مدیریت جلسات

مدیریت جلسات

اسلاید 1: مديريت جلساتفنون اداره جلسات

اسلاید 2: منابع‌ 1 - حقيقي، محمدعلي‌ - عليمرداني، محمد مهدي‌ (1377)، الگوهايي‌ براي‌ تنظيم‌ وقت‌ مديريت، انتشارات‌ موسسه‌ فرهنگي‌ نشر عالم، چاپ‌ اول. 2 - دويل، ميشل‌ و استراوس، ديويد (1375)، چگونه‌ جلسات‌ را اداره‌ كنيم. ترجمه‌ فلورا سلطاني‌ تيراني، انتشارات‌ سازمان‌ مديريت‌ صنعتي، چاپ‌ اول. 3 - رضايي‌نژاد، عبدالرضا (1375)، دستنامه‌ مديران، انتشارات‌ موسسه‌ خدمات‌ فرهنگي‌ رسا، چاپ‌ اول. 4 - ماحوزي، مهدي‌ (1379)، فن‌ رهبري‌ كنفرانس‌ و اداره‌ جلسات، مركز نشر تحقيقات‌ قلم‌ آشنا، چاپ‌ دوم. 5 - هينز، ماريون‌ (1387)، مديريت جلسات، ترجمه‌ مهدي‌ ايران‌نژاد پاريزي، نشر مديران چاپ اول

اسلاید 3: جلسه‌ را مي‌توان‌ گردهمايي‌ دو نفر يا بيشتر از كساني‌ تعريف‌ كرد كه‌ داراي‌ هدفهاي‌ مشترك‌ هستند و ارتباطات‌ (شفاهي‌ و يا كتبي) را وسيله‌ اصلي‌ نيل‌ به‌ اين‌ اهداف‌ قرار مي‌دهند (هينز: 1387). تعريف‌ جلسه‌

اسلاید 4: تشكيل جلسه يكي از اشكال ارتباطات سازمان

اسلاید 5: تبادل نامه و يادداشت تماس تلفني ارائه گزارشتشكيل جلسهاشكال ارتباطات سازماني

اسلاید 6: چرا جلسات آن طورکه بايد پيش نمی رود؟چه کارهايی را بايد پيش از جلسه انجام داد؟چه کارهايی بايد طی جلسات صورت گيرد؟بعد از جلسه چه بايد کرد؟مديريت جلسات

اسلاید 7: چرا جلسات درست پيش نمی رود؟

اسلاید 8: چرا جلسات درست پيش نمی رود؟1-به تعويق افتادن تعدادی از جلسه ها به دليل تأخير حضور شركت کنندگان2- هزينه موسسه در اين جلسه ها بيش از مزايای آن باشد ؛

اسلاید 9: چرا جلسات درست پيش نمی رود؟3- به درازا کشيدن مكرر جلسات ؛4- ميزان مشارکت ارزنده موسسه برگزار كننده جلسه ؛

اسلاید 10: چرا جلسات درست پيش نمی رود؟5- ميزان مشارکت ارزنده سايرشركت كنندگان ؛6- ميزان انحراف جلسه ها از دستور کار خود ؛ 7- ميزان اجرا نشدن تصميماتی که طی جلسه هاي گذشته اتخاذ شده است ؛

اسلاید 11: چرا جلسات درست پيش نمی رود؟در يك بررسي كه از 635 مدير بعمل آمد ، 75% آنها از غير اثربخش بودن جلساتي كه در آنها حضور يافته اند ، ناراضي بوده اند ، دلايل آن بشرح جدول زير آمده است .

اسلاید 12: خصوصيات جلسهخارج شدن بحث از موضوع جلسهآمادگي ضعيف اعضاءنا معلوم بودن اثربخشينشنيدن مطالبپرحرفي شركت كنندگانطول مدت جلسهفقدان اشتراك مساعيدر صد نارضايتي83777468626051

اسلاید 13: اصولاً جلسه به چه منظوري برگزارمي شود؟پاسخ بايد گويا و هدفمند باشد.

اسلاید 14: اگر در فكر تشكيل جلسه‌اي هستيد، اول از خودتان بپرسيدآيا مقصود روشن و مهمي براي تشكيل جلسه وجود دارد؟

اسلاید 15: هيچ وقت به دليل اينكه چون هر صبح شنبه جلسه داشته‌ايد يا اگر موردي براي بحث نداريد جلسه تشكيل ندهيد.جلسات سنتي و روتين

اسلاید 16: گاهي‌ تبادل‌ اطلاعات‌ و گزارش‌دهي‌ است، گاهي‌ توجيه‌ و قانع‌ كردن‌ ديگران‌ براي‌ انجام‌ كار و گاهي‌ تصميم‌گيري‌ درمورد يك‌ مساله‌ است. انواع‌ جلسه‌

اسلاید 17: استراوس‌ جلسات‌ را به‌ چهار نوع‌ زير تقسيم‌ مي‌كنند: (دويل، استراوس: 1375)

اسلاید 18: 1- جلسه‌ حل‌ مسالهيك‌ جلسه‌ حل‌ مساله‌ زماني‌ خوب‌ جواب‌ مي‌دهد كه‌ تمايل‌ به‌ تغيير در جلسه‌ وجود داشته‌ باشد.

اسلاید 19: 2- جلسه‌ تصميم‌گيريجلسه‌ حل‌ مسائل، جلسه‌ برخورد با مساله‌ است‌ و الزاماً‌ تصميم‌گيري‌ نيست. درحالي‌ كه‌ در يك‌ جلسه‌ تصميم‌گيري‌ فشار براي‌ تصميم‌گيري‌ نهايي‌ است.

اسلاید 20: 2- جلسه‌ تصميم‌گيريدر برخي‌ از موارد مديران‌ قبل‌ از تشكيل‌ چنين‌ جلساتي، تصميم‌ را خود اتخاذ مي‌كنند و از افراد به‌طوري‌ صوري‌ استفاده‌ مي‌كنند.

اسلاید 21: 3 - جلسه‌ گزارش‌دهي‌ و اطلاع‌رسانيهدف‌ مديران‌ از برگزاري‌ چنين‌ جلساتي ، برقراري‌ اعتماد و حصول‌ اطمينان‌ از انجام‌ كارهاست.

اسلاید 22: 4 - جلسه‌ ارزيابي‌ (بازخور)اين‌گونه‌ جلسات‌ ارزشمند است‌ چرا كه‌ هريك‌ از افراد فرصت‌ مشاركت‌ و گوش‌ دادن‌ به‌ نظريات‌ ديگران‌ را دارند.

اسلاید 23: 4 - جلسه‌ ارزيابي‌ (بازخور)برخلاف‌ جلسات‌ گزارش‌دهي، جلسات‌ بازخور بايد سازمان‌يافته‌ و برنامه‌ريزي‌ شده‌ باشد.

اسلاید 24: اطلاعيه جلسهمشخص نمودن اعضاي جلسهدعوت نامه جلسهدستور جلسهاداره جلسه نکات مهم در برگزاري جلسهصورت جلسهکنترل جلسهجمع بندي جلسهمراحل برنامه ريزي و كنترل جلسه

اسلاید 25: اركان‌ جلسه‌ و وظايف‌ آنها

اسلاید 26: مجري، دبير، رئيس‌ و اعضاي جلسه‌. (دويل، استراوس: 1375) اركان‌ جلسه‌ عبارتند از

اسلاید 27: آيا تشکيل جلسه واقعا ضروری است؟اهداف جلسه چيست؟چه كساني بايد حضور داشته باشند؟هزينه تشکيل جلسه چقدر است؟رعايت موارد قبل از تشكيل جلسه

اسلاید 28: چه وسايل وتسهيلاتی برای تشکيل جلسه ضروری است؟آيا دستور جلسه در اختيار همگان قرار گرفته است؟آگاهي از زمان شروع و محل تشکيل جلسه؟آيا همه شرکت کنندگان اطلاعات لازم را دريافت کرده‌اند؟آيا لازم است همه شرکت کنندگان در تمام طول جلسه حضور داشته باشند؟رعايت موارد قبل از تشكيل جلسه

اسلاید 29: شروع جلسه سر وقت ؛داشتن نگرش مثبت در طول جلسات ؛پي گيري اقدامات جلسات قبلی ؛تشويق شرکت کنندگان کم حرف به شرکت فعالانه در جلسه ؛جلوگيري از مطرح شدن موارد جنبی و بي ارتباط با جلسه ؛قاطع بودن در مورد جدول زمانی دستور کار؛جمع بندي تصميمات و اقدامات اتخاذ شده در خلال و پايان آن ؛خاتمه به موقع جلسه ؛وظايف رئيس جلسه

اسلاید 30: تهيه دستور جلسه ، يادداشت ها و اداره امورآگاهي دبير به جريان امور اداره يا سازمانچه تصميماتي و در چه زماني بايد گرفته شود؟ترکيب اولويت مسائل براي طرح دردستور جلسات چيست؟زمان بندي مسائل در دستور جلساتنقش دبير جلسه

اسلاید 31: نام سازمان / سربرگ تاريخ آدرستلفن تماسساعت دقيقمحل برگزاري جلسهدستور جلسهامضامسئوليت دعوت کنندهدعوت نامه جلسه

اسلاید 32: مسائل قابل توجه جهت تشکيل جلسات

اسلاید 33: تاريخ برگزاري جلسه به فاصله دو يا يک روز مانده به تاريخ برگزاري جلسه ، با تماس تلفنی ،ارسال پيام کوتاه smsيا ارسال پيام به آدرس الکترونيکي e-mail زمان برگزاري جلسه يادآوري گردد . 1- يادآوري زمان جلسه دو يا يك روز قبل

اسلاید 34: قرار دادن آمار و اطلاعات، لوازم التحرير ، کاغذ يادداشت و... مربوط به جلسه ، قبل از ورود شرکت کنندگان بر روي ميز ؛2- قرار دادن مستندات جلسه روي ميز قبل از شروع جلسه

اسلاید 35: در جلسات از انجام کارهاي خارج از موضوع جلسه جدا اجتناب گردد.3- اجتناب از موضوعات خارج از دستور جلسه

اسلاید 36: 4- الويت بندي نمودن دستور جلسهبهتر است تلاش شود بحث در مورد موضوعات مهم در ابتداي جلسه مطرح شود .

اسلاید 37: 38دقيقا مباحث مورد نظر مطرح شود.اهداف جلسه صريح ،روشن و واضح بيان شود.در صورت امکان زمان بررسي هر کدام را روشن گردد .با توجه به زمان جلسه، تعداد اهداف تعيين گردد.دستور جلسه

اسلاید 38: عنوان جلسه ، تاريخ ، محل و نام سازمانفهرست اسامي حاضرينفهرست اسامي غائبيننگارش خلاصه موضوعات مطرح شده در جلسه نگارش مصوبات جلسهنگارش پيشنهادهاي جلسهتاريخ جلسه بعدستون اقدامات و ارجاعاتپيشنهاد براي دستور جلسه بعديصورت جلسه

اسلاید 39: 3/15/201840طرز برخورد با پيشنهادات در جلسهپيشنهاد مطرح ، بحث و راي گيري شود.پيشنهاد مطرح نشود.پيشنهاد به تعويق افتد.پيشنهاد جهت بررسي به متخصصين ويژه ارجاع شود.پيشنهاد جهت تحقيق و آزمون مجدد ارجاع شود.هر عضوي مي تواند تمرکز آئين نامه اي بدهد.

اسلاید 40: 3/15/201841هزينههزينه تدارکات جلسه :محل برپايي جلساتحمل و نقل و پذيراييحق الجلسات حق الزحمه برگزار کنندگان

اسلاید 41: 3/15/201842محدوديت ها آيا به منظور آمادگي براي جلسه فرصت کافي دارم؟آيا ساير شرکت کنندگان فرصت و آمادگي لازم را براي حضور در جلسه دارند؟آيا افراد براي شرکت در جلسه در دسترس هستند و تمايل به حضور دارند ؟

اسلاید 42: 3/15/201843چه وقتي را بايد براي تشکيل جلسه تنظيم کنيم؟وقت کافي براي آماده شدن اختصاص دهيد.برگزاري جلسه را در تاريخي و ساعتي پيش بيني کنيد که شرکت کنندگان در دسترس باشند.از برنامه ريزي براي برگزاري جلسات در روزهاي تعطيل و تعطيلات طولاني ، يا در روزهاي اول و اخر هفته اجتناب گردد.جلسات صبح به مراتب پر بارتر از جلسات آخرين ساعات روز است .کا را با تفريح مخلوط نکنيد.

اسلاید 43: 3/15/201844چه مکاني را براي جلسه انتخاب کنيد؟مکاني که راحت و نزديک باشد.يک نقطه بي طرف انتخاب کنيد.نسبت به سياست بازي حساس باشيد.هزينه ها را بررسي کنيد.تسهيلات لازم و مناسب را در نظر بگيريد.صندلي با تعداد مناسب و راحت ، نور ، صدا ، سرما و گرما ....

اسلاید 44: برانگيختن بحث

اسلاید 45: موفقيت در هر بحث به گفت و شنود شركت كنندگان بستگي دارد . فضاي تبادل افكار فقط هنگامي به وجود مي آيد كه شركت كنندگان مشتركا در ابراز عقايد و ايده ها سهيم باشند .

اسلاید 46: مهارت در مطرح كردن پرسش ها ، بحث وتبادل نظر را تشويق و توسعه خواهد داد .

اسلاید 47: پرسش هايي مطرح شود تا معلوم شود كه مشكل چيست ؟بي قراري و خستگي شركت كنندگان

اسلاید 48: 1- كلي كه دامنه وسيعي از پاسخ هاي بالقوه را به ذهن متبادر مي سازد .پرسش ها اساسا بر چهار نوعند :

اسلاید 49: روي ايده هايي تمركز مي يابدكه دامنه پاسخ هاي شان محدود است .2- مشخص

اسلاید 50: از اعضاي گروه سوال مي شود تا به داوطلبان پاسخ گويند .3- جنبي

اسلاید 51: به فرد خاصي خطاب مي شود .4- مستقيم

اسلاید 52: پرسش هاي كلي و جنبي معمولا خطر كمتري دارند و لذا بهتر است كه بحث با آنها شروع شود .در هر شرايط از چه پرسش هايي

اسلاید 53: پرسش هاي مستقيم و مشخص را وقتي كه در بحث گروهي احساس راحتي و آرامش شود .در هر شرايط از چه پرسش هايي

اسلاید 54: مثال هايي براي راهنماي برانگيختن بحث .

اسلاید 55: روشي براي طرح پرسش كه به افراد كمك كند تا ايده هايشان را ابراز دارند .1- پرسش در باره عقايد و نحوه تفكر

اسلاید 56: عكس العمل شما نسبت به ... چيست ؟مثال

اسلاید 57: شما در مورد ... چه احساسي داريد ؟مثال

اسلاید 58: نظر شما راجع به ... چيست ؟مثال

اسلاید 59: چه راه هاي ديگري براي نيل به ... وجود دارد ؟مثال

اسلاید 60: چه چيزي باعث شد تا تصميم بگيريد كه ...؟مثال

اسلاید 61: آيا مي خواهيد بگوييد كه ... ؟مثال

اسلاید 62: يكي از راه هاي كمك به افراد براي رسيدن به تفاهم اين است كه از آنان بخواهيم مطلبي را كه گفته است تكرار كند و بگويد كه منظور ش چه بوده است .2- تكرار گفته يك فرد توسط شخص ديگر

اسلاید 63: آيا شما از من مي پرسيد كه ... ؟مثال

اسلاید 64: ببينم ، آيا منظور شما را درست فهميده ام ؟ آيا مي گوييد كه ... ؟مثال

اسلاید 65: مطمئن نيستم مطلب را درست فهميده باشم . آيا مي گوييد كه ... ؟مثال

اسلاید 66: قبل از آنكه مطلب را ادامه دهيم ، اجازه بفرماييد كه من پيشنهاد شما را آن طور كه فهميده ام ، تكرار كنم .مثال

اسلاید 67: بعضي وقت ها افراد از بحث دوري مي جويند . با طرح چنين پرسش هايي مي توان آنها را تشويق كرد كه در بحث مشاركت كنند .3- تشويق به اشتراك مساعي

اسلاید 68: آقاي احمدي شما در مورد اين مطلب چه فكر مي كنيد ؟مثال

اسلاید 69: خانم جباری شما سوال آقای رئوفی را چگونه پاسخ مي دهيد ؟مثال

اسلاید 70: قبل از اينكه بحث را ادامه دهيم ، مي خواهم نظر آقای خدایی را بدانم .مثال

اسلاید 71: ما نظر همه به جز آقاي رحمتي را شنيديم . آقاي رحمتي نظر شما در مورد اين مطلب چيست ؟مثال

اسلاید 72: قبل از آنكه موضوع را ادامه دهيم ، لطفا يك نفر نكات مهم را به اختصار بيان نمايد .4- پرسش در باره خلاصه بحث

اسلاید 73: من چندين پيشنهاد شنيده ام. ممكن است يك نفر به اختصار بگويد كه روي چه مطلبي توافق كرده ايم ؟4- پرسش در باره خلاصه بحث

اسلاید 74: من رشته صحبت را از دست داده ام ، ممكن است يك نفر به اختصار توضيح دهد كه تا حالا چه كرده ايم ؟4- پرسش در باره خلاصه بحث

اسلاید 75: من آخرين نظر را نفهميدم . شما چه مي كنيد اگر ... ؟5- پرسش براي روشن شدن مطلب

اسلاید 76: مي بينم كه آقاي رضوي سرش را تكان مي دهد . رضوي ، آيا بهتر نيست كه توضيح كوتاهي در خصوص تاثير دستورالعمل هاي جديد در قسمت شما داده شود ؟5- پرسش براي روشن شدن مطلب

اسلاید 77: به نظر مي رسد كه ما در مورد اين موضوع به توافق رسيده ايم . لطفا هر كس موافق نيست دستش را بلند كند .آيا همه شما اين مطلب را قبول داريد كه ... ؟6- آزمون اتفاق نظر

اسلاید 78: خانم رها آيا نظر شما هم همين است كه ... ؟6- آزمون اتفاق نظر

اسلاید 79: فكر مي كنيد كه چگونه ما بايد ...؟7- دعوت به مشاركت فعال

اسلاید 80: خانم رحيمي ، پيشنهاد شما براي اقدام در باره اين موضوع چيست ؟7- دعوت به مشاركت فعال

اسلاید 81: علاقه مندم كه پيشنهادهايي درباره نحوه شروع كار دريافت كنم . آقاي رضايي شما چه پيشنهادي براي شروع كار داريد ؟7- دعوت به مشاركت فعال

اسلاید 82: پيشنهاد كنيد كه اعضاء در مورد مطلب ديگران نظر بدهند .همفكري حمايت كنيدايفاي نقش ديگريآينده نگر باشيد...پرسش هاي ديگر در خصوص موضوعات زير

اسلاید 83: گاهي مسايلي بوجود مي آيد كه غير قابل اجتناب است .حل و فصل موقعيت هاي مشكل

اسلاید 84: به يك عضو پر حرف نبايد اجازه داده شود كه بحث را تماما دردست داشته باشد .1- شخصي كه تمايل دارد در بحث غلبه نمايد

اسلاید 85: بعد از برگزاري جلسات ضروري است به سئوالات ذيل پاسخ داده شودآيا جلساتي كه برگزار مي‌شوند ضرورت دارند ؟ آيا جلسات بر اساس اهداف مشخص تشكيل مي‌شوند ؟ آيا زمان شروع و پايان جلسات در دعوت نامه‌ها قيد مي‌شوند ؟ آيا زمان برگزاري جلسات مناسب است ؟ آيا زمان مشخص بر هر يك از دستورات كار جلسات مشخص مي‌شود ؟ آيا مستندات لازم به مدعوين اطلاع‌رساني مي‌شود ؟ آيا دستور كار جلسات بر اساس اهميت تنظيم مي‌شوند ؟ مدت زمان ارسال دعوت نامه به اعضاء چند روز است ؟ آسيب‌شناسي از چگونگي برگزاري جلسات

اسلاید 86: آيا جلسات در زمان مشخص شده برگزار مي‌شوند ؟ آيا جلسات در زمان مقرر به اتمام مي‌رسند ؟ آيا همه دستور كارها بررسي مي‌شوند ؟ ميزان تأخير در شروع جلسات چقدر است ؟ چند درصد شركت كنندگان خودشان شخصاً شركت نكرده‌اند ؟ آيا جلسات بر اساس دستورالعمل‌ها پيش مي‌روند ؟ ميزان مشاركت اعضاء چقدر است ؟ چقدر وقت جلسه را رئيس جلسه مي‌گيرد ؟ چقدر وقت جلسه را دبير جلسه مي‌گيرد ؟ فاصله زماني براي ارسال صورت جلسات چقدر است ؟ ميزان رضايت اعضاء جلسه چقدر است ؟ چرا تعدادي از اعضاء به صورت فعالانه در دستور كار جلسات مشاركت نمي‌كنند ؟ آسيب‌شناسي از چگونگي برگزاري جلسات

اسلاید 87: 3/15/201888نبايد هادر پي تسلط بر مذاکرات نباشيد.شرکت کنندگان را کلافه نکنيد.صحبت ديگران را قطع نکنيد.از برخوردهاي شخصي بپرهيزيد.تنها براي اينکه نظري ارايه شود اصراري بر مشارکت شرکت کنندگان نداشته باشيد.خود را گرفتار شوخي بيجا نسازيد.از طرح مسائل کشمکش دار خودداري کنيد.عدم پذيرايي مفصل در جلسات

اسلاید 88: موانع‌ و مشكلات‌ جلسات‌

اسلاید 89: محققان‌مشكلات‌ جلسه‌رادر6 عنوان‌طبقه‌بندي‌مي‌كنند. (دويل،استراوس:1375)

اسلاید 90: 1- توجه‌ اعضاي‌ جلسه‌ به‌ موضوعهاي‌ مختلف‌ در يك‌ زمانجلسه‌ تركيبي‌ از افراد متعدد است‌ و هر فرد داراي‌ علائق، مشكلات‌ و اولويتهاي‌ خاص‌ خود است. بنابراين‌ طبيعي‌ است‌ كه‌ به‌ هنگام‌ جلسه، ذهن‌ هريك‌ از حضار به‌ مورد خاصي‌ معطوف‌ شود.

اسلاید 91: 2- مغشوش‌ شدن‌ موضوع‌ جلسه‌ با فرايند آنتمايز بين‌ محتوي‌ (مشكل، عنوان‌ يا صورتجلسه) و فرايند (روش، متد) دشوار، اما حياتي‌ است‌ و عدم‌ توجه‌ به‌ آن‌ يكي‌ از علل‌ عدم‌ موفقيت‌ جلسات‌ است.

اسلاید 92: 3 - برخورد شخصي‌ و مشكل‌ تراكم‌ گفتگو در جلسهاغلب‌ افراد تمايل‌ دارند به‌ سرعت‌ وارد جريان‌ گفتگوي‌ جلسه‌ شده‌ و نقطه‌نظرات‌ خود را مطرح‌ كنند. اين‌ موضوع‌ منجر به‌ بروز مشكل‌ تراكم‌ گفتگو در جلسات‌ مي‌شود.

اسلاید 93: يكي‌ از مهمترين‌ موانع‌ جلسات‌ موثر، روشن‌ نبودن‌ مسئوليتها و نقشهاي‌ افراد شركت‌كننده‌ در جلسه‌ است. 4 - روشن‌ نبودن‌ نقشها و مسئوليتها

اسلاید 94: 5 - سوءاستفاده‌ از قدرت‌ توسط‌ رئيس‌ جلسهوقتي‌ مدير در موضوع‌ جلسه‌اي‌ ذينفع‌ است، تقريباً‌ غيرممكن‌ است‌ آن‌ را بدون‌ مداخله‌ و دستكاري‌ اداره‌ كند.

اسلاید 95: 5 - سوءاستفاده‌ از قدرت‌ توسط‌ رئيس‌ جلسهتجربه‌ نشان‌ داده‌ است‌ ‌ مديراني‌ كه‌ جلسات‌ را خود اداره‌ مي‌كنند، تمايل‌ دارند كه‌ فعال‌ترين‌ فرد جلسه‌ باشند و تقريباً‌ 60% از وقت‌ جلسه‌ را به‌ خود اختصاص‌ مي‌دهند.

اسلاید 96: 6 - گرايش‌ افراد به‌ يكسان‌ فكركردنجنيس‌(JANIS) يكي‌ از صاحبنظران‌ موضوع، تمايل‌ گروهها براي‌ يكسان‌ فكركردن‌ را گروه‌ فكري مي‌نامد .

اسلاید 97: دلايل گروه انديشي

اسلاید 98: 1- احساسي كه در رئيس شركت بزرگ و با اهميت بوجود مي آيداين‌ احساس‌ در رئيس شركت بزرگ و با اهميت وجود دارد كه‌ ما هر كاري‌ را مي‌توانيم‌ انجام‌ دهيم‌ چون‌ افراد خوبي‌ هستيم‌ و بنابراين، تصميمات‌ ما نيز درست‌ خواهدبود.

اسلاید 99: ادامه بند 1اين‌ احساس‌ در گروه‌ به‌ صورت‌ حس‌ قدرت‌ و اهميت‌ جمعي، كاملاً‌ مشخص‌ است‌ و يكي‌ از نگرشهاي‌ خطرناكي‌ است‌ كه‌ منجر به‌ تصميمات‌ خطرناكي‌ مي‌شود;

اسلاید 100: 2- افراد مشابهي به سطح بالاي سازمان راه مي يابند هرقدر كه‌ فرد به‌ سطوح‌ بالاتر سازمان‌ ارتقا مي‌يابد، بيشتر از واقعيتهايي‌ كه‌ در سطوح‌ پايين‌تر سازمان‌ و يا بيرون‌ آن‌ اتفاق‌ مي‌افتد، جدا مي‌شود.

اسلاید 101: ادامه بند 2ارزشهاي‌ سازمان‌ بر افراد تاثير مي‌گذارد و در يك‌ فرايند طبيعي‌ غربال، صرفاً‌ افراد مشابهي‌ به‌ بالاي‌ سازمان‌ راه‌ پيدا مي‌كنند.

اسلاید 102: 3- تصور پيچيده شدن اوضاع در صورت ابراز مخالفتهرقدر در گروه‌ حس‌ به‌هم‌ پيوستگي‌ و اعتماد وجود داشته‌ باشد، افراد احساس‌ راحتي‌ بيشتري‌ براي‌ ابراز مخالفت‌ خواهند داشت‌

اسلاید 103: ادامه بند 3اين‌ امر تا نقطه‌اي‌ صدق‌ مي‌كند. از آن‌ حد به‌ بالا، افراد با خود مي‌گويند كه‌ اگر اعتراضي‌ كنند، كار گروه‌ پيچيده‌تر مي‌شود.

اسلاید 104: وقتي‌ كه‌ گروه‌ با هم‌ رشد مي‌كنند، يكسري‌ باورهاي‌ مشتركي‌ در افراد شكل‌ مي‌گيرد و هركسي‌ اين‌ باورها را زيرسوال‌ ببرد به‌عنوان‌ مزاحم‌ تلقي‌ مي‌شود4- مزاحم تلقي نمودن كسي كه باورهاي گروه را زير سوال ببرد

اسلاید 105: فشار بر او زياد مي‌شود و به‌ جاي‌ تشويق‌ ابراز نظرات‌ مختلف، افراد را به‌ سازش‌ وامي‌دارندادامه بند 4

اسلاید 106: 5- وفاداري و حمايت از مدير ارشد توسط كاركنانوقتي‌ كه‌ اعضا گروه‌ شامل‌ مديراجرايي‌ ارشد و كاركنان‌ مي‌شود. وفاداري‌ و حمايت‌ يكي‌ از دلايل‌ ديگري‌ است‌ كه‌ افراد را از انتقاد بازمي‌دارد .

اسلاید 107: 6- اشتياق زياد براي توافق ، سكوت افراد را موافق تلقي مي كندوقتي‌ كه‌ اشتياق‌ زيادي‌ براي‌ توافق‌ در گروه‌ وجود داشته‌ باشد، هر نوع‌ نشانه‌ مخالفت‌ ممكن‌ است‌ ناديده‌ گرفته‌ شود. و اگر يك‌ عضو درمورد موضوعي‌ سكوت‌ كند براي‌ ديگر اعضا موافقت‌ تلقي‌ مي‌شود .

اسلاید 108: 7- تحت فشار بودن گروه براي تصميم گيري گروه‌ انديشی وقتي‌ ايجاد مي‌شود كه‌ گروه‌ تحت‌ فشار براي‌ تصميم‌گيري‌ باشد (مثلاً‌ تا ساعت‌ 5 بايد تصميمي‌ گرفته‌ شود) .

اسلاید 109: 8- عدم تمايل اعضاي گروه به زير سوال بردن رهبر گروهمواردي‌ كه‌ افراد مايل‌ نيستند كه‌ رهبر گروه‌ زير سوال‌ قرار گيرد. اين‌ هم‌ يكي‌ از راههايي‌ است‌ كه‌ منجربه‌ گروه‌ انديشی‌ مي‌شود.

اسلاید 110: راه حل‌يكي‌ از بهترين‌ راهها براي‌ جلوگيري‌ از پيامدهاي‌ گروه‌ فكري، حصول‌ اطمينان‌ از اين‌ است‌ كه‌ اعضاي‌ جلسه‌ غيرمتجانس‌ هستند.

اسلاید 111: راه حلمدير نه‌ تنها بايد از گروه‌ فكري جلوگيري‌ كند بلكه‌ بايد از فوايد مشاركت‌ و همكاري‌ هم‌ بهره‌ ببرد. هرقدر گروه‌ نامتجانس‌تر باشد، نياز بيشتري‌ به‌ روشن‌ كردن‌ و سازمان‌ دادن‌ نقشها و فرايندها هست.

اسلاید 112: راه حل ديگراستفاده از روش هاي تصميم گيري جمعي

اسلاید 113: BRAIN STORMINGبارش افكارطوفان فکری

اسلاید 114: چند فكر بهتر از يكي كميت مهمتر از كيفيتقضاوت ممنوعهر چه نظرات بي ربط تر و مسخره تر بهتر

اسلاید 115: خلاصه‌ی مراحل فرايند طوفان فکری:

اسلاید 116: گروهی مرکب از 6 تا 12 نفر، يک رهبر و يک منشی، انتخاب کنيد. 2. سرپرست يا رهبر، مسئله را برای گروه، ترجيحاً قبل از تشکيل جلسه‌ طوفان فکری، تعريف می‌کند. 3. گروه به صورت تعاملی و با رعايت چهار قاعده‌ طوفان فکری راه‌حل‌های خود را برای مسئله، پيشنهاد می‌کند

اسلاید 117: الف. هيچ قضاوتی درباره‌ هيچ پيشنهادی انجام نمی‌شود. ب. کليه‌ نظرات حتی نظرات پوچ و غيرعملی، مورد استقبال قرارمی‌گيرند.چهار قاعده طوفان فكري

اسلاید 118: ج. کميت ايده‌ها هدف اصلی است زيرا به کيفيت می‌انجامد. د. ايده‌ها را می‌توان ترکيب، اصلاح، و انتخاب نمود. ادامه چهار قاعده طوفان فكري

اسلاید 119: 4. بعد از 25 تا 35 دقيقه، گروه استراحتی می‌کند و سپس برمی‌گردد و ايده‌ها را نقد می‌کند.

اسلاید 120: روشها و تكنيك های مشابه

اسلاید 121: طوفان فكری گمنامبهتراست شركت كنندگان پيش از ورود به جلسه پيشنهادهاي خود را كتبا، دراختيار رئيس جلسه قرار دهند. رئيس جلسه ، پيشنهادها را بدون اعلام منبع ، برای همه شركت كنندگان قرائت می كند. ANONYMOUS BRAINSTORMING

اسلاید 122: تكنيك گروه اسمي(NOMINAL GROUPING)

اسلاید 123: اعضاء گروه در يك ميز جمع مي شوند موضوع تصميم گيري به صورت كتبي به هريك از اعضا داده مي شود آنها چگونگي حل مسئله را مي نويسند؛هريك از اعضا به نوبه، يك عقيده را به گروه ارائه مي دهد؛فرآيند تصميم گيري متشكل از پنج مرحله است:

اسلاید 124: عقايد ثبت شده در گروه به بحث گـذارده مـي شود تا مفاهيم براي ارزيابي روشن تر و كامل تر شود؛هر يك از اعضاء مستقلاً و مخفيانه عقايد را درجه بندي مي كنند‍

اسلاید 125: تصميم گروه آن تصميمي خواهد بود كه در مجموع بيشترين امتياز را به دست آورده باشد

اسلاید 126: سکوت و توقف کوتاه سخنرانيتذکر جدي در ابتداي جلسه براي خاموش کردنقطع صحبت و دعوت از سخنران بعديقطع صحبت و هدايت آنها، عدم توجه در نوبت بعدينظر مساعد جمع را براي مقابله با آنها جلب کنيد.بعد از اظهار نظر، مودبانه به او بي اعتنايي کنيد.وا داريد تا صحبت هاي خود را کوتاه کنيد. در فرصت استراحت جلسه ،شما را در جريان خواهم گذاشت.قاطعيت در ابراز مصوبات صورت گرفتهپچ پچ گرانموبايل بازانپرچانگانمهمل گويانغوغا گراناصرار ورزانخودخواهانبي نظم هارئيس هامواجهه با وضعيت دشوار

اسلاید 127: تکرار موضوع و درخواست اظهار نظربا مرور بر خلاصه مطالب خود راه حل را ارائه کنيديک تنفس کوتاه و پذيرايي مختصرجدي باشيد و در پايان به نتيجه برسيد و به هريک ماموريتي دهيدافراد خاموشبن بستنقطه کور جلسات اداري با کارکنانمواجهه با وضعيت دشوار

اسلاید 128: آمادگي براي جمع بندي جلسه ؛بسيارخوب ، همکاران محترم فکر مي کنم با توجه به اين که فرصت جلسه روبه اتمام است ، گفتگو ها را تمام کنيم و به يک جمع بندي برسيم .جمع بندي و نتيجه گيري

اسلاید 129: جمع بنديحداکثر 10 دقيقه پاياني جلسهيادآوري اهداف جلسهمرور محورهاي مهم و اصلي مذاکراتبا دقت مطالب و موضوعات مطرح شده خلاصه مي شودموضوعات ناتمام اشاره شودتاکيد برکارهايي که بايستي به اجرا درآيد، جمع بندي و نتيجه گيري

اسلاید 130: توصیه‌هایی برای یک سخنرانی موفق و رضایت بخشسخنرانی در جمع برای اغلب افراد كار دشواری است.اگر مـی خـواهـیـد انـسـان موفـقی باشید، باید بر تكنیـكهـای سخنرانی تسلط پیدا نموده و یا حداقل هنگام صـحبـت در یك جمع احساس راحتی كنید. منظور از یك جمع، 500 سهامـدار عـصـبـانـی در جـلسـات  آخر سال نیست، بلكه میتواند از چند فروشنده، كارمـند و یا چند دوست در جشن تولد نیز تشكیل شود. سخنرانی در جمع به این معنی است كه شما چندین شنونده دارید كه در اغلب اوقات به تـك تـك واژه هـایـی كه از زبـان شمـا ادا میشود، گوش میدهند. به همین دلیل اشتبـاه نـكـردن شما در حین صحبت حائز اهمیت است.

اسلاید 131: توصیه‌هایی برای یک سخنرانی موفق و رضایت بخش1. آرام و ریلكس باشیدبـرخی از افـراد همین كه به صحبت كردن در جمع فكر میكنند، دچار اضطراب و نـا آرامـی شده و هنگامی كه در مقام عمل شروع به سخنرانی می‌كنند، خشكشان مـی‌زنــد، تپش قلبشان شدیدتر میشود، دستانشان شروع به لرزش میكند و بصورتی گسسـتـه و لكنت وار شروع به صحبت می‌نمایند.موضـوع مـهمی كـه بـاید بخاطر داشت باشید این است كه در شرایط مرگ و زندگی قرار نداشته و صرفا" در حال گقـتن چند كلمه حرف حساب ( و یا هر چیزی دیگری كه دوست دارید اسمش را بگذارید ) به دیگران هستید. چه دو نفر باشند چه 200 نفر، باید بـه یـك طریق صحبت كنید به اینصورت كه عصبی نشوید، روی موضوع مربوطه تمركز كنید و كار را به اتمام برسانید.

اسلاید 132: توصیه‌هایی برای یک سخنرانی موفق و رضایت بخش2. موضوع مورد بحث را بشناسیدمعمولا ما زمانی دچار اضطراب و نا آرامی می شــویم كه كـاری كـه در مـورد آن تـبـحر و شناختی نداریم، مجبور به انجامش می گردیم. افـراد انـدكی دارای تبحر كامل در زمینه سخنرانی در جمع می باشند اما اغلب می توانند در صورت داشتن آمادگـی منـاسـب، از عهده آن بخوبی برآیند. كلید این آمادگی آشنا بودن و شناختـن دقیق مـوضـوع مــورد صحبت می باشد.اگر شما یـك مدیـر اجـرایـی در شـركت تـولید نوشابه بوده و قصد سخنرانی در مورد بازار رقابتی را دارید، باید از همه ریزه كاریها و جزئیات شركتهای دیگر تولید نوشابه همـانـنـد شركت خود آگاه باشید. زمانی را برای نت بـرداری و خـلاصـه سـازی ایـده هـای خـود در قالب نوشتارهای كوچك اختصاص دهید.مرحله بعدی كار این است كه آن قالبهای كوچك را بخاطر سپرده و هنگام سخنرانی آنها را بسـط و گسترش دهید. اگر جلسـه پرسش و پاسخ در میـان است، سـعـی كنـیـد سـؤالات احتمالی و پاسخهای آنها را از قبل مهیا و آماده نمایید.

اسلاید 133: توصیه‌هایی برای یک سخنرانی موفق و رضایت بخش۳. مخاطبین خود را بشناسیداگر در مقابل مدیران ارشد یك شركت در مورد راه كارهای تجاری صحبت می‌كنید، بایـد نسبت به زمانیكه برای یك عده دانشجو كه ترم اول اقتصاد را می‌گذرانند، روش بسیـار متفاوتی را در پیش بگیرید.باید میزان سطح معلومات مخاطبین خود را سنجیده و مطابق با آن صحبت كنید. به هر حال آنها آماده اند تا سخنان شما را بشنوند بنابراین گفته های شما باید برایشان قابل فهم باشد.

اسلاید 134: توصیه‌هایی برای یک سخنرانی موفق و رضایت بخش4. با محل سخنرانی آشنا شویداین یك نكته فراموش شده است، امـا شـمـا بـایـد بـا مـحلـی كـه قـرار اسـت در آنــجا به سخنرانی بپردازید، آشنا شوید. لازم است پیشاپیش به آنجا رفته و با امكـانات و محیط آن آشنا گردید. سپس روی مسائل دیداری سخنرانی خود كار كنید تا مطـمـئـن شــویـد مطابق با آنچه كه در نظر گرفته اید باشد. وارد شـدن بـه یـك سـالـن 20000 هـزار نـفـری نسبت به وارد شدن به یك كلاس درس 30 نفره نیاز به تمهیدات بسیار بیشتری دارد.یك روش خوب این است كه در صندلیهای مختلفی كه قرار است حاظران بنشینند، قرار بگیرید تا چشم انداز مناسبتری از محل برگزاری بدست آورده و بتوانید با همه شنودگان به یك نسبت ارتباط برقرار كنید نه فقط با چند نفری كه در ردیف جلو نشته اند.

اسلاید 135: توصیه‌هایی برای یک سخنرانی موفق و رضایت بخش5. موفقیت را مجسم كنیداغلب افراد به این دلیل در سـخنـرانـی شـكست میخورند كه تصور میكنند صحبتهایشان اشـتباه و بـی معنی است. آنچه كه در ذهن می پرورانید، همان نیز اتفاق خواهد افتاد. اگر خودتان را یك نادان تصور كنید، همان نیز خواهید شد.فكر عجز و ناتوانی را در خودتان قبل از شـروع صـحبـت نـابـود كنـید.  سعی كنید پیش از سخنرانی مطالب را در ذهن خود مـرور نـمـایید. چگونگی بیان موفقیت آمیز موضوعات و نیز حركات خود را مـجسـم نـمایـیـد. تا رسیدن به مرحله یك ایراد یك سخرانی كامل این اعـمـال را تـكـرار كـنـیـد. بـعـد از آن تـنـها كـاری كـه لازم اسـت انجام دهید، عملی كردن تجسمات خود خواهد بود.

اسلاید 136: توصیه‌هایی برای یک سخنرانی موفق و رضایت بخش6. كار نیكو كردن از پر كردن استمایكل جردن هم ممكن است وقتی برای اولین بار با توپ بسكتبال آشنا شد، 10 پرتاب اولش را در گل نكرد، اما با سخت كوشی و تمرینات بسیار، بـه بـهـتـریـن بسكتبالیست دنیا مبدل شد. نكته این است كه اگر بخواهید سخنران بهتری شوید باید تمرین كنید.بصورت داوطلبانه هنگـام اوقـات بـیـكاری جـلوی دوسـتـانـتان قرار گرفته و به جلوی جمع ایستادن عادت كنید. بتدریج سعی كنید به تعداد نفراتی كه در مقابلشان قرار گرفته اید بیفزایید و از افراد قویتر اسـتفـاده نـمایـید. ایده ایـنكار این است كه در شرایط غیر واقعی كه اهمیتی ندارد، متوجه اشتباهات و نقاط ضعف خود شوید. به این ترتیب هنگامی كه روز موعود فرا میرسد با اعتماد بنفسی كامل در مقابل جمع قرار گرفته و همـه چـیـز بـه خوبی پیش خواهد رفت.

اسلاید 137: توصیه‌هایی برای یک سخنرانی موفق و رضایت بخش7. روی پیغام تمركز كنیدهنگام سـخنـرانی در یـك جـمـع زیـاد به حاضرین فكر نكنید. به پیغام و نكاتی كه باید بـه دیگران منتقل كنید تمركز نمایید. در نهایت دلیل قرار گرفتـن شمـا پـشـت میـكروفـن ایـن است كه مطلب مورد نظر خود را به شنـوندگـان بـفـهـمـانـید. به این ترتیب دیری نخواهد پایید كه دیگر احساس ناآرامی و اضطراب نكرده و راحت تر تـوانـسـت بـا مـخاطبـیـن خود برای بحث و گفتگو ارتباط برقرار نمایید

اسلاید 138: از توجه شماسپاسگزاريم