مدیریت ممیزی

مدیریت ممیزی

اسلاید 1: دوره ممیزی داخلی سیستم مدیریت یکپارچه مديريت مميزي

اسلاید 2: سرپرست تيم مميزي مسئوليت کلی مميزي را بر عهده دارد . اعضاء تيم مميزي سرپرست مميزي را حمايت مي کنند. ( در خصوص جزئيات وظايف به فصل 15 رجوع کنيد . ) يک مديريت مميزي خوب نياز به انجام مناسب موارد ذيل دارد :برنامه ريزي و آماده سازي ارتباطات ( مميزي شونده ، مشتري و مميزان ) يافتن واقعيات به صورت عيني و دقيق مميزي بايد به منظور ايجاد ارزش مناسب به خوبي مديريت شود؛

اسلاید 3: 3 نوع مميزي مميزي شخص اول مميزي خود ( مشتري ، مميزان و مميزي شوندگان دروني هستند ) مميزي شخص دوم مميزي توسط يک طرف ذينفع انجام مي شود . ( مثل مشتري ) مميزي شخص سوم مميزي توسط يک طرف مستقل انجام مي شود ) موسسه گواهي دهنده/ ثبت کننده )

اسلاید 4: 2 – 6 آغاز مميزی 3 – 6 بررسی مدارک 5 – 6 اجراي مميزي در محل 4 – 6 آماده شدن براي فعاليت هاي بازديد در محل6 – 6 گزارش دهي مميزي 7 – 6 تکميل و پي گيري 20%60%10%10%زمان مرجع : بخش 6 ازISO 19011فازهاي مختلف يک مميزي

اسلاید 5: دانش کافي نسبت به محيط دانش فنی ( تخصص ) دانش در قوانين دانش نسبت به استانداردها مهارت مميزي مهارت مديريت تيم آغاز مميزي ملاحظات درانتخاب اعضاء تيم استقلال قابليت همکاري تيمي نيازهاي آموزشيتوسعه حرفه ای قابليت پذيرش توسط مميزي شونده دسترسي زبان

اسلاید 6: آماده شدن برای فعاليت هاي مميزي درمحل تعيين حجم کار تعداد نفر / روز آماده کردن برنامه آماده کردن مستندات کارياطلاع دهی به مميزي شونده – توافق روي تاريخ و زمان امکانات پشتيباني مرجع : بحش 4 – 6 از ISO 19011

اسلاید 7: برنامه ريزي نفر / روز مميزان تعداد کارکنانتعداد روز مميزی

اسلاید 8: تسهيلات پشتيباني درخواست توصيه هاي احتمالی مميزي شونده سفر و امکانات رفاهي فضاي کار خصوصي مترجم يا مفسر

اسلاید 9: اجراي فعاليت هاي مميزي در محلبرگزاری جلسه افتتاحيهارتباطات حين مميزي جمع آوري و تصديق اطلاعات تهيه نتايج مميزي برگزاري جلسه اختتاميه همچنين رجوع کنيد به فصل 11 براي بخش عدم انطباق ها ، بخش 12 براي مصاحبه ، بخش 13 براي اجراي مميزي و بخش 14 گزارش دهي مرجع : بحش 5 – 6 از ISO 19011

اسلاید 10: برای برگزاری يك جلسه خوب از قبل آماده باشيد دستورکار جلسه را از قبل داشته باشيد فهرست حاضران را يادداشت نماييد. در محل مناسب بنشينيد . نکته کليدي : مقصودتان از برگزاري جلسه چيست ؟مديريت زمان

اسلاید 11: جلسه افتتاحيه و اختتاميه به موقع حضور پيدا کنيد.تمامی اعضای تيم بايد شرکت نمايند. مديريت ارشد مميزي شونده ( حداقل نماينده مديريت ) سرپرست تيم اين جلسه ها را اداره مي کند .

اسلاید 12: طبقه بندي عدم انطباقها اطمينان از آگاهي و در دسترس بودن کارکنان اطمينان از وجود تسهيلات پشتيباني اطمينان از وجود راهنماها الزامات ايمنيپرسش و پاسخ برنامه جلسه افتتاحيه معرفي تيم هدف ، دامنه و معيار مرور برنامه مميزي و روشها تشريح نمونه برداريرازداري روش گزارش دهي

اسلاید 13: جلسات داخلي تيم اطمينان از اجرای يکنواخت و اثر بخش مميزي اطمينان از پوشش داده شدن تمامی دامنه مميزي مرور عدم انطباقها تبادل يافته ها جلسه نهايی داخلي تيم آماده شدن براي جلسه اختتاميه مرور و تبادل يافته ها بحث در مورد توصيه نمودن برای گواهينامهآماده سازي گزارش نهايي

اسلاید 14: جلسه اختتاميه بدون غافلگيری بحث در خصوص اقدام اصلاحي را براي جلسه اختتاميه نگه نداريدسياستمدار باشيد به دستاورد های سازمان اشاره کنيد

اسلاید 15: سلب مسؤليتجمع بندي کلي پرسش و پاسخ اقدامات اصلاحي و زمانبندی برای اجرا توصيه برای صدور گواهينامهپيگيري برنامه جلسه اختتاميه تشکر از مميزي شونده و معرفي مجدد اعضاء تيم تشريح مجدد هدف ، دامنه و معيارمرور برنامه و روش های مميزي گزارش مشاهدات ، چه مثبت و چه منفي

اسلاید 16: اگر اقدامات اصلاحی به موقع انجام نشد؟در صورت امکان زمان بيشتري به آنها بدهيد

اسلاید 17: دوره ممیزی داخلی سیستم مدیریت یکپارچه گزارش عدم انطباق و اقدامات اصلاحي

اسلاید 18: يک عدم انطبا ق چيست ؟تعريف بند 3 – 6 – 2 استاندارد ISO 9000:2000 و بند 3 – 15 استاندارد ISO 14001:2004 “ عدم برآورده شدن يک الزام “ شواهد عيني که در سيستم وجود دارد نشان مي دهند که :به يک الزام اشاره نشده است . ( تعريف ) اقدامات با سيستم تعريف شده اختلاف دارد ) اجرا ) اقدامات اثر بخش نيست .(اثر بخشي)

اسلاید 19: ابلاغ يافته هاي عدم انطباق به هيچ وجه نبايد به عدم انطباق با يک ديد منفي نگريست . زيرا عدم انطباق يک برگ جريمه و يا تنبيه نمي باشد . کشف يک عدم انطباق مي تواند فرصت بهبودي را که پيش از اين پنهان مانده بود را ارائه نمايد . مثبت ، حرفه اي و دقيق باشيد.

اسلاید 20: گزارش عدم انطباق قاعده خاصي براي گزارشات عدم انطباق وجود ندارد ولي با اين حال تمامي گزارشات عدم انطباق بايد اين دو بخش اصلي را داشته باشند ؛ الزامات ( چيزي که تعريف شده بايد باشد ) شواهد ( چيزي که در واقعيت هست ) سازمانهاي مختلف فرمت هاي متفاوتي براي گزارشهاي عدم انطباق دارند . از فرمتي که توسط سازمان يا مشتري شما انتخاب شده استفاده نماييد.

اسلاید 21: همچنين يک عدم انطباق بايد ... واقعي دقيقعيني قابل رديابيمختصر ...باشدبه عبارت ديگر ، ساير افراد نيز بتوانند بر اساس نوشته هاي شما به عقب بازگشته و ضمن رد يابي آن همان چيزي را دريابند که شما يافته اند.

اسلاید 22: تعريف عدم انطباق اصلي يا عمدهسيستم سازمان اشاره اي به يک الزام مشخص از استاندارد نمي کند . موارد متعدديا عمدي که الزام تعريف شده اي درسيستم سازمان اجرا نمي شود. عدم دستيابي به اهداف اصلي يک الزام سيستمي.عدم دستيابي به الزامات قانوني تعدد عدم انطباقهاي جزئي در يک الزام مشخص استاندارد يا سيستم سازمان قصور عمدي سازمان در اصلاح عدم انطباق ها

اسلاید 23: عدم انطباق هاي جزئي چيست ؟واژه جزئي مشخص مي کند که موضوع عمده نيست . سيستم سازمان مورد تهديد واقع نمي شود.مانند يک پارازيت در سيستم مي باشد . به طور مجزا در جايي ، يک الزام استاندارد برآورده نشده است . اگر يک عدم انطباق عمده يا اصلي نباشد پس حتما يک عدم انطباق جزئي است .

اسلاید 24: رويداد واحد توليد – بخش W-4 لنز شيفت صبح :4 نفر از 8 اپراتور ، کلاه نايلوني بر سرنکرده اند . کلاه نايلوني در منطقه ورودي بخش در دسترس بود.دستورالعمل WI4-01 ، بند 6 ، پوشيدن کلاه نايلوني براي تمامي پرسنلي که وارد بخش W-4 مي شوند را الزام مي کند . دستورالعمل بطور وضوح در ورودي بخش قابل رويت بود .

اسلاید 25: محل مشکل تخصيص بند استاندارد ارجاع به مدارک يا الزامات داخلي (در صورت نياز) امضا توليد – بخش w-4 لنزدر طول شيفت صبح ، 4 نفر از 8 نفر اپراتور کلاه نايلوني بر سر نکرده بودند . دستورالعمل wi4-01 ، بند 6 ، پوشيدن کلاه نايلوني را براي تمامي پرسنل که وارد بخش w-4 مي شوند، الزام مي کند . استاندارد الزام مي کند که سازمان بايد محيط کاري مورد نياز را به منظور دستيابي به انطباق محصول ، تعيين واداره کند .6.4مميز

اسلاید 26: دقت کنيد !هشيار باشيد ، زود نتيجه گيري نکنيد . از روي ارزش ظاهري قضاوت نکنيد . اطمينان حاصل کنيد که شواهد کافي است . اطمينان حاصل کنيد که اين شواهد عيني هستند . اگر شک داريد ، بيشتر بررسي کنيد . مواردي را که نياز به بررسي بيشتردارند ، شناسائي نمائيد .

اسلاید 27: مثالي از يادداشت توليد – واحد رنگ آميزيگيج فشار شماره 17 – بدون برچسب کاليبراسيون .با واحد کالیبراسیون چک شود : به چه منظور استفاده مي شود ؟آيا موثر بر HSE است ؟آيا نياز به کاليبراسيون دارد ؟ آيا کاليبره شده است ؟ سوابق چک شود . چرا برچسب ندارد ؟روش اجرايي چک شود .

اسلاید 28: اقدام اصلاحي “ اقدامي که براي از بين بردن علت يک عدم انطباق يا ساير شرايط نامطلوب تشخيص داده شده انجام گيرد .”ظاهر مسائل را از بين نبريد به ريشه بزنيد !اقدام اصلاحي / پيشگيرانه اثر بخش اقدام پيشگيرانه “ اقدامي که براي از بين بردن علت يک عدم انطباق بالقوه يا ساير شرايط نامطلوب بالقوه انجام گيرد . “

اسلاید 29: مميزمميزي شونده Prepare NCRبازنگري اثر بخشي تشريح علت / پيشنهاد اقدام اصلاحيتوافقآماده سازيگزارش عدم انطباققبول و بررسیشناسائي ، يادداشت و اطلاع رساني توافقاجرا ، تصديق و پيگيري

اسلاید 30: دوره ممیزی داخلی سیستم مدیریت یکپارچه ديدگاه مميزي ( مسائل رواني وارتباطي )

اسلاید 31: کارگروهي + همکاري = مميزي موفق مميزان “ ريتم “ مميزي را تنظيم مي کنند .

اسلاید 32: بايد مثبت بود و ارزش افزوده ايجاد نمود : من واقعا براي کمک آمده ام .من بدنبال يافتن خطا نيستم . ما همگي در يک گروه هستيم . ما با هم مي توانيم فرصت ها را پيدا کنيم . اين به نفع سازمان است . عامل کليدي موفقيت : رفتار مميز

اسلاید 33: براي اجراي يک مميزي موفق ، رابطه بين مميزان و مميزي شوندگان نقش حياتي دارد. مميز از طرق زير بر اين ارتباط اثر مي گذارد :درک فرآيند ارتباطي به حداقل رساندن موانع ارتباطي ايجاد شرايط مناسب براي ارتباط خوب“ گوش دادن “ دقيق به صحبتهاي مميزي شونده

اسلاید 34: فرستنده کدبندي مي کندگيرنده کد گشايي مي کند و تفسيرمي کندپيغام بازخورد فرآيند ارتباط

اسلاید 35: موانع ايجاد ارتباط موثر فيزيکي هوشي / ذهنيرواني مثالهايي براي هر کدام پيدا کنيد .

اسلاید 36: شرايط مناسبي براي يک ارتباط خوب ايجاد نمائيد : محل ( در کجا مميزي مي کنيد ؟ ) زمان ( چه موقع از روز ؟ ) ارتباط چشمي ( چقدر ؟ ) زبان بدني ( بنگريد و کنترل کنيد ) حساسيت هاي فرهنگي ( اگر لازم است تحقيق کنيد )

اسلاید 37: ملاحظات مربوط به فضا و مکان فضاي “ شخصي “ را در اختيارش قرار دهيد . در محل مناسب ( محل واقعي کار مميزي شونده يا اتاق کنفرانس؟) طرح نشستن مزاحمت هاي حاشيه اي را به حداقل برسانيد . ميز بين افراد ممکن است خود يک مانع باشد . مميز و مميزي شونده بايد يک تيم باشند .

اسلاید 38: ملاحظات زماني : قبل از رسيدن شما به محل ، به مميزي شونده قدري زمان بدهيد . زمان کاري مميزي شونده را رعايت کنيد و طبق برنامه حرکت کنيد . هيچگاه خيلي جلوتر از برنامه نباشيد . هيچگاه عقب تر از برنامه نباشيد . همواره موارد زير را مد نظر داشته باشيد: زمان هاي مراجعه ارباب رجوع زمان غذازمان استراحت زمان تعطيلي سازمان

اسلاید 39: چقدر ارتباط چشمي داشته باشيم ؟فرهنگ ارتباط غربي به ارتباط چشمي بسيار اهميت مي دهد . در ساير فرهنگ ها ممکن است ارتباط چشمي زياد ، تهاجمي و توهين آميز تلقي گردد. کم کردن ارتباط چشمي نبايد تصور مخفي کردن اطلاعات را پديد آورد .

اسلاید 40: 70 % ارتباطات غير گفتاري هستند زبان بدني طرز ايستادن ، اشارات ، حالت هاي صورت و قيافه اطلاعات زيادي را منتقل مي کند پيغام هاي کنترل نشده ممکن است مميزي شونده را ناراحت کند . معاني مشترک تفاوت هاي فرهنگي

اسلاید 41: حساسيت هاي فرهنگي ممکن است مميزي در محيط هاي چند فرهنگي صورت گيرد . از تفاوت ها و حساسيت هاي فرهنگي آگاه شويد . درخصوص موارد ويژه تحقيق کنيد . نحوه ايجاد ارتباط صميمانه با مميزي شونده را ياد بگيريد .

اسلاید 42: مثال هايي از حساسيت هاي فرهنگي آيا مي توانم با همه دست بدهم ؟حريم خصوصي افراد چقدراست ؟مراقب اشارات توهين آميز باشيد .

اسلاید 43: خوب گوش دادن ضروري استحواشي را حذف کنيد .به محتوي گوش دهيد .قضاوت را به بعد موکول کنيد. به موضوع گوش کنيد .در صورت نياز از وقت بيشتري استفاده کنيد .مسائل مبهم را روشن کنيد .

اسلاید 44: عادات بدي را که بايد ترک کنيم ( مانند گوش ندادن ) اداي توجه درآوردن مشغول انجام کاري بودن واکنش شديد نشان دادن قطع کردن سخن گوينده گوش دادن بدون نگاه کردن گوش دادن فقط به آنچه دوست داريم بشنويم استفاده از زمان گوش دادن جهت فکر کردن و جمع بندي افکار

اسلاید 45: مصاحبه ها شواهد عيني لازم را فراهم مي کنند . ارتباط خوب لازمه مصاحبه خوب است . پس کاري کنيد که مميزي شونده راحت باشد . دوستانه رفتار کنيد . توضيح دهيد که چرا آمده ايد . از او کمک بخواهيد . بخواهيد که سوالاتش را مطرح کند . به کاري که انجام مي دهند علاقه نشان دهيد . مشاهدات خود را اعلام کنيد . مصاحبه – يک مرحله کليدي مميزي

اسلاید 46: فن مصاحبه مصاحبه ، بازپرسي نيست . سئوالات را به صورت گفتگو مطرح کنيد . سئوالات را در حالت مذاکره عمومي ايجاد کنيد . سئوالات ضربدري نپرسيد . از حالت پرسش و پاسخ اجتناب کنيد . اهداف؟!!

اسلاید 47: فنون سئوال کردن در مصاحبه ها سئوال بايد :اطلاعات مرتبط را جمع آوري کند . پاسخ را ارائه نکند . حاوي لغات يا اطلاعات توهين آميز نباشد . انواع سئوال :سئوالات باز سئوالات بسته و مستقيم سئوالات شفاف ساز از سئوالات هدايتگر پرهيز کنيد .سئوالات خشم آور نپرسيد .

اسلاید 48: سئوالات باز – دوستان مميزچه چيزي ؟ چرا ؟ کجا ؟ چه کسي ؟ چه موقع ؟ چگونه ؟ پاسخ تشريحي و با اطلاعات زياد در بردارند . محدوديت – ممکن است مذاکره به حاشيه کشيده شود . يک راه مناسب براي اجتناب به به من نشان دهيد !

اسلاید 49: سئوالات بسته ومستقيم سئوالات بسته – پاسخ : بله / خيرسئوالات مستقيم – پاسخ : فقط چندکلمه به منظور جمع آوري اطلاعات خاص بکار مي روند . معايب :اطلاعات زيادي به همراه نمي آورند .اگر زياد استفاده شوند ، ممکن است حالت سئوال ضربدري ايجاد کنند .

اسلاید 50: سئوالات شفاف ساز به منظور شفاف کردن ، جمع آوري اطلاعات کامل و جلوگيري از سوتفاهم بکار مي روند . يک تصوير کامل از آنچه تا کنون شنيده ايم فراهم مي کنند . معايب :اگر زياد استفاده شوند ، ممکن است اين تصوير را ايجاد کنند که گوش نمي دهيد . زمان را هدر مي دهند . اگر کاملا آماده شنيدن نيستيد نپرسيد .

اسلاید 51: دوره ممیزی داخلی سیستم مدیریت یکپارچه ( جمع آوري شواهدعيني )

اسلاید 52: بررسي مدارک ديدن سوابق مصاحبه با افراد در کليه سطوحمشاهده عمليات و محيط فيزيکي مميز چگونه شواهد را بدست مي آورد ؟ نکته : آيا مميز مي تواند تمامي افراد ، مدارک و سوابق را در حين مميزي مورد مميزي قرار دهد ؟

اسلاید 53: چرا قبل از مميزي چک ليست تهيه کنيم ؟کمک به حافظه حصول اطمينان از بررسي تمامي موارد نقاط کنترلي حصول اطمينان از عمق و تداوم مميزي کمک به مديريت زمان سازماندهي يادداشت برداري چک ليست بخشي از گزارش مميزي است .

اسلاید 54: چه مدارکي در بازنگري مدارک بايد مورد بررسي قرار گيرند ؟نظامنامهدستورالعمل هاي کاريسوابق ساير مدارک آيا تمامي مدارک بايد بررسي شوند ؟

اسلاید 55: روند مميزي را دنبال کنيد در طول مميزي فرصت هاي جالبي براي پيگيري پيدا خواهيد نمود (روند مميزي) فرصت هاي نويد بخش را از دست ندهيد: آنها را در طول مميزي دنبال کنيد .با ساير اعضاي تيم در تماس باشيد

اسلاید 56: مصاحبه با مديريت ارشد شواهد راهبري و تعهد را جمع آوري کنيد حضور و علاقمندي آنها را در جلسات افتتاحيه ، اختتاميه و بازخورد تحت نظر داشته باشيد مدارک را بررسي کنيد . خط مشياهداف سوابق بازنگري مديريت با اعضاي مديريت ارشد مصاحبه کنيد . آبا سيستم “ خود “ را مي شناسند ؟آبا پايش مي کنند، داده ها را تحليل مي کنند، محاسبات انجام مي دهند ، اقدامات را تعريف مي کنند؟با کارکنان در ساير سطوح مصاحبه کنيد .آيا آنچه را مديريت تلاش مي‏کند به آنها بگويد ، درک مي کنند ؟

اسلاید 57: همواره يادداشت برداري کنيد نياز به يادداشت برداري را به مميزي شونده توضيح دهيد .يادداشت هاي شما بايد:جامعدقيق خلاصه خوانا ...باشند

اسلاید 58: مديريت زمان زمان همواره کوتاه است خوب برنامه ريزي کنيد اجازه ندهيد مميزي به حاشيه کشيده شود بيش از اندازه عميق نشويد (مراقب روندهاي اشتباه مميزي باشيد) روي جزئيات تمرکز نکيند به خاطر داشته باشيد مميزي يک نمونه برداري است

اسلاید 59: دوره ممیزی داخلی سیستم مدیریت یکپارچه گزارش دهی

اسلاید 60: ويژگي هاي کيفي يک گزارش فرم خلاصه خوانا شفاف واضحمحتوي اطلاع رسان واقعي کامل دقيق و مختصرآزمون عملي : آيا گزارش به راحتي قابل درک و مفيد است ؟

اسلاید 61: نکاتي درخصوص نحوه نگارش از لغات ساده استفاده کنيد . خلاصه بنويسيد . از عبارات خنثي استفاده نکنيد . از افعال گزارش دهي استفاده کنيد . از لغات مخفف استفاده نکنيد .

اسلاید 62: معمولا محتويات گزارش نهايي مميزي شامل چه مواردي است ؟دامنه و هدف مميزي برنامه مميزي ، معرفي مميزان و مميزي شوندگان معيار مميزي قضاوت کلي تيم مميزي در خصوص انطباق سيستم مديريت با معيار مميزي عدم انطباق ها توانايي سيستم در دستيابي به اهداف تعريف شده فهرست گيرندگان گزارش ضمائم : يادداشت ها و چک ليست هاي تکميل شده ، گزارشات عدم انطباق، تحليل ماتريسي يادآوري : به بخش 6.6 استاندارد ISO 19011 مراجعه کنيد .