مدیریت زمان

مدیریت زمان

اسلاید 1: مديريت زمان

اسلاید 2: مديريت زمانخود ـ ارزيابیتسلط بر مکاتبات اداریبرنامه ريزیمديريت جلساتمديريت پروژه هامهار کردن تماس های تلفنینکات ديگری در باره ی مديريت زمان و باز نگری

اسلاید 3: خود ـ ارزيابیتحليل نحوه کنونی صرف زمانشناخت عوامل اتلاف زمانتغيير عادات وروشهای پيشين

اسلاید 4: تحليل نحوه کنونی صرف زمانتکميل پرسشنامه ی خود ـ ارزيابیايجاد جدول زمان بندی کار ها

اسلاید 5: پس از تکميل پرسش نامه و جدول زمان بندی کارها خواهيم دانست که :چه درصدی از کارهايم از پيش برنامه ريزی شده بود؟آيا روز کاري ام ساختاردرستی داشت؟آيا کارهای برنامه ريزی شده بيش از حد انتظار به طول انجاميد؟چرا زمانی طولانی صرف کارهای بی حاصل شد؟چند مورد وقفه در کارهايم ايجاد شد؟آيا بهره وری داشتم؟چه زمانی از روز بيشترين بهره وری را داشتم؟چگونه می توانم کنترل بيشتری بر وقت خود داشته باشم؟برای چند درصد از وقت خود می توانستم برنامه ريزی درستی به عمل آورم؟ميزان کارآيی ام را بر اساس امتياز های 1 تا 10 چگونه برآورد می کنم؟

اسلاید 6: شناخت عوامل اتلاف زمانگم کردن چيز های مورد نيازجلسات تماس های تلفنیوقفه هاتعلل هاکاغذ بازی های بی حاصلمشکلات کاریواگذاری کار به صورت معکوسکمال طلبیآشفتگی و عدم تمرکز

اسلاید 7: تغيير دادن عادت هاياد داشت کردن عامل اتلاف زمانتهيه فهرست مشکلات حاصل از عادت های اتلاف وقتتجسم ذهنی عادت صرفه جويی در زمانپرورش عادت صرفه جويی در زمانبرای ايجاد تغيير فرآيند چهار مرحله ای زير را بايد درمورد هر يک از عوامل اتلاف زمان به کار ببريم:

اسلاید 8: تسلط بر مکاتبات اداریمبارزه برای کاهش مکاتباترسيدگی مؤثر به کاغذ های کاریبايگانی مؤثر و صحيح

اسلاید 9: مبارزه برای کاهش مکاتباتحذف برخی اسامی از فهرست نامه های صادره به خارج ازشرکتحذف برخی اسامی از فهرست توزيع نامه ها در داخل شرکتدرخواست از همکاران که فقط موارد خاص را گزارش کنند درخواست از همکاران مبنی بر مختصر و فشرده کردن گزارش کار تغيير مسير نامه ها به هنگام لزومصحبت کردن را جانشين نوشتن کردنکاستن از حجم کاغذهای ارسالیبازگرداندن کاغذ های کاری غير ضروری به فرستنده آن ها

اسلاید 10: رسيدگی مؤثر به کاغذ های کاریبه هنگام رسيدگی به نامه های وارده مصمم باشيد و قاطعانه عمل کنيد. سعی کنيد هر يک از مکتوبات را يک بار بررسی کنيد.بيش از حد از دفاتر يادداشت استفاده نکنيد.محيط کار را در يک زمان مشخص فقط به يک پروژه اختصاص دهيد.از کازيه به عنوان محلی برای انبار کردن کاغذ های کاری استفاده نکنيد.روشRAFT ( – Act on it – File it – or Throw it Away Refer ارجاع کردن – اقدام کردن – بايگانی – دور ريختن ) را مورد استفاده قرار دهيد.جهت پيگيری کارهای ناتمام يک پرونده در دست اقدام تشکيل دهيد.کاغذ ها را در قفسه ميز دسته بندی کنيد.

اسلاید 11: بايگانی مؤثر و صحيحپاک سازی سيستم بايگانی از کاغذ های بيهودهسازماندهی مجدد پرونده ها

اسلاید 12: برنامه ريزیمشخص ساختن اهدافبرنامه ريزی طرح های عملیبرنامه های روزانه

اسلاید 13: مشخص ساختن اهدافاهداف کاریاهداف شخصی

اسلاید 14: اهداف کاریتا زمان بازنشستگی به چه چيزهايی می خواهم دست يافته باشم؟چه در آمدی را برای خود در نظر دارم؟ترجيح می دهم برای خودم کار کنم يا آن که مدير ارشد يک شرکت بزرگ باشم؟آيا در همين کشور به کار خود ادامه می دهم يا به خارج از کشور خواهم رفت؟آيا داشتن تحصيلات بالاتر به نفع من است؟در چه مهارت های کاری بايد پيشرفت کنم؟کار در کدام صنعت را ترجيح میدهم؟شغل ايده آل من چيست؟به کدام يک از سازمان های حرفه ای ملحق شوم؟

اسلاید 15: اهداف شخصیسرگرمی ها و علايق خاصی را که مايلم به آن ها بپردازم کدامند؟چه مکانی را برای زندگی می پسندم؟آيا لازم است وقت بيشتری را با خانواده بگذرانم؟مايل هستم به کدام نقاط دنيا سفر کنم؟آيا بايد زبان جديدی بياموزم؟آيا بايد رژيم غذايی مناسب تری در پيش بگيرم؟آيا بايد تناسب اندام خود را بهبود بخشم؟خانه مورد علاقه من کدام است؟

اسلاید 16: برنامه ريزی طرح های عملیاهداف بزرگ را به مراحل قابل دستيابی تقسيم می کند.انگيزه لازم را برای دستيابی به اهداف به وجود می آورد.عملی کردن برنامه هايمان را آسان تر می سازد.نگرش و ديدگاه کلی و مفيدی به ما می دهد.ما را قادر می سازد تا به جای کار های فوری بر کار های مهم تمرکز کنيم.معياری برای قضاوت در مورد پيشرفت کار در اختيار ما قرار می دهد.ما را ياری می کند تا مشکلات را پيش بينی کنيم.

اسلاید 17: برنامه های روزانهما را قادر می سازد تا آگاهانه برنامه ريزی کنيم.به عنوان يک يادآوری کننده عمل می کند.به افکار ما نظم و سامان می بخشد.کمک می کند تا کارها را در مهلت تعيين شده به اتمام رسانيم.انگيزه لازم برای کارها را به وجود می آورد.کمک می کند تا توجه خود را بر اولويت ها متمرکز سازيم.

اسلاید 18: هشت مرحله برای کارآيی طرح های روزانهبرنامه ريزی پنج دقيقه ایانتقال کارهای نيمه تمام امروزبرنامه ريزی فعّاليت های فردادر نظر گرفتن فعّاليت هايی که به هدف مربوط می شودکارهايی که حقّ تقدّم داردمحوّل کردن فعّاليت هاتخمين زمان لازم برای اجرای هر فعّاليتبررسی نامه ها و افزودن مواردی از آن ها به فهرست

اسلاید 19: مديريت جلساتچرا جلسات آن طورکه بايد پيش نمی رود؟چه کارهايی را بايد پيش از جلسه انجام داد؟چه کارهايی بايد طی جلسات صورت گيرد؟بعد از جلسه چه بايد کرد؟

اسلاید 20: چرا جلسات درست پيش نمی رود؟هزينه تشکيل اين جلسه ها چقدر بوده است؟آيا هزينه شرکت در اين جلسه ها بيش از مزايای آن ها بوده است ؟آيا جلسات از پيش و به طور صحيح برنامه رِيزی شده بود؟چه تعدادی از جلسه ها به دليل تأخير حضور شرکت کنندگان به تعويق افتاد؟آيا جلسه ها مکررأٌ بيش از حد انتظار به درازا کشيده است؟آيا مشکلاتی در ارتباط با دستگاه ها وتجهيزات وجود داشته است؟آيا مشارکت من در اين جلسه ها ارزنده بوده است؟آيا مشارکت سايرشرکت کنندگان نيزارزشمند بوده است؟آيا جلسه ها از دستور کار خود منحرف شده است؟آيا تصميماتی که طی جلسه ها اتخاذ شده به اجرا در آمده است؟

اسلاید 21: وظايف رئيس جلسه پيش از آغاز آنآيا تشکيل جلسه واقعاً ضروری است؟چه روش های ديگری به جای تشکيل جلسه وجود دارد؟اهداف جلسه چيست؟چه افرادی بايد حضور داشته باشند تا از دستيابی به اهداف اطمينان حاصل شود؟نتايج دستيابی به اهداف چيست؟هزينه تشکيل جلسه چقدر است؟چه وسايل وتسهيلاتی برای تشکيل جلسه ضروری است؟اگر وجود يک دستور کار در جلسه الزامی است، آيا تهيه شده ودر اختيار همگان قرار گرفته است؟آيا تمام شرکت کنندگان از زمان شروع و محل تشکيل جلسه آگاهی دارند؟آيا همه شرکت کنندگان اطلاعات لازم را دريافت کرده اند؟آيا لازم است همه شرکت کنندگان در تمام طول جلسه حضور داشته باشند؟

اسلاید 22: به عنوان شرکت کننده وظايف ما پيش از تشکيل جلسات چيست؟آيا حقيقتاً شرکت من در جلسه ضروری است؟آيا راه های ديگری به جز شرکت در جلسه وجود دارد؟آيا از زمان و مکان تشکيل جلسه به خوبی آگاهی دارم؟آيا برنامه ام را طوری تنظيم کرده ام که سر وقت در جلسه حاضر شوم؟چه کمکی به جلسه خواهم کرد؟هدف من از شرکت در جلسات چيست؟چه مدارکی را بايد آماده سازم؟آيا شرکت من در تمام طول جلسه ضروری است يا آن که حضور در بخشی از آن کافی است؟

اسلاید 23: وظايف رئيس در طول جلساتافرادی که دير به جلسه می آينددستور کار پنهانبحث های بی هدفاندک بودن تعداد شرکت کنندگانوقفه هابحث و جدلعدم قاطعيت گروه

اسلاید 24: وظايف رئيس جلسههمواره جلسات را سر وقت آغاز کنيد.اهداف مشخصی برای جلسات تعيين کنيد.در طول جلسات همواره نگرش مثبت داشته باشيد.اقدامات جلسات قبلی را پی گيری کنيد.فردی را که بايد صورت جلسه را تهيّه کند، مشخص سازيد.شرکت کنندگان کم حرف را به شرکت فعّالانه تشويق کنيد.از مطرح شدن موارد جنبی جلوگيری کنيد.مباحث را به دستور کار جلسه محدود سازيد.در مورد جدول زمانی دستور کار سخت گير و قاطع باشيد.تصميمات و اقدامات اتخاذ شده را در خلال جلسه و هم چنين در پايان آن جمع بندی کنيد.اطمينان حاصل کنيد که کليه موضوعات دستور جلسه بررسی شده است.جلسه را به موقع خاتمه دهيد.

اسلاید 25: چه اقداماتی بايد توسط شرکت کنندگان در خلال جلسه انجام گيرد؟مشارکت فعال و سازنده محدود کردن مباحث در قالب دستور کارتمرکز بر اهداف جلسه آگاهی از اقدامات پی گيریخود داری از بحث های خصوصی طی جلسه

اسلاید 26: وظايف رئيس جلسه پس از خاتمه آنآيا جلسه موفق بوده است؟آيا افراد مناسب در جلسه شرکت کرده اند؟آيا همه موارد موجود در دستور کار مورد بررسی قرار گرفته است؟چگونه بايد به کارهای ناتمام رسيدگی کرد؟آيا صورت جلسه بايد توزيع شود؟در آينده چه تغييراتی را بايد در روش خود منظور دارم؟آيا بدون تشکيل جلسه نيز می توانستيم به نتايج مشابهی دست يابيم؟

اسلاید 27: وظايف شرکت کنندگان پس از خاتمه جلسهآيا حضور من در جلسه به راستی ضروری بود؟آيا از اقدامات پی گيری آگاهی کامل دارم؟آيا مشارکت سازنده ای در جلسه داشته ام؟در جلسات بعدی چه تغييراتی را بايد در روش خود منظور دارم؟

اسلاید 28: مديريت پروژه هابرنامه ريزیکنترلارزيابی و بازنگری

اسلاید 29: برنامه ريزیتعيين هدفتحليل هزينه ـ فايدهتقسيم مراحل پروژه به فعاليت های جداگانهزمان بندی اجرای وظايفمحول کردن وظايف در مواقع مناسب

اسلاید 30: کنترل پروژه فرآيند نظارت بر پروژه است به نحوی که ما را نسبت به صحت اجرای آن و اتخاذ اقدامات اصلاحی در موارد لازم مطمئن می سازد.

اسلاید 31: کنترلکار های زمان بندی شده پروژه را به طور روزانه نظارت کنيد.وظايف پروژه را همواره در اولويت ”الف“ قرار دهيد.با استفاده از دفتر يادداشت خود مهلت پايان اختيارات را پی گيری کنيد.به طور ادواری به صفحه شرح کلی پروژه مراجعه کنيد.برای مدارکی که حساسيت زمانی دارد، يک پرونده در دست اقدام تهيه کنيد.مدارک پروژه را در يک پرونده نگهداری کنيد.

اسلاید 32: ارزيابی و بازنگریآيا به اهداف پروژه دست يافته ايم؟آيا پروژه در مهلت تعيين شده به پايان رسيده است؟اگر پاسخ منفی است، علت آن چيست؟آيا زمان کافی به برنامه ريزی اختصاص داده شده بود؟آيا تمام کارهای پروژه از قبل مشخص شده بود؟چه مشکلاتی طی پروژه به وقوع پيوست که قابل اجتناب بود؟چه مشکلاتی با برنامه ريزی قبلی قابل پيشگيری بود؟آيا افرادی که مسئوليت بخش های مختلف پروژه را بر عهده داشتند، برای اين کار مناسب بودند؟آيا همه افراد انگيزه تکميل پروژه را داشتند؟آيا پروژه با بودجه تعيين شده به پايان رسيد؟اگر بخواهيم از ابتدا شروع کنيم، عملکرد ما چگونه خواهد بود؟

اسلاید 33: مهار کردن تماس های تلفنیدام تلفنتلفن های بيهودهتلفن هايی که از بيرون زده می شودتلفن هايی که به بيرون زده می شود

اسلاید 34: دام تلفن

اسلاید 35: تلفن های بيهوده

اسلاید 36: تلفن هايی که از بيرون زده می شودچه تعداد از تلفن ها غير منتظره بود؟به چند تلفن نا خواسته پاسخ دادم؟چند تلفن بيش از حد لازم به طول انجاميد؟چه تعدادی از اين تماس ها قابل رسيدگی توسط ديگران بود؟چه تعدادی از اين تلفن ها مرا از انجام کارهای مهم خود بازداشت؟ چه تعدادی از اين تلفن ها قابل پی گيری و تفکيک بود؟

اسلاید 37: فنون مديريت تلفن هايی که از بيرون زده می شودهنگامی که مشغول کار هستيم، تلفن به فرد ديگری منتقل شود.ساعت آرامی را در نظر بگيريم که طی آن به تلفن پاسخ ندهيم.در طول جلسات، پاسخ به تلفن ها را به بعد موکول کنيم.به تماس های فروشندگان ناخواسته، با ادب، محکم، و مختصر پاسخ دهيم.از افراد بخواهيم در مواقعی که کار کمتری داريم، تماس بگيرند.هنگام پاسخ گويی به تلفن از انجام کارهای جنبی بپرهيزيم.از يادداشت کردن روی قطعات پراکنده کاغذ خودداری کنيم.در صورت امکان تماس های مهم را از تماس های غير ضروری تفکيک کنيم.از قسمت پذيرش بخواهيم از دادن اسامی به تماس گيرندگان ناشناس خودداری کنند.فهرستی از بهانه ها را برای کوتاه کردن مکالمات تهيه کنيم.

اسلاید 38: تلفن هايی که به بيرون زده می شودبرنامه ريزی مکالماتبرقراری تماسبعد از تماس

اسلاید 39: نکات ديگری در باره مديريت زمان و بازنگریروش های ديگر مديريت زمانبازنگری

اسلاید 40: روش های ديگر مديريت زمانزمان وسفرتند خوانیکمال طلبی ممکن است خطر ناک باشدقانون KISS (رعايت فشردگی و سادگی - (Keep It Short and Simpleقاطعيتانطباق با محيط و شرايطمحول ساختن وظايفاتخاذ نگرش مثبت به زندگیاجتناب از ارسال نامه های الکترونيکی بيهوده

اسلاید 41: جمع بندی و نتيجه گيری مديريت زمان يعنی استفاده ی بهينه از وقت برای رسيدن به اين هدف بايد : عادت های قبل را فراموش کنيم . روش های جديد را بياموزيم. برای ترک عادات نادرست و يادگيری روش های جديد صبور باشيم.