قوانین و سیستم های بایگانی پزشکی

قوانین و سیستم های بایگانی پزشکی

اسلاید 1: قوانین و سیستم های بایگانی پزشکیتهیه کننده : خانم محمدی سحر 

اسلاید 2: مقدمهسيستم بايگاني از بُعد نگهداري، بازيابي و امنيت مدارك پزشكي و اطلاعات بهداشتي اهميت بسيار زيادي دارد. مثلاً پزشك براي ادامه درمان بيمار و ارائه بهترين درمان به پرونده پزشكي بيمار مراجعه مي كند تا به واسطه آن با درمانهاي قبلي بيمار و تاريخچه بيماري او آشنا شود. فعاليت و عملكرد عمده اين واحد حفظ و طبقه بندي مدارك و امكان دسترسي آسان به مدارك جمع اوري شده به طرز صحيح و سيستماتيك مي باشد در همين راستا از سيستم و روشهاي خاص منطبق با استانداردهاي ارائه شده در مراكز بهداشتي و درماني ياري گرفته و به حفظ اطلاعات با ارزش بيماران مي پردازد. سيستمهايي كه در اين واحد استفاده مي شود به فضاي بايگاني، نيروي انساني و بالاخره سياستگذاري مركز بهداشتي درماني بستگي دارد

اسلاید 3: عوامل مؤثر بر نگهداري مدارك پزشكي در بايگاني 1-   ميزان فضاي موجود2-   ميزان استفاده از پرونده ها براي تحقيق3-   ميزان پرونده هاي مورد تقاضاي پزشكي قانوني4-   نوع پرونده ها (حاد، مزمن ، رواني و...)5-   هزينه امحاء6-   هزينه هاي تبديل به ميكروفيلم، ميكروفيش و ليزركارت7-   قوانين و مقررات كلي كشورها8-   ميزان افزايش سالانه پرونده

اسلاید 4: ذخيره و بازيابي مدارك پزشكي در شيوه بايگاني كاغذيپرونده هاي كاغذي رايج ترين پرونده هايي هستند كه امروزه در مراقبت هاي بهداشتي يافت مي شوند. اگرچه بطور گسترده اي به اين موضوع پي برده شده است كه كاغذ بهترين وسيله براي همه وضعيت ها نيست. پرونده هاي كاغذي در انواع مختلف وسايل نگهداري مي شوند و اين پرونده ها بر اساس یک شیوه طبقه بندی در قفسه های چوبی و فلزی، کمدهاو غيره نگهداری می شوند تا بتوان در هنگام مراجعه با حداقل زمان آنها را مورد بازیابی قرارداد

اسلاید 5: تجهيزات مورد استفاده در بايگاني سنتيتجهيزات براي كمك به نگهداري مدارك پزشكيپوشه، گیرهتجهيزات مورد استفاده براي ذخيره سازي مدارك پزشكي انواع مختلفي از وسايل براي ذخيره سازي پرونده هاي پزشكي در بايگاني مورد استفاده قرار مي گيرند

اسلاید 6: تجهيزات مورد استفاده براي ذخيره سازي مدارك پزشكي قفسه يكي از متداولترين تجهيزات مورد استفاده براي بايگاني پرونده هاي پزشكي قفسه مي باشد قفسه متحرك ، قفسه خودكار يا قفسه ريلي متحركاز نظر صرفه جويي در فضاي فيزيكي نيز اين فايلهاي حدود 4/1 كابينتهاي كشويي و 2/1كابينت هاي چوبي در فضا صرفه جويي مي كنند

اسلاید 7: تجهيزات مورد استفاده براي ذخيره سازي مدارك پزشكي قفسه باز ثابت ، قفسه وايلر يا دواردر بايگاني بايد از يك سيستم بازيابي مناسب استفاده شود تا در حداقل زمان و با صحت بالا پرونده هاي بيماران را بازيابي كند. در بايگاني براي دسترسي سريع به مدارك پزشكي از انواع اطلاعات ايندكس شده استفاده مي گردد، كه اين ايندكس ها يا بصورت دستي بوده (كارتهاي ايندكس بيمار، بيماري، ...) و يا جزيي از برنامه رايانه اي مورد استفاده در بخش مدارك پزشكي است

اسلاید 8: انواع مدلهاي بايگانيسيستم قديمي قفسه بندي : از اولين روشهاي بايگاني پرونده ها بوده و در حال حاضر به دليل به صرفه بودن بسيار مرسوم مي باشد سيستم بايگاني ريلي : از سيستم هاي نوين بايگاني مي باشد كه از مزاياي آن ميتوان به صرفه جوئي در فضا و از معايب آن گران بودن آن است سيستم بايگاني ريلي ديجيتال : از سيستم هاي بسيار جديد بايگاني مي باشد كه به دليل هزينه و عدم در دسترس بودن اين تكنولوژي در كشور ما استفاده نميشود . در اين سيستم قفسه ها و رديف ها بر اساس كنترل از راه دور توسط سيستم كامپيوتري كنترل ميشود .سيستم بايگاني گردان اداري : اين سيستم بيشتر جهت دبيرخانه ها و امور اداري مراكز دولتي و خصوصي مورد استفاده قرار ميگيرد .

اسلاید 9:

اسلاید 10: رويكردهاي مورد استفاده براي كمك به بازيابي و بايگاني مدارك پزشكي استفاده از راهنماي بايگاني File guideراهنماي بايگاني باعث افزايش كارايي و سرعت كار مي شود و به كمك آنها مي توان به پرونده هاي پزشكي دسترسي يافت.

اسلاید 11: رويكردهاي مورد استفاده براي كمك به بازيابي و بايگاني مدارك پزشكيكارت راهنماي خروجي يا كارت جايگزين Out guideبراي مشخص كردن پرونده هايي كه از بايگاني خارج شده اند اغلب از يك كارت جايگزين استفاده مي شود. در واقع مي توان گفت كارت جايگزين، مقواي محكم، از جنس فشرده، تخته يا حتي كاغذي است كه به طور موقت در بايگاني به جاي پرونده پزشكي خارج شده قرار مي گيرد

اسلاید 12: رويكردهاي مورد استفاده براي كمك به بازيابي و بايگاني مدارك پزشكي راهنماي تقسيم كننده Chart dividerبه منظور جدا سازي فرمهاي مربوط به هربار پذيرش بيمار از كارتهايي از جنس مقواي نازك كه ابعاد آن به اندازه قطع فرمهاي بزرگ پرونده با زائده خارجي هستند، استفاده مي شود. روي زائده خارجي نوبت پذيرش ثبت مي گردد. زائده خارجي بايد طوري در عرض يا طول پرونده مرتب شوند كه بتوان تمامي نوبتهاي پذيرش شده در يك پوشه تا 5 نوبت را نماين ساخت

اسلاید 13: رويكردهاي مورد استفاده براي كمك به بازيابي و بايگاني مدارك پزشكي كدگذاري رنگي پرونده ها Color coding كدگذاري رنگي به استفاده از رنگ روي پوشه ها اشاره دارد كه در جلوگيري از اشتباه فايل شدن و تسهيل در بازيابي كمك مي كند. اين كدها بصورت برچسب هايي در لبه پوشه ها قرار مي گيرند

اسلاید 14: امنيت مدارك پزشكيبايد مدارك پزشكي از خطر آسيب آتش، آب، حشرات و دسترسي غير مجاز دور باشد. در زير به برخي از موارد حفاظت در بخش مدارك پزشكي اشاره مي گردد:تمام درهاي موجود در اتاق بايگاني بايد قفل داشته باشد.دسترسي به مدارك پزشكي بايد محدود به كارمندان بايگاني باشد.بايد ترجيحاً يك راه ورودي براي اتاق بايگاني وجود داشته باشد، و يك خروجي اضطراري براي آتش سوزي بايد وجود داشته باشد.بايد وسايل و تجهيزاتي براي اطفاء حريق در بخش بايگاني وجود داشته باشد و همچنين دستورالعمل مدوني براي استفاده از آنها در هنگام وقوع آتش سوزي وجود داشته باشد.بايد اتاق بايگاني بصورت منظم براي اطمينان از عدم وجود حشرات كنترل شود

اسلاید 15: فضاي فيزيكي در واحد بايگانيفضاي فيزيكي در واحد بايگاني ممكن است بخوبي اختلاف بين يك سيستم كارآمد و مناسب و يك سيستم توام با هرج و مرج را نشان مي دهد. قبل از محاسبه فضاي مورد نياز بايد در مورد مدت نگهداري پرونده ها در بايگاني فعال تصميم گيري شود و همين طور تعداد پرونده هاي تشكيل شده در عرض سال برآورد شود. سپس بر اساس آيين نامه ها و شرايط مرور زمان در موارد قانوني، پرونده هاي خاص به مدت طولاني تر از زمان تعيين شده براي نگهداري مشخص شوند. عواملي چون فضاي بايگاني قابل دسترس و ارزش تحقيقي پرونده ها، از جمله مسائلي هستند كه ممكن است بر طولاني شدن مدت نگهداري پرونده ها تاثير بگذارند. مدير مدارك پزشكي براي فضاي مورد نياز پرونده ها و پرسنل و تجهيزات در هنگام برنامه ريزي بايد به موارد زير توجه كند:

اسلاید 16: فضاي فيزيكي در واحد بايگانيجمعيت محلي دريافت كننده خدمت به وسيله بيمارستاننوع خدماتي كه بيمارستان ارائه مي دهدتعداد و نوع تختتعداد مرگ و مير و ترخيص ها و پذيرش سرپايي و بستري و اورژانسوظايف اصلي بخش مدارك پزشكيتعداد پرسنل مورد نياز بخش مدارك پزشكيتجهيزات بخش مدارك پزشكيپيش بيني توسعه تجهيزات و استفاده از كامپيوترنوع سيستم بايگاني مورد استفادهمتمركز يا غير متمركز بودن بايگاني مدارك پزشكيطول مدت نگهداري پرونده هاي فعال سياست در مورد ميكروفيلم كردن يا اسكن مدارك پزشكي خدماتي كه توسط واحد مدارك پزشكي ارائه مي شود

اسلاید 17: وسايل بايگاني را مي توان از چوب، فلز و تركيبي از اين دو تهيه كرد. در هنگام برگزيدن، موارد زير را بايد مورد نظر داشت:دوام و استحكام قابليت تطبيق و تغيير پذيري زيباييمقاومت در برابر آتش سوزي ميزان كاهش صداقيمت مناسب

اسلاید 18: محدوديتهاي شيوه بايگاني سنتي علي رغم اينكه پرونده هاي كاغذي رايج ترين شكل پرونده در مراقبتهاي بهداشتي مي باشند ولي مشخص شده است كه كاغذ بهترين وسيله براي پشتيباني از مراقبت بيمار نيست، و سيستم هاي بايگاني كاغذي به مقادير زياد فضاي ذخيره سازي نياز دارند سيستم بايگاني دستي محدوديتهاي ديگري هم دارد. از جمله اين محدوديتها مي توان به موارد زير اشاره كرد:وقت گير بودن ذخيره و بازيابي اطلاعاتعدم امكان دسترسي همزمان به پرونده بيمار در جاهاي مختلفتكراري بودن بعضي از اطلاعات

اسلاید 19: استفاده از شيوه هاي جايگزين بايگاني سنتي بيمارستان ها براي حل مشكلات بايگاني دستي از روشهاي جايگزين استفاده مي كنند. استفاده از ميكروفيلم و ذخيره سازي الكترونيكي از جمله رويكردهاي مورد استفاده بيمارستان ها مي باشد استفاده از ميكروفيلمرسانه هاي ريز تصوير شامل انواع مختلفي از تكنيك ها مي باشد كه با استفاده از آنها مي توان تصاوير بسيار كوچكي از فرمهاي كاغذي تهيه كرد برخي از تكنيك ها عبارتند از:

اسلاید 20: استفاده از شيوه هاي جايگزين بايگاني سنتي ميكروفيلم رولي ميكروفيشورود اطلاعات ميكروفيلم به كامپيوتر(CIM ) CIM معرف ورود اطلاعات به كامپيوتر از طريق ميكروفيلم است. ورود اطلاعات ميكروفيلم به كامپيوتر، روندي است كه در آن اطلاعات ذخيره شده روي ميكروفيلم به صورت متن تصوير، به كدهايي تبديل مي شودكه براي كامپيوتر قابل استفاده مي باشد . اين روند شبيه روش تشخيص نوري كاراكتر است كه در آن تصاوير روي كاغذ، پايش شده و تبديل به متن يا تصوير كامپيوتري مي گردد( (Computer Input Microfilm

اسلاید 21: استفاده از شيوه هاي جايگزين بايگاني سنتي ثبت اطلاعات كامپيوتر روي ميكروفيلم(COM)اختصار COM به معناي فن آوري ثبت اطلاعات كامپيوتر روي ميكروفيلم است. سيستم COM قادر است در يك ساعت 30000 هزار صفحه را تبديل به ميكروفيلم كنند(2). اطلاعات را در رايانه بر روي يك نوار مغناطيسي ذخيره كرده، آن را به شكل قابل خواندن ترجمه نموده و بر روي صفحه رايانه نشان مي دهد يك دوربين ميكروفيلم از اطلاعات به نمايش درآمده عكسبرداري و آنها را به ميكرو ركورد تبديل نموده و فيلمها بوسيله يك مبدل تكثير مي شود Computer Output Microfilm

اسلاید 22: سه نوع سیستم بایگانی شماره ای وجود دارد که اغلب توسط مراکز پرشکی مورد استفاده قرار می گیرد این سیستم ها عبارتند از : شماره ای مستقیم ، تزمینال درجیت و میدل دیجیتانواع سیستم های بایگانی

اسلاید 23: بایگانی شماره ای مستقیم در این سیستم پرونده ها بر اساس شماره های اختصاص یافته مرتب می شوند که شروع آن با کوچکترین شماره و پایان آن با بزرگترین شماره می باشد.مزیت آن آموزش راحت به افراد است.در صورت کمبود فضا به راحتی قفسه های جدید زا به قفسه های موجود اضافه می کنیم .مثال :425264-425263-425262

اسلاید 24: معایب سیستم شماره ای مستقیم:کارمند بایگانی باید همه شماره های یک پرونده را کلا و یک جا در نظر بگیرد که امکان بروز اشتباه را ممکن می سازد. تقسیم کار به درستی انجام می گیرد.

اسلاید 25: بایگانی ترمینال دیجیت (TD)يك روش فايلينگ شماره اي كه باعث مي شود پرونده به طوريكنواخت درمحيط فايل توزيع مي شودبه طور نرمال با 6 رقم تعریف می شود اما برای استفاده با هر تعداد رقم قابل انعطاف است و ایم مسئله تا 7 رقم قابل تغییر است .ارقام به سه بخش تقسيم مي شود. بخش اول : يعني دورقم آخرازسمت راست(قفسه اصلی)بخش دوم : ارقام وسط (2 رقم )(قفسه فرعی)بخش سوم : 2 يا 3 رقم آخر سمت چپ(شمارنده)

اسلاید 26: به يك فضاي اوليه 100 قسمتي نياز مي باشد.توسعه کل فضای بایگانی بایستی در ابتدای شروع کار بایگانی طرح ریزی شود و قفسه های مورد نیاز همراه با تجهیزات مورد لزوم بایگانی باید از ابتدا پیش بینی شود.درزمان فايل اطلاعات ابتدا به ارقام تبديل مي شود مثال :81-35-04 ابتدا 81 را پيدا مي كنيم(قفسه اصلی)بعد به دنبال 2 رقم وسط مي گرديم(قفسه فرعی)درنهايت براساس 2 يا 3 رقم آخر اطلاعات رافايل مي كنيم(شمارنده)

اسلاید 27: محاسن روش ترمینال دیجیت:اطلاعات به طور مساوي در100 قسمت تقسيم مي شود. فقط هر100 موردجديد درقسمت اوليه موردنظرفايل مي شودتجمع افراد براي سرچ موضوع يامطلب دريك قسمت فايل به حداقل مي رسد.ضرورت ندارد بایگان همه عدد های یک شماره پرونده را در آن واحد به خاطر داشته باشد ، این عمل شانس جابجا شدن شماره ها را کاهش می دهد.لذا امکان اشتباه به حداقل می رسد.اما آموزش اين سيستم به افرادبسيارسخت است.مثال: 81-35-04 81-35-03 81-35-02 81-35-01

اسلاید 28: جابجایی سالانه برای ایجاد فضای جدید در سیستم ترمینال دیجیت حذف می شود.به شماره گذاری مجدد قفسه ها احتیاج پیدا نمی شود.خارج کردن و جا دادن پرونده ها در این سیستم به سرعت و آسانی صورت می گیرد.کارمندان به قسمت های معین ، اختصاص یافته و مسئولیت آنها مشخص است.تجمع پرسنل در محل قفسه ها به حداقل می رسد.

اسلاید 29: بایگانی میدل دیجیت (M.D)اين سيستم ازنظرتقسيم ارقام شبيه ترمينال ديجيت است و ارقام به صورت گروه های دو رقمی تقسیم بندی می شود.در این نوع سیستم نمی توانیم از اعداد بیش از 6 رقم استهاده کنیم.تفاوت با روش قبل فقط درتعيين ارقام اول ،دوم وسوم مي باشد.مثال :ارقام انتهایی ارقام اولیه ارقام ثانویه 23 89 0491-78-56 92-78-56

اسلاید 30: قوانین بایگانی پزشکی 1ـ تنظیم پرونده طبق دستور العمل : به منظور حفظ و جلوگیری از تداخل فرم های بالینی ترتیب علمی اوراق پرونده از زمان ورود پرونده به واحد بایگانی پزشکی آغاز گردیده و چیدمان بر اساس دستورالعمل وزارت متبوع انجام می شود . 2ـ رعایت شرایط و معیار های دسترسی به مدارک پزشکی : یکی از نقش های حیاتی بخش مدارک پزشکی کنترل و به کارگیری مقررات برای حفظ محرمانگی، امنیت اطلاعات پرونده بیماران می باشد . بعد از ترخیص بیمار، زمانی که پرونده به بخش مدارک پزشکی تحویل داده می شود حق دسترسی کادر درمان باید محدود باشد به جز مدیریت پزشک معالج، دفتر پرستاری، کمیته های بیمارستانی که جهت بررسی کیفیت مراقبت ها و امور مدیریتی می توانند به پرونده دسترسی داشته باشند . سایر پرسنل که در درمان بیمار نقش نداشته اند مانند پزشکان دیگر یا سایر پرستاران، مجاز به دسترسی به پرونده نمی باشند .

اسلاید 31: با توجه به اینکه مدارک پزشکی و بایگانی پزشکی از مهمترین منابع برای مطالعات اپیدمیولوژیک و تحقیقات بالینی محسوب می شوند لذا بخش مدارک پزشکی باید با رعایت نکات قانونی در این نوع تحقیقات مشارکت داشته باشند . با دریافت نامه کتبی از مراجع قانونی و درج دستور ریاست یا مدیریت در نامه دریافتی ،می توان اصل یا تصویر پرونده پزشکی بیمار را در اختیار این سازمان ها قرار داد . برای درخواست های داخل بیمارستان(ریاست، مدیریت، دفتر پرستاری، درآمد) برگ خروج پرونده باید تکمیل شود، که شامل نام و نام خانوادگی تحویل گیرنده پرونده، شماره پرونده، تاریخ خروج و علت خروج و امضا وی می باشد و مسئول بایگانی موظف است بازگشت این پرونده ها را به بایگانی پیگیری نماید.

اسلاید 32: هنگام ارائه اطلاعات برای درخواست کنندگان تصویر مدارک بالینی بیمار، مدارک شناسائی فرد حامل نامه رویت و نسبت او با بیمار پرسیده شود . 3ـ بایگانی پرونده ها و امحای آنها پس از یک دوره زمانی تعیین شده پس از تنظیم پرونده طبق دستورالعمل، پوشه بندی و بایگانی پرونده آغاز می شود( بر اساس یک قاعده خاص که ذخیره و بازیابی پرونده ها به سرعت و به سهولت صورت گیرد )و پس از سپری شدن مدت زمان نگهداری پرونده، طبق بخشنامه های ارسالی معاونت درمان و با نظارت مستقیم مسئول مدارک پزشکی و انجام نامه نگاری های لازم و با رعایت سیاست های مربوط به امحا، پرونده ها امحا می شوند .

اسلاید 33: با تشکر از همکاری شما از زندگی لذت ببرید