازطریق من إفيلم) ©- 20000 (فن آوري شب ثبت یت کامپيوترروي يكروفيلم»اين سيستم قادراست دريك سا 3 يل به ميكروفيلم كند 000- ۳ .این سيستم قابليت تغيير برروي فيلم رادارامي باشد كه يكي ازبيشرفته ترين شيوه هاي ميكروفيلم است 

صفحه 52:
A ‏مدت زمان نگهداري‎ مدت زمان نكهداري دفاتر » فيلم ها لام هاي آزمايشگاهي : دفتركزارش سوبروايزر بيمارستان هاي سراسر كشور بس از©0 سال انتقال مي يايد . دفاتركزارش بخثر بيمارستان هاي سراسر كشور يس از© سال امحا مي شود. دفترثبت پذیرش آزمایشگاه ها ي تشخيص طبي سراسركشور يكسال يس ازاستخراج اطلاعات لازم امحا مي شود . ‎gh SBT a se‏ تشخيص طبي سراسركشور يكسال يس ازاستخراج اطلاعات لازم لمحا مي ‏فت رناروبي داروخانه هاي بيمارستان ها ومراكز بهداثتي ودرماني ومدارك مريوط به آنان © سا يس ان انبارگرداني وتائید آن ‎i ee‏ ‏دفاتر ویزیت پزشکان دربیمارستان ها پس از سال امحا مي شود . ‏دفترتحویل دارو به بخش هاي بیمارستان پس از 0 سال امحامي شود . ‏دفترپلمب شده داروها ي مخدرداروخانهبیمارستان هاي سراسرکشور درصورت ثبت اطلاعات دفاتر يلمب شده داروهاي مخدرداروخانه بيمارستان هاي سراسركشور دررايانه معا آن کال پس ازتمل هرنفر وتائيد اداره لظارت برمرادمخدردانشگاه مربوطة ‎geal, Bb‏ اندض يكراوزي به منت سل داري مي نود ‎ 

صفحه 53:
مدت زمان نگهداري گرافي ها : * فیلم هاي راديوگرافي بیماران عادي 60 سال پس ازتاریخ تهیه فیلم امحا مي شود . * فیلم هاي راديوگرافي آموزشي سال پس ازتاریخ تهیه فیلم امحامي شود. 

صفحه 54:
Sh : ‏مدت زمان نگهداري لام ها وبلوك هاي آزمایش‎ کلیه لا مهاي پاتولوژي حداقل به مدت (06 سال درآزمایشگاهها نگهداري شود. ‎as ""‏ لامهاي سيتولوژي مثبت به مدت ‎QM‏ سال ولامهاي سيتولوژي روتین اعم ازمدیکال ووازينال به مدت © ماه ‏.- كليه جواب سيتولوزي مثبت براي هميشه وجواب هلي غير مثبت به مدت © سال نكهداري مي شوند . ‏"ا كليه بلوك هاي ياتولوزي به مدت 6 سال تربايكاتي ناكيذارى رس ازآن جنائجه مراكزعلمي جمع أوري بلوك ها دركشور تشكيل كريده بود به أن مركز منتقل ودرصورت عدم تشكيل اين مراكزبه دلخواه در آزمايشكاههاي ياتولوزي نكهداري ياامحاشود . 

صفحه 55:
— مدت زمان نگهداري نسخ وقبوض ميخ ‎ips se ra ogni a a au‏ ي ونسخ زردمخصوص پزشکان درسراسرکشورپس ازتسویه حساب مراجع قانوني مالي ورسید دیوان محاسبات به اسنادهزینه آن باید امحاگردد. نسخه دوم نتایج آزمايشگاهي نمونه موادافيوني مکشوفه پس ازيك سال امحا گردد. نسخه داروهاي مخدربیمارستان هاي سراسرکشور ( نسخه داروخانه) 0 سال پس 1 کل نظارت برمواد مخدرامها شود قبوض درماني ونسخ دارويي مخصوص بيمارستان ها ودرمانكاهها © سال بعدازتحويل دارو ازداروخانه امحاكردد. قبض وفاكتورانباردا اروهاي مخدربيمارستان هاي سراسركشور(نسخه داروخانه ) يس از© سال امحا مي شود . اداره 

صفحه 56:
a : ‏مدت زمان نگهداري پرونده ها وفرم هاي باليني‎ پرونده بیماران يستري 0 سال يس ازترخيص بیمار امحا شود. * پرونده پزشكي بیماران عادي واورژانس سراسرکشورکه مسئله خاصي هم ندارند 0 سال پس ازترخیص بیماران ازاورژانس امحامي شود . * پرونده بیماران عادي سرپايي درمانگاههاي سراسرکشور 0 سال پس ازتاریخ آخرین مراجعه امحا شود. * پرونده بیماران كاتاراكتي بیمارستان هاي سراسرکشور ‏ سال پس ازآخرین مراجعه بیماروامحاآنها مشروط به نگهداري پرونده هاي مثتتني شده بلامانم است , * پرونده مجروحین جنگي » بیماران مبتلا به سوختگي » بیماران قلبي وبیماران آعصاب وروان باید حداقل به مدت 00 سال دربايگاني فعال نگهداري شود. 

صفحه 57:
8 ادامه "ا برگ درخواست آزمایش به مدت (0) سال نگهداري شود. 8 # درخواست بانك خون به مدت 0 سال نگهداري شود. * # کلیه تصاویر. جواب پاتولوژي براي هميشه نگهداري شود. "ا ۶ مدارك مواد مخدردربخش براي 6 سال نگهداري شود. * # مدارك مربوط به تولد ومرگ(گواهي) براي هميشه نگهداري شوند. 

صفحه 58:
مداركي كه براي ) سال نگهداري مي شوند : " © اطلاعات آماري يذيرش ها وترخيص ها " © سرويس هاي بزشكي وجراحي " © كزارش هاي © ماهه و ماهه " © بركه هاي يذيرش وترخيص روزانه " ) سري مدارك کهنه وقديمي " @ درجه حرارت " © گزارش هاي شبانه روزي 

صفحه 59:
8 مداركي که براي 0 سال نگهداري مي شوند : " # برگه هاي ساعت کارکارمندان "" # برگه هاي مرخصي » غيبت ‎ft ""‏ مدارك پرسنل مسئول ‏"ا # کارت هاي مربوط به درخواست راديولوژي # گزارشات آزمایشگاه ‏8 7 کارت اهداخون 

صفحه 60:
مداركي که براي 728 سال نگهداري مي شوند : © مر اسلات عمومي * © لغزش وخطاي آمبولانس " © كزارش حوادث ( بيمارستان وشاهدان حادثه ) "" (© دسته رسيدهاي © نسخه اي بيماران " (© سري مدارك دارايي ولباس هاي بيماران "" (© درخواست خريدها 

صفحه 61:
ان ۲ مداركي که براي 000 سال نگهداري مي شوند : "" # مدارك پاداش ها وبدهي ها " # مدارك چارت بیماران بستري # مدارك چارت بیماران سرپايي 

صفحه 62:
مداركي که براي هميشه نگهداري مي شود : " © كزارش حوادث كاركنان © مدارك يرسنلي كاركنان "" (© مدارك سلامتي 

صفحه 63:


عنوان :روش هاي نوین بايگاني وذخيره اطالعات میزان ساعت آموزش 16 :ساعت شهریورماه 1390 *فهرست *روش هاي بايگاني *سيستم هاي بايگاني *روش هاي مرتب كردن اطالعات *انواع قفسه *ذخيره اطالعات *مدت زمان نگهداري اطالعات درقالب هاي دفاتر واوراق و... تعريف بايگاني منبع اطالعات براي تحقيق وحمايت ازخط مشي است بايگاني مجموعه اي ازگزارشات مي باشد،به ويژه گزارشات داراي اهميت قانوني يااجتماعي كه وروداطالعات به طورمستمروبراساس موضوعات موردتوجه به آن ادامه پيدامي كند بايگاني مهمترين فرم منابع اطالعات بهداشتي هستندكه هم به شكل منبع اطالعاتي مستقل ونيز به شكل وابسته به يكديگر مي توانندكاركنند موارداستفاده ازبايگاني: تحقيقات اپيدميولوژيك تحقيقات بهداشتي ديگر نظارت پشتيباني ازخط مشي تخصيص منابع وبرنامه ريزي مالي روش هاي بايگاني ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ روش الفبايي روش فونتيك روش ساندكس روش شماره گذاري سلاير روش شماره گذاري واحد روش شماره گذاري سلاير-واحد روش شماره گذاري تامين اجتماعي روش شماره گذاري خانوادگي روش الفبايي : بايگاني براساس نام است مرتب كردن براساس نام فاميل ،نام درمواقع يكسان بودن نام براساس تاريخ كه تاريخ تولد ياتاريخ اولين مراجعه به بيمارستان مي باشد روش فونتيك تقسيم بندي براساس حرف اول نام فاميل وسپس فايل براساس تلفظ انجام مي شودمي شود همه نامهاي فاميل كه يك نوع تلفظ مي شود ولي ديكته متفاوت دارند باهم فايل مي شود مثال :ثوره – رضا سوره – رضا صوره – رضا سباح – زينب صباح -زينب روش ساندكس اين روش براساس روش فونتيك ايجادشده بوسيله رمينگتن راند گسترش يافته است باتوجه به حروف صدادار كه كد نمي گيرند بقيه حروف به 6دسته تقسيم مي شود 6 حرف كليدي انتخاب شده وساير حروف باآن مطابقت داده مي شود روش شماره گذاري سلاير وبايگاني اطالعات يكسان درهرتعداد ،شماره هاي متفاوت دارند براي هرمراجعه يك شماره اختصاص مي يابد باتوجه به شماره ها فايل انجام مي شود روش شماره گذاري واحد به هرموردباهرتعدادمراجعه يك شماره واحداختصاص مي يابد اين شماره هميشه ثابت است همه اطالعات درخصوص يك موضوع تحت يك شماره نگهداري مي شود بازيابي اطالعاتي كه به صورت متمركز است آسان ترمي باشد روش شماره گذاري سلاير-واحد اين روش تركيبي ازشماره گذاري سلاير وسيستم واحد مي باشد باهردفعه مراجعه بيمار يك شماره مجزا دريافت مي دارد درنهايت تمامي اطالعات درشماره آخري ذخيره ونگهداري مي شود روش شماره گذاري تامين اجتماعي دركشورهايي كه شماره تامين اجتماعي وجوددارداستفاده مي شود مانندآمريكا براي بايگاني روش مناسبي نيست هرشخص يك شماره تامين اجتماعي داردكه شماره هويتي بيماراست به علت طوالني بودن شماره بروزاشتباه زياداست خصوصا درسيستم دستي برنامه ريزي براي واحد هاي بايگاني بااين شماره مشكل است به علت پربودن وخالي بودن بعضي فضاها ادامه مطلب براي توزيع مناسب دائما بايد اطالعات تغييريابد بعضي افراد فاقدشماره اند مثل نوزادان درنتيجه شماره كاذب اختصاص يافته ودرنتيجه بعدها براي دريافت شماره اصلي به ناچار بايد جابجايي صورت پذيرد حسن روش اين است كه جهت بازيابي اطالعات ضرورت مراجعه به قسمت هاي مختلف وجودندارد وبازيابي به سرعت انجام مي شود روش شماره گذاري خانوادگي يك شماره واحد به اعضاي يك خانواده اختصاص مي يابد بعداز شماره واحد شماره فرعي نشان دهنده آن فرد مذكور مي باشد همه اطالعات دريك گروه است فقط پوشه ها متفاوت است مثال 123457-01 :پدر 123457 -02 مادر 03-123457 بچه سيستم هاي بايگاني شماره اي مستقيم : درسيستم مستقيم بايگاني اطالعات دريك نظم زماني (به صورت مسلسل درقفسه قرار مي گيرد) مثال 425262-425263-425264: سيستم ترمينال ديجيت ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ يك روش فايلينگ شماره اي كه باعث مي شود پرونده به طوريكنواخت درمحيط فايل توزيع مي شود دراين روش يك عدد 6يا 7رقمي استفاده مي شودوبه سه بخش تقسيم مي شود. بخش اول :يعني دورقم آخرازسمت راست بخش دوم :ارقام وسط ( 2رقم ) بخش سوم 2 :يا 3رقم آخر سمت چپ 14 13 12 رقم اول وسط آخر ادامه مطلب به يك فضاي اوليه 100قسمتي نياز مي باشد درزمان فايل اطالعات ابتدا به ارقام تبديل مي شود مثال 04-37-84: ابتدا 84را پيدا مي كنيم بعد به دنبال 2رقم وسط مي گرديم درنهايت براساس 2يا 3رقم آخر اطالعات رافايل مي كنيم ادامه محاسن اين روش اطالعات به طور مساوي در 100قسمت تقسيم مي شود فقط هر 100موردجديد درقسمت اوليه موردنظرفايل مي شود تجمع افراد براي سرچ موضوع يامطلب دريك قسمت فايل به حداقل مي رسد اشتباه درفايل به حداقل مي رسد آموزش اين سيستم به افرادبسيارسخت است ادامه مثال: 84-37-04 84-37-03 84-37-02 84-37-01 سيستم ميدل ديجيت اين سيستم ازنظرتقسيم ارقام شبيه ترمينال ديجيت است تفاوت باروش قبل فقط درتعيين ارقام اول ،دوم وسوم مي باشد مثال : دوم اول ارقام سوم 04 89 23 96-78-56 97-78-56 روش هاي مرتب كردن اطالعات تنظيم اطالعات براساس منبع ايجاد اطالعات دراين روش اطالعات براساس بخش ايجادكننده وتاريخمرتب مي شود -مقايسه تمامي مشكالت وموارد به راحتي ممكن نيست روش تنظيم اطالعات براساس مسائل ياروش دردهه 1960توسط Lawrence Weedارائه شده است براي ارزيابي وبرنامه ريزي روش منظمي رادنبال مي كند اطالعات به صورت يكپارچه وپويا درمعرض ديداست باتوجه به داده ها فهرستي ازمشكالت تهيه مي شود موضوعات شماره گذاري مي شوند(موضوعات متفاوت شماره هاي متفاوت مي گيرند) ادامه كاربرد فهرست: كشف مشكالت ذكرمشكالت ارتباط مناسب با افرادمرتبط باموضوع بيان وضعيت مشكل تائيدشرايط روش تنظيم اطالعات براساس زمان تمام اطالعات براساس تاريخ مرتب شده واطالعات مربوط به يك تاريخ دريك جا قرار مي گيرد بایگانی ریلی مکانیکي بایگانی ریلی مکانیکي بایگانی ریلی مکانیکي بایگانی ریلی مکانیکي بایگانی ریلی مكانيكي سيستم ريلي مكانيكي ‏ ‏ ‏ ‏ دراين سيستم راهروهاي اضافي راحذف كرده فقط يك راهروموردنياز است افزايش ظرفيت بايگاني تا%80 قفسه روي ريل قرارداردوبافرمان حركت مي كند كاربرد: مراکز بایگانی ،فرهنگی ،اطالعاتی ،آموزشی و کتابخانه ای کلیه سازمانها نهادها و دانشگاها و بیمارستانها و شرکتها با حجم بایگانی باال سيستم ريلي مكانيك باتوجه به حركت قفسه ها توسط فرمان : - 1نيروي بدني فراوان جهت چرخاندن قفسه موردنياز است - 2حركت مكانيكي كابين ها دردرازمدت عوارضي رادرمچ هاوكتف دست براي كاربران به همراه خواهدداشت بایگانی ریلی الكترومكانيكي بایگانی ریلی الكترومكانيكي بایگانی ریلی الکترومکانیکی سيستم الكترومكانيكي قفسه روي ريل قرارداردوتوسط پنل الكترونيكي حركت مي كند باسيستم الكترونيكي تعبيه شده ان‍‍‍‍‍‍رژي كمتري جهت حركت الزم است قابليت كنترل ازراه دوررادارامي باسد كاربرد: مانند سيستم مكانيكي است بايگاني اتوماتيك سيستم اتوماتيك تمام مزاياي سيستم هاي قبلي رادارد قابليت نصب به رايانه دارد قابليت جابجايي همزمان چند قفسه داراي سيستم امنيتي مي باشد(سنسورامنيتي ) دارا بودن قابليت استپ قفسه مشبک پیچ و مهره ای قفسه مشبک پیچ و مهره ای یکی از رایج ترین انواع قفسه بندی انباری است برای نگهداری بارهای سبک و کم حجم که با دست جا به جا می شوند به کار می رود و تا چهار طبقه قابل اجرا می باشد. قفسه مشبک پیچ و مهره ای کاربرد برای نگهداری و دسته بندی ملزومات ،ابزار ،قطعات یدکی و غیره در انبارها ،فروشگاه ها و مراکز آموزشی و اداری بایگانی ثابت کتابخانه ای بایگانی ثابت کتابخانه ای بایگانی ثابت کتابخانه ای سیستم قفسه بندی(کمد) ثابت جهت نگهداری انواع اسناد و مدارک و کتاب و کاالهای ویترینی و انباری به‌طور متداول استفاده می‌گردد کاربرد مخازن آرشیو ،انبار قطعات و کاال ،داروخانه ها و منازل قفسه بندی کانتی قفسه بندی کانتی معرفي جهت بارهاي شاخه اي نظير لوله ،پروفيل و ...مورد استفاده قرار مي گیرد .اين نوع قفسه بندي جهت نگهداري اجناس شاخه اي طراحي و توليد مي گردد. کاربرد ميزان تحمل بار هر طبقه از قفسه بندي با توجه به نياز مشتري تعيين مي گردد . ·  اين نوع قفسه داراي يک استند اصلي در کف مي باشد که به وسيله بيس پليت مخصوص و ·  رول بولت هيلتي به زمين متصل مي گردد و تنظيم فواصل بازوها در هر زماني که نياز باشد به راحتي انجام می‌گيرد . اين نوع قفسه بندي به صورت يکطرفه براي کنار ديوارها و دوطرفه براي وسط سالن توليد ·  مي گردد . ارتفاع کانتي لور با توجه به ارتفاع مکان مورد استفاده و حداکثر باالبري ليفتراک هاي موجود ·  تعيين مي‌گردد . قفسه بندي کانتي لور با توجه به بارگذاري شاخه اي عمدتًا در بلوکهايي با طول 6متر توليد ·  ونصب مي‌گردد . اين نوع قفسه بندي مي تواند براي بارگذاري دستي و يا ماشيني ( ليفتراک ) طراحي و توليد ·  گردد . رنگ کليه اجزاء فريم ها با فام آبي و بازوها و رابط ها با فام زرد آلکيد آميد مايع بوده و در ·  صورت درخواست مشتري با توجه به شرايط آب و هوائي با پوشش رنگ پودر يا گالوانيزه گرم نيز قابل تحويل مي باشد قفسه بندی راک قفسه بندی راک قفسه بندی راک قفسه بندی راک معرفي اين قفسه بندي براي بارهايي است که با پالت نگهداري و توسط ليفتراک جابجا مي شوند. کاربرد انبارهاي مواد و کاال و قطعات يدکي کارگاه و سالنهاي توليد سردخانه ها ذخيره اطالعات باتوجه به افزايش حجم بايگاني ومشكل فضا سيستم هاي زير جهت ذخيره ونگهداري اطالعات درنظر گرفته شده است ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ رسانه هاي مغناطيسي ديسك گردان هاردديسك ياديسك سخت ديسك يافالپي ياديسك انعطاف پذير نوارمغناطيسي ديسك فشرده (ديسك نوري ) رسانه هاي ريزتصوير( -1ميكروايميج-2ميكروفيلم رولي-3ميكروفيش -4ژاكت فيلم-5بازيابي كامپيوتري به صورت رول فيلم-6بازيابي كامپيوتري به صورت ژاكت فيلم-7اولترافيش( CIM-8وروداطالعات به كامپيوترازطريق ميكروفيلم)( COM -9فن آوري ثبت اطالعات كامپيوترروي ميكروفيلم،اين سيستم قادراست دريك ساعت 30000صفحه راتبديل به ميكروفيلم كند T.E.P -10اين سيستم قابليت تغيير برروي فيلم رادارامي باشد كه يكي ازپيشرفته ترين شيوه هاي ميكروفيلم است مدت زمان نگهداري ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ مدت زمان نگهداري دفاتر ،فيلم ها والم هاي آزمايشگاهي : دفترگزارش سوپروايزر بيمارستان هاي سراسر كشور پس از 15سال انتقال مي يابد . دفاترگزارش بخش بيمارستان هاي سراسر كشور پس از 2سال امحا مي شود. دفترثبت پذيرش آزمايشگاه ها ي تشخيص طبي سراسركشور يكسال پس ازاستخراج اطالعات الزم امحا مي شود . دفترثبت بخش آزمايشگاه هاي تشخيص طبي سراسركشور يكسال پس ازاستخراج اطالعات الزم امحا مي شود . دفاتردارويي داروخانه هاي بيمارستان ها ومراكز بهداشتي ودرماني ومدارك مربوط به آنان 3سال پس از انبارگرداني وتائيد آن امحا مي شود . دفاتر ويزيت پزشكان دربيمارستان ها پس از 2سال امحا مي شود . دفترتحويل دارو به بخش هاي بيمارستان پس از 5سال امحامي شود . دفترپلمب شده داروها ي مخدرداروخانه بيمارستان هاي سراسركشور درصورت ثبت اطالعات دفاتر پلمب شده داروهاي مخدرداروخانه بيمارستان هاي سراسركشور دررايانه امحا آن 3سال پس ازتكميل هردفتر وتائيد اداره نظارت برموادمخدردانشگاه مربوطه بالمانع است . دفاتر راهنماي پذيرش پاتول‍وژي به مدت يكسال نگهداري مي شوند. مدت زمان نگهداري گرافي ها : فيلم هاي راديوگرافي بيماران عادي 10سال پس ازتاريخ تهيه فيلم امحا مي شود . فيلم هاي راديوگرافي آموزشي 15سال پس ازتاريخ تهيه فيلم امحامي شود. مدت زمان نگهداري الم ها وبلوك هاي آزمايش : ‏ ‏ ‏ ‏ كليه ال مهاي پاتولوژي حداقل به مدت 20سال درآزمايشگاهها نگهداري شود. كليه المهاي سيتولوژي مثبت به مدت 20سال والمهاي سيتولوژي روتين اعم ازمديكال وواژينال به مدت 2ماه كليه جواب سيتولوژي مثبت براي هميشه وجواب هاي غير مثبت به مدت 2 سال نگهداري مي شوند . كليه بلوك هاي پاتولوژي به مدت 15سال دربايگاني نگهداري وپس ازآن چنانچه مراكزعلمي جمع آوري بلوك ها دركشور تشكيل گريده بود به آن مركز منتقل ودرصورت عدم تشكيل اين مراكزبه دلخواه در آزمايشگاههاي پاتولوژي نگهداري ياامحاشود . مدت زمان نگهداري نسخ وقبوض : ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ نسخ دفترچه خدمات درماني شامل نسخ سفيدمخصوص داروخانه ،آزمايشكاه ،راديولوژي ونسخ زردمخصوص پزشكان درسراسركشورپس ازتسويه حساب مراجع قانوني مالي ورسيدگي ديوان محاسبات به اسنادهزينه آن بايد امحاگردد. نسخه دوم نتايج آزمايشگاهي نمونه موادافيوني مكشوفه پس ازيك سال امحا گردد. نسخه داروهاي مخدربيمارستان هاي سراسركشور ( نسخه داروخانه) 2سال پس ازتائيداداره كل نظارت برمواد مخدرامحا شود. قبوض درماني ونسخ دارويي مخصوص بيمارستان ها ودرمانگاهها 2سال بعدازتحويل دارو ازداروخانه امحاگردد. قبض وفاكتورانبارداروهاي مخدربيمارستان هاي سراسركشور(نسخه داروخانه ) پس از 3سال امحا مي شود . مدت زمان نگهداري پرونده ها وفرم هاي باليني : ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ پرونده بيماران يستري 15سال پس ازترخيص بيمار امحا شود. پرونده پزشكي بيماران عادي واورژانس سراسركشوركه مسئله خاصي هم ندارند 3سال پس ازترخيص بيماران ازاورژانس امحامي شود . پرونده بيماران عادي سرپايي درمانگاههاي سراسركشور 5سال پس ازتاريخ آخرين مراجعه امحا شود. پرونده بيماران كاتاراكتي بيمارستان هاي سراسركشور 5سال پس ازآخرين مراجعه بيماروامحاآنها مشروط به نگهداري پرونده هاي مثتثني شده بالمانع است . پرونده مجروحين جنگي ،بيماران مبتال به سوختگي ،بيماران قلبي وبيماران اعصاب وروان بايد حداقل به مدت 25سال دربايگاني فعال نگهداري شود. ادامه برگ درخواست آزمايش به مدت 10سال نگهداري شود. # درخواست بانك خون به مدت 2سال نگهداري شود. # كليه تصاوير جواب پاتولوژي براي هميشه نگهداري شود. # مدارك مواد مخدردربخش براي 5سال نگهداري شود. # مدارك مربوط به تولد ومرگ(گواهي) براي هميشه نگهداري شوند. مداركي كه براي 1سال نگهداري مي شوند : ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ @ اطالعات آماري پذيرش ها وترخيص ها @ سرويس هاي پزشكي وجراحي @ گزارش هاي 3ماهه و 6ماهه @ برگه هاي پذيرش وترخيص روزانه @ سري مدارك كهنه وقديمي @ درجه حرارت @ گزارش هاي شبانه روزي مداركي كه براي 2سال نگهداري مي شوند : # برگه هاي ساعت كاركارمندان # برگه هاي مرخصي ،غيبت # مدارك پرسنل مسئول # كارت هاي مربوط به درخواست راديولوژي # گزارشات آزمايشگاه # كارت اهداخون مداركي كه براي 7سال نگهداري مي شوند : @ مراسالت عمومي @ لغزش وخطاي آمبوالنس @ گزارش حوادث ( بيمارستان وشاهدان حادثه ) @ دسته رسيدهاي 2نسخه اي بيماران @ سري مدارك دارايي ولباس هاي بيماران @ درخواست خريدها مداركي كه براي 10سال نگهداري مي شوند : # مدارك پاداش ها وبدهي ها # مدارك چارت بيماران بستري # مدارك چارت بيماران سرپايي مداركي كه براي هميشه نگهداري مي شود : @ گزارش حوادث كاركنان @ مدارك پرسنلي كاركنان @ مدارك سالمتي باتشكر دانستن به تنهايي كافي نيست ،دانسته هارابايدبه كاربست خواستن به تنهايي كافي نيست ،خواسته هارابايدعمل كرد ( گوته)