مدیریت زمان ۳
اسلاید 1: مديريت زمان
اسلاید 2: هركز كاري كه امروز قادر هستيد آن را انجام دهيد به فردا مگذاريد، زيرا امروز همان فردايي است كه منتظرش هستيد.كساني كه درانتظار زمان نشسته اند آن را از دست خواهند داد.ما زمان راتلف نمي كنيم، زمان است كه ما را تلف مي كند.
اسلاید 3: موفقيت در كار يعني استفاده ي مطلوب از زمانزمان را نه مي توان خريد ، نه مي توان ذخيره كرد و نه مي توان متوقف ساخت.
اسلاید 4: مقدمهوقت موهبتي است كه به هريك از ما در كره خاكي، به يكسان عطا شده و ميزان آن براي همه يكسان است(البته به شرط عمر يكسان)موفقيت هر فردي وابسته به استفاده بهينه از زمان داردبكارگيري وقت امري است شخصي و انتخابي زيرا زندگي همچون نهر بي پايان سرشار از فعاليتهاي مداوم و درگيريهاي خانوادگي، توقعات رئيسان و زير دستان و ... استتعریف مدیریت زمان:دراكر معتقد است زمان يكي از كميابترين منابعي است كه همه مديران در اختيار دارند.مديريت زمان يعني در اختيار گرفتن زمان و كار خويش و اجازه ندادن به اينكه امور و حادثه ها شمارا هدايت كند.(استفاده سودمند تر و آگاهانه تر، نه سخت تر و زيادتر)
اسلاید 5: به نظر شما ارزش زمان چقد راست؟براي دانستن ارزش يك سال، از دانش آموزي كه درامتحانات آخر سال از درسي نمره نياوره است بپرسيد- براي دانستن ارزش يك ماه، از مادري كه نوزادي نارس به دنياآورده است بپرسيدبراي دانستن ارزش يك هفته، از سردبير يك هفته نامه بپرسيدبراي دانستن ارزش يك ساعت، از عشا قي كه در انتظار ديدن يكديگر هستند بپرسيد.براي دانستن ارزش يك ثانيه، از كسي كه درست در لحظه آخر از خطر يك تصادف جام سالم به در مي برد بپرسيدبراي دانستن ارزش يك ميلي ثانيه از كسي كه درمسابقات المپيك به مدا ل نقره دست يافته است بپرسيد.
اسلاید 6: دزدان زمان كدامند؟1- تلفن (ناتواني در برقراي ارتباط مورد نياز)2- مراجعات شخصي (منظور ارباب رجوع نيست)3- جلسات (خيلي زياد- خيلي طولاني)4- كارهايي كه مي بايست به ديگران محول شود (عدم تفويض)5-طرفه رفتن و ترديد در تصميم گيري6-كمبود نيروهاي حمايتي7-ارتباطات مبهم8-اطلاعات (فقدان، ناكافي، ناواضح)9- اهداف و اولويت هاي مبهم10- فقدان برنامه ريزي11- استرس و خستگي12- ناتواني در گفتن واژه ي «نه»13- عدم وجود نظم و ترتيب14- مطالب خواندني بسيار زياد15- نقصهاي فني( ماشين، كامپيوتر، آسانسور)
اسلاید 7: اتلاف كننده هاي زمان كدامند؟1- تلاش بيش از حد در يك كار2- تعلل و پشت گوش انداختن3- وقفه ايجاد كردن در ميان يك كار4- گوش ندادن5- ناتوان بودن د رگفتن نه6- ناتوان بودن در تنظیم اولويت ها7- همه را در يك كار سهيم كردن8- زياد از حد به جزئيات توجه كردن9- كم توجهي به مطالب اصلي10- بي برنامگي11- كم توجهي به كل كار و اهداف آن12- انجام دادن يك كار جزء جزء شده14- كم توجهي به استراحت و آرامش كه سبب ايجاد اشتباه و خستگي مفرط مي شود.
اسلاید 8: رويكردهاي متفاوت به زمان:1- فواصل زماني بلند مدت (بیشتر در گذشتگان)2- فواصل زماني کوتاه مدت (امروزه)ديد ديگر:1- رويكرد چندزماني: تعامل گروه نسبت به تطابق مهلت زماني كاركردن مهمتر است (وعده و قرارها مورد توجه قرار نمي گيرد)مثل: آمريكاي لاتين و خاورميانه2- رويكرد چند زماني: زمان به واحدهاي دقيق تقسيم مي شود (زمان بندي و مديريت شده و انجام كارها درمهلت زماني انجام مي شود)مثل: اروپاي شمالي و آمريكاي شمالي
اسلاید 9: سيكل بهره وري زمان:هر فرد مي تواند بوسيله ساختاردهي كارهاي روزانه خود، استفاده بهتري از زمان در دسترس داشته باشد.سطح عملكرد فرد در ساعات مختلف روز متفاوت است.- صبح سطح عملكرد فرد به حداكثر مي رسد- در ظهر چرخه عد م فعاليت آغاز و بعد از ظهر مجدداً بالا مي رود (البته بعد از صرف ...)
اسلاید 10: قوانين مرتبط با مديريت زمان1- قانون پارتو(pareto)2- قانون پاركينسون (parkinsons)3- قانون دقيقه 90
اسلاید 11: قانون پارتوپارتو (اقتصاد دان ايتاليائي قرن نوزدهم) به اين نتيجه رسيد كه 20% جمعيت كشورايتاليا 80% ثروت كشور دراختيار دارند، اين نكته: اصل 80/20 يا قانون پارتو است.20% كارها80% نتيجهانجام 20% از كارها و حصول 80% نتيجه80% كارها20% نتيجه
اسلاید 12: مثال:20% مطالب يك روزنامه شامل 80% اخبار قابل توجه است.20% جلسات باعث اتخاذ 80% تصميمات مهم مي گردد.20% از صورتحسابها 80% ارزش در بردارد20% از اعضاء يك جلسه80% نظرات را مطرح مي كنند.80% مرخصي ها ناشي از بيماري از 20% كاركنان است80% كثيفي خانه مربوطه به 20% خانه است.80% بينندگان تلويزيون به 20% برنامه ها توجه مي كنند. و در نهايت:20% كارها 80% نتيجه مي دهد(پس كارها را جدا كنيد)
اسلاید 13: قانون پاركينسونكارها با توجه به زماني كه مي توانند اشغال كنند گسترش مي يابند.يا كار تا جايي گسترش مي يابد كه حداكثر زمان براي انجام آنرا پر كند.به اعتقاد پاركينسونهميشه كار براي پر كردن وقت وجود دارد«منتظر گذاشتن ارباب رجوع پشت ميز»
اسلاید 14: قانون دقيقه 90عادت برخي از افراد اين است كه كار را كه به آنها واگذار مي شود رها مي كنندتا دقايق پاياني،اشكالات:1- فشار زياد به فرد وارد مي شود.2- فشار زياد به ديگران وارد مي شود.3- احتمال اشتباه بالا مي رود.4- كار كم ارزشي عرضه مي شود.5- زماني براي اصلاح اشتباهات باقي مي ماند.
اسلاید 15: تكنيكهاي مديريت زمان:1- الويت بندي كارها2- تجزيه و تحليل ABC3- تكنيك ليدز LEADS
اسلاید 16: الويت بندي كارهاگفته اند كارامروز به فردا ميفكن، اما گاهي به فردا افكندن كار نشان دهنده نداشتن كارايي و بي كفايتي نيستشعار ابتدا كارهاي مهم راانجام دهيد، جوهر مديريت صحيح زمان است.يكي از بزرگترين راههاي ذخيره وقت، انجام امور بر اساس اولويت است. (در اين صورت هرگز كارهاي مهم بر زمين نمي ماند.مفهوم اولويت داراي دو بعد : فوريت - اهميت
اسلاید 17: حتماً خودتان انجام دهيد و یابا حضور و نظارت مستقيم انجام گيرددر صورت داشتن وقت خودتان انجام دهيد و يا به ديگري تفويض كنيديا با حضور شما انجام شود يا به ديگري تفويض كنيدبه تعويق اندازيد تغافل كنيد به ديگري بسپاريدزيادفوريتكمزيادكماهميت
اسلاید 18: تجزيه و تحليل ABCوظايف به 3 دسته تقسيم مي شود:1- وظايف نوع A: (مهمترين وظايف، وظايفي هستند كه بايد به طور صحيح وتوسط خودمان انجام شود)2- وظايف نوع B: (اهميت متوسط داشته و مي توان به ديگران واگذار كرد)3- وطايف نوع C: (اهميت كمي دارند، اما گاهي طوري ظاهر مي شوند كه به نظر مي رسند كه از جمله مهمترين و بزرگترين كارها هستند)ارزش فعاليتهاارزش فعاليتهاارزش فعاليتها15%20%65%Cوظايف جزئي عادي قابل تفويض به ديگرانB وظايف مهمقابل تفويضAوظايفبسيار مهمبايد خود شخص انجام دهد
اسلاید 19: تكنيك ليدز(LEADS)اين يك تكنيك بسيار ساده و قابل استفاده در مديريت زمان مي باشد و باعث مي شود كه با صرف زماني محدود جهت برنامه ريزي كارهايي كه در طول روز مي خواهيم انجام دهیم زمان بيشتري براي انجام كارهاي ضروري در اختيار داشته باشيم.1- فهرست نمودن وظايف2- برآورد زمان مورد نياز (با نزديكترين زمان)3- درنظر گرفتن زمان براي وظايف خارج از فهرست4- اولويت بندي كارها5- بازبيني برنامه روزانه درآخر هر روز
اسلاید 20: ميز كار مرتب« تكنيكي براي مديريت زمان»1- سراغ كشوها برويد:الف- خيلي چيزها كم كاربرد دارند.ج- بعضي چيزها هستند كه مرتب كاربرد دارند.2- سراغ ميز كار برويد:الف- آيا همه چيزهاي روي ميز ضرورتاً بايد روي ميز باشند. ب- آنهايي كه لازم نداريد را وارد كشو كنيد.3- به سراغ كا زیه برويد( كازيه ضرورتي ندارد)الف- چيزهايي هستند كه ماهها آنجا مانده اند.ب- نامه هايي كه فوري نيستند (پروژه)ج- نامه هايي كه نياز به اقدام فوري دارند.
اسلاید 21: توانايي نه گفتن «ابزاري براي كنترل زمان»بعضي افراد به دليل تمايل به سازگاري و همراهي هميشه در نه گفتن دچار مشكل مي شوند براي چنين فردي گفتن نه مهمترين قدم در مديريت زمان است.اگر نه بگوئيد:1- نمي توانيد زمان را مديريت كنيد2- هميشه تحت فشار كارهاي اضافي هستيد.دلايل اينكه نه نمي گوييد.1- تمايل به سازگاري2- احساس مديون بودن غلط3- نداشتن اهداف اولويت بند ی شده4- تمايل به مقبول بودن نزد ديگران5- ترس از رنجاندن ديگران6- و ...
اسلاید 22: مراحل نه گفتن به درخواست ديگران؟مرحله اول: به دقت گوش دهيد و دريابيد كه از شما چه كاري خواسته شده است.مرحله دوم: اگر قصدتان گفتن نه مي باشد. ترديد نكنيد، اما اين كلام را در كمال ادب و لي با قاطعيت بگوييد.مرحله سوم: دليل منطقي بياوريد.مرحله چهارم: راه حلهاي تازه اي عرضه كنيد و با اين كار حسن نيت خود را نشان دهيد.
اسلاید 23: توجه به تفويض اختيار: تكنيكي جهت مديريت زمانانرژي و زمان تحت هيچ شرايطي نبايد تلف شود.افراد (مخصوصاً مديران) بايد از خود سوال كنند كه چه وظايفي را بايد خودانجام دهند و چه وظايفي رابايد به ديگران تفويض نمايند.بخش مهم مسئله:كدام را تفويض كند و كدام را خودانجام دهدچون در واقع مديريت:هنر انجام دادن كار بوسيله ديگرانمديريت:برنامه ريزي، سازماندهي، هدايت، كنترل
اسلاید 24: دسته بندي مكاتبات : راهي براي اداره وقت1- رسيدگي كرد و جواب دادن آنها توسط خود فرد (مدير)2- واگذاري به ديگران3- به تفويض انداختن جواب4- به زباله داني انداختن
اسلاید 25: و حالاچند نكته كارساز در مورد مديريت زمان:1- به ديگران قول 100% بدهيد، باعث انگيزه مي شود.2- در مطالعه مجلات به منظور صرفه جويي در و قت، مقالات موردنياز خود را جدا كنيد و براي مطالعه بعدي بايگاني كنيد.3- تندخواني را يادبگيريد.4- هر فعاليتي در جهت تقويت انظباط فردي مي دانيدانجام دهيد.5- پيش از خواندن يك كتاب به طور كامل، با ور ق زدن سريع، سرعت خواندن خود را بالا ببريد.6- از خواندن مطالب غيرضروري خودداري كنيد.7- هنگامي كه بسيار خسته ايد، بهترين راه استفاده از زمان استراحت است.8- رشد شخصيت عامل اصلي صرفه جويي زمان است.(هر چه انسان برتري شويد عالي تر به اهداف مي رسيد)
اسلاید 26: 9- سعي كنيد در تنظيم وقت ماهرانه عمل كنيد.10- هميشه براي انجام كارهايتان جدول زمانبندي داشته باشيد.11- هركاري انجام مي دهيد در واقع داريد وقتتان را مي فروشيد.12- قدرت قضاوت، پيش بيني و ... را افزايش دهيد.13- مديريت زمان، بيش از هر چيز نياز به انضباط فردي، خويشتن داري و تسلط بر نفس دارد.
اسلاید 27: جمع بندي و نتيجه گيري:مديريت زمان يعني استفاده ي بهينه از وقتبراي رسيدن به اين هدف بايد:عادت هاي قبل را فراموش كنيم. روشهاي جديد را بياموزيم براي ترك عادات نادرست و يادگيري روش هاي جديد صبور باشيم.
نقد و بررسی ها
هیچ نظری برای این پاورپوینت نوشته نشده است.